Email di invito ai webinar: esempi e migliori linee guida

Sapevi che il tasso medio di partecipazione ad un webinar è del 40% di tutti gli iscritti, compresi quelli che guardano i video on demand? Tuttavia, alcune aziende raggiungono un tasso del 60%. In questo post, condivideremo i migliori esempi di email di invito ai webinar e le migliori linee guida per aiutarti a raggiungere il numero massimo di partecipanti.

Cosa spinge i destinatari a partecipare a un webinar webinar

Riassumendo:

1. Una conoscenza profonda di un problema

Sul web si possono trovare tantissime informazioni, ma a volte abbiamo bisogno di scendere davvero nel dettaglio. Garantisci a chi partecipa che analizzerai a fondo il problema. 

Se tieni un webinar dedicato a principianti del campo di cui ti occupi, assicurati di menzionarlo nell’invito.

(Fonte: e-mail da Similarweb)

2. Una soluzione a un dato problema

Le persone non cercano solo un’analisi dei problemi, ma anche le possibili soluzioni. 

(Fonte: e-mail di Pinpointe)

Spiega che condividerai la tua esperienza (oppure l’esperienza di un cliente che hai aiutato, se hai il consenso a farlo), e che parlerai degli ostacoli che hai incontrato. Parla di quanto ci hai messo a superarli, quanto sforzo ti ci è voluto per migliorare la situazione. Ma se non possiedi un’esperienza del genere, non mentire dicendo di averla.

Non esagerare i risultati che hai raggiunto. Le persone apprezzano l’onestà. Puoi spiegare di aver aiutato centinaia di persone con il nostro stesso problema. Oppure puoi dire di aver analizzato l’argomento e di voler testare i risultati con il pubblico.

3. Un argomento nuovo

Oltre a parlare di un problema noto, puoi anche soppesare un tema nuovo. Sii all’avanguardia, e se l’argomento è abbastanza interessante avrai di sicuro successo in tempi brevi. Alle persone piacciono molto le innovazioni e le nuove tendenze.

4. Un opinion leader invitato come ospite

Più sono famosi gli ospiti invitati a parlare, più è probabile che il pubblico sia ampio.

(Fonte: e-mail di Litmus)

È ben noto che i millennial si fidano più delle persone che dei marchi.

5. Le cose che impareranno

Non dimenticare di elencare le cose che i partecipanti potranno imparare seguendo il tuo webinar, e l’impatto delle nuove conoscenze sul loro business.

(Fonte: e-mail da GetResponse)

Le migliori linee guida per le email di invito ai webinar

Considerando i risultati delle nostre indagini e dall’alto della nostra esperienza, voglio elencare gli elementi che un cliente apprezzerà davvero nelle e-mail di invito ai webinar.

1. Rendi significativo l'oggetto

Sappiamo tutti che ogni e-mail inizia con l’oggetto. Convinci i destinatari ad aprire la tua newsletter. Rendi l'oggetto chiaro, semplice ma abbastanza descrittivo.

Assicurati di specificare l'argomento della tua email nell'oggetto.

(Fonte: Gmail)

Inserisci alcune informazioni richieste direttamente in un pre-header come testo di anteprima.

Riassumendo

L'oggetto deve comprendere:

• la parola “webinar” in sé;

• l'argomento del tuo webinar;

• Il preheader in cui delinei l'idea principale del webinar.

Nota! L'oggetto dipende anche dal numero delle tue e-mail di invito. Per l'ultima email, potresti utilizzare una frase come "Cogli la tua occasione per...", "Ultima offerta..." o qualcosa del genere.

2. Metti tutte le informazioni necessarie su un banner

I banner sono forse la parte più evidente dell'e-mail. Assicurati di menzionare l'idea/argomento principale, i relatori e l’orario.

(Fonte: e-mail da GrowthHackers)

Realizzare tali banner con Stripo non è scienza missilistica. E’ possibile farli, letteralmente, in pochissimo tempo:

• trascina il blocco banner nel modello di email del tuo webinar;

• carica un file immagine necessario;

• clicca sul pulsante "T" sopra il modello nel pannello delle impostazioni;

• clicca con il tasto sinistro in qualsiasi punto dell'immagine del banner per attivare il pannello di testo;

• inserisci il tuo testo CTA ;

• Utilizza uno degli oltre 40 caratteri decorativi offerti da Stripo;

• se vuoi mettere un “pulsante” nel tuo banner, nel pannello delle impostazioni clicca sul pulsante “Immagine aggiuntiva”;

• aggiungi un link al tuo banner.

