how_to_write_an_invoice_email
timer ~ 9 хв читати
7894 перегляди
оцінити
15 червня

Як написати листа з інвойсом?

Stripo / Blog / Як написати листа з інвойсом?

Не має значення, чи працюєте ви один чи керуєте окремою командою, прострочені платежі можуть вплинути на ваші фінансові цілі. Листи з інвойсами — це чудовий інструмент, що спонукає клієнтів заплатити за товари чи послуги. Професійний шаблон інвойсу сприяє зміцненню відносин з клієнтами і не дає одержувачам відчувати, що ви хочете виманити гроші.

У цьому матеріалі ви знайдете корисні поради про те, як написати листа з інвойсом, та висококласні приклади повідомлень, які допоможуть вам привернути увагу до своїх листів серед приголомшливої ​​кількості іншого контенту.

Створюйте професійні листи з інвойсами, використовуючи наші шаблони
Почати

Поради щодо складання лаконічного листа з інвойсом

Ваш якісний фінансовий інвойс має бути лаконічним та розбірливим. Саме так ви зможете створити переконливий та привабливий екземпляр листа, щоб швидше отримати оплату:

1. Завантажте інвойс у вигляді вкладення 

Дуже важливо завантажувати інвойс окремим файлом, а не додавати його до самого листа. Нехай ваші клієнти побачать суму своєї заборгованості, виберуть найбільш зручний метод оплати та переглянуть докладний список послуг, які вони отримали від вас.

Найкраще використовувати PDF-файл для документа, оскільки він працює на різних пристроях, і ви можете уникнути проблем із сумісністю. Не забудьте доповнити вкладений інвойс релевантною інформацією, наприклад, такою як:

  • ідентифікаційний номер інвойсу;

  • умови оплати;

  • перелік наданих товарів чи послуг;

  • загальна сума платежу.

Приклад листа з інвойсом

(Джерело: Graphic Design Junction)

2. Складіть зрозумілу тему листа

Це перший аспект, який клієнти бачать у вашому повідомленні. Більше того, 35% читачів відкривають повідомлення, ґрунтуючись лише на темі листа. Ми рекомендуємо вам підготувати наступні деталі, щоб ваші повідомлення були клієнтоорієнтованими та швидше призвели до отримання прибутку:

  • номер рахунку;

  • дата оплати;

  • ім'я клієнта; 

  • назва проєкту;

  • назва вашого бренду.

У нас є кілька яскравих прикладів тем, якими ви можете скористатися прямо зараз:

  1. [Ім'я клієнта], рахунок [номер], за [товар/послугу] від [назва бренду] до сплати [дата].

  2. [Ім'я клієнта], ось ваш рахунок [номер] від [назва бренду] за [товар/послугу].

  3. Новий рахунок [номер] на [ім'я клієнта] від [назва бренду], який підлягає сплаті [дата].

3. Подумайте над використанням шаблону листа з інвойсом

Завдяки готовим шаблонам листів ви заощадите власні ресурси та отримаєте чудову можливість надсилати інвойси онлайн значно швидше. Таким чином, немає необхідності складати новий текст щоразу, коли вам потрібно надіслати листа з інвойсом. Шаблон рахунку допоможе зробити процес комунікації більш злагодженим, якщо інвойсами та білінгом займаються кілька фахівців.

Зробіть шаблони листів з інвойсами настільки універсальними, щоб можна було їх персоналізувати, додаючи імена клієнтів та інші важливі дані без зайвих зусиль.

4. Зберігайте офіційний та простий вигляд листа з інвойсом

Тепер, коли ви склали релевантну тему листа, розробили адаптивний шаблон інвойсу для бізнесу та заповнили всі важливі дані, давайте зробимо тіло листа чітким та лаконічним. Якщо ваші повідомлення будуть одночасно офіційними та легкими до сприйняття, це підштовхне ваших клієнтів відкрити ці листи та своєчасно здійснити оплату.

Ознайомтеся з деякими корисними порадами щодо складання інвойсів:

  • стежте за коректністю мови;

  • уникайте використання жаргону, специфічних нішевих бізнес-термінів та абревіатур;

  • будьте максимально точними та не перевантажуйте клієнтів нерелевантною інформацією;

  • чітко формулюйте свій лист з інвойсом та обмежуйте його 2-ма короткими абзацами;

  • використовуйте марковані пункти, щоб структурувати лист;

  • дякуйте клієнтам за співпрацю з вашою організацією.

Інвойс від Amazon Web Services

(Джерело: лист від Amazon Web Services)

5. Опишіть усі доступні методи оплати

Переконайтеся, що ваші клієнти розуміють, як здіснити оплату. Надання різних варіантів оплати залучить ширшу аудиторію і буде спонукати ваших клієнтів робити більше покупок. Ви можете підключити такі методи, як електронні банківські перекази, дебетові та кредитні картки, чеки та мобільні платежі.

