Correo Electrónico de Invitación a un Webinar: Ejemplos, Mejores Prácticas

¿Sabía que la tasa media de asistencia a un webinar es del 40% de todos los inscritos, incluidos los que ven los vídeos a la carta? Sin embargo, algunas empresas alcanzan el nivel del 60%. En este post, vamos a compartir los mejores ejemplos de correos electrónicos de invitación a webinar y las mejores prácticas para ayudarle a alcanzar el máximo número de asistentes.

Qué alienta a los lectores a asistir a tu webinar

En resumen:

1. Un conocimiento profundo sobre un problema

Podemos encontrar mucha información en internet, pero a veces necesitamos más detalles. Promete una investigación profunda de un problema. 

Si puedes hacer un webinar para novatos en la industria, asegúrate de mencionar eso en tu email de invitación.

(Fuente: correo electrónico de Similarweb)

2. Una solución a un problema determinado

No solo necesitamos entendimiento sobre un problema específico, sino que también nos encanta tener la solución a ello. 

(Fuente: correo electrónico de Pinpointe)

Promete compartir tu experiencia (o experiencia del cliente a quien has ayudado, si tienes su consentimiento) y todos los obstáculos que atravesaste. Cuéntanos cuánto tiempo te llevó superarlo. Cuánto esfuerzo costó resolver la situación. Pero si no has tenido esa experiencia, no nos digas que la has tenido.

No exageres los resultados. La gente aprecia la honestidad. Puedes clarificar que has ayudado a cientos de personas que tuvieron el mismo problema que nosotros. O incluso decir que has analizado el tema y ahora intentarás hacerlo con nosotros.

3. Un nuevo tema para el webinar

Puedes dar un conocimiento profundo sobre un problema o un nuevo tema para tener en cuenta. Sé innovador, y si tu tema es muy interesante, tendrás a mucha gente en poco tiempo. Los clientes aprecian nuevas tendencias e innovaciones.

4. Un formador de opinión como panelista

Mientras más famoso sea el orador, más posibilidades habrá de tener una mayor audiencia.

(Fuente: correo electrónico de Litmus)

Es un hecho bien conocido que los millennials confían más en las personas que en las marcas.

5. Lo que aprenderán los que asistan

Asegúrate de enumerar las cosas que aprenderán en tu webinar quienes asistan y cómo podría este conocimiento impactar en sus negocios.

(Fuente: correo electrónico de GetResponse)

Mejores prácticas de invitación a un webinar por correo electrónico

Teniendo en cuenta los resultados de nuestras investigaciones, y a juzgar por nuestra propia experiencia, quiero enumerar las cosas que realmente le gustarán a un cliente en sus correos electrónicos de invitación a un webinar.

1. Haga que la línea de asunto tenga sentido

Todos sabemos que todo correo electrónico comienza con la línea de asunto. Persuada a los destinatarios para que abran su boletín. Haga que la línea de asunto sea clara, sencilla pero lo suficientemente descriptiva. 

Asegúrese de especificar el tema de su correo electrónico en la línea de asunto. 

(Fuente: Gmail)

Coloque algunas piezas de información requerida en un pre-cabezado como texto previo.

En resumen

Sus líneas de asunto deben incluir:

• la palabra "webinar" en sí;

• El tema de su webinar;

• preencabezado en el que se resuma la idea principal del webinar.

Nota. La línea de asunto también depende del número de correos electrónicos de invitación. Para el último correo electrónico, puede ser algo como "Aprovecha tu oportunidad para...", "Última oferta...", o algo así.

2. Poner toda la información necesaria en un banner

Los banners son quizás la parte más llamativa del correo electrónico. Asegúrate de poner la idea/tema principal, los panelistas y la hora en ellos.

(Fuente: Correo electrónico de GrowthHackers)

Construir este tipo de banners con Stripo no es ciencia de cohetes. Se puede hacer en literalmente nada de tiempo:

• arrastrar el bloque de banner a la plantilla de correo electrónico de su webinar;

• subir un archivo de imagen necesario;

• hacer clic en el botón "T" por encima de la plantilla en el panel de configuración;

• haga clic con el botón izquierdo en cualquier parte de su imagen de banner para activar el panel de texto;

• introducir el texto de su CTA;

• envuélvalo en cualquiera de las más de 40 fuentes decorativas que ofrece Stripo;

• si quieres poner un "botón" sobre tu banner, en el panel de configuración haz clic en el botón "Imagen adicional;

• añada un enlace a su banner..

