So schreiben Sie eine wirksame E-Mail zur Erinnerung an eine Veranstaltung

Sobald die Menschen Ihre Produkte gekauft haben, sei es ein Ticket für eine Konferenz oder ein Video-Tutorial, könnten Sie denken, dass Ihre Aufgabe damit erledigt ist. Aber die Menschen sind extrem beschäftigt und neigen dazu, jede Art von Veranstaltung zu vergessen. Und wir müssen sie höflich daran erinnern, zu einem Konzert oder einem Webinar zu erscheinen. Indem wir Erinnerungs-E-Mails versenden, zeigen wir unseren Respekt und unser Interesse. Auf diese einfache Weise bauen wir auch stärkere Beziehungen zu unseren Kunden auf.

Wie schreibt man eine effektive Erinnerungs-E-Mail für eine Veranstaltung?

Wir müssen bedenken, dass eine E-Mail zur Erinnerung an eine Veranstaltung niemals allein verschickt wird - Sie müssen eine Reihe von E-Mails erstellen, um diese E-Mail-Kampagne effektiv zu gestalten.

Außerdem geht einer Erinnerungs-E-Mail eine Einladung zur Veranstaltung voraus und es folgt eine "Follow-up"-E-Mail.

• Einladung;
• Erinnerung/ Serie von Erinnerungs-E-Mails
• Follow-up.

Der Inhalt einer Erinnerungs-E-Mail für eine Veranstaltung hängt von der Art der Veranstaltung selbst ab. Es gibt zwei Haupttypen: Online- und Offline-Veranstaltungen. Lassen Sie uns einen Überblick über beide geben.

Online-Veranstaltungen

Zu den beliebtesten Online-Veranstaltungen gehören Webinare, Live-Streams und Online-Kursplattformen.

Sie alle müssen ordnungsgemäß registriert und erinnert werden. Es sollten mindestens 4 Erinnerungs-E-Mails in Folge verschickt werden.

E-Mail 1. Bestätigung der Anmeldung

Dies ist die erste E-Mail, die Sie Ihren Teilnehmern direkt nach ihrer Anmeldung zu einer Veranstaltung schicken. Hier müssen Sie nur bestätigen, dass der Platz für eine Person reserviert ist.

Und es wäre nett, wenn Sie sie an den Betreff und das Datum der Veranstaltung erinnern würden.

(Quelle: E-Mail von Litmus)

Diese E-Mail sollte direkt nach der Anmeldung verschickt werden. Lassen Sie die Leute nicht stundenlang auf sie warten.

E-Mail 2-4. Erinnerungsmails an die Veranstaltung selbst

Die erste freundliche Erinnerungs-E-Mail sollte einige Tage nach der Anmeldung/zwei Wochen vor der Veranstaltung verschickt werden.

(Quelle: E-Mail von OptinMonster)

Wir können sagen, dass dieses Beispiel für eine E-Mail zur Erinnerung an eine Veranstaltung ein gutes Beispiel ist, da es fast alle notwendigen Informationen enthält, die wir bei der Erstellung einer E-Mail zur Erinnerung an eine Veranstaltung erwähnen sollten:

• Name des Unternehmens;
• Thema des Webinars;
• Datum;
• Diskussionsteilnehmer;
• den Nutzen, den die Teilnehmer aus der Teilnahme an Ihrer Veranstaltung ziehen.

Schlüsselelemente, die Sie in Ihre E-Mail zur Erinnerung an die Veranstaltung aufnehmen sollten

Schreiben Sie eine klare Betreffzeile

Seien Sie klar und prägnant. Eine perfekte Zeile wäre hier "Webinar_Name..." oder "Reminder_Name". Sonst nichts.

(Quelle: Gmail)

Erwähnen Sie das Datum

Wann ist es sinnvoll, Daten zu erwähnen? Immer...

Eine Ausnahme: Wenn ein Online-Meeting für heute angesetzt ist, dann sollte es heißen "Heute um..." oder "Heute in 2 Stunden". In anderen Fällen sollten Sie das vollständige Datum einschließlich der Zeitzone angeben.

Hier ist ein perfektes Beispiel: "Montag, 21. Juni, um 18 Uhr PST".

Achtung! Alle wichtigen Informationen auf der ersten Einladungserinnerung in einer Sequenz sollten auf einem Banner platziert werden.