Інвойс з нагадуванням про платіж _ Stripo

(Джерело: лист від Stripo)

6. Назвіться

Окрім рахунку, прикріпленого до повідомлення, не забудьте нагадати одержувачам про те, яку компанію ви представляєте, і про наближення терміну оплати, вкажіть своє ім'я та посаду, а також додайте докладний список товарів або послуг, які надала ваша команда. Це зробить ваше повідомлення більш персоналізованим та легким для сприйняття.

Лист з інвойсом від Surfer

(Джерело: лист від Surfer)

7. Надсилайте інвойс заздалегідь

Для того щоб ваш інвойс був сплачений вчасно, ми рекомендуємо надсилати його щонайменше за сім робочих днів до дня оплати. Не квапте своїх клієнтів платити якнайшвидше — цей лист всього лише дружнє нагадування про дату сплати, що наближається. Дайте їм трохи часу.

Лист з інвойсом від Microsoft _ Термін платежу

(Джерело: лист від Microsoft)

8. Переконайтеся, що адресат отримав вашого листа з інвойсом

Ця порада дозволить вам забезпечити індивідуальний підхід до клієнтів та розв’язати всі можливі проблеми, з якими вони можуть зіткнутися. Попросіть адресатів підтвердити, чи отримали вони повідомлення про виставлення рахунку, і запропонуйте їм зв'язатися з вами з будь-яких питань або проблем.

9. Надішліть листа з подякою після надходження оплати

Щоб ваші клієнти відчули себе значущими та особливими, надішліть їм листа з подякою після здійснення платежу. Демонстрація вдячності за їхній внесок у бізнес підвищить коефіцієнт утримання та простимулює клієнтів обрати саме вашу компанію серед сотен інших.

Лист з подякою від Email on Acid

(Джерело: лист від Email on Acid)

10. Дотримуйтесь цілісності бренду

При надсиланні інвойсів дуже важливо підтримувати цілісність бренду і робити свої повідомлення такими, що впізнаються. За допомогою Stripo ви можете скористатися Brand Guidelines, щоб використовувати єдині шрифти, логотипи, схеми кольорів та CTA-кнопки у всіх своїх листах. Ви можете створювати брендові набори для кількох проєктів, якими керуєте.

Приклад листа з інвойсом від Microsoft

(Джерело: лист від Microsoft)

У разі непередбачених обставин

Розуміння того, як написати листа з інвойсом, що приверне увагу і буде відкритим, все ж таки може призвести до деяких проблем, з якими доведеться зіткнутися.

Іноді ви надаєте клієнту товари чи послуги, але ви не отримуєте оплату вчасно. Не хвилюйтеся, це не завжди означає, що вас дурять чи використовують у своїх інтересах. Клієнти можуть бути неуважними, в них можуть бути проблеми із запропонованими вами методами оплати або інвойс може потрапити в папку спаму одержувача.

Якщо ви працюєте з новим клієнтом, обов'язково зв'яжіться з ним протягом дня після надсилання листа. Уточніть, чи він отримав ваше повідомлення і чи розібрався в тому, як потрібно здійснювати оплату. Таким чином, ви усунете всі можливі непередбачені обставини, забезпечите для своїх клієнтів індивідуальний підхід та будете спонукати їх знову співпрацювати з вами.

Якщо клієнт не здійснює своєчасну оплату, не бійтеся скористатися follow-up листами, щоб отримати платіж. Такі повідомлення зазвичай більш формальні, але все ще ввічливі і терплячі.

Приклади повідомлень з інвойсами

Все ще не знаєте, як надіслати листа з інвойсом і зробити його природним і недвозначним? Ми створили два шаблони повідомлень з інвойсами для різних ситуацій, щоб ви могли заповнити основні деталі, завантажити файл та надіслати свого листа.

Перший лист з інвойсом — шаблон листа з інвойсом

Тема листа: [ім'я клієнта], ось ваш рахунок [номер] від [назва компанії] за [продукт/послугу].

Шановний [ім'я клієнта],

Я сподіваюся, що у вас все добре і ви провели чудовий день. До цього листа додається рахунок [номер] за [продукт/послугу] від [назва компанії], виставлений [дата]. Не соромтеся звертатися, якщо у вас є якісь проблеми або питання щодо свого проєкту.

Дякуємо вам за співпрацю з [назва компанії]. Ми будемо раді подальшому партнерству з вами.

З повагою,

[ваше ім'я та посада]

[назва компанії]

[контактна інформація]

Follow-up лист з інвойсом — шаблон листа з інвойсом

Тема листа: [ім'я клієнта], наступний рахунок [номер] від [назва компанії] з терміном оплати [дата].