Per maggiori dettagli su come creare banner per i modelli di invito ai webinar, guarda il nostro video.

3. Fornisci un'agenda completa del tuo webinar

Devi menzionare anche i più piccoli dettagli che riguardano il webinar:

• problema/tema che evidenzierai. In questo caso, devi specificare anche quali sottoargomenti e domande tratterai;

• competenze richieste — facoltative. Se si tratta di un webinar per neofiti, menzionalo nel tuo invito;

• le cose che i partecipanti impareranno - ne abbiamo già parlato in precedenza;

• data e ora, compreso il fuso orario. Quest'ultimo è importante per chi gestisce un'azienda internazionale o lavora nel/per il mercato USA;

• durata: fai sapere ai tuoi partecipanti quanto durerà il webinar. Se il webinar durerà più di 2 ore, aggiungi il piano del meeting;

• Relatori. Se si tratta di relatori ospiti, aggiungi collegamenti per fornire informazioni più dettagliate su di loro.

(Fonte: e-mail da Restaurant Business)

4. Rendi evidente il tuo pulsante CTA

Quando invii una email di invito ad un webinar, ti aspetti o almeno desideri ottenere il maggior numero possibile di iscrizioni. Ovviamente devi aggiungere un Pulsante CTA. Assicurati che sia luminoso, visibile, abbastanza grande e che dica "Prenota il mio posto", "RSVP", "Conserva un posto per me", ecc.

(Fonte: email da MarketingProfs Resources)

5. Prometti di condividere le diapositive e una registrazione

A volte, sappiamo in anticipo che non saremo in grado di partecipare ad un webinar, anche se vorremmo esserci.

(Fonte: e-mail da MarketingProfs Update)

Comunica ai destinatari che riceveranno una registrazione che potranno guardare in qualsiasi momento.

6. Aggiungi un timer alle e-mail di invito ai webinar

Oltre a menzionare la data, è importante aggiungere un timer alle e-mail di invito ai webinar. I destinatari devono aver ben chiaro quando inizia l'evento.

(Fonte: e-mail da Pinpointe)

Puoi facilmente aggiungere un timer alle tue e-mail con Stripo. Per imparare a farlo, guarda un breve video tutorial:

7. Realizza una serie di email di invito ai webinar

Realizzare una serie di e-mail di invito ai webinar è abbastanza ragionevole poiché spesso non ci accorgiamo e né abbiamo il tempo di controllare tutte le e-mail che arrivano nella nostra casella di posta elettronica.

Più e-mail invii, maggiori sono le possibilità che una delle tue e-mail venga notata. Ma non inviare più di 3 inviti per non infastidire il tuo pubblico.

8. Includi il link "Aggiungi al calendario"

Se gli utenti si registrano al tuo webinar, significa sicuramente che vogliono parteciparvi. Ma devi considerare che sono tutte persone impegnate. Quindi, possono dimenticarlo. Aiuta gli utenti a partecipare al tuo webinar aggiungendo il link "Aggiungi al calendario".

(Fonte: e-mail da Stripo)

Come puoi vedere, aggiungiamo anche un link a Youtube dove si terrà il webinar. Ovviamente, lo facciamo affinchè gli utenti possano impostare un promemoria del webinar.

9. Lavora sulla descrizione del webinar

Non concentrarti solo sul design dell'e-mail di invito al webinar. Concentrati anche sulla descrizione del webinar. Assicurati che sia abbastanza informativa.

(Fonte: e-mail da Eryn, Pinpointe On-Demand)

Funzioni da aggiungere alle email di invito ai webinar

Le funzionalità elencate qui sotto sono facoltative. Ma di certo aiutano a rendere più interessanti le email. 

1. Gergo professionale o slang

Certo, le newsletter devono sempre usare un linguaggio formale e pulito. Ma inserire il gergo professionale nelle email non è affatto sbagliato. Soprattutto se ti rivolgi a un pubblico di professionisti dalla lunga esperienza. Il filosofo Étienne de Condillac diceva che ogni scienza aveva bisogno di un suo linguaggio unico.

Inoltre l’uso del gergo giusto può dimostrare che conosci a fondo il tema di cui si parla.

(Fonte: e-mail da eSputnik)

Lo slang è tutto un altro discorso. I giovani, soprattutto, preferiscono usare parole informali. Ad esempio, dicendo “è una bomba” al posto di “buono” o “ottimo”.

Tuttavia dovremmo usare lo slang con cura, e solo nel luogo adeguato.

