Entregabilidade de e-mail: Melhores práticas que você deve conhecer

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Para garantir que suas campanhas de email marketing não sejam uma perda de tempo e recursos, você precisa pensar na entregabilidade de emails. É a probabilidade de suas mensagens de email chegarem diretamente às caixas de entrada dos destinatários. Quanto maior essa probabilidade, melhor será sua entregabilidade. 

Manter a entregabilidade de emails em boas taxas não é fácil, por isso, cinco dicas irão ajudá-lo a construir e manter essa entregabilidade. 

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1. Crie um subdomínio

A reputação do domínio é frágil — é difícil construí-la e mantê-la em altos níveis, mas muito fácil perdê-la rapidamente. Portanto, é essencial não sobrecarregá-la. Não é garantido que seus destinatários gostem do conteúdo que você está enviando, mesmo que saibam que irão receber seus emails de vez em quando. Sempre há a possibilidade de que eles cancelem a inscrição, marquem seus emails como spam ou excluam o email. Se forem marcados como spam ou excluídos, isso influenciará negativamente a saúde do seu domínio, IP e a reputação do endereço de email. 

Você usa sua conta de email para enviar diferentes tipos de emails: promocionais e transacionais. E os transacionais são importantes para seus destinatários, pois são enviados sempre que os usuários interagem com seu site. 

Agora, imagine se você tiver toda essa pressão de campanhas de email promocional e transacional em um único domínio. 

A melhor solução aqui é criar um subdomínio para seus emails promocionais. Você pode executar testes A/B e enviar emails em massa sem se preocupar com seus emails transacionais. Suas campanhas simplesmente não irão colidir umas com as outras. 

Um subdomínio também é muito útil para construir confiança com seu público. Os usuários tendem a confiar em subdomínios ao longo do tempo.

Um subdomínio pode ser útil se você enviar tantos emails que o número de endereços de email seja maior do que o domínio principal pode lidar sem prejudicar sua reputação e níveis de engajamento. 

Como é um subdomínio? Vamos supor que o domínio da sua empresa seja mybusiness.com, e o subdomínio poderia ser john@updates.mybusiness.com. Lembre-se de que ele deve ser consistente com o seu domínio original, mesmo com alguns prefixos adicionados. É altamente recomendável criar um subdomínio separado para cada canal de vendas que você esteja testando. 

2. Mantenha seus registros DNS em ordem

O mundo digital moderno está cheio de spammers e golpistas que tentam roubar as identidades dos remetentes para desacreditá-los. E, claro, você não quer que sua alta reputação de remetente e a confiança com os provedores de serviço de internet sejam destruídas por um criminoso cibernético. E é aí que entra a autenticação de emails.

A autenticação de email pode ser definida como protocolos que ajudam os provedores de caixas de correio e provedores de serviços de email a distinguirem entre emails legítimos e maliciosos. Com uma proteção contra roubo de identidade instalada, você pode ter certeza de que todos os emails enviados em seu nome nunca chegarão às caixas de entrada dos destinatários. No entanto, suas mensagens sempre chegarão à pasta de destino.

Além disso, há outras razões pelas quais a autenticação de emails é crucial para sua conta:

• ela ajuda a melhorar a entregabilidade de emails. Se os servidores de recepção tiverem problemas para autenticar os emails recebidos, eles podem interromper todas as interações com seu domínio e marcá-lo como suspeito. Quanto mais rápido os provedores de serviço de email puderem identificar sua mensagem, maior será sua taxa de engajamento e colocação na caixa de entrada;
• ela aumenta sua reputação de marca. Para ser reconhecido por seu público-alvo, você não deve negligenciar as medidas de segurança. Hoje em dia, há muitas marcas, e é uma questão de atenção especial para os provedores de serviço de email verificar se os domínios são autenticados e não geram atividades maliciosas;
• ela aumenta a conscientização da marca. Os protocolos de autenticação de email permitem que você se estabeleça como um remetente certificado. Por exemplo, graças ao protocolo BIMI, você pode exibir o logotipo da sua marca nas caixas de entrada de seus destinatários antes mesmo de eles abrirem seu email. Isso torna sua empresa mais reconhecível. Uma ferramenta de analisador de cabeçalho de email pode ajudá-lo a verificar as conformidades de segurança do seu domínio e a ler os cabeçalhos de email em um formato legível por humanos.

