Шаблони листів для рекрутерів

Сьогодні у нас є безліч каналів комунікації, наприклад, соцмережі та месенджери. Але, як і раніше, більшість кандидатів вважають за краще розділяти особисте життя і формальне спілкування. Тому найпоширеніші способи зв'язатися з фахівцями — це LinkedIn та електронна пошта. Давайте розглянемо лайфхаки, приклади та найкращі практики для успішного проведення рекрутингової кампанії.

Типи листів для найму персоналу

Ви можете використовувати шаблони листів для рекрутингу, щоб найняти фахівців з різних галузей. Сучасний бізнес відчуває брак розробників програмного забезпечення, спеціалістів у галузі цифрових технологій, досвідчених сейлзів і людей багатьох інших професій. Хоча процес співбесіди для технічних і нетехнічних фахівців може відрізнятися, основні принципи воронки рекрутингу є однаковими. 

Існують кілька типів листів, які команда рекрутерів використовує для комунікації з кандидатами. Вони залежать від етапу воронки найму. У листах міститься різна інформація: опис вакансії, підтвердження персонального інтерв'ю, follow-up`и після дзвінка, лист з оффером і процес завершення угоди. Ми обговоримо структуру і дамо поради для кожного з них.

Перший лист з вакансією

Найкращі таланти не подаватимуть резюме на ваші вакансії, опубліковані на Indeed або Glassdoor. Вони звикли отримувати численні пропозиції від рекрутерів, які мають спільні зв'язки в LinkedIn чи інших професійних мережах. Тому вам слід знайти їхні адреси електронної пошти та підготувати шаблони листів для кампанії холодного рекрутингу, щоб привернути увагу кандидатів.

Найважливіша деталь першого листа — це його тема. Вона має бути чіткою і відображати мету вашого повідомлення. Потім настає час попрацювати над тілом листа. 

Ось що можна зазначити у своїх листах:

• посада;
• місце роботи;
• короткий перелік обов'язків;
• бонуси;
• соцпакет.

Переконайтеся, що ви маєте доброзичливий вигляд, і закінчіть листа такими фразами, як: «Сподіваюся, цей проєкт буде вам цікавий! З нетерпінням чекаю відповіді», «Мені не терпиться отримати ваш відгук, тож дайте знати, що думаєте» або «Заздалегідь дякую вам за відповідь».

Не забудьте додати свої контакти і посилання на сайт компанії та сторінки в LinkedIn, Facebook або Instagram.

Ознайомтеся зі статтею нижче, щоб дізнатися, як додати іконки соцмереж у футер листа:

Як додати іконки соцмереж у підпис і футер листа

Follow-up`и для пасивних кандидатів

Якщо протягом кількох тижнів ви не отримаєте відповіді, можна надіслати follow-up листа. Використовуйте ATS (систему відстеження кандидатів або ПЗ для відстеження кандидатів), щоб перевірити дату останньої комунікації з кожним кандидатом. Ваш follow-up лист може містити додаткову інформацію про проєкт, команду або відгуки про роботу у вашій компанії. 

Наприкінці листа запросіть кандидата до чату, щоб обговорити всі питання в максимально зручній формі. Кандидат зазвичай охочіше погоджується на короткий дзвінок, ніж на офлайн-інтерв'ю в офісі.

Лист із підтвердженням інтерв'ю

Якщо бесіда з рекрутером пройшла успішно, кандидат отримує запрошення на інтерв'ю з менеджером з підбору персоналу або тімлідом. Цей лист має вирішальне значення в процесі рекрутингу. Зробіть тему листа помітною і вкажіть у тексті, скільки часу займе співбесіда (не забудьте про часовий пояс).

Ви можете додати адресу офісу або посилання на зустріч залежно від формату інтерв'ю. Запланувавши інтерв'ю з кількома кандидатами, переконайтеся, що у вас достатньо часу для підготовки до кожного з них. Також не забудьте надіслати запрошення команді рекрутерів. Додайте резюме кандидата та коментарі фахівця з підбору персоналу, зроблені після короткого дзвінка.

