El seguimiento de una solicitud por correo electrónico puede ser una tarea desafiante. Debe asegurarse de que no parezca demasiado persistente o molesto, al mismo tiempo que aumente sus posibilidades de obtener la respuesta que necesita.
En este artículo, descubrirá consejos sobre cómo escribir un correo electrónico de seguimiento cortés, cuándo enviarlo mejor y cómo evitar errores comunes. También preparamos ejemplos de diseño de correo electrónico y plantillas de correo electrónico de seguimiento para acelerar el proceso.
Escribir un correo electrónico de seguimiento cortés y una línea de asunto clara
Escribir correos electrónicos de seguimiento puede ser estresante: no sabe las razones de la baja tasa de respuesta del correo electrónico inicial y si debe enviar solo un mensaje de seguimiento o un par de ellos. No quiere ser demasiado insistente (la gente está ocupada y todos olvidamos cosas), pero aún así necesita cumplir sus objetivos.
En cualquier caso, al menos un correo electrónico de seguimiento aumentará las posibilidades de reiniciar el diálogo y obtener la información necesaria.
Aquí hay algunos consejos sobre cómo escribir un correo electrónico de seguimiento con una solicitud y crear una estrategia de seguimiento efectiva.
1. Elija el momento adecuado para los correos electrónicos de seguimiento
Evite retrasar los seguimientos por más de diez días. Escriba un recordatorio de seguimiento dentro de los tres días posteriores al correo electrónico de divulgación inicial. Una espera más larga aumenta la probabilidad de que el destinatario olvide su primer correo electrónico.
- supongamos que ha enviado una solicitud inicial y no ha recibido una respuesta en un plazo razonable (de 1 a 3 días). En ese caso, puede ser apropiado enviar un correo electrónico de seguimiento para recordarle al destinatario sobre la solicitud y solicitar una actualización o una llamada directa;
- si ha recibido una respuesta a su solicitud inicial, pero el destinatario no ha tomado las medidas necesarias ni ha proporcionado la información que necesita, puede enviar un correo electrónico de seguimiento para solicitar una aclaración o una actualización de estado el mismo día;
- si solicita una llamada rápida, puede ser apropiado enviar un correo electrónico de seguimiento 24 horas antes de una reunión para confirmar los detalles acordados de la reunión o recordarle al destinatario sobre la reunión;
- supongamos que está haciendo un seguimiento de una solicitud de empleo o de la presentación de una propuesta. Luego, sería mejor que enviara un correo electrónico de seguimiento después de una o dos semanas para preguntar sobre el estado de su solicitud o propuesta, ya que el proceso de reclutamiento dura al menos una semana.
2. Comience con un recordatorio rápido y amigable
Los correos electrónicos de seguimiento corteses deben comenzar con recordatorios amistosos para el destinatario de su correo electrónico anterior. Mantenga un tono cortés y profesional. Recuérdeles la gran reunión o charla que tuvo para recordar el momento.
3. Proporcione contexto para un correo electrónico de seguimiento cortés
Si el destinatario no ha respondido a su correo electrónico anterior, explique por qué su solicitud es importante y cómo se relaciona con su trabajo, objetivos o producto.
¡No copie y pegue desde el primer correo electrónico! Es posible que un destinatario haya leído ese correo electrónico pero se haya olvidado de responder. Ver el mismo texto dos veces no les ayudará a decidir sobre su solicitud.
4. Pida una actualización
Pregúntele al destinatario si ha tenido la oportunidad de considerar su solicitud y proporcione una actualización sobre si puede o no cumplirla. Esto demuestra que respeta su tiempo y le da la oportunidad de responder.
5. Proporcione una fecha límite
Si su solicitud es urgente, explique a su destinatario cuándo necesita una respuesta a su correo electrónico. Esto puede ayudar a garantizar que su solicitud tenga prioridad y no se pierda en la bandeja de entrada del destinatario.
6. Sea específico
Describa claramente lo que está pidiendo y lo que necesita del destinatario en los correos electrónicos de seguimiento. Esto puede ayudar a evitar confusiones y garantizar que ambos estén en la misma página y tengan una conversación productiva. Añada una llamada a la acción y una prueba social si es necesario y apropiado.
7. Sea breve
Mantenga sus seguimientos breves y directos. Evite divagar o incluir información innecesaria que pueda hacer que su correo electrónico de seguimiento sea difícil de leer y entender. Entregue su mensaje de forma rápida y directa sin ser agresivo.
