E-Mail zur Versandbestätigung: Inhalt, Vorlagen und 15 Beispiele

Warum sind E-Mails zur Versandbestätigung so wichtig? Kunden erwarten ein sofortiges Ergebnis: Wenn sie Geld für etwas ausgeben, muss es eine Bestellbestätigung, einen Tracking-Link oder zumindest einen voraussichtlichen Liefertermin geben. Je früher Sie diese Transaktions-E-Mail versenden, desto positiver wird das Kundenerlebnis sein. In diesem Artikel gehen wir ausführlich auf alle Aspekte von Versandbestätigungs-E-Mails ein — ihren Inhalt, mögliche Fallstricke — und zeigen Ihnen echte Marketingbeispiele, die Ihnen Inspiration für Ihre eigenen E-Mails geben sollen.

(Quelle: Stripo-Vorlage)

Die wichtigsten Erkenntnisse

1. Versandbestätigungs-E-Mails stärken das Vertrauen und verbessern das Kundenerlebnis. Mit einer Öffnungsrate von 62,67 % im Vergleich zu 30,22 % bei regulären Marketing-E-Mails halten sie Kunden auf dem Laufenden, reduzieren Supportanfragen zum Versand und fördern Wiederholungskäufe.
2. Genaue Informationen und zeitnahe Automatisierung sind unerlässlich. Versenden Sie Versandbestätigungen erst, wenn Bestellungen versandt werden, und nicht unmittelbar nach dem Bezahlvorgang. Fügen Sie Tracking-Links, voraussichtliche Liefertermine, Bestelldetails und Support-Kontaktdaten hinzu. Nutzen Sie dynamische Variablen, um die Personalisierung zu automatisieren und Fehler zu vermeiden.
3. Ansprechendes Design, Zustellbarkeit und Compliance gehen Hand in Hand. Erstellen Sie markenspezifische, mobilfreundliche und barrierefreie E-Mails, die auch im Dunkelmodus funktionieren. Stellen Sie Transaktionsinformationen in den Vordergrund, halten Sie geltende Datenschutzbestimmungen ein und konfigurieren Sie SPF, DKIM und DMARC, um eine zuverlässige Zustellung zu gewährleisten.

Was ist eine Versandbestätigungs-E-Mail?

Diese Art von E-Mail-Newsletter wird in jedem E-Commerce-Unternehmen eingesetzt. Eine Versandbestätigungs-E-Mail ist im Wesentlichen eine Transaktionsnachricht, die an Kunden gesendet wird, nachdem ihre Bestellungen verpackt und versandt wurden. Sie dient einem eher „technischen“ Zweck: Sie informiert den Empfänger darüber, dass die Bestellung unterwegs ist, liefert Angaben zu Lieferung und Lieferzeit, ermöglicht die Sendungsverfolgung und listet die einzelnen Artikel auf, die in der Sendung enthalten sind.

(Quelle: Stripo-Vorlage)

Versandbestätigung gegenüber Bestellbestätigung gegenüber Lieferbestätigung

Innerhalb der „Familie“ der E-Mails zur Versandbestätigung gibt es drei unterschiedliche Formate. Obwohl sie sich alle auf den Versandprozess beziehen, werden sie zu unterschiedlichen Zeitpunkten versendet und dienen unterschiedlichen Zwecken. 

Und hier ist die Aufschlüsselung, damit Sie sich ein klareres Bild machen können:

• Bestellbestätigungs-E-Mails werden unmittelbar nach der Bestellung durch den Kunden versendet und dienen als Benachrichtigung, dass die Bestellung zur Bearbeitung angenommen wurde;
• Versandbestätigungs-E-Mails werden versendet, nachdem die Bestellung an den Empfänger versandt wurde, um diesen über den Versand zu informieren und alle notwendigen Details zur Sendungsverfolgung bereitzustellen;
• Lieferbestätigungs-E-Mails werden versendet, nachdem das Paket seinen Bestimmungsort erreicht hat, und dienen als Benachrichtigung (oder Erinnerung) an den Kunden, dass seine Bestellung auf ihn wartet.

Um Ihre Versandprozesse so transparent wie möglich zu gestalten, empfiehlt es sich, alle drei Arten in Ihrem Unternehmen einzusetzen.

Wo sie in der E-Mail-Sequenz nach dem Kauf einordnet

Im Kaufprozess gehören Versandbestätigungs-E-Mails zur Phase nach dem Kauf; sie folgen auf die Bestellbestätigungs-E-Mail und gehen der Lieferbestätigungs-E-Mail voraus. Das Hauptziel besteht darin, dem Kunden zu versichern, dass seine Bestellung unterwegs ist, und ihm zu helfen, den aktuellen Standort des Pakets zu verfolgen.

Warum Versandbestätigungs-E-Mails wichtig sind

Wie bereits erwähnt, verdeutlichen Versandbestätigungs-E-Mails den Ablauf der Lieferung von Bestellungen an die Kunden. Dies ist jedoch nicht der einzige Grund, warum sie sowohl für das Unternehmen als auch für den Käufer wichtig sind.

Öffnungsraten und Interaktion gegenüber Marketing-E-Mails

Erstens werden Versandbestätigungs-E-Mails häufig geöffnet. Statistisch gesehen erreicht die Öffnungsrate dieser E-Mails beeindruckende 62,67 %. Kunden öffnen und schätzen diese E-Mails, weil sie einen erheblichen Nutzen bieten und die Frage „Was passiert gerade mit meiner Bestellung?“ beantworten — eine häufige Sorge nach dem Kauf. Dies wird im Vergleich zum Branchendurchschnitt für herkömmliche Marketing-E-Mails mit einer Öffnungsrate von 30,41 % noch deutlicher.

Reduzierung von Support-Anfragen vom Typ „Wo ist meine Bestellung?“

Hohe Öffnungsraten sind eine Sache, aber die Gewissheit, dass alles in Ordnung ist, ist ein echter Vorteil für Ihre Kunden und Ihr Support-Team. Ein gut funktionierendes System von Versandbestätigungs-E-Mails, das vollständige Liefer- und Sendungsverfolgungsdetails enthält, entlastet Ihre Support-Abteilung von Anfragen zum Status von Paketen. Je einfacher es ist, ein Paket zu verfolgen, desto weniger Anfragen erhalten Sie, in denen nach dessen Verbleib gefragt wird.

Auswirkungen auf Wiederholungskäufe und den Kundenlebenszeitwert

Es kommt ganz auf ein hervorragendes Liefererlebnis an, das Kunden dazu bewegt, Ihnen treu zu bleiben und wieder bei Ihnen zu kaufen, selbst wenn der Preis höher ist als der der Konkurrenz. Zu den Säulen eines positiven Liefererlebnisses gehören die Live-Sendungsverfolgung und proaktive Kommunikation — und genau diese Anforderungen können Versandbestätigungen und andere E-Mails hervorragend erfüllen, da sie darauf ausgelegt sind, nützlich zu sein und den Kunden einen besseren Lieferservice zu bieten. 

Transaktions- oder Marketing-E-Mails? Compliance-Regeln, die Sie nicht ignorieren dürfen

Versandbestätigungs-E-Mails sind im Kern Transaktions-E-Mails und unterliegen daher gesetzlichen Vorschriften sowie allgemeinen Newsletter-Richtlinien, die Sie bei der Erstellung Ihrer eigenen E-Mails beachten sollten.

