Guida alla scrittura di un modello impeccabile di email per la richiesta di congedo (con esempi inclusi)

Le vacanze sono una parte fondamentale di ogni lavoro e un aspetto vitale di un sano equilibrio tra vita lavorativa e privata, e i dipendenti sono responsabili di richiederle correttamente al dipartimento delle risorse umane. Secondo le statistiche, solo negli Stati Uniti, circa 65 milioni di giorni di vacanza non vengono utilizzati. In questo articolo, ti diremo come creare email impeccabili per la richiesta di PTO, in modo che tu non faccia parte di queste statistiche. Senza ulteriori indugi, iniziamo.

Cos'è il PTO?

Il PTO (Paid Time Off, tempo libero retribuito) è un beneficio che le aziende offrono ai dipendenti, permettendo loro di prendere giorni di vacanza dal lavoro mantenendo il pagamento durante la loro assenza. I datori di lavoro non sono obbligati a offrire giorni di vacanza, ma quelli che lo fanno sono generalmente più attraenti per i cercatori di lavoro e i dipendenti.

Perché è importante l'email per la richiesta di tempo libero

L'email di richiesta di tempo libero è uno strumento di comunicazione che i dipendenti possono utilizzare per notificare ai loro superiori il desiderio di prendere una pausa retribuita. Ogni azienda ha il proprio set di regole e regolamenti riguardo al tempo libero, e una comunicazione adeguata in anticipo prima di andare in vacanza è una delle regole fondamentali.

Un'email di richiesta di vacanza non è solo un modo per indicare il tuo desiderio di prendere una pausa retribuita, ma anche un modo per preparare il dipartimento alla tua assenza e pianificare le azioni del team durante questo periodo.

Anche se il tuo lavoro non offre giorni di vacanza, il nostro articolo ti aiuterà a creare una richiesta di congedo formale impeccabile da inviare ai tuoi dipartimenti delle risorse umane e ai supervisori.

Come scrivere una email di richiesta di vacanza passo dopo passo

Creare una email per la richiesta di PTO richiede un po' di conoscenza e preparazione, quindi abbiamo creato una guida che ti guiderà attraverso il processo di creazione della tua email per richiedere il tempo di vacanza.

Inizia con un oggetto conciso

La tua email dovrebbe essere chiara per il dipartimento HR anche prima che venga aperta. Di conseguenza, è necessario un oggetto semplice, comprensibile e conciso. In questo modo, mostrerai rispetto per il tempo delle risorse umane.

In genere, le linee dell'oggetto per questo tipo di email sono simili a queste:

• “Richiesta di congedo annuale: [Il tuo nome] — [Date delle vacanze]”;
• “Richiesta di tempo libero: [Il tuo nome]”;
• “Richiesta di congedo vacanza: [Il tuo nome] — [Date delle vacanze]”;
• “Richiesta di tempo libero per [Date delle vacanze]: [Il tuo nome].”

Come puoi vedere, queste linee dell'oggetto sono abbastanza chiare e mostrano esattamente perché stai scrivendo l'email.

Inizia il corpo della tua email di richiesta di vacanza con i saluti

Una volta che hai creato la linea dell'oggetto per la tua semplice email di richiesta di vacanza, è il momento di iniziare a strutturare il suo corpo. Puoi iniziare la tua email informale di richiesta di vacanza con i saluti e una breve introduzione informale per impostare il tono dell'intera email. Ad esempio:

• “Buongiorno, [Nome HR]. Come va la tua giornata?”;
• “Saluti. Spero che tu stia bene.”

Ricorda che dovresti usare un linguaggio informale solo se la tua azienda lo consente. Evita domande informali se la tua azienda segue uno stile di comunicazione email più formale e diretto.

Indica la tua richiesta di vacanza e il periodo esatto

Ora siamo arrivati alla parte più importante della tua email: la richiesta di vacanza. Mantieni questa parte breve e semplice comunicando direttamente il tuo desiderio di prendere dei giorni di congedo e indicando i giorni del calendario in cui inizia e finisce la tua vacanza.

Indicare chiaramente la tua richiesta di vacanza e i giorni eliminerà ogni confusione e darà al responsabile delle risorse umane l'opportunità di determinare se possono approvarla. Ad esempio:

• “Vorrei usare i miei giorni di vacanza e prendere una vacanza a partire da [MM/DD/YYYY] e terminare [MM/DD/YYYY]”;
• “Ti scrivo per richiedere i giorni di vacanza. Vorrei fare una pausa durante [MM/DD/YYYY — MM/DD/YYYY].”

Cita i motivi personali dell'assenza

Indicare i motivi per prendere una vacanza non è obbligatorio, ma è un bel tocco che può aiutare il responsabile HR a capire quanto sia importante il tuo tempo libero per te.

Quando scrivi questa parte, mantienila breve e diretta, poiché è improbabile che il responsabile HR voglia e abbia il tempo di leggere una lunga storia sui tuoi motivi per il congedo retribuito.

Concludi la tua email di richiesta di vacanza con un ringraziamento e una chiusura

Ringrazia il tuo responsabile per aver considerato la tua richiesta e per il suo tempo, poi chiudi la tua email in modo amichevole e professionale. Ad esempio:

• “Grazie per il tuo tempo e per aver considerato la mia richiesta di vacanza. Spero di sentirti presto. Cordiali saluti, [Il tuo nome]”;
• “Apprezzo la tua considerazione e ti ringrazio per il tuo tempo. Buona giornata. [Il tuo nome].”