8. Sea cortés y amable
Agradezca al destinatario por su tiempo. Esto demuestra que aprecia sus esfuerzos y respeta su decisión, sea cual sea. Un correo electrónico de seguimiento cortés obviamente no puede ser exigente, agresivo o irrespetuoso de ninguna otra manera.
Si sigue sin recibir una respuesta después de su correo electrónico de seguimiento, puede volver a hacerlo en 2 o 3 días.
Si las personas no responden por tercera vez, puede enviar un correo electrónico final o cambiar a otro prospecto. Nadie está asegurado de ser ignorado, así que mantengase motivado y siga trabajando.
9. Haga una línea de asunto clara con puntos débiles
En cuanto a una línea de asunto, las reglas son simples: ser conciso y claro, incluir una fecha límite si la hay, usar un tono cortés, no palabras agresivas y toneladas de signos de exclamación.
Para que se inspire, hemos añadido algunos ejemplos de líneas de asunto de correo electrónico:
- Seguimiento de [Solicitud] — [Fecha límite].
- Solicitud de [Artículo/Información] — Seguimiento.
- Registrarse en [Solicitud] — ¿Alguna actualización?
- Recordatorio: [Solicitud] — Se acerca [Fecha límite].
- Dando seguimiento a [Solicitud] — Estoy lleno de esperanza por su apoyo.
- Seguimiento de la factura vencida: mañana es el último día para pagar sin cargo.
Utilice este consejo para su correo electrónico de seguimiento para que la gente le responda. Si necesita más información sobre las tasas de apertura de los correos electrónicos, el mejor tiempo de envío y la personalización, consulte nuestro documento técnico "Rendimiento del marketing por correo electrónico".
Plantillas de correo electrónico de seguimiento corteses y consejos de diseño
Veamos algunos consejos sobre cómo diseñar un correo electrónico de seguimiento para una solicitud.
1. Utilice una plantilla de correo electrónico profesional
Una plantilla de correo electrónico de seguimiento lista para usar puede ayudar a garantizar que su correo electrónico se vea ordenado y atractivo. Stripo ofrece numerosas plantillas de correo electrónico de seguimiento para diferentes escenarios, para que pueda personalizarlas según sea necesario y enviarlas. Puede elegir la mejor plantilla de correo electrónico de seguimiento y personalizarla de acuerdo con sus objetivos comerciales. Utilice un software de automatización de marketing para enviar sus seguimientos y ahorrar tiempo y esfuerzo.
2. Mantenga el diseño del correo electrónico de seguimiento simple
Demasiados gráficos o imágenes en su correo electrónico pueden distraer a los destinatarios de su mensaje principal. Elegir la combinación de colores de su marca e incluir el logotipo de su empresa le ayudará a transmitir su mensaje y a mantener la coherencia de la marca.
3. Utilice una fuente clara y legible
Utilice fuentes legibles de un tamaño superior a 12 puntos. Evite usar fuentes cursivas, ya que pueden ser más difíciles de leer. Con Stripo, puede comprobar si la fuente elegida se ve bien en el móvil y en el escritorio y si el botón de llamada a la acción está visible para volver a comprobarlo y evitar fallos.
4. Divida el texto para que parezca más estructurado
Escriba un correo electrónico de seguimiento utilizando viñetas, listas numeradas o párrafos cortos para dividir el texto y facilitar su lectura, ya que los lectores tienden a saltarse los correos electrónicos de texto sin formato.
10 ejemplos de correos electrónicos de seguimiento corteses con recordatorios suaves
Si no está seguro de cómo redactar su mensaje, revisar un ejemplo de correo electrónico de seguimiento cortés para una solicitud puede servir como un punto de partida útil. Hemos elaborado diez ejemplos de correos electrónicos de seguimiento y líneas de asunto que puede modificar para adaptarlos a sus necesidades.
1. Un correo electrónico de seguimiento después del mensaje inicial
Asunto del correo electrónico:
Seguimiento de la solicitud de [Artículo/Información]
Cuerpo del correo electrónico:
Estimado [Nombre del destinatario]:
Estoy haciendo un seguimiento de mi correo electrónico anterior el [Fecha]. Le solicité [Artículo/Información] y me preguntaba si hay alguna actualización sobre esta solicitud.
Por favor, avíseme si necesita más información de mi parte. Agradezco su tiempo y consideración.
Gracias.
