Неважно, работаете ли вы в одиночку или руководите отдельной командой, просроченные платежи могут повлиять на ваши финансовые цели. Письма с инвойсами — это замечательный инструмент, побуждающий клиентов заплатить за товары или услуги. Профессиональный шаблон инвойса способствует укреплению отношений с клиентами и не дает получателям чувствовать, что вы хотите выманить у них деньги.
В этом материале вы найдете полезные советы о том, как написать письмо с инвойсом, и высококлассные примеры сообщений, которые помогут вам привлечь внимание к своим письмам среди ошеломляющего количества другого контента.
Советы по составлению лаконичного письма с инвойсом
Ваш качественный финансовый инвойс должен быть лаконичным и разборчивым. Именно так вы сможете создать убедительный и привлекательный экземпляр письма, чтобы быстрее получить оплату:
1. Загрузите инвойс в виде вложения
Очень важно загружать инвойс отдельным файлом, а не размещать его в самом письме. Пусть ваши клиенты увидят сумму своей задолженности, выберут наиболее удобный метод оплаты и просмотрят подробный список услуг, которые они получили от вас.
Лучше использовать PDF-файл для документа, так как он работает на различных устройствах, и вы можете избежать проблем с совместимостью. Не забудьте дополнить прилагаемый инвойс релевантной информацией, например, такой как:
-
идентификационный номер инвойса;
-
условия оплаты;
-
перечень предоставленных товаров или услуг;
-
общая сумма платежа.
(Источник: Graphic Design Junction)
2. Составьте понятную тему письма
Это первый аспект, который клиенты видят в вашем сообщении. Более того, 35% читателей открывают сообщения, основываясь только на теме письма. Мы рекомендуем вам подготовить следующие детали, чтобы ваши сообщения были клиентоориентированными и быстрее привели к получению прибыли:
-
номер счета;
-
дата оплаты;
-
имя клиента;
-
название проекта;
-
название вашего бренда.
У нас есть несколько наглядных примеров тем, которые вы можете использовать прямо сейчас:
-
[Имя клиента], счет [номер], за [товар/услугу] от [название бренда] к оплате [дата].
-
[Имя клиента], вот ваш счет [номер] от [название бренда] за [товар/услугу].
-
Новый счет [номер] на [имя клиента] от [название бренда], подлежащий оплате [дата].
3. Задумайтесь над использованием шаблона письма с инвойсом
Благодаря готовым шаблонам писем вы сэкономите собственные ресурсы и получите прекрасную возможность отправлять инвойсы онлайн значительно быстрее. Таким образом, нет необходимости составлять новый текст каждый раз, когда вам нужно отправить письмо с инвойсом. Шаблон счета поможет сделать процесс коммуникации более слаженным, если выставлением инвойсов и биллингом занимаются несколько специалистов.
Сделайте шаблоны писем с инвойсами настолько универсальными, чтобы можно было персонализировать их, размещая имена клиентов и другие важные данные без лишних усилий.
4. Сохраняйте официальный и простой вид письма с инвойсом
Теперь, когда вы составили релевантную тему письма, разработали адаптивный шаблон инвойса для бизнеса и заполнили все важные данные, давайте сделаем тело письма четким и лаконичным. Если ваши сообщения будут одновременно официальными и легко воспринимаемыми, это подтолкнет ваших клиентов открыть эти письма и своевременно произвести оплату.
Ознакомьтесь с некоторыми полезными советами по составлению инвойсов:
-
следите за корректностью языка;
-
избегайте использования жаргона, специфических нишевых бизнес-терминов и аббревиатур;
-
будьте предельно точны и не перегружайте клиентов нерелевантной информацией;
-
четко формулируйте свое письмо с инвойсом и ограничивайте его 2-мя короткими абзацами;
-
используйте маркированные пункты, чтобы структурировать письмо;
-
благодарите клиентов за сотрудничество с вашей организацией.
(Источник: письмо от Amazon Web Services)
5. Опишите все доступные методы оплаты
Убедитесь в том, что ваши клиенты понимают, как совершить оплату. Предоставление различных вариантов оплаты привлечет более широкую аудиторию и побудит ваших клиентов совершать более крупные покупки. Вы можете подключить такие методы, как электронные банковские переводы, дебетовые и кредитные карты, чеки и мобильные платежи.
(Источник: письмо от Stripo)
6. Представьтесь
Помимо счета, прикрепленного к сообщению, не забудьте напомнить получателям о том, какую компанию вы представляете, и о приближающемся сроке оплаты, укажите свое имя и должность, а также добавьте подробный список товаров или услуг, которые предоставила ваша команда. Это сделает ваше сообщение более персонализированным и легким для восприятия.
