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12 avril

Comment Ecrire un Courriel de Rappel Efficace pour un Evénement

Stripo / Blog / Comment Ecrire un Courriel de Rappel Efficace pour un Evénement

Une fois que les gens ont acheté vos produits, que ce soit un ticket pour une conférence ou un tutoriel vidéo, vous pouvez penser que votre mission est terminée. Mais les humains, en raison de leur extrême occupation, ont tendance à oublier tout type d'événement. Et nous devons leur rappeler poliment de se présenter à un concert ou à un webinaire. En envoyant des courriels de rappel, nous montrons en fait notre respect et notre intérêt. De cette manière simple, nous construisons également des relations plus fortes avec nos clients.

Envoyez des courriers électroniques de rappel pour augmenter le taux de participation aux événements. Avec les modèles de courriels de Stripo, vous les créez de manière plus rapide
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Comment écrire un courriel de rappel efficace pour un événement ?

Nous avons besoin de garder à l'esprit qu'un courriel de rappel d'événement ne va jamais seul — vous avez besoin de créer une série d'entre eux pour rendre cette campagne de courriel efficace.

De même, un courriel de rappel d'événement est précédé d'une invitation à l'événement et est suivi d'un courriel de "suivi".

Le contenu d'un courriel de rappel pour un événement dépend du type d'événement en lui-même. Il en existe deux grands types : les événements en ligne et les événements hors ligne. Examinons-les tous les deux.

Événements en ligne

Les événements en ligne les plus populaires sont les webinaires, les diffusions en direct et les plateformes de cours en ligne.

Ils ont tous besoin d'enregistrements et de rappels appropriés. Il doit y avoir au moins 4 courriels de rappel dans une séquence.

Courriel 1. Confirmation de l'inscription

Ceci est le premier courriel que vous envoyez à vos participants juste après leur inscription à un événement. Ici, vous avez juste besoin de confirmer que le siège est réservé pour une personne.

Et ce serait gentil de votre part de leur rappeler le sujet et la date de l'événement.

Courriel de rappel d'événement_Courriel de confirmation d'inscription

(Source: Courriel de Litmus)

Ceci est un courriel déclenché qui doit être envoyé juste après l'inscription. Ne faites pas attendre les gens pendant des heures.

Courriel 2-4. Les courriels de rappel des événements eux-mêmes

Le premier courriel de rappel amical doit être envoyé quelques jours après l'inscription/deux semaines avant l'événement.

E-mail de rappel d'événement avec des informations clés sur l'événement

(Source : Courriel de OptinMonster)

Nous pouvons dire que cet exemple de courriel de rappel d'événement est bon parce qu'il contient presque toutes les informations nécessaires que nous devrions mentionner lors de la création d'un courriel de rappel d'événement:

  • nom de l'entreprise;
  • sujet de webinaire;
  • date;
  • panélistes;
  • les avantages que les gens retirent de leur participation à votre événement.

Éléments clés à inclure dans votre courriel de rappel d'événement

Écrivez une ligne de sujet claire

Faites en sorte qu'il soit clair et concis. Une ligne parfaite ici serait " Webinaire_Nom... " ou " Rappel_Nom ". Rien d'autre.

Lignes d'objet des e-mails de rappel d'événement

(Source : Gmail)

Mentionnez la date

Quand est-il raisonnable de mentionner des dates? Tout le temps …

Exception: Si une réunion en ligne est prévue pour aujourd'hui, il faut dire "Aujourd'hui à..." ou "Aujourd'hui dans 2 heures". Mais dans les autres cas, mentionnez la date complète, y compris le fuseau horaire.

Voici un exemple parfait: "Lundi 21 juin à 18 heures PST".

Remarque! Toutes les informations essentielles sur le premier rappel d'invitation d'une séquence sont supposées être placées sur une bannière.

Calendriers

Vous pouvez soit créer un événement dans Google ou iCalendar pour vos messages de rappel d'événements et y ajouter vos abonnés, ou leur demander d'en créer un eux-mêmes. Mais il est tout à fait important de mettre une note sur un calendrier.

