Шаблоны писем для рекрутеров

Сегодня у нас есть множество каналов коммуникации, например, соцсети и мессенджеры. Но по-прежнему большинство кандидатов предпочитают разделять личную жизнь и формальное общение. Поэтому самые распространенные способы связаться со специалистами — это LinkedIn и электронная почта. Давайте рассмотрим лайфхаки, примеры и лучшие практики для успешного проведения рекрутинговой кампании.

Типы писем для найма персонала

Вы можете использовать шаблоны писем для рекрутинга, чтобы нанять специалистов из разных областей. Современный бизнес ощущает нехватку разработчиков программного обеспечения, специалистов в области цифровых технологий, опытных сейлзов и людей многих других профессий. Хотя процесс собеседования для технических и нетехнических специалистов может отличаться, основные принципы воронки рекрутинга являются одинаковыми. 

Существуют несколько типов писем, которые команда рекрутеров использует для коммуникации с кандидатами. Они зависят от этапа воронки найма. В письмах содержится различная информация: описание вакансии, подтверждение персонального интервью, follow-up`ы после звонка, письмо с оффером и процесс завершения сделки. Мы обсудим структуру и дадим советы для каждого из них.

Первое письмо с вакансией

Лучшие таланты не будут подавать резюме на ваши вакансии, опубликованные на Indeed или Glassdoor. Они привыкли получать многочисленные предложения от рекрутеров, имеющих общие связи в LinkedIn или других профессиональных сетках. Поэтому вам следует найти их адреса электронной почты и подготовить шаблоны писем для кампании холодного рекрутинга, чтобы привлечь внимание кандидатов.

Самая важная деталь первого письма — это его тема. Она должна быть четкой и отражать цель вашего сообщения. Затем наступает время поработать над телом письма. 

Вот что можно указать в своих письмах:

• должность;
• место работы;
• краткий перечень обязанностей;
• бонусы;
• соцпакет.

Убедитесь, что вы выглядите дружелюбно, и закончите письмо такими фразами, как: «Надеюсь, этот проект будет вам интересен! С нетерпением жду ответа», «Мне не терпится получить ваш отклик, так что дайте знать, что думаете» или «Заранее благодарю вас за ответ».

Не забудьте добавить свои контакты и ссылку на сайт компании и страницы в LinkedIn, Facebook или Instagram.

Ознакомьтесь со статьей ниже, чтобы узнать, как добавить иконки соцсетей в футер письма:

Как добавить иконки соцсетей в подпись и футер письма

Follow-up`ы для пассивных кандидатов

Если в течение нескольких недель вы не получите ответа, можно отправить follow-up письмо. Используйте ATS (систему отслеживания кандидатов или ПО для отслеживания кандидатов), чтобы проверить дату последней коммуникации с каждым кандидатом. Ваше follow-up письмо может содержать дополнительную информацию о проекте, команде или отзывы о работе в вашей компании. 

В конце письма пригласите кандидата в чат, чтобы обсудить все вопросы в максимально удобной форме. Кандидат обычно охотнее соглашается на короткий звонок, чем на офлайн-интервью в офисе.

Письмо с подтверждением интервью

Если беседа с рекрутером прошла успешно, кандидат получает приглашение на интервью с менеджером по подбору персонала или тимлидом. Это письмо имеет решающее значение в процессе рекрутинга. Сделайте тему письма заметной и укажите в тексте, сколько времени займет собеседование (не забудьте о часовом поясе).

Вы можете добавить адрес офиса или ссылку на встречу в зависимости от формата интервью. Запланировав интервью с несколькими кандидатами, убедитесь, что у вас достаточно времени для подготовки к каждому из них. Также не забудьте отправить приглашение команде рекрутеров. Добавьте резюме кандидата и комментарии специалиста по подбору персонала, сделанные после короткого звонка.

