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15 Juni 2022

So schreiben Sie eine Rechnungs-E-Mail

Erstellen Sie Ihre eigene Rechnungs-E-Mail
Inhaltsverzeichnis
  1. Tipps, wie man eine Rechnungs-E-Mail schreibt
  2. Für alle Unwägbarkeiten
  3. Beispiele für Rechnungsnachrichten
  4. Erstellen Sie Ihre aufmerksamkeitsstarken geschäftlichen Rechnungs-E-Mails mit Stripo
1.
Tipps, wie man eine Rechnungs-E-Mail schreibt

Egal, ob Sie alleine arbeiten oder ein spezielles Team dafür haben, überfällige Zahlungen können Ihre finanziellen Ziele beeinträchtigen. Rechnungsschreiben sind ein hervorragendes Instrument, um Kunden zur Zahlung für gelieferte Produkte oder Dienstleistungen zu bewegen. Eine professionelle Rechnungsvorlage stärkt die Kundenbeziehungen und gibt den Empfängern nicht das Gefühl, dass Sie sie erpressen wollen.

In diesem Beitrag finden Sie hilfreiche Tipps zum Schreiben von Rechnungs-E-Mails und erstklassige Beispiele für Nachrichten, die Sie verwenden können, damit Ihre E-Mails in der Flut von anderen Inhalten auffallen.

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Tipps, wie man eine Rechnungs-E-Mail schreibt

Eine gelungene Finanzrechnung sollte prägnant und gut lesbar sein. Bei der Erstellung dieser E-Mail sollten Sie diese Tipps befolgen:

  1. Laden Sie Rechnungen als Anhang hoch;
  2. Fügen Sie klare Betreffzeilen zu den Rechnungs-E-Mails hinzu;
  3. Verwenden Sie Rechnungs-E-Mail-Vorlagen;
  4. Geben Sie alle verfügbaren Zahlungsarten an;
  5. Halten Sie die Rechnungs-E-Mail offiziell und einfach;
  6. Bauen Sie eine Vorstellung ein;
  7. Schicken Sie Ihre Rechnung vorab;
  8. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Empfänger haben;
  9. Schicken Sie nach der Zahlung eine Dankes-E-Mail.

Schauen wir uns all diese Tipps im Detail an.

1. Laden Sie die Rechnung als Anhang hoch

Laden Sie Ihre Rechnung unbedingt als separate Datei hoch, anstatt sie in die E-Mail selbst einzufügen. So können Ihre Kunden die Gesamtsumme ihrer Schulden sehen, die am besten geeignete Zahlungsmethode wählen und eine detaillierte Liste der Dienstleistungen einsehen, die sie von Ihnen erhalten haben.

Es ist besser, eine PDF-Datei für Ihr Dokument zu verwenden, da diese auf verschiedenen Geräten funktioniert und Sie so Kompatibilitätsprobleme vermeiden können. Vergessen Sie nicht, Ihre beigefügte Rechnung mit relevanten Informationen zu versehen, wie z. B.:

  • Rechnungsnummer;          
  • Zahlungsbedingungen;           
  • Liste der gelieferten Waren oder Dienstleistungen;           
  • Gesamtbetrag der zu leistenden Zahlung.

Beispiel einer Rechnungsnachricht

(Quelle: Graphic Design Junction)

2. Schreiben Sie eine klare E-Mail-Betreffzeile

Sie ist der erste Punkt, den Kunden von Ihrer Nachricht wahrnehmen. Mehr noch: 35 % der Leser öffnen ihre Nachrichten nur aufgrund der Betreffzeile. Wir empfehlen Ihnen, die Betreffzeile mit den folgenden Angaben zu versehen, um die Nachricht kundenorientiert zu gestalten und Ihre Kosten schneller zu erzielen:

  • Rechnungsnummer;           
  • Fälligkeitsdatum;           
  • Name des Auftraggebers;           
  • Projekttitel;           
  • Ihr Markenname.       

Wir haben ein paar Beispiele für beschreibende Betreffzeilen, die Sie sofort verwenden können:

  1. [Name des Auftraggebers], Rechnung [Nummer], für [Produkt/Dienstleistung] von [Markenname] fällig am [Datum].           
  2. [Name des Auftraggebers], hier ist Ihre Rechnung [Nummer] von [Markenname] für [Produkt/Dienstleistung].           
  3. Neue Rechnung [Nummer] an [Name des Auftraggebers] von [Markenname] fällig am [Datum].           

3. Verwenden Sie Rechnungs-E-Mail-Vorlagen

Mit vorgefertigten E-Mail-Vorlagen schonen Sie Ihre Ressourcen und haben die Möglichkeit, Online-Rechnungen wesentlich schneller zu verschicken. So müssen Sie nicht jedes Mal einen neuen Text verfassen, wenn Sie eine Rechnungs-E-Mail verschicken möchten. Eine Rechnungsvorlage macht Ihren Kommunikationsprozess außerdem einheitlicher, wenn mehrere Mitarbeiter mit der Rechnungsstellung und -erstellung betraut sind.

