Отже, ви менеджер з роботи з персоналом і шукаєте шаблони HR-розсилок, аби заощадити свій час? Тут ви їх знайдете. І не тільки шаблони, а ще й ефективні рекомендації стосовно дизайну та контенту листів для HR-менеджерів.
Що б ви не робили — привітання нового співробітника, повідомлення команді якихось новини або інший лист — у будь-якому випадку ви витрачатимете забагато часу, якщо будете створювати розсилку з нуля.
Stripo пропонує набір готових шаблонів спеціально для HR-менеджерів. З ними ви будете витрачати на створення розсилки вдвічі менше часу, ніж зазвичай.
Спілкуйтеся зі співробітниками набагато легше та швидше. Відредагуйте контент листа і негайно надсилайте його новим кандидатам.
Шаблони для менеджерів з персоналу
Як ми казали вище, Stripo пропонує комплект шаблонів для HR-менеджерів.
Тож давайте розглянемо їх більш детально.
1. Привітання нового співробітника у перший робочий день
Як менеджер з роботи з персоналом ви безумовно бажаєте, щоб усім членам вашої команди було комфортно працювати.
Саме тому такий привітальний лист, надісланий за кілька днів до першого робочого дня або безпосередньо у цей день, допоможе новому співробітнику познайомитися з керівництвом компанії, а також з колегами, з якими він часто спілкуватиметься.
Буде дуже доречно, якщо ви також поділитеся їхньою контактною інформацією.
Не забудьте додати фото цих людей.
Нові співробітники належним чином оцінять вашу турботу — це допоможе їм уникнути незручних ситуацій, коли вони помилково звертатимуться не до тієї людини :).
Пам'ятаю той день, коли я щойно приєдналася до своєї нинішньої команди і отримала такого листа від HR — було дуже корисним прочитати «корпоративну вікіпедію» з основною інформацією про компанію: ключові події, цілі та статистика, основні партнери і конкуренти нашої команди.
Надішліть новим колегам цю інформацію в листі «Ласкаво просимо до нашої команди».
Ви також можете додати інформацію щодо курсів, які працівнику належить пройти після успішного завершення випробувального терміну.
2. Повідомлення про нового співробітника
Яким би великим не був ваш офіс — повідомте всім, що до вашої команди приєднався новий співробітник. І скажіть, коли він вийде на роботу.
Обов'язково додайте фото цієї людини.
Тут варто перерахувати його основні обов'язки і додати контактну інформацію, щоб усі співробітники знали, які питання їм треба буде обговорити з новою людиною.
Ми також додали до HR-шаблона «Повідомлення про нового співробітника» спеціальний розділ, у якому нова людина може самостійно представитися і привітати команду. Людина може бути недостатньо рішучою або надто зайнятою, щоб особисто сказати кожному «Привіт». Нехай вона зробить це за допомогою електронної пошти :).
3. Запрошення співробітників на захід або вечірку
Якщо вам до болю знайома фраза «тю, так мене ж не було в офісі, коли казали, коли воно в нас усе оце буде» — напевно, настав час запрошувати співробітників у форматі розсилок.
Що мені сподобалось у цьому шаблоні — те, що співробітник може підтвердити участь у заході/вечірці безпосередньо в листі.
У такий простий спосіб ви гарантуєте собі впевненість, що всі співробітники знатимуть дату і порядок денний вашого заходу.
4. Ввічливе нагадування про важливі події
Буває так, що співробітники знають про важливі події компанії, однак при цьому вони занадто зайняті, щоб постійно тримати ці справи в голові.
Ви зробите їм велику послугу, нагадавши про ці події.
У нашій компанії HR-менеджери нагадують нам про дні народження членів команди, щотижневі та щомісячні зустрічі, свята і т. ін. І ми ніколи не забуваємо привітати колег з днем народження. Звичайно, це має позитивний вплив на атмосферу в нашій команді.
Не має значення, що це за подія — вечірка з нагоди дня народження, на якій ви збираєтеся сказати приємні слова іменинникам, або зустріч з клієнтами — обов'язково використовуйте в листі кнопку «Додати до календаря». Ви можете назвати її на власний розсуд. Кнопка «Так, я буду», яку ми додали до цього шаблону, найкращим чином відповідала поточній ситуації.
