Una vez que las personas hayan comprado tus productos, ya sea un boleto para una conferencia o un video tutorial, puedes pensar que tu misión ha terminado. Pero los humanos, por estar extremadamente ocupados, tienden a olvidarse de cualquier tipo de evento. Y debemos recordarles amablemente que asistan a un concierto o webinar. Esto lo hacemos enviando un email de recordatorio, en realidad mostramos nuestro respeto y preocupación. De esta forma sencilla, también construimos relaciones más sólidas con nuestros clientes.
Dominar el arte de escribir un mensaje eficaz de recordatorio de eventos
Debemos tener en cuenta que un email de recordatorio de evento nunca va solo - debes crear una serie de ellos para que esta campaña sea efectiva.
Además, un email de recordatorio de evento va precedido de una invitación al evento y luego de un email de "seguimiento".
- invitación;
- recordatorio/serie de emails de recordatorio;
- seguimiento.
El contenido de recordatorio para un evento depende del tipo de evento en sí. Hay dos principales tipos de eventos: online y offline. Examinemos a ambos tipos.
Campañas de correo electrónico de recordatorio de eventos en línea: Mejores prácticas y ejemplos
Los eventos en línea más populares son los seminarios o webinars, las transmisiones en vivo y las plataformas de cursos en línea.
Todos necesitan registros y recordatorios adecuados. Debe haber al menos 4 emails de recordatorio en secuencia.
Correo electrónico 1: Elaboración de un correo electrónico de confirmación de registro al evento
Este es el primer email que debes enviar a tus asistentes justo después de su registro a un evento. Aquí, solo necesitas confirmar que el asiento está reservado para la persona.
Y es bueno que les recuerdes el tema y la fecha del evento.
(Fuente: Email de Litmus)
Este es un email que debe enviarse inmediatamente después del registro. No hagas esperar a la gente por horas.
Correo electrónico 2-4: Cómo enviar correos electrónicos de recordatorio de eventos de manera efectiva
El primer email de recordatorio debe enviarse unos días después del registro/dos semanas antes del evento.
(Fuente: Email de OptinMonster)
Podemos decir que este email de ejemplo es bueno porque contiene casi toda la información necesaria que debemos mencionar al crear un email de recordatorio de eventos:
- nombre de empresa;
- tema del webinar;
- fecha;
- panelistas;
- los beneficios que obtienen las personas al asistir a tu evento.
Elementos clave a incluir en el correo electrónico de recordatorio de su evento para una interacción óptima
Elaborar una línea de asunto clara para el correo electrónico de recordatorio de su evento
Que sea muy claro y conciso. Una frase perfecta aquí sería "Nombre_Webinar..." o "Nombre_Recordatorio". Nada más.
(Fuente: Gmail)
Mencionar la fecha del evento: un detalle crucial en el correo electrónico de recordatorio del evento
¿Cuándo es razonable mencionar fechas? Siempre…
Excepción: si una reunión está programada para hoy, debe decir "Hoy a las..." o "Hoy en 2 horas". Pero en otros casos, mencione la fecha completa incluida la zona horaria.
Aquí hay un ejemplo perfecto, "lunes, 21 de junio, a las 6 PM PST".
¡Nota! Toda la información esencial en el primer recordatorio de invitación, se supone que debe colocarse en un banner.
Añadir calendarios a tu campaña de recordatorio de eventos por correo electrónico: Una guía para especialistas en marketing
Puede crear un evento en Google o iCalendar para tus recordatorios de eventos y agregar a tus suscriptores o pedirles que creen uno por su cuenta. Pero es absolutamente importante poner una nota en el calendario.
(Fuente: Email de Stripo)
Usar temporizadores de cuenta regresiva en los correos electrónicos de recordatorio de su evento: Aumentar la anticipación del evento
Agrega temporizadores de cuenta regresiva para informar sobre el tiempo que falta para el evento. Los asistentes necesitan saber qué tan pronto comienza tu evento.
(Fuente: Email de Email on Acid)
Para obtener más información sobre cómo usar temporizadores en emails, puedes ver nuestro video a continuación.
La opción "compartir con tus amigos": Aumentar la asistencia a tu próximo evento
Dado que enviamos recordatorios a aquellos que ya están registrados al evento, podemos agregar un botón de "compartir con un amigo" o "invitar a tus amigos".
(Fuente: Stripo)
Destacar los beneficios para los asistentes al evento en su correo electrónico de recordatorio
La gente lee libros, periódicos, blogs y asiste a webinars porque quiere aprender algo nuevo. Por lo tanto, es apropiado mencionar una vez más lo que van a lograr al asistir al webinar o a una reunión en línea.
Queda a tu discreción colocarlo en un radiante banner o agregarlo como texto sin formato en su mensaje de recordatorio.
(Fuente: Email de Similarweb)
Incluir nombres y fotos de los oradores en el correo electrónico de recordatorio del evento
No olvides mencionar a los panelistas. En primer lugar, debe ser cordial. En segundo lugar, esta es una buena oportunidad para captar el interés de los suscriptores. Menciona los nombres de los oradores, algunos logros y enlaces a su sitio web para obtener información más detallada sobre sus proyectos.
