Как написать письмо с благодарностью после интервью

Мы живем в мире, где рекрутеры ежедневно проводят десятки интервью. Собеседование может проводиться оффлайн, онлайн или по телефону. Даже если вы фрилансер, работодатель наверняка захочет встретиться с вами и узнать о вас больше.

Но как поступить по-другому, чтобы интервьюер запомнил вас? Конечно, мы не имеем в виду опоздание или грубость во время разговора — у нас есть идея получше. И это — письмо с благодарностью.

Что такое письмо с благодарностью после интервью?

Письмо с благодарностью после интервью — это письмо с выражением признательности и благодарности, которое кандидат должен отправить потенциальному работодателю, чтобы как-то выделиться среди других соискателей.

Не нужно писать огромный текст — пусть ваше сообщение будет коротким и выражает благодарность за то, что интервьюер уделил вам время, и за ваше желание стать частью культуры их компании. Можно также добавить несколько слов, которые запомнились вам во время беседы, и пожелать приятного дня.

Когда следует отправлять письмо с благодарностью?

Прежде чем отправлять письмо, было бы полезно расспросить рекрутера о процессе найма и узнать, как он протекает. Например, если они обещают дать вам ответ на следующий день, лучше сразу после разговора отправить письмо с благодарностью.

С другой стороны, если они свяжутся с вами в течение недели, лучшим вариантом для вас будет отправить письмо примерно через 24 часа или хотя бы на следующее утро. Такие сроки позволят специалистам по подбору персонала освежить свои соображения о вас и побудить их пригласить вас на второе интервью.

Если вы претендуете на С-level должность и решение о приеме на работу может быть принято в течение нескольких недель или даже месяцев, идеальный срок для письма с благодарностью — до трех дней. Если вы отправите его слишком рано или слишком поздно, оно, скорее всего, не повлияет на решение.

Может ли письмо с благодарностью действительно помочь в процессе найма?

Давайте посмотрим правде в глаза — большинство людей очень похожи друг на друга. Они слушают одну и ту же музыку, смотрят одни и те же фильмы и, если речь идет об одной конкретной вакансии, выполняют одну и ту же работу. Поэтому может быть довольно сложно выделиться из толпы людей, которые могут быть гораздо лучшими профессионалами, чем вы. 

Однако в современном мире быть хорошим человеком гораздо важнее, чем иметь огромный опыт (это не всегда работает, но очень часто). Когда у работодателя есть несколько равноценных кандидатов, он, скорее всего, выберет человека с хорошими манерами. И иногда короткое письмо с благодарностью после интервью оказывается решающим.

Хотя это не гарантирует, что вы получите работу, но все же может произвести о вас хорошее впечатление. Кто знает, может быть, когда у них появится другая вакансия, они сделают вам предложение и избавят от изнурительного поиска работы. 

Что следует включить в письмо с благодарностью для менеджера по найму?

Ясная тема письма

Рекрутеры получают тысячи писем каждый день, и очень важно, чтобы тема письма передавала суть. Вы можете указать название должности и короткую фразу типа «Спасибо за уделенное время» или «Спасибо за интервью». Нет необходимости дублировать свое имя, поскольку оно отображается в строке отправителя.

Персональное поздравление

Это еще один важный момент. Вы можете использовать имя или ФИО в зависимости от стиля общения работодателя. Но убедитесь, что это все еще формальное приветствие и вы не звучите бесцеремонно.

Если собеседование с вами проводили несколько человек, можно написать каждому из них отдельное письмо. Однако не копируйте сообщения и постарайтесь максимально персонализировать их.

Если у вас нет контактной информации каждого, вот подсказка: на сайте компании могут быть электронные адреса менеджеров. Но если таковых нет, не стоит беспокоить рекрутера дополнительными сообщениями, чтобы не показаться назойливым.

Короткая, но уникальная нота признательности

Начните основную часть своего сообщения с выражения благодарности. Поблагодарите интервьюера за время, уделенное вашей кандидатуре, и подчеркните, что процесс интервью прошел гладко.

Если в теме письма вы не указали должность, на которую подали заявление, это можно сделать здесь. Например, напишите «Спасибо, что уделили время нашему вчерашнему интервью» или «Я ценю, что вы рассматриваете мою кандидатуру на эту замечательную вакансию».