Rappel d'événement_Le lien Ajouter au calendrier

(Source : Courriel de Stripo)

Comptes à Rebours

Ajoutez des comptes à rebours pour informer sur le temps restant. Les participants ont besoin de savoir quand votre événement commence.

Minuterie dans les e-mails de rappel d'événement

(Source : e-mail de Email on Acid)

Pour plus d'informations sur l'utilisation des comptes à rebours dans les courriers électroniques, veuillez regarder notre vidéo ci-dessous.

Ajoutez des comptes à rebours à vos e-mails de rappel en un rien de temps avec Stripo
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Partager avec votre ami

Étant donné que nous envoyons des rappels à ceux qui sont déjà inscrits avec nous, nous pouvons ajouter un bouton "partager avec votre ami" ou "inviter vos amis".

Le lien Partager avec vos amis dans le modèle d'e-mail de rappel de webinaire

(Source : Stripo)

Avantages pour les participants  

Les gens lisent des livres, des journaux, des blogs et visitent des webinaires parce qu'ils veulent apprendre quelque chose de nouveau. Il est donc approprié de mentionner une nouvelle fois ce qu'ils vont obtenir en participant au webinaire ou à une réunion en ligne.

À vous de décider si vous voulez le placer sur une bannière lumineuse ou l'ajouter en texte clair dans votre message de rappel pour un événement.

Avantages de participer au webinaire

(Source : e-mail de Similarweb)

Noms et photos des intervenants

N'oubliez pas de mentionner les panélistes. Premièrement, ce serait poli. Deuxièmement, c'est une bonne opportunité de susciter l'intérêt des abonnés. Mentionnez le nom des intervenants, leurs réalisations et les liens vers leur site Web pour obtenir des informations plus détaillées sur leurs projets.

Intervenants dans l'e-mail de rappel du webinaire

(Source : Courriel de Techopedia)

Emplacement

Assurez-vous de toujours mentionner l'endroit exact où le webinaire/la réunion en ligne va se dérouler.

Si possible, ajoutez même un lien vers l'événement.

Spécification de l'emplacement dans les rappels par e-mail pour un webinaire

(Source: Courriel de Stripo)

Questions pour une discussion plus approfondie

Impliquez les participants dans la préparation du webinaire. Soit vous leur demandez de répondre au questionnaire sur le sujet du webinaire, bien sûr, si vous planifiez de travailler en profondeur avec les résultats et d'en discuter pendant la session, ou vous leur demandez de lire quelques articles sur le sujet donné. Mentionnez que toutes les questions qui surgiront après la lecture seront discutées lors du webinaire.

De même, une bonne chose à faire est de demander aux participants quels sont les sujets spécifiques qu'ils aimeraient approfondir.

En fait, c'est aussi une bonne façon de stimuler l'intérêt des abonnés.

Permettre aux participants de poser des questions

(Source : Courriel de Litmus)

Lien vers un enregistrement

Il y aura toujours des personnes qui aimeraient assister à votre événement en ligne, mais qui ne pourront pas le faire à temps. Faites-leur savoir que vous leur fournirez un enregistrement dès que vous l'aurez fait.

Courriels de rappel d'événement_Partage d'un enregistrement

(Source : Courriel de Techopedia)

Peut-être même que ceux qui l'ont visité aimeraient le revoir pour rafraîchir certains moments dans leur mémoires.

Courriel 5. Dernier rappel

Envoyez le dernier courriel d'une séquence une heure avant le début. Vous inciterez et donnerez aux participants le temps de finir leurs courses. Ajoutez le lien vers la réunion.

E-mail de rappel d'événement_Dernier rappel pour un webinaire_Mailcon

(Source: Courriel de Mailcon)

Même pour le dernier message, la ligne du sujet doit indiquer "Rappel" ou "Webinar". Par exemple, "[Nom_du_webinaire] commence dans 5 minutes.

Aussi, ce sera une bonne idée d'envoyer un message web-push avec le lien.