Saludos
[Su nombre]
2. Un correo electrónico de seguimiento con un recordatorio de fecha límite
Asunto del correo electrónico:
Recordatorio: Solicitud de [artículo/información] — [Fecha límite]
Cuerpo del correo electrónico:
Estimado [Nombre del destinatario]:
Le recuerdo mi solicitud anterior de [Artículo/Información] enviada el [Fecha]. En cuanto a mi correo electrónico anterior, le agradecería que me proporcionara esta información antes de [Fecha límite].
Por favor, avíseme si necesita más información de mi parte. Agradezco su tiempo y consideración.
Gracias.
Saludos
[Su nombre]
3. Un correo electrónico de seguimiento después de no recibir respuesta
Asunto del correo electrónico:
Seguimiento con respecto a [Tema anterior]: ¿Está disponible para una charla rápida?
Cuerpo del correo electrónico:
Estimado [Nombre del destinatario]:
Le envié un correo electrónico el [Fecha] solicitando [Artículo/Información]. Desafortunadamente, aún no he recibido una respuesta de su parte.
Entiendo que puede estar ocupado, pero esta información es importante. Por favor, avíseme si hay alguna actualización sobre mi solicitud. Estaría agradecido.
Gracias por su tiempo.
Saludos
[Su nombre]
4. Un correo electrónico de seguimiento después de la respuesta prometida
Asunto del correo electrónico:
Seguimiento: Solicitud de una actualización sobre [Respuesta prometida]
Cuerpo del correo electrónico:
Estimado [Nombre del destinatario]:
Anteriormente le había solicitado [Artículo/Información] el [Fecha], y usted había prometido proporcionarme esta información antes del [Fecha]. Sin embargo, todavía no he recibido ninguna respuesta de su parte.
Entiendo que pueden surgir cosas, pero esta información es crucial. Por favor, avíseme si hay alguna actualización sobre mi solicitud.
Gracias por su tiempo.
Saludos
[Su nombre]
5. Un correo electrónico de seguimiento con una solicitud alternativa
Asunto del correo electrónico:
Solicitud de seguimiento: opciones alternativas para avanzar
Cuerpo del correo electrónico:
Estimado [Nombre del destinatario]:
Anteriormente le había solicitado [Artículo/Información] el [Fecha], pero lamentablemente, aún no he recibido una respuesta.
Si no puede proporcionarme esta información, ¿podría informarme si hay una opción alternativa? Agradecería cualquier ayuda que pueda brindar.
Gracias por su tiempo y consideración.
Saludos
[Su nombre]
6. Un correo electrónico de seguimiento cortés después de un evento de networking
Asunto del correo electrónico:
¡Gracias por conectarse en el [Nombre del evento]!
Cuerpo del correo electrónico:
Estimado [Nombre]:
Quería hacer un seguimiento con usted después del evento de networking de [Nombre del evento] al que asistimos el último [Día/Fecha]. Fue un placer conocerlos y discutir nuestros intereses compartidos en [Tema discutido].
Quiero hablar sobre la posibilidad de organizar una reunión para explorar posibles colaboraciones y aprender más sobre su trabajo en este campo. Creo que una reunión podría beneficiarnos a ambos y permitirnos intercambiar ideas y experiencias.
Por favor, avíseme si puede reunirse en las próximas semanas. Soy flexible con el tiempo y puedo adaptarme a su horario. Si alguna fecha o franja horaria en particular funciona mejor para usted, no dude en sugerirla.
Gracias por su tiempo y espero tener noticias suyas.
Saludos
[Su nombre]
7. Correo electrónico de seguimiento después de enviar un documento o propuesta
Asunto del correo electrónico:
Dando seguimiento a la propuesta que envié
Cuerpo del correo electrónico:
Estimado [Nombre]:
Espero que esté bien. Quería dar seguimiento a la propuesta que envié el [Fecha] con respecto a [Proyecto o Tema]. Me encantaría escuchar sus pensamientos o cualquier comentario que pueda tener.
Por favor, avíseme si necesita información adicional o aclaración. Estaré encantado de ayudar más.
Esperamos su respuesta.
Saludos
[Su nombre]
8. Correo electrónico de seguimiento solicitando comentarios
Asunto del correo electrónico:
Recordatorio amable: comentarios sobre [Tema o elemento]
Cuerpo del correo electrónico:
Estimado [Nombre]:
Espero que este mensaje lo encuentre bien. Quería tener la amabilidad de hacer un seguimiento de mi correo electrónico anterior con respecto a los comentarios sobre [tema o elemento específico] que envié el [Fecha].
Su aporte sería muy apreciado y es importante por [razón, por ejemplo, para hacer avanzar el proyecto, tomar una decisión, etc.].