Para más detalles sobre cómo construir banners para sus plantillas de invitación a webinars, por favor vea nuestro video.

3. Proporcione una agenda completa de su webinar

Debe mencionar todos los detalles más pequeños que tenga en relación con el webinar:

• problema/tema que vas a destacar. Aquí también debe especificar qué subtemas y cuestiones va a tratar;

• habilidades requeridas - opcional. Si está preparando un webinar para novatos, menciónelo en su invitación; 

• las cosas que aprenderán los asistentes - ya dijimos más arriba;

• fecha y hora, incluyendo la zona horaria. Esto último es importante para quienes dirigen una empresa internacional o trabajan en/para el mercado estadounidense;

• la duración: indique a los asistentes cuánto durará el seminario web. Si el webinar va a durar más de 2 horas, añada el plan de la reunión;

• ponentes. Añada enlaces a información más detallada sobre ellos si son ponentes invitados

(Fuente: Correo electrónico de Restaurant Business)

4.  Haga que su botón CTA sea notable

Al enviar una invitación por correo electrónico a un seminario web, esperas o al menos quieres conseguir el mayor número de inscritos posible. Por supuesto, ha añadido un botón CTA. Asegúrese de que sea brillante, notable, bastante grande y que diga "Reserve mi asiento", "RSVP", "Guarde mi puesto", etc..

(Fuente: Correo electrónico de MarketingProfs Resources)

5. Prometa compartir las diapositivas y una grabación

A veces sabemos de antemano que no podremos asistir a un webinar por mucho que nos guste.

(Fuente: Correo electrónico de  MarketingProfs Update)

Notifique a los destinatarios que recibirán una grabación que podrán ver en cualquier momento.

6. Añada temporizadores a los correos electrónicos de invitación al webinar 

Además de decir la fecha, es importante añadir temporizadores a los correos electrónicos de invitación a los webinars. Los destinatarios no tienen que contar cuándo empieza su evento.

(Fuente: Correo electrónico de Pinpointe)

Puede añadir fácilmente temporizadores a sus correos electrónicos con Stripo. Para el manual, por favor vea un corto video de cómo hacerlo:

7. Construir una serie de correos electrónicos de invitación a webinar 

Construir una serie de correos electrónicos de invitación a un webinar es bastante razonable, ya que a menudo no nos damos cuenta ni tenemos tiempo para comprobar todos los correos electrónicos en nuestra bandeja de entrada.

Cuantos más correos electrónicos envíe, más posibilidades habrá de que uno de ellos reciba atención. Pero no envíe más de 3 invitaciones para no molestar a su audiencia. 

8. Incluya el enlace "Añadir al calendario"

Si los usuarios se inscriben en su seminario web, sin duda significa que quieren asistir a él. Pero todos son personas ocupadas. Por lo tanto, pueden olvidarse. Ayude a los usuarios a asistir a su seminario web en el momento adecuado añadiendo el enlace "Añadir al calendario".

(Fuente: Correo electrónico de Stripo)

Como puede ver, incluso añadimos un enlace a Youtube donde se alojará el webinar. Por supuesto, lo hacemos porque allí los usuarios también pueden establecer un recordatorio del webinar.

9. Trabaja la descripción del webinar

No se centre sólo en el diseño del correo electrónico de invitación al webinar. Concéntrese también en la descripción del webinar. Asegúrese de que es lo suficientemente informativa.

(Fuente: Correo electrónico de Eryn, Pinpointe On-Demand)

Funciones que puedes añadir a tus emails de invitación

Las funciones, que nombramos debajo, son opcionales. Pero sin duda les darán un toque a tus emails. 

1. Lenguaje informal o jerga

Sí, los boletines deben ser respetuosos, con lenguaje formal. Pero la jerga como lenguaje profesional es algo bueno en los emails. Sobre todo si tu audiencia es gente profesional y experimentada. Étienne de Condillac, filósofo, mencionó que toda ciencia requiere su lenguaje único.