Шановний [ім'я клієнта],

Я розумію, що ви зайняті і моє попереднє повідомлення, ймовірно, загубилося у вашій поштовій скриньці. Це просто коротке нагадування про те, що я ще не отримав кошти за рахунком [номер], що підлягає оплаті [дата]. Будь ласка, здійсніть оплату через [вибрані методи оплати].

Ви можете знайти оригінальний інвойс [номер], прикріплений до цього повідомлення. Не соромтеся звертатися до мене з будь-якими побажаннями чи пропозиціями.

З повагою,

[ваше ім'я та посада]

[назва компанії]

[контактна інформація]

Створюйте привабливі листи з інвойсами для бізнесу за допомогою Stripo

Stripo — це інтуїтивно зрозуміла платформа для дизайну адаптивних листів, де ви можете створювати повідомлення будь-якої складності з мінімальними зусиллями. Вам просто потрібно розробити шаблон листа з інвойсом та експортувати його до свого улюбленого ESP, звідки можна автоматично надсилати повідомлення клієнтам.

Зрозумілі листи з інвойсами дозволять вам швидше отримати оплату та зміцнити стосунки з клієнтами. Це також чудовий спосіб зробити ваші листи з інвойсами ціліснішими, якщо за виставлення рахунків відповідають декілька фахівців.

Приєднуйтесь до Stripo для розробки лаконічних та привабливих листів з інвойсами

Koltz von Steiner 4 місяці тому

Well, it's hard to make everything look natural indeed, it always seems like such emails are annoying and demanding

Wei Kaplan 4 місяці тому

It's always problematic to decide what to write. Thanks for the examples!

Вас також може зацікавити

Попередні статті Наступні статті
banner9
06 червня · 15 хв читати
ТОП-10 email-редакторів 2022 року

Усі конструктори email-шаблонів вам здаються однаковими? І ви вагаєтесь із вибором найкращого інструменту для своїх кампаній, чи не так? Не дивно, адже цих інструментів дуже багато. Тож давайте зробимо огляд найпопулярніших конструкторів, аби виділити їхні відмінності й допомогти вам у пошуку ідеального HTML-редактора шаблонів для ваших поточних потреб. Я спробую створити однакові шаблони з ідентичними медіа-файлами у кожному редакторі, щоб побачити, чим відрізняються ці інструменти. Найкращі конструктори email-шаблонів Для нашого огляду ми обрали такі редактори: Stripo, HubSpot, Campaign Monitor, AWeber,...

Дизайн Маркетинг Шаблон
best-fonts-for-email-cover-image-stripo
24 травня · 18 хв читати
Найкращі шрифти для розсилок: поради та хитрощі

Одна з найсерйозніших проблем під час створення електронних листів — правильно вибрати шрифт. Вага, висота, ширина, колір, форма, інтервал... Чи справді тут все має значення? Так, важливим є все, але найголовніша умова — вибрати читабельний шрифт. У цій статті ми розповімо, як вибрати найкращий професійний шрифт для розсилки. Створюйте елегантні листи за допомогою Stripo в найкоротші терміни, використовуючи наші готові шаблони Ознайомитися   Шрифти HTML-листів: основні правила, яких треба дотримуватися Вибираючи оптимальний шрифт, слід враховувати три базових правила: 1. Не...

Дизайн Маркетинг
Greatest Examples of GIF animations in Emails_Cover Image
27 жовтня 2021 · 10 хв читати
16 найкращих прикладів GIF-анімацій у розсилках

GIF-анімації в електронних листах стануть у великій нагоді, якщо ви бажаєте продемонструвати свою продукцію, привернути увагу користувачів до певних елементів листа або просто трохи прикрасити свій текст. У цій статті ми підготували для вас добірку найкращих прикладів таких анімацій. Приклади GIF-анімацій в email-розсилках Отже, ось наша компіляція найбільш вдалих прикладів використання GIF-файлів у листах. У кожному з них гіфка виконує свою місію. 1. Adidas (Джерело: лист від Adidas) Adidas застосували в листі анімацію, щоб показати доступні кольорові версії товару. Виглядає...

Дизайн Маркетинг
08 квітня 2021 · 17 хв читати
Дизайн підпису в листах: 14 найкращих прикладів

Гарні підписи листів допомагають нам розвивати бізнес та справляти позитивне враження на клієнтів. Оскільки підпис листа — це останнє, що люди бачать у повідомленнях електронної пошти, ми повинні робити його креативним і незабутнім. Давайте розглянемо найкращі приклади підписів у листах та їхнє правильне використання в особистих листуваннях та розсилках. Зверніть увагу, що для всіх видів бізнесу потрібні різні професійні підписи до листів з детальною контактною інформацією. Використовуйте цей шаблон підпису листа, щоб швидше створити власний Використати Цей підпис листа добре...

Дизайн Маркетинг Шаблон
Будьте завжди в курсі останніх новин у сфері email-маркетингу