Warum Transaktions-E-Mails auch Nicht-Abonnenten erreichen

Marketing- und Transaktions-E-Mails unterscheiden sich darin, wie sie in die Posteingänge der Empfänger gelangen. Marketing-E-Mails, die den Empfänger ohne dessen Einwilligung erreichen, stellen einen direkten Verstoß gegen Datenschutzgesetze wie die DSGVO und CAN-SPAM dar. Daher gehen Marketingfachleute vorsichtig vor und holen alle möglichen Einwilligungen ein, um Reputationsschäden zu vermeiden.

Transaktions-E-Mails hingegen können auch dann im Posteingang der Empfänger landen, wenn diese Ihren Newsletter nicht abonniert haben. Der Hauptgrund dafür liegt in der Art und Weise, wie der Bezahlvorgang und der gesamte Kaufprozess in der Regel ablaufen. Um den Kaufvorgang abzuschließen und die Quittung mit den Bestellinformationen zu versenden, fragen Unternehmen in der Regel nach einer E-Mail-Adresse. So kann beispielsweise ein Kunde, der den Newsletter eines Händlers abbestellt hat, dennoch eine Versandbestätigung für eine von ihm aufgegebene Bestellung erhalten.

Transaktions-E-Mails sind unproblematisch, allerdings mit einer Einschränkung, nämlich dem Umfang der Werbeinhalte. 

Die 80/20-Regel für Inhalte

Bei dieser Regel geht es um das Verhältnis von transaktionalen zu werblichen Inhalten in Ihrer E-Mail. Das bedeutet: Damit Ihre Versandbestätigungs-E-Mail an Nicht-Abonnenten zulässig ist, muss diese E-Mail zu 80 % aus transaktionalen Inhalten (Versandinformationen, Sendungsverfolgung, Bestelldetails) und zu 20 % aus Marketinginhalten (Werbeaktionen, Empfehlungen und mehr) bestehen.

Es ist jedoch auch wichtig, darauf zu achten, wie Sie diese Inhalte anordnen. Um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail nicht Gegenstand von Rechtsstreitigkeiten wird, platzieren Sie alle Versandinformationen gleich zu Beginn und alle Werbeinhalte ganz unten.

CAN-SPAM, DSGVO und was unter „berechtigtem Interesse“ zu verstehen ist

Etablierte Datenschutzvorschriften legen jeweils eigene Verpflichtungen fest, wie der Versand von E-Mails an Empfänger zu erfolgen hat:

• CAN-SPAM (USA) besagt, dass rein transaktionsbezogene Versandbenachrichtigungen weder eine Einwilligung zum Erhalt von Marketingmitteilungen noch einen kommerziellen Abmeldemechanismus erfordern. E-Mails mit gemischter Zweckbestimmung müssen den „Primärzweck-Test“ der FTC bestehen;
• die DSGVO (EU) verlangt von Unternehmen eine rechtmäßige Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Versandmitteilungen fallen in der Regel unter die vertragliche Notwendigkeit gemäß Artikel 6(1)(b);
• die PECR (Großbritannien) legt fest, dass Versandbenachrichtigungen ohne Werbeinhalte als Servicemitteilungen gelten.

Darüber hinaus gibt es den Begriff „berechtigtes Interesse“ gemäß Artikel 6(1)(f) der DSGVO, der spezielle Regeln für den Versand von E-Mails vorsieht:

• in der Regel ist die geeignetere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Kundendaten erforderlich, um eine Bestellung auszuführen und Versanddetails mitzuteilen;
• die Art und Weise, wie Sie mit Daten umgehen, kann bestimmte damit verbundene Verarbeitungsvorgänge unterstützen, abhängig von Notwendigkeit, Verhältnismäßigkeit und den angemessenen Erwartungen der Kunden;
• berechtigte Interessen allein können die Einwilligungsanforderungen der ePrivacy-Verordnung nicht außer Kraft setzen, und Marketingmaßnahmen müssen separat die geltenden Vorschriften für elektronisches Marketing erfüllen.

Was sollte eine Versandbestätigungs-E-Mail enthalten?

Eine Versandbenachrichtigung hält Kunden über den Weg ihrer Bestellung auf dem Laufenden. Sie sollte die Sendungsverfolgungsnummer, den voraussichtlichen Liefertermin und die Bestelldetails enthalten. Klare und prägnante Informationen verbessern das Kundenerlebnis, stärken das Vertrauen und sorgen dafür, dass sich Ihre Marke bei jeder Transaktion von anderen abhebt.

Bei der Erstellung Ihrer Vorlagen für Versandbestätigungs-E-Mails sollten Sie einige Tipps beachten. Schauen wir uns diese einmal genauer an.

Betreffzeile

Manche Marken neigen dazu, die Bedeutung einer Betreffzeile zu unterschätzen. Es mag unglaublich klingen, aber manche Unternehmen versenden ihre E-Mails ohne Betreffzeile. Das ist nicht richtig, und hier ist der Grund dafür.

Ihre Kunden erhalten täglich oder sogar stündlich Dutzende von E-Mails in ihrem Posteingang. Im Grunde genommen ist die erste Zeile, die als Vorschau angezeigt wird, Ihre einzige Chance, die Aufmerksamkeit eines Kunden zu wecken. Abgesehen davon können Transaktions-E-Mail-Vorlagen ohne Betreffzeile von E-Mail-Clients als Spam eingestuft werden.

Zum Glück für Sie müssen Betreffzeilen für Versandbestätigungs-E-Mails nicht besonders kreativ sein: „Ihre Bestellung wurde versandt“ oder „Vielen Dank für Ihre Bestellung“ reichen völlig aus, um sicherzustellen, dass ein Kunde die Bestellübersicht nicht übersieht.

Bestellnummer und Bestelldatum

Jeder Kauf ist mit einer bestimmten Nummer und einem Bestelldatum verknüpft. Da Sie diese Angaben bereits nach dem Bezahlvorgang angezeigt haben, ist es unerlässlich, sie auch in der Versandbestätigungs-E-Mail anzugeben, damit der Empfänger sicher sein kann, dass sich die erhaltene E-Mail auf seine Bestellung bezieht.

Liste der bestellten Artikel mit Bildern und Gesamtbeträgen

Viele Kunden verlassen sich auf Versandbestätigungs-E-Mails, um die von ihnen gekauften Artikel zu überprüfen. An dieser Stelle wäre es hilfreich, wenn Sie die Preise der Produkte angeben und deren Bilder hinzufügen würden, damit der Kunde sie leichter erkennen kann. Selbstverständlich sollten Sie, sofern zutreffend, den Gesamtbetrag einschließlich Versandkosten, Steuern und Rabatten angeben.

(Quelle: Stripo-Vorlage)

Sollten bestimmte Artikel derzeit nicht verfügbar sein und aus irgendeinem Grund dennoch auf Ihrer Website angezeigt werden, nutzen Sie die Gelegenheit, den Kunden hier darauf hinzuweisen.

