hr-email-templates-how-to-create-beautiful-emails
26 мая 2023

Шаблоны писем для HR-менеджеров: создаем красивые рассылки

Создать шаблон письма для HR-менеджеров
Оглавление
  1. Шаблоны для менеджеров по персоналу
  2. Экономьте время, создавая шаблоны для HR при помощи Stripo
  3. Пять примеров писем HR-менеджеров
  4. Темы HR-писем для сотрудников
  5. Письма от HR: примеры шаблонов текста
  6. В завершение
1.
Шаблоны для менеджеров по персоналу

Итак, вы менеджер по персоналу и вы ищете подходящий шаблон, чтобы сэкономить время? Как говорят в Одессе, их есть у нас. А еще у нас есть полезные рекомендации по дизайну и контенту писем для HR-менеджеров.

Что бы вы ни делали – приветствуете нового сотрудника, сообщаете команде какие-то новости и т.д. — в любом случае вы тратите много времени, если создаете письмо с нуля.

Stripo предлагает набор готовых шаблонов специально для HR. С ними вы будете тратить на подготовку рассылки вдвое меньше времени, чем обычно.

Выбирайте любой шаблон для HR-менеджеров на ваш вкус, чтобы связаться с командой
Ознакомиться

Общайтесь с сотрудниками легче и быстрее. 

Шаблоны для менеджеров по персоналу

Как было сказано выше, Stripo предлагает набор шаблонов для HR-менеджеров.

Что ж, давайте взглянем на них поближе.

1. Приветствие нового сотрудника в первый рабочий день

Как менеджер по персоналу вы безусловно хотите, чтобы всем членам вашей команды было комфортно работать.

Поэтому такое приветственное письмо, отправленное за несколько дней до первого рабочего дня или прямо в этот день, поможет новому сотруднику познакомиться с руководством компании, а также с теми людьми, с которыми он будет часто общаться.

Будет очень кстати, если вы также поделитесь их контактной информацией.

Не забудьте добавить их фото.

Новые сотрудники оценят вашу заботу по достоинству – это поможет им избежать неловких ситуаций, когда они по ошибке обратятся не к тому человеку :).

Помню, когда я только присоединилась к своей нынешней команде и получила такое письмо от HR – было очень полезно прочитать «корпоративную википедию» с основной информацией о компании: ключевые события, цели и статистика, основные партнеры и конкуренты нашей команды.

Отправьте новым членам команды эту информацию в письме «Доброе пожаловать».

Вы также можете добавить информацию о курсах, которые сотруднику предстоит пройти после успешного завершения испытательного срока. 

2. Сообщение о новом сотруднике

Каким большим бы не был ваш офис, сообщите всем, что к вашей команде присоединился новый сотрудник. И скажите, когда он придет.

Обязательно добавьте фото этого человека.

Здесь стоит перечислить его основные обязанности и указать контактную информацию, чтобы все сотрудники знали, какие вопросы им нужно будет обсудить с новым человеком.

Мы также добавили в HR-шаблон «Сообщение о новом сотруднике»  специальный раздел, где новый сотрудник может самостоятельно представиться и поприветствовать команду. Человек может быть слишком застенчивым или слишком занятым, чтобы лично сказать каждому «Привет». Пусть он сделает это при помощи электронной почты :)

3. Приглашение сотрудников на мероприятие или вечеринку

Если вам до боли знакома фраза «так ведь меня не было в офисе, когда говорили, когда оно у нас все это будет» — наверное, пришло время приглашать сотрудников в формате рассылок.

Что мне понравилось в этом шаблоне — то, что сотрудник может подтвердить участие в мероприятии/вечеринке непосредственно в письме.

Таким простым способом вы убедитесь, что все сотрудники знают дату и повестку дня вашего мероприятия.

4. Вежливое напоминание о важных событиях

Бывает, что сотрудники в курсе важных событий компании, но при этом они слишком заняты, чтобы постоянно держать все это дело в голове.

Вы окажете им любезность, напомнив о важных событиях.

В нашей компании HR-менеджеры напоминают нам о днях рождения членов команды, еженедельных и ежемесячных встречах, праздниках и т.д. И мы никогда не забываем поздравить коллег с днем рождения. Естественно, это позитивно влияет на атмосферу в нашей команде.

