Sobald die Menschen Ihre Produkte gekauft haben, sei es ein Ticket für eine Konferenz oder ein Video-Tutorial, könnten Sie denken, dass Ihre Aufgabe damit erledigt ist. Aber die Menschen sind extrem beschäftigt und neigen dazu, jede Art von Veranstaltung zu vergessen. Und wir müssen sie höflich daran erinnern, zu einem Konzert oder einem Webinar zu erscheinen. Indem wir Erinnerungs-E-Mails versenden, zeigen wir unseren Respekt und unser Interesse. Auf diese einfache Weise bauen wir auch stärkere Beziehungen zu unseren Kunden auf.
Das Meistern der Kunst, wirksame Erinnerungsmails für Veranstaltungen zu schreiben
Wir müssen bedenken, dass eine E-Mail zur Erinnerung an eine Veranstaltung niemals allein verschickt wird - Sie müssen eine Reihe von E-Mails erstellen, um diese E-Mail-Kampagne effektiv zu gestalten.
Außerdem geht einer Erinnerungs-E-Mail eine Einladung zur Veranstaltung voraus und es folgt eine "Follow-up"-E-Mail.
Der Inhalt einer Erinnerungs-E-Mail für eine Veranstaltung hängt von der Art der Veranstaltung selbst ab. Es gibt zwei Haupttypen: Online- und Offline-Veranstaltungen. Lassen Sie uns einen Überblick über beide geben.
Online-E-Mail-Kampagnen für Veranstaltungen: Best Practices und Beispiele
Zu den beliebtesten Online-Veranstaltungen gehören Webinare, Live-Streams und Online-Kursplattformen.
Sie alle müssen ordnungsgemäß registriert und erinnert werden. Es sollten mindestens 4 Erinnerungs-E-Mails in Folge verschickt werden.
E-Mail 1: Gestaltung einer Bestätigungsmail für die Veranstaltungsregistrierung
Dies ist die erste E-Mail, die Sie Ihren Teilnehmern direkt nach ihrer Anmeldung zu einer Veranstaltung schicken. Hier müssen Sie nur bestätigen, dass der Platz für eine Person reserviert ist.
Und es wäre nett, wenn Sie sie an den Betreff und das Datum der Veranstaltung erinnern würden.
(Quelle: E-Mail von Litmus)
Diese E-Mail sollte direkt nach der Anmeldung verschickt werden. Lassen Sie die Leute nicht stundenlang auf sie warten.
E-Mail 2-4: So versenden Sie effektiv Erinnerungsmails für Veranstaltungen
Die erste freundliche Erinnerungs-E-Mail sollte einige Tage nach der Anmeldung/zwei Wochen vor der Veranstaltung verschickt werden.
(Quelle: E-Mail von OptinMonster)
Wir können sagen, dass dieses Beispiel für eine E-Mail zur Erinnerung an eine Veranstaltung ein gutes Beispiel ist, da es fast alle notwendigen Informationen enthält, die wir bei der Erstellung einer E-Mail zur Erinnerung an eine Veranstaltung erwähnen sollten:
- Name des Unternehmens;
- Thema des Webinars;
- Datum;
- Diskussionsteilnehmer;
- den Nutzen, den die Teilnehmer aus der Teilnahme an Ihrer Veranstaltung ziehen.
Schlüsselelemente, die Sie in Ihre Erinnerungsmails für Veranstaltungen aufnehmen sollten, um eine optimale Beteiligung zu erreichen
Formulierung einer klaren Betreffzeile für Ihre Erinnerungsmail für die Veranstaltung
Seien Sie klar und prägnant. Eine perfekte Zeile wäre hier "Webinar_Name..." oder "Reminder_Name". Sonst nichts.
(Quelle: Gmail)
Angabe des Veranstaltungsdatums: Ein entscheidendes Detail in Ihrer Erinnerungsmail für die Veranstaltung
Wann ist es sinnvoll, Daten zu erwähnen? Immer...