Короткий follow-up с важными деталями

Затем можно добавить краткий пересказ разговора. Не копайтесь в информации, которую вы обсуждали ранее, просто расставьте акценты.

В этой части вы также должны упомянуть несколько слов о компании и сказать, насколько вы вписываетесь в нее.

Ваше follow-up письмо после интервью может содержать такие выражения, как «Я был рад услышать о культуре вашей компании и выдающихся новых клиентах, и я верю, что мой опыт пригодится для достижения ваших целей» или «Мне было очень приятно познакомиться с вами, и я буду очень рад помочь [вставьте название компании] разработать продукт / заявить о себе на рынке / создать что-то потрясающее вместе».

Релевантная контактная информация

В конце письма вы можете добавить свою контактную информацию, чтобы работодателю было легче ее найти. Например, «Свяжитесь со мной по электронной почте или позвоните мне по [номер телефона]».

Вы также можете приложить что-то вроде своей визитной карточки или подписи к письму в онлайн-формате, чтобы выглядеть более официально. Еще одна вещь, которую можно написать в письме с благодарностью после интервью: «Пожалуйста, свяжитесь со мной, если после первого интервью появятся дополнительные вопросы».

Мягкое, но профессиональное завершение письма с благодарностью

В конце письма напомните получателю, насколько он вам дорог, фразой «с нетерпением жду от вас ответа» и выразите уважение словами «с наилучшими пожеланиями» и «искренне ваш».

Совет: во время интервью можно упомянуть о каком-либо проекте, портфолио или имеющихся у вас идеях, которые могут повлиять на развитие компании. Затем вы можете прикрепить этот файл к письму с благодарностью и таким образом не только напомнить менеджерам о себе, но и предоставить полезную информацию.

Это определенно поможет вам выгодно смотреться на фоне других кандидатов.

И еще кое-что

И еще пара советов для вас, чтобы убедиться, что с письмом все в порядке:

• письмо с благодарностью должно быть кратким и позитивным;
• выражение благодарности должно звучать очень искренне, иначе нет смысла тратить свое время и время работодателя;
• что бы ни произошло во время интервью, постарайтесь отвлечь внимание от любого негативного момента, который мог бы иметь место.

Эффект от персонализированного письма с благодарностью

Нет большего эгоиста, чем человек (печальная история). Люди действительно обожают быть единственными и неповторимыми, и это очень разумно при приеме на работу.

Представьте себе или вспомните ситуацию, когда рекрутер по ошибке называет вас в письме чужим именем. Вы сразу же почувствуете раздражение и вряд ли захотите продолжать разговор.

С другой стороны, когда вы упоминаете другие компании, которые рассматриваете в качестве потенциальных работодателей, менеджер чувствует себя преданным, и для некоторых людей это может сыграть решающую роль. 

Письма с благодарностью — прекрасный способ ублажить самолюбие работодателя. Важно уделить максимум внимания детализации. Вам обязательно нужно упомянуть их имя.

Кроме того, вы можете сказать что-то лестное о том, с какой информацией вы познакомились в ходе беседы. Но соблюдайте баланс и не перебарщивайте с комплиментами: старайтесь высказывать больше фактов и меньше суждений. 

Что нельзя писать в письме с благодарностью?

Мы многое узнали о важнейших элементах писем с благодарностью. Но есть и несколько вещей, которые никогда не следует упоминать в таком сообщении.

Никаких претензий

Разумеется, не стоит ни на что жаловаться. Письмо с благодарностью должно выражать признательность и благодарность, но не ворчание и недовольство. Если вы не удовлетворены процессом — не стоит писать письмо с благодарностью, верно?

Однако вы можете отправить письмо, чтобы оставить отзыв о проведенном интервью или других вещах, связанных с процессом найма. 

Никакого самолюбования

Следует также помнить, что письмо с благодарностью не является продолжением интервью. Поэтому воздержитесь от саморекламы и убеждения менеджера по подбору персонала, почему он должен нанять именно вас.

Можно написать короткое предложение о том, почему вы считаете, что подходите данной компании, с учетом того, что вы обсуждали во время интервью, но не более того. И уж точно не стоит хвастаться своими достижениями и копаться в своем предыдущем опыте.

Никакой спешки

И последнее, но не менее важное: не пытайтесь ускорить процесс. Может возникнуть множество обстоятельств, с которыми рекрутер просто не может ничего поделать. Например, менеджеру по подбору персонала может понадобиться время, чтобы рассмотреть различных кандидатов и принять решение.