Además, puede ser un indicador de que tienes un vasto conocimiento sobre el tema.

(Fuente: correo electrónico de eSputnik)

El lenguaje informal es un tema a parte. La generación más joven prefiere usar palabras informales. Por ejemplo, algunos ahora dicen “sexy” en lugar de “bueno” o “excelente”.

Sin embargo, deberíamos usar esto cuidadosamente, solo cuando sea apropiado.

Me cuesta imaginar al presidente diciendo “nuestra legislación es sexy”.

2. Video

Un mensaje verbal a veces es mejor que una decena de emails.

No dudes en añadir videos informativos cuando trabajes en tu invitación a un webinar.

(Fuente: correo electrónico de Litmus)

Nota importante: 

Cuando añadas videos a tus emails con Stripo, no tienes que ingresar texto alternativo y nombre del video, nosotros nos encargamos. Y puedes cargar una imagen miniatura personalizada para que la vista previa sea más llamativa y significativa. Puede ser cualquier cosa, incluso un GIF.

Prueba Stripo

3. Chistes

Todos apreciamos un buen sentido del humor. Como dijo Victor Borge, “La risa es la menor distancia entre dos personas”. Además, un pequeño chiste en tu invitación significa que el webinar no será aburrido.

4. Firma

Una firma en el pie del email lo hará más personal.

Si escribes un email de parte de un orador, asegúrate de colocar su foto al final del email. 

(Fuente: correo electrónico de GetResponse)

¡Ten en cuenta! Puedes añadir tu firma real escrita a mano. ¡Esto hará que destaque!

Por favor, lee nuestra publicación en el blog “10 mejores firmas para emails”. 

Emails de seguimiento

Un email de invitación al webinar es solo el principio de toda una serie de mensajes.

1. Email de confirmación de registro

Cuando tu lector finalmente se registró para tu webinar, asegúrate de enviar un email de confirmación.

Este email es para resumir los detalles del webinar, y confirmar que la persona tiene su lugar guardado y que podrán visitar tu evento.

(Fuente: correo electrónico de Litmus)

Deja que los asistentes hagan preguntas, dejen comentarios y añadan este evento al calendario.

¿Cuándo deberías enviar este email? ¡De inmediato! Esperamos ver la confirmación al instante.

2. Recordatorios para el webinar

En este mundo, donde todos están bastante ocupados y tienen mucho para hacer, podríamos olvidarnos sobre algunos eventos. Por eso dependemos de los recordatorios.

Asegúrate de añadir la opción de “Agregar al calendario” cuando crees un email recordatorio para el webinar.

(Fuente: correo electrónico de eSputnik)

Esto puede ser una serie de recordatorios.

3. Email de agradecimiento por la asistencia

Sí, es muy importante agradecer a todos por su tiempo.

(Fuente: correo electrónico de Litmus)

En este email, podrías también pedir a los lectores que participen en una breve encuesta postwebinar.

4. Compartir una grabación

Envía una grabación del webinar a quienes pudieron y a quienes no pudieron asistir.

(Fuente: correo electrónico de correo electrónico en ácido)

Como dijimos anteriormente, hacer esto será apreciado por todos. Asegúrate de enviar la grabación solamente a quienes se registraron o que solicitaron una grabación.

Los mejores ejemplos de invitación al webinar

Hemos recopilado nuestros emails de invitación favoritos de nuestra bandeja de entrada.

1. Botones CTA duplicados

(Fuente: correo electrónico del equipo dotdigital)

Una buena práctica es añadir dos o incluso más botones CTA en tus emails. Uno va al inicio de tu email, podrías ponerlo sobre un banner al lado del nombre del webinar, y el segundo debería ubicarse al final de tu email, después de los detalles y beneficios.

Nota importante:

Como ya dijimos, puedes establecer el tamaño y color del botón en la pestaña de Apariencia antes de crear tu email de webinar para que el diseño permanezca consistente. 

También, puedes copiar el botón que has diseñado y moverlo a una parte necesaria del email. Haz esto a cualquier elemento de tu email.