Неважно, что это за событие — вечеринка по случаю дня рождения, на которой вы собираетесь, чтобы сказать приятные слова именинникам, или встреча с клиентами — обязательно используйте в письме кнопку «Добавить в календарь». Вы можете назвать ее как хотите. Кнопка «Да, я буду», которую мы использовали в этом шаблоне, лучше всего соответствовала текущей ситуации.

Обязательно подключите эту кнопку к Google calendar или iCalendar, если вы хотите увидеть всех сотрудников ;)

5. Информирование сотрудников о всех новостях

Вся ваша команда прилагает максимум усилий, чтобы обеспечить успех вашей компании. Поэтому сотрудникам очень важно знать, что они делают все правильно и что вы все движетесь в нужном направлении. И было бы хорошо, если бы вы информировали их о достижениях всех отделов, а не только тех, в которые они работают.

Если вы отправляете отчеты соучредителям и инвесторам, можно просто удалить некоторую личную информацию и переслать это письмо вашим сотрудникам.

Для большинства людей важно знать, что они приносят пользу проекту, над которым работают. Помогите сотрудникам почувствовать себя нужными.

Вы также можете самостоятельно создать HR-письмо с нуля. Если это именно ваш случай — читайте информацию ниже.

Экономьте время, создавая шаблоны для HR при помощи Stripo

Те HR-менеджеры, которые предпочитают создавать письма самостоятельно, тоже могут сэкономить время. Каким образом?

Редактор Stripo, основная задача которого — помогать маркетологам создавать рассылки быстрее, предлагает следующие опции:

Шаблоны писем от HR-специалистов для хранилища модулей

Сохраняйте наиболее часто используемые модули ваших HR-шаблонов в свою личную библиотеку контента — хранилище модулей.

И при подготовке новой кампании просто перетащите в шаблон нужный модуль.

В Stripo можно не только хранить наиболее часто используемые модули, но и обновлять их все сразу.

Экономьте время, создавая HR-рассылки
Присоединиться к Stripo

Сквозные шаблоны писем от HR-специалистов для менеджеров

Если вам когда-нибудь понадобится обновить в этих модулях контента свою контактную информацию или что-то еще, вы можете изменить только один модуль, и все остальные унаследуют эти изменения.

Как обновить все письма одновременно с помощью Stripo

Копируйте и повторно используйте шаблоны писем от HR-специалистов: повышайте эффективность

Обращаясь к новым кандидатам или отправляя ежемесячные новости сотрудникам, просто внесите в этот шаблон небольшие изменения — вам не понадобится снова работать над структурой письма, хедером, нижним футером, контактной информацией и т.д.

AMP-формы для HR-специалистов

Хотите провести короткий опрос среди сотрудников, чтобы узнать их эмоциональное состояние? К слову, это особенно важно во время COVID-локдауна.

Встраивайте AMP-формы в шаблоны писем для персонала, чтобы быть в курсе того, что чувствуют ваши коллеги.

Как легко создавать AMP-формы для писем с помощью Stripo

Узнайте, чего хотят ваши сотрудники
Присоединиться к Stripo

Пять примеров писем HR-менеджеров

В целом все письма, которые отправляют менеджеры по персоналу, можно разделить на две категории:

  1. Внутренние письма — те, которые отправляются сотрудникам.
  2. Внешние письма — те, которые отправляются кандидатам.

Однако и внутренние, и внешние рассылки содержат одни и те же элементы. Ниже мы покажем несколько примеров.

Пример 1. Корпоративный хедер — шаблоны писем от HR-специалистов

Само собой, все корпоративные письма для внутреннего или внешнего использования всегда должны содержать логотип компании.

При желании ваш хедер может быть чем-то большим, чем просто логотип. Например, можно разместить логотип поверх изображения. А прямо под логотипом продублировать тему письма от HR-специалистів.

Пример шаблона

(Источник: Freepik)

При обращении к новым кандидатам, пожалуйста, всегда используйте один и тот же логотип. Но при рассылке внутренних писем своим сотрудникам можно разнообразить хедеры на свой вкус.

Пример 2. Фото людей в письмах с вакансиями — шаблоны Stripo

Будь то новый человек или сотрудник, который только что получил повышение — обязательно добавьте его фото.

