Как написать эффективное письмо-напоминание о событии

После того, как человек купил ваш продукт, будь то билет на конференцию или видеоурок, вы можете посчитать, что ваша миссия выполнена. Но на самом деле люди склонны забывать о любых мероприятиях, так как очень заняты. И наш долг — вежливо напомнить о посещении предстоящего концерта или вебинара. Отправляя письма-напоминания, мы на деле демонстрируем свое уважение и заботу. Кроме того, таким простым способом мы укрепляем отношения с клиентами.

Как написать эффективное письмо-напоминание о событии?

Мы должны учитывать, что напоминанием о событии никогда не отправляется в одиночку — вам нужно создать серию писем, чтобы сделать такую email-кампанию эффективной.

Кроме того, сообщению с напоминанием о событии предшествует приглашение на мероприятие, а за ним уже следует «дополнительное» электронное письмо.

• приглашение;

• напоминание/серия напоминаний;

• follow-up.

Контент письма с напоминанием о событии зависит от типа события как такового. Они бывают двух основных типов: онлайн и офлайн. Давайте рассмотрим оба.

Онлайн-события

Самыми популярными онлайн-мероприятиями являются вебинары, лайв-стримы и платформы для онлайн-курсов.

Для них всех нужны надлежащим образом оформленные письма-регистрации и напоминания. В цепочке должно быть не менее 4 писем-напоминаний.

Письмо 1. Подтверждение регистрации

Это первое письмо, которое вы отправляете своим посетителям сразу же после их регистрации на мероприятие. Здесь вам нужно просто подтвердить, что для человека зарезервировано место.

Также будет неплохо напомнить о теме и дате мероприятия.

(Источник: письмо от Litmus)

Это триггерное письмо, которое нужно отправлять сразу же после регистрации. Не заставляйте людей ждать его часами.

Письма 2-4. Собственно напоминания о событии

Первое дружеское письмо-напоминание должно быть отправлено через несколько дней после регистрации/за две недели до мероприятия.

(Источник: письмо от OptinMonster)

Мы можем сказать, что это хороший пример письма с напоминанием о событии, так как оно содержит почти всю необходимую информацию, которую мы должны указать при создании такого сообщения:

• название компании;

• тема вебинара;

• дата;

• участники дискуссии;

• польза, которую люди получат от посещения вашего мероприятия.

Ключевые элементы, которые должны быть в письме-напоминании о мероприятии

Четкая строка темы

Сделайте ее максимально ясной и лаконичной. Идеальной строкой будет «Название_вебинара…» или «Название_напоминания». Ничего лишнего.

(Источник: Gmail)

Упоминание даты

Когда целесообразно указывать даты? Всегда…

Исключение: если онлайн-встреча назначена на сегодня, то следует указать «Сегодня в…» или «Сегодня через 2 часа». Во всех остальных случаях указывайте полную дату, включая часовой пояс.

Вот идеальный пример: «Понедельник, 21 июня, 18:00 по тихоокеанскому стандартному времени».

Примечание: вся необходимая информация в первом напоминании в цепочке должна находиться на баннере.

Календари

Вы можете либо создать в напоминании событие в календаре Google или iCalendar и добавить в него своих подписчиков, либо предложить им создать его самостоятельно. Но при этом очень важно сделать пометку в календаре.

(Источник: письмо от Stripo)

Таймеры обратного отсчета

Добавляйте таймеры обратного отсчета, чтобы проинформировать участников об оставшемся времени. Посетителям важно знать, когда начнется ваше мероприятие.

(Источник: письмо от Email on Acid)

Чтобы узнать больше о том, как использовать таймеры в электронных письмах, посмотрите наше видео ниже.

Опция «Поделиться с друзьями»

Можно добавить кнопку «Поделиться с другом» или «Пригласить друзей». Сделав это, мы облегчим для посетителей возможность пригласить друзей на наш вебинар.

Польза, которую получат участники

Люди читают книги, газеты, блоги, посещают вебинары, потому что хотят узнать что-то новое. Поэтому будет уместно еще раз упомянуть, что они получат, посетив вебинар или онлайн-встречу.

Вы можете разместить эту информацию на ярком баннере или добавить в письмо-напоминание просто как текст. Все на ваше усмотрение.

(Источник: письмо от Similarweb)

Имена и фото спикеров

Не забудьте упомянуть участников дискуссии. Во-первых, это правило хорошего тона. Во-вторых, отличная возможность заинтересовать подписчиков. Упомяните имена спикеров, некоторые из их достижений и добавьте ссылки на сайт, где люди смогут получить более подробную информацию об их проектах.

(Источник: письмо от Techopedia)

Местонахождение

Обязательно упомяните, где именно состоится вебинар/онлайн-встреча.

Если есть возможность, добавьте ссылку на мероприятие.

(Источник: письмо от Stripo)

Вопросы для дальнейшего обсуждения

Вовлекайте участников в подготовку к вебинару. Попросите дать ответы на анкету по теме вебинара — разумеется, если вы планируете основательно проработать результаты и обсудить их во время сессии, — либо предложите прочитать какие-либо статьи по теме. Упомяните, что все вопросы, которые возникнут после прочтения, будут обсуждаться на вебинаре.