Обратная связь после интервью 

Некоторые непрофессиональные рекрутеры исчезают после звонка или собеседования. Это плохая стратегия для процесса найма. Даже если кандидат — высококлассный сейлз или опытный разработчик, — вы должны отправить ему краткую обратную связь. Все зависит от комментариев нанимающего менеджера или мнения рекрутера о том, насколько кандидат соответствует должности. Профессиональный отзыв пишется в нейтральном и дружелюбном тоне. В нем описываются сильные стороны кандидата и несколько моментов, которые следует улучшить. 

Официальное письмо с оффером для первоклассных талантов

Независимо от того, являетесь ли вы рекрутинговой компанией или пытаетесь нанять кого-то в собственную команду, последнее письмо — это оффер. Оно должно быть достаточно привлекательным, чтобы заставить даже высококлассных специалистов и менеджеров принять предложение. Сумма вознаграждения — типичный финальный аргумент в переговорах. 

Вы можете добавить информацию об оплачиваемом отпуске, бонусах, медицинском страховании, корпоративах и так далее. В этом письме также можно указать некоторые подробности о первом рабочем дне кандидата и испытательном сроке.

Письмо с отказом

Если после нескольких интервью вы не нашли идеальных кандидатов, вам все равно придется сообщить им о результатах встречи. Используйте письмо с отказом, написанное в вежливом и спокойном тоне. У всех прошлых кандидатов, общавшихся с вашей компанией, должно остаться хорошее впечатление о ней. Даже если они не являются лучшими кандидатами на ваши текущие позиции, то смогут порекомендовать вас друзьям.

Как разрабатывать шаблоны писем и привлекать команды мирового класса 

Как известно, удовлетворенность клиентов зависит от дизайна продукта и дизайна визуальных средств коммуникации (шаблонов писем, баннеров, сайта и т. д.). Уделите внимание дизайну шаблона письма для рекрутеров, чтобы привлечь первоклассных кандидатов. 

Итак, давайте посмотрим, как возможности Stripo помогают создавать увлекательные продающие письма или письма для рекрутеров, способные достойно представить вашу компанию.

Редактор темы письма

Увлекательная и привлекающая внимание тема письма — это ключ к найму опытных специалистов.

Примеры темы письма, используемые рекрутер сейлз специалистами, находящимися в США

• Ищем рекламного креативного продюсера; можем пообщаться?

• Откажитесь от холодных бессмысленных звонков! Присоединяйтесь к нашей команде лидеров продаж!

• 4 причины, почему [название компании] — идеальный следующий шаг в вашей карьере...

• Хотите избавиться от скучных задач? Сделайте карьеру вместе с [название компании]!

Надеемся, что эти примеры вдохновят вас на написание собственных креативных тем писем. Вы можете даже добавить эмодзи, если они соответствуют характеру вашего бренда и стилю общения. 

Не беспокойтесь о том, что после экспорта шаблона письма в ваш любимый ESP не будет хватать темы или прехедера. Вы можете добавить их в Stripo перед отправкой письма в почтовый сервис. Тогда они появятся там автоматически. 

Адаптация для мобильных устройств

Все шаблоны писем Stripo по умолчанию полностью адаптивны. Это важно, поскольку кандидаты чаще проверяют свои почтовые ящики на смартфонах. 

Mobile-friendly дизайн означает, что все изображения, заголовки, списки и кнопки CTA идеально смотрятся на небольших экранах. Stripo позволяет включать или отключать некоторые элементы для мобильных устройств. Так, вы можете добавить горизонтальные или вертикальные баннеры, коллажи или фотографии, чтобы произвести хорошее впечатление на кандидатов. 

Темный режим

Возможно, вы не используете темный режим, но 81,9% пользователей пользуются им. И владельцы смартфонов, и офтальмологи считают его полезным для зрения. Stripo напоминает о необходимости добавить темную версию дизайна в шаблоны ваших писем. Это подразумевает отображение текстов, иконок и кнопок светлого цвета на темном фоне. Вы также можете отключить эту функцию, если она вам не нужна.

Подпись и контактная информация

Шаблоны писем для рекрутеров должны выглядеть понятными и вызывать доверие у кандидатов. Именно поэтому добавление имени рекрутера, его контактов и подписи является обязательным. Конечно, разработка шаблонов писем для рекрутеров — это творческий процесс. Но данная деталь является обязательной для формирования более тесных отношений и успешной работы с кандидатами.