2. Dos opciones: asistir, o mirar la grabación después  

En mi opinión, esto es genial. Los interesados en tu webinar seguramente lo mirarán después cuando tengan tiempo.

(Fuente: correo electrónico de Practical Ecommerce)

Además, no hace falta enviar recordatorios a quienes eligieron “Envíame la grabación”. 

3. Video con detalles de tu webinar

Seguramente compartirás las ideas y objetivos de tu webinar de manera escrita.

(Fuente: correo electrónico de Mailerlite)

Sin embargo, deja que los oradores se presenten. Además, la comunicación personal como esta hace que asista más gente.

4. Resaltar características clave como resumen de la invitación

Esta plantilla de email de invitación a webinar de Marketing Profs muestra cómo “terminar” tu email de forma efectiva, añaden características clave Como resumen de la invitación al final de sus emails.

(Fuente: correo electrónico de Restaurant Business)

Asegúrate de añadir un botón CTA debajo de este cuadro.

5. Plantilla de invitación a webinar con todos los datos necesarios

Este email fue diseñado por nuestros programadores e email marketers. Contiene campos para datos, agenda, banner, logo, dos botones CTA, lugares para las fotos de los panelistas.

Usa esta plantilla

Plantillas de texto para invitaciones a seminarios web

Después de un examen exhaustivo del diseño y la composición de los mensajes de correo electrónico, vamos a explorar otros ejemplos de plantillas de texto, que se proporcionan con nuestras plantillas de correo electrónico y pueden servir de inspiración para sus propias creaciones.

Plantilla de texto 1:

Esta plantilla es excelente para generar expectación en torno a un tema vanguardista o un nuevo enfoque, destacando el carácter exclusivo e innovador del seminario web.

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Plantilla de texto 2:

Esta plantilla de correo electrónico recordatorio crea eficazmente una sensación de urgencia, incitando a los destinatarios a actuar con rapidez y asegurar tu plaza antes de que se cierre el plazo de inscripción.

Recordatorio de última oportunidad

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Plantilla de texto 3:

Dirigida específicamente a los principiantes, esta plantilla presenta un enfoque accesible y acogedor, lo que la convierte en un punto de partida ideal para quienes buscan conocimientos básicos.

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Plantilla del texto 4:

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Plantilla del texto 5:

Al destacar la naturaleza interactiva del seminario web, esta plantilla fomenta la participación y la conversación, lo que la hace atractiva para quienes tienen preguntas específicas o buscan asesoramiento personalizado.

Webinar de preguntas y respuestas en directo

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Plantilla del texto 6:

Esta plantilla promueve una serie continua, lo que permite a los participantes profundizar en un tema a través de múltiples sesiones, proporcionando una experiencia de aprendizaje integral.

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Asunto: Anuncio de nuestra serie de seminarios web [Tema]: ¡Amplía tus conocimientos!

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(Fuente: Stripo template)

Plantilla del texto 7:

Esta plantilla de seguimiento garantiza que los asistentes puedan acceder al contenido después del evento, fomentando el compromiso continuo y reforzando el valor del seminario web.

Seguimiento posterior al seminario web

Asuntio: Gracias por asistir a nuestro seminario web [Tema] - ¡Accede ahora a la grabación!

Estimado [Nombre del destinatario],

Gracias por unirte a nosotros en nuestro reciente webinar, "Explorando el mundo de [Tema]". Esperamos que la sesión te haya resultado informativa y valiosa.

En caso de que te hayas perdido algo, o si deseas compartir el contenido con tus colegas, nos complace ofrecerte acceso a la grabación del seminario web: [Enlace a la grabación]

También te invitamos a que nos haga llegar tus comentarios sobre la sesión y nos indiques qué otros temas le gustaría que tratáramos en futuros seminarios web.

Está atento a los próximos eventos y recursos adicionales para ayudarte a continuar tu viaje [Tema].

Saludos cordiales,

[Tu nombre]

[Tu empresa]

(Fuente: Stripo template)

Plantilla del texto 8:

Esta plantilla posiciona a su empresa como colaboradora, invitando a expertos del sector a aportar sus conocimientos, lo que en última instancia mejora la calidad y credibilidad del webinar.

