Une fois que les gens ont acheté vos produits, que ce soit un ticket pour une conférence ou un tutoriel vidéo, vous pouvez penser que votre mission est terminée. Mais les humains, en raison de leur extrême occupation, ont tendance à oublier tout type d'événement. Et nous devons leur rappeler poliment de se présenter à un concert ou à un webinaire. En envoyant des courriels de rappel, nous montrons en fait notre respect et notre intérêt. De cette manière simple, nous construisons également des relations plus fortes avec nos clients.
Maîtriser l'art de rédiger un message de rappel d'événement efficace
Nous avons besoin de garder à l'esprit qu'un courriel de rappel d'événement ne va jamais seul — vous avez besoin de créer une série d'entre eux pour rendre cette campagne de courriel efficace.
De même, un courriel de rappel d'événement est précédé d'une invitation à l'événement et est suivi d'un courriel de "suivi".
- invitation;
- rappel/série de courriers électroniques de rappel;
- suivi.
Le contenu d'un courriel de rappel pour un événement dépend du type d'événement en lui-même. Il en existe deux grands types : les événements en ligne et les événements hors ligne. Examinons-les tous les deux.
Campagnes d'e-mail de rappel d'événement en ligne : Meilleures pratiques et exemples
Les événements en ligne les plus populaires sont les webinaires, les diffusions en direct et les plateformes de cours en ligne.
Ils ont tous besoin d'enregistrements et de rappels appropriés. Il doit y avoir au moins 4 courriels de rappel dans une séquence.
Email 1 : Rédiger un e-mail de confirmation d'inscription à un événement.
Ceci est le premier courriel que vous envoyez à vos participants juste après leur inscription à un événement. Ici, vous avez juste besoin de confirmer que le siège est réservé pour une personne.
Et ce serait gentil de votre part de leur rappeler le sujet et la date de l'événement.
(Source: Courriel de Litmus)
Ceci est un courriel déclenché qui doit être envoyé juste après l'inscription. Ne faites pas attendre les gens pendant des heures.
E-mail 2-4 : Comment envoyer des e-mails de rappel d'événement de manière efficace
Le premier courriel de rappel amical doit être envoyé quelques jours après l'inscription/deux semaines avant l'événement.
(Source : Courriel de OptinMonster)
Nous pouvons dire que cet exemple de courriel de rappel d'événement est bon parce qu'il contient presque toutes les informations nécessaires que nous devrions mentionner lors de la création d'un courriel de rappel d'événement:
- nom de l'entreprise;
- sujet de webinaire;
- date;
- panélistes;
- les avantages que les gens retirent de leur participation à votre événement.
Les éléments clés à inclure dans votre e-mail de rappel d'événement pour un engagement optimal
Rédiger une ligne d'objet claire pour l'e-mail de rappel de l'événement
Faites en sorte qu'il soit clair et concis. Une ligne parfaite ici serait " Webinaire_Nom... " ou " Rappel_Nom ". Rien d'autre.
(Source : Gmail)
Mentionner la date de l'événement : un détail crucial dans votre e-mail de rappel d'événement
Quand est-il raisonnable de mentionner des dates? Tout le temps …
Exception: Si une réunion en ligne est prévue pour aujourd'hui, il faut dire "Aujourd'hui à..." ou "Aujourd'hui dans 2 heures". Mais dans les autres cas, mentionnez la date complète, y compris le fuseau horaire.
Voici un exemple parfait: "Lundi 21 juin à 18 heures PST".
Remarque! Toutes les informations essentielles sur le premier rappel d'invitation d'une séquence sont supposées être placées sur une bannière.
Ajouter des calendriers à votre campagne d'e-mails de rappel d'événements : Un guide pour les spécialistes du marketing
Vous pouvez soit créer un événement dans Google ou iCalendar pour vos messages de rappel d'événements et y ajouter vos abonnés, ou leur demander d'en créer un eux-mêmes. Mais il est tout à fait important de mettre une note sur un calendrier.
