Як написати ефективний лист-нагадування про подію

Після того, як людина придбає ваш продукт, хай то буде квиток на конференцію або відеоурок, вам можете здаватися, нібито вашу місію виконано. Утім насправді люди схильні забувати про будь-які заходи, оскільки вони дуже зайняті. Отже, наш обов'язок — ввічливо нагадати про відвідування майбутнього концерту або вебінару. Відправляючи листи-нагадування, ми демонструємо на практиці нашу повагу і турботу. Крім того, у такий простий спосіб ми зміцнюємо відносини з клієнтами.

Як написати ефективний лист-нагадування про подію?

Нам слід мати на увазі, що нагадування про подію ніколи не відправляються в одному екземплярі — треба створити серію листів, аби зробити таку email-кампанію ефективною.

Крім того, повідомленню з нагадуванням про подію передує запрошення на захід, а слідом за ним уже йде «додатковий» електронний лист.

• запрошення;

• нагадування/серія нагадувань;

• follow-up

Контент листа з нагадуванням про подію залежить від типу події як такої. Вони бувають двох основних типів: онлайн та офлайн. Давайте розглянемо обидва.

Онлайн-події

Найпопулярнішими онлайн-заходами є вебінари, лайв-стріми та платформи для онлайн-курсів.

Для них усіх потрібні належним чином оформлені листи-реєстрації та нагадування. У ланцюжку має бути не менш ніж 4 листи-нагадування.

Лист 1. Підтвердження реєстрації

Це найперший лист, який ви надсилаєте своїм відвідувачам одразу після їхньої реєстрації на участь у заході. Тут треба просто підтвердити, що для людини зарезервовано місце.

Також буде доречно нагадати про тему і дату заходу.

(Джерело: лист від Litmus)

Це тригерний лист, який слід надсилати одразу після реєстрації. Не змушуйте людей чекати на нього годинами.

Листи 2-4. Власне нагадування про подію

Перший дружній лист-нагадування має бути надісланий через кілька днів після реєстрації/за два тижні до заходу.

(Джерело: лист від OptinMonster)

Ми можемо сказати, що це вдалий приклад листа з нагадуванням про подію, оскільки він містить майже всю потрібну інформацію, яку ми маємо вказати, створюючи таке повідомлення:

• назва компанії;

• тема вебінару;

• дата;

• учасники дискусії;

• користь, яку отримають люди, відвідавши ваш захід.

Ключові елементи, які має містити лист-нагадування про захід

Чіткий рядок теми

Зробіть його максимально прозорим та лаконічним. Ідеальним рядком буде «Назва_вебінара…» або «Назва_нагадування». Нічого зайвого.

(Джерело: Gmail)

Зазначення дати

Коли доречно вказувати дати? Завжди…

Виняток: якщо онлайн-зустріч призначена на сьогодні, треба вказати «Сьогодні о…» або «Сьогодні через 2 години». В усіх інших випадках зазначайте повну дату з часовим поясом включно.

Ось ідеальний приклад: «Понеділок, 21 червня, 18:00 за тихоокеанським стандартним часом».

Примітка: уся необхідна інформація у першому нагадуванні в ланцюжку має знаходитися на банері.

Календарі

Ви можете або створити в нагадуванні подію в календарі Google/iCalendar і додати до неї своїх підписників, або запропонувати створити її самостійно. Але при цьому дуже важливо зробити позначку в календарі.

(Джерело: лист від Stripo)

Таймери зворотного відліку

Додавайте таймери зворотного відліку, щоб поінформувати учасників, скільки залишилося часу. Відвідувачам важливо бути в курсі, коли розпочнеться ваш захід.

(Джерело: лист від Email on Acid)

Якщо ви бажаєте дізнатися більше про використання таймерів у електронних листах, перегляньте наше відео нижче.

Опція «Поділитися з друзями»

Можна додати кнопку «Поділитися з другом» або «Запросити друзів». Зробивши це, ми полегшимо для відвідувачів процес запрошення друзів на наш вебінар.

Користь, яку отримають учасники

Люди читають книги, газети, блоги, відвідують вебінари, тому що хочуть дізнатися щось нове для себе. Тому буде доречно ще раз згадати, що вони отримають, відвідавши вебінар або онлайн-зустріч.

Ви можете розмістити цю інформацію на яскравому банері або додати її до листа-нагадування просто як текст. Усе на ваш розсуд.

(Джерело: лист від Similarweb)

Імена та фото спікерів

Не забудьте згадати про учасників дискусії. По-перше, це правило ввічливості. По-друге, чудова можливість зацікавити підписників. Укажіть імена спікерів, основні їхні досягнення і додайте посилання на сайт, де люди зможуть отримати детальнішу інформацію про їхні проєкти.

(Джерело: лист від Techopedia)

Місцезнаходження

Обов'язково вкажіть, де конкретно відбудеться вебінар/онлайн-зустріч.

Якщо є можливість, додайте посилання на захід.

(Джерело: лист від Stripo)

Питання для подальшого обговорення

Залучайте учасників вебінару до його підготовки. Попросіть надати відповіді в анкеті за темою вебінару — звісно, якщо ви плануєте ґрунтовно опрацювати результати і обговорити їх під час сесії, — або запропонуйте прочитати якісь тематичні статті. Зазначте, що всі питання, які виникнуть після прочитання, будуть обговорюватися на вебінарі.