Eine Ausnahme: Wenn ein Online-Meeting für heute angesetzt ist, dann sollte es heißen "Heute um..." oder "Heute in 2 Stunden". In anderen Fällen sollten Sie das vollständige Datum einschließlich der Zeitzone angeben.
Hier ist ein perfektes Beispiel: "Montag, 21. Juni, um 18 Uhr PST".
Achtung! Alle wichtigen Informationen auf der ersten Einladungserinnerung in einer Sequenz sollten auf einem Banner platziert werden.
Hinzufügen von Kalendern zu Ihrer E-Mail-Erinnerungskampagne für Veranstaltungen: Ein Leitfaden für Vermarkter
Sie können entweder einen Termin in Google oder iCalendar für Ihre Terminerinnerungen erstellen und Ihre Abonnenten dazu hinzufügen oder sie bitten, selbst einen zu erstellen. Es ist jedoch äußerst wichtig, eine Notiz in einen Kalender einzutragen.
(Quelle: E-Mail von Stripo)
Verwendung von Countdown-Timern in Ihren Erinnerungsmails für Veranstaltungen: Steigern Sie die Vorfreude auf die Veranstaltung
Fügen Sie Countdown-Timer hinzu, um über die verbleibende Zeit zu informieren. Die Teilnehmer müssen wissen, wie bald Ihre Veranstaltung beginnt.
(Quelle: E-Mail von Email on Acid)
Weitere Informationen über die Verwendung von Timern in E-Mails finden Sie in unserem Video unten.
Die “Mit Freunden teilen”-Option: Steigerung der Teilnehmerzahl für Ihre nächste Veranstaltung
Da wir Erinnerungen an diejenigen senden, die bereits bei uns registriert sind, können wir eine Schaltfläche "Teilen Sie es mit Ihrem Freund" oder "Laden Sie Ihre Freunde ein" hinzufügen.
(Quelle: Stripo)
Hervorhebung der Vorteile für Veranstaltungsteilnehmer in Ihrer Erinnerungsmail
Menschen lesen Bücher, Zeitungen, Blogs und besuchen Webinare, weil sie etwas Neues lernen wollen. Daher ist es angebracht, noch einmal zu erwähnen, was sie durch die Teilnahme an einem Webinar oder einer Online-Sitzung erreichen werden.
Es liegt in Ihrem Ermessen, ob Sie dies auf einem leuchtenden Banner platzieren oder als reinen Text in Ihre Erinnerungsnachricht für eine Veranstaltung einfügen.
(Quelle: E-Mail von Similarweb)
Aufnahme von Namen und Fotos der Redner in Ihre Erinnerungsmail für die Veranstaltung
Vergessen Sie nicht, die Diskussionsteilnehmer zu erwähnen. Erstens wäre das höflich. Zweitens ist dies eine gute Gelegenheit, das Interesse der Abonnenten zu wecken. Nennen Sie die Namen der Redner, einige Erfolge und Links zu den Websites, auf denen Sie weitere Informationen über ihre Projekte finden.
(Quelle: E-Mail von Techopedia)
Bereitstellung von Angaben zum Veranstaltungsort für Offline-Veranstaltungen in Ihrer Erinnerungsmail
Geben Sie immer an, wo genau das Webinar/Online-Meeting stattfinden wird.
Wenn möglich, fügen Sie sogar einen Link zu der Veranstaltung hinzu.
(Quelle: E-Mail von Stripo)
Fragen zur weiteren Diskussion: Ansprache Ihres potenziellen Publikums
Beziehen Sie die TeilnehmerInnen in die Vorbereitung des Webinars ein. Bitten Sie sie entweder, den Fragebogen zum Webinarthema zu beantworten, natürlich nur, wenn Sie vorhaben, die Ergebnisse gründlich zu bearbeiten und während der Sitzung zu diskutieren, oder bitten Sie sie, einige Artikel zum vorgegebenen Thema zu lesen. Erwähnen Sie, dass alle Fragen, die nach der Lektüre auftauchen, im Webinar besprochen werden.
Es ist auch eine gute Idee, die Teilnehmer zu fragen, welche spezifischen Themen sie gerne genauer untersuchen würden.