Обов'язково підключіть цю кнопку до Google Calendar або iCalendar, якщо хочете побачити всіх співробітників ;).
5. Інформування співробітників про різні новини
Уся ваша команда докладає максимум зусиль, щоб забезпечити успіх вашої компанії. Тому співробітникам дуже важливо знати, що вони роблять усе правильно і що ви рухаєтеся у вірному напрямку. І було б добре, якби ви інформували їх про досягнення усіх відділів, а не лише тих, у яких вони працюють.
Якщо ви надсилаєте звіти співзасновникам та інвесторам, можна просто видалити певну персональну інформацію і надіслати цього листа вашим співробітникам.
Для більшості людей важливо знати, що вони є корисними для проєкту, з яким працюють. Дайте співробітникам можливість відчути себе потрібними.
Також ви можете самостійно створити HR-розсилку з нуля. Якщо це саме ваш випадок — читайте інформацію нижче.
Заощаджуйте час, створюючи шаблони для HR за допомогою Stripo
Ті HR-менеджери, які віддають перевагу створенню листів власноруч, теж можуть заощадити свій час. Як саме?
Редактор Stripo, головна місія якого — допомога маркетологам у прискореному створенні розсилок, пропонує такі опції:
Шаблони листів від HR-спеціалістів для сховища модулів
Зберігайте найчастіше використовувані модулі ваших HR-шаблонів до своєї персональної бібліотеки контенту — сховища модулів.
І під час підготовки нової кампанії просто перетягніть до шаблона потрібний модуль.
У Stripo можна не тільки зберігати модулі, які найчастіше використовуються, але й оновлювати їх усі одразу.
Синхронізовані шаблони листів від HR-спеціалістів для менеджерів
Якщо вам колись знадобиться оновити в цих модулях контенту свої контактни або іншу інформацію, ви можете змінити лише один модуль, і всі інші успадкують ці зміни.
Копіюйте та повторно використовуйте шаблони листів від HR-спеціалістів: підвищуйте ефективність
Звертаючись до нових кандидатів або розсилаючи співробітникам щомісячні новини, просто зробіть у цьому шаблоні невеликі зміни — вам не доведеться повторно працювати зі структурою листа, хедером, футером, контактною інформацією та ін.
AMP-форми для HR-спеціалістів
Хочете провести коротке опитування серед співробітників, аби дізнатися про їхній емоційний стан? До речі, це набуло особливого значення під час COVID-локдауну, а від початку війни з москалями — тим більше.
Вбудовуйте AMP-форми в шаблони листів для персоналу, аби бути в курсі, що відчувають ваші колеги.
П'ять прикладів листів HR-менеджерів
Загалом усі листи, які надсилають менеджери з персоналу, можна розділити на дві категорії:
- Внутрішні листи — ті, що надсилаються співробітникам.
- Зовнішні листи — ті, що надсилаються кандидатам.
Утім як внутрішні, так і зовнішні розсилки містять одні й ті самі елементи. Нижче ми наведемо кілька прикладів.
Приклад 1. Корпоративний хедер — шаблони листів від HR-спеціалістів
Звісно, всі корпоративні листи для внутрішнього або зовнішнього використання завжди мають містити логотип компанії.
За бажанням ваш хедер може бути чимось більшим, ніж просто логотип. Наприклад, можна розташувати логотип на зображенні. А просто під логотипом продублювати тему листа від HR-спеціалістів.
При зверненні до нових кандидатів, будь ласка, завжди використовуйте один і той самий логотип. Але при розсилці внутрішніх листів своїм співробітникам можна урізноманітнити хедери на свій смак.
Приклад 2. Фото людей в листах з вакансіями — шаблони Stripo
Нехай це буде нова людина або співробітник, який щойно отримав підвищення — обов'язково додайте фото.
Приклад 3. Підпис листа для HR-спеціалістів — шаблон Stripo
Здавалося б, навіщо додавати до таких листів підписи? Адже всі одержувачі і без нього добре знають, з ким вони спілкуються.