Також буде доречно спитати, які конкретні теми учасники бажають вивчити більш поглиблено.

До речі, це також ефективний метод підігріву зацікавленості підписників.

(Джерело: лист від Litmus)

Посилання на відеозапис

Серед відвідувачів обов'язково будуть такі, що хотіли відвідати ваш онлайн-захід, однак не змогли вчасно приєднатися. Повідомте їм, що ви поділитеся відеозаписом, щойно він буде готовий.

(Джерело: лист від Techopedia)

Можливо, навіть ті, хто відвідав захід, побажають переглянути його ще раз, аби освіжити в пам'яті певні моменти.

Листи 6-7. Останнє нагадування

Надішліть передостанній лист за день до заходу, щоб нагадати учасникам, що їм треба спланувати свій день з урахуванням вашого вебінару.

(Джерело: лист від Toucan Toco)

І останній лист у ланцюжку — за годину до початку. Поквапте учасників і дайте їм час завершити свої поточні справи. Додайте посилання на зустріч.

(Джерело: лист від Mailcon)

Навіть в останньому повідомленні рядок теми має містити слово «Нагадування» або «Вебінар». Наприклад, «[Назва_вебінару] розпочнеться за 5 хвилин.

Крім того, вдалою ідеєю є відправити web-push повідомлення з посиланням.

Лист 8. Запис вебінару

Як ми вже казали, завжди будуть ті, хто не зміг приєднатися до вашого вебінару, хоч як би їм цього не хотілося. Поділіться записом вебінара, щойно він у вас з'явиться.

(Джерело: лист від Email on Acid)

Лист 9. Follow-up повідомлення

Попросіть учасників залишити відгук. Завжди корисно знати думку відвідувачів про вебінар/онлайн-конференцію.

(Джерело: Really Good Emails)

Чи знаєте ви, що в електронні листи можна вставляти опитування та відкриті форми? Ці форми збільшують кількість відгуків ваших відвідувачів у 5 разів.

Додаткову інформацію про типи опитувань та шляхи їхнього додавання до електронних листів ви знайдете у статті «Запрошення до проведення опитування» нашого блога.

Офлайн-події

Говорячи про офлайн-заходи, ми маємо на увазі живі концерти, виставки, семінари та ін. Переважна більшість офлайн-заходів — це конференції та концерти.

Скільки нагадувань тут треба відправляти?

Ми рекомендуємо три листи.

Лист 1. Підтвердження

Тут треба відправити або підтвердження, якщо це безкоштовний захід, або білети, якщо платний.

(Джерело: лист від Web Summit)

Лист 2. Основні деталі заходу та інструкції

Це нагадування містить базову інформацію. Обов'язково надішліть його за тиждень або навіть за кілька тижнів до заходу.

(Джерело: лист від Web Summit)

До цього листа-нагадування необхідно додати ключові моменти щодо офлайн-заходу.

Також це повідомлення має містити таку інформацію:

Мапа

Якщо захід проводитиметься у рідному місті підписників, то їм знадобиться лише мапа, як туди дістатися.

Але декому доведеться подорожувати країною або взагалі світом!

У такому разі вони належним чином оцінять вашу допомогу з готелем, трансфером, пам'ятками, інформацією про те, який аеропорт краще використовувати, аби якнайшвидше дістатися готелю, та про деякі місцеві події.

(Джерело: шаблон Stripo)

Порядок денний

Додайте до повідомлення порядок денний заходу. Зазначте, коли розпочнеться конференція, коли закінчиться, чи буде обідня перерва. Чи забезпечать учасників їжею та напоями? Якщо ні, то де поблизу знайти кафе?

(Джерело: Really Good Emails)

Дрес-код

Повідомте людей про формат зустрічі. Який одяг доречний, шорти чи смокінг? Зазначте у листі-нагадуванні про конференцію, чи надаються ноутбуки та блокноти для роботи під час конференції. Або попросіть людей принести власні.

Надішліть цю інформацію щонайменше за тиждень до зустрічі.

Як дістатися

Повідомте людям, що їм треба у першу чергу зробити після прибуття. До кого вони можуть звернутись, якщо щось піде не так. Covid, обмеження по багажу та ін.

(Джерело: лист від Web Summit)

Якось так.

У цій статті є добірка чудових, на наш погляд, прикладів листів-нагадувань про подію. Ми сподіваємось, що вони надихнули вас на створення власних листів для зв'язку з відвідувачами після їхньої реєстрації на захід, який ви проводите.

На завершення

Дотримуйтесь цих простих рекомендацій, і ви залучите до свого заходу максимум відвідувачів:

• відправляйте нагадування, аби висловити свою турботу;

• створіть ланцюжок листів-нагадувань про події, щоб зробити вашу кампанію ефективною;

• вставте у лист додаткову інформацію щодо пам'яток, погоди і трансферу. Це створить у відвідувачів симпатію до вас і вашої компанії;

• завжди виділяйте у листах-нагадуваннях найсуттєвіше.

Щиро бажаю вам успіху в усіх ваших майбутніх ініціативах!