Por favor, avíseme si hay un buen momento para que comparta sus pensamientos, o si prefiere discutirlo durante una llamada rápida.
Gracias de antemano por su tiempo.
Un cordial saludo,
[Su nombre]
9. Correo electrónico de seguimiento después de una reunión o llamada
Línea de asunto:
Dando seguimiento a nuestra reciente conversación
Cuerpo del correo electrónico:
Estimado [Nombre]:
Gracias de nuevo por tomarse el tiempo de reunirse conmigo el [Fecha]. Realmente aprecié la oportunidad de discutir [Tema] con ustedes.
Como seguimiento rápido, quería verificar si tenía alguna actualización con respecto a [Próximos pasos, Decisión o Solicitud]. Estaré encantado de proporcionar más detalles o ayudar más si es necesario.
No dude en ponerse en contacto con nosotros cuando le convenga.
Mejor
[Su nombre]
10. Correo electrónico de seguimiento solicitando una actualización de estado
Línea de asunto:
Comprobar el estado de [Tema]
Cuerpo del correo electrónico:
Estimado [Nombre]:
Espero que todo esté bien. Me pongo en contacto con ustedes para comprobar el estado de [Solicitud, Proyecto o Solicitud] que hemos comentado anteriormente.
Entiendo lo ocupada que pueden estar las cosas, pero agradecería cualquier actualización que pueda compartir cuando tenga un momento.
Si hay algo que necesite de mí para ayudarle a avanzar en las cosas, no dude en preguntar.
Esperamos tener noticias suyas.
Atentamente
[Su nombre]
Errores comunes que se deben evitar
Incluso con las mejores intenciones, los correos electrónicos de seguimiento pueden fracasar si no se evitan ciertos pasos en falso. Para garantizar que su mensaje sea eficaz, respetuoso y tenga más probabilidades de obtener una respuesta, es crucial conocer los errores más comunes y cómo corregirlos.
1. Empezando por "Solo haciendo un seguimiento"
Un error típico en los correos electrónicos de seguimiento es comenzar con "Solo haciendo un seguimiento de mi mensaje anterior..." sin añadir ningún contexto significativo o urgencia. Si bien la frase puede sonar educada, a menudo es demasiado vaga o pasiva y puede socavar el propósito de su mensaje.
En los correos electrónicos de ventas o marketing, esta frase carece de sustancia y, a menudo, no fomenta una respuesta. Los destinatarios están ocupados, y si su seguimiento no ofrece nada nuevo o útil, simplemente puede ser ignorado.
❌ Ejemplo débil:
"Solo haciendo un seguimiento de mi correo electrónico anterior. Avíseme si le interesa.
✅ Mejor versión (agrega valor sin repetir lo obvio):
"Quería comprobar si tuvieron la oportunidad de revisar la propuesta que les envié la semana pasada. Ahora incluimos 3 meses de soporte de incorporación para nuevos clientes, lo que podría ser una gran opción para su equipo. Si está interesado, estaré encantado de programar una breve llamada para repasar los detalles, solo avíseme en un momento conveniente".
Consejo clave: Omita el relleno. En lugar de repetir que se trata de un seguimiento, concéntrese en lo que es nuevo, útil o procesable. Dale al destinatario una razón clara para responder.
En los correos electrónicos personales, académicos o administrativos, el problema es más de claridad, tiempo y propósito. Es posible que el simple hecho de decir "solo seguimiento" no comunique su urgencia, especialmente si se trata de plazos.
❌ Ejemplo débil:
"Solo estoy haciendo un seguimiento de mi correo electrónico anterior con respecto a mi solicitud para la universidad".
✅ Mejor versión (aclara y respeta el tiempo):
"Me preguntaba si habrá tenido la oportunidad de revisar mis preguntas del martes pasado. Con la fecha límite de solicitud que se acerca la próxima semana, quería asegurarme de que todo esté en marcha".
Consejo clave: Haga referencia al mensaje original, explique las limitaciones de tiempo y demuestre comprensión de la programación del destinatario.
2. No incluir una llamada a la acción clara
Un correo electrónico de seguimiento profesional nunca debe dejar al destinatario adivinando. Si no indica claramente lo que necesita, ya sea una respuesta, un documento o una decisión, el destinatario puede ignorar el mensaje o retrasar la respuesta indefinidamente.
