Que vous travailliez seul ou que vous gériez une équipe dédiée, les retards de paiement peuvent affecter vos objectifs financiers. Les lettres de facturation sont un outil remarquable pour inciter les clients à payer les produits ou les services fournis. Un modèle de facturation professionnel renforce les relations avec les clients et ne donne pas l'impression aux destinataires que vous voulez leur faire payer des frais.
Dans cet article, vous trouverez des conseils utiles sur la façon de rédiger un e-mail de facturation et des exemples de messages remarquables que vous pourrez appliquer pour que vos e-mails soient remarqués parmi une quantité stupéfiante d'autres contenus.
Conseils pour rédiger un e-mail de facturation
Votre facturation financière efficace doit être succincte et lisible. Pour créer un tel e-mail, vous devez suivre les conseils suivants :
- Chargez les factures en tant que pièce jointe;
- Ajoutez des lignes d'objet claires aux e-mails de facturation;
- Utilisez des modèles d'e-mails de facturation;
- Indiquez toutes les méthodes de paiement disponibles;
- Faites en sorte que l'e-mail de facturation soit officiel et simple;
- Mettez en œuvre l'introduction;
- Envoyez la facture à l'avance;
- Assurez-vous d'un destinataire;
- Envoyer un e-mail de remerciement après le paiement.
Parlons plus en détail de tous ces conseils.
1. Chargez la facture en tant que pièce jointe
Il est essentiel de charger votre facture dans un fichier séparé au lieu de la placer dans l'e-mail lui-même. Laissez vos clients voir la somme de leurs dettes, choisir la méthode de paiement la plus appropriée et consulter une liste détaillée des services qu'ils ont obtenus de vous.
Il est préférable d'utiliser un fichier PDF pour votre document, car il fonctionne sur différents appareils et vous pouvez éliminer les problèmes de compatibilité. N'oubliez pas d'ajouter des informations pertinentes à votre facture jointe :
- numéro d'identification de la facture;
- conditions de paiement;
- liste des biens ou des services fournis;
- paiement total à effectuer.
(Source: Graphic Design Junction)
2. Rédigez une ligne d'objet d'e-mail claire
C'est le premier aspect que les clients perçoivent de votre message. En outre, 35% des lecteurs ouvrent leurs messages en se basant uniquement sur la ligne d'objet. Nous vous recommandons de leur fournir les détails suivants pour que les messages soient centrés sur le client et que vous obteniez vos coûts plus rapidement :
- numéro de facture;
- date d'échéance;
- nom du client;
- titre de projet;
- le nom de votre marque.
Nous vous proposons quelques exemples de lignes d'objet descriptives que vous pouvez utiliser immédiatement :
- [Nom du client], facture [numéro], pour [produit/service] de [nom de la marque] à payer le [date].
- [Nom du client], voici votre facture [numéro] de [nom de la marque] pour [produit/service].
- Nouvelle facture [numéro] à [nom du client] de [marque] à payer le [date].
3. Pensez à utiliser un modèle d'e-mail de facturation
Avec les modèles d'e-mail préétablis, vous économiserez vos ressources et aurez la possibilité d'envoyer des factures en ligne beaucoup plus rapidement. Ainsi, il n'est pas nécessaire de rédiger un nouveau texte à chaque fois que vous devez envoyer un e-mail de facturation. Un modèle de facturation rendra aussi votre processus de communication plus cohérent si plusieurs spécialistes s'occupent de la facturation et de la gestion des factures.
Rendez vos modèles d'e-mails de facture suffisamment polyvalents pour que vous puissiez les personnaliser en y plaçant le nom des clients et d'autres données importantes sans effort.
4. Faites en sorte que votre e-mail de facturation soit officiel et simple
Maintenant que vous avez fini de rédiger une ligne d'objet pertinente, de développer un modèle de facture commerciale réactif, et de remplir toutes les données significatives, rendons le corps de votre e-mail spécifique et succinct. En gardant vos messages à la fois officiels et faciles à comprendre, vous inciterez vos clients à ouvrir ces e-mails et à procéder à leurs paiements en temps voulu.
Jetez un coup d'œil à quelques conseils utiles pour la génération de factures:
- faites en sorte que la langue soit précise;
- évitez d'utiliser le jargon, les termes commerciaux propres à une niche et les abréviations;
- soyez précis et ne surchargez pas les clients d'informations non pertinentes;
- gardez votre e-mail de facturation explicite et limitez-le à 2 brefs paragraphes;
- utilisez des puces pour que votre e-mail soit structuré;
- remerciez les clients de coopérer avec votre organisation.
(Source: E-mail de Amazon Web Services)
5. Décrivez toutes les méthodes de paiement disponibles
Veillez à ce que vos clients comprennent comment procéder au paiement. En proposant diverses options de paiement, vous attirerez un public plus large et inciterez vos clients à effectuer des achats plus importants. Vous pouvez intégrer des méthodes telles que les virements bancaires électroniques, les cartes de débit et de crédit, les chèques et les paiements mobiles.
(Source: E-mail de Stripo)
6. Présentez-vous
En plus d'une facture jointe à votre message, n'oubliez pas de rappeler aux destinataires quelle entreprise vous représentez et la date d'échéance à venir, d'indiquer votre nom et votre titre, et d'ajouter une liste détaillée des biens ou services fournis par votre équipe. Cela rendra votre message plus personnalisé et plus facile à comprendre.
