Courriel d'invitation à un webinaire : Exemples, meilleures pratiques

Saviez-vous que le taux de participation moyen à un webinaire est de 40 % de tous les inscrits, y compris ceux qui regardent les vidéos à la demande ? Cependant, certaines entreprises atteignent le niveau de 60 %. Dans ce billet, nous allons partager les meilleurs exemples d'e-mails d'invitation à un webinaire, ainsi que les meilleures pratiques pour vous aider à atteindre le nombre maximum de participants.

Qu’est-ce qui encourage les lecteurs à assister à votre webinaire ?

En résumé :

1. Une connaissance approfondie d’un problème

Nous pouvons trouver beaucoup d’informations sur le Web, mais parfois nous avons besoin de plus de détails. Promettez une enquête approfondie du problème.

Si vous êtes sur le point de tenir un webinaire pour les nouveaux venus dans votre industrie, assurez-vous que vous le mentionnez dans votre e-mail d’invitation.

(Source : Courriel de Similarweb )

2. Une solution à un certain problème

Nous voulons non seulement une enquête approfondie d’un certain problème, mais nous aimerions aussi obtenir la solution à celui-ci.

(Source : Courriel de Pinpointe)

Promette de partager votre expérience (ou l’expérience de votre client que vous avez aidé, si vous avez son consentement pour le faire) et tous les obstacles que vous avez rencontrés en cours de route. Dites-nous combien de temps cela vous a pris pour le surmonter. Combien d’efforts cela vous a pris pour améliorer la situation ! Mais si vous n’en avez pas fait l’expérience, ne nous dites pas que vous l’avez fait.

N’exagérez pas vos résultats. Les gens apprécient l’honnêteté. Vous pourriez indiquer que vous avez aidé des centaines de personnes qui ont fait face au même problème que nous, ou que vous avez analysé le sujet, et que vous allez l’essayer avec nous.

3. Un nouveau sujet pour le webinaire

Vous pouvez soit fournir une connaissance approfondie d’un problème ou un nouveau sujet à considérer. Soyez à l’avant-garde et, si votre sujet est suffisamment intéressant, vous atteindrez les sommets en un rien de temps. Les clients apprécient les nouvelles tendances et les innovations.

4. Un leader d’opinion comme panéliste

Plus le conférencier est célèbre, plus vous aurez de chance d’avoir un grand auditoire.

(Source : Courriel de Litmus)

Il est bien connu que les millénariaux font plus confiance aux gens qu’aux marques.

5. Les choses que les participants apprendront

Assurez-vous d’énumérer les choses que vos participants apprendront lors du webinaire et comment ces connaissances pourraient impacter leur société.

(Source : Courriel de GetResponse)

Meilleures pratiques en matière d'invitation par courriel à un webinaire

Compte tenu des résultats de nos enquêtes et de notre propre expérience, je voudrais énumérer les éléments qu'un client appréciera vraiment dans vos courriels d'invitation à un webinaire.

1. Donnez un sens à l'objet du message

Nous savons tous que tout courriel commence par l'objet. Persuadez les destinataires d'ouvrir votre newsletter. Faites en sorte que l'objet soit clair, simple et suffisamment descriptif. 

Veillez à préciser le sujet de votre courriel dans la ligne d'objet.

(Source : Gmail)

Placez certains éléments d'information requis dans un pré-en-tête, sous forme de texte d'aperçu.

En résumé

Vos lignes d'objet doivent comprendre :

• le mot "webinaire" en soi ;

• le sujet de votre webinaire ;

• un pré-en-tête où vous exposez l'idée principale du webinaire.

Remarque ! L'objet dépend également du nombre d'e-mails d'invitation. Pour le dernier e-mail, il peut être quelque chose comme "Saisissez votre chance de...", "Dernière offre...", ou quelque chose comme ça.

2. Mettez toutes les informations nécessaires sur une bannière

Les bannières sont peut-être la partie la plus visible de l'e-mail. Veillez à y faire figurer l'idée/le sujet principal, les panélistes et l'heure.

(Source : Courriel de GrowthHackers)

La création de telles bannières avec Stripo n'a rien de sorcier. Cela peut être fait en un rien de temps :

• faites glisser le bloc de bannière dans le modèle d'e-mail de votre webinaire ;

• télécharger un fichier image nécessaire ;

• cliquez sur le bouton "T" au-dessus du modèle dans le panneau des paramètres ;

• Cliquez avec le bouton gauche de la souris n'importe où sur l'image de votre bannière pour activer le panneau de texte ;

• entrez votre texte CTA ;

• l'envelopper dans l'une des 40+ polices de caractères décoratives proposées par Stripo ;

• si vous voulez mettre un "bouton" sur votre bannière, dans le panneau des paramètres, cliquez sur le bouton "Image supplémentaire" ;

• ajouter un lien vers votre bannière.