Gestalten Sie Ihre E-Mail-Vorlagen für Rechnungen so vielseitig, dass Sie sie durch Einfügen von Kundennamen und anderen wichtigen Daten mühelos personalisieren können.

4. Halten Sie Ihre Rechnungs-E-Mail offiziell und einfach

Nachdem Sie nun eine aussagekräftige Betreffzeile verfasst, eine responsive Rechnungsvorlage entwickelt und alle wichtigen Daten eingegeben haben, sollten Sie den Text Ihrer E-Mail spezifisch und prägnant gestalten. Wenn Sie Ihre Nachrichten sowohl offiziell als auch leicht verdaulich halten, wird das Ihre Kunden motivieren, diese E-Mails zu öffnen und die Zahlungen rechtzeitig vorzunehmen.

Werfen Sie einen Blick auf einige nützliche Tipps für die Rechnungserstellung:

  • Achten Sie auf eine präzise Sprache;           
  • Vermeiden Sie Jargon, nischenspezifische Fachbegriffe und Abkürzungen;           
  • Seien Sie spezifisch und überladen Sie Kunden nicht mit irrelevanten Informationen;           
  • Halten Sie Ihre Rechnungs-E-Mail klar und beschränken Sie sie auf 2 kurze Absätze;           
  • Verwenden Sie Aufzählungspunkte, um Ihre E-Mail strukturiert zu halten;           
  • Bedanken Sie sich bei den Kunden für die Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen.

Amazon Web Services _ Rechnungs-E-Mail-Nachricht

(Quelle: E-Mail von Amazon Web Services)

5. Geben Sie alle verfügbaren Zahlungsarten an

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Kunden wissen, wie sie bezahlen können. Wenn Sie verschiedene Zahlungsarten anbieten, sprechen Sie ein breiteres Publikum an und motivieren Ihre Kunden zu größeren Einkäufen. Sie können Zahlungsarten wie elektronische Banküberweisungen, Debit- und Kreditkarten, Schecks und mobile Zahlungen einbeziehen.

Stripo Rechnungs-E-Mail _ Zahlungserinnerung

(Quelle: E-Mail von Stripo)

6. Stellen Sie sich vor

Vergessen Sie, neben des Anhängens der Rechnung an die Nachricht, nicht, die Empfänger daran zu erinnern, welches Unternehmen Sie vertreten und dass ein Fälligkeitsdatum ansteht. Geben Sie Ihren Namen und Ihre Position an und fügen Sie eine detaillierte Liste der von Ihrem Team gelieferten Waren oder Dienstleistungen hinzu. Das macht Ihre Nachricht persönlicher und leichter verdaulich.

Rechnungs-E-Mail-Nachricht von Surfer

(Quelle: E-Mail von Surfer)

7. Schicken Sie Ihre Rechnung vorab

Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnung pünktlich bezahlt wird, empfehlen wir Ihnen, sie mindestens sieben Werktage vor dem Zahltag zu versenden. Drängen Sie Ihre Kunden nicht, so schnell wie möglich zu bezahlen — diese E-Mail ist nur eine Erinnerung an das anstehende Fälligkeitsdatum. Geben Sie ihnen einfach etwas Zeit.

Rechnungs-E-Mail-Nachricht von Microsoft _ Fälligkeitsdatum

(Quelle: E-Mail von Microsoft)

8. Stellen Sie sicher, dass der Empfänger Ihre Rechnungs-E-Mail erhält

Mit diesem Tipp können Sie Ihren Kunden eine persönliche Lösung anbieten und auf mögliche Probleme eingehen, die sie haben könnten. Bitten Sie die Empfänger zu bestätigen, dass sie Ihre Rechnungs-E-Mail erhalten haben, und bitten Sie sie, sich bei Fragen oder Problemen an Sie zu wenden.

9. Schicken Sie nach der Zahlung eine Dankes-E-Mail

Make your consumers feel valued and special with a thank you email once their payment is made. Showing your appreciation for their business will boost your retention rate and motivate customers to pick your company over hundreds of alternatives.

Dankes-E-Mail von Email on Acid

(Quelle: E-Mail von Email on Acid)

10. Bleiben Sie markenkonsistent

Wenn Sie Rechnungen verschicken, ist es wichtig, die Markenkonsistenz zu wahren und Ihre Nachrichten wiedererkennbar zu machen. Mit Stripo können Sie von Markenrichtlinien profitieren, um einheitliche Schriftarten, Logos, Farbschemata und CTA-Buttons für alle Ihre E-Mails zu verwenden. Sie können Kits mit Markenrichtlinien für mehrere von Ihnen verwaltete Projekte erstellen.

