Структура Шаблоны How-to
~ 9 мин читать
57131 просмотры
оценить
02 декабря 2021

Шаблоны писем для HR-менеджеров: создаем красивые рассылки

Stripo / Blog / Шаблоны писем для HR-менеджеров: создаем красивые рассылки

Итак, вы менеджер по персоналу и вы ищете подходящий шаблон, чтобы сэкономить время? Как говорят в Одессе, их есть у нас. А еще у нас есть полезные рекомендации по дизайну и контенту писем для HR-менеджеров.

Что бы вы ни делали – приветствуете нового сотрудника, сообщаете команде какие-то новости и т.д. — в любом случае вы тратите много времени, если создаете письмо с нуля.

Stripo предлагает набор готовых шаблонов специально для HR. С ними вы будете тратить на подготовку рассылки вдвое меньше времени, чем обычно.

Выбирайте любой шаблон для HR-менеджеров на ваш вкус, чтобы связаться с командой
Ознакомиться

Общайтесь с сотрудниками легче и быстрее. 

Шаблоны для менеджеров по персоналу

Как было сказано выше, Stripo предлагает набор шаблонов для HR-менеджеров.

Что ж, давайте взглянем на них поближе.

1. Приветствие нового сотрудника в первый рабочий день

Как менеджер по персоналу вы безусловно хотите, чтобы всем членам вашей команды было комфортно работать.

Поэтому такое приветственное письмо, отправленное за несколько дней до первого рабочего дня или прямо в этот день, поможет новому сотруднику познакомиться с руководством компании, а также с теми людьми, с которыми он будет часто общаться.

Будет очень кстати, если вы также поделитесь их контактной информацией.

Не забудьте добавить их фото.

Новые сотрудники оценят вашу заботу по достоинству – это поможет им избежать неловких ситуаций, когда они по ошибке обратятся не к тому человеку :)

Шаблоны писем для HR-менеджеров_Stripo

В этом шаблоне уже есть все необходимые блоки. Вам нужно только немного настроить его
Использовать

Помню, когда я только присоединилась к своей нынешней команде и получила такое письмо от HR – было очень полезно прочитать «корпоративную википедию» с основной информацией о компании: ключевые события, цели и статистика, основные партнеры и конкуренты нашей команды.

Отправьте новым членам команды эту информацию в письме «Доброе пожаловать».

Вы также можете добавить информацию о курсах, которые сотруднику предстоит пройти после успешного завершения испытательного срока. 

2. Сообщение о новом сотруднике

Каким большим бы не был ваш офис, сообщите всем, что к вашей команде присоединился новый сотрудник. И скажите, когда он придет.

Обязательно добавьте фото этого человека.

HTML-шаблоны писем для HR-менеджеров_Знакомство с новичком

Новый способ сообщить о новом члене команды
Использовать

Здесь стоит перечислить его основные обязанности и указать контактную информацию, чтобы все сотрудники знали, какие вопросы им нужно будет обсудить с новым человеком.

Мы также добавили в HR-шаблон «Сообщение о новом сотруднике»  специальный раздел, где новый сотрудник может самостоятельно представиться и поприветствовать команду. Человек может быть слишком застенчивым или слишком занятым, чтобы лично сказать каждому «Привет». Пусть он сделает это при помощи электронной почты :)

3. Приглашение сотрудников на мероприятие или вечеринку

Если вам до боли знакома фраза «так ведь меня не было в офисе, когда говорили, когда оно у нас все это будет» — наверное, пришло время приглашать сотрудников в формате рассылок.

Связь с персоналом

Приглашайте команду на мероприятия в email-формате
Использовать

Что мне понравилось в этом шаблоне — то, что сотрудник может подтвердить участие в мероприятии/вечеринке непосредственно в письме.

Таким простым способом вы убедитесь, что все сотрудники знают дату и повестку дня вашего мероприятия.

4. Вежливое напоминание о важных событиях

Бывает, что сотрудники в курсе важных событий компании, но при этом они слишком заняты, чтобы постоянно держать все это дело в голове.

Вы окажете им любезность, напомнив о важных событиях.

В нашей компании HR-менеджеры напоминают нам о днях рождения членов команды, еженедельных и ежемесячных встречах, праздниках и т.д. И мы никогда не забываем поздравить коллег с днем рождения. Естественно, это позитивно влияет на атмосферу в нашей команде.

HTML-шаблоны писем для HR-менеджеров_Напоминания

Напомнить команде о важных датах еще не было так просто
Использовать

Неважно, что это за событие — вечеринка по случаю дня рождения, на которой вы собираетесь, чтобы сказать приятные слова именинникам, или встреча с клиентами — обязательно используйте в письме кнопку «Добавить в календарь». Вы можете назвать ее как хотите. Кнопка «Да, я буду», которую мы использовали в этом шаблоне, лучше всего соответствовала текущей ситуации.