Suggerimenti per scrivere una email di richiesta di vacanza

Conoscere il processo di scrittura dell'email per la richiesta di vacanza dalla A alla Z è fantastico, ma conoscere dei consigli utili è ancora meglio. Questi suggerimenti ti aiuteranno a rendere la tua email di richiesta di tempo libero impeccabile.

Fai i compiti prima di scrivere un'email di richiesta di congedo

Prima di creare una richiesta di vacanza professionale, dovresti studiare le regole su come la tua azienda gestisce la procedura per richiedere un congedo retribuito. Le aziende spesso redigono una politica sulle vacanze e la presentano ai nuovi dipendenti durante il processo di onboarding.

Se la politica sulle vacanze della tua azienda non è specificata, vale la pena comunicare con il dipartimento delle risorse umane in anticipo per far sì che ti spieghino l'intero processo. In questo modo, saprai con certezza che la tua richiesta di vacanza sarà effettuata secondo le regole e riceverai il numero di giorni di riposo consentito.

Scegli un periodo ideale per la vacanza in anticipo

Non importa quanto tu voglia andare in vacanza proprio ora, dovresti avvisare i tuoi responsabili in anticipo. Questo permetterà al dipartimento di prepararsi per la tua assenza e pianificare i processi di lavoro e i carichi di lavoro degli altri durante la tua assenza.

Inoltre, dovresti trovare un punto d'incontro tra "andare in vacanza quando vuoi e quando dovresti". Andare in vacanza quando il dipartimento è sotto carico massimo – con le scadenze che si avvicinano e tutti occupati e di corsa – non è una buona idea dal punto di vista dell'azienda.

Dovresti scegliere le date esatte della tua richiesta di vacanza durante un periodo tranquillo, tra i periodi più impegnativi del ciclo aziendale. Dai il maggior preavviso possibile se ci sono progetti importanti in sospeso che devono ancora essere completati. Quando tornerai, ti reintegri nel posto di lavoro con rinnovata energia dopo il riposo.

Trova colleghi che possano sostituirti temporaneamente

Se il tuo lavoro non ti consente di prepararti completando tutti i progetti prima di partire, e hai bisogno di trovare un collega per sostituirti, organizza tutto prima di inviare la tua richiesta, confermando con un collega che sarà in grado di sostituirti e prendere in carico i tuoi compiti nel caso in cui la tua richiesta di congedo venga approvata. In questo modo, mostrerai al tuo responsabile che nulla è stato trascurato e che i compiti di lavoro non si accumuleranno durante la tua assenza.

Esempi di email per la richiesta di congedo

Ora che sei carico di conoscenze e consigli, è il momento di trovare un po' di ispirazione. Abbiamo raccolto diversi modelli di email formali per la richiesta di vacanza che ti daranno l'idea esatta di come dovrebbe apparire la tua email. Prendi il modello che preferisci e personalizzalo come vuoi per soddisfare le tue esigenze e le regole della tua azienda.

Esempio di email per la richiesta di vacanza 1

Linea dell'oggetto: Richiesta di congedo annuale: [Il tuo nome]

Ciao, [Nome HR/Leader del dipartimento],

Spero tu stia passando una bella giornata. Vorrei richiedere del tempo libero retribuito dal [MM/DD/YYYY] al [MM/DD/YYYY]. Ho bisogno di questo periodo per ricaricare le batterie e [fornisci una ragione per la vacanza].

Durante il riposo, sarò raggiungibile via email di lavoro [fornisci il tuo indirizzo email qui] e [inserisci altri mezzi di comunicazione, se presenti]. Come abbiamo discusso, i miei colleghi hanno accettato di fornire copertura mentre sono via, quindi tutti i miei compiti saranno completati in tempo.

Grazie in anticipo,

[Il tuo nome]

Esempio di email per la richiesta di vacanza 2

Linea dell'oggetto: Richiesta di vacanza: [Il tuo nome] — [Date delle vacanze]

Saluti,

Sto scrivendo per richiedere una vacanza. Vorrei prendere un periodo di vacanza dal [MM/DD/YYYY] al [MM/DD/YYYY], quando intendo [indicare il motivo della vacanza]. Sto completando i miei compiti attuali e ho già trovato una copertura, poiché [nome del collega] si occuperà di tutti i miei compiti durante la mia assenza.

Grazie per aver preso in considerazione la mia richiesta di vacanza. Spero di ricevere una risposta.

Cordiali saluti,

[Il tuo nome]

Esempio di email per la richiesta di vacanza 3

Oggetto: Richiesta di tempo libero per [Date delle vacanze]: [Il tuo nome]

Ciao, [Nome HR/Leader del dipartimento],

Come sta andando la tua settimana? Spero che tu stia bene.

Ora, dritto al punto: ho una richiesta di vacanza che inizia dal [MM/DD/YYYY] e termina il [MM/DD/YYYY]. Sto per completare il mio carico di lavoro attuale, quindi non lascerò compiti in sospeso. Mentre sono via, [nome del collega] si occuperà delle mie responsabilità, come abbiamo discusso.

Grazie per il tuo tempo e la tua considerazione.

Ti auguro una buona giornata.

[Il tuo nome]

Conclusione

Andare in vacanza deve essere fatto correttamente, e una richiesta formale ben scritta è uno dei passaggi del processo. È fondamentale fornire il maggior preavviso possibile e indicare chiaramente le date desiderate di congedo, i motivi e altri dettagli importanti che aiuteranno il dipartimento a prepararsi per la tua assenza.

Anche se tali email solitamente non sono molto lunghe, alcune persone hanno comunque bisogno di ispirazione per farle nel modo giusto. Speriamo che i nostri modelli gratuiti ti aiutino a scrivere una richiesta di vacanza.