Beispiel für Rechnungs-E-Mail-Nachricht von Microsoft

(Quelle: E-Mail von Microsoft)

Für alle Unwägbarkeiten

Auch wenn Sie wissen, wie Sie eine Rechnungs-E-Mail schreiben, die Aufmerksamkeit erregt und geöffnet wird, können Sie dennoch mit einigen Problemen konfrontiert werden.

Manchmal liefern Sie einem Kunden Waren oder Dienstleistungen, aber Sie erhalten die Zahlung nicht pünktlich. Keine Sorge, das heißt nicht immer, dass Sie betrogen oder ausgenutzt werden. Kunden können vergesslich sein, sie können Probleme mit den von Ihnen angebotenen Zahlungsarten haben, oder die Rechnung kann im Spam-Ordner des Empfängers landen.

Wenn Sie mit einem neuen Kunden arbeiten, sollten Sie ihn innerhalb eines Tages nach dem Versand Ihrer E-Mail kontaktieren. Klären Sie, ob er Ihre Nachricht erhalten und verstanden hat, wie er mit der Zahlung verfahren soll. Auf diese Weise gehen Sie auf mögliche Risiken ein, bieten Ihren Kunden einen maßgeschneiderten Ansatz und ermutigen sie, wieder mit Ihnen zusammenzuarbeiten.

Wenn ein Kunde nicht pünktlich zahlt, scheuen Sie sich nicht, Follow-up-E-Mails zu verschicken, um Ihre Zahlung zu erhalten. Solche Nachrichten sind in der Regel formeller, aber immer noch höflich und geduldig.

Beispiele für Rechnungsnachrichten

Sie sind sich nicht sicher, wie Sie eine Rechnungs-E-Mail verschicken sollen und sie natürlich und eindeutig wirken zu lassen? Wir haben zwei Vorlagen für Rechnungsnachrichten für verschiedene Situationen erstellt, so dass Sie die wichtigsten Angaben eintragen, eine Datei hochladen und Ihre Nachricht verschicken können.

Die erste Rechnungs-E-Mail — Vorlage für die Rechnungs-E-Mail

Betreffzeile: [Name des Auftraggebers], hier ist Ihre Rechnung [Nummer] von [Unternehmensname] für [Produkt/Dienstleistung].

Lieber [Name des Auftraggebers],

ich hoffe, es geht Ihnen gut und Sie haben einen schönen Tag. In der Anlage zu dieser E-Mail finden Sie die Rechnung [Nummer] für [Produkt/Dienstleistung] von [Unternehmensname] fällig am [Datum]. Sollten Sie Fragen zu Ihrem Projekt haben, können Sie sich jederzeit gerne an mich wenden.

Vielen Dank, dass Sie mit [Name des Unternehmens] zusammenarbeiten. Wir freuen uns auf eine weitere Zusammenarbeit mit Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name und Titel]

[Name des Unternehmens]

[Kontaktdaten]

Die Nachfass-Rechnungs-E-Mail — Vorlage für die Rechnungs-E-Mail

Betreffzeile: [Name des Auftraggebers], nachgefasste Rechnung [Nummer] von [Unternehmensname] fällig am [Datum].

Lieber [Name des Auftraggebers],

ich verstehe, dass Sie viel zu tun haben und meine vorherige Nachricht wahrscheinlich in Ihrem Posteingang verloren gegangen ist. Dies ist nur eine kurze Erinnerung, dass ich für die Rechnung [Nummer] fällig am [Datum] noch keine Zahlung erhalten habe. Bitte führen Sie Ihre Zahlung per [akzeptierte Zahlungsarten] durch.

Die Originalrechnung [Nummer] finden Sie im Anhang zu dieser Nachricht. Zögern Sie nicht, mich bei Anmerkungen oder Vorschlägen zu kontaktieren.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name und Titel]

[Name des Unternehmens]

[Kontaktdaten]

Erstellen Sie Ihre aufmerksamkeitsstarken geschäftlichen Rechnungs-E-Mails mit Stripo

Stripo ist eine intuitive und responsive E-Mail-Design-Plattform, mit der Sie Nachrichten jeder Komplexität mit minimalen Änderungen erstellen können. Sie müssen nur Ihre Rechnungs-E-Mail-Vorlage gestalten und sie in Ihr bevorzugtes ESP exportieren, von wo aus Sie automatisch Nachrichten an Ihre Kunden senden können.

Mit klaren Rechnungs-E-Mails können Sie Kosten schneller einfordern und die Beziehungen zu Ihren Kunden verbessern. Außerdem ist es eine fantastische Möglichkeit, Ihre Rechnungsschreiben einheitlicher zu gestalten, wenn mehrere Mitarbeiter für die Rechnungsstellung zuständig sind.

Melden Sie sich bei Stripo an und gestalten Sie prägnante und ansprechende Rechnungs-E-Mails
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2 Kommentare
Koltz von Steiner vor 1 Jahr
Well, it's hard to make everything look natural indeed, it always seems like such emails are annoying and demanding
Wei Kaplan vor 1 Jahr
It's always problematic to decide what to write. Thanks for the examples!
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