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22 mars 2023

Exemple d'email de suivi poli pour une demande de réalisation d'objectifs

Liubov Zhovtonizhko
Liubov Zhovtonizhko Copywriter at Stripo
Table des matières
  1. Que faire avant d'envoyer des emails de suivi d'une demande ?
  2. Rédiger un email de suivi poli et une ligne de sujet claire
  3. Modèles d'emails de suivi polis et conseils de design
  4. 6 exemples de mails de suivi polis avec des rappels gentils
  5. Conclusion
1.
Que faire avant d'envoyer des emails de suivi d'une demande ?

Le suivi d'une demande par email peut être une tâche difficile. Vous voulez vous assurer que vous n'êtes pas insistant ou ennuyeux, tout en vous assurant que vous obtenez la réponse dont vous avez besoin.

Dans cet article, vous découvrirez des conseils pour rédiger un exemple d'email de suivi poli pour une demande, le meilleur moment pour l'envoyer et comment éviter les erreurs courantes. Nous avons également préparé des exemples de design et des exemples d'emails de suivi pour accélérer le processus.

Que faire avant d'envoyer des emails de suivi d'une demande ?

Avant d'envoyer le premier email de prospection, veillez à rédiger correctement le message. Dans le cas contraire, aucun email de suivi ne pourra vous être utile.

Voici quelques étapes et conseils rapides à suivre pour rédiger un email de demande :

1. Commencez par un objet clair

Un bon objet doit indiquer brièvement l'objectif de votre email et inciter le destinataire à ouvrir immédiatement votre message.

2. S'adresser à la personne compétente

Commencez par une formule de politesse, telle que « Cher [Nom] » ou « Bonjour [Nom] ».

3. Présentez-vous et précisez l'objet de l'email

Expliquez qui vous êtes et pourquoi vous écrivez au destinataire. Cette partie de votre email doit être brève mais informative.

4. Fournir un contexte

Si nécessaire, donnez quelques informations générales ou contextuelles qui aideront le destinataire à comprendre l'objet de votre demande polie, ou utilisez un point de douleur spécifique fort pour entrer dans la mémoire du destinataire.

5. Formuler une demande claire et ajouter un appel à l'action

Indiquez précisément ce que vous demandez et soyez précis sur ce dont vous avez besoin. Le cas échéant, ajoutez un bouton d'appel à l'action pour faciliter le processus de recherche des détails nécessaires au destinataire.

6. Expliquez pourquoi votre email est important

Expliquez pourquoi votre demande est importante et en quoi elle profitera au destinataire ou aux autres parties concernées.

7. Fournir des informations complémentaires

Si nécessaire, fournissez des détails qui aideront le destinataire/client potentiel à comprendre votre demande ou à prendre une décision.

8. Terminer le mail poliment

Remerciez le destinataire pour le temps qu'il vous a consacré et terminez par une formule de politesse et une signature d'email telle que « Meilleures salutations “ ou ” Bien à vous ».

9. Inclure vos coordonnées

Ajoutez une signature d'email avec vos coordonnées, comme un numéro de téléphone ou des liens vers des comptes de médias sociaux, au cas où le destinataire aurait besoin de vous contacter et de poursuivre une conversation.

10. Relecture

Avant d'envoyer l'email, relisez-le pour vous assurer qu'il n'y a pas d'erreurs et que le ton est professionnel et poli. La plupart des professionnels de la vente prennent l'email initial très au sérieux.

Ayez une longueur d'avance sur vos concurrents — préparez une stratégie d'email de suivi et le premier email de sensibilisation.

Rédiger un email de suivi poli et une ligne de sujet claire

Vous pouvez désormais envoyer l'email initial et attendre 2 à 3 jours avant d'envoyer les messages de suivi.

La rédaction d'emails de suivi peut être stressante : vous ne savez pas pourquoi le taux de réponse à l'email initial est si faible et si vous devez envoyer un seul message de suivi ou plusieurs. Vous ne voulez pas être trop pressant (les gens sont occupés et nous oublions tous des choses), mais vous devez quand même atteindre vos objectifs.