(Quelle: E-Mail von adidas)

Sie können einen Ersatz für das Produkt vorschlagen oder zumindest angeben, wann der gewünschte Artikel wieder vorrätig sein wird. Sollten dadurch Unannehmlichkeiten entstehen, sollten Sie besser einen Sonderrabatt oder einen Gutscheincode anbieten, um Kunden zu weiteren Einkäufen zu motivieren.

Ein Link zur Sendungsverfolgung oder eine Sendungsnummer

Sobald Kunden etwas kaufen, erwarten sie, dass sie es sofort erhalten. Und sofern Sie nicht zufällig über einen Teleporter verfügen, besteht die Lösung für Sie darin, einen Link zur Sendungsverfolgung in die Bestätigungs-E-Mail aufzunehmen.

(Quelle: E-Mail von Snake River Farms)

Dieses Tool hilft Ihren Kunden außerdem dabei, ihre Zeitplanung entsprechend dem Bestellstatus anzupassen. Achten Sie jedoch darauf, dass die Tracking-Links aktuelle Informationen liefern und die Lieferung pünktlich erfolgt.

Sollten Sie jedoch keinen Tracking-Link in die Versandbestätigungs-E-Mails einfügen können, sollten Sie den Kunden zumindest eine Sendungsnummer zusenden, damit diese die Sendungsverfolgung auf der Website des Versanddienstleisters aufrufen können.

Liefer- und Rechnungsadresse

Ihre Kunden bestellen möglicherweise Artikel für ihr Zuhause, ihren Arbeitsplatz, ihre Eltern oder Freunde, und es ist schwierig, den Überblick über alle Details zu behalten. Manchmal ziehen Menschen um und vergessen, ihre zuvor gespeicherte Lieferadresse zu ändern.

Aus diesem Grund sollten Sie die Lieferadresse in die Versandbestätigungs-E-Mail aufnehmen.

Ein Kunde sollte dies direkt nach dem Öffnen seines Posteingangs schnell überprüfen können.

Voraussichtliches Lieferdatum und Zeitfenster

Eine Versandbestätigungs-E-Mail sollte ein voraussichtliches Lieferdatum enthalten. Das Beste, was Sie Ihren Kunden jedoch bieten können, ist die voraussichtliche Ankunftszeit.

(Quelle: Stripo-Vorlage)

Wenn Ihr Online-Shop die Lieferungen mithilfe einer Routenoptimierungssoftware selbst abwickelt, können Sie den Zeitrahmen angeben, in dem die Bestellung voraussichtlich zugestellt wird. Und freuen Sie sich auf das begeisterte Feedback Ihrer Kunden!

Zahlungsübersicht

Eine weitere sinnvolle Ergänzung ist eine umfassende Zahlungsübersicht. Ihr Empfänger muss einen klaren Überblick darüber haben, wofür er bezahlt. Geben Sie den Gesamtpreis der Artikel in der Sendung, alle gewährten Rabatte (falls vorhanden), Steuern, Versandkosten und den Gesamtpreis der Bestellung an, um alle möglichen Fragen zur Funktionsweise Ihrer Versandkosten zu klären.

(Quelle: Stripo-Vorlage)

Informationen zu Rückgaben und Umtausch

Manchmal ist der Versand und Verkauf von Waren im Allgemeinen ein kleines Glücksspiel. Ein Produkt kann beschädigt ankommen, sich als ungeeignet erweisen oder sogar auf dem Transportweg verloren gehen. Natürlich möchte der Kunde dann eine Rückerstattung oder den Artikel zurückgeben.

Zusätzlich zu den entsprechenden Links auf Ihrer Website sollten Sie alle notwendigen Informationen zu Rückgabe und Umtausch in Ihrer Versandbestätigungs-E-Mail angeben. Je einfacher der Zugang zum Rückgabe- oder Umtauschprozess ist, desto weniger Frustration empfindet der Kunde in dieser Situation.

Links zu Kundensupport und FAQ

Eine Telefonnummer ist ein „Muss“ in Ihrer Versandbestätigungs-E-Mail. Auch wenn viele Menschen die Kommunikation per Textnachricht bevorzugen, ist ein Telefonanruf der schnellste Weg, um Kontakt aufzunehmen. Außerdem ist es wichtig, mit Ihren Kunden in Kontakt zu bleiben, falls diese dringend eine Versandart, eine Rechnungsadresse oder andere Versanddetails ändern müssen.

(Quelle: Stripo-Vorlage)

Es wäre toll, wenn Ihr Support rund um die Uhr verfügbar wäre (insbesondere, wenn Sie mit Kunden aus anderen Ländern mit Zeitunterschied arbeiten). Andernfalls sollten Sie Ihren Kunden zumindest mitteilen, wann das Support-Team ihre Anfragen bearbeitet.

Außerdem wäre es ratsam, Links zu häufig gestellten Fragen (FAQ) hinzuzufügen, die Fragen zu Ihren Versandabläufen, verschiedenen Richtlinien, Rücksendungen und anderen Themen beantworten, um den Versand für Ihre Kunden so transparent wie möglich zu gestalten.

Nicht vorrätige Artikel und Ersatzangebote

Unangenehme Situationen können jedem von uns passieren. Sie können die Bestellung annehmen, doch wenn es an der Zeit ist, sie zu verpacken und zu versenden, stellen Sie möglicherweise fest, dass der Artikel nicht vorrätig ist. Dann ist es an der Zeit, sich zu entschuldigen und nach Lösungen zu suchen, um die Situation zu entschärfen.

Wenn eine Bestellung Artikel enthält, die nicht vorrätig sind, muss dies in Ihrer Versandbestätigungs-E-Mail deutlich angegeben werden. Darüber hinaus können Sie ungefähre Nachliefertermine angeben, damit der Empfänger einen zukünftigen Kauf der benötigten Waren planen kann. Oder Sie gehen noch einen Schritt weiter und bieten Ersatzartikel an, die den vom Kunden bestellten Artikeln ähnlich sind.

So richten Sie die E-Mail ein und automatisieren sie

Versandbestätigungs-E-Mails werden automatisch ausgelöst, da kein Unternehmen über genügend Ressourcen verfügt, um diese E-Mails manuell zu versenden. Hier besprechen wir die Feinheiten der Einrichtung von Versandbestätigungs-E-Mails als automatisierten Workflow.

Was löst den Versand aus: die Auftragsabwicklung, nicht die Bestellung

Zunächst einmal ist es wichtig zu wissen, wie Versandbestätigungs-E-Mails ausgelöst werden. Manche Marketingfachleute denken vielleicht, dass diese Art von E-Mail ausgelöst werden muss, sobald die Bestellung aufgegeben wurde, aber das ist noch etwas zu früh. Eine Versandbestätigungs-E-Mail wird erst versendet, nachdem die Bestellung bearbeitet und an den Lieferdienst übergeben wurde.

Der gesamte Ablauf sollte wie folgt aussehen:

1. Die Bestellung wird aufgegeben, woraufhin die Bestellbestätigungs-E-Mail ausgelöst wird.
2. Sie bearbeiten die Bestellung, verpacken sie, erstellen die erforderlichen Etiketten und übergeben sie an Ihre Versandabteilung, die sie an den Kunden versendet. Nun wird Ihre Versandbestätigungs-E-Mail ausgelöst.
3. Sobald die Bestellung am Bestimmungsort angekommen ist und Ihre Versandabteilung dies registriert hat, ist es an der Zeit, die Lieferbestätigungs-E-Mail auszulösen.