Então, como mencionamos antes, a autenticação de emails compreende protocolos de segurança de email. Eles são:

• SPF (Sender Policy Framework). Certifica que as mensagens foram enviadas por um remetente legítimo ou por um serviço de terceiros aprovado pelo remetente legítimo e fornece diretrizes sobre como lidar com emails que supostamente vieram do seu domínio, mas não estão na lista de domínios ou serviços autorizados;
• DKIM. Anexa um cabeçalho criptografado a cada email enviado por você. Apenas os servidores de recepção podem ver essa assinatura e usá-la para verificar seus registros DNS, validando a identidade do remetente e considerando o conteúdo da mensagem como seguro;
• DMARC. Ele gera relatórios sobre o desempenho do SPF e DKIM, permitindo que você acompanhe o status de entrega e veja quantos emails falham ou passam na verificação de autenticação;
• BIMI. Exibir o logotipo da sua marca na caixa de entrada do destinatário facilita sua identificação e comprova que a mensagem foi enviada por um domínio comercial confiável.

Os protocolos mencionados acima são baseados em registros DNS que estão em conformidade com eles. A abreviação DNS significa Sistema de Nomes de Domínio. Sua função principal é traduzir diferentes nomes de domínio para endereços IP correspondentes. 

Você adiciona esses registros criando uma cadeia de texto que contém modificadores e mecanismos específicos, salvando-a como um arquivo TXT, acessando as configurações do seu DNS e publicando-a na zona de arquivos DNS do seu domínio. Sabemos que pode parecer um pouco complicado, então, como iniciante na autenticação de emails, o que você pode fazer é:

• contar com o seu provedor de serviços de email. Alguns serviços, como o Gmail, podem gerar automaticamente registros SPF e DKIM. Se você for um remetente casual, pode seguir com isso. No entanto, se quiser investigar seu status de entrega e dados, precisará fazer algumas alterações;
• entrar em contato com um profissional para trabalhar nos seus registros DNS. Informe a ele suas necessidades de marketing por email, e ele os configurará para que funcionem corretamente. Você também deve procurar uma pessoa experiente para evitar a criação de um registro errado ou duplicado;
• tentar geradores de registros DNS. Você pode encontrar um serviço que gerará uma cadeia de texto com todas as informações necessárias sobre seu domínio, em vez de você fazê-lo manualmente.

Em situações onde você também está considerando mudar de domínio devido a rebranding ou para melhorar a entregabilidade, é crucial seguir uma estratégia precisa, não apenas para manter, mas também para potencialmente melhorar o desempenho do seu marketing por email.

3. Aqueça sua caixa de correio

Adicionar registros DNS é apenas a metade do trabalho. Considerando que você começa com uma nova caixa de correio e domínio, você não pode simplesmente começar a enviar muitos emails.

Sempre que você cria uma nova conta para iniciar campanhas de marketing por email, o sistema a vê como uma conta nova. Ela tem uma reputação neutra que pode mudar rapidamente se você for muito ativo e tentar entrar em contato com muitos destinatários. 

Para garantir que sua conta seja confiável e respeitável, o aquecimento de marketing por email deve ser abordado. Simplificando, é o processo de enviar emails de uma nova conta, começando lentamente com um pequeno número de mensagens e aumentando gradualmente os limites. Você cria uma boa reputação para seu domínio e endereço IP fazendo isso.

Você não deve usar seu endereço de email recém-criado para enviar um grande volume de mensagens imediatamente, pois cada ESP tem seu limite de envio. Se você exceder o limite oferecido de imediato, o provedor considerará sua campanha de email como spam, colocando em risco sua conta e sua reputação de remetente, o que resultará em uma taxa de entregabilidade mais baixa e, eventualmente, em uma campanha de email marketing ineficaz. Portanto, envie menos emails antes de aumentar para o limite disponível. 

Então, como aquecer seu domínio?

Existem duas abordagens possíveis: você pode fazer isso manualmente ou automaticamente. Você pode recorrer ao software de entregabilidade de emails que não apenas verifica a reputação do seu domínio e o aquece, mas também mantém constantemente as taxas de entregabilidade em um nível alto. Em qualquer caso, você deve lembrar que o processo de aquecimento leva tempo. Não podemos afirmar um período específico, mas geralmente, ele continua por cerca de três meses. 

