Запит у листі може виявитися справжнім викликом для вас. Необхідно переконатися в тому, що ви не настирливі й не дратуєте, та водночас отримати потрібну відповідь.
У цій статті ви знайдете поради з написання шаблону ввічливого follow-up листа з запитом, інформацію про те, коли його краще надсилати та як уникнути поширених помилок. Ми також підготували приклади дизайну та шаблони follow-up листів для прискорення процесу.
Що потрібно зробити перед надсиланням follow-up листів із запитами
Перед надсиланням первинного аутріч-листа переконайтеся, що ви склали грамотне повідомлення. В іншому разі жоден чудовий follow-up лист не принесе вам користі.
Ось деякі дії та короткі поради, якими слід керуватися під час написання листа з будь-яким запитом:
1. Почніть із чіткої теми листа
Гарна тема листа має стисло позначати мету вашого повідомлення і спонукати одержувача негайно відкрити його.
2. Зверніться до компетентної особи
Почніть із ввічливого привітання, наприклад, «Шановний\-а [ім'я]» або «Доброго дня, [ім'я]».
3. Представтеся і вкажіть мету листа
Поясніть, хто ви і чому звертаєтеся до одержувача. Ця частина листа має бути короткою, але інформативною.
4. Визначте контекст
Якщо необхідно, надайте деяку довідкову інформацію або контекст, який допоможе одержувачу зрозуміти мету вашого ввічливого прохання, або використовуйте конкретну больову точку, щоб закріпити її в пам'яті одержувача.
5. Чітко сформулюйте запит і додайте заклик до дії
Детально викладіть, про що ви просите, і уточніть, що саме вам потрібно. За необхідності додайте кнопку заклику до дії, щоб полегшити одержувачу процес пошуку потрібної інформації.
6. Поясніть, чому ваш лист є важливим
Напишіть, чому ваш запит важливий і яку користь він принесе одержувачу або іншим зацікавленим сторонам.
7. Надайте додаткову інформацію
У разі потреби надайте подробиці, які допоможуть одержувачу/потенційному клієнту зрозуміти ваш запит або прийняти рішення.
8. Завершіть листа ввічливо
Подякуйте одержувачу за приділений час і завершіть листа ввічливим підписом, наприклад, «З найкращими побажаннями» або «З добрими побажаннями».
9. Вкажіть свої контакти
Додайте підпис листа з контактною інформацією, наприклад номером телефону або посиланнями на акаунти в соцмережах, на випадок, якщо одержувачу знадобиться зв'язатися з вами і продовжити розмову.
10. Займіться вичиткою
Перед надсиланням листа вичитайте його, щоб переконатися у відсутності помилок і професійному та ввічливому тоні. Більшість менеджерів з продажу дуже серйозно ставляться до первинного листа.
Будьте на крок попереду своїх конкурентів — підготуйте стратегію follow-up листів і першого аутріч-листа.
Написання ввічливого follow-up`у та зрозуміла тема листа
Зараз ви можете надіслати першого листа і почекати 2-3 дні до розсилки follow-up`ів.
Написання follow-up листів може спричинити стрес: ви не знаєте причин низького рівня відгуку на первинного листа і не знаєте, чи потрібно надсилати лише одне follow-up повідомлення, чи кілька. Ви не хочете бути настирливим (люди зайняті, і всі ми щось забуваємо), але вам все одно потрібно виконати свої цілі.
У будь-якому разі, навіть один follow-up лист збільшить шанс відновити діалог і отримати необхідну інформацію.
Ось кілька порад про те, як написати follow-up листа з проханням і побудувати ефективну стратегію follow-up`ів.
1. Правильно вибирайте час для follow-up листів
Намагайтеся не відкладати follow-up листи більш ніж на десять днів. Надішліть повторне нагадування протягом трьох днів після первинної розсилки. Більш тривале зволікання збільшує ймовірність того, що одержувач забуде про вашого першого листа.
- припустимо, ви надіслали первинний запит і не отримали відповіді в розумні терміни (1-3 дні). У цьому разі доцільно надіслати follow-up листа з нагадуванням про прохання і запитом оновленої інформації або прямого дзвінка;
- якщо ви отримали відповідь на свій первинний запит, але одержувач не виконав потрібних дій або не надав необхідну вам інформацію, то можна того самого дня надіслати follow-up листа з проханням уточнити або оновити статус;
- якщо ви прохаєте про швидкий дзвінок, надсилання follow-up листа за 24 години до зустрічі може бути доречним, щоб підтвердити обумовлені деталі зустрічі або нагадати одержувачу про зустріч;
-
припустимо, ви надсилаєте follow-up щодо прийому на роботу або пропозиції, що надійшла. Тоді краще надіслати follow-up листа через тиждень або два, щоб поцікавитися статусом вашої заявки або пропозиції, оскільки процес підбору персоналу триває не менше тижня.