Es geht um die Abwicklung der verschiedenen Phasen. Beachten Sie, dass das Erstellen eines Versandetiketts im Idealfall kein Grund ist, eine Versandbestätigungs-E-Mail zu versenden, da zu diesem Zeitpunkt noch kein Versand stattfindet. Sie können jedoch eine separate Benachrichtigung über dieses Etikett versenden, um Ihren Versand noch transparenter zu gestalten.

Dynamische Variablen zum automatischen Ausfüllen von Bestelldaten

Diese dynamischen Variablen, sogenannte Merge-Tags, sind die ideale Lösung, um kundenbezogene Informationen schnell in Ihre Versandbestätigungs-E-Mail einzufügen. Sie bewirken Wunder, wenn Sie sie mit einer einzigen wiederverwendbaren Vorlage kombinieren, sodass diese Tags relevante Daten aus einer von Ihnen genutzten E-Commerce-Plattform, einem Bestellverwaltungssystem oder einem E-Mail-Dienstleister abrufen können. Einfach ausgedrückt: Sie automatisieren eine mühsame Aufgabe, die manuell nur schwer zu bewältigen ist, um Zeit zu sparen und mögliche Fehler zu vermeiden.

Diese Tags können wie folgt aussehen:

• {{customer_name}} für eine personalisierte Anrede mit dem Namen des Kunden;
• {{order_number}} um die genaue Bestellnummer in Ihre E-Mail einzufügen;
• {{tracking_number}} fügt eine Sendungsverfolgungsnummer ein, sobald die Bestellung auf dem Weg zum Kunden ist.

Beachten Sie bitte, dass die obigen Beispiele lediglich der Veranschaulichung dienen. Diese Tags variieren von ESP zu ESP und von Managementsystem zu Managementsystem und können unterschiedlich aussehen und wesentlich komplizierter sein. Das Einzige, was sie verbindet, ist ihre Funktionsweise und die Tatsache, dass sie Ihnen wertvolle Zeit beim Ausfüllen zahlreicher wichtiger Informationen sparen, bei denen manuell leicht Fehler unterlaufen können.

Erstellen und Exportieren der Vorlage in Stripo

Das Erstellen von Versandbestätigungs-E-Mails von Grund auf kann einige Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn Sie keine Erfahrung im Programmieren oder Gestalten geeigneter E-Mail-Vorlagen haben. Eine große Hilfe kann dabei ein Design-Tool sein, das einen benutzerfreundlichen Gestaltungsprozess ohne technische Vorkenntnisse ermöglicht und Ihnen Möglichkeiten bietet, die erstellte Vorlage in jedes beliebige ESP zu exportieren, damit Sie versenden können.

Stripo bietet Ihnen alle Tools, die Sie benötigen, um eine Versandbestätigungs-E-Mail zu gestalten, die zu Ihrem Stil und Ihrem Unternehmensimage passt. Und obendrein dauert die Erstellung weniger als 7 Minuten. Sehen Sie sich unser Tutorial an, um zu erfahren, wie einfach das ist.

 

Häufige Probleme und wie man sie behebt

Versandbestätigungs-E-Mails sind eine Kapitel für sich und mit bestimmten Fallstricken verbunden, über die man jeden Tag stolpern kann. Wir haben die häufigsten Probleme zusammengestellt und helfen dir mit ein paar Tipps, sie zu überwinden.

Die E-Mail wurde versendet, bevor die Sendungsverfolgung eingerichtet war

Wenn Ihr Automatisierungs-Workflow Mängel aufweist oder in Ihren internen Systemen Fehler auftreten, können Ihre Versandbestätigungs-E-Mails zum falschen Zeitpunkt ausgelöst und ohne Sendungsverfolgungslinks versendet werden. Dies kann beim Empfänger Frustration auslösen und Ihr Support-Team mit einer Flut zusätzlicher Anfragen zum Versandstatus überlasten.

Am besten vermeiden Sie dies, indem Sie folgende Tipps befolgen:

• überprüfen Sie Ihren Automatisierungs-Workflow gründlich und stellen Sie sicher, dass er erst dann ausgelöst wird, wenn eine gültige Sendungsverfolgungsnummer zugewiesen wurde;
• verwenden Sie einen zweistufigen Benachrichtigungs-Workflow, wenn Sie Kunden darüber informieren, dass ihre Bestellung vorbereitet wird oder versandt wurde, und stellen Sie die Sendungsverfolgungsdaten dann in einer separaten Folge-E-Mail bereit, sobald diese verfügbar sind.

So versenden Sie eine Versandbestätigung erneut

anchmal landet Ihre Versandbestätigung im Spam-Ordner, oder der Empfänger löscht die vorherige versehentlich. In diesem Fall kann er eine weitere Versandbestätigung anfordern, und hier kommt manuelle Arbeit ins Spiel. Da es sich um eine konkrete Anfrage handelt und die vorherige E-Mail bereits versendet wurde, müssen Sie manuell eine separate E-Mail versenden. 

So gehen Sie vor:

1. Suchen Sie die Bestellung des Kunden in Ihrem Verwaltungssystem und ermitteln Sie den aktuellen Status (versandt, unterwegs oder zugestellt).
2. Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers über Ihren ESP.
3. Erstellen Sie manuell eine separate E-Mail mit allen Details zu dieser konkreten Bestellung (Artikel, Gesamtpreis, Lieferstatus usw.).
4. Senden Sie diese manuell an den Kunden.

Das mag alles etwas umständlich klingen, aber es wird auf jeden Fall zum Erfolg führen und Ihren Kunden zufriedenstellen.

Die Sendungsverfolgung zeigt nur „Etikett erstellt“ an, sonst nichts.

Ihr Kunde stößt auf dieses Problem und macht sich möglicherweise Sorgen um das Schicksal seiner bestellten Ware. Wenn er auf den Tracking-Link in Ihrer Versandbestätigungs-E-Mail klickt, werden möglicherweise Meldungen angezeigt, dass das Etikett erstellt wurde oder dass Ihr Versanddienstleister Informationen über das Paket erhalten hat, aber mehr auch nicht.

Um es auf den Punkt zu bringen: Niemand trägt daran Schuld. In der Regel bedeutet dies, dass der Spediteur das Paket noch nicht gescannt hat. Das heißt nicht zwangsläufig, dass die Sendung verloren gegangen ist oder sich verspätet. Das Paket wartet möglicherweise noch auf die Abholung, wird ohne ersten Scan zwischen verschiedenen Standorten transportiert oder es kommt zu einer Verzögerung bei den Sendungsverfolgungsaktualisierungen. Am besten lässt sich dies vermeiden, indem Sie Versandbestätigungen erst nach dem ersten Annahme-Scan des Spediteurs versenden und nicht unmittelbar nach der Erstellung des Etiketts.

Geteilte Sendungen und mehrere Sendungsverfolgungsnummern

Mehrere Sendungen innerhalb einer Bestellung sind üblich, da verschiedene Waren in unterschiedlichen Lagern gelagert werden und unterschiedliche Verfügbarkeiten aufweisen können, aber an eine Adresse versendet werden müssen. Daher hat jede Sendung ihre eigene Sendungsverfolgungsnummer.