Courrier de suivi après une réunion

Utiliser ce modèle

Dans tous les cas, au moins un email de suivi augmentera les chances de relancer le dialogue et d'obtenir les informations nécessaires.

Voici quelques conseils sur la manière de rédiger un email de suivi avec une demande et d'élaborer une stratégie de suivi efficace.

1. Choisir le bon moment pour envoyer des emails de suivi

Évitez de retarder le suivi de plus de dix jours. Rédigez un rappel de suivi dans les trois jours suivant l'email de sensibilisation initial. Un délai plus long augmente la probabilité que le destinataire oublie votre premier email.

  • Supposer que vous avez envoyé une demande initiale et que vous n'avez pas reçu de réponse dans un délai raisonnable (1 à 3 jours). Dans ce cas, l'envoi d'un email de suivi pour rappeler la demande au destinataire et lui demander une mise à jour ou un appel direct peut être approprié ;

  • Si vous avez reçu une réponse à votre demande initiale, mais que le destinataire n'a pas pris les mesures nécessaires ou n'a pas fourni les informations dont vous avez besoin, vous pouvez envoyer un email de suivi pour demander des éclaircissements ou une mise à jour de l'état d'avancement le jour même ;

  • Si vous demandez un appel rapide, l'envoi d'un email de suivi 24 heures avant une réunion peut être approprié pour confirmer les détails de la réunion convenus ou rappeler la réunion au destinataire ;

  • Supposons que vous assuriez le suivi d'une candidature à un emploi ou d'une soumission de proposition. Il est alors préférable d'envoyer un email de suivi après une semaine ou deux pour s'enquérir de l'état d'avancement de la candidature ou de la proposition, car le processus de recrutement prend au moins une semaine.

2. Commencez par un rappel amical

Les emails de suivi polis doivent commencer par des rappels amicaux au destinataire de votre email précédent. Le ton doit rester poli et professionnel. Rappelez-lui la qualité de la réunion ou de la discussion que vous avez eue pour vous remémorer le moment.

3. Fournir le contexte pour un email de suivi poli

Si le destinataire n'a pas répondu à votre email précédent, expliquez pourquoi votre demande est importante et en quoi elle est liée à son travail, ses objectifs ou son produit.

Ne faites pas de copier-coller à partir du premier email ! Le destinataire peut avoir lu cet email mais avoir oublié d'y répondre. Le fait de voir deux fois le même texte ne l'aidera pas à prendre une décision sur votre demande.


Fournir le contexte d'un email de suivi poli

Utiliser ce modèle

4. Demander une mise à jour

Demandez au destinataire s'il a eu le temps d'examiner votre demande et indiquez s'il peut ou non y répondre. Vous montrez ainsi que vous respectez son temps et que vous lui donnez une chance de répondre.

5. Fixer un délai

Si votre demande est urgente, expliquez à votre destinataire quand vous avez besoin d'une réponse à votre email. Vous pourrez ainsi vous assurer que votre demande est traitée en priorité et qu'elle n'est pas perdue dans la boîte de réception du destinataire.

6. Soyez spécifique

Décrivez clairement ce que vous demandez et ce dont vous avez besoin de la part du destinataire dans les emails de suivi. Cela permet d'éviter toute confusion et de s'assurer que vous êtes tous deux sur la même longueur d'onde et que vous avez une conversation productive. Ajoutez un appel à l'action et une preuve sociale si nécessaire et approprié.

7. Soyez bref

Faites en sorte que vos messages de suivi soient courts et précis. Évitez de divaguer ou d'inclure des informations inutiles qui peuvent rendre votre email de suivi difficile à lire et à comprendre. Faites passer votre message rapidement et directement, sans être insistant.

8. Restez poli et amical

Remerciez le destinataire pour le temps qu'il vous a consacré. Cela montre que vous appréciez ses efforts et que vous respectez sa décision, quelle qu'elle soit. Un email de suivi poli ne peut évidemment pas être exigeant, agressif ou irrespectueux de quelque manière que ce soit.

