Dare seguito a una richiesta via email può essere un compito impegnativo. Si vuole essere certi di non essere invadenti o fastidiosi e al tempo stesso di ottenere la risposta desiderata.
In questo articolo trovi consigli su come scrivere un esempio di email di follow-up educata per una richiesta, quando inviarla e come evitare gli errori più comuni. Abbiamo anche preparato esempi di design e campioni di email di follow-up per accelerare il processo..
Cosa fare prima di inviare un’email di follow-up per una richiesta
Prima di inviare l’ email di contatto iniziale, assicurati di scrivere correttamente il messaggio. Altrimenti, nessuna buona email di follow-up può essere utile.
Ecco alcuni passaggi e suggerimenti rapidi da seguire quando si scrive un'email per richiedere qualcosa:
1. Inizia con un oggetto chiaro
Un buon oggetto dovrebbe indicare brevemente lo scopo della tua email e motivare il destinatario ad aprire immediatamente il tuo messaggio.
2. Rivolgiti al destinatario in modo appropriato
Inizia con un saluto educato, come "Caro [nome]" o "Ciao [nome]".
3. Presentati e specifica lo scopo dell'email
Spiega chi sei e perché stai scrivendo al destinatario. Mantieni questa parte della tua email breve ma informativa.
4. Fornisci il contesto
Se necessario, fornisci alcune informazioni di base o un contesto che aiuti il destinatario a comprendere lo scopo della tua cortese richiesta, oppure utilizza un punto dolente specifico e forte per entrare nella memoria del destinatario.
5. Fai una richiesta chiara e aggiungi un call to action
Indica accuratamente ciò che stai chiedendo e sii specifico su ciò di cui hai bisogno. Se opportuno, aggiungi un pulsante call to action per facilitare il processo di ricerca dei dettagli necessari per un destinatario.
6. Spiega perché la tua email è importante
Scrivi perché la tua richiesta è importante e in che modo andrà a beneficio del destinatario o di altre parti coinvolte.
7. Fornisci informazioni aggiuntive
Se necessario, fornisci dettagli che aiuteranno il destinatario/potenziale cliente a comprendere la tua richiesta o a prendere una decisione.
8. Termina l'email in modo educato
Ringrazia il destinatario per il suo tempo e chiudi con una cortese firma e una firma email come "Distinti saluti" o "Cordiali saluti".
9. Includi le tue informazioni di contatto
Aggiungi una firma email con le tue informazioni di contatto, come il numero di telefono o i link agli account dei social network, nel caso in cui il destinatario abbia bisogno di contattarti per continuare la conversazione.
10. Controlla l’email
Prima di inviare l'email, rileggila per assicurarti che non ci siano errori e che il tono sia professionale ed educato. La maggior parte dei professionisti delle vendite prende molto sul serio l'email iniziale.
Sii un passo avanti rispetto ai tuoi concorrenti — prepara una strategia di email di follow-up e la prima email di contatto.
Scrivere un'email di follow-up educata e un oggetto chiaro
Ora puoi inviare l'email iniziale e attendere 2-3 giorni prima di inviare le successive.
Scrivere email di follow-up può essere stressante: non sai le ragioni del basso tasso di risposta dell'email iniziale e se dovresti inviare solo un messaggio di follow-up o un paio di messaggi. Non vuoi essere invadente (le persone sono impegnate e tutti dimentichiamo le cose), ma devi comunque raggiungere i tuoi obiettivi.
In ogni caso, almeno un’ email di follow-up aumenterà la possibilità di riavviare il dialogo e ottenere le informazioni necessarie.
Ecco alcuni suggerimenti su come scrivere un'email di follow-up con una richiesta e costruire un'efficace strategia di follow-up.
1. Scegli il momento giusto per le email di follow-up
Evita di ritardare i follow-up per più di dieci giorni. Scrivi un promemoria di follow-up entro tre giorni dall'email di contatto iniziale. Un'attesa più lunga aumenta la probabilità che il destinatario si dimentichi della tua prima email.