Kalender

Sie können entweder einen Termin in Google oder iCalendar für Ihre Terminerinnerungen erstellen und Ihre Abonnenten dazu hinzufügen oder sie bitten, selbst einen zu erstellen. Es ist jedoch äußerst wichtig, eine Notiz in einen Kalender einzutragen.

(Quelle: E-Mail von Stripo)

Countdown-Timer

Fügen Sie Countdown-Timer hinzu, um über die verbleibende Zeit zu informieren. Die Teilnehmer müssen wissen, wie bald Ihre Veranstaltung beginnt.

(Quelle: E-Mail von Email on Acid)

Weitere Informationen über die Verwendung von Timern in E-Mails finden Sie in unserem Video unten.

Teilen Sie es mit Ihrem Freund

Da wir Erinnerungen an diejenigen senden, die bereits bei uns registriert sind, können wir eine Schaltfläche "Teilen Sie es mit Ihrem Freund" oder "Laden Sie Ihre Freunde ein" hinzufügen.

(Quelle: Stripo)

Vorteile für die Teilnehmer

Menschen lesen Bücher, Zeitungen, Blogs und besuchen Webinare, weil sie etwas Neues lernen wollen. Daher ist es angebracht, noch einmal zu erwähnen, was sie durch die Teilnahme an einem Webinar oder einer Online-Sitzung erreichen werden.

Es liegt in Ihrem Ermessen, ob Sie dies auf einem leuchtenden Banner platzieren oder als reinen Text in Ihre Erinnerungsnachricht für eine Veranstaltung einfügen.

(Quelle: E-Mail von Similarweb)

Namen und Fotos der Referenten

Vergessen Sie nicht, die Diskussionsteilnehmer zu erwähnen. Erstens wäre das höflich. Zweitens ist dies eine gute Gelegenheit, das Interesse der Abonnenten zu wecken. Nennen Sie die Namen der Redner, einige Erfolge und Links zu den Websites, auf denen Sie weitere Informationen über ihre Projekte finden.

(Quelle: E-Mail von Techopedia)

Standort

Geben Sie immer an, wo genau das Webinar/Online-Meeting stattfinden wird.

Wenn möglich, fügen Sie sogar einen Link zu der Veranstaltung hinzu.

(Quelle: E-Mail von Stripo)

Fragen zur weiteren Diskussion

Beziehen Sie die TeilnehmerInnen in die Vorbereitung des Webinars ein. Bitten Sie sie entweder, den Fragebogen zum Webinarthema zu beantworten, natürlich nur, wenn Sie vorhaben, die Ergebnisse gründlich zu bearbeiten und während der Sitzung zu diskutieren, oder bitten Sie sie, einige Artikel zum vorgegebenen Thema zu lesen. Erwähnen Sie, dass alle Fragen, die nach der Lektüre auftauchen, im Webinar besprochen werden.

Es ist auch eine gute Idee, die Teilnehmer zu fragen, welche spezifischen Themen sie gerne genauer untersuchen würden.

Dies ist übrigens auch eine gute Möglichkeit, das Interesse der Abonnenten zu wecken.

(Quelle: Email von Litmus)

Link zu einer Aufzeichnung

Es wird immer einige Leute geben, die gerne an Ihrer Online-Veranstaltung teilnehmen würden, es aber nicht rechtzeitig schaffen können. Lassen Sie sie wissen, dass Sie ihnen eine Aufzeichnung zur Verfügung stellen werden, sobald Sie sie haben.

(Quelle: E-Mail von Techopedia)

Vielleicht möchten sogar diejenigen, die ihn besucht haben, ihn noch einmal sehen, um einige Momente in ihrer Erinnerung aufzufrischen.

E-Mail 5. Letzte Erinnerung

Senden Sie die letzte E-Mail einer Sequenz eine Stunde vor Beginn. Damit drängen Sie die Teilnehmer und geben ihnen Zeit, ihre Besorgungen zu erledigen. Fügen Sie den Link zur Besprechung hinzu.

(Quelle: E-Mail von Mailcon)

Auch bei der letzten Nachricht sollte in der Betreffzeile "Reminder" oder "Webinar" stehen. Z.B.: "[Webinar_Name] beginnt in 5 Minuten.

Außerdem ist es eine gute Idee, eine Web-Push-Nachricht mit dem Link zu senden.

E-Mail 6. Folge-E-Mail-Nachricht

Bitten Sie die Teilnehmer um ein Feedback. Es ist immer nützlich zu wissen, was sie über dieses Webinar/diese Online-Konferenz denken.