Si vous n'avez toujours pas reçu de réponse après votre email de suivi, vous pouvez poliment relancer dans 2 ou 3 jours.

Si les gens ne répondent pas pour la troisième fois, vous pouvez soit envoyer un dernier email, soit passer à un autre prospect. Personne n'est à l'abri d'être ignoré, alors restez motivé et continuez à travailler.

9. Faites un objet clair avec des points de douleur

En ce qui concerne la ligne de sujet, les règles sont simples : être concis et clair, inclure une date limite s'il y en a une, utiliser un ton poli, pas de mots agressifs et des tonnes de points d'exclamation.

Pour vous inspirer, nous avons ajouté quelques exemples d’un objet d'email :

  • Suivi de la [demande] - [délai].

  • Demande de [élément/information] - Suivi.

  • Suivi de [demande] - Mise à jour ?

  • Rappel : [Demande] - [Échéance] approche.

  • Suivi de [Demande] - Je suis plein d'espoir quant à votre soutien.

  • Suivi de la facture en souffrance - demain est le dernier jour pour payer sans frais.

Utilisez ces conseils pour votre email de suivi afin d'inciter les gens à vous répondre. Si vous avez besoin de plus d'informations sur les taux d'ouverture des e-mails, le meilleur délai d'envoi et la personnalisation, consultez notre livre blanc "Performances du marketing par e-mail".

Modèles d'emails de suivi polis et conseils de design

Let's look at some tips on designing a follow-up email for a request.

1. Utiliser un modèle d'email professionnel

Un modèle d'email de suivi prêt à l'emploi peut vous aider à vous assurer que votre email est soigné et attrayant. Stripo propose de nombreux modèles d'emails de suivi pour différents scénarios, vous pouvez donc les personnaliser selon vos besoins et les envoyer. Choisissez le meilleur modèle d'email de suivi et personnalisez-le en fonction de vos objectifs commerciaux.

2. Veillez à ce que le design de l'email de suivi soit simple

L'utilisation d'un trop grand nombre de graphiques ou d'images dans votre email peut distraire les destinataires de votre message principal. Le choix de la palette de couleurs de votre marque et l'inclusion du logo de votre entreprise vous aideront à faire passer votre message et à maintenir la cohérence de votre marque..

3. Utiliser une police de caractères claire et lisible

Utilisez des polices lisibles d'une taille supérieure à 12 points. Évitez d'utiliser des polices cursives, car elles sont plus difficiles à lire. Avec Stripo, vous pouvez vérifier si la police choisie est agréable à lire sur mobile et sur desktop et si le bouton d'appel à l'action est visible, afin d'éviter les échecs.

4. Décomposer le texte pour le rendre plus structuré

Rédigez un mail de suivi en utilisant des puces, des listes numérotées ou de courts paragraphes pour fragmenter le texte et le rendre plus facile à lire, car les lecteurs ont tendance à ignorer les courriels non formatés.

6 exemples de mails de suivi polis avec des rappels gentils

Comme promis, nous avons ajouté six exemples de mails de suivi et de lignes d'objet que vous pouvez modifier en fonction de vos besoins.

1. Un mail de suivi après le message initial

Objet du mail :

Suivi de la demande de [article/information]

Corps du mail :

Cher [Nom du destinataire],

J'espère que ce mail vous trouvera en bonne santé. Je fais suite à mon précédent mail du [Date]. Je vous ai demandé [article/information] et je me demandais s'il y avait une mise à jour de cette demande.

N'hésitez pas à me faire savoir si vous avez besoin d'informations supplémentaires. J'apprécie le temps que vous m'avez consacré et la considération que vous m'avez accordée.

Je vous remercie de votre attention.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,

[Votre nom]

2. Un mail de suivi avec un rappel de la date limite

Objet du mail :

Rappel : Demande de [élément/information] - [délai]

Corps du mail :

Cher [Nom du destinataire],

J'espère que ce mail vous trouvera en bonne santé. Je vous rappelle ma précédente demande de [élément/information] envoyée le [date]. Comme pour mon précédent mail, je vous serais reconnaissant de bien vouloir me fournir ces informations avant le [Date limite].

