Como Escrever um E-mail de Lembrete de Evento Eficaz

Uma vez que as pessoas compram seus produtos, seja um ingresso para uma conferência ou um tutorial em vídeo, você pode pensar que sua missão já está cumprida aqui. Mas os seres humanos, por serem extremamente ocupados, tendem a esquecer qualquer tipo de evento. E precisamos educadamente lembrá-los de comparecer a um show ou a um webinário. Enviando e-mails de lembrete, mostramos nosso respeito e preocupação. Desta forma simples, também construímos relações mais fortes com os nossos clientes.

Como escrever um e-mail de lembrete de evento eficaz?

Precisamos ter em mente que um e-mail de lembrete de evento nunca é enviado sozinho – você precisa criar uma série deles para tornar essa campanha de e-mail eficaz.

Além disso, um e-mail de lembrete de evento é precedido por um convite de evento e é seguido por um e-mail de "acompanhamento".

• convite;
• lembrete/série de e-mails de lembrete;
• acompanhamento.

O conteúdo de um e-mail de lembrete para um evento depende do tipo de evento em si. Existem dois tipos principais: online e offline. Vamos avaliar os dois.

Eventos online

Os eventos online mais populares são webinários, transmissões ao vivo e plataformas de cursos online.

Todos eles precisam de inscrições e lembretes adequados. Deve haver pelo menos 4 e-mails de lembrete em uma sequência.

E-mail 1. Confirmação de inscrição

Este é o primeiro e-mail que você envia ao participante logo após a sua inscrição em um evento. Aqui, você precisa apenas confirmar que o assento está reservado para uma pessoa.

E seria legal da sua parte lembrá-lo do assunto e da data do evento.

(Fonte: E-mail da Litmus)

Este é um e-mail acionado que deve ser enviado logo após a inscrição. Não faça as pessoas esperarem por ele por horas.

E-mail 2-4. Os próprios e-mails de lembrete

O primeiro e-mail de lembrete amigável deve ser enviado alguns dias após a inscrição/duas semanas antes do evento.

(Fonte: E-mail do OptinMonster)

Podemos dizer que este exemplo de e-mail de lembrete de evento é bom porque contém quase todas as informações necessárias que devemos mencionar ao criar um e-mail de lembrete de evento:

• nome da empresa;
• assunto do webinário;
• data;
• palestrantes;
• os benefícios que as pessoas obtêm ao participar do seu evento.

Elementos-chave para serem incluídos em seu e-mail de lembrete de evento

Escreva uma linha de assunto clara

Deixe bem claro e conciso. Uma linha perfeita aqui seria “Webinário_Nome…” ou “Lembrete_Nome”. Nada mais que isso.

(Fonte: Gmail)

Mencione a data

Quando é razoável mencionar datas? Sempre…

Exceção: Se uma reunião online estiver agendada para hoje, o e-mail deverá dizer “Hoje às…” ou “Hoje em 2 horas”. Mas em outros casos, mencione a data completa, incluindo o fuso horário.

Aqui está um exemplo perfeito, “Segunda-feira, 21 de junho, às 18h PST”.

Observação! Todas as informações essenciais no primeiro lembrete de convite em uma sequência devem ser colocadas em um banner.

Calendários

Você pode criar um evento no Google ou no iCalendar para suas mensagens de lembrete de evento e adicionar seus assinantes a ele ou pedir que criem um por conta própria. Entretanto, é extremamente importante colocar um lembrete em um calendário.

(Fonte: E-mail da Stripo)

Temporizadores de Contagem Regressiva

Adicione temporizadores de contagem regressiva para informar sobre o tempo restante. Os participantes precisam saber quando seu evento começa.

(Fonte: E-mail do E-mail sobre Ácido)

Para mais informações sobre como usar temporizadores em e-mails, por favor, assista ao vídeo abaixo.

Compartilhe com seu amigo

Já que enviamos lembretes para aqueles que já estão cadastrados conosco, podemos adicionar um botão “compartilhe com seu amigo” ou “convide seus amigos”.

(Fonte: Stripo)

Benefícios que os participantes obtêm

As pessoas leem livros, jornais, blogs e visitam webinários porque querem aprender algo novo. Assim, é apropriado mencionar mais uma vez o que elas vão conseguir participando do webinário ou de uma reunião online.

Fica a seu critério colocar isso em um banner brilhante ou adicionar como um texto simples em sua mensagem de lembrete para um evento.

(Fonte: E-mail da Similarweb)

Nomes e fotos dos palestrantes

Não se esqueça de mencionar os palestrantes. Em primeiro lugar, seria educado. Em segundo lugar, esta é uma boa oportunidade para atrair o interesse dos assinantes. Mencione os nomes dos palestrantes, algumas realizações e links para o site para informações detalhadas sobre seus projetos.

(Fonte: E-mail da Techopedia)

Local

Certifique-se de sempre mencionar exatamente onde o webinário/reunião online está prestes a acontecer.