Новости для инвесторов новые сотрудники_Stripo

Пример 3. Подпись письма для HR-специалистов — шаблон Stripo

Зачем добавлять в такие письма подпись, если все получатели и так отлично знают, с кем они общаются?

Во-первых, это жест вежливости и базовая этика деловой переписки, к которой относится и ваше HR-письмо.

Во-вторых, подпись позволяет кандидату или вашим коллегам по команде связаться с вами в случае необходимости.

Подпись писем HR для шаблонов писем HR

Что должно быть в хорошей подписи HR-письма:

Ваше имя: данные HR-специалиста

Обязательно укажите свое имя. Это понадобится кандидатам и новым сотрудникам, чтобы знать, как обращаться к вам при личном общении.

Что касается внутренних писем для сотрудников, указание вашего имени — это скорее жест вежливости.

Контактная информация HR-специалиста для сотрудников

Людям может понадобиться связаться с вами удобным для них способом, чтобы обсудить некоторые вопросы. Предоставьте им такую возможность. Это особенно важно, когда вы переходите на новую страницу в LinkedIn или начинаете использовать новый канал в соцсетях чаще, чем предыдущий.

Обратите внимание, что с помощью Stripo можно добавить в письмо контактную информацию/иконки соцсетей буквально за считанные секунды:

Вам также может понравиться

Как добавить иконки соцсетей в подпись и футер письма

Если у вас есть корпоративный телефон, по которому сотрудники могут с вами связаться, обязательно добавьте его в подпись.

Профессиональное фото HR-специалиста в письмах

Это необязательный элемент. Но всегда приятно “видеть” человека, с которым общаешься.

Пример 4. Письмо-подтверждение собеседования — Stripo

Кандидат принял ваше предложение о работе и даже успешно справился с тестовым заданием?

Вы позвонили этому человеку, чтобы договориться о дате собеседования. Теперь еще нужно отправить письмо с подтверждением.

Письмо с подтверждением собеседования_Шаблоны писем для HR

Как и в любом письме-подтверждении встречи, вам нужно сделать акцент на дату, время, место и продолжительность собеседования.

Если это будет онлайн-митинг, скажите, что вы предоставите кандидату ссылку за час до встречи. Если вы используете одну и ту же ссылку для всех собеседований, можно сразу же указать ее в письме-подтверждении.

Пример 5. Сбор отзывов сотрудников — Ardas

Вы хотите знать, что чувствуют ваши сотрудники, работая на удаленке? Считают ли они себя настолько же продуктивными, как в режиме работы в офисе?

Спросите их.

Добавьте в шаблоны таких внутренних опросов AMP-формы.Шаблон писем сотрудника

Если нужен мануал, читайте статью «Как легко и быстро создавать AMP-формы»  в нашем блоге.

Если вы знаете, как помочь сотрудникам почувствовать себя лучше и увереннее во время пандемии, обязательно поделитесь этой информацией с теми, кому она нужна, в соответствующем письме.

Темы HR-писем для сотрудников

Все темы писем должны быть четкими. Получатели должны с первого взгляда понимать, о чем письмо.

Примеры хороших тем:

  • встречайте Андреа!;
  • напоминание о дне рождения Джульетты;
  • Джейсон покидает нашу команду. Поспешите завершить общие задачи;
  • переезд в новый офис;
  • голосование: выбираем дату корпоратива;
  • рождественская вечеринка состоится…;
  • ежемесячные отчеты;
  • еженедельный митинг начнется через 20 минут.

Письма от HR: примеры шаблонов текста

Шаблон №1: приветственное письмо для нового сотрудника

Тема письма: Добро пожаловать [имя нового сотрудника] в [название компании]!

Уважаемый\-ая [имя нового сотрудника],

Мы рады, что вы присоединитесь к нашей команде в качестве [название должности] в [название компании] с [дата вступления в должность]. Мы уверены, что ваши навыки, опыт и энтузиазм станут бесценным активом для нашей организации. Добро пожаловать на борт!

В первую неделю вас познакомят с коллективом, проведут встречу с руководителем для обсуждения ваших целей и обязанностей, а также ознакомят с нашими различными системами и процессами. Наша команда HR-специалистов также предоставит вам полный пакет услуг по подготовке к работе, чтобы у вас было все необходимое для комфортного старта.

Мы очень рады, что вы стали членом нашей команды, и с нетерпением ждем возможности содействовать вашему росту в новой должности.