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supponiamo di aver inviato una richiesta iniziale e di non aver ricevuto risposta entro un termine ragionevole (1-3 giorni). In tal caso, potrebbe essere appropriato inviare un'email di follow-up per ricordare al destinatario la richiesta e chiedere un aggiornamento o una semplice chiamata;
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se hai ricevuto una risposta alla tua richiesta iniziale, ma il destinatario non ha intrapreso le azioni necessarie o fornito le informazioni di cui hai bisogno, puoi inviare un'email di follow-up per chiedere chiarimenti o un aggiornamento dello stato lo stesso giorno;
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se richiedi una chiamata veloce, l'invio di un'email di follow-up 24 ore prima di una riunione potrebbe essere appropriato per confermare i dettagli concordati della riunione o ricordare al destinatario l'incontro;
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supponiamo che tu stia dando seguito a una domanda di lavoro o all'invio di una proposta. Quindi, è meglio inviare un'email di follow-up dopo una o due settimane per informarsi sullo stato della candidatura o della proposta, poiché il processo di reclutamento richiede almeno una settimana.
2. Inizia con un breve promemoria amichevole
Le email di follow-up educate dovrebbero iniziare con promemoria amichevoli al destinatario della tua email precedente. Mantieni un tono educato e professionale. Ricorda loro che incontro o chiacchierata fantastica hai avuto per ricordare quel momento.
3. Fornisci il contesto per un'email di follow-up educata
Se il destinatario non ha risposto alla tua email precedente, spiega perché la tua richiesta è importante e come si collega al suo lavoro, ai suoi obiettivi o al suo prodotto.
Non fare copia-incolla dalla prima email! Un destinatario potrebbe aver letto l'email ma dimenticato di rispondere. Vedere lo stesso testo due volte non li aiuterà a decidere in merito alla tua richiesta.
4. Richiedi un aggiornamento
Chiedi al destinatario se ha avuto la possibilità di prendere in considerazione la tua richiesta e fornisci un aggiornamento sulla possibilità o meno di soddisfarla. Ciò dimostra che rispetti il loro tempo e dai loro la possibilità di rispondere.
5. Informa della scadenza
Se la tua richiesta ha una scadenza urgente, spiega al destinatario entro quando deve rispondere alla tua email. Ciò può aiutarti a garantire che la tua richiesta abbia la priorità e non venga persa nella posta in arrivo del destinatario.
6. Sii specifico
Descrivi chiaramente cosa stai chiedendo e cosa ti serve dal destinatario nelle email di follow-up. Questo può aiutare ad evitare confusione e garantire che entrambi siate sulla stessa lunghezza d'onda e abbiate una conversazione produttiva. Aggiungi un invito all'azione e una prova sociale se necessario e opportuno.
7. Sii breve
Mantieni le tue email di follow-up brevi e pertinenti. Evita di divagare o includere informazioni non necessarie che possono rendere difficile la lettura e la comprensione della tua email di follow-up. Trasmetti il tuo messaggio in modo rapido e diretto senza essere invadente.
8. Sii educato e amichevole
Ringrazia il destinatario per il suo tempo. Ciò dimostra che apprezzi i loro sforzi e rispetti la loro decisione, qualunque essa sia. Ovviamente un'email di follow-up educata non può essere esigente, aggressiva o irrispettosa per nessun motivo.
Se non hai ancora ricevuto una risposta dopo l'email di follow-up, puoi ricontattare cortesemente entro 2-3 giorni.
Se le persone non rispondono per la terza volta, puoi inviare un'email finale o passare ad un altro potenziale cliente. Nessuno è escluso dal rischio di essere ignorato, quindi non perdere la motivazione e continua a lavorare.