Se possível, adicione um link para o evento.

(Fonte: E-mail da Stripo)

Perguntas para uma discussão futura

Envolva os participantes na preparação para o webinário. Peça a eles que respondam ao questionário sobre o tópico do webinário, é claro, se você planeja trabalhar minuciosamente com os resultados e discuti-los durante a sessão, ou peça que leiam alguns artigos sobre o tópico em questão. Mencione, que todas as dúvidas que surgirem após a leitura, serão discutidas no webinário.

 Além disso, uma boa coisa a fazer é perguntar às pessoas quais assuntos específicos elas gostariam de investigar mais de perto.

A propósito, essa também é uma boa maneira de despertar o interesse dos assinantes.

(Fonte: E-mail da Litmus)

Link para uma gravação

Sempre haverá algumas pessoas que adorariam participar do seu evento online, mas não conseguem chegar a tempo. Deixe-as saber que você fornecerá uma gravação assim que a tiver.

(Fonte: E-mail da Techopedia)

Talvez até quem tenha visitado o evento queira voltar a assisti-lo para refrescar alguns momentos nas suas memórias.

E-mail 5. Último lembrete

Envie o último e-mail de uma sequência uma hora antes do início. Você vai incitar e dar aos participantes tempo para terminar suas tarefas. Adicione o link para a reunião.

(Fonte: E-mail da Mailcon)

Mesmo para a última mensagem, a linha de assunto deve dizer “Lembrete” ou “Webinário”. Por exemplo, “[Webinário_Nome] inicia em 5 minutos.

Além disso, será uma boa ideia enviar uma mensagem web-push com o link.

E-mail 6. Mensagem de e-mail de acompanhamento

Peça feedback aos participantes. É sempre útil saber o que eles pensam sobre este webinário/conferência online.

(Fonte: Really Good Emails)

Você sabia que pode incorporar questionários e abrir Formulários em e-mails? Esses formulários coletam até 5 vezes mais feedback de seus participantes.

Para obter mais informações sobre tipos de pesquisas e maneiras de adicioná-las em e-mails, consulte a postagem do blog "E-mails de Convite de Pesquisa".

Eventos Offline

Por um evento offline, queremos dizer um concerto ao vivo, exposição ou seminário, etc. A grande maioria dos eventos offline são conferências e concertos.

Quantos lembretes você deve enviar aqui?

Recomendamos somente três…

E-mail 1. Confirmação

Aqui, você precisa enviar uma confirmação se for um evento gratuito ou ingressos se for um evento pago.

(Fonte: E-mail da Web Summit)

E-mail 2. Detalhes chave sobre o evento e instruções

Este e-mail de lembrete vem com informações gerais. Certifique-se de enviá-lo uma semana ou mesmo algumas semanas antes do evento.

(Fonte: E-mail da Web Summit)

Detalhes chave a serem incluídos em seu e-mail de lembrete de evento offline

Aqui está a lista de informações que você também deve incluir na mensagem:

Mapa

Se o evento ocorrer na própria cidade dos cadastrados, eles precisarão apenas de um mapa de como chegar lá.

Mas e se as pessoas precisarem viajar pelo país ou pelo mundo?

Sua ajuda será muito necessária: com hotel, transfer, pontos turísticos, informações sobre qual aeroporto é melhor usar para chegar mais rápido ao hotel e alguns eventos locais.

(Fonte: Stripo template)

Roteiro do evento

Adicione um roteiro de reunião à mensagem. Mencione quando a conferência começa, quando termina, se haverá uma pausa para o almoço. Os participantes receberão alimentos e bebidas? Se não, onde eles podem encontrar um café nas proximidades?

(Fonte: Really Good Emails)

Dress-code

Deixe as pessoas saberem o formato da reunião. Que roupas são apropriadas para usar: Shorts ou terno. No e-mail de lembrete da conferência, notifique se os notebooks e cadernos são fornecidos para o trabalho durante a reunião. Ou peça às pessoas que tragam os seus.

Envie todas essas informações pelo menos uma semana antes da reunião.

Instrução

Informe as pessoas o que devem fazer assim que chegarem. Quem elas podem contatar em caso de emergência.

Diga aos participantes quais requisitos o governo do seu país estabeleceu para todos e o que você faz pessoalmente para segui-los.

(Fonte: E-mail da Web Summit)

Pensamentos finais

Atenha-se a estas recomendações simples e você atrairá o maior número possível de participantes para o seu evento:

• envie lembretes para mostrar sua atenção;
• crie uma sequência de e-mails de lembrete de eventos para tornar sua campanha eficaz;
• adicione informações extras sobre pontos turísticos, clima e o transfer, isso irá agradar você e sua empresa aos olhos dos visitantes;
• sempre destaque os dados mais importantes em seus e-mails de lembrete.

Eu sinceramente lhe desejo boa sorte em todos os seus futuros empreendimentos!