Como escrever um e-mail de fatura?
Quer você trabalhe sozinho ou gerencie uma equipe, pagamentos em atraso podem afetar seus objetivos financeiros. As comunicações de fatura são uma ótima ferramenta para solicitar aos clientes o pagamento por produtos ou serviços fornecidos. Um template de fatura com aspecto profissional melhora o relacionamento com o cliente e não faz com que os destinatários sintam que você deseja extorqui-los.
Neste artigo, você encontrará dicas importantes sobre como escrever um e-mail de fatura e e-mails de exemplo de alto nível que você pode utilizar para ser notado. Além disso, temos uma quantidade impressionante de outros conteúdos.
Dicas sobre como escrever um e-mail de fatura
Para que você gere uma fatura financeira eficaz, ela deve ser sucinta e legível. Para criar um e-mail desse tipo, você deve seguir estas dicas:
- Anexe os arquivos das faturas;
- Adicione linhas de assunto claras aos e-mails de fatura;
- Use templates de e-mail de fatura;
- Descreva todos os métodos de pagamento disponíveis;
- Mantenha o e-mail da fatura formal e simples;
- Implemente uma introdução;
- Envie a fatura com antecedência;
- Verifique bem o destinatário;
- Envie um e-mail de agradecimento após o pagamento.
Vamos falar em detalhe sobre cada uma dessas dicas.
1. Anexe os arquivos das faturas
É importantíssimo carregar a sua fatura como um arquivo anexado em vez de adicioná-la ao corpo do e-mail. Permita que seus clientes vejam o total de quanto devem, que escolham a forma de pagamento mais adequada e que vejam uma lista detalhada dos serviços que consumiram.
É melhor usar um arquivo PDF para o seu documento, pois ele será mostrado em praticamente qualquer dispositivo, evitando assim quaisquer problemas de compatibilidade. Não se esqueça de adicionar informações relevantes à sua fatura anexada como:
- número de identificação da fatura;
- condições de pagamento;
- lista de bens ou serviços fornecidos;
- pagamento total a ser feito.
(Fonte: Graphic Design Junction)
2. Crie uma linha de assunto de e-mail clara
É o primeiro aspecto que os clientes percebem sobre sua mensagem. E mais, 35% dos leitores abrem suas mensagens apenas com base na linha de assunto. Recomendamos que você dê as seguintes informações de cara para manter as mensagens focadas no cliente e otimizar seus custos:
- Número da fatura;
- Data de Vencimento;
- Nome do cliente;
- Título do projeto;
- Nome da sua marca.
Temos alguns exemplos de linha de assunto que você pode usar imediatamente:
- [Nome do cliente], Fatura [Número], por [Produto/Serviço] de [Nome da marca] com vencimento em [Data].
- [Nome do cliente], aqui está sua fatura [Número] de [Nome da marca] por [Produto/Serviço].
- Nova fatura [Número] para [Nome do cliente] de [Nome da marca] com vencimento em [Data].
3. Considere usar um template de e-mail de fatura
Com templates prontos de e-mail, você poupará recursos e terá uma excelente chance de enviar faturas online consideravelmente mais rápido. Assim, não há necessidade de criar um texto toda vez que precisar enviar um e-mail de fatura. Um template de fatura também tornará seu processo de comunicação mais consistente quando seu departamento de Cobrança e Faturamento tem vários funcionários.
Aumente a versatilidade de seus templates de e-mail de fatura para que você possa personalizá-los colocando os nomes dos clientes e outros dados cruciais sem esforço.
4. Mantenha seu e-mail de fatura formal e simples
Agora que você terminou de escrever uma linha de assunto relevante, desenvolveu um template de fatura comercial e preencheu todos os dados significativos, é importante escrever o texto do seu corpo de e-mail de forma específica e sucinta. Manter suas mensagens formais e fáceis de digerir motivará seus clientes a abrir esses e-mails e realizar os devidos pagamentos em tempo hábil.
Confira algumas dicas úteis para geração de fatura:
- mantenha a linguagem direta ao ponto;
- evite usar jargões, termos de negócios específicos de um nicho e abreviações;
- seja específico e não sobrecarregue os clientes com informações irrelevantes;
- mantenha seu e-mail de fatura claro e limite-o a 2 parágrafos breves;
- use bullet points para manter seu e-mail estruturado;
- agradeça aos clientes por cooperar com a sua empresa.
(Fonte: E-mail de Amazon Web Services)
5. Descreva todos os métodos de pagamento disponíveis
Certifique-se de que seus clientes entendam como realizar o pagamento. Disponibilizar várias opções de pagamento atrairá um público mais amplo e motivará seus clientes a fazer compras maiores. Você pode adicionar métodos como transferências bancárias eletrônicas, cartões de débito e crédito, cheques e pagamentos com dispositivos móveis.
(Fonte: E-mail de Stripo)
6. Apresente-se
Além de uma fatura anexada à sua mensagem, não se esqueça de recordar aos destinatários a sua empresa e a próxima data de vencimento, inclua seu nome e cargo e adicione uma lista detalhada de produtos ou serviços fornecidos neste período. Isso tornará sua mensagem mais personalizada e fácil de compreender.