2. Почніть з дружнього нагадування
Ввічливі follow-up листи слід починати з дружніх нагадувань одержувачу про ваш попередній лист. Зберігайте чемний і професійний тон. Нагадайте їм про те, яка чудова зустріч чи бесіда у вас відбулася, щоб пригадати цей момент.
3. Визначте контекст для ввічливого follow-up листа
Якщо адресат не відповів на вашого попереднього листа, роз'ясніть, чому ваше прохання важливе і як воно пов'язане з його роботою, цілями або продуктом.
Не робіть копі-паст із першого листа! Одержувач міг прочитати цього листа, але забув відповісти. Якщо двічі побачити один і той самий текст, це не допоможе їм прийняти рішення за вашим запитом.
4. Зверніться з проханням надати оновлену інформацію
Запитайте одержувача, чи була в нього можливість розглянути ваше прохання і повідомити, чи зможе він його виконати. Це свідчить про те, що ви поважаєте його час і даєте йому можливість відповісти.
5. Вкажіть дедлайн
Якщо прохання критичне у часі, поясніть одержувачу, на коли вам потрібна відповідь на листа. Це допоможе забезпечити пріоритетність вашого запиту і не загубити його в папці вхідних повідомлень одержувача.
6. Будьте конкретними
Чітко опишіть, про що ви прохаєте і що вам потрібно від одержувача в follow-up листах. Це допоможе позбутися плутанини і переконатися, що ви обидва однаково добре розумієте одне одного і ведете продуктивну бесіду. Додайте заклик до дії та соціальний доказ, якщо це необхідно і доречно.
7. Будьте лаконічними
Робіть follow-up листи короткими та змістовними. Уникайте незв'язного викладу або зайвої інформації, яка може зробити вашого follow-up листа важким для читання і розуміння. Доносьте свої думки швидко і напряму, без настирливості.
8. Залишайтеся ввічливими і доброзичливими
Подякуйте одержувачу за приділений час. Це продемонструє, що ви цінуєте його старання і поважаєте його рішення, яким би воно не було. Ввічливий follow-up лист, вочевидь, не може бути вимогливим, агресивним або неповажним у будь-якому разі.
Якщо ви все ще не отримали відповіді після follow-up листа, можете повторно написати ввічливе повідомлення через 2-3 дні.
Якщо люди не відповідають втретє, ви можете або надіслати останнього листа, або перейти на іншого потенційного клієнта. Ніхто не застрахований від того, що його проігнорують, тому не зупиняйтеся на досягнутому і продовжуйте працювати.
9. Складіть зрозумілу тему листа з позначенням больових точок
Що стосується теми листа, тут правила прості: будьте лаконічними і зрозумілими, вказуйте дедлайн, якщо він є, використовуйте ввічливий тон, ніяких агресивних слів і тонни знаків оклику.
Ми підготували кілька прикладів тем листів для вашого натхнення:
- Follow-up на [запит] — [Дедлайн].
- Запит з приводу [пункт/інформація] — Follow-up.
- Перевірка зв’язку з приводу [запит] — Є новини?
- Нагадування: [запит] — [Дедлайн] вже незабаром.
- Щодо [запит] — Я сповнений надією щодо вашої підтримки.
- Follow-up`и з приводу простроченого інвойсу — завтра останній день для оплати без комісії.
Скористайтеся цією порадою для складання follow-up листа, щоб спонукати людей відповісти вам.
Шаблони ввічливих follow-up листів і поради з дизайну
Давайте розглянемо кілька порад з оформлення follow-up листа для запиту.
1. Використовуйте професійний шаблон листа
Готовий шаблон follow-up листа здатний забезпечити акуратний і привабливий вигляд вашого повідомлення. Stripo пропонує безліч шаблонів follow-up листів для різних сценаріїв, а ви можете адаптувати їх під себе і розсилати. Виберіть найкращий шаблон follow-up листа і налаштуйте його відповідно до цілей вашого бізнесу.
2. Робіть дизайн follow-up листа простим
Використання занадто великого обсягу графіки або зображень у листі може відволікти одержувачів від основного змісту повідомлення. Вибір фірмової схеми кольорів і використання логотипу вашої компанії допоможуть донести послання і зберегти цілісність бренду.
3. Використовуйте зрозумілий і розбірливий шрифт
Використовуйте розбірливі шрифти розміром понад 12 пт. Уникайте використання курсивних шрифтів, оскільки їх важче читати. За допомогою Stripo ви можете перевірити, чи добре виглядає вибраний шрифт на мобільних і десктопних пристроях і чи видно кнопку заклику до дії.
4. Розбийте текст на частини, щоб він виглядав більш структурованим
Напишіть follow-up листа, використовуючи марковані пункти, нумеровані списки або короткі абзаци, щоб розбити текст і зробити його легшим для читання, оскільки читачі зазвичай оминають неформатованих текстових листів.