Pour plus de détails sur la façon de créer des bannières pour vos modèles d'invitation à des webinaires, veuillez regarder notre vidéo.

3. Fournir un ordre du jour complet de votre webinaire

Vous devez mentionner tous les moindres détails que vous avez concernant le webinaire :

• le problème/thème que vous allez mettre en évidence. Vous devez également préciser ici les sous-thèmes et les questions que vous vous apprêtez à aborder ;

• compétences requises - facultatives. Si vous préparez un webinaire pour les débutants, veuillez le mentionner dans votre invitation ; 

• les choses que les participants apprendront - nous en avons parlé plus haut ;

• la date et l'heure, y compris le fuseau horaire. Ce dernier point est important pour ceux qui gèrent une entreprise internationale ou qui travaillent sur le marché américain ;

• la durée - indiquez à vos participants combien de temps durera le webinaire. Si le webinaire doit durer plus de 2 heures, ajoutez le plan de réunion ;

• orateurs. Ajoutez des liens vers des informations plus détaillées les concernant s'il s'agit de conférenciers invités.

(Source : Courriel de Restaurant Business)

4.  Faites en sorte que votre bouton CTA soit visible

Lorsque vous envoyez une invitation par courriel à un webinaire, vous vous attendez, ou du moins vous souhaitez, obtenir le plus grand nombre possible d'inscrits. Bien entendu, vous avez ajouté un bouton CTA. Veillez à ce qu'il soit clair, visible, assez gros et qu'il indique "Réserver ma place", "RSVP", "Save my spot", etc.

(Source : Courriel de MarketingProfs Resources)

5. Promesse de partager des diapositives et un enregistrement

Parfois, nous savons à l'avance que nous ne pourrons pas assister à un webinaire, même si nous le souhaitons.

(Source : Courriel de MarketingProfs Update)

Prévenez les destinataires qu'ils recevront un enregistrement qu'ils pourront visionner à tout moment.

6. Ajouter des minuteries aux courriels d'invitation aux webinaires

Outre l'indication de la date, il est important d'ajouter des minuteurs aux e-mails d'annonce de webinaires. Les destinataires n'ont pas besoin de compter le moment où votre événement commence.

 (Source : Courriel de Pinpointe)

Vous pouvez facilement ajouter des minuteries à vos emails avec Stripo. Pour le mode d'emploi, veuillez regarder une courte vidéo :

7. Créez une série d'e-mails d'invitation au webinaire

Il est tout à fait raisonnable de créer une série d'e-mails d'invitation à des webinaires, car nous ne remarquons souvent pas et n'avons pas le temps de vérifier tous les e-mails dans notre boîte de réception.

Plus vous envoyez de courriels, plus vous avez de chances qu'un de vos courriels soit remarqué. Mais n'envoyez pas plus de 3 invitations afin de ne pas ennuyer votre public. 

8. Inclure le lien "Ajouter au calendrier

Si les utilisateurs s'inscrivent à votre webinaire, cela signifie certainement qu'ils veulent y participer. Mais ils sont tous des gens occupés. Ils peuvent donc oublier. Aidez les utilisateurs à assister à votre webinaire au bon moment en ajoutant le lien "Ajouter au calendrier".

(Source : Courriel de Stripo)

Comme vous pouvez le voir, nous ajoutons même un lien vers Youtube où le webinaire sera hébergé. Bien sûr, nous le faisons parce que les utilisateurs peuvent également y définir un rappel du webinaire.

9. Travailler sur la description du webinaire

Ne vous concentrez pas uniquement sur la conception de l'e-mail d'invitation au webinaire. Concentrez-vous également sur la description du webinaire. Assurez-vous qu'elle est suffisamment informative.

(Source : Courriel d'Eryn, Pinpointe On-Demand)

Caractéristiques à inclure à vos e-mails d’invitation à un webinaire

Les caractéristiques ci-dessous sont optionnelles, mais elles ajouteront de la vie à vos e-mails. 

1. Jargon ou argot

Oui, les newsletters doivent être polies et utiliser un langage formel. Mais le jargon, comme langage professionnel, est une bonne chose dans les e-mails, spécialement si votre public cible est composé de gens d’expérience, de professionnels. Étienne de Condillac, philosophe, a mentionné que chaque science nécessitait son propre langage.