Dies ist übrigens auch eine gute Möglichkeit, das Interesse der Abonnenten zu wecken.
(Quelle: Email von Litmus)
Bieten Sie in Ihrer Erinnerungsmail die Option an, eine Aufzeichnung des Webinars zu erhalten.
Es wird immer einige Leute geben, die gerne an Ihrer Online-Veranstaltung teilnehmen würden, es aber nicht rechtzeitig schaffen können. Lassen Sie sie wissen, dass Sie ihnen eine Aufzeichnung zur Verfügung stellen werden, sobald Sie sie haben.
(Quelle: E-Mail von Techopedia)
Vielleicht möchten sogar diejenigen, die ihn besucht haben, ihn noch einmal sehen, um einige Momente in ihrer Erinnerung aufzufrischen.
E-Mail 5. Letzte Erinnerung
Senden Sie die letzte E-Mail einer Sequenz eine Stunde vor Beginn. Damit drängen Sie die Teilnehmer und geben ihnen Zeit, ihre Besorgungen zu erledigen. Fügen Sie den Link zur Besprechung hinzu.
(Quelle: E-Mail von Mailcon)
Auch bei der letzten Nachricht sollte in der Betreffzeile "Reminder" oder "Webinar" stehen. Z.B.: "[Webinar_Name] beginnt in 5 Minuten.
Außerdem ist es eine gute Idee, eine Web-Push-Nachricht mit dem Link zu senden.
E-Mail 6. Folge-E-Mail-Nachricht
Bitten Sie die Teilnehmer um ein Feedback. Es ist immer nützlich zu wissen, was sie über dieses Webinar/diese Online-Konferenz denken.
(Quelle: Really Good Emails)
Wussten Sie, dass Sie Fragebögen und offene Formulare in E-Mails einbetten können? Mit diesen Formularen sammeln Sie bis zu 5 Mal mehr Feedback von Ihren Teilnehmern.
Weitere Informationen zu Umfragetypen und Möglichkeiten, sie in E-Mails einzufügen, finden Sie im Blogbeitrag "E-Mail-Einladungen zu Umfragen".
Offline-Erinnerungsmails für Veranstaltungen: Wichtige Informationen und Vorlagen
Unter einer Offline-Veranstaltung verstehen wir ein Live-Konzert, eine Ausstellung oder ein Seminar usw. Die große Mehrheit der Offline-Veranstaltungen sind Konferenzen und Konzerte.
Wie viele Erinnerungen sollten Sie hier versenden?
Wir empfehlen nur drei...
E-Mail 1: Bestätigung der Registrierung für die Veranstaltung mit einer freundlichen Erinnerungsmail
Hier müssen Sie entweder eine Bestätigung senden, wenn es sich um eine kostenlose Veranstaltung handelt, oder Tickets, wenn es sich um eine kostenpflichtige Veranstaltung handelt.
(Quelle: E-Mail vom Web Summit)
E-Mail 2: Bereitstellung der wichtigsten Veranstaltungsdetails und Anweisungen in Ihrer Erinnerungsmail
Diese Erinnerungs-E-Mail enthält allgemeine Informationen. Versenden Sie sie eine Woche oder sogar einige Wochen vor der Veranstaltung.
(Quelle: E-Mail vom Web Summit)
Wichtige Einzelheiten zur Aufnahme in die Erinnerungsmail für Ihre Offline-Veranstaltung, damit diese erfolgreich ist
Hier finden Sie eine Liste von Informationen, die Sie ebenfalls in die Nachricht aufnehmen sollten:
Aufnahme einer Karte in Ihre Erinnerungsmail für Ihre Offline-Veranstaltung: Ein hilfreicher Wegweiser für Teilnehmer
Findet die Veranstaltung in der eigenen Stadt statt, brauchen die Teilnehmer nur eine Anfahrtsskizze.
Aber was ist, wenn die Teilnehmer durch das ganze Land oder die ganze Welt reisen müssen?
Dann ist Ihre Hilfe gefragt: mit einem Hotel, einem Transfer, Sehenswürdigkeiten, Informationen darüber, welcher Flughafen am besten zu benutzen ist, um schneller zum Hotel zu gelangen, und einigen lokalen Veranstaltungen.