6 прикладів ввічливих follow-up листів із ненав'язливим нагадуванням
Як і було обіцяно, ми підготували шість шаблонів follow-up листів і тем, які можна змінити відповідно до ваших потреб.
1. Follow-up лист після первинного повідомлення
Тема листа:
Follow-up за запитом щодо [пункт/інформація]
Текст листа:
Шановний\-а [ім'я одержувача],
Сподіваюся, у вас усе гаразд. Я пишу в продовження свого попереднього листа від [дата]. Я запитала у вас [пункт/інформація] і хотіла дізнатися, чи є якісь новини з цього приводу.
Будь ласка, дайте мені знати, якщо вам знадобиться додаткова інформація. Я ціную ваш час і увагу.
Дякую.
З найкращими побажаннями,
[ваше ім’я]
2. Follow-up лист із нагадуванням про дедлайн
Тема листа:
Нагадування: запит з приводу [пункт/інформація] — [Дедлайн]
Текст листа:
Шановний\-а [ім'я одержувача],
Сподіваюся, у вас усе гаразд. Нагадую вам про мій попередній запит щодо [пункт/інформація], надісланий [дата]. Що стосується мого попереднього листа, я буду вдячна, якщо ви зможете надати цю інформацію до [дедлайн].
Будь ласка, дайте мені знати, якщо вам знадобиться додаткова інформація. Я ціную ваш час і увагу.
Дякую.
З найкращими побажаннями,
[ваше ім’я]
3. Follow-up лист після відсутності відповіді
Тема листа:
Follow-up щодо [попередня тема]: можемо поспілкуватися?
Текст листа:
Шановний\-а [ім'я одержувача],
Сподіваюся, у вас усе гаразд. Я писала вам [дата] з приводу [пункт/інформація]. На жаль, так і не отримала від вас відповіді.
Я розумію, що ви можете бути зайняті, але ця інформація дуже важлива. Будь ласка, повідомте мені, якщо з'являться будь-які новини за моїм запитом. Буду дуже вдячна.
Дякую за приділений час.
З найкращими побажаннями,
[ваше ім’я]
4. Follow-up лист після обіцяної відповіді
Тема листа:
Follow-up: запит оновлень щодо [обіцяна відповідь].
Текст листа:
Шановний\-а [ім'я одержувача],
Раніше я запитувала у вас [пункт/інформація] до [дата], і ви обіцяли надати мені дані до [дата]. Однак я досі не отримала від вас жодної відповіді.
Я розумію, що можуть виникнути проблеми, але ця інформація вкрай важлива. Будь ласка, повідомте мені, якщо з'являться будь-які новини за моїм запитом.
Дякую за приділений час.
З найкращими побажаннями,
[ваше ім’я]
5. Follow-up лист із альтернативним запитом
Тема листа:
Follow-up: альтернативні варіанти подальших дій
Текст листа:
Шановний\-а [ім'я одержувача],
Сподіваюся, у вас усе гаразд. Я вже запитувала у вас [пункт/інформація] до [дата], але, на жаль, досі не отримала відповіді.
Якщо ви не можете надати ці відомості, прошу повідомити мені, чи є альтернативні варіанти. Я буду вдячна за будь-яку допомогу, яку ви можете надати.
Дякую за ваш час і увагу.
З найкращими побажаннями,
[ваше ім’я]
6. Ввічливий follow-up лист після нетворкінгу
Тема листа:
Дякуємо вам за участь у [назва заходу]!
Текст листа:
Шановний\-а [ім'я],
Я хотіла зв'язатися з вами після нетворкінгу на [назва заходу], який ми відвідали минулого [день/дата]. Було приємно зустрітися з вами й обговорити наші спільні інтереси в [обговорювана тема].
Я хочу обговорити можливість організації зустрічі для вивчення потенційного співробітництва та отримання додаткової інформації про вашу роботу в цій сфері. Я вважаю, що зустріч може принести користь нам обом і дасть змогу обмінятися ідеями та досвідом.
Будь ласка, повідомте мені, чи зможете ви зустрітися найближчими тижнями. У мене гнучкий графік, і я можу підлаштуватися під ваш розклад. Якщо якісь конкретні дати або час влаштовують вас, будь ласка, запропонуйте їх.
Дякую, що приділили мені час, і я з нетерпінням чекаю на вашу відповідь.
З найкращими побажаннями,
[ваше ім’я]
Пишіть follow-up листи з персоналізованими повідомленнями для кожної людини. Таким чином, заклик до дії працюватиме краще, а одержувачі побачать, що ви професіонал, який дійсно піклується про свою роботу.
На завершення
Підготовка теми та тексту для follow-up листа з запитом вимагає балансу між ввічливою та наполегливою поведінкою. Дотримуючись цих порад, ви зможете написати follow-up листа якісніше і підвищити свої шанси на отримання відповіді.
Не забувайте про ввічливий тон, конкретизуйте своє прохання і за необхідності вказуйте дедлайн.
0 коментарів