С наилучшими пожеланиями,

[ваше имя]

[ваша должность]

Шаблон №2: письмо о реферальной программе для сотрудников

Тема письма: Помогите нам найти идеального кандидата — реферальная программа для сотрудников

Уважаемый\-ая [имя сотрудника],

В [название компании] мы считаем, что лучшие кандидаты часто приходят из нашего профессионального круга общения. Мы рады анонсировать новую программу привлечения сотрудников, разработанную для поощрения и вознаграждения вас за рекомендацию квалифицированных кандидатов на открытые вакансии в нашей компании.

Если вы знаете человека, обладающего техническими навыками и soft skills для успешного выполнения определенной роли, пожалуйста, отправьте его контактную информацию и резюме на [адрес электронной почты HR-отдела]. За каждого успешного реферала вы получите бонус в размере [сумма реферального бонуса] в знак нашей признательности.

Давайте вместе продолжим формировать сильную энергичную команду в [название компании].

С наилучшими пожеланиями,

[ваше имя]

[ваша должность]

Шаблон №3: внутренняя рассылка вакансий

Тема письма: Новая вакансия — [название должности]

Уважаемый\-ая [имя сотрудника],

Мы рады объявить о новой вакансии в нашей компании на должность [название должности]. Будучи ценным членом нашей команды, вы должны знать об этой вакансии, и мы рекомендуем вам подать резюме, если вы считаете, что эта роль соответствует вашим навыкам и карьерным целям.

Чтобы подать заявку, пожалуйста, отправьте свое обновленное резюме и краткое сопроводительное письмо на [адрес электронной почты HR-отдела] до [крайний срок подачи заявки]. Если у вас возникли вопросы или нужна дополнительная информация о роли, пожалуйста, свяжитесь с HR-отделом.

Удачи!

С наилучшими пожеланиями,

[ваше имя]

[ваша должность]

Шаблон №4: письмо с напоминанием о ревью сотрудников

Тема письма: Предстоящее ревью — [имя сотрудника]

Уважаемый\-ая [имя сотрудника],

Это дружеское напоминание о том, что ваше ежегодное ревью назначено на [дата]. В ходе ревью мы обсудим ваши достижения, направления для улучшения и цели на следующий год.

Чтобы помочь вам подготовиться, мы советуем проанализировать ваши достижения и подумать о любых предложениях, которые вы можете дать нам. Мы надеемся на продуктивную и конструктивную беседу.

Увидимся [дата]!

С наилучшими пожеланиями,

[ваше имя]

[ваша должность]

Шаблон №5: письмо с благодарностью сотрудникам

Тема письма: Благодарим вас, [имя сотрудника] — мы ценим ваш труд!

Уважаемый\-ая [имя сотрудника],

Мы хотели бы воспользоваться моментом, чтобы отметить ваши необыкновенные усилия и преданность [название компании]. Ваш упорный труд, приверженность и позитивный настрой способствуют нашему успеху и делают вас бесценным членом нашей команды.

Примите нашу искреннюю благодарность за все, что вы делаете. Продолжайте в том же духе!

С наилучшими пожеланиями,

[ваше имя]

[ваша должность]

Шаблон №6: письмо с анонсом тренинга для сотрудников

Тема письма: Возможность поучаствовать в предстоящем тренинге — [тема тренинга]

Уважаемый\-ая [имя сотрудника],

Мы рады сообщить о предстоящем тренинге для всех сотрудников по [тема тренинга]. Обучение будет проходить [дата] в [локация]. Он предназначен для совершенствования ваших навыков, повышения эффективности работы и поможет оставаться в курсе последних трендов индустрии.

Чтобы зарегистрироваться на тренинг, пожалуйста, подтвердите свое участие, ответив на это письмо или связавшись с HR-отделом до [крайний срок подачи заявки на участие]. Мы уверены, что этот тренинг будет полезен для вашего профессионального роста, и с нетерпением ждем вас на нем.

Если у вас есть какие-либо вопросы или претензии, пожалуйста, свяжитесь с нами.

С наилучшими пожеланиями,

[ваше имя]

[ваша должность]

Шаблон №7: письмо о поздравлении с Днем рождения сотрудника

Тема письма: 🎉 С Днем рождения, [имя сотрудника]!