Если процесс найма только начался, им придется провести собеседования с большим количеством других соискателей, чтобы выбрать одного.

В конце концов, рекрутер обычно сообщает кандидату о сроках процедуры, и совершенно нормально следовать им.

Однако если вы рассматриваете и другие предложения и вам нужно принять решение в ближайшее время, просто сообщите об этом работодателю во время первого интервью. Если они заинтересованы в вашей кандидатуре, то приложат все усилия, чтобы ускорить процесс принятия решения.

Только, пожалуйста, не пытайтесь лгать о своих переговорах с другими компаниями, если таковых нет. Опытный рекрутер легко выяснит это, и для вас это не будет выглядеть хорошо.

Вы должны быть честными на всех этапах процесса. Иначе зачем вам работать в компании, для которой нужно притворяться кем-то другим?

Есть ли разница в контенте письма, если вы проходили интервью офлайн либо онлайн?

Мы считаем (как и большинство работодателей), что вы должны отправлять письма с благодарностью как после онлайн, так и после офлайн собеседований.

Конечно, вы можете сказать несколько приятных слов в конце беседы, но она будет более запоминающейся, если вы напишете краткую записку рекрутеру.

Разницы в содержимом отдельной благодарственной записки не будет, потому что цель остается прежней — показать свои soft skills, подтвердить свой интерес к обсуждаемой позиции и повлиять на решение вашего потенциального работодателя, причем не только одного человека — мы говорим о хорошем впечатлении на нескольких людей.

С другой стороны, если вы были в офисе компании, неплохо было бы упомянуть, насколько хорошей была атмосфера и как вы были рады познакомиться с командой. Иногда, когда рекрутеры приглашают кандидатов в офис, то устраивают небольшую экскурсию по нему и рассказывают больше о компании.

Обратите внимание на детали, которые можно упомянуть в письме с благодарностью, чтобы дать им понять, что вы цените их усилия.

Нужно ли отправлять письмо с благодарностью после беседы в Upwork?

После всего этого? Всегда.

Даже в мире фриланса люди всегда хотят работать с тем, кто произвел положительное впечатление и с кем комфортно работать.

Кроме того, существует множество одинаково квалифицированных кандидатов, с которыми вам придется конкурировать как фрилансеру. Некоторые работодатели предпочитают искать подходящего кандидата, способного внести ценный вклад в работу, в течение длительного времени, чем сразу соглашаться на кого-то среднего уровня.

Сегодня компании часто ищут наилучший «soft-skill match», а сотрудники пытаются найти место, где они будут чувствовать себя ценными и важными. Это вполне объяснимо, поскольку никто не хочет работать в токсичной среде.

Конечно, на Upwork менеджеры по подбору персонала, как правило, смотрят в основном на портфолио. Это само собой разумеется, иначе вы можете даже не получить шанса на интервью. А если учесть, что фрилансеры не привыкли проходить собеседования и, вероятно, не знают таких негласных правил процесса найма, отправка писем с благодарностью после интервью может стать вашим огромным преимуществом.

В таком случае, чем раньше вы отправите это письмо, тем лучше. И кто знает, может быть, вы получите свою первую задачу быстрее, чем ожидали.

Три примера писем с благодарностью и темами (после разговора, телефонного звонка, встречи Zoom)

Мы позаботились обо всем и решили поделиться с вами несколькими примерами письма с благодарностью, чтобы помочь систематизировать ваши мысли и создать особенное письмо для вашего потенциального работодателя. Конечно, письма могут отличаться, и вам определенно стоит придать им некоторую персонализацию, но мы делимся с вами основной идеей.

Взглянем поближе!

1. Письмо с благодарностью после интервью по телефону

Этот шаблон письма краток и просто идеален для follow-up`а после телефонного интервью. Вы пишете пару строк благодарности, затем немного напоминаете о том, почему вы подходите на эту роль, и заканчиваете обещанием продолжить процесс и готовностью помочь с предоставлением необходимой информации.

И не забудьте продублировать контакты.

Тема письма: Приятно познакомиться

Здравствуйте, уважаемый/-ая [имя отчество],

Я хотел бы поблагодарить вас за наше короткое интервью сегодня. Мне было приятно поговорить с вами и узнать больше о компании и, в частности, о должности [название вакансии].