(Fonte: Email do Surfista)
7. Envie sua fatura com antecedência
Para garantir que sua fatura seja paga em dia, recomendamos que você a envie pelo menos sete dias úteis antes da data esperada do pagamento. Não apresse seus clientes a pagar o mais rápido possível - este e-mail é apenas um lembrete amigável sobre a próxima data de vencimento. Basta dar-lhes algum tempo para fazer o pagamento.
(Fonte: E-mail de Microsoft)
8. Certifique-se de que o destinatário recebeu seu e-mail de fatura
Este ponto permitirá que você ofereça aos clientes uma abordagem personalizada e resolva quaisquer problemas que eles possam enfrentar. Peça aos destinatários para confirmarem se receberam a mensagem de e-mail de fatura e incentive-os a entrar em contato em caso de dúvidas.
9. Envie um e-mail de agradecimento depois de receber o pagamento
Faça seus consumidores se sentirem valorizados e especiais com um e-mail de agradecimento assim que o pagamento for feito. Mostrar seu apreço pela sua pontualidade aumentará sua taxa de retenção e motivará os clientes a escolher sua empresa dentre as centenas de alternativas no mercado.
(Fonte: E-mail de Email on Acid)
10. Mantenha a consistência da marca
Ao enviar faturas, é crucial manter a consistência da marca e fazer com que suas mensagens sejam facilmente reconhecíveis. Com Stripo, você pode utilizar a configuração de Diretrizes da marca para usar fontes, logotipos, paletas de cores e botões de CTA unificados em todos os seus e-mails. Você pode criar kits de diretrizes de marca para cada um dos projetos da sua empresa.
(Fonte: E-mail de Microsoft)
Em caso de contingências
Mesmo quando você escreve um e-mail de fatura que chama a atenção e é aberto pelos seus destinatários, ainda podem acontecer alguns problemas.
Às vezes, você fornece bens ou serviços a um cliente, mas não recebe o pagamento no prazo. Não se preocupe, isso nem sempre significa que você está sendo enganado ou que o cliente está se aproveitando de você. Os clientes podem ter se esquecido, eles podem ter problemas com os métodos de pagamento que você oferece ou a fatura pode acabar na pasta de spam de seus destinatários.
Se este for um novo cliente, entre em contato dentro de um dia após o envio do e-mail. Confirme que eles receberam sua mensagem e se eles entenderam como realizar o pagamento. Assim, você resolverá quaisquer problemas, fornecerá aos seus clientes uma abordagem personalizada e os incentivará a cooperar novamente.
Se um cliente não pagar prontamente, não tenha receio de utilizar e-mails de seguimento para cobrar o seu pagamento. Essas mensagens geralmente são mais formais, mas ainda assim devem ser educadas e pacientes.
Exemplos de mensagens de fatura
Ainda não sabe como enviar um e-mail de fatura e torná-lo natural e inequívoco? Criamos dois templates de e-mail de fatura para várias situações. Com eles, basta preencher as informações essenciais, fazer upload do arquivo e enviar sua mensagem.
E-mail fatura inicial — o template de e-mail de fatura
Linha de assunto: [Nome do cliente], aqui está sua fatura [Número] da [Nome da empresa] por [Produto/Serviço].
Prezado [Nome do cliente],
espero que você esteja bem e que seu dia esteja sendo ótimo. Em anexo está a fatura [Número] por [Produto/Serviço] da [Nome da empresa] com vencimento em [Data]. Sinta-se à vontade para nos contatar se tiver alguma dúvida ou dúvida sobre seu projeto.
Obrigado por fazer negócios com a [Nome da Empresa]. Estamos ansiosos para colaborar com você novamente.
Atenciosamente,
[Seu nome e cargo]
[Nome da empresa]
[Informações de contato]
O e-mail de seguimento da fatura — template de e-mail da fatura
Linha de assunto: [Nome do cliente], acompanhamento de fatura [Número] de [Nome da empresa] com vencimento em [Data].
Prezado [Nome do Cliente],
Entendo que você esteja ocupado e minha mensagem anterior provavelmente se perdeu em sua caixa de entrada. Este é apenas um breve lembrete de que ainda não recebi o pagamento da fatura [Número] com vencimento em [Data]. Por favor, prossiga com o seu pagamento através de [Métodos de Pagamento Aceitos].
Você pode encontrar a fatura original [Número] anexada a esta mensagem. Não hesite em contactar-me com quaisquer observações ou sugestões.
Atenciosamente,
[Seu nome e cargo]
[Nome da empresa]
[Informações de contato]
Crie e-mails de faturas comerciais cheios de apelo com Stripo
Stripo é uma plataforma de design de e-mail intuitiva e responsiva, onde você pode produzir e-mails de qualquer complexidade com pouquíssimas operações. Você só precisa criar seu template de e-mail de fatura e exportá-lo para seu software de gestão de e-mail favorito, onde você pode enviar mensagens automaticamente para seus clientes.
Enviar as faturas por e-mail permitirá que você receba seus pagamentos mais rapidamente e melhore o relacionamento com seus clientes. Também é uma maneira fantástica de tornar seus envios de fatura mais consistentes quando há uma equipe de Cobrança e Faturamento na sua empresa.
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