(Source : Courriel de Stripo)
Utiliser des comptes à rebours dans vos e-mails de rappel d'événement : Stimuler l'anticipation de l'événement
Ajoutez des comptes à rebours pour informer sur le temps restant. Les participants ont besoin de savoir quand votre événement commence.
(Source : e-mail de Email on Acid)
Pour plus d'informations sur l'utilisation des comptes à rebours dans les courriers électroniques, veuillez regarder notre vidéo ci-dessous.
L'option "partager avec vos amis" : Stimuler la participation à votre prochain événement
Étant donné que nous envoyons des rappels à ceux qui sont déjà inscrits avec nous, nous pouvons ajouter un bouton "partager avec votre ami" ou "inviter vos amis".
(Source : Stripo)
Mettre en avant les avantages pour les participants à l'événement dans votre e-mail de rappel
Les gens lisent des livres, des journaux, des blogs et visitent des webinaires parce qu'ils veulent apprendre quelque chose de nouveau. Il est donc approprié de mentionner une nouvelle fois ce qu'ils vont obtenir en participant au webinaire ou à une réunion en ligne.
À vous de décider si vous voulez le placer sur une bannière lumineuse ou l'ajouter en texte clair dans votre message de rappel pour un événement.
(Source : e-mail de Similarweb)
Inclure les noms et les photos des intervenants dans l'e-mail de rappel de l'événement
N'oubliez pas de mentionner les panélistes. Premièrement, ce serait poli. Deuxièmement, c'est une bonne opportunité de susciter l'intérêt des abonnés. Mentionnez le nom des intervenants, leurs réalisations et les liens vers leur site Web pour obtenir des informations plus détaillées sur leurs projets.
(Source : Courriel de Techopedia)
Fournir les coordonnées des lieux pour les événements hors ligne dans votre e-mail de rappel
Assurez-vous de toujours mentionner l'endroit exact où le webinaire/la réunion en ligne va se dérouler.
Si possible, ajoutez même un lien vers l'événement.
(Source: Courriel de Stripo)
Questions pour la poursuite de la discussion : Susciter l'intérêt de votre public potentiel
Impliquez les participants dans la préparation du webinaire. Soit vous leur demandez de répondre au questionnaire sur le sujet du webinaire, bien sûr, si vous planifiez de travailler en profondeur avec les résultats et d'en discuter pendant la session, ou vous leur demandez de lire quelques articles sur le sujet donné. Mentionnez que toutes les questions qui surgiront après la lecture seront discutées lors du webinaire.
De même, une bonne chose à faire est de demander aux participants quels sont les sujets spécifiques qu'ils aimeraient approfondir.
En fait, c'est aussi une bonne façon de stimuler l'intérêt des abonnés.
(Source : Courriel de Litmus)
Proposer une option pour obtenir un enregistrement du webinaire dans votre e-mail de rappel
Il y aura toujours des personnes qui aimeraient assister à votre événement en ligne, mais qui ne pourront pas le faire à temps. Faites-leur savoir que vous leur fournirez un enregistrement dès que vous l'aurez fait.
(Source : Courriel de Techopedia)
Peut-être même que ceux qui l'ont visité aimeraient le revoir pour rafraîchir certains moments dans leur mémoires.
Courriel 5. Dernier rappel
Envoyez le dernier courriel d'une séquence une heure avant le début. Vous inciterez et donnerez aux participants le temps de finir leurs courses. Ajoutez le lien vers la réunion.
(Source: Courriel de Mailcon)
Même pour le dernier message, la ligne du sujet doit indiquer "Rappel" ou "Webinar". Par exemple, "[Nom_du_webinaire] commence dans 5 minutes.
Aussi, ce sera une bonne idée d'envoyer un message web-push avec le lien.
Courriel 6. Message électronique de suivi
Demandez aux participants leur avis. Il est toujours utile de savoir ce qu'ils pensent de ce webinaire/conférence en ligne.
(Source : Really Good Emails)
Saviez-vous que vous pouvez incorporer des questionnaires et ouvrir les formulaires dans les courriels ? Ces formulaires collectent jusqu'à 5 fois plus de commentaires de la part de vos participants.