Обязательно подключите эту кнопку к Google calendar или iCalendar, если вы хотите увидеть всех сотрудников ;)

5. Информирование сотрудников о всех новостях

Вся ваша команда прилагает максимум усилий, чтобы обеспечить успех вашей компании. Поэтому сотрудникам очень важно знать, что они делают все правильно и что вы все движетесь в нужном направлении. И было бы хорошо, если бы вы информировали их о достижениях всех отделов, а не только тех, в которые они работают.

Если вы отправляете отчеты соучредителям и инвесторам, можно просто удалить некоторую личную информацию и переслать это письмо вашим сотрудникам.

Шаблоны писем HR_Ежемесячное обновление

Информируйте инвесторов, соучредителей и сотрудников о достижениях вашей компании очень элегантным способом
Использовать

Для большинства людей важно знать, что они приносят пользу проекту, над которым работают. Помогите сотрудникам почувствовать себя нужными.

Вы также можете самостоятельно создать HR-письмо с нуля. Если это именно ваш случай — читайте информацию ниже.

Экономьте время, создавая шаблоны для HR при помощи Stripo

Те HR-менеджеры, которые предпочитают создавать письма самостоятельно, тоже могут сэкономить время. Каким образом?

Редактор Stripo, основная задача которого — помогать маркетологам создавать рассылки быстрее, предлагает следующие опции:

Библиотека модулей

Сохраняйте наиболее часто используемые модули ваших HR-шаблонов в свою личную библиотеку контента — хранилище модулей.

И при подготовке новой кампании просто перетащите в шаблон нужный модуль.

В Stripo можно не только хранить наиболее часто используемые модули, но и обновлять их все сразу.

Экономьте время, создавая HR-рассылки
Присоединиться к Stripo

Сквозные модули

Если вам когда-нибудь понадобится обновить в этих модулях контента свою контактную информацию или что-то еще, вы можете изменить только один модуль, и все остальные унаследуют эти изменения.

Возможность копировать и повторно использовать шаблоны

Обращаясь к новым кандидатам или отправляя ежемесячные новости сотрудникам, просто внесите в этот шаблон небольшие изменения — вам не понадобится снова работать над структурой письма, хедером, нижним футером, контактной информацией и т.д.

AMP-формы

Хотите провести короткий опрос среди сотрудников, чтобы узнать их эмоциональное состояние? К слову, это особенно важно во время COVID-локдауна.

Встраивайте AMP-формы в шаблоны писем для персонала, чтобы быть в курсе того, что чувствуют ваши коллеги.

Узнайте, чего хотят ваши сотрудники
Присоединиться к Stripo

Пять примеров писем HR-менеджеров

В целом все письма, которые отправляют менеджеры по персоналу, можно разделить на две категории:

  1. Внутренние письма — те, которые отправляются сотрудникам.

  2. Внешние письма — те, которые отправляются кандидатам.

Однако и внутренние, и внешние рассылки содержат одни и те же элементы. Ниже мы покажем несколько примеров.

Пример 1. Корпоративный хедер — eSputnik

Разумеется, все корпоративные письма для внутреннего и внешнего использования обязательно должны содержать логотип компании.

При желании можно сделать хедер чем-то большим, чем просто лого. Например, наши друзья из eSputnik помещают логотип поверх изображения и дублируют тему письма прямо под логотипом.

Заголовок писем HR_блог Stripo

Обращаясь к кандидатам, всегда используйте один и тот же логотип. Но при отправке внутренних рассылок сотрудникам хедеры можно разнообразить.

Пример 2. Фото людей, о которых вы говорите — Stripo

Будь то новый человек или сотрудник, который только что получил повышение — обязательно добавьте его фото.

Новости для инвесторов новые сотрудники_Stripo

Пример 3. Подпись — шаблон Stripo

Зачем добавлять в такие письма подпись, если все получатели и так отлично знают, с кем они общаются?

Во-первых, это жест вежливости и базовая этика деловой переписки, к которой относится и ваше HR-письмо.

Во-вторых, подпись позволяет кандидату или вашим коллегам по команде связаться с вами в случае необходимости.

Подпись писем HR для шаблонов писем HR

Что должно быть в хорошей подписи HR-письма:

Ваше имя

Обязательно укажите свое имя. Это понадобится кандидатам и новым сотрудникам, чтобы знать, как обращаться к вам при личном общении.

Что касается внутренних писем для сотрудников, указание вашего имени — это скорее жест вежливости.

Контактная информация

Людям может понадобиться связаться с вами удобным для них способом, чтобы обсудить некоторые вопросы. Предоставьте им такую возможность. Это особенно важно, когда вы переходите на новую страницу в LinkedIn или начинаете использовать новый канал в соцсетях чаще, чем предыдущий.