По-перше, це прояв ввічливості й базова етика ділового листування, до якого належить і ваш HR-лист.
По-друге, підпис надає можливість кандидату чи вашим колегам зв'язатися з вами у разі потреби.
Що має містити файний підпис HR-листа:
Ваше ім’я: дані HR-менеджера
Обов'язково вкажіть своє ім'я. Це знадобиться кандидатам і новим співробітникам, щоб знати, як до вас звертатися під час особистого спілкування.
Стосовно внутрішніх листів для співробітників, зазначення вашого імені — це, скоріше, жест ввічливості.
Контактна інформація HR-спеціаліста для співробітників
Людям може знадобитися зв'язатися з вами у зручний для них спосіб, щоб обговорити певні питання. Надайте їм таку можливість. Це особливо важливо, якщо ви переходите на нову сторінку в LinkedIn або починаєте користатися новим каналом у соцмережах частіше, ніж попереднім.
Зверніть увагу, що за допомогою Stripo можна додати до листа контактну інформацію/іконки соцмереж буквально за лічені секунди:
Якщо у вас є корпоративний телефонний номер, за яким співробітники можуть з вами зв'язатися, обов'язково додайте його у підпис.
Професійне фото HR-спеціаліста в листах
Це необов'язковий елемент. Утім завжди приємно «бачити» людину, з якою спілкуєшся.
Приклад 4. Лист-підтвердження співбесіди — Stripo
Кандидат прийняв вашу пропозицію щодо роботи і навіть успішно впорався з тестовим завданням?
Ви зателефонували цій людині, щоб домовитися стосовно дати співбесіди. Тепер треба ще надіслати листа з підтвердженням.
Так само як у будь-якому листі-підтвердженні зустрічі, вам треба зробити акцент на даті, часі, місці й тривалості співбесіди.
Якщо це буде онлайн-мітинг, скажіть кандидату, що ви надасте йому посилання за годину до зустрічі. Якщо ви використовуєте одне й те саме посилання для всіх співбесід, можна одразу додати цей лінк до листа-підтвердження.
Якщо ви наразі приймаєте людей на роботу, вам може стати в нагоді Посібник з ефективного найму.
Приклад 5. Збирання відгуків співробітників — Ardas
Бажаєте дізнатися, що відчувають ваші співробітники, працюючи у віддаленому режимі? Чи вважають вони себе такими само продуктивними, як і в режимі роботи в офісі?
Запитайте у них про це.
Додайте до шаблонів таких внутрішніх опитувань AMP-форми.
Якщо потрібен мануал, читайте статтю «Як легко та швидко створювати AMP-форми» у нашому блозі.
Якщо ви знаєте, як допомогти співробітникам почуватися краще та впевненіше під час пандемії та війни, обов'язково поділіться цією інформацією з тими, хто її потребує, у відповідному листі.
Теми HR-листів для співробітників
Усі теми листів треба робити чіткими. Одержувачі мають з першого погляду розуміти, про що цей лист.
Приклади вдалих тем:
- зустрічайте Андреа;
- нагадування про день народження Джульєтти;
- Джейсон йде з нашої команди. Поспішіть завершити спільні завдання;
- переїзд до нового офісу;
- голосування: вибираємо дату корпоративу;
- різдвяна вечірка відбудеться…;
- щомісячні звіти;
- щотижневий мітинг розпочнеться за 20 хвилин.
Листи від HR: приклади шаблонів тексту
Шаблон №1: привітальний лист для нового співробітника
Тема листа: Ласкаво просимо [ім'я нового співробітника] до [назва компанії]!
Шановний\-а [ім'я нового співробітника],
Ми раді, що ви приєднаєтеся до нашої команди в якості [назва посади] в [назва компанії] з [дата вступу на посаду]. Ми впевнені, що ваші навички, досвід та ентузіазм стануть безцінним активом для нашої організації. Ласкаво просимо на борт!
