Quer você trabalhe sozinho ou gerencie uma equipe, pagamentos em atraso podem afetar seus objetivos financeiros. As comunicações de fatura são uma ótima ferramenta para solicitar aos clientes o pagamento por produtos ou serviços fornecidos. Um template de fatura com aspecto profissional melhora o relacionamento com o cliente e não faz com que os destinatários sintam que você deseja extorqui-los.
Neste artigo, você encontrará dicas importantes sobre como escrever um e-mail de fatura e e-mails de exemplo de alto nível que você pode utilizar para ser notado. Além disso, temos uma quantidade impressionante de outros conteúdos.

Dicas sobre como escrever um e-mail de fatura
Para que você gere uma fatura financeira eficaz, ela deve ser sucinta e legível. Para criar um e-mail desse tipo, você deve seguir estas dicas:
- Anexe os arquivos das faturas;
- Adicione linhas de assunto claras aos e-mails de fatura;
- Use templates de e-mail de fatura;
- Descreva todos os métodos de pagamento disponíveis;
- Mantenha o e-mail da fatura formal e simples;
- Implemente uma introdução;
- Envie a fatura com antecedência;
- Verifique bem o destinatário;
- Envie um e-mail de agradecimento após o pagamento.
Vamos falar em detalhe sobre cada uma dessas dicas.
1. Anexe os arquivos das faturas
É importantíssimo carregar a sua fatura como um arquivo anexado em vez de adicioná-la ao corpo do e-mail. Permita que seus clientes vejam o total de quanto devem, que escolham a forma de pagamento mais adequada e que vejam uma lista detalhada dos serviços que consumiram.
É melhor usar um arquivo PDF para o seu documento, pois ele será mostrado em praticamente qualquer dispositivo, evitando assim quaisquer problemas de compatibilidade. Não se esqueça de adicionar informações relevantes à sua fatura anexada como:
- número de identificação da fatura;
- condições de pagamento;
- lista de bens ou serviços fornecidos;
- pagamento total a ser feito.
(Fonte: Graphic Design Junction)
2. Crie uma linha de assunto de e-mail clara
É o primeiro aspecto que os clientes percebem sobre sua mensagem. E mais, 35% dos leitores abrem suas mensagens apenas com base na linha de assunto. Recomendamos que você dê as seguintes informações de cara para manter as mensagens focadas no cliente e otimizar seus custos:
- Número da fatura;
- Data de Vencimento;
- Nome do cliente;
- Título do projeto;
- Nome da sua marca.
Temos alguns exemplos de linha de assunto que você pode usar imediatamente:
- [Nome do cliente], Fatura [Número], por [Produto/Serviço] de [Nome da marca] com vencimento em [Data].
- [Nome do cliente], aqui está sua fatura [Número] de [Nome da marca] por [Produto/Serviço].
- Nova fatura [Número] para [Nome do cliente] de [Nome da marca] com vencimento em [Data].
3. Considere usar um template de e-mail de fatura
Com templates prontos de e-mail, você poupará recursos e terá uma excelente chance de enviar faturas online consideravelmente mais rápido. Assim, não há necessidade de criar um texto toda vez que precisar enviar um e-mail de fatura. Um template de fatura também tornará seu processo de comunicação mais consistente quando seu departamento de Cobrança e Faturamento tem vários funcionários.
Aumente a versatilidade de seus templates de e-mail de fatura para que você possa personalizá-los colocando os nomes dos clientes e outros dados cruciais sem esforço.
4. Mantenha seu e-mail de fatura formal e simples
Agora que você terminou de escrever uma linha de assunto relevante, desenvolveu um template de fatura comercial e preencheu todos os dados significativos, é importante escrever o texto do seu corpo de e-mail de forma específica e sucinta. Manter suas mensagens formais e fáceis de digerir motivará seus clientes a abrir esses e-mails e realizar os devidos pagamentos em tempo hábil.
Confira algumas dicas úteis para geração de fatura:
- mantenha a linguagem direta ao ponto;
- evite usar jargões, termos de negócios específicos de um nicho e abreviações;
- seja específico e não sobrecarregue os clientes com informações irrelevantes;
- mantenha seu e-mail de fatura claro e limite-o a 2 parágrafos breves;
- use bullet points para manter seu e-mail estruturado;
- agradeça aos clientes por cooperar com a sua empresa.
(Fonte: E-mail de Amazon Web Services)
5. Descreva todos os métodos de pagamento disponíveis
Certifique-se de que seus clientes entendam como realizar o pagamento. Disponibilizar várias opções de pagamento atrairá um público mais amplo e motivará seus clientes a fazer compras maiores. Você pode adicionar métodos como transferências bancárias eletrônicas, cartões de débito e crédito, cheques e pagamentos com dispositivos móveis.
(Fonte: E-mail de Stripo)
6. Apresente-se
Além de uma fatura anexada à sua mensagem, não se esqueça de recordar aos destinatários a sua empresa e a próxima data de vencimento, inclua seu nome e cargo e adicione uma lista detalhada de produtos ou serviços fornecidos neste período. Isso tornará sua mensagem mais personalizada e fácil de compreender.
