Tanto si trabajas solo como si diriges un equipo especializado, los pagos atrasados pueden afectar a tus objetivos financieros. Las cartas de factura son una herramienta increíble para incitar a los clientes a pagar por los productos o servicios prestados. Una plantilla de factura profesional fomenta las relaciones con los clientes y no hace que los destinatarios sientan que quieres extorsionarlos.
En este artículo, encontrarás consejos significativos sobre cómo escribir un correo electrónico de factura y ejemplos de mensajes de primera clase que puedes aplicar para que tus correos electrónicos se hagan notar entre una cantidad asombrosa de otros contenidos.
Consejos sobre cómo redactar un correo electrónico de factura
Tu fifactura financiera efectiva debe ser sucinta y legible. Para crear un email de este tipo debes seguir estos consejos:
- Sube las facturas como archivo adjunto;
- Añade líneas de asunto claras a los correos electrónicos de las facturas;
- Utiliza plantillas de correo electrónico de facturas;
- Describe todas las formas de pago disponibles;
- Mantén el correo electrónico de la factura oficial y simple;
- Implementa la introducción;
- Envía la factura con antelación;
- Asegura un destinatario;
- Envía un correo electrónico de agradecimiento después del pago.
Vamos a hablar de todos estos consejos con más detalle.
1. Subir la factura como archivo adjunto
Es fundamental subir la factura como un archivo independiente en lugar de ponerla en el propio correo electrónico. Permite a tus clientes ver la suma de sus deudas, elegir el método de pago más adecuado y consultar una lista detallada de los servicios que han obtenido de ti.
Es mejor utilizar un archivo PDF para tu documento, ya que funciona en varios dispositivos y así puedes eliminar los problemas de compatibilidad. No olvides dotar a tu factura adjunta de información relevante como:
- número de identificación de la factura;
- condiciones de pago;
- lista de bienes o servicios suministrados;
- pago total a realizar.
(Fuente: Graphic Design Junction)
2. Escribir un asunto de correo electrónico claro
Es el primer aspecto que los clientes perciben de su mensaje. Es más, el, 35% de los lectores abren sus mensajes basándose únicamente en la línea de asunto. Te recomendamos que los equipes con los siguientes detalles para que los mensajes se centren en el cliente y ganen sus costes más rápidamente:
- número de factura;
- fecha de vencimiento;
- nombre del cliente;
- título del proyecto;
- el nombre de tu marca.
Tenemos algunos ejemplos de líneas de asunto descriptivas que puedes utilizar de inmediato:
- [Nombre del cliente], factura [número], por [producto/servicio] de [nombre de la marca] con vencimiento en [fecha].
- [Nombre del cliente], aquí está su factura [número] de [nombre de la marca] por [producto/servicio].
- Nueva factura [Número] a [Nombre del cliente] de [Nombre de la marca] con vencimiento en [Fecha].
3. Considera el uso de una plantilla de correo electrónico de factura
Con las plantillas de correo electrónico preconstruidas, conservará sus recursos y tendrá una espléndida oportunidad de enviar facturas en línea considerablemente más rápido. Así, no es necesario redactar un nuevo texto cada vez que tenga que enviar un correo electrónico de factura. Una plantilla de factura también hará que su proceso de comunicación sea más coherente si varios especialistas se encargan de la facturación.
Haz que tus plantillas de correo electrónico de facturas sean lo suficientemente versátiles para que puedas personalizarlas colocando los nombres de los clientes y otros datos cruciales sin esfuerzo.
4. Haz que tu correo electrónico de facturación sea oficial y sencillo
Ahora que has terminado de redactar una línea de asunto relevante, de desarrollar una plantilla de factura comercial, receptiva y de rellenar todos los datos significativos, vamos a hacer que el cuerpo de tu correo electrónico sea específico y sucinto. Mantener tus mensajes oficiales y fáciles de digerir motivará a tus clientes a abrir estos correos electrónicos y proceder con sus pagos de manera oportuna.
Echa un vistazo a algunos consejos útiles para la generación de facturas:
- mantener un lenguaje preciso;
- evitar el uso de jerga, términos comerciales específicos del nicho y abreviaturas;
- ser específico y no sobrecargar a los clientes con información irrelevante;
- mantener tu correo electrónico de facturación explícito y limítalo a 2 párrafos breves;
- utilizar viñetas para mantener tu correo electrónico estructurado;
- agradecer a los clientes por cooperar con tu organización.
(Fuente: Email from Amazon Web Services)
5. Describe todos los métodos de pago disponibles
Asegúrate de que tus clientes entienden cómo proceder con el pago. Ofrecer varias opciones de pago atraerá a un público más amplio y motivará a tus clientes a realizar mayores compras. Puede incorporar métodos como transferencias bancarias electrónicas, tarjetas de débito y crédito, cheques y pagos por móvil.
(Fuente: Email from Stripo)
6. Presentarse
Además de una factura adjunta a tu mensaje, no te olvides de recordar a los destinatarios a qué empresa representas y la próxima fecha de vencimiento, incluye tu nombre y tu cargo, y añade una lista detallada de los bienes o servicios que ha prestado tu equipo. Esto hará que tu mensaje sea más personalizado y fácil de digerir.