Обратите внимание, что с помощью Stripo можно добавить в письмо контактную информацию/иконки соцсетей буквально за считанные секунды:

11 мин читать

102457 просмотры 5

Как добавить иконки соцсетей в подпись и футер письма Читать

Если у вас есть корпоративный телефон, по которому сотрудники могут с вами связаться, обязательно добавьте его в подпись.

Фото

Это необязательный элемент. Но всегда приятно “видеть” человека, с которым общаешься.

Пример 4. Письмо-подтверждение собеседования — Stripo

Кандидат принял ваше предложение о работе и даже успешно справился с тестовым заданием?

Вы позвонили этому человеку, чтобы договориться о дате собеседования. Теперь еще нужно отправить письмо с подтверждением.

Письмо с подтверждением собеседования_Шаблоны писем для HR

Как и в любом письме-подтверждении встречи, вам нужно сделать акцент на дату, время, место и продолжительность собеседования.

Если это будет онлайн-митинг, скажите, что вы предоставите кандидату ссылку за час до встречи. Если вы используете одну и ту же ссылку для всех собеседований, можно сразу же указать ее в письме-подтверждении.

Пример 5. Сбор отзывов сотрудников — Ardas

Вы хотите знать, что чувствуют ваши сотрудники, работая на удаленке? Считают ли они себя настолько же продуктивными, как в режиме работы в офисе?

Спросите их.

Шаблон писем сотрудникаДобавьте в шаблоны таких внутренних опросов AMP-формы.

Если нужен мануал, читайте статью «Как легко и быстро создавать AMP-формы»  в нашем блоге.

Если вы знаете, как помочь сотрудникам почувствовать себя лучше и увереннее во время пандемии, обязательно поделитесь этой информацией с теми, кому она нужна, в соответствующем письме.

Темы HR-писем для сотрудников

Все темы писем должны быть четкими. Получатели должны с первого взгляда понимать, о чем письмо.

Примеры хороших тем:

  • Встречайте Андреа;

  • Напоминание о дне рождения Джульетты;

  • Джейсон покидает нашу команду. Поспешите завершить общие задачи;

  • Переезд в новый офис;

  • Голосование: выбираем дату корпоратива;

  • Рождественская вечеринка состоится…;

  • Ежемесячные отчеты;

  • Еженедельный митинг начнется через 20 минут.

В завершение

Выберете ли вы наши готовые HR-шаблоны или решите создать свои с нуля — в любом случае придерживайтесь основных рекомендаций:

  • указывайте имя отправителя;

  • придерживайтесь корпоративного стиля. Речь не только о дизайне, но и о стиле общения;

  • отправляйте внутренние письма на регулярной основе;

  • пишите четкие темы писем;

  • добавляйте подпись и контактную информацию.

Общайтесь с командой по электронной почте — этот канал связи предпочитают 67% сотрудников

Karina Pyak 1 месяц назад

Perfect!

Анна Кузнецова прокомментировал Karina Pyak 1 месяц назад

Thank you 😉 ❤️

Вас также может заинтересовать

Предыдущие статьи Следующие статьи
13 дней назад · 15 мин читать
15 лучших идей для рассылок ко Дню святого Валентина

Вы ищете свежие идеи рассылок ко Дню святого Валентина, чтобы привлечь новых клиентов? Не стоит утруждать себя поисками! Просто посмотрите, как ведущие мировые бренды справляются с праздничными кампаниями. Вдохновляйтесь приведенными ниже идеями — и сразу же воплощайте их в жизнь, используя наши шаблоны праздничных писем. Создать романтическую рассылку в Stripo — проще простого Использовать этот шаблон Email-маркетинговые идеи ко Дню святого Валентина Не сосредотачивайтесь только на дизайне. Уделите внимание идеям, которые реализовали известные бренды. Они помогут вам оживить рассылку на...

Дизайн Маркетинг Шаблоны
Email Design trends cover image
28 декабря 2021 · 11 мин читать
Тренды email-маркетинга в 2022 году

Несмотря на то, что технологии постоянно изменяются и развиваются, email остается одним из самых мощных маркетинговых каналов. Но если вы ходите идти в ногу со временем и поддерживать заинтересованность клиентов на уровне, вам нужно следить за событиями в email-мире и знать, что будет в тренде в новом году. Мы разделили все тренды на две группы: тренды email-маркетинга; тренды email-дизайна. Тренды email-маркетинга 2022 года Придерживаясь нижеприведенных трендов, вы сможете сделать свои кампании более успешными. 1. Персонализация писем Персонализация электронных писем — сложная...

Дизайн Маркетинг Шаблоны
Будьте всегда в курсе последних новостей в области email-маркетинга!