En plus, cela pourrait être un indicateur que vous avez une bonne connaissance du sujet.

(Source : Courriel de eSputnik)

L’argot est un autre sujet dont il faut parler. La jeune génération préfère utiliser des mots informels. Par exemple, plusieurs disent maintenant « sexy » au lieu de « bon » ou « excellent ».

Par contre, nous devrions utiliser l’argot avec précaution et seulement lorsque c’est approprié.

Je peux difficilement imaginer notre président dire « Notre loi est sexy ».

2. Vidéo

Un message verbal est parfois mieux qu’une douzaine d’e-mails.

N’hésitez pas à ajouter des vidéos informatives lorsque vous créez vos e-mails d’invitation à un webinaire.

(Source : Courriel de Litmus)

Important de noter : 

Lorsque vous ajoutez des vidéos à vos e-mails avec Stripo, vous n’avez pas à entrer le texte alt et le nom de la vidéo – nous nous en occupons. Et vous pouvez inclure une vignette personnalisée pour rendre votre image d’aperçu encore plus attrayante et plus significative. Elle peut être n’importe quoi, y compris un GIF.

Essayez Stripo

3. Blagues

Nous apprécions tous un bon sens de l’humour. Comme l’a dit Victor Borge, « Le rire est la distance la plus courte entre deux personnes. » Par ailleurs, une petite blague dans votre e-mail d’invitation indique que le webinaire ne sera pas ennuyeux.

4. Signature

Une signature au bas de l’e-mail d’invitation le rendra plus personnel.

Si vous écrivez un e-mail au nom du conférencier, assurez-vous de mettre sa photo à la fin de l’e-mail.

(Source : Courriel de GetResponse)

Notez ! Vous pouvez inclure votre signature à la main réelle, cela vous démarquera !

Veuillez lire la publication « 10 meilleures signatures pour e-mails ». 

E-mails de suivi

Un e-mail d’invitation à un webinaire n’est que le début d’une série de messages.

1. E-mail de confirmation d’inscription

Lorsque votre abonné s’inscrit à votre webinaire, assurez-vous de lui envoyer un e-mail de confirmation d’inscription.

Cet e-mail sert à résumer les détails du webinaire et à confirmer que le participant est bien confirmé et qu’il pourra assister à votre événement.

(Source : Courriel de Litmus)

Les participants posent des questions, laissent des commentaires et ajoutent cet événement à leur calendrier.

Quand devriez-vous envoyer cet e-mail ? — Immédiatement ! Nous nous attendons à avoir la confirmation sur le champ.

2. Rappels pour le webinaire

Tout le monde est très occupé et a beaucoup de choses à faire, nous pourrions oublier certains événements. C’est pourquoi nous sommes dépendants des rappels.

Assurez-vous d’ajouter une option « Ajouter au calendrier » lorsque vous créez un e-mail de rappel pour le webinaire.

(Source : Courriel de eSputnik)

Cela peut être une série de rappels.

3. Les e-mails de remerciement d’avoir assisté

Oui, il est important de remercier tout le monde pour son temps.

(Source : Courriel de Litmus)

Dans cet e-mail, vous pouvez aussi demander aux participants de remplir un court sondage post-webinaire.

4. Partager un enregistrement

Envoyez un enregistrement du webinaire à ceux qui y ont participé ainsi qu’à ceux qui n’ont pas pu assister à votre webinaire.

(Source: Courriel de Courriel sur l'acide)

Comme nous l’avons dit ci-dessus, cela sera apprécié par tous les lecteurs. Assurez-vous d’envoyer l’enregistrement seulement à ceux qui se sont inscrits à votre événement ou qui en ont fait la demande.

Meilleurs exemples d’invitations à un webinaire

Nous avons regroupé quelques-uns de nos e-mails d’invitation à un webinaire préférés trouvés dans notre boîte de réception :

1. Multiples boutons CTA

(Source : Courriel de l'équipe dotdigital)

C’est une bonne pratique d’ajouter deux ou même trois boutons CTA à vos e-mails. Un va au début de votre e-mail — vous pouvez même le placer sur une bannière à côté du titre du webinaire — et un autre devrait être placé à la fin de votre e-mail après tous les détails et avantages.

Important de noter :

Comme nous l’avons dit ci-dessous, vous pouvez définir la taille et la couleur du bouton dans l’onglet Apparence avant de créer votre e-mail de webinaire, afin que le design du bouton demeure constant.

Aussi, vous pouvez juste copier le bouton que vous venez de créer et le déplacer vers une autre partie de votre e-mail. Faites cela avec n’importe quel élément de votre e-mail.