(Fuente: Email de Techopedia)
Proporcionar detalles del lugar para eventos fuera de línea en su correo electrónico de recordatorio
Siempre asegúrate de mencionar exactamente dónde se llevará a cabo el webinar/reunión en línea.
Si es posible, agregue el enlace al evento.
(Fuente: Email de Stripo)
Preguntas para discusión adicional: Involucrar a su audiencia potencial
Involucra a los asistentes en la preparación del webinar. Pídeles que respondan un cuestionario sobre el tema del seminario, por supuesto, solo si planea trabajar a fondo con los resultados y discutirlos durante la sesión, o pídales que lean algunos artículos sobre el tema. Menciona que todas las preguntas que surgirán después de la lectura serán discutidas en el webinar.
Una buena cosa que también puedes hacer es preguntar a las personas qué temas específicos les gustaría investigar más cuidadosamente.
Por cierto, esta también es una buena manera de aumentar el interés de los suscriptores.
(Fuente: Email de Litmus)
Ofreciendo una opción para obtener una grabación del seminario web en su correo electrónico de recordatorio
Siempre habrá algunas personas a las que les encantaría asistir a tu evento, pero no pueden llegar a tiempo. Hazles saber que les proporcionarás una grabación una vez que la tengas.
(Fuente: Email de Techopedia)
Incluso tal vez quienes asistan les gustaría volver a verla para refrescar algunos momentos en su memoria.
Email 5. Último recordatorio
Envía el último email de la secuencia una hora antes de iniciar. Instarás y darás tiempo a los asistentes para que terminen sus tareas. Agrega el enlace a la reunión.
(Fuente: Email de Mailcon)
Incluso para el último mensaje, la línea de asunto debe decir "Recordatorio" o "Webinar". Ej., “[Nombre_Webinar] Comienza en 5 minutos.
Además, será una buena idea enviar un mensaje web-push con el enlace.
Email 6. Email de seguimiento
Solicita retroalimentación a los asistentes. Siempre es útil saber qué piensan sobre este webinar/conferencia en línea.
(Fuente: Really Good Emails)
¿Sabía que puede incrustar cuestionarios y abrir formularios en los emails? Estos formularios recopilan hasta 5 veces más comentarios de tus asistentes.
Para obtener más información sobre los tipos de encuestas y las formas de agregarlas en los correos, por favor consulta la publicación "Emails de invitación a encuestas" en el blog.
Correos electrónicos de recordatorio de eventos sin conexión: Detalles clave y plantillas
Por evento offline, nos referimos a un concierto en vivo, una exhibición, un seminario presencial, etc. La gran mayoría de los eventos offline son conferencias y conciertos.
¿Cuántos recordatorios deberías enviar aquí?
Recomendamos solo tres…
Correo electrónico 1: Confirmación del registro del evento con un correo electrónico de recordatorio amistoso
Aquí, debes enviar una confirmación, si se trata de un evento gratuito, o las entradas en caso de tratarse de un evento pago.
(Fuente: Email de Web Summit)
Correo electrónico 2: Proporcionar detalles e instrucciones clave del evento en su correo electrónico de recordatorio
Este email de recordatorio incluye información general. Asegúrate de enviarlo una semana o incluso unas semanas antes del evento.
(Fuente: Email de Web Summit)
Detalles clave para incluir en su correo electrónico de recordatorio de evento fuera de línea para un evento exitoso
Aquí está la lista de información que además debes incluir en el mensaje:
Incluir un mapa en tu correo electrónico de recordatorio de eventos sin conexión: Una guía útil para los asistentes
Si el evento tendrá lugar en la ciudad de los suscriptores, solo necesitarán un mapa de cómo llegar allí.
Pero ¿qué si las personas vienen de otra ciudad o incluso otro país?
Su ayuda será muy necesaria: con hotel, traslado, lugares de interés, información sobre qué aeropuerto es mejor usar para llegar más rápido al hotel y algunos eventos locales.
(Fuente: Stripo template)
Compartir la agenda del evento: proporcionar todos los detalles en su correo electrónico de recordatorio
Agrega la agenda de reunión al mensaje. Menciona cuándo comienza la conferencia, cuándo termina, si habrá un descanso para almorzar. ¿Se proporcionará comida y bebida a los asistentes? Si no, ¿dónde pueden encontrar una cafetería cercana?
(Fuente: Really Good Emails)
Mencionar el código de vestimenta en su correo electrónico de recordatorio del evento fuera de línea: una necesidad para los asistentes
Informa a la gente el formato de la reunión. Qué ropa es apropiada usar: pantalones cortos o esmoquin. En el email de recordatorio, notifica si computadoras portátiles y notebooks se proporcionan para trabajar durante la reunión. O pídele a la gente que traiga los suyos.
Envía toda esta información al menos una semana antes de la reunión.
Proporcionar direcciones en el correo electrónico de recordatorio de su evento fuera de línea: Garantizar un viaje sin problemas para los asistentes
Informa a las personas qué deben hacer al llegar. A quién pueden contactar en caso de emergencia.