Este error suele producirse cuando el escritor asume que la solicitud original sigue siendo clara o le preocupa que volver a preguntar pueda parecer demasiado persistente. En realidad, una llamada a la acción educada y específica ayuda a avanzar en la conversación.
❌ Ejemplo débil:
"Déjeme saber lo que piensa".
(El lector puede preguntarse: ¿Pensar en qué? ¿Responder cuándo? ¿Se espera algo de mí ahora?)
✅ Mejor versión (Ventas):
"¿Estaría disponible para una llamada rápida este jueves o viernes para discutir los próximos pasos?"
✅ Mejor versión (Académica/Administradora):
"¿Podría decirme si mi solicitud ha sido revisada o si hay algo más que deba presentar antes de la fecha límite?"
3. Hacer un seguimiento demasiado pronto o con demasiada frecuencia
El tiempo es crucial cuando se envían correos electrónicos de seguimiento. Ponerse en contacto demasiado rápido después de su mensaje inicial puede parecer impaciente o demasiado persistente, mientras que hacer un seguimiento con demasiada frecuencia puede molestar al destinatario y dañar su relación.
Permita una cantidad de tiempo razonable para que el destinatario responda. Según nuestra experiencia, de 3 a 7 días hábiles suele ser apropiado, dependiendo de la urgencia y el contexto de su solicitud. Si no recibe respuesta después de un par de seguimientos corteses espaciados adecuadamente, a menudo es mejor hacer una pausa y considerar formas alternativas de participar.
Cómo escribir un correo electrónico de divulgación inicial con una solicitud
Asegúrese de que su correo electrónico de divulgación inicial sea claro y tenga un propósito. Un seguimiento solo puede ser efectivo si el mensaje original establece el tono correcto.
Estos son algunos pasos y consejos rápidos a seguir al escribir un correo electrónico solicitando algo:
1. Comience con una línea de asunto clara
Una buena línea de asunto debe indicar brevemente el propósito de su correo electrónico y motivar al destinatario a abrir su mensaje de inmediato.
2. Añada un saludo adecuado
Comience con un saludo cortés, como "Estimado [Nombre]" o "Hola [Nombre]".
3. Preséntese y especifique el propósito del correo electrónico
Explique quién es usted y por qué le está escribiendo al destinatario. Mantenga esta parte de su correo electrónico breve pero informativa.
4. Proporcione contexto
Si es necesario, proporcione alguna información de fondo o contexto que ayude al destinatario a entender el propósito de su solicitud cortés, o utilice un punto de dolor fuerte y específico para entrar en la memoria del destinatario.
5. Haga una solicitud clara y añada una llamada a la acción
Indique con precisión lo que está pidiendo y sea específico sobre lo que necesita. Si corresponde, agregue un botón de llamada a la acción para facilitar el proceso de encontrar los detalles necesarios para un destinatario.
6. Explique por qué su correo electrónico es importante
Explique por qué su solicitud es importante y cómo beneficiará al destinatario o a otras personas involucradas. Si no está seguro de quién se encarga de su solicitud, puede preguntar cortesmente si el destinatario es la persona adecuada o si puede dirigirle a alguien que sí lo sea.
7. Proporcione información adicional
Si es necesario, proporcione detalles que ayuden al destinatario/cliente potencial a comprender su solicitud o a tomar una decisión.
8. Termine el correo electrónico cortesmente
Agradezca al destinatario por su tiempo y cierre con una firma de correo electrónico y una despedida cortés como "Saludos cordiales" o "Atentamente".
9. Incluya su información de contacto
Añada una firma de correo electrónico con su información de contacto, como un número de teléfono, sitios web o enlaces a cuentas de redes sociales, en caso de que el destinatario necesite ponerse en contacto contigo y continuar una conversación.
10. Revisión
Antes de enviar el correo electrónico, revíselo para asegurarse de que no haya errores y que el tono sea profesional y cortés. La mayoría de los profesionales de ventas se toman muy en serio el correo electrónico inicial.
Vaya un paso por delante de sus competidores: prepare una estrategia de correo electrónico de seguimiento y el primer correo electrónico de divulgación.
Resumen
Preparar una línea de asunto y un texto para un correo electrónico de seguimiento con una solicitud requiere un equilibrio entre ser respetuoso y asertivo. Siguiendo estos consejos, puede escribir un correo electrónico de seguimiento de manera más eficiente y aumentar sus posibilidades de lograr su objetivo.
Prestar atención al tono, el momento y la claridad en sus correos electrónicos de seguimiento puede marcar la diferencia para obtener una respuesta oportuna y positiva.
0 comentarios