2. Deux options : assister en direct ou regarder l’enregistrement plus tard  

Selon moi, c’est tout simplement génial. Les gens intéressés à votre webinaire le regarderont certainement lorsqu’ils auront le temps.

(Source : Courriel de Practical Ecommerce)

En plus, vous n’avez pas besoin de rejoindre avec des rappels ceux qui choisissent « Envoyez-moi l’enregistrement ». 

3. Vidéo avec des détails sur le webinaire

Certainement, vous partagerez les idées et les buts de votre webinaire par écrit.

(Source : Courriel de Mailerlite)

Par contre, laissez le conférencier se présenter. Par ailleurs, une communication personnelle comme celle-là attire plus de participants.

4. Caractéristiques principales comme sommaire de l’invitation

Cet exemple d’e-mail d’invitation à un webinaire de Marketing Profs montre comment « terminer » votre e-mail efficacement — ils ajoutent les caractéristiques principales comme sommaire à l’invitation complète à la fin de leurs e-mails.

(Source : Courriel de l'entreprise de restauration)

Assurez-vous d’ajouter un bouton CTA sous cette boîte.

5. Modèle d’invitation à un webinaire avec toutes les données nécessaires

Cet e-mail fut créé par nos codeurs et spécialistes de marketing par e-mail. Il contient des champs pour les données, l’ordre du jour, une bannière, deux boutons CTA et des espaces pour les photos des panélistes.

Utilisez ce modèle

Modèles de texte d'invitation à un webinaire

Après un examen approfondi de la conception et de la composition des e-mails, explorons d'autres exemples de modèles de texte, qui sont fournis avec nos modèles d'e-mails et peuvent servir d'inspiration pour vos propres créations.

Modèle de texte 1 :

Ce modèle est excellent pour susciter l'enthousiasme autour d'un sujet d'avant-garde ou d'une nouvelle approche, en mettant l'accent sur le caractère exclusif et innovant du webinaire.

Introduction d'un webinaire innovant

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(Source : Stripo template)

Modèle de texte 2 :

Ce modèle d'e-mail de rappel crée efficacement un sentiment d'urgence, incitant les destinataires à agir rapidement et à réserver leur place avant la clôture des inscriptions.

Dernière chance de rappel

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Modèle de texte 3 :

S'adressant spécifiquement aux personnes qui découvrent un sujet, ce modèle présente une approche accessible et accueillante, ce qui en fait un point de départ idéal pour ceux qui cherchent à acquérir des connaissances de base.

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Ce modèle s'adresse aux professionnels expérimentés et propose des stratégies et des tactiques avancées, ce qui en fait une ressource précieuse pour ceux qui cherchent à améliorer leurs compétences.

Webinaire pour les utilisateurs avancés

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Modèle de texte 5 :

En soulignant la nature interactive du webinaire, ce modèle encourage l'engagement et la conversation, ce qui le rend attrayant pour ceux qui ont des questions spécifiques ou recherchent des conseils personnalisés.

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Modèle de texte 6 :

Ce modèle promeut une série continue, permettant aux participants d'approfondir un sujet à travers plusieurs sessions, offrant ainsi une expérience d'apprentissage complète.

Annonce d'une série de webinaires

Objet : Annonce de notre série de webinaires [Sujet] : Élargissez vos connaissances !

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Nous sommes ravis de vous annoncer notre prochaine série de webinaires sur le [sujet], conçus pour vous aider à maîtriser tous les aspects du [sujet] ! Rejoignez-nous pour ces sessions, qui débuteront le [Date] à [Heure].

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(Source : Stripo template)

Modèle de texte 7 :

Ce modèle de suivi garantit que les participants peuvent accéder au contenu après l'événement, ce qui favorise un engagement continu et renforce la valeur du webinaire.

Suivi post-webinaire

Objet : Merci d'avoir participé à notre webinaire [Sujet] - Accédez à l'enregistrement maintenant !

Cher [Nom du destinataire],

Nous vous remercions d'avoir participé à notre récent webinaire intitulé "Explorer le monde de [sujet]". Nous espérons que vous avez trouvé la session instructive et utile.

Si vous avez manqué quelque chose ou si vous souhaitez partager le contenu avec vos collègues, nous avons le plaisir de vous offrir l'accès à l'enregistrement du webinaire : [Lien vers l'enregistrement]

Nous vous invitons également à nous faire part de vos commentaires sur la session et à nous indiquer les autres sujets que vous souhaiteriez que nous abordions lors de nos prochains webinaires.