(Quelle: Stripo template)
Bereitstellung der Tagesordnung der Veranstaltung: Geben Sie alle Einzelheiten in Ihrer Erinnerungsmail an
Fügen Sie der Nachricht eine Tagesordnung für das Treffen hinzu. Geben Sie an, wann die Konferenz beginnt, wann sie endet und ob es eine Mittagspause geben wird. Werden die Teilnehmer mit Essen und Getränken versorgt? Wenn nicht, wo können sie ein Café in der Nähe finden?
(Quelle: Really Good Emails)
Erwähnung der Kleiderordnung in der Erinnerungsmail für Ihre Offline-Veranstaltung: Ein Muss für die Teilnehmer
Informieren Sie die Teilnehmer über das Format des Treffens. Welche Kleidung angemessen ist: Kurze Hosen oder ein Smoking. Teilen Sie in der E-Mail zur Erinnerung an die Konferenz mit, ob Laptops und Notebooks für die Arbeit während der Sitzung zur Verfügung stehen. Oder bitten Sie die Teilnehmer, ihre eigenen Geräte mitzubringen.
Versenden Sie all diese Informationen mindestens eine Woche vor der Konferenz.
Bereitstellung einer Wegbeschreibung in Ihrer Erinnerungsmail für Ihre Offline-Veranstaltung: Sicherstellung einer reibungslosen Anreise für die Teilnehmer
Informieren Sie die Menschen darüber, was sie bei ihrer Ankunft als erstes tun sollten. An wen sie sich in Notfällen wenden können.
Teilen Sie den Teilnehmern mit, welche Anforderungen die Regierung Ihres Landes an alle stellt und was Sie persönlich tun, um Erstere zu schützen.
(Quelle: E-Mail vom Web Summit)
Erinnerungsmail-Vorlagen für Veranstaltungen:
Die freundliche Erinnerung
Betreffzeile: Nicht vergessen! [Name der Veranstaltung] steht vor der Tür
Hallo [Name des Empfängers],
Wir freuen uns, Sie an unsere bevorstehende Veranstaltung [Name der Veranstaltung] am [Datum der Veranstaltung] erinnern zu dürfen. Wir haben eine tolle Auswahl an Referenten, interessante Sitzungen und die Möglichkeit, mit Branchenführern in Kontakt zu treten. Verpassen Sie das nicht!
Wir freuen uns darauf, Sie dort zu sehen,
[Ihr Name]
(Quelle: Stripo-Vorlage)
Der Countdown
Betreffzeile: Nur noch [Anzahl der Tage] Tage, bis zu [Name der Veranstaltung]!
Hallo [Name des Empfängers],
Der Countdown hat begonnen! Nur noch [Anzahl der Tage] bis zu unserer Veranstaltung [Name der Veranstaltung]. Halten Sie sich Ihren Kalender frei und machen Sie sich bereit für ein unvergessliches Erlebnis.
Bis bald,
[Ihr Name]
(Quelle: Stripo-Vorlage)
Die ausführliche Erinnerung
Betreffzeile: [Name der Veranstaltung]: Wichtige Einzelheiten und Anweisungen
Liebe/r [Name des Empfängers],
Da unsere Veranstaltung [Name der Veranstaltung] immer näher rückt, möchten wir Sie mit allen wichtigen Informationen versorgen. Hier sind die wichtigsten Einzelheiten:
Datum und Zeiten: [Datum und Zeiten der Veranstaltung]
Veranstaltungsort: [Einzelheiten zum Veranstaltungsort]
Kleiderordnung: [Kleiderordnung]
Wir können es nicht erwarten, Sie dort zu sehen
[Ihr Name]
(Quelle: Stripo-Vorlage)
Der Spannungsbildner
Betreffzeile: Machen Sie sich bereit für [Name der Veranstaltung]!