Stripo предлагает широкий выбор шаблонов писем с подписями. Выберите тот, который вам нравится, и настройте его в несколько кликов, чтобы придать шаблону письма для рекрутера максимальную профессиональность.

Поддержка 8 языков

Если вы ищете человека, владеющего иностранными языками, то можете создать шаблон письма на французском, немецком, испанском, итальянском, украинском, португальском и других языках. Stripo поддерживает 8 языков, что делает его эффективным инструментом международного маркетинга.

Генератор баннеров

Stripo — это отличный инструмент для рекрутеров и команд, работающих с брендом организации. Он позволяет пользователям создавать яркие и стильные баннеры без каких-либо навыков дизайна. Вы можете выбрать стоковое изображение, наложить на него текст, добавить привлекательный шрифт и получить идеальный баннер для своего шаблона письма. 

Баннеры передают суть вашего письма. Это может быть: «Получите новый опыт в [название компании]!» или «Присоединяйтесь к нам в качестве [название вакансии]!». Применяйте фильтры или обрезайте картинки, чтобы ваш шаблон письма выглядел идеально.

Кнопка «Следите за нами»

Кандидаты могут подписаться на рассылку новостей вашей компании, читать статьи блога, слушать подкасты или следить за вашим брендом в соцсетях. Создавая интересный контент, вы поддерживаете теплое и лояльное отношение кандидатов к вашей компании. В один прекрасный день они подадут резюме или примут ваш оффер. Вот почему очень важно добавить кнопки «Следите за нами» в шаблоны писем для рекрутеров.

5 советов по улучшению email-кампаний для рекрутинга 

1. Вычитайте текст и проверьте дизайн

Опечатки встречаются у всех, и легко ошибиться в написании имени кандидата, его должности или местонахождении. Ошибки ухудшают результаты email-кампании по рекрутингу. Вычитка не приведет к феноменальному росту откликов кандидатов, но улучшит имидж вашего бренда.

2. Презентуйте свой бренд

Шаблоны писем для рекрутеров должны содержать информацию о вашей компании, ее ценностях и миссии. Модули контента Stripo помогут вам добавить специальные текстовые секции, фото и ссылки. Покажите кандидатам типовой рабочий день их будущих коллег. Объясните, что важно для вашей команды. Это может стать способом почувствовать совместимость.

3. Персонализируйте тему и тело письма

Лучший шаблон письма для рекрутеров — это персонализированный шаблон. Вы можете начать персонализацию своего сообщения с его темы: «Уважаемый [имя кандидата], вас ждет захватывающая карьера в [название компании]!». Еще одна стратегия — спросить кандидатов об их текущих проектах, советах по обучению или экспертном мнении. Персонализация очень помогает при поиске лучших специалистов на рынке.

4. Объясните все этапы процесса найма

Сделайте процесс понятным для кандидатов. Добавьте прозрачное описание всех этапов найма. Хорошие специалисты всегда ощущают нехватку времени. Они хотят знать, сколько времени и сил они потратят на подготовку, тестовое задание, общение с рекрутером и интервью. Этот простой прием увеличит количество заявок.

5. Подробно опишите должность

Название должности «менеджер по продажам» означает множество различных обязанностей, в зависимости от компании и индустрии. Поэтому объясните кандидатам, кого вы ищете. Расскажите им больше о вашей корпоративной культуре, структуре отдела и деталях проекта. Вы можете добавить комментарии одного или двух членов команды или даже ее руководителя. Это поможет вам выделить ваше предложение из общей массы.

В завершение

Теперь, когда вы понимаете, как создавать шаблоны писем для рекрутеров, отвечающие вашим бизнес-целям, все готово для привлечения и удержания нужных талантов в вашей команде. Убедитесь, что ваше сообщение и тема письма понятны и дружественны, не забывайте отправлять follow-up письма и используйте все возможности Stripo для достижения лучших результатов.