Der beste Weg, Ihren Empfänger nicht mit all den wichtigen Informationen zu verwirren, ist:

• versenden Sie für jede Sendung separate Benachrichtigungen, indem Sie bei jedem Versand eines neuen Pakets eine Versandbestätigungs-E-Mail auslösen, in der angegeben wird, welche Artikel enthalten sind;
• fügen Sie für jede Sendung Informationen auf Artikelebene hinzu, indem Sie Produktnamen, Bilder und Mengen anzeigen, die mit der jeweiligen Sendung verbunden sind, damit Kunden genau wissen, was sie erwartet;
• stellen Sie (wenn möglich) eine zentrale Sendungsverfolgungsseite bereit und fügen Sie einen Link hinzu, über den Kunden den Status aller mit ihrer Bestellung verbundenen Sendungen verfolgen können.

Kommunikation bei Verzögerungen und Störungen

Verzögerungen und Versandstörungen sind unvermeidlich, ganz gleich, wie Sie Ihre Prozesse gestalten — denn es passieren nun einmal unvorhergesehene Ereignisse. Das Einzige, was Sie tun können, ist, aus diesen Erfahrungen zu lernen und Ihre Kunden klar und deutlich darüber zu informieren. Der beste Weg, um Ihr Engagement zu zeigen, besteht darin, proaktive Benachrichtigungen über Verzögerungen zu versenden, um Kunden zu informieren, wenn sich eine Sendung verzögert, anstatt darauf zu warten, dass sie die Sendungsverfolgungsseite überprüfen oder den Kundendienst kontaktieren.

Geben Sie darüber hinaus aktualisierte Liefertermine an und halten Sie die Kunden in jeder Phase dieser Störung auf dem Laufenden. Und nicht zuletzt ist es bei erheblichen Verzögerungen ratsam, sich ausführlicher zu entschuldigen und Ersatzlieferungen, Rückerstattungen oder alternative Liefervereinbarungen anzubieten. 

Gestaltung und Darstellung

Wie jede E-Mail müssen auch Versandbestätigungen im Posteingang des Empfängers einwandfrei aussehen. Bei der Erstellung Ihrer E-Mails können jedoch verschiedene Faktoren zu Problemen bei der Darstellung führen, auf die Sie vorbereitet sein sollten.

So stellen Sie sicher, dass Bestelltabellen auf Mobilgeräten korrekt dargestellt werden

Versandbestätigungs-E-Mails enthalten in der Regel Tabellen mit den bestellten Artikeln, deren Mengen und Preisen, doch diese Tabellen können fehlerhaft dargestellt werden, wenn die E-Mail auf einem Mobilgerät geöffnet wird. Der beste Weg, dies zu vermeiden, besteht darin, die Tabellen responsiv zu gestalten, sodass sie sich entsprechend an die Bildschirmgröße anpassen können.

Dieser Tipp funktioniert noch besser, wenn Sie Ihre Tabellen mit einer vereinfachten Struktur gestalten, indem Sie zu viele Spalten vermeiden und den wichtigsten Spalten — wie Produktbildern, Namen und Preisangaben - Vorrang einräumen.

Außerdem sollte erwähnt werden, dass es bei einem mobilfreundlichen Design darauf ankommt, alle Aspekte Ihres E-Mail-Designs anzupassen: Schriftarten, Abstände zwischen den Inhalten, Elementgrößen, deren Position und vieles mehr.

Dunkler Modus: Was in Bestellübersichten nicht richtig angezeigt wird und wie man das beheben kann

Ein weiterer Grund, warum Ihre Versandbestätigungs-E-Mail fehlerhaft angezeigt werden kann, ist das Öffnen der E-Mail im dunklen Modus. Einige E-Mail-Clients kehren die Hintergrund- und Textfarben automatisch um, während andere sie nur teilweise ändern. Dies kann dazu führen, dass wichtige Bestellinformationen schwer lesbar sind oder Unstimmigkeiten im E-Mail-Layout entstehen.

Um sicherzustellen, dass sich Ihre E-Mail problemlos an den Dunkelmodus anpasst, empfiehlt es sich:

• kontrastreiche Farben für Schriftarten und Designelemente, einschließlich CTA-Schaltflächen, zu verwenden, da diese auch dann noch sichtbar sind, wenn der Hintergrund auf dunkel umschaltet;
• verwenden Sie ausreichend kontrastreiche Rahmenfarben für Tabellen, Inhaltsblöcke und andere Elemente und passen Sie die Farben für den Dunkelmodus an;
• erstellen und fügen Sie Produktbilder mit weißem Hintergrund hinzu, da diese sowohl im Hell- als auch im Dunkelmodus gut geeignet und sichtbar sind;
• passen Sie Ihre Logos für den Dunkelmodus an, indem Sie den Kontrast erhöhen und den transparenten Hintergrund entfernen, der mit dem dunklen Hintergrund verschmelzen könnte.

Die oben genannten Tipps mögen einfach klingen, doch die Anpassung Ihrer E-Mail an den Dunkelmodus ist knifflig. Wir empfehlen Ihnen, jede Designänderung zu testen und zu prüfen, wie Ihre E-Mail im Dunkelmodus aussieht, bis sie gut lesbar ist. Darüber hinaus können Sie mit unserer neuen Funktion „Benutzerdefinierter Dunkelmodus“ nicht nur während der Bearbeitung sehen, wie Ihre E-Mail im Dunkelmodus aussehen wird, sondern auch E-Mail-Elemente speziell für den Dunkelmodus optimieren.

Grundlagen der Barrierefreiheit für Transaktions-E-Mails

Sie haben Ihre Versandbestätigungs-E-Mail also bereits für mobile Bildschirme und den Dunkelmodus angepasst. Nun ist es Zeit für eine weitere Optimierungsphase, und diesmal geht es um Barrierefreiheit. Ihre ansprechend gestaltete E-Mail nützt nichts, wenn ein Teil Ihrer Zielgruppe mit Sehbehinderungen sie nicht lesen kann.

Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie unbedingt einwandfrei umsetzen müssen:

• erreichen Sie ein Mindestkontrastverhältnis von 4,5:1 für normalen Text und 3:1 für großen Text, indem Sie die WCAG-AA-Richtlinien befolgen;
• fügen Sie informativen Bildern aussagekräftige Alt-Texte hinzu und verwenden Sie leere Alt-Attribute (alt="") für rein dekorative Bilder, damit Screenreader Ihre E-Mail mit allen Bildern korrekt vorlesen können;
• verwenden Sie beschreibende Links und Schaltflächen wie „Bestellnummer nachverfolgen (#)“ oder „Lieferstatus anzeigen“, damit Menschen mit Sehbehinderungen verstehen können, was hinter diesen Links steckt, sobald ein Screenreader sie vorliest;
• verwenden Sie gut lesbare Schriftgrößen und Schaltflächen in angenehmer Größe, idealerweise mindestens 44 × 44 Pixel.