Restez à l'écoute pour les prochains événements et les ressources supplémentaires qui vous aideront à poursuivre votre voyage [Sujet].

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,

[Votre nom]

[Votre entreprise]

(Source: Stripo template)

Modèle de texte 8 :

Ce modèle positionne votre entreprise en tant que collaborateur, invitant des experts du secteur à apporter leurs connaissances, ce qui améliore la qualité et la crédibilité du webinaire.

Invitation à collaborer à un webinaire

Objet : Collaborons à un webinaire [Sujet] - Rejoignez-nous !

Cher [Nom du destinataire],

Nous avons admiré votre travail dans le domaine du [sujet] et pensons que votre expertise serait un complément fantastique à notre prochaine série de webinaires. Nous serions honorés si vous pouviez vous joindre à nous en tant qu'orateur invité le [Date] à [Heure].

Le webinaire, intitulé "Libérer la puissance de [sujet] : Perspectives d'experts", réunira des leaders du secteur qui partageront leurs points de vue, leurs expériences et leurs meilleures pratiques. Votre contribution serait inestimable pour faire de cet événement un succès.

N'hésitez pas à nous faire part de votre intérêt pour cette manifestation. Nous nous ferons un plaisir de vous fournir de plus amples informations et de discuter de votre participation.

Nous nous réjouissons de la possibilité de travailler ensemble.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,

[Votre nom]

[Votre entreprise]

(Source: Stripo template)

Modèle de texte 9 :

By providing a recap of the webinar's content and promoting future events, this template keeps the conversation going, nurturing relationships with participants and fostering a sense of community.

Récapitulation du webinaire et prochaines étapes

Objet : Vous avez manqué notre webinaire [Sujet] ? Voici un récapitulatif et les prochaines étapes !

Cher [Nom du destinataire],

Nous avons récemment organisé notre webinaire, "Approfondir le [sujet]", avec l'expert [nom de l'orateur]. Si vous l'avez manqué, ne vous inquiétez pas ! Nous avons préparé un récapitulatif pour vous, ainsi qu'un accès à l'enregistrement : [Lien vers l'enregistrement]

Au cours de la session, nous avons abordé les points suivants

[Avantage clé 1]

[Avantage clé 2]

[Avantage clé 3]

Mais ce n'est pas tout ! Nous prévoyons d'autres webinaires sur [Sujet] dans un avenir proche. Pour rester informé des événements à venir et ne rien manquer, abonnez-vous à notre lettre d'information ou suivez-nous sur les médias sociaux.

Restez en contact, et nous vous verrons lors de notre prochain webinaire !

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,

[Votre nom]

[Votre entreprise]

(Source: Stripo template)

Modèle de texte 10 :

Ce modèle permet de recueillir les commentaires des participants, en soulignant l'importance de leur opinion, et contribue à améliorer les prochains webinaires tout en recueillant des témoignages précieux à des fins promotionnelles.

Demande de témoignage pour un webinaire

Objet : Faites-nous part de vos impressions sur notre webinaire [Sujet] - Vos commentaires nous intéressent !

Cher [Nom du destinataire],

Nous vous remercions d'avoir participé à notre récent webinaire intitulé "Maîtriser [sujet] : Un guide complet". Nous espérons que vous avez trouvé la session instructive et intéressante.

Comme nous nous efforçons d'améliorer constamment nos webinaires, nous vous serions reconnaissants de nous faire part de vos impressions sur l'événement. Vos commentaires sont essentiels pour nous aider à créer un contenu encore meilleur pour les prochaines sessions.

En outre, nous vous serions reconnaissants de nous fournir un bref témoignage sur votre expérience. Avec votre permission, nous aimerions faire figurer vos commentaires sur notre site web et notre matériel promotionnel.

Pour nous faire part de vos commentaires et de votre témoignage, veuillez cliquer ici : [Lien vers les commentaires]

Nous vous remercions de votre soutien et attendons avec impatience vos commentaires.

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées,

[Votre nom]

[Votre entreprise]

(Source: Stripo template)

Dernières réflexions

Pour résumer, j'aimerais partager les recommandations à suivre lors de la création d'un modèle d'invitation à un webinaire :

• Rédigez un objet concis d'invitation à un webinaire ;

• spécifier la date, le fuseau horaire et la durée du webinaire ;

• créer un bouton CTA brillant ;

• ajouter le bouton "Ajouter au calendrier" ;

• présenter les orateurs au public cible ;

• ajoutez vos propres caractéristiques. Soyez créatif ;

• inclure votre signature personnelle.

Je vous souhaite sincèrement la meilleure des chances dans tous vos projets futurs.