Di certo non si può dire “Questo decreto legislativo è una bomba”.

2. Video

Un messaggio verbale a volte è meglio di una dozzina di email.

Non esitare ad aggiungere video informativi quando crei l’email di invito a un webinar.

(Fonte: e-mail di Litmus)

Nota importante: 

Quando aggiungi i video alle tue email con Stripo, non serve inserire il testo alternativo e il nome del video, ci pensiamo noi! Inoltre puoi caricare una miniatura personalizzata per rendere più interessante e significativa l’anteprima. Può essere qualsiasi cosa, anche una GIF.

Prova Stripo

3. Frasi scherzose

Tutti apprezzano un buon senso dell’umore. Come ha detto Victor Borge, “La risata è la distanza minore tra due persone”. E inoltre una battutina nell’invito via email può indicare che il webinar non sarà noioso.

4. Firma

Una firma nel footer dell’invito renderà l’email più personalizzata.

Se scrivi l’email per conto di qualcuno che parlerà al webinar, assicurati di inserire la foto della persona in questione alla fine dell’email. 

(Fonte: e-mail da GetResponse)

Ricorda: aggiungere la tua firma vera, scritta a mano, è un buon modo per farsi notare!

Puoi farlo leggendo l’articolo “10 migliori firme per le email”. 

Email successive

Un invito a un webinar non è altro che il primo messaggio di una serie.

1. Email di conferma di avvenuta registrazione

Una volta che il destinatario si è registrato al tuo webinar, assicurati di inviare un’email di conferma di avvenuta registrazione.

In questa email riassumi i dettagli del webinar, e confermi che la persona ha effettivamente un posto prenotato, e che quindi può partecipare all’evento.

(Fonte: e-mail di Litmus)

Usala anche per permettere a chi parteciperà di fare domande o commenti, e di aggiungere l’evento al proprio calendario.

Quando inviare quest’email? — Subito! Chi prenota vuole una conferma immediata.

2. Promemoria per il webinar

Nel mondo tutti sono occupatissimi e impegnati, e potrebbe capitare di dimenticare un evento. È per questo che ci affidiamo ai promemoria.

Non dimenticare di includere l’opzione “Aggiungi al calendario” quando crei un promemoria per il webinar.

(Fonte: e-mail da eSputnik)

Puoi anche fare una serie di promemoria.

3. Email di ringraziamento

È davvero importante ringraziare chi ti dedica il proprio tempo.

(Fonte: e-mail di Litmus)

Puoi anche usare questa email, per chiedere ai destinatari di partecipare a un sondaggio post-webinar.

4. Email di condivisione della registrazione

Invia una registrazione del webinar per permettere a chi non è riuscito a presenziare di seguirlo, e per dare l’opportunità a chi ci è stato di rivederlo.

(Fonte: e-mail da e-mail su Acid)

Come detto in precedenza, far questo verrà apprezzato da tutti i destinatari. Assicurati di inviare la registrazione solo alle persone che si sono registrate all’evento, o che ne hanno fatto richiesta.

Migliori esempi di invito a un webinar

Dalla nostra casella di posta in arrivo abbiamo raccolto una manciata dei nostri esempi preferiti di email di invito ai webinar.

1. Usa pulsanti CTA duplicati

(Fonte: e-mail dal team dotdigital)

Una buona tecnica consiste nell’aggiungere due, o persino tre, pulsanti CTA alle tue email. Il primo va all’inizio dell’email, e addirittura puoi inserirla nel banner accanto al titolo del webinar; piazza la seconda alla fine dell’email, dopo tutti i dettagli e i vantaggi del webinar.

Nota importante:

Come già menzionato, puoi impostare le dimensioni e il colore dei pulsanti nella scheda Aspetto prima di creare l’email, in modo che il design del pulsante resti sempre uguale. 

Inoltre, puoi semplicemente copiare il pulsante che hai creato (così come qualsiasi altro elemento) e aggiungerlo nel punto dell’email che preferisci.

2. Offri due opzioni: partecipare in diretta, o guardare la registrazione in un secondo momento

Riteniamo utilissimo offrire questa possibilità. Chi è interessato al webinar avrà la certezza di poterlo guardare nel momento migliore.

(Fonte: e-mail da Ecommerce Pratico)

E non serve inviare promemoria a chi ha scelto l’invio della registrazione. 

3. Inserisci un video con i dettagli del webinar

Di sicuro condividerai le idee e gli obiettivi del webinar in modalità testuale.