Courriel 6. Message électronique de suivi

Demandez aux participants leur avis. Il est toujours utile de savoir ce qu'ils pensent de ce webinaire/conférence en ligne.

Solliciter des commentaires dans les e-mails de rappel de webinaire

(Source : Really Good Emails)

Saviez-vous que vous pouvez incorporer des questionnaires et ouvrir les formulaires dans les courriels ? Ces formulaires collectent jusqu'à 5 fois plus de commentaires de la part de vos participants.

Pour plus d'informations sur les types d'enquêtes et les moyens de les ajouter dans les courriers électroniques, veuillez consulter l'article du blog intitulé "Courriers électroniques d'invitation à des enquêtes".

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10 Meilleures Pratiques pour Créer des Invitations aux Sondages par E-mails Lisez la suite

Événements Hors Ligne

Par un événement hors ligne, nous désignons un concert en direct, une exposition ou un séminaire, etc. La grande majorité des événements hors ligne sont des conférences et des concerts.

Combien de rappels devez-vous envoyer ici ?

Nous recommandons juste trois…

Courriel 1. Confirmation

Ici, vous avez besoin d'envoyer soit une confirmation s'il s'agit d'un événement gratuit, soit des tickets s'il s'agit d'un événement payant.

Courriel de confirmation d'événement_Événements hors ligne_Courriel de rappel

(Source : Courriel du Web Summit)

Courriel 2. Détails clés sur l'événement et instructions

Cet courriel de rappel contient des informations générales. Assurez-vous de l'envoyer une semaine ou même quelques semaines avant l'événement.

E-mail de rappel pour les événements hors ligne_Détails

(Source : Courriel du Web Summit)

Détails clés à inclure dans votre courriel de rappel d'événement hors ligne

Voici la liste des informations que vous devez également faire figurer dans le message:

Carte

Si l'événement se déroulera dans la ville des abonnés, ils n'auront besoin que d'un plan pour s'y rendre.

Mais, que faire si les gens doivent voyager à travers le pays ou le monde?

Votre aide sera fortement sollicitée : avec l'hôtel, le transfert, les curiosités, les informations sur l'aéroport le plus approprié pour arriver plus rapidement à l'hôtel, et certains événements locaux.

E-mail de rappel d'événement avec Google Map

(Source : Stripo template)

Agenda de l'événement

Ajoutez un ordre du jour de la réunion au message. Mentionnez quand la conférence commence, quand elle se termine, s'il y aura une pause déjeuner. Les participants recevront-ils de la nourriture et des boissons? Si non, où peuvent-ils trouver un café à proximité?

Agenda des événements hors ligne dans les e-mails de rappel

(Source : Really Good Emails)

Code vestimentaire

Faites savoir aux gens le format de la réunion. Quels sont les vêtements appropriés à porter: Un short ou un smoking. Dans le courriel de rappel de la conférence, précisez si les ordinateurs portables et les blocs-notes sont fournis pour travailler pendant la réunion. Ou demandez aux participants d'apporter les leurs.

Envoyez toutes ces informations au moins une semaine avant la réunion.

Instruction

Informer les gens de ce qu'ils doivent faire en premier lieu à leur arrivée. Qui ils peuvent contacter en cas d'urgence.

Dites aux participants quelles exigences le gouvernement de votre pays a fixées pour tous et ce que vous faites personnellement pour protéger les anciennes.

Instructions pour l'événement hors ligne

(Source : Courriel du Web Summit)

Réflexions finales

Suivez ces recommandations simples et vous attirerez autant de participants que possible à votre événement:

  • Envoyez des rappels pour montrer votre préoccupation ;
  • Construisez une séquence de courriels de rappel d'événements pour rendre votre campagne efficace ;
  • Ajouter des informations supplémentaires sur les vues, la météo et le transfert vous valorisera, et votre entreprise, auprès des visiteurs ;
  • Toujours souligner les données les plus importantes dans vos courriels de rappel.

Je vous souhaite sincèrement la meilleure des chances dans tous vos accomplissements futurs!

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