У перший тиждень вас познайомлять із колективом, проведуть зустріч із керівником для обговорення ваших цілей та обов'язків, а також ознайомлять із нашими різними системами та процесами. Наша команда HR-фахівців також надасть вам повний пакет послуг з підготовки до роботи, аби у вас було все необхідне для комфортного старту.
Ми дуже раді, що ви стали членом нашої команди, і з нетерпінням чекаємо можливості сприяти вашому зростанню на новій посаді.
З найкращими побажаннями,
[ваше ім'я]
[ваша посада]
Шаблон №2: лист про реферальну програму для співробітників
Тема листа: Допоможіть нам знайти ідеального кандидата — реферальна програма для співробітників
Шановний\-а [ім'я співробітника],
У [назва компанії] ми вважаємо, що найкращі кандидати часто приходять з нашого професійного кола спілкування. Ми раді анонсувати нову програму залучення співробітників, розроблену для заохочення та винагороди вас за рекомендацію кваліфікованих кандидатів на відкриті вакансії в нашій компанії.
Якщо ви знаєте людину, яка володіє технічними навичками та soft skills для успішного виконання певної ролі, будь ласка, надішліть її контактну інформацію та резюме на [адреса електронної пошти HR-відділу]. За кожного успішного реферала ви отримаєте бонус у розмірі [сума реферального бонусу] на знак нашої вдячності.
Давайте разом продовжимо формувати сильну енергійну команду в [назва компанії].
З найкращими побажаннями,
[ваше ім'я]
[ваша посада]
Шаблон №3: внутрішня розсилка вакансій
Тема листа: Нова вакансія — [назва посади]
Шановний\-а [ім'я співробітника],
Ми раді оголосити про нову вакансію в нашій компанії на посаду [назва посади]. Будучи цінним членом нашої команди, ви маєте знати про цю вакансію, і ми рекомендуємо вам подати резюме, якщо ви вважаєте, що ця роль відповідає вашим навичкам і кар'єрним цілям.
Для того, аби подати заявку, будь ласка, надішліть своє оновлене резюме та короткий супровідний лист на [адреса електронної пошти HR-відділу] до [крайній термін подачі заявки]. Якщо у вас виникли питання або потрібна додаткова інформація стосовно ролі, будь ласка, зв'яжіться з HR-відділом.
Успіху!
З найкращими побажаннями,
[ваше ім'я]
[ваша посада]
Шаблон №4: лист із нагадуванням про рев'ю співробітників
Тема листа: Очікуване рев'ю — [ім'я співробітника]
Шановний\-а [ім'я співробітника],
Це дружнє нагадування про те, що ваше щорічне рев'ю призначено на [дата]. Під час рев'ю ми обговоримо ваші досягнення, напрямки для поліпшення і цілі на наступний рік.
Аби допомогти вам підготуватися, ми радимо проаналізувати ваші досягнення і подумати про будь-які пропозиції, які ви можете надати нам. Ми сподіваємося на продуктивну та конструктивну бесіду.
Побачимося [дата]!
З найкращими побажаннями,
[ваше ім'я]
[ваша посада]
Шаблон №5: лист із подякою співробітникам
Тема листа: Дякуємо вам, [ім'я співробітника] — ми цінуємо вашу працю!
Шановний\-а [ім'я співробітника],
Ми хотіли б скористатися моментом, аби відзначити ваші надзвичайні зусилля і відданість [назва компанії]. Ваша наполеглива праця, прихильність і позитивний настрій сприяють нашому успіху і роблять вас безцінним членом нашої команди.
Прийміть нашу щиру подяку за все, що ви робите. Тримайте темп!
З найкращими побажаннями,
[ваше ім'я]
[ваша посада]
Шаблон №6: лист з анонсом тренінгу для співробітників
Тема листа: Можливість взяти участь у майбутньому тренінгу — [тема тренінгу].
Шановний\-а [ім'я співробітника],
Ми раді повідомити про майбутній тренінг для всіх співробітників з [тема тренінгу]. Навчання відбуватиметься [дата] в [локація]. Він призначений для вдосконалення ваших навичок, підвищення ефективності роботи та допоможе залишатися в курсі останніх трендів індустрії.