Уважаемый\-ая [имя сотрудника],

От имени всего коллектива [название компании] мы хотели бы поздравить вас с Днем рождения! 🎂

Мы надеемся, что этот особенный для вас день будет наполнен радостью, смехом и прекрасными воспоминаниями. Обязательно побалуйте себя и отпразднуйте со своими близкими.

Еще раз поздравляю вас с Днем рождения, и пусть этот год принесет вам успех и счастье.

С наилучшими пожеланиями,

[ваше имя]

[ваша должность]

Шаблон №8: письмо с уведомлением об увольнении сотрудника

Тема письма: Прощание с [имя сотрудника] — желаем вам всего наилучшего

Уважаемая команда,

Со смешанными чувствами мы хотим сообщить об увольнении [имя сотрудника] с должности [название должности] в [название компании] с [дата последнего рабочего дня]. Хотя нам грустно видеть его\ее уход, мы поддерживаем его\ее решение и желаем всего наилучшего в его\ее будущих начинаниях.

Пожалуйста, присоединитесь к нам, чтобы выразить благодарность за усердную работу и преданность [имя сотрудника] на протяжении всего времени его\ее работы в нашей компании. Мы проведем прощальную встречу [дата] в [место], чтобы отблагодарить его\ее за вклад и пожелать ему\ей всего наилучшего.

Мы приглашаем вас принять участие в поздравлении и поделиться любыми воспоминаниями или пожеланиями.

С наилучшими пожеланиями,

[ваше имя]

[ваша должность]

Шаблон №9: письмо о годовщине сотрудника

Тема письма: Поздравляем с [число] годовщиной, [имя сотрудника]!

Уважаемый\-ая [имя сотрудника],

Сегодня отмечается важный этап вашего пути в [название компании] — [число] годовщина вашей работы! Мы хотим воспользоваться этой возможностью, чтобы поздравить вас и выразить признательность за вашу преданность, трудолюбие и лояльность.

Ваш вклад сыграл важную роль в нашем успехе, и мы благодарны за то, что вы являетесь ценным членом нашей команды.

Желаем долгих лет нашей совместной успешной работы!

С наилучшими пожеланиями,

[ваше имя]

[ваша должность]

Шаблон №10: письмо с объявлением о повышении сотрудника в должности

Тема письма: Потрясающие новости — [имя сотрудника] назначен(а) на [новая должность]

Уважаемая команда,

Мы рады объявить о повышении [имя сотрудника] на должность [новое название должности]. [Имя сотрудника] продемонстрировал(а) исключительную приверженность, мастерство и страсть в своей предыдущей должности [старое название должности], и мы уверены, что он(а) продолжит добиваться успехов в своей новой должности.

Просим присоединиться к нам и поздравить [имя сотрудника] с заслуженным повышением и пожелать ему\ей дальнейших успехов в новой должности.

С наилучшими пожеланиями,

[ваше имя]

[ваша должность]

В завершение

Выберете ли вы наши готовые HR-шаблоны или решите создать свои с нуля — в любом случае придерживайтесь основных рекомендаций:

  • указывайте имя отправителя;
  • придерживайтесь корпоративного стиля. Речь не только о дизайне, но и о стиле общения;
  • отправляйте внутренние письма на регулярной основе;
  • пишите четкие темы писем;
  • добавляйте подпись и контактную информацию.
Общайтесь с командой по электронной почте — этот канал связи предпочитают 67% сотрудников
Была ли статья полезна?
Tell us your thoughts
Спасибо за ваш отзыв!
4 комментариев
Tusshar 10 месяцев назад
This is really helpful post and very informative there is no doubt about it. It’s awesome dude I found this one pretty fascinating and it should go into my collection. online school management system
Анна Кузнецова 10 месяцев назад
Hello, Tusshar. Happy you've enjoyed the article. Thank you.
Karina Pyak 2 года назад
Perfect!
Анна Кузнецова 2 года назад
Thank you ? ❤️
Тип
Индустрия
Сезоны
Интеграции
Редактор Stripo
Упростите процесс создания писем.
Плагин Stripo
Интегрируйте Drag-n-Drop редактор Stripo в свое веб-приложение.
Заказать шаблон
Наша команда может разработать и сверстать его для вас. Просто заполните бриф, и мы свяжемся с вами в ближайшее время.