Зворотний зв'язок після інтерв'ю 

Деякі непрофесійні рекрутери зникають після дзвінка або співбесіди. Це погана стратегія для процесу найму. Навіть якщо кандидат — висококласний сейлз або досвідчений розробник, — ви маєте надіслати йому короткий зворотний зв'язок. Усе залежить від коментарів менеджера з найму або думки рекрутера про те, наскільки кандидат відповідає посаді. Професійний відгук пишеться в нейтральному і доброзичливому тоні. У ньому окреслюються сильні сторони кандидата і кілька моментів, які слід поліпшити. 

Офіційний лист з оффером для першокласних талантів

Незалежно від того, чи ви є рекрутинговою компанією, чи намагаєтеся найняти когось у власну команду, останній лист — це оффер. Він має бути достатньо привабливим, щоб змусити навіть висококласних спеціалістів і менеджерів прийняти пропозицію. Сума винагороди — типовий фінальний аргумент у переговорах. 

Ви можете додати інформацію про оплачувану відпустку, бонуси, медичне страхування, корпоративи тощо. У цьому листі також можна вказати деякі подробиці про перший робочий день кандидата і випробувальний термін.

Лист із відмовою

Якщо після кількох інтерв'ю ви не знайшли ідеальних кандидатів, вам все одно доведеться повідомити їм про результати зустрічі. Використовуйте листа з відмовою, написаного у ввічливому і спокійному тоні. У всіх минулих кандидатів, які спілкувалися з вашою компанією, має залишитися гарне враження про неї. Навіть якщо вони не є найкращими кандидатами на ваші нинішні позиції, то зможуть порекомендувати вас друзям.

Як розробляти шаблони листів і залучати команди світового класу 

Як відомо, задоволеність клієнтів залежить від дизайну продукту та дизайну візуальних засобів комунікації (шаблонів листів, банерів, сайту тощо). Приділіть увагу дизайну шаблону листа для рекрутерів, щоб залучити першокласних кандидатів. 

Отже, давайте подивимося, як можливості Stripo допомагають створювати захопливі продаючі листи або листи для рекрутерів, здатні гідно презентувати вашу компанію.

Редактор теми листа

Захоплива тема листа, що привертає увагу, — це ключ до найму досвідчених фахівців.

Приклади теми листа, які використовують рекрутер сейлз спеціалісти, що перебувають у США

• Шукаємо рекламного креативного продюсера; можемо поспілкуватися?

• Відмовтеся від холодних безглуздих дзвінків! Приєднуйтесь до нашої команди лідерів продажів!

• 4 причини, чому [назва компанії] — ідеальний наступний крок у вашій кар'єрі...

• Бажаєте позбутися нудних завдань? Зробіть кар'єру разом з [назва компанії]!

Сподіваємося, що ці приклади надихнуть вас на написання власних креативних тем листів. Ви можете навіть додати емодзі, якщо вони відповідають характеру вашого бренду та стилю спілкування. 

Не турбуйтеся про те, що після експорту шаблону листа до вашого улюбленого ESP не вистачатиме теми або прехедера. Ви можете додати їх у Stripo перед надсиланням листа до поштового сервісу. Тоді вони з'являться там автоматично. 

Адаптація для мобільних пристроїв

Усі шаблони листів Stripo за замовчуванням повністю адаптивні. Це важливо, оскільки кандидати частіше перевіряють свої поштові скриньки на смартфонах. 

Mobile-friendly дизайн означає, що всі зображення, заголовки, списки і кнопки CTA ідеально виглядають на невеликих екранах. Stripo дає змогу вмикати або вимикати деякі елементи для мобільних пристроїв. Так, ви можете додати горизонтальні або вертикальні банери, колажі або фотографії, щоб справити хороше враження на кандидатів. 

Темний режим

Можливо, ви не використовуєте темний режим, але 81,9% користувачів користуються ним. І власники смартфонів, і офтальмологи вважають його корисним для зору. Stripo нагадує про необхідність додати темну версію дизайну в шаблони ваших листів. Це передбачає відображення текстів, іконок і кнопок світлого кольору на темному фоні. Ви також можете відключити цю функцію, якщо вона вам не потрібна.

Підпис і контактна інформація

Шаблони листів для рекрутерів мають бути зрозумілими та викликати довіру в кандидатів. Саме тому додавання імені рекрутера, його контактів та підпису є обов'язковим. Звісно, розробка шаблонів листів для рекрутерів — це творчий процес. Але ця деталь є обов'язковою для формування тісніших стосунків та успішної роботи з кандидатами.