Das sind die wichtigsten Punkte, die Sie anpassen müssen, und das kann etwas Zeit in Anspruch nehmen. Um Korrekturen einfach vorzunehmen, nutzen Sie unseren Barrierefreiheits-Checker in Stripo. Er scannt einfach Ihre erstellte Vorlage, markiert Mängel bei der Barrierefreiheit und zeigt Ihnen genau, was Sie tun müssen, um diese zu beheben.

Barrierefreiheit bei E-Mails umfasst weit mehr als nur Kontrastfarben und die richtige Schriftgröße. Wir empfehlen Ihnen, unseren ausführlichen Leitfaden zur Barrierefreiheit von E-Mails und Websites zu lesen, da er Ihnen hilft, E-Mails so zu sehen, wie Menschen mit Sehbehinderungen sie sehen, und zu verstehen, wie Sie Ihre Newsletter an diese große Gruppe Ihrer Empfänger anpassen können.

Text und Design auf Ihre Marke abstimmen

Versandbestätigungen scheinen hinsichtlich der gestalterischen Möglichkeiten zunächst begrenzt zu sein. Dennoch sollten diese E-Mails mit der visuellen Identität und dem Tonfall Ihrer Marke im Einklang stehen und gleichzeitig die wesentlichen Lieferinformationen klar und leicht auffindbar darstellen. 

Daher sollten Sie folgende Punkte vermeiden, die dazu führen können, dass sich Ihre Versand-E-Mails von Ihrer Marke abheben:

• generische und zu stark vereinfachte Designs wirken möglicherweise losgelöst von Ihrer Website und anderen Marketing-E-Mails. Es ist daher ratsam, das Logo, die Farben, die Typografie und wiedererkennbare Designelemente Ihrer Marke zu verwenden, um Konsistenz zu gewährleisten;
• unnatürliche oder übermäßig formelle Texte spiegeln möglicherweise nicht die Persönlichkeit Ihrer Marke wider. Vergessen Sie daher nicht, Betreffzeilen, Anreden und den Textkörper an Ihren Tonfall anzupassen und die Botschaft dabei klar und einfach zu halten;
• unterschiedliche Designs in den Versandbenachrichtigungen sind ein absolutes No-Go, da dies eindeutig einen unzusammenhängenden Eindruck erweckt und Ihre Empfänger so verwirren kann, dass sie glauben, diese Benachrichtigung stamme von einer anderen Marke. Verwenden Sie daher ein einheitliches Designsystem für alle Transaktions-E-Mails;
• eine mangelhafte Lokalisierung mit ungeeigneter Sprache, Datumsformaten, Währungen oder Adresskonventionen kann internationale Kunden verwirren. Passen Sie die Inhalte daher an jeden Markt an und bewahren Sie dabei Ihre Markenidentität.

Zustellbarkeit von Transaktions-E-Mails

All Ihre Arbeit kann umsonst sein, wenn Ihre Versandbestätigungs-E-Mail im Spam-Ordner landet. Daher ist es an der Zeit, darüber zu sprechen, warum dies geschieht und was Sie tun können, um sicherzustellen, dass Ihre Versandbenachrichtigungen direkt im Posteingang landen.

Warum Versandbestätigungen im Spam-Ordner landen

E-Mail-Clients wie Gmail, Outlook und Yahoo bewerten Transaktions-E-Mails (zu denen auch unsere Versandbestätigungen gehören) anhand vieler derselben Kriterien hinsichtlich Authentifizierung, Absender-Reputation und Inhalt wie Marketing-E-Mails. 

Infolgedessen kann Ihre E-Mail im Spam-Ordner landen, wenn sie Mängel aufweist, die von diesen Authentifizierungsalgorithmen als Warnsignal gewertet werden:

• fehlende oder fehlerhafte E-Mail-Authentifizierung;
• schlechte allgemeine Absenderreputation;
• irreführende Betreffzeilen;
• verdächtige Tracking-Links; 
• zu viel Werbeinhalt; 
• plötzliche Spitzen im Versandvolumen; 
• fehlerhafte E-Mail-Formatierung;
• versand doppelter Benachrichtigungen.

Dies sind die Punkte, die Sie beheben und vermeiden sollten, wenn Sie möchten, dass Ihre Versand-E-Mail im Posteingang des Empfängers ankommt.

Trennung von Transaktions- und Werbe-E-Mails

Der wichtigste Weg, um eine gute Zustellbarkeit Ihrer Versandbestätigungs-E-Mails zu erreichen, besteht darin, Ihre Versand-Newsletter von regulären Werbe-E-Mails zu trennen. Versand-E-Mails enthalten wichtige Informationen, die Empfänger sofort sehen möchten. Wenn jedoch Transaktions- und Werbe-E-Mails dieselbe Versandinfrastruktur nutzen, können eine geringe Interaktion, Spam-Beschwerden oder Zustellbarkeitsprobleme bei regulären E-Mails die Leistung Ihrer Versandbenachrichtigungen beeinträchtigen.

Daher ist es am sinnvollsten, eine separate Versanddomain für Ihre Versand-E-Mails einzurichten, um deren Reputation unabhängig zu verwalten. Darüber hinaus müssen Ihre Versand-E-Mails über eigene Abmeldeoptionen verfügen, da Kunden, die sich von Ihren regulären E-Mails abmelden, weiterhin wichtige Versandinformationen erhalten sollten. 

Authentifizierung: SPF, DKIM, DMARC, BIMI

Neben der Einrichtung eines separaten E-Mail-Workflows für Ihre Versandbestätigungs-E-Mails müssen Sie eine E-Mail-Authentifizierung durchführen, damit Ihre Versandbestätigungen für E-Mail-Clients nachweislich legitim sind.

Es gibt vier Protokolle, von denen jedes sein eigenes Sicherheitsziel verfolgt:

1. SPF (Sender Policy Framework) identifiziert, welche Mailserver zum Versand von E-Mails für eine Domain berechtigt sind, und trägt dazu bei, sicherzustellen, dass Ihre Versandbestätigungs-E-Mail von einer autorisierten Versandinfrastruktur stammt. 
2. Das DKIM-Protokoll (DomainKeys Identified Mail) fügt eine kryptografische Signatur hinzu, die von den empfangenden Servern überprüft werden kann, und zeigt an, dass der signierte E-Mail-Inhalt während der Übertragung nicht verändert wurde. 
3. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) überprüft, ob die SPF- oder DKIM-Authentifizierung mit den festgelegten Maßnahmen zur Fehlerbehandlung übereinstimmt, und trägt so dazu bei, Angreifer daran zu hindern, sich als die Domain des Händlers auszugeben.
4. BIMI (Brand Indicators for Message Identification) ermöglicht es berechtigten Marken, verifizierte Markenlogos in unterstützten E-Mail-Clients anzuzeigen, wodurch Kunden legitime Versandbenachrichtigungen leichter erkennen können.

Diese vier Protokolle sind die wichtigsten Säulen, die die Legitimität Ihrer Versandbestätigungen gegenüber E-Mail-Clients gewährleisten. Die Vernachlässigung auch nur eines davon kann zu Zustellungsproblemen führen, die weitaus schwerwiegender sind, als nur im Spam-Ordner zu landen. 