Hallo [Name des Empfängers],
Wir sind genauso gespannt wie Sie auf unsere Veranstaltung [Name der Veranstaltung]! Freuen Sie sich auf anregende Diskussionen, informative Präsentationen und die Möglichkeit, mit Gleichgesinnten in Kontakt zu treten. Bis bald!
Mit besten Grüßen,
[Ihr Name]
(Quelle: Stripo-Vorlage)
Die Erinnerung „Letzte Gelegenheit“
Betreffzeile: Letzte Gelegenheit, sich auf unsere Veranstaltung [Name der Veranstaltung] vorzubereiten!
Hallo [Name des Empfängers],
[Name der Veranstaltung] ist fast da! Dies ist Ihre letzte Erinnerung, sich auf eine Veranstaltung vorzubereiten, die gefüllt ist mit Weiterbildung, Networking und Spaß. Verpassen Sie es nicht!
Wir sehen uns dort,
[Ihr Name]
(Quelle: Stripo-Vorlage)
Die persönliche Note
Betreffzeile: [Name des Empfängers], sind Sie bereit für unsere Veranstaltung [Name der Veranstaltung]?
Hallo [Name des Empfängers],
Wir freuen uns darauf, Sie bei [Name der Veranstaltung] begrüßen zu dürfen. Denken Sie daran, Ihre Begeisterung, Ihre Fragen und Ihre Neugierde mitzubringen. Bis bald!
Freundliche Grüße,
[Ihr Name]
(Quelle: Stripo-Vorlage)
Die kurze Erinnerung
Betreffzeile: Kurze Erinnerung: [Name der Veranstaltung] ist diese Woche!
Liebe/r [Name des Empfängers],
Nur eine kurze Erinnerung, dass [Name der Veranstaltung] diese Woche stattfindet. Wir freuen uns darauf, Sie dort zu sehen!
Mit besten Grüßen,
[Ihr Name]
(Quelle: Stripo-Vorlage)
Das Wert-Highlight
Betreffzeile: Verpassen Sie [Name der Veranstaltung] nicht!
Hallo [Name des Empfängers],
[Name der Veranstaltung] ist mehr als nur eine Veranstaltung. Es ist eine Gelegenheit zum Lernen, Netzwerken und Wachsen. Wir können es kaum erwarten, diese Erfahrung mit Ihnen zu erleben.
Bis bald,
[Ihr Name]
(Quelle: Stripo-Vorlage)
Die informative Erinnerung
Betreffzeile: Alles, was Sie zu [Name der Veranstaltung] wissen müssen
Hallo [Name des Empfängers],
Unsere Veranstaltung [Name der Veranstaltung] steht vor der Tür. Hier finden Sie alles, was Sie wissen müssen, um das Beste daraus zu machen. [Fügen Sie Veranstaltungsdetails, Tagesordnung und andere relevante Informationen ein]
Wir freuen uns darauf, Sie zu sehen,
[Ihr Name]
(Quelle: Stripo-Vorlage)
Die enthusiastische Erinnerung
Betreffzeile: Wir freuen uns, Sie auf unserer Veranstaltung [Name der Veranstaltung] zu sehen!
Liebe/r [Name des Empfängers],
die Vorfreude auf [Name der Veranstaltung] steigt! Wir freuen uns sehr, dass Sie bei diesem einzigartigen Erlebnis dabei sein werden. Bis bald!
Mit besten Grüßen,
[Ihr Name]
Zusammenfassung
Halten Sie sich an diese einfachen Empfehlungen, und Sie werden so viele Teilnehmer wie möglich zu Ihrer Veranstaltung bringen:
- senden Sie Erinnerungsmails, um Ihr Interesse zu zeigen;
- erstellen Sie eine Folge von Erinnerungs-E-Mails, um Ihre Kampagne effektiv zu gestalten;
- fügen Sie zusätzliche Informationen über Sehenswürdigkeiten, Wetter und den Transfer hinzu, um Sie und Ihr Unternehmen bei den Besuchern beliebt zu machen;
- heben Sie in Ihren Erinnerungs-E-Mails immer die wichtigsten Daten hervor.
Ich wünsche Ihnen von Herzen viel Glück bei all Ihren zukünftigen Unternehmungen!
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