Invitación a colaborar en un seminario web

Asunto: Colaboremos en un seminario web sobre [tema] - ¡Únete a nosotros!

Estimado [Nombre del destinatario],

Hemos admirado tu trabajo en el campo de [Tema] y creemos que tu experiencia sería una fantástica incorporación a nuestra próxima serie de seminarios web. Sería un honor para nosotros que nos acompañaras como ponente invitado el [Fecha] a las [Hora].

El seminario web, titulado "Liberar el poder de [Tema]: Perspectivas de expertos", reunirá a líderes del sector que compartirán sus ideas, experiencias y mejores prácticas. Tu contribución será inestimable para que este evento sea un éxito.

Haznos saber si estás interesado en participar, y estaremos encantados de proporcionarte más detalles y discutir tu participación.

Esperamos con interés la posibilidad de trabajar juntos.

Recibe un cordial saludo,

[Tu nombre]

[Tu empresa]

(Fuente: Stripo template)

Plantilla del texto 9:

Al proporcionar una recapitulación del contenido del seminario web y promocionar futuros eventos, esta plantilla mantiene la conversación, alimentando las relaciones con los participantes y fomentando el sentido de comunidad.

Recapitulación del seminario y próximos pasos

Asunto: ¿Te has perdido nuestro seminario web sobre [tema]? Aquí tienes un resumen y lo que viene a continuación.

Estimado [Nombre del destinatario],

Recientemente organizamos nuestro seminario web "Profundizar en [Tema]", con la participación del experto [Nombre del ponente]. Si te lo perdiste, ¡no te preocupe! Hemos preparado un resumen para ti, junto con el acceso a la grabación: [Enlace a la grabación]

Durante la sesión, hablamos de:

[Beneficio clave 1]

[Beneficio clave 2]

[Beneficio clave 3]

Pero eso no es todo. Tenemos previstos más seminarios web sobre [Tema] en un futuro próximo. Para estar informado de los próximos eventos y no perdértelos, suscríbete a nuestro boletín o síguenos en las redes sociales.

Mantente en contacto y nos vemos en nuestro próximo seminario web.

Saludos cordiales,

[Tu nombre]

[Tu empresa]

(Fuente: Stripo template)

Plantilla del texto 10:

Esta plantilla solicita la opinión de los asistentes, haciendo hincapié en la importancia de sus opiniones y, en última instancia, ayuda a mejorar futuros seminarios web a la vez que recopila valiosos testimonios con fines promocionales.

Solicitud de testimonios para webinars

Asunto: Comparte tu opinión sobre nuestro seminario en línea [Tema]: ¡valoramos tus comentarios!

Estimado [Nombre del destinatario],

Gracias por asistir a nuestro reciente seminario web, "Dominio de [Tema]: Una guía completa". Esperamos que la sesión te haya resultado informativa y atractiva.

Como nos esforzamos por mejorar continuamente nuestros seminarios web, te agradeceríamos que compartieras tus opiniones sobre el evento. Tus comentarios son esenciales para ayudarnos a crear contenidos aún mejores para futuras sesiones.

Además, te agradeceríamos que nos dieras un breve testimonio de tu experiencia. Con tu permiso, nos encantaría incluir tus comentarios en nuestro sitio web y material promocional.

Para compartir tus comentarios y testimonios, haz clic aquí: [Enlace para comentarios]

Gracias por tu apoyo y esperamos tus comentarios.

Un cordial saludo,

[Tu nombre]

[Tu empresa]

(Fuente: Stripo template)

Reflexiones finales

Para resumir, me gustaría compartir las recomendaciones a seguir a la hora de construir una plantilla de invitación a un webinar:

• escribir una línea de asunto de invitación al webinar concisa;

• especificar la fecha, la zona horaria y la duración del webinar;

• crear un botón CTA brillante;

• añadir el botón "Añadir al calendario”;

• presentar a los ponentes al público objetivo;

• añadir sus características individuales. Sea creativo;

• incluya su firma personal.

Le deseo sinceramente la mejor de las suertes en todos sus esfuerzos futuros.