Eine legitime Bestätigung authentisch wirken lassen

Zu guter Letzt: Die Authentifizierung ist der technische Aspekt, der dafür sorgt, dass Ihre Versand-E-Mails als legitim gelten und im Posteingang des Empfängers landen. Dabei geht es auch um den Inhalt dieser E-Mails, der für Ihren Empfänger authentisch wirken muss. Versandbestätigungs-E-Mails werden häufig für Phishing-Angriffe genutzt, da Kunden erwarten, Sendungsverfolgungs-Updates zu erhalten, und daher ohne zu zögern auf Links zum Thema Lieferung klicken.

Um den Verdacht zu zerstreuen, dass Ihre Versandbestätigungen unseriös sind, sollten Sie Folgendes beachten:

• verwenden Sie einen einheitlichen Absendernamen, der Ihren Firmennamen eindeutig identifiziert;
• vermeiden Sie URL-Kürzer, unerklärliche Weiterleitungen und unbekannte Tracking-Domains; 
• verwenden Sie klare Betreffzeilen und vermeiden Sie alarmierende Formulierungen wie „DRINGEND: Lieferung fehlgeschlagen!“;
• fügen Sie stets alle Bestell- und Versanddetails bei, da diese Angaben den Kunden helfen, die Nachricht als relevant für einen von ihnen getätigten Kauf zu erkennen;
• bitten Sie Kunden niemals, Passwörter, Bestätigungscodes oder Zahlungskartendaten direkt per E-Mail weiterzugeben. Wenn jedoch Maßnahmen erforderlich sind, leiten Sie sie über eine sichere, erkennbare Website zu ihrem Konto weiter;
• vermeiden Sie es, ausführbare Dateien oder unnötige Dokumente an Versandbestätigungen anzuhängen. Kunden sollten Bestellungen über sichere Links verfolgen können, ohne Dateien herunterladen zu müssen.

15 Beispiele für E-Mail-Vorlagen zur Versandbestätigung

Wir haben einige hervorragende Beispiele für wirkungsvolle und aufmerksamkeitsstarke Vorlagen sowie E-Mails zur Bestellbestätigung von echten Marken zusammengestellt. Sie sind sofort einsatzbereit; Sie müssen lediglich die passende Vorlage auswählen und sie an Ihre Marke anpassen.

1. Ihre Bestellung wurde versandt!

Nutzen Sie Ihre E-Mail, um dem Kunden sofort mitzuteilen, dass seine Bestellung bereits unterwegs ist. Ein einziger, prägnanter Satz und die Möglichkeit, die Bestellung zu verfolgen - so wie es Tushy gemacht hat -, reichen völlig aus. Kein überflüssiger Ballast, sondern nur ein klarer Hinweis darauf, dass das Produkt auf dem Weg zum Empfänger ist.

(Quelle: E-Mail von Tushy)

2. Ihre Bestellung ist unterwegs, aber zuerst: Sonderangebote

Das Erste, was in dieser Versandbestätigung ins Auge fällt, ist das Wort „Sale (Verkauf)“. Weiter unten auf der Seite können Sie Ihre Bestellung durchsehen und die Bilder, die Menge sowie den Preis einsehen, zusammen mit dem Link „Jetzt zur Kasse“ (bei dem es sich im Grunde um einen Call-to-Action-Button (CTA) handelt).

Schließlich lenkt ein leuchtend rotes Feld Ihre Aufmerksamkeit auf sich und lädt Sie dazu ein, weitere Sonderangebote anzusehen. Werden Sie der Versuchung widerstehen können, die Website zu besuchen und den nächsten Kauf zu tätigen?

3. NNicht mehr als nötig

Manchmal enthalten Bestätigungs-E-Mails zu viele Informationen, sodass Kunden wichtige Details leicht übersehen können. Diese E-Mail ist ganz anders.

Es wird jedoch deutlich, dass dem Unternehmen seine Kunden am Herzen liegen und es stets bereit ist, zu helfen. Diese Vorlage für eine Versandbestätigung nennt einige Möglichkeiten, wie man das Unternehmen kontaktieren und eine Lösung für eventuell auftretende Probleme finden kann. Das ist wirklich beruhigend.

(Quelle: E-Mail von Huel)

4. Bequemere Möglichkeiten zur Sendungsverfolgung

Wenn Sie Ihren Kunden mehrere Möglichkeiten zur Sendungsverfolgung anbieten, zögern Sie nicht, diese alle in Ihrer Versandbestätigungs-E-Mail aufzuführen. Links zu Websites und Angebote zum Herunterladen Ihrer App mit zusätzlichen Vorteilen neben der Sendungsverfolgung sind eine gute Möglichkeit, Ihr Engagement für den Komfort Ihrer Kunden zu zeigen. Führen Sie einfach alle Vorteile Ihrer Apps auf und bieten Sie eine einfache Möglichkeit zum Herunterladen an.

(Quelle: E-Mail von Hims)

5. Ein bisschen Personalisierung ist immer eine nette Geste

Um Ihre E-Mails persönlicher zu gestalten, können Sie Ihre Kunden jederzeit mit Namen ansprechen. Das ist ein erster kleiner Schritt zur Personalisierung von E-Mails. Wenn Sie diesen Weg einmal eingeschlagen haben, können Sie jedoch noch einen Schritt weiter gehen, indem Sie beispielsweise in Ihren Versandbestätigungs-E-Mails personalisierte Empfehlungen und Sonderangebote bereitstellen und Produkte präsentieren, die perfekt zu den Bedürfnissen Ihrer Kunden passen.

(Quelle: E-Mail von DoorDash)

6. Klare Rückerstattungen

Diese E-Mail-Vorlage ist im Stil der Marke gestaltet und überbringt sofort eine gute Nachricht: Ihre Bestellung ist unterwegs. Über den beigefügten Link können Sie die Lieferung ganz einfach nachverfolgen.

Außerdem wird der Kunde darauf hingewiesen, dass er innerhalb von 45 Tagen eine vollständige Rückerstattung beantragen kann.

Und während Sie noch ganz begeistert von dieser Nachricht sind, wird Ihnen durch Links zu separaten Seiten ein Besuch der Website nahegelegt, um Ihre Suche schneller und effektiver zu gestalten.

(Quelle: E-Mail von MeUndies)

7. Kurz und bündig

Ein paar freundliche Worte, alle Details zu Ihrer Bestellung und der Link zur Sendungsverfolgung. Nichts Besonderes, aber dennoch einprägsam und angenehm zu lesen. Zögern Sie nicht, visuelle Elemente in Ihrer Versandbenachrichtigung einzusetzen.

(Quelle: E-Mail von Nike)

8. Ein guter Witz ist nie überflüssig

Diese Vorlage für eine Versandbestätigung enthält lediglich eine Liste der Artikel und einen Link zur Sendungsverfolgung, was vielleicht etwas langweilig klingt. Daher ist es eine gute Idee, einen kleinen Witz oder ein Wortspiel einzubauen, um die Stimmung etwas aufzulockern (allerdings nur, wenn Ihre Marke den passenden Charakter dafür hat).

(Quelle: Stripo-Vorlage)

9. Jetzt verlängern, später versenden

Das ist eine der Marketing-E-Mails, die man gerne vermeiden möchte. Nur ein Scherz, denn eigentlich ist es eine sehr nützliche E-Mail.