Diles a los asistentes qué requisitos ha establecido el gobierno de tu país y qué haces tu personalmente para proteger a los asistentes.
(Fuente: Email de Web Summit)
Plantillas de correo electrónico de recordatorio de eventos:
Recordatorio amable
Línea de asunto: ¡No lo olvides! [Nombre de evento] está a la vuelta de la esquina
Hola, [Nombre del destinatario],
Nos complace recordarte el próximo [Nombre del evento] el [Fecha del evento]. Tenemos una fantástica lista de oradores, sesiones atractivas y la oportunidad de establecer contactos con líderes de la industria. ¡No se pierda esta oportunidad!
!Esperamos con ansias verlos allí!,
[Su nombre]
(Fuente: Plantilla Stripo)
La cuenta regresiva
Línea de asunto: ¡Solo quedan [Numero de días] hasta [Nombre del evento]!
Hola, [Nombre del destinatario],
¡Ha empezado la cuenta regresiva! Solo quedan [Numero de días] hasta [Nombre del evento]. Asegúrese de marcar su calendario y prepárarse para una experiencia inolvidable..
Hasta pronto,
[Su nombre]
(Fuente: Plantilla Stripo)
El recordatorio detallado
Línea de asunto: [Nombre del evento]: Detalles e instrucciones clave
Estimado [Nombre del destinatario],
Con [Nombre del evento] acercándose rápidamente, queríamos proporcionarle toda la información esencial. Estos son los detalles:
Fecha y hora: [Fecha y hora del evento]
Sede: [Detalles de la sede]
Código de vestimenta: [Código de vestimenta]
¡Estamos ansiosos de verlos!,
[Su nombre]
(Fuente: Plantilla Stripo)
EL generador de emociones
Línea de asunto: ¡Prepárese para [Nombre del evento]!
Hola, [Nombre del destinatario],
¡Estamos tan emocionados como usted por [Nombre del evento]! Espere discusiones atractivas, presentaciones perspicaces y la oportunidad de conectarse con personas de ideas afines. ¡Nos vemos pronto!
Saludos,
[Su nombre]
(Fuente: Plantilla Stripo)
Recordatorio de la última oportunidad
Línea de asunto: ¡Última oportunidad para prepararte para [Nombre del evento]!
Hola, [Nombre del destinario],
¡[Nombre del evento] ya casi está aquí! Este es su último recordatorio para prepararse para un evento lleno de aprendizaje, interconexión y diversión. ¡No se pierda esta oportunidad!
Nos vemos allá,
[Su nombre]
(Fuente: Plantilla Stripo)
El toque personal
Línea de asunto: [Nombre del destinatario], ¿está listo para [Nombre del evento]?
Hola, [Nombre del destinatario],
Estamos deseando darle la bienvenida a [Nombre del evento]. Recuerde traer su entusiasmo, preguntas y disposición para aprender. ¡Nos vemos pronto!
Atentamente,
[Su nombre]
(Fuente: Plantilla Stripo)
Recordatorio rápido
Línea de asunto: Recordatorio rápido: [Nombre del evento] ¡es esta semana!!
Estimado [Nombre del destinatario],
Solo un rápido recordatorio de que [Nombre del evento] tendrá lugar esta semana. ¡Estamos emocionados de verlo allí!
Saludos,
[Su nombre]
(Fuente: Plantilla Stripo)
El valor destacado
Línea de asunto: ¡No te pierdas [Nombre del evento]!
Hola, [Nombre del destinatario],
[Nombre del evento] es más que un evento. Es una oportunidad para aprender, establecer contactos y crecer. Estamos deseando compartir esta experiencia contigo.
Hasta pronto,
[Su nombre]
(Fuente: Plantilla Stripo)
El recordatorio informativo
Línea de asunto: Todo lo que necesitas saber sobre [Nombre del evento]
Hola, [Nombre del destinatario],
Con [Nombre del evento] a la vuelta de la esquina, aquí tiene todo lo que necesita saber para aprovecharlo al máximo. [Incluir detalles del evento, agenda y otra información relevante]
Esperamos verlo pronto,
[Su nombre]
(Fuente: Plantilla Stripo)
El recordatorio entusiasta
Línea de asunto: ¡Estamos emocionados de verlo en [Nombre del evento]!
Estimado [nombre del destinatario],
¡La emoción se está acumulando para [Nombre del evento]! Estamos encantados de que nos acompañe en esta experiencia única. ¡Nos vemos pronto!
Saludos,
[Su nombre]
Resumen
Sigue estas sencillas recomendaciones y atraerás a tantos asistentes a tu evento como sea posible:
- envía recordatorios para mostrar tu preocupación;
- crea una secuencia de emails de recordatorio de eventos para que tu campaña sea efectiva;
- agrega información adicional sobre lugares de interés y clima, de esta manera los visitantes te apreciarán a ti y tu empresa;
- Siempre resalta en tus emails de recordatorio, los datos más importantes.
¡Te deseo la mejor de las suertes en todos tus proyectos futuros!
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