9. Crea un oggetto chiaro con i punti critici
Per quanto riguarda l'oggetto, le regole sono semplici: sii conciso e chiaro, includi una scadenza se presente, usa un tono educato, niente parole aggressive e decine di punti esclamativi.
Abbiamo aggiunto alcuni esempi di oggetto dell'email da cui puoi trarre ispirazione:
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Follow-up su [Richiesta] - [Scadenza].
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Richiesta di [Articolo/Informazioni] - Follow-up.
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Controllo su [Richiesta]: qualche aggiornamento?
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Promemoria: [Richiesta] - [Scadenza] che si avvicina.
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Follow-up su [Richiesta]: spero nel tuo supporto.
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Follow-up per fattura scaduta: domani è l'ultimo giorno per pagare senza commissioni.
Utilizza questi consigli per la tua email di follow-up per convincere le persone a risponderti. Se hai bisogno di maggiori informazioni sui tassi di apertura delle email, sui tempi di invio migliori e sulla personalizzazione, consulta il nostro whitepaper "Prestazioni dell'email marketing".
Modelli di email di follow-up educati e suggerimenti di design
Diamo un'occhiata ad alcuni suggerimenti su come progettare un'email di follow-up per una richiesta.
1. Utilizza un modello di email professionale
Un modello di email di follow-up predefinito può aiutarti a garantire che la tua email abbia un aspetto ordinato e accattivante. Stripo offre numerose modelli di email di follow-up per diversi scenari, quindi puoi personalizzarli secondo necessità e inviarli. Scegli il miglior modello di email di follow-up e personalizzalo in base ai tuoi obiettivi aziendali.
2. Mantieni semplice il design dell'email di follow-up
L'utilizzo di troppi grafici o immagini nella tua email potrebbe distrarre i destinatari dal tuo messaggio principale. Scegliere la combinazione di colori del tuo marchio e includere il logo della tua azienda ti aiuterà a trasmettere il tuo messaggio e mantenere la coerenza del marchio.
3. Utilizza un carattere chiaro e leggibile
Utilizza caratteri leggibili di dimensione superiore a 12pt. Evita di usare caratteri corsivi perché possono essere più difficili da leggere. Con Stripo, puoi verificare se il carattere scelto ha un bell'aspetto su dispositivi mobili e desktop e se il pulsante call to action è visibile per ricontrollare ed evitare errori.
4. Suddividi il testo per farlo sembrare più strutturato
Scrivi un'email di follow-up utilizzando punti elenco, elenchi numerati o brevi paragrafi per suddividere il testo e renderlo più facile da leggere, poiché i lettori tendono a saltare le email di testo non formattate.
6 esempi di email di follow-up educate con promemoria gentili
Come promesso, abbiamo aggiunto sei esempi di email di follow-up e oggetti che puoi modificare in base alle tue esigenze.
1. Email di follow-up dopo il messaggio iniziale
Oggetto dell'email:
Follow-up su richiesta per [Articolo/Informazioni]
Corpo dell'email:
Gentile [Nome destinatario],
Spero che questo messaggio la trovi bene. Faccio seguito alla mia email precedente datata [data]. Le ho richiesto [Articolo/Informazioni] e mi chiedevo se ci fossero aggiornamenti su questa richiesta.
Per favore, mi faccia sapere nel caso avesse bisogno di ulteriori informazioni da parte mia. Apprezzo il suo tempo e la sua considerazione.
Grazie.
Distinti saluti,
[Il tuo nome]
2. Email di follow-up con un promemoria della scadenza
Oggetto dell'email:
Promemoria: Richiesta di [Articolo/Informazioni] - [Scadenza]
Corpo dell'email:
Gentile [Nome destinatario],
Spero che questo messaggio la trovi bene. Le ricordo la mia precedente richiesta di [Articolo/Informazioni] inviata il [Data]. Per quanto riguarda la mia email precedente, apprezzerei se potesse fornire queste informazioni entro il [Scadenza].