(Fonte: Email do Surfista)
7. Envie sua fatura com antecedência
Para garantir que sua fatura seja paga em dia, recomendamos que você a envie pelo menos sete dias úteis antes da data esperada do pagamento. Não apresse seus clientes a pagar o mais rápido possível - este e-mail é apenas um lembrete amigável sobre a próxima data de vencimento. Basta dar-lhes algum tempo para fazer o pagamento.
(Fonte: E-mail de Microsoft)
8. Certifique-se de que o destinatário recebeu seu e-mail de fatura
Este ponto permitirá que você ofereça aos clientes uma abordagem personalizada e resolva quaisquer problemas que eles possam enfrentar. Peça aos destinatários para confirmarem se receberam a mensagem de e-mail de fatura e incentive-os a entrar em contato em caso de dúvidas.
9. Envie um e-mail de agradecimento depois de receber o pagamento
Faça seus consumidores se sentirem valorizados e especiais com um e-mail de agradecimento assim que o pagamento for feito. Mostrar seu apreço pela sua pontualidade aumentará sua taxa de retenção e motivará os clientes a escolher sua empresa dentre as centenas de alternativas no mercado.
(Fonte: E-mail de Email on Acid)
10. Mantenha a consistência da marca
Ao enviar faturas, é crucial manter a consistência da marca e fazer com que suas mensagens sejam facilmente reconhecíveis. Com Stripo, você pode utilizar a configuração de Diretrizes da marca para usar fontes, logotipos, paletas de cores e botões de CTA unificados em todos os seus e-mails. Você pode criar kits de diretrizes de marca para cada um dos projetos da sua empresa.
(Fonte: E-mail de Microsoft)
Em caso de contingências
Mesmo quando você escreve um e-mail de fatura que chama a atenção e é aberto pelos seus destinatários, ainda podem acontecer alguns problemas.
Às vezes, você fornece bens ou serviços a um cliente, mas não recebe o pagamento no prazo. Não se preocupe, isso nem sempre significa que você está sendo enganado ou que o cliente está se aproveitando de você. Os clientes podem ter se esquecido, eles podem ter problemas com os métodos de pagamento que você oferece ou a fatura pode acabar na pasta de spam de seus destinatários.
Se este for um novo cliente, entre em contato dentro de um dia após o envio do e-mail. Confirme que eles receberam sua mensagem e se eles entenderam como realizar o pagamento. Assim, você resolverá quaisquer problemas, fornecerá aos seus clientes uma abordagem personalizada e os incentivará a cooperar novamente.
Se um cliente não pagar prontamente, não tenha receio de utilizar e-mails de seguimento para cobrar o seu pagamento. Essas mensagens geralmente são mais formais, mas ainda assim devem ser educadas e pacientes.
Exemplos de mensagens de fatura
Ainda não sabe como enviar um e-mail de fatura e torná-lo natural e inequívoco? Criamos dois templates de e-mail de fatura para várias situações. Com eles, basta preencher as informações essenciais, fazer upload do arquivo e enviar sua mensagem.
E-mail fatura inicial — o template de e-mail de fatura
Linha de assunto: [Nome do cliente], aqui está sua fatura [Número] da [Nome da empresa] por [Produto/Serviço].
Prezado [Nome do cliente],
espero que você esteja bem e que seu dia esteja sendo ótimo. Em anexo está a fatura [Número] por [Produto/Serviço] da [Nome da empresa] com vencimento em [Data]. Sinta-se à vontade para nos contatar se tiver alguma dúvida ou dúvida sobre seu projeto.
Obrigado por fazer negócios com a [Nome da Empresa]. Estamos ansiosos para colaborar com você novamente.
Atenciosamente,
[Seu nome e cargo]
[Nome da empresa]
[Informações de contato]
O e-mail de seguimento da fatura — template de e-mail da fatura
Linha de assunto: [Nome do cliente], acompanhamento de fatura [Número] de [Nome da empresa] com vencimento em [Data].
Prezado [Nome do Cliente],
Entendo que você esteja ocupado e minha mensagem anterior provavelmente se perdeu em sua caixa de entrada. Este é apenas um breve lembrete de que ainda não recebi o pagamento da fatura [Número] com vencimento em [Data]. Por favor, prossiga com o seu pagamento através de [Métodos de Pagamento Aceitos].
Você pode encontrar a fatura original [Número] anexada a esta mensagem. Não hesite em contactar-me com quaisquer observações ou sugestões.
Atenciosamente,
[Seu nome e cargo]
[Nome da empresa]
[Informações de contato]
Crie e-mails de faturas comerciais cheios de apelo com Stripo
Stripo é uma plataforma de design de e-mail intuitiva e responsiva, onde você pode produzir e-mails de qualquer complexidade com pouquíssimas operações. Você só precisa criar seu template de e-mail de fatura e exportá-lo para seu software de gestão de e-mail favorito, onde você pode enviar mensagens automaticamente para seus clientes.
Enviar as faturas por e-mail permitirá que você receba seus pagamentos mais rapidamente e melhore o relacionamento com seus clientes. Também é uma maneira fantástica de tornar seus envios de fatura mais consistentes quando há uma equipe de Cobrança e Faturamento na sua empresa.
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