Также будет уместно спросить людей, какие конкретные темы они хотели бы изучить более углубленно.

К слову, это еще и хороший способ подогреть интерес подписчиков.

(Источник: письмо от Litmus)

Ссылка на запись

Среди посетителей обязательно найдутся те, кто хотел бы посетить ваше онлайн-мероприятие, но не смог вовремя присоединиться. Сообщите им, что вы предоставите им запись, как только она будет готова.

(Источник: письмо от Techopedia)

Возможно, даже те, кто посетил мероприятие, захотят посмотреть его еще раз, чтобы освежить в памяти какие-то моменты.

Письма 6-7. Последнее напоминание

Отправьте предпоследнее письмо за день до мероприятия, чтобы напомнить участникам, что им нужно спланировать свой день с учетом вашего вебинара.

(Источник: письмо от Toucan Toco)

И последнее письмо в цепочке — за час до начала. Поторопите участников и дайте им время закончить свои текущие дела. Добавьте ссылку на встречу.

(Источник: письмо от Mailcon)

Даже в последнем сообщении в строке темы должно быть указано «Напоминание» или «Вебинар». Например, «[Название_вебинара] начнется через 5 минут.

Кроме того, хорошая идея — отправить web-push сообщение со ссылкой.

Письмо 8. Запись вебинара

Как мы уже говорили, всегда будут те, которые не смогут попасть на ваш вебинар, как бы им этого ни хотелось. Поделитесь записью вебинара, как только она у вас появится.

(Источник: письмо от Email on Acid)

Письмо 9. Follow-up сообщение

Попросите участников оставить отзыв. Всегда полезно знать мнение посетителей о вебинаре/онлайн-конференции.

(Источник: Really Good Emails)

Знаете ли вы, что в электронные письма можно вставлять опросы и открытые формы? Эти формы увеличивают в 5 раз количество отзывов ваших посетителей.

Дополнительную информацию о типах опросов и способах их добавления в электронные письма вы найдете в статье «Приглашение для проведения опроса» нашего блога.

Офлайн-события

Под офлайн-мероприятием мы подразумеваем живые концерты, выставки, семинары и т. д. Подавляющее большинство офлайн-мероприятий — это конференции и концерты.

Сколько напоминаний здесь нужно отправлять?

Мы рекомендуем три письма.

Письмо 1. Подтверждение

Здесь нужно отправить либо подтверждение, если это бесплатное мероприятие, либо билеты, если платное.

(Источник: письмо от Web Summit)

Письмо 2. Основные подробности о мероприятии и инструкции

Это напоминание содержит общую информацию. Обязательно отправьте его за неделю или даже за несколько недель до мероприятия.

(Источник: письмо от Web Summit)

В это письмо-напоминание нужно добавить ключевые моменты об офлайн-мероприятии.

Также вы должны включить в сообщение следующую информацию:

Карта

Если мероприятие будет проводиться в родном городе подписчиков, то им понадобится только карта, как туда добраться.

А если людям нужно путешествовать по стране или по всему миру?

В таком случае они высоко оценят вашу помощь с отелем, трансфером, достопримечательностями, информацией о том, какой аэропорт лучше использовать, чтобы быстрее добраться до отеля, и некоторыми местными событиями.

(Источник: шаблон Stripo)

Повестка дня

Добавьте в сообщение повестку дня мероприятия. Укажите, когда начнется конференция, когда закончится, будет ли перерыв на обед. Обеспечат ли участников едой и напитками? Если нет, то где поблизости найти кафе?

(Источник: Really Good Emails)

Дресс-код

Сообщите людям о формате встречи. Какая одежда уместна, шорты или смокинг? Сообщите в письме-напоминании о конференции, предоставляются ли блокноты и ноутбуки для работы во время конференции. Или попросите людей принести свои.

Отправьте эту информацию как минимум за неделю до встречи.

Как добраться

Сообщите людям, что им нужно в первую очередь сделать по прибытии. К кому они могут обратиться, если что-то пойдет не так. Covid, ограничения по багажу и т. д.

(Источник: письмо от Web Summit)

В общем, как-то так.

В этой статье есть ряд замечательных, на наш взгляд, примеров писем-напоминаний о событии. Мы надеемся, что они вдохновили вас на создание собственных писем для связи с посетителями после их регистрации на мероприятие, которое вы проводите.

В завершение

Придерживайтесь этих простых рекомендаций, и вы привлечете на свое мероприятие максимум посетителей:

• отправляйте напоминания, чтобы выразить свою заботу;

• создайте цепочку писем-напоминаний о событиях, чтобы сделать вашу кампанию эффективной;

• добавьте дополнительную информацию о достопримечательностях, погоде и трансфере. Это вызовет симпатию к вам и вашей компании у посетителей;

• всегда выделяйте в письмах-напоминаниях самую важную информацию.

Искренне желаю вам удачи во всех ваших будущих начинаниях!