(Fuente: Email from Surfer)
7. Envía tu factura con antelación
Para garantizar que tu factura se pague a tiempo, te recomendamos que la envíes al menos siete días laborables antes del día de pago. No apresures a tus clientes para que paguen cuanto antes: este correo electrónico es sólo un amistoso recordatorio de la próxima fecha de vencimiento. Dales un poco de tiempo.
(Fuente: Email from Microsoft)
8. Asegúrate de que el destinatario ha recibido tu email de factura
Este consejo te permitirá ofrecer a los clientes un enfoque personalizado y abordar cualquier posible problema que puedan tener. Pide a los destinatarios que confirmen si han recibido tu mensaje de correo electrónico de factura y anímales a que se pongan en contacto contigo si tienen alguna pregunta o duda.
9. Envía un correo electrónico de agradecimiento después de recibir el pago
Haz que tus clientes se sientan valorados y especiales con un correo electrónico de agradecimiento una vez que hayan recibido el pago. Mostrar tu aprecio por su negocio aumentará tu tasa de retención y motivará a los clientes a elegir tu empresa por encima de cientos de alternativas.
(Fuente: Email from Email on Acid)
10. Mantener la coherencia de la marca
Cuando envías facturas, es crucial mantener la consistencia de la marca y hacer que tus mensajes sean reconocibles. Con Stripo, puede beneficiarse de las Directrices de Marcas para utilizar fuentes, logotipos, esquemas de color y botones CTA unificados en todos sus correos electrónicos. Puedes crear kits de directrices de marca para varios proyectos que gestiones.
(Fuente: Email from Microsoft)
En caso de imprevistos
Cuando entiendas cómo redactar un correo electrónico de factura que llame la atención y se abra, aún puedes enfrentarte a algunos problemas con los que lidiar.
A veces, proporcionas a un cliente bienes o servicios pero no recibes el pago a tiempo. No te preocupes, no siempre significa que te hayan estafado o se hayan aprovechado de ti. Los clientes pueden ser olvidadizos, pueden tener problemas con los métodos de pago que ofreces o la factura puede terminar en la carpeta de spam de los destinatarios.
Si trabajas con un cliente nuevo, asegúrate de ponerte en contacto con él en el plazo de un día tras el envío del correo electrónico. Aclara si han recibido tu mensaje y han entendido cómo proceder con el pago. De este modo, abordarás cualquier posible imprevisto, ofrecerás a tus clientes un enfoque adaptado y les animarás a volver a cooperar contigo.
Si un cliente no paga puntualmente, no temas beneficiarte de los correos electrónicos de seguimiento para conseguir su pago. Estos mensajes suelen ser más formales, pero siguen siendo amables y pacientes.
Ejemplos de mensajes de factura
¿Todavía no sabes cómo enviar un mensaje de factura y hacer que parezca natural y sin ambigüedades? Hemos creado dos plantillas de mensajes de factura para diversas situaciones, de modo que puedas rellenar los detalles esenciales, cargar un archivo y enviar tu mensaje.
El mensaje de factura inicial: la plantilla de mensaje de factura
Asunto: [Nombre del cliente], aquí tienes tu factura [número] de [nombre de la empresa] por [producto/servicio].
Estimado [Nombre del cliente],
Espero que estés bien y que tengas un buen día. Por favor, encuentre la factura [número] de [producto/servicio] de [nombre de la empresa] con vencimiento en [fecha] adjunta a este correo electrónico. No dudes en ponerte en contacto con nosotros si tienes alguna duda o pregunta sobre tu proyecto.
Gracias por hacer negocios con [Nombre de la empresa]. Esperamos volver a colaborar contigo.
Saludos cordiales,
[Tu nombre y cargo]
[Nombre de la empresa]
[Información de contacto]
El correo electrónico de seguimiento de la factura - plantilla de correo electrónico de la factura
Asunto: [Nombre del cliente], Factura de seguimiento [Número] de [Nombre de la empresa] con vencimiento en [Fecha].
Estimado [Nombre del cliente],
Entiendo que estás ocupado y que mi mensaje anterior probablemente se haya perdido en tu bandeja de entrada. Esto es sólo un breve recordatorio de que aún no he recibido el pago de la factura [Número] con vencimiento en [Fecha]. Por favor, procede a realizar el pago a través de [Métodos de pago aceptados].
Puede encontrar la factura original [Número] adjunta a este mensaje. No dudes en ponerte en contacto conmigo para cualquier observación o sugerencia.
Saludos cordiales,
[Su nombre y cargo]
[Nombre de la empresa]
[Información de contacto]
Construye tus correos electrónicos de facturas comerciales que llamen la atención con Stripo
Stripo es una plataforma de diseño de correos electrónicos intuitiva y con capacidad de respuesta en la que puedes producir mensajes de cualquier complejidad con mínimas manipulaciones. Sólo tienes que diseñar tu plantilla de email de factura y exportarla a tu ESP favorito, donde podrás enviar automáticamente los mensajes a tus clientes.
Los correos electrónicos de factura explícita te permitirán adquirir costes más rápidamente y mejorar las relaciones con tus clientes. También es una forma fantástica de hacer que sus cartas de factura sean más coherentes cuando varios especialistas son responsables de la facturación.
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