(Fonte: e-mail da Mailerlite)

Tuttavia, permetti all’ospite che parlerà al webinar di presentarsi. Una comunicazione personalizzata del genere porta a una partecipazione maggiore.

4. Riassumi l’invito sottolineando le caratteristiche principali

Questo esempio di email di invito a un webinar di Marketing Profs ti mostra come “chiudere” in modo efficace l’email: con un riassunto dell’intero invito che racchiude le caratteristiche principali dell’evento

(Fonte: e-mail dall'attività di ristorazione)

Se segui questo esempio, ricorda di aggiungere un pulsante CTA sotto questo elemento.

5. Modello di invito a webinar con tutti i dati necessari

Quest’email è stata creata dai nostri programmatori ed esperti di marketing. Contiene campi specifici per i dati, il programma, il banner, il logo, due pulsanti CTA, e dei punti in cui aggiungere le foto degli ospiti che parleranno al webinar.

Usa questo modello

Modelli di testo di invito al webinar

Dopo un esame completo del design e della composizione delle email, esploriamo ulteriori esempi di modelli di testo, che vengono forniti con i nostri modelli di email e possono servire come ispirazione per le tue creazioni.

Modello di testo 1:

Questo modello è eccellente per generare entusiasmo attorno ad un argomento innovativo o a un nuovo approccio, sottolineando la natura esclusiva e nuova del webinar.

Presentazione di un webinar innovativo

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(Fonte: Modello di Stripo)

Modello di testo 2:

Questo modello di email di promemoria crea efficacemente un senso di urgenza, spingendo i destinatari ad agire rapidamente e ad assicurarsi un posto prima della chiusura della registrazione.

Promemoria di ultima possibilità

Oggetto: Ultima possibilità per registrarti al nostro webinar [Argomento] – Non perdere l'occasione!

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(Fonte: Modello di Stripo)

Modello di testo 3:

Rivolto specificamente a coloro che non conoscono un argomento, questo modello mostra un approccio accessibile e accogliente, rendendolo un punto di partenza ideale per coloro che cercano delle conoscenze di base.

Webinar per principianti

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(Fonte: Modello di Stripo)

Modello di testo 4:

Questo modello si rivolge a professionisti esperti, offrendo strategie e tattiche avanzate, il che lo rende una risorsa preziosa per coloro che cercano di elevare le proprie capacità.

Webinar per utenti esperti

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(Fonte: Modello di Stripo)

Modello di testo 5:

Evidenziando la natura interattiva del webinar, questo modello incoraggia l'impegno e la conversazione, rendendolo interessante per coloro che hanno domande specifiche o cercano consigli personalizzati.

Webinar di Domande e Risposte in Live

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[Il Tuo Nome]

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(Fonte: Modello di Stripo)

Modello di testo 6:

Questo modello promuove una serie di webinar in corso, consentendo ai partecipanti di approfondire un argomento attraverso più sessioni, fornendo un'esperienza di apprendimento completa.

Annuncio della serie di webinar

Oggetto: Annuncio della nostra serie di webinar [Argomento]: amplia le tue conoscenze!

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Partecipando a questi webinar, otterrai informazioni preziose e potrai rimanere aggiornato nel tuo settore. Registrati ora e trasforma la tua esperienza su [Argomento]!

Distinti saluti,

[Il Tuo Nome]

[La Tua Azienda]

(Fonte: Modello di Stripo)

Modello di testo 7:

Questo modello di follow-up garantisce che i partecipanti possano accedere ai contenuti dopo l'evento, favorendo il coinvolgimento continuo e rafforzando il valore del webinar.

Post-webinar follow-up

Oggetto: Grazie per aver partecipato al nostro webinar [Argomento]: accedi subito alla registrazione!

Gentile [Nome Destinatario],

Grazie per aver partecipato al nostro recente webinar, "Esplorare il mondo di [Argomento]". Ci auguriamo che tu abbia trovato la sessione istruttiva e preziosa.

Se ti sei perso qualcosa o se desideri condividere il contenuto con i tuoi colleghi, siamo lieti di offrirti l'accesso alla registrazione del webinar: [Link di Registrazione]

Ti invitiamo inoltre a fornire un feedback sulla sessione e a farci sapere quali altri argomenti vorresti che trattassimo nei webinar futuri.

Resta sintonizzato per i prossimi eventi e risorse aggiuntive per aiutarti a continuare il tuo viaggio su [Argomento].