N'hésitez pas à me faire savoir si vous avez besoin d'autres informations. Je vous remercie de votre temps et de votre attention.

Je vous remercie et vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,

[Votre nom]

3. Un mail de suivi après une absence de réponse

Objet du mail :

Suivi concernant [Sujet précédent] : êtes-vous disponible pour une discussion rapide ?

Corps du mail :

Cher [Nom du destinataire],

J'espère que ce mail vous trouvera en bonne santé. Je vous ai envoyé un mail le [date] pour vous demander [élément/information]. Malheureusement, je n'ai pas encore reçu de réponse de votre part.

Je comprends que vous soyez occupé, mais cette information est importante. Veuillez me faire savoir si ma demande a été mise à jour. Je vous en serais reconnaissant.

Je vous remercie pour le temps que vous m'avez consacré.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,

[Votre nom]

4. Un mail de suivi après la réponse promise

Objet du mail :

Suivi : Demande de mise à jour sur [la réponse promise]

Corps du mail :

Cher [Nom du destinataire],

Je vous ai déjà demandé [élément/information] le [date] et vous m'aviez promis de me fournir ces informations pour le [date]. Cependant, je n'ai toujours pas reçu de réponse de votre part.

Je comprends que des événements peuvent survenir, mais cette information est cruciale. Veuillez me faire savoir si ma demande a été mise à jour.

Je vous remercie pour le temps que vous m'avez consacré.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,

[Votre nom]

5. Un mail de suivi avec une demande alternative

Objet du mail :

Demande de suivi : Options alternatives pour aller de l'avant

Corps du mail :

Cher [Nom du destinataire],

J'espère que ce mail vous trouvera en bonne santé. Je vous ai déjà demandé [élément/information] le [date], mais je n'ai malheureusement pas encore reçu de réponse.

Si vous n'êtes pas en mesure de me fournir ces informations, pourriez-vous me faire savoir s'il existe une autre solution ? J'apprécierais toute aide que vous pourriez m'apporter.

Je vous remercie de votre temps et de votre attention.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,

[Votre nom]

6. Un mail de suivi poli après un événement de mise en réseau

Objet du mail :

Merci de vous être connecté au [Nom de l'événement] !

Corps du mail :

Cher [Nom],

Je tenais à vous contacter après la réunion de réseautage [Nom de l'événement] à laquelle nous avons assisté le [Jour/Date] dernier. J'ai été ravi de vous rencontrer et de discuter de nos intérêts communs pour [sujet abordé].

Je souhaite discuter de la possibilité d'organiser une réunion afin d'explorer des collaborations potentielles et d'en savoir plus sur votre travail dans ce domaine. Je pense qu'une rencontre pourrait être bénéfique pour nous deux et nous permettre d'échanger des idées et de l'expertise.

Veuillez me faire savoir si vous pouvez me rencontrer dans les semaines à venir. Je suis flexible en ce qui concerne le calendrier et je peux m'adapter à votre emploi du temps. Si des dates ou des créneaux horaires particuliers vous conviennent mieux, n'hésitez pas à les suggérer.

Je vous remercie pour le temps que vous m'avez accordé et j'attends avec impatience votre réponse.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,

[Votre nom]

Rédigez des mails de suivi avec des messages personnalisés pour chaque personne. De cette manière, l'appel à l'action fonctionnera mieux et les destinataires verront que vous êtes un professionnel qui se soucie vraiment de son travail.

Conclusion

La préparation d'une ligne d'objet et d'un texte pour un mail de suivi avec une demande nécessite un équilibre entre le respect et l'affirmation de soi. En suivant ces conseils, vous pouvez rédiger un mail de suivi plus efficacement et augmenter vos chances d'obtenir une réponse.

N'oubliez pas de garder un ton poli, de préciser votre demande et d'indiquer une date limite si nécessaire.

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