Для того, аби зареєструватися на тренінг, будь ласка, підтвердіть свою участь, відповівши на цей лист або зв'язавшись з HR-відділом до [крайній термін подання заявки на участь]. Ми впевнені, що цей тренінг буде корисним для вашого професійного зростання, і з нетерпінням чекаємо вас на ньому.
Якщо у вас є будь-які питання або претензії, будь ласка, зв'яжіться з нами.
З найкращими побажаннями,
[ваше ім'я]
[ваша посада]
Шаблон №7: лист про привітання з Днем народження співробітника
Тема листа: 🎉 З Днем народження, [ім'я співробітника]!
Шановний\-а [ім'я співробітника],
Від імені всього колективу [назва компанії] ми хотіли б привітати вас із Днем народження! 🎂
Ми сподіваємося, що цей особливий для вас день буде сповнений радістю, сміхом і прекрасними спогадами. Обов'язково почастуйте себе та відсвяткуйте зі своїми близькими.
Ще раз вітаю вас із Днем народження, і нехай цей рік принесе вам успіх і щастя.
З найкращими побажаннями,
[ваше ім'я]
[ваша посада]
Шаблон №8: лист із повідомленням про звільнення співробітника
Тема листа: Прощання з [ім'я співробітника] — бажаємо вам усього найкращого
Шановна командо,
Зі змішаними почуттями ми хочемо повідомити про звільнення [ім'я співробітника] з посади [назва посади] в [назва компанії] з [дата останнього робочого дня]. Хоча нам сумно бачити його\її звільнення, ми підтримуємо його\її рішення і бажаємо всього найкращого в його\її майбутніх починаннях.
Будь ласка, приєднайтеся до нас, аби висловити подяку за старанну роботу і відданість [ім'я співробітника] протягом усього часу його\її роботи в нашій компанії. Ми проведемо прощальну зустріч [дата] в [місце], аби подякувати йому\їй за внесок і побажати йому\їй усього найкращого.
Ми запрошуємо вас узяти участь у привітанні та поділитися будь-якими спогадами чи побажаннями.
З найкращими побажаннями,
[ваше ім'я]
[ваша посада]
Шаблон №9: лист про річницю співробітника
Тема листа: Вітаємо з [число] річницею, [ім'я співробітника]!
Шановний\-а [ім'я співробітника],
Сьогодні відзначається важливий етап вашого шляху в [назва компанії] — [число] річниця вашої роботи! Ми хочемо скористатися цією можливістю, аби привітати вас і висловити вдячність за вашу відданість, працьовитість і лояльність.
Ваш внесок відіграв важливу роль у нашому успіху, і ми вдячні за те, що ви є цінним членом нашої команди.
Бажаємо довгих років нашої спільної успішної роботи!
З найкращими побажаннями,
[ваше ім'я]
[ваша посада]
Шаблон №10: лист з оголошенням про підвищення співробітника на посаді
Тема листа: Приголомшливі новини — [ім'я співробітника] призначено на [нова посада]
Шановна командо,
Ми раді оголосити про підвищення [ім'я співробітника] на посаду [нова назва посади]. [Ім'я співробітника] продемонстрував\-ла виняткову прихильність, майстерність і пристрасть на своїй попередній посаді [стара назва посади], і ми впевнені, що він\вона і далі буде досягати успіхів на своїй новій посаді.
Просимо приєднатися до нас і привітати [ім'я співробітника] із заслуженим підвищенням і побажати йому\їй подальших успіхів на новій посаді.
З найкращими побажаннями,
[ваше ім'я]
[ваша посада]
На завершення
Не має значення, чи віддасте ви перевагу нашим готовим HR-шаблонам або вирішите створити власні листи з нуля — у будь-якому випадку дотримуйтесь основних рекомендацій:
- вказуйте ім'я відправника;
- дотримуйтесь корпоративного стилю. Йдеться не лише про дизайн, але також про стиль спілкування;
- надсилайте внутрішні листи регулярно;
- пишіть чіткі теми листів;
- додавайте підпис і контактну інформацію.
4 коментарів