(Source: E-mail de Surfer)
7. Envoyez votre facture à l'avance
Pour que votre facture soit payée en temps voulu, nous vous recommandons de l'envoyer au moins sept jours ouvrables avant la date de paiement. Ne pressez pas vos clients de payer le plus tôt possible — cet e-mail n'est qu'un rappel amical de la prochaine date d'échéance. Laissez-leur un peu de temps.
(Source: E-mail de Microsoft)
8. Soyez sûr qu'un destinataire a reçu votre e-mail de facturation
Cette astuce vous permettra d'offrir aux clients une approche adaptée et d'aborder tous les problèmes qu'ils peuvent rencontrer. Demandez aux destinataires de confirmer qu'ils ont bien reçu votre e-mail de facturation et encouragez-les à vous contacter pour toute question ou préoccupation.
9. Envoyez un e-mail de remerciement après avoir reçu le paiement
Faites en sorte que vos clients se sentent appréciés et spéciaux en leur envoyant un e-mail de remerciement une fois leur paiement effectué. En montrant que vous les appréciez, vous augmentez votre taux de fidélisation et incitez les clients à choisir votre entreprise parmi des centaines d'autres.
(Source: E-mail de Email on Acid)
10. Maintenez la cohérence de la marque
Lorsque vous envoyez des factures, il est essentiel de maintenir la cohérence de la marque et de rendre vos messages reconnaissables. Avec Stripo, vous pouvez bénéficier des Directives de marque pour utiliser des polices, des logos, des schémas de couleurs et des boutons CTA unifiés dans tous vos e-mails. Vous pouvez créer des kits de Directives de marque pour plusieurs projets que vous gérez.
(Source: E-mail de Microsoft)
En cas d'imprévus
Lorsque vous savez comment rédiger un e-mail de facturation qui attire l'attention et est ouvert, vous pouvez encore être confronté à certains problèmes.
Parfois, vous fournissez des biens ou des services à un client mais ne recevez pas le paiement à temps. Ne vous inquiétez pas, cela ne signifie pas toujours que vous êtes victime d'une escroquerie ou d'un abus. Les clients sont parfois distraits, ils peuvent avoir des problèmes avec les méthodes de paiement que vous proposez, ou la facture peut finir dans le dossier spam du destinataire.
Si vous travaillez avec un nouveau client, n'oubliez pas de le contacter dans la journée qui suit l'envoi de votre e-mail. Vérifiez s'il a bien reçu votre message et compris comment procéder au paiement. Ainsi, vous aborderez toutes les imprévus possibles, vous fournirez à vos clients une approche personnalisée et vous les encouragerez à coopérer à nouveau avec vous.
Si un client ne paie pas rapidement, n'ayez pas peur de bénéficier d'e-mails de suivi pour obtenir son paiement. Ces messages sont généralement plus formels mais restent polis et patients.
Exemples de messages de facturation
Vous n'êtes toujours pas sûr de savoir comment envoyer un message de facturation et lui donner un aspect naturel et sans ambiguïté ? Nous avons créé deux modèles de message de facturation pour différentes situations afin que vous puissiez remplir les détails essentiels, charger un fichier et envoyer votre message.
L'e-mail de facturation initiale — modèle d'e-mail de facturation
Ligne d'objet: [Nom du client], voici votre facture [numéro] de [nom de l'entreprise] pour [produit/service].
Cher [Nom du client],
J'espère que vous vous portez bien et que vous passez une excellente journée. Veuillez trouver la facture [numéro] de [produit/service] de [nom de l'entreprise] à régler le [date] jointe à cet e-mail. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions concernant votre projet.
Nous vous remercions de votre collaboration avec [Nom de l'entreprise]. Nous espérons avoir le plaisir de collaborer à nouveau avec vous.
Cordialement,
[Votre nom et votre titre]
[Nom de l'entreprise]
[Informations de contact]
L'e-mail de suivi de la facturation — modèle d'e-mail de facturation
Ligne d'objet: [Nom du client], facture de suivi [numéro] de [nom de l'entreprise] à payer le [date].
Cher [Nom du client],
Je comprends que vous soyez occupé et que mon message précédent se soit probablement perdu dans votre boîte de réception. Je vous rappelle simplement que je n'ai pas encore reçu le paiement de la facture [Numéro] à payer le [Date]. Veuillez procéder au paiement via [Méthodes de paiement acceptées].
Vous trouverez la facture originale [Numéro] jointe à ce message. N'hésitez pas à me contacter pour toute observation ou suggestion.
Cordialement,
[Votre nom et votre titre]
[Nom de l'entreprise]
[Informations de contact]
Créez des e-mails de facturation commerciale qui attirent l'attention avec Stripo
Stripo est une plateforme de conception d'e-mails intuitive et réactive qui vous permet de produire des messages de toute complexité avec un minimum de manipulations. Vous n'avez qu'à concevoir votre modèle d'e-mail de facturation et à l'exporter vers votre ESP préféré, où vous pourrez envoyer automatiquement des messages à vos clients.
Les e-mails de facturation explicites vous permettront d'acquérir des coûts plus rapidement et d'améliorer les relations avec vos clients. C'est aussi un excellent moyen de rendre vos lettres de facturation plus cohérentes lorsque plusieurs spécialistes sont responsables de la facturation.
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