Pour plus d'informations sur les types d'enquêtes et les moyens de les ajouter dans les courriers électroniques, veuillez consulter l'article du blog intitulé "Courriers électroniques d'invitation à des enquêtes".
E-mails de rappel d'événement hors ligne : Détails clés et modèles.
Par un événement hors ligne, nous désignons un concert en direct, une exposition ou un séminaire, etc. La grande majorité des événements hors ligne sont des conférences et des concerts.
Combien de rappels devez-vous envoyer ici ?
Nous recommandons juste trois…
E-mail 1 : Confirmation de l'inscription à l'événement par un e-mail de rappel amical
Ici, vous avez besoin d'envoyer soit une confirmation s'il s'agit d'un événement gratuit, soit des tickets s'il s'agit d'un événement payant.
(Source : Courriel du Web Summit)
E-mail 2 : Fournir des détails et des instructions clés sur l'événement dans votre e-mail de rappel
Cet courriel de rappel contient des informations générales. Assurez-vous de l'envoyer une semaine ou même quelques semaines avant l'événement.
(Source : Courriel du Web Summit)
Détails clés à inclure dans votre e-mail de rappel d'événement hors ligne pour un événement réussi
Voici la liste des informations que vous devez également faire figurer dans le message:
Inclure une carte dans votre e-mail de rappel d'événement hors ligne : Un guide utile pour les participants
Si l'événement se déroulera dans la ville des abonnés, ils n'auront besoin que d'un plan pour s'y rendre.
Mais, que faire si les gens doivent voyager à travers le pays ou le monde?
Votre aide sera fortement sollicitée : avec l'hôtel, le transfert, les curiosités, les informations sur l'aéroport le plus approprié pour arriver plus rapidement à l'hôtel, et certains événements locaux.
(Source : Stripo template)
Partager l'ordre du jour de l'événement : Fournir tous les détails dans votre e-mail de rappel
Ajoutez un ordre du jour de la réunion au message. Mentionnez quand la conférence commence, quand elle se termine, s'il y aura une pause déjeuner. Les participants recevront-ils de la nourriture et des boissons? Si non, où peuvent-ils trouver un café à proximité?
(Source : Really Good Emails)
Mentionner le code vestimentaire dans votre e-mail de rappel d'événement hors ligne : Un must pour les participants
Faites savoir aux gens le format de la réunion. Quels sont les vêtements appropriés à porter: Un short ou un smoking. Dans le courriel de rappel de la conférence, précisez si les ordinateurs portables et les blocs-notes sont fournis pour travailler pendant la réunion. Ou demandez aux participants d'apporter les leurs.
Envoyez toutes ces informations au moins une semaine avant la réunion.
Indiquer les directions à suivre dans votre e-mail de rappel d'événement hors ligne : Pour que le voyage des participants se déroule sans encombre
Informer les gens de ce qu'ils doivent faire en premier lieu à leur arrivée. Qui ils peuvent contacter en cas d'urgence.
Dites aux participants quelles exigences le gouvernement de votre pays a fixées pour tous et ce que vous faites personnellement pour protéger les anciennes.
(Source : Courriel du Web Summit)
Modèles d'e-mail de rappel d'événement:
Le rappel amical
Objet du message: N'oubliez pas ! L'événement [Nom de l'événement] arrive à grands pas
Bonjour [Nom du destinataire],
Nous sommes ravis de vous rappeler la tenue de [Nom de l'événement] le [Date de l'événement]. Nous vous proposons une liste fantastique d'orateurs, des sessions intéressantes et la possibilité de nouer des contacts avec des leaders du secteur. Ne manquez pas cette occasion !
Nous avons hâte de vous y voir,
[Votre nom]
(Source : Modèle Stripo)
Le compte à rebours
Objet du message: Il ne reste plus que [nombre de jours] avant le [nom de l'événement] !
Bonjour [Nom du destinataire],
Le compte à rebours a commencé ! Il ne reste plus que [Nombre de jours] jusqu'à [Nom de l'événement]. N'oubliez pas d'inscrire cette date sur votre calendrier et préparez-vous à vivre une expérience inoubliable.