Kunden bevorzugen Abonnements, da sie ihnen das Leben erleichtern. Aber manchmal vergisst man sie einfach. Und solche E-Mails sind eine gute Erinnerung für den Kunden, sich zu entscheiden, ob er das Abonnement verlängern möchte oder nicht.

Deine Aufgabe dabei ist es, dem Kunden die attraktivsten Konditionen anzubieten, damit er eine Entscheidung trifft, die für dich am besten ist :).

(Quelle: Stripo-Vorlage)

10. Direkt an Ihre Haustür

Versandbestätigungen können und sollten positiv gestaltet sein, um zu weiteren Aktionen anzuregen. Diese Vorlage zeigt eine recht ungewöhnliche Art, Sportbekleidung zu bewerben. Bist du jedoch bereit, dein Handy in die Hand zu nehmen und etwas mit dem Hashtag zu posten, um deine neuen Sneaker zu präsentieren?

Und hier noch einmal die Erinnerung: Die Lieferung erfolgt direkt zu dir nach Hause. Was könnte besser sein?

(Quelle: Stripo-Vorlage)

11. Nutzen Sie ein Empfehlungsprogramm

Viele Bilder, alle wichtigen Details und Social Media sind großartig. Aber es gibt noch mehr: ein großes Banner, das Kunden zu einem Empfehlungsprogramm einlädt. So kann Ihr Unternehmen mehr Kunden gewinnen, die von vornherein loyal sind, da sie auf Empfehlung zu Ihnen kommen. Und Ihre bestehenden Kunden erhalten einen attraktiven Rabatt. Das klingt nach einer Win-Win-Situation!

(Quelle: Stripo-Vorlage)

12. Nur ein kurzes Update

Diese Versandbestätigungs-E-Mail informiert den Kunden darüber, dass alles reibungslos verläuft. Gleichzeitig werden ihm ein paar interessante Inhalte vorgeschlagen, die er sich ansehen kann, um mehr über das Produkt zu erfahren.

Außerdem gibt es einen unaufdringlichen Link, der zur Website führt. Aber auch hier gilt: keinerlei Druck, die Entscheidung liegt ganz bei Ihnen. 

13. Ihre letzte Bestellung wurde erfolgreich liefert

Jeder Kunde freut sich über eine solche Versandbenachrichtigung per E-Mail. Es ist einfach eine freundliche Erinnerung daran, die Bestellung abzuholen oder sich zu melden, falls etwas schiefgehen sollte. Und natürlich enthält sie einen Link zur Sendungsverfolgung.

(Quelle: E-Mail von Athletic Brewing)

14. Unterwegs

Diese Vorlage ist ein hervorragendes Beispiel für eine Versand-E-Mail, die alle wichtigen Informationen enthält. Sie enthält einen Link zur Sendungsverfolgung und erläutert zudem, wie die verschiedenen Versandarten funktionieren, einschließlich der voraussichtlichen Lieferzeiten.

(Quelle: E-Mail von Vuori)

15. Exklusive Mitgliedervorteile

Ihre Bestellung wurde versandt, und vielleicht fragen Sie sich, was eine Versandbestätigungs-E-Mail außer den Bestelldetails noch enthalten könnte.

In dieser Vorlage finden Sie eine Einladung zu einem Mitgliedschaftsprogramm, mit dem Kunden Rabatte, exklusive Angebote und vieles mehr erhalten können.

(Quelle: E-Mail von REI Co-op)

Zusammenfassung

Versandbestätigungs-E-Mails sind ein fester Bestandteil jedes Unternehmens, das Waren online verkauft. Da diese E-Mails unverzichtbar sind, erfordert ihre Erstellung größte Sorgfalt — angefangen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften über die Einbindung von Inhalten, die dem Empfänger einen echten Mehrwert bieten, bis hin zur Gestaltung und den technischen Aspekten der Zustellbarkeit.

Vor allem spiegeln diese E-Mails Ihre Einstellung gegenüber Ihren Kunden wider und zeigen, welche Art von Versand-Erlebnis Sie bieten möchten. Je besser dieses Erlebnis ist (und je offener und umfassender Ihre Kommunikation rund um den Versand ist), desto wahrscheinlicher ist es, dass Kunden für zukünftige Einkäufe wiederkommen. Dieser Artikel hilft Ihnen dabei, Ihre Versandbestätigungs-E-Mails sowohl aus technischer als auch aus inhaltlicher Sicht vorzubereiten, und bietet Ihnen die Tipps und Anregungen, die Sie benötigen, um ganz einfach Ihre eigenen E-Mails für Ihr Unternehmen zu erstellen.

FAQ

1. Was sollte eine Versandbestätigungs-E-Mail enthalten?

Die wichtigsten Angaben, die in Ihrer Versandbestätigungs-E-Mail enthalten sein sollten, sind: eine klare Betreffzeile, die Bestellnummer und das Bestelldatum, eine Liste der bestellten Artikel, ein Link zur Sendungsverfolgung, das voraussichtliche Lieferdatum, eine Zahlungsübersicht sowie Kontaktdaten des Kundensupports.

2. Wann sollte eine Versandbestätigungs-E-Mail versendet werden?

Diese E-Mail wird zwischen der Bestellung und der Lieferung versendet, d. h. sie muss verschickt werden, sobald das Paket versandt wurde und auf dem Weg zum Kunden ist.

3. Handelt es sich bei einer Versandbestätigungs-E-Mail um eine Transaktions- oder eine Marketing-E-Mail?

Diese E-Mails sind rein transaktionaler Natur. Sie können jedoch auch Werbeinhalte enthalten, wie beispielsweise personalisierte Empfehlungen und Angebote. 

4. Kann ich Werbeaktionen in eine Versandbestätigungs-E-Mail einfügen?

Ja, Sie können Werbeaktionen oder Sonderangebote in Ihre Versandbestätigungs-E-Mail einfügen. Beachten Sie jedoch, dass Versandbestätigungen zu 80 % aus transaktionalen Inhalten und zu höchstens 20 % aus Werbeinhalten bestehen dürfen.

5. Was ist der Unterschied zwischen Versand- und Bestellbestätigungs-E-Mails?

Eine Bestellbestätigung bestätigt, dass die aufgegebene Bestellung angenommen, bezahlt und vom Unternehmen bearbeitet wird (kommissioniert, verpackt usw.). Eine Versandbestätigungs-E-Mail informiert darüber, dass die Ware an das Transportunternehmen übergeben wurde und sich derzeit auf dem Weg zum Käufer befindet.

6. Warum hat mein Kunde die Versandbestätigungs-E-Mail nicht erhalten?

Dafür gibt es mehrere Gründe. Möglicherweise nutzen Sie für Marketing- und Versand-E-Mails dieselbe Infrastruktur, wodurch die Marketing-E-Mails die Zustellbarkeit Ihrer Versand-E-Mails beeinträchtigen. Oder Sie haben die Authentifizierung Ihrer Infrastruktur mithilfe von Protokollen wie SPF, DKIM, DMARC und BIMI vergessen. Nicht zuletzt sieht Ihre Versandbestätigung nicht wie eine seriöse E-Mail aus, da sie eine unklare Betreffzeile, verdächtig verkürzte Links, eine seltsame Absenderdomain und andere Merkmale aufweist, die dem Empfänger verdächtig erscheinen könnten.