Distinti saluti,

[Il Tuo Nome]

[La Tua Azienda]

(Fonte: Modello di Stripo)

Modello di testo 8:

Questo modello posiziona la tua azienda come collaboratore, invitando esperti del settore a contribuire con le loro conoscenze, migliorando in definitiva la qualità e la credibilità del webinar.

Invito alla collaborazione nel webinar

Oggetto: Collaboriamo ad un webinar su [Argomento] – Unisci le forze con noi!

Gentile [Nome Destinatario],

Ammiriamo il tuo lavoro nel settore del [Argomento] e crediamo che la tua esperienza sarebbe un'aggiunta fantastica alla nostra prossima serie di webinar. Saremmo onorati se potessi unirti a noi come relatore ospite il [Data] alle [Ora].

Il webinar, intitolato "Sbloccando la Potenza di [Argomento]: Prospettive degli Esperti", riunirà i leader del settore per condividere le loro intuizioni, esperienze e migliori linee guida. Il tuo contributo sarebbe prezioso per rendere questo evento un successo.

Facci sapere se sei interessato a partecipare e saremo lieti di fornirti ulteriori dettagli e parlare del tuo coinvolgimento.

Attendiamo con impazienza la possibilità di lavorare insieme.

Distinti saluti,

[Il Tuo Nome]

[La Tua Azienda]

(Fonte: Modello di Stripo)

Modello di testo 9:

Fornendo un riepilogo del contenuto del webinar e promuovendo eventi futuri, questo modello mantiene viva la conversazione, alimentando le relazioni con i partecipanti e promuovendo un senso di comunità.

Riepilogo del webinar e passaggi successivi

Oggetto:Ti sei perso il nostro webinar su [Argomento]? Ecco un riepilogo e di cosa trattaremo dopo!

Gentile [Nome Destinatario],

Di recente abbiamo ospitato il nostro webinar approfondito, "Immergersi più a fondo in [Argomento]", con l’esperto relatore [Nome Relatore]. Se te lo sei perso, non preoccuparti! Abbiamo preparato un riepilogo per te, insieme all'accesso alla registrazione: [Link di Registrazione]

Durante la sessione abbiamo trattato:

[Vantaggio Chiave 1]

[Vantaggio Chiave 2]

[Vantaggio Chiave 3]

Ma non è tutto! Stiamo pianificando altri webinar su [Argomento] nel prossimo futuro. Per rimanere informato sui prossimi eventi e assicurarti di non perderli, iscriviti alla nostra newsletter o seguici sui social network.

Rimani sintonizzato e ci vediamo al nostro prossimo webinar!

Distinti saluti,

[Il Tuo Nome]

[La Tua Azienda]

(Fonte: Modello di Stripo)

Modello di testo 10:

Questo modello cerca feedback dai partecipanti, sottolineando l'importanza delle loro opinioni e, in definitiva, aiuta a migliorare i futuri webinar raccogliendo preziose testimonianze a scopo promozionale.

Richiesta di testimonianze sul webinar

Oggetto: Condividi i tuoi pensieri sul nostro webinar di [Argomento]: apprezziamo il tuo feedback!

Gentile [Nome Destinatario],

Grazie per aver partecipato al nostro recente webinar, "Padronanza su [Argomento]: una guida completa". Ci auguriamo che tu abbia trovato la sessione istruttiva e coinvolgente.

Poiché ci sforziamo di migliorare continuamente i nostri webinar, ti saremmo grati se potessi condividere le tue opinioni sull'evento. Il tuo feedback è essenziale per aiutarci a creare contenuti ancora migliori per le sessioni future.

Inoltre, ti saremmo grati se potessi fornire una breve testimonianza sulla tua esperienza. Con il tuo permesso, ci piacerebbe inserire i tuoi commenti sul nostro sito web e sui materiali promozionali.

Per condividere il tuo feedback e la tua testimonianza, fai click qui: [Link del Feedback]

Grazie per il tuo supporto e non vediamo l'ora di sentire le tue opinioni.

Distinti saluti,

[Il Tuo Nome]

[La Tua Azienda]

(Fonte:Modello di Stripo)

Conclusioni

Per riassumere, vorrei condividere i consigli da seguire durante la realizzazione di un modello di invito al webinar:

• scrivi un oggetto conciso;

• specifica la data, il fuso orario e la durata del webinar;

• crea un pulsante CTA evidente;

• aggiungi il pulsante “Aggiungi al calendario”;

• presenta i relatori al tuo pubblico;

• aggiungi caratteristiche personali. Sii creativo;

• includi la tua firma personale.

Ti auguro sinceramente buona fortuna per tutti i tuoi sforzi futuri.