À bientôt,
[Votre nom]
(Source : Modèle Stripo)
Le rappel détaillé
Objet du message: [Nom de l'événement] : Principaux détails et instructions
Cher [Nom du bénéficiaire],
Le [Nom de l'événement] approchant à grands pas, nous tenions à vous communiquer toutes les informations essentielles. Voici les principales informations :
Date et heure : [Date et heure de l'événement]
Lieu : [Détails du lieu]
Code vestimentaire : [Code vestimentaire]
Nous sommes impatients de vous voir,
[Votre nom]
(Source : Modèle Stripo)
Le générateur d'enthousiasme
Objet du message: Préparez-vous pour [Nom de l'événement] !
Bonjour [Nom du bénéficiaire],
Nous sommes tout aussi impatients que vous de participer à [Nom de l'événement] ! Attendez-vous à des discussions passionnantes, à des présentations perspicaces et à la possibilité de nouer des liens avec des personnes partageant les mêmes idées. À bientôt !
A bientôt,
[Votre nom]
(Source : Modèle Stripo)
Le rappel de la dernière chance
Objet du message: Dernière chance de se préparer pour [Nom de l'événement] !
Bonjour [Nom du destinataire],
Le [Nom de l'événement] est presque là ! Il s'agit de votre dernier rappel pour vous préparer à un événement rempli d'apprentissage, de réseautage et d'amusement. Ne manquez pas cet événement !
Nous nous y retrouverons,
[Votre nom]
(Source : Modèle Stripo)
La touche personnelle
Objet du message: [Nom du destinataire], êtes-vous prêt pour [Nom de l'événement] ?
Bonjour [Nom du destinataire],
Nous sommes impatients de vous accueillir à [Nom de l'événement]. N'oubliez pas d'apporter votre enthousiasme, vos questions et votre volonté d'apprendre. À bientôt !
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
(Source : Modèle Stripo)
Le petit rappel
Objet du message: Petit rappel : [Nom de l'événement] a lieu cette semaine !
Cher [Nom du destinataire],
Je vous rappelle rapidement que [Nom de l'événement] a lieu cette semaine. Nous sommes impatients de vous y voir !
Meilleures salutations,
[Votre nom]
(Source : Modèle Stripo)
La mise en évidence de la valeur
Objet du message : Ne manquez pas [Nom de l'événement] !
Bonjour [Nom du destinataire],
[Nom de l'événement] est plus qu'un simple événement. C'est une occasion d'apprendre, de travailler en réseau et de se développer. Nous sommes impatients de partager cette expérience avec vous.
À bientôt,
[Votre nom]
(Source : Modèle Stripo)
Le rappel informatif
Objet du message : Tout ce que vous devez savoir sur [Nom de l'événement]
Bonjour [Nom du destinataire],
Le [Nom de l'événement] approche à grands pas et voici tout ce que vous devez savoir pour en tirer le meilleur parti. [Inclure les détails de l'événement, l'ordre du jour et d'autres informations pertinentes].
Dans l'attente de vous rencontrer, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
(Source : Modèle Stripo)
Le rappel enthousiaste
Objet du message : Nous sommes impatients de vous voir à [Nom de l'événement] !
Cher [Nom du bénéficiaire],
L'excitation monte pour [Nom de l'événement] ! Nous sommes ravis que vous vous joigniez à nous pour cette expérience unique. À bientôt !
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
Conclusion
Suivez ces recommandations simples et vous attirerez autant de participants que possible à votre événement:
- Envoyez des rappels pour montrer votre préoccupation ;
- Construisez une séquence de courriels de rappel d'événements pour rendre votre campagne efficace ;
- Ajouter des informations supplémentaires sur les vues, la météo et le transfert vous valorisera, et votre entreprise, auprès des visiteurs ;
- Toujours souligner les données les plus importantes dans vos courriels de rappel.
Je vous souhaite sincèrement la meilleure des chances dans tous vos accomplissements futurs!
1 commentaires