Stripo пропонує широкий вибір шаблонів листів з підписами. Виберіть той, який вам подобається, і налаштуйте його в кілька кліків, щоб надати шаблону листа для рекрутера максимальної професійності.

Підтримка 8 мов

Якщо ви шукаєте людину, яка володіє іноземними мовами, то можете створити шаблон листа французькою, німецькою, іспанською, італійською, українською, португальською та іншими мовами. Stripo підтримує 8 мов, що робить його ефективним інструментом міжнародного маркетингу.

Генератор банерів

Stripo — це чудовий інструмент для рекрутерів і команд, що працюють з брендом організації. Він дає змогу користувачам створювати яскраві та стильні банери без будь-яких навичок дизайну. Ви можете вибрати стокове зображення, накласти на нього текст, додати привабливий шрифт і отримати ідеальний банер для свого шаблону листа. 

Банери передають зміст вашого листа. Це може бути: «Отримайте новий досвід у [назва компанії]!» або «Приєднуйтесь до нас як [назва вакансії]!». Застосовуйте фільтри або обрізайте картинки, щоб ваш шаблон листа мав ідеальний вигляд.

Кнопка «Слідкуйте за нами»

Кандидати можуть підписатися на розсилку новин вашої компанії, читати статті блогу, слухати подкасти або стежити за вашим брендом у соцмережах. Створюючи цікавий контент, ви підтримуєте тепле і лояльне ставлення кандидатів до вашої компанії. Одного чудового дня вони подадуть резюме або приймуть ваш офер. Ось чому дуже важливо додати кнопки «Слідкуйте за нами» в шаблони листів для рекрутерів.

5 порад з покращення email-кампаній для рекрутингу 

1. Вичитайте текст і перевірте дизайн

Помилки трапляються у всіх, і легко помилитися в написанні імені кандидата, його посаді або місцезнаходженні. Помилки погіршують результати email-кампанії з рекрутингу. Вичитування не призведе до феноменального зростання відгуків кандидатів, але поліпшить імідж вашого бренду.

2. Презентуйте свій бренд

Шаблони листів для рекрутерів повинні містити інформацію про вашу компанію, її цінності та місію. Модулі контенту Stripo допоможуть вам додати спеціальні текстові секції, фото та посилання. Покажіть кандидатам типовий робочий день їхніх майбутніх колег. Поясніть, що є важливим для вашої команди. Це може стати способом відчути сумісність.

3. Персоналізуйте тему і тіло листа

Найкращий шаблон листа для рекрутерів — це персоналізований шаблон. Ви можете почати персоналізацію свого повідомлення з його теми: «Шановний [ім'я кандидата], на вас чекає захоплива кар'єра в [назва компанії]!». Ще одна стратегія — запитати кандидатів про їхні поточні проєкти, поради щодо навчання або експертну думку. Персоналізація дуже допомагає під час пошуку найкращих фахівців на ринку.

4. Поясніть усі етапи процесу найму

Зробіть процес зрозумілим для кандидатів. Додайте прозорий опис усіх етапів найму. Хороші фахівці завжди відчувають брак часу. Вони хочуть знати, скільки часу і сил вони витратять на підготовку, тестове завдання, спілкування з рекрутером та інтерв'ю. Цей простий прийом збільшить кількість заявок.

5. Детально опишіть посаду

Назва посади «менеджер з продажів» передбачає безліч різних обов'язків, залежно від компанії та індустрії. Тому поясніть кандидатам, кого ви шукаєте. Розкажіть їм більше про вашу корпоративну культуру, структуру відділу та деталі проєкту. Ви можете додати коментарі одного або двох членів команди або навіть її керівника. Це допоможе вам виділити вашу пропозицію із загальної маси.

На завершення

Тепер, коли ви розумієте, як створювати шаблони листів для рекрутерів, що відповідають вашим бізнес-цілям, усе готово для залучення й утримання потрібних талантів у вашій команді. Переконайтеся, що ваше повідомлення і тема листа зрозумілі та дружні, не забувайте надсилати follow-up листи і використовуйте всі можливості Stripo для досягнення найкращих результатів.