Задачи и другие перспективы звучат захватывающе, и я считаю, что могу подойти на эту должность благодаря своему опыту работы в [название предыдущей компании] и в проекте [название].

Я с нетерпением жду ответа от вас и дальнейшего обсуждения этой возможности. Пожалуйста, свяжитесь со мной по поводу моего резюме или рекомендаций, я отвечу вам в ближайшее время.

С наилучшими пожеланиями,

[ваше имя]

Контактный адрес электронной почты и номер телефона.

2. Шаблон письма с благодарностью после интервью в Zoom

Вот пример письма с благодарностью за интервью, которое можно отправить после видеозвонка с рекрутером или менеджером по подбору персонала. Оно может быть более содержательным, чем предыдущее, поскольку встречи в Zoom обычно занимают больше времени, и у вас есть возможность обсудить множество деталей. В этой благодарственной записке вы можете расширить часть о благодарности и подвести итог разговора.

Тема письма: Спасибо за интервью на должность [название вакансии]

Здравствуйте, уважаемый/-ая [имя отчество],

Пишу вам, чтобы выразить свою признательность и благодарность за то, что вы уделили время и внимание моей кандидатуре. Наша беседа была действительно вдохновляющей, и я чувствую, что эта должность — отличный выбор для меня.

Принимая во внимание все детали, которые мы обсудили на интервью, я могу заверить вас, что отвечаю всем необходимым требованиям и готов расти вместе с культурой [название компании].

Мой опыт работы в [укажите ваш опыт] в [название предыдущей компании] охватывает множество задач, которые вам нужны для выполнения. Кроме того, мой широкий круг общения помогает мне быстро находить решения и партнеров, что, на мой взгляд, чрезвычайно важно в связи с темпами вашего рабочего процесса.

Кроме того, я умею работать в стрессовых условиях, а трудности подстегивают меня, но не заставляют сдаваться.

Я также был очень рад узнать, что мой друг [имя] работает с вами и дал рекомендацию обо мне. Если вам понадобится дополнительная информация от моего бывшего работодателя, просто дайте мне знать. Вы можете связаться со мной в любое время по электронной почте или по [телефон/электронная почта].

Ожидаю вашего решения и надеюсь на скорую встречу с командой.

Еще раз спасибо,

[ваше имя]

3. Письмо с благодарностью после очного интервью

После начала пандемии интервью в оффлайне стали очень редкими. Люди предпочитают не тратить часы на то, чтобы добираться до офиса, где они просидят полчаса и, возможно, даже не будут приглашены на следующий этап.

С другой стороны, работодатели тоже не спешат обзванивать всех в своем офисе. Более того, в наши дни многие рекрутеры работают удаленно.

Хотя для некоторых компаний по-прежнему важно создать особую атмосферу в офисе, и они приглашают потенциальных сотрудников познакомиться поближе.

Обычно офис-менеджер устраивает краткую экскурсию по офису, в ходе которой вы можете познакомиться со своими будущими коллегами. Используйте любую возможность произвести впечатление как на менеджера по найму, так и на коллектив.

Не стесняйтесь задавать вопросы и выражать свою заинтересованность, важно, чтобы это звучало искренне. Постарайтесь запомнить все имена людей, которых вы встречаете, потому что это первый шаг к тому, чтобы найти общий язык.

Вы также можете делать заметки (но не превращайтесь в шпиона, который пытается выведать секреты) и, опять же, использовать их как основу для интервью или дальнейшей беседы. Вы обязательно должны провести это время с пользой, если забыли узнать о компании заранее.

Тема письма: Спасибо за теплый прием — [название вакансии] Должность

Уважаемый/-ая [имя отчество],

Я все еще нахожусь под впечатлением от нашей встречи и хочу сообщить вам, что мне очень понравилось говорить с вами в вашем замечательном офисе. Я живу неподалеку, и мне было бы приятно ходить туда каждый день, чтобы поближе поработать с такой дружной командой.

Благодаря вам я лучше ознакомился с обязанностями, которые требует эта роль, и понял, что буду ценным членом команды. Мой предыдущий опыт работы в [название предыдущей компании] как раз соответствует тому, что вы ищете.

Я также хорошо организован, легко справляюсь с различными проблемами и прекрасно управляю командой. При необходимости я могу предоставить вам рекомендацию от моего руководителя.

[Здесь вы можете добавить информацию, которую действительно обсуждали во время интервью, и то, что произвело на менеджеров большое впечатление].