Se você decidir optar pelo aquecimento manual de email, aqui estão algumas dicas que ajudarão você:

• defina seus limites diários. Defina um número específico de emails por dia. Pode ser de 5 a 10 mensagens diárias. Seja cuidadoso e use apenas endereços de email aquecidos, como seus colegas ou clientes de longo prazo, para que eles interajam com os emails. Eles precisam abrir seus emails, marcá-los com uma estrela, removê-los da pasta de Spam, classificá-los como "não spam" e responder a você com algumas frases;
• crie uma programação. Escolha um horário específico para enviar seus emails. No início, você precisará enviar emails todos os dias. Isso garante que os provedores de serviço de internet identifiquem sua conta como uma conta ativa;
• monitore constantemente. Continue enviando alguns emails para esses endereços confiáveis de email aquecido por duas semanas. Em seguida, realize uma auditoria de caixa de correio. Se suas taxas de entrega e abertura forem boas, e o nível de rejeições for baixo, você pode aumentar um pouco o volume de envio. Por exemplo, se você começou com cinco emails por dia, agora pode aumentar para 10.

4. Mantenha sua lista de emails limpa

Uma lista de emails é um grupo de endereços de email que os provedores de serviço reúnem por meio de diferentes fontes, como blogs, sites ou outras assinaturas. Depois de compor sua lista de emails, você pode usá-la para enviar emails aos endereços da lista.

Você já deve ter ouvido falar de listas de emails pré-compostas que você pode comprar na web. Nós avisamos: em nenhum caso faça isso. Caso contrário, você colocará em risco sua entregabilidade de email, porque a maioria dos emails nem mesmo é testada. Então, dedique seu tempo e esforço.

Compilar uma lista de emails é um processo demorado. Você precisa analisar os dados dos destinatários, pescar os endereços de email e verificá-los. Obtenha o consentimento dos usuários, o que é obrigatório! E então você estará pronto para seguir em frente.

No entanto, o que acontece quando você conseguiu criar uma lista enorme de endereços de email verificados? Você pensa que todo o trabalho está feito e não precisa verificar esse banco de dados tão cedo. Bem, a situação é exatamente o oposto. Caso contrário, todos os seus esforços terão sido em vão. Qualquer dado muda e expira muito mais rápido do que você pode imaginar. Uma limpeza regular da lista é exatamente o que você precisa para manter sua lista de contatos atualizada e sua entregabilidade de emails em altos níveis.

Mas o que acontece quando você não limpa sua lista:

• o número de rejeições aumenta. Quando seu email chega a uma caixa de entrada inválida ou excluída, você recebe mais rejeições duras, alertando os provedores de serviço de email e reduzindo sua reputação de envio;
• você é rotulado como spam. Se continuar enviando emails para pessoas que não os desejam mais, seus emails acabarão sendo marcados como spam, aumentando o risco de ser colocado na lista negra;
• você parece inconveniente. Nada é mais frustrante do que um remetente desinformado. Nem as redes de email nem seus destinatários perdoarão o envio de emails para a pessoa errada por motivo errado.

Portanto, certifique-se de que sua lista esteja sempre limpa e pronta para o envio — assim, você terá certeza de que seus emails chegarão diretamente nas caixas de entrada relevantes.

5. Evite a pasta de spam

Um dos maiores problemas para qualquer remetente de email é quando você cria um email e ele é tratado como spam pelos servidores de recepção e redirecionado para a pasta de spam em vez de para as caixas de entrada dos usuários. Isso pode tornar suas campanhas quase invisíveis e até mesmo incapacitar seu domínio. 

Se você não tomar medidas para evitar que os emails sejam enviados para o spam, os provedores de serviço de email começarão a marcar suas mensagens como spam por padrão. Assim, o percentual de emails enviados para o spam aumentará, derrubando sua pontuação de remetente. Como resultado, sua reputação será destruída e sua entregabilidade cairá significativamente. 

Você pode nunca saber por que seu email foi considerado spam. Embora sua mensagem possa possuir critérios específicos que façam com que os algoritmos a movam imediatamente para a pasta de spam:

1. Você usa palavras relacionadas a spam no conteúdo do email ou nas linhas de assunto do email;
2. Você utiliza endereços IP compartilhados;
3. Você envia emails em massa sem ter configurado os registros DNS; 
4. Você utiliza bancos de dados de contatos comprados; 
5. Você envia emails em massa sem ter aquecido sua caixa de correio anteriormente; 
6. Sua pontuação de remetente é baixa e a taxa de rejeições é alta;
7. Você envia emails em massa e não permite que os leitores optem por sair; 
8. Você envia emails com imagens, anexos e links. 

Sem garantir que seus emails sejam entregues corretamente, ou seja, evitando a pasta de spam, não faz sentido enviar emails. 

Conclusão

Muitas estratégias de marketing por email são criadas para ajudá-lo a ter sucesso com suas campanhas de email. No entanto, as práticas de entregabilidade de emails estão entre as abordagens mais eficazes para manter suas taxas de engajamento de email em alta.