(Источник: письмо от Surfer)
7. Отправляйте инвойс заранее
Для того чтобы ваш инвойс был оплачен вовремя, мы рекомендуем отправлять его как минимум за семь рабочих дней до дня оплаты. Не торопите своих клиентов платить как можно скорее — это письмо всего лишь дружеское напоминание о приближающейся дате оплаты. Дайте им немного времени.
(Источник: письмо от Microsoft)
8. Убедитесь, что адресат получил ваше письмо с инвойсом
Этот совет позволит вам обеспечить индивидуальный подход к клиентам и решить все возможные проблемы, с которыми они могут столкнуться. Попросите адресатов подтвердить, получили ли они ваше сообщение о выставлении счета, и предложите им связаться с вами по любым вопросам или проблемам.
9. Отправьте письмо с благодарностью после поступления оплаты
Чтобы ваши клиенты почувствовали себя значимыми и особенными, отправьте им письмо с благодарностью после совершения платежа. Демонстрация признательности за их вклад в бизнес повысит коэффициент удержания и стимулирует клиентов выбрать именно вашу компанию среди сотен других.
(Источник: письмо от Email on Acid)
10. Соблюдайте целостность бренда
При отправке инвойсов очень важно поддерживать целостность бренда и делать свои сообщения узнаваемыми. С помощью Stripo вы можете воспользоваться Brand Guidelines, чтобы использовать единые шрифты, логотипы, цветовые схемы и CTA-кнопки во всех своих письмах. Вы можете создавать брендовые наборы для нескольких проектов, которыми управляете.
(Источник: письмо от Microsoft)
В случае непредвиденных обстоятельств
Понимание того, как написать письмо с инвойсом, которое привлечет внимание и будет открыто, все же может привести к некоторым проблемам, с которыми придется столкнуться.
Иногда вы предоставляете клиенту товары или услуги, но не получаете оплату вовремя. Не волнуйтесь, это не всегда означает, что вас обманывают или используют в своих интересах. Клиенты могут быть невнимательными, у них могут быть проблемы с предлагаемыми вами методами оплаты, или инвойс может попасть в папку спама получателя.
Если вы работаете с новым клиентом, обязательно свяжитесь с ним в течение дня после отправки письма. Уточните, получил ли он ваше сообщение и разобрался ли в том, как нужно производить оплату. Таким образом, вы устраните все возможные непредвиденные обстоятельства, обеспечите своим клиентам индивидуальный подход и побудите их снова сотрудничать с вами.
Если клиент не производит своевременную оплату, не бойтесь воспользоваться follow-up письмами, чтобы добиться платежа. Такие сообщения обычно более формальны, но по-прежнему вежливы и терпеливы.
Примеры сообщений с инвойсами
Все еще не знаете, как отправить письмо с инвойсом и сделать его естественным и недвусмысленным? Мы создали два шаблона сообщений с инвойсами для различных ситуаций, чтобы вы могли заполнить основные детали, загрузить файл и отправить свое письмо.
Первое письмо с инвойсом — шаблон письма с инвойсом
Тема письма: [імя клиента], вот ваш счет [номер] от [название компании] за [продукт/услугу].
Уважаемый [имя клиента],
Я надеюсь, что у вас все хорошо и вы провели отличный день. К данному письму прилагается счет [номер] за [продукт/услугу] от [название компании], выставленный [дата]. Не стесняйтесь обращаться, если у вас есть какие-либо проблемы или вопросы относительно своего проекта.
Благодарим вас за сотрудничество с [название компании]. Мы будем рады дальнейшему партнерству с вами.
С уважением,
[ваше имя и должность]
[название компании]
[контактная информация]
Follow-up письмо с инвойсом — шаблон письма с инвойсом
Тема письма: [имя клиента], последующий счет [номер] от [название компании] со сроком оплаты [дата].
Уважаемый [имя клиента],
Я понимаю, что вы заняты и мое предыдущее сообщение, вероятно, затерялось в вашем почтовом ящике. Это просто краткое напоминание о том, что я еще не получил средства по счету [номер], подлежащему оплате [дата]. Пожалуйста, произведите оплату через [выбранные методы оплаты].
Вы можете найти оригинальный инвойс [номер], прикрепленный к этому сообщению. Не стесняйтесь обращаться ко мне с любыми пожеланиями или предложениями.
С уважением,
[ваше имя и должность]
[название компании]
[контактная информация]
Создавайте привлекающие внимание письма с инвойсами для бизнеса с помощью Stripo
Stripo — это интуитивно понятная платформа для дизайна адаптивных писем, где вы можете создавать сообщения любой сложности с минимальными усилиями. Вам просто нужно разработать шаблон письма с инвойсом и экспортировать его в свой любимый ESP, откуда можно автоматически отправлять сообщения клиентам.
Понятные письма с инвойсами позволят вам быстрее получить оплату и укрепить отношения с клиентами. Это также отличный способ сделать ваши письма с инвойсами более целостными, если за выставление счетов отвечают несколько специалистов.
2 комментариев