(Quelle: Really Good Emails)

Wussten Sie, dass Sie Fragebögen und offene Formulare in E-Mails einbetten können? Mit diesen Formularen sammeln Sie bis zu 5 Mal mehr Feedback von Ihren Teilnehmern.

Weitere Informationen zu Umfragetypen und Möglichkeiten, sie in E-Mails einzufügen, finden Sie im Blogbeitrag "E-Mail-Einladungen zu Umfragen".

Offline Veranstaltungen

Unter einer Offline-Veranstaltung verstehen wir ein Live-Konzert, eine Ausstellung oder ein Seminar usw. Die große Mehrheit der Offline-Veranstaltungen sind Konferenzen und Konzerte.

Wie viele Erinnerungen sollten Sie hier versenden?

Wir empfehlen nur drei...

E-Mail 1. Bestätigung

Hier müssen Sie entweder eine Bestätigung senden, wenn es sich um eine kostenlose Veranstaltung handelt, oder Tickets, wenn es sich um eine kostenpflichtige Veranstaltung handelt.

(Quelle: E-Mail vom Web Summit)

E-Mail 2. Wichtige Informationen über die Veranstaltung und Anweisungen

Diese Erinnerungs-E-Mail enthält allgemeine Informationen. Versenden Sie sie eine Woche oder sogar einige Wochen vor der Veranstaltung.

(Quelle: E-Mail vom Web Summit)

Wichtige Details, die Sie in Ihre Erinnerungs-E-Mail für Offline-Veranstaltungen aufnehmen sollten

Hier finden Sie eine Liste von Informationen, die Sie ebenfalls in die Nachricht aufnehmen sollten:

Karte

Findet die Veranstaltung in der eigenen Stadt statt, brauchen die Teilnehmer nur eine Anfahrtsskizze.

Aber was ist, wenn die Teilnehmer durch das ganze Land oder die ganze Welt reisen müssen?

Dann ist Ihre Hilfe gefragt: mit einem Hotel, einem Transfer, Sehenswürdigkeiten, Informationen darüber, welcher Flughafen am besten zu benutzen ist, um schneller zum Hotel zu gelangen, und einigen lokalen Veranstaltungen.

(Quelle: Stripo template)

Tagesordnung der Veranstaltung

Fügen Sie der Nachricht eine Tagesordnung für das Treffen hinzu. Geben Sie an, wann die Konferenz beginnt, wann sie endet und ob es eine Mittagspause geben wird. Werden die Teilnehmer mit Essen und Getränken versorgt? Wenn nicht, wo können sie ein Café in der Nähe finden?

(Quelle: Really Good Emails)

Dress-code

Informieren Sie die Teilnehmer über das Format des Treffens. Welche Kleidung angemessen ist: Kurze Hosen oder ein Smoking. Teilen Sie in der E-Mail zur Erinnerung an die Konferenz mit, ob Laptops und Notebooks für die Arbeit während der Sitzung zur Verfügung stehen. Oder bitten Sie die Teilnehmer, ihre eigenen Geräte mitzubringen.

Versenden Sie all diese Informationen mindestens eine Woche vor der Konferenz.

Anleitung

Informieren Sie die Menschen darüber, was sie bei ihrer Ankunft als erstes tun sollten. An wen sie sich in Notfällen wenden können.

Teilen Sie den Teilnehmern mit, welche Anforderungen die Regierung Ihres Landes an alle stellt und was Sie persönlich tun, um Erstere zu schützen.

(Quelle: E-Mail vom Web Summit)

Abschließende Überlegungen

Halten Sie sich an diese einfachen Empfehlungen, und Sie werden so viele Teilnehmer wie möglich zu Ihrer Veranstaltung bringen:

• senden Sie Erinnerungsmails, um Ihr Interesse zu zeigen;
• erstellen Sie eine Folge von Erinnerungs-E-Mails, um Ihre Kampagne effektiv zu gestalten;
• fügen Sie zusätzliche Informationen über Sehenswürdigkeiten, Wetter und den Transfer hinzu, um Sie und Ihr Unternehmen bei den Besuchern beliebt zu machen;
• heben Sie in Ihren Erinnerungs-E-Mails immer die wichtigsten Daten hervor.

Ich wünsche Ihnen von Herzen viel Glück bei all Ihren zukünftigen Unternehmungen!