Per favore mi faccia sapere nel caso avesse bisogno di ulteriori informazioni da parte mia. Apprezzo il suo tempo e la sua considerazione.
Grazie.
Distinti saluti,
[Il tuo nome]
3. Email di follow-up dopo non aver ricevuto una risposta
Oggetto dell'email:
Follow-up riguardo [Argomento precedente]: sei disponibile per una rapida chiacchierata?
Corpo dell'email:
Gentile [Nome destinatario],
Spero che questo messaggio la trovi bene. Le ho inviato un'email in data [Data] richiedendo [Articolo/Informazioni]. Purtroppo non ho ancora ricevuto una sua risposta.
Capisco che potrebbe essere occupato, ma questa informazione è importante. Per favore, mi faccia sapere se ci sono aggiornamenti sulla mia richiesta. Le sarei grato.
Grazie per il suo tempo.
Distinti saluti,
[Il tuo nome]
4. Email di follow-up dopo la risposta promessa
Oggetto dell'email:
Follow-up: richiesta di un aggiornamento su [Risposta promessa]
Corpo dell'email:
Gentile [Nome destinatario],
In precedenza le avevo richiesto [Articolo/Informazioni] il [Data] e lei mi aveva promesso di fornirmi queste informazioni entro il [Data]. Tuttavia non ho ancora ricevuto alcuna risposta da parte sua.
Capisco che possano sorgere degli imprevisti, ma questa informazione è fondamentale. Per favore, mi faccia sapere se ci sono aggiornamenti sulla mia richiesta.
Grazie per il suo tempo.
Distinti saluti,
[Il tuo nome]
5. Email di follow-up con una richiesta alternativa
Oggetto dell'email:
Richiesta di follow-up: opzioni alternative per andare avanti
Corpo dell'email:
Gentile [Nome destinatario],
Spero che questo messaggio la trovi bene. In precedenza le avevo richiesto [Articolo/Informazioni] il [Data], ma sfortunatamente non ho ancora ricevuto risposta.
Se non riesce a fornirmi queste informazioni, potrebbe farmi sapere se esiste un'opzione alternativa? Apprezzerei qualsiasi aiuto lei possa fornirmi.
Grazie per il suo tempo e considerazione.
Distinti saluti,
[Il tuo nome]
6. Educata email di follow-up dopo un evento di networking
Oggetto dell'email:
La ringraziamo per essersi connesso a [Nome evento]!
Corpo dell'email:
Caro [Nome],
Volevo ricontattarla dopo l'evento di networking [nome evento] a cui abbiamo partecipato lo scorso [giorno/data]. È stato fantastico incontrarla e discutere dei nostri interessi condivisi in [Argomento discusso].
Voglio discutere la possibilità di organizzare un incontro per esplorare potenziali collaborazioni e conoscere meglio il suo lavoro in questo campo. Credo che un incontro potrebbe avvantaggiare entrambi e permetterci di scambiare idee e competenze.
Per favore, mi faccia sapere se potremmo incontrarci nelle prossime settimane. Sono flessibile con i tempi e posso soddisfare il suo programma. Se preferisce qualche data o fascia oraria in particolare, non esiti a suggerirmele.
Grazie per il suo tempo e non vedo l'ora di ricevere una sua risposta.
Distinti saluti,
[Il tuo nome]
Scrivi email di follow-up con messaggi personalizzati per ogni persona. In questo modo una call to action funzionerà meglio e i destinatari vedranno che sei un professionista che tiene davvero al proprio lavoro.
Riassumendo
Preparare un oggetto e un testo per un'email di follow-up con una richiesta richiede un equilibrio tra rispetto e assertività. Seguendo questi suggerimenti, puoi scrivere un'email di follow-up in modo più efficiente e aumentare le possibilità di ottenere una risposta.
Ricordati di mantenere un tono educato, di essere specifico riguardo alla tua richiesta e di fornire una scadenza, se necessario.
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