[Например] Во время нашего разговора я упомянул, что провел исследование рынка по интересующему вас вопросу. Сейчас я высылаю вам файл с его результатами и полагаю, что вы найдете его полезным. Кроме того, у меня возникло еще несколько идей, которые можно обсудить на дальнейших этапах.

Свяжитесь со мной, если у вас возникнут другие вопросы или пожелания. Я доступен в любое время в течение рабочего дня.

Еще раз благодарю вас за наше интервью и с нетерпением жду ваших отзывов.

Искренне Ваш, [ваше имя].

Контактный адрес электронной почты и номер телефона.

Что делать, если вы получили письмо с отказом после интервью?

Понятно, что вы не очень рады тому, что не получили должность. Однако важно написать несколько строк о том, как вы благодарны за время, уделенное вашей кандидатуре. Это поможет вам построить свой круг общения и быть учтенным в будущих открытых вакансиях.

Такие письма не сильно отличаются от писем после интервью.

Прежде всего, следует выразить благодарность за то, что они уделили время и получили отзыв, поскольку не все компании отправляют кандидатам негативные отзывы. В том же абзаце можно еще раз указать, что вы благодарны за предоставленную возможность и ценный опыт, полученный во время интервью.

Если рекрутер изложил вам некоторые причины, по которым он выбрал другого кандидата, а не вас, скажите, что, по вашему мнению, это в интересах компании, и пожелайте им вместе добиться высоких результатов.

Если вы хотите поддерживать с ними связь в будущем, завершите письмо с благодарностью: «Надеюсь, вы будете иметь меня в виду для дальнейших вакансий», и на этом все.

Если вам предложили работу

Рекрутеры проходят через многое в процессе найма, будь то короткое телефонное интервью или длительное очное, все равно речь идет о нескольких собеседованиях в день. Если вам повезло получить оффер, вы все равно должны рассмотреть условия, льготы и другие вещи, которые для вас существенны.

Любое предложение — это не закрытая сделка, а открытые переговоры. Если вы не даете прямого ответа после интервью, это не значит, что вы не заинтересованы или не уважаете работодателя.

Скорее, наоборот — лучше сразу прояснить все детали и избавить обе стороны от неудобств в будущем:

• слушайте речь рекрутера в течение всего собеседования, внимательно читайте письмо о вакансии и делайте заметки о ключевых моментах;
• задайте все возникшие вопросы или попросите время на обдумывание предложения, чтобы прояснить ситуацию;
• не принимайте поспешных решений — не торопитесь и действуйте рационально. Более того, рекрутеры не ожидают мгновенного ответа. Спросите, сколько у вас есть времени, обычно они дают вам подумать не менее суток. Однако если им нужно решение быстрее, вы можете пообещать, что дадите ответ через несколько часов.

Какое бы решение вы ни приняли, важно также написать письмо с благодарностью за все то время, которое менеджер по найму посвятил вам, и отметить его усилия.

Кто знает, что случится завтра — лучше иметь запасной план и дружественный профессиональный круг.

В завершение

Видите ли, роль письма после интервью невозможно переоценить. Некоторые работодатели ожидают такого письма с благодарностью от потенциальных кандидатов, некоторые даже не знают о его существовании. В любом случае, вас заметят и запомнят, если вы найдете несколько минут, чтобы выразить свою благодарность за прекрасную возможность (ведь это так интересно, правда?).

Как минимум, вы сделаете день менеджера по найму лучше, а это уже шанс для вас перевести общение в другое русло или получить рекомендацию.

Да, менеджеры могут рекомендовать вас своим знакомым в других компаниях после интервью. Это реально, раз уж существует такой круг среди HR-ов ;).

Дружеское напоминание о структуре:

• четкая тема письма с указанием должности;
• личное приветствие с указанием имени или ФИО в зависимости от стиля общения в компании;
• благодарственная записка, выражающая признательность за время, уделенное вашей кандидатуре;
• краткий пересказ беседы, чтобы освежить мысли рекрутеров и немного напомнить им о себе;
• ваша контактная информация с уточнением вашей доступности в случае необходимости;
• заключительные фразы.

Мы хотим поблагодарить вас за то, что вы прочитали эту статью, и надеемся, что она была вам полезна. Желаем вам удачи в поиске работы и возвращайтесь за новыми советами! Будьте здоровы :).