Sei un manager HR alla ricerca di modelli email adatti agli HR che ti permettono di risparmiare tempo? Puoi trovarli qui insieme ad efficaci suggerimenti riguardanti il design delle email per HR e i contenuti...
Qualunque cosa tu stia facendo: accogliere un nuovo assunto o contattare i dipendenti per condividere alcune notizie con loro, impieghi molto tempo nella realizzazione delle email se parti da zero.
Stripo offre una serie di modelli di email per HR pronti all'uso che ti aiutano a risparmiare la metà del tempo rispetto a prima.
Comunica con i dipendenti in modo semplice e veloce. Modifica il contenuto delle email e inviale subito ai nuovi candidati.
Modelli email per HR
Come abbiamo detto sopra, Stripo offre alcuni modelli per HR.
Quindi, diamo un'occhiata più da vicino, che te ne pare?
1. Accogliere un nuovo assunto il primo giorno lavorativo
In qualità di responsabile HR, desideri che tutti i membri del tuo team si sentano a proprio agio.
Questa email di benvenuto inviata alcuni giorni prima del primo giorno lavorativo o il giorno stesso aiuterà un nuovo assunto a familiarizzare con le figure chiavi della tua azienda o con i colleghi con cui questa persona comunicherà abbastanza spesso.
Sarà davvero utile condividere anche le loro informazioni di contatto.
Ricorda di includere le foto di queste persone.
I nuovi assunti lo apprezzeranno davvero in quanto ciò li aiuterà ad evitare situazioni imbarazzanti quando parlano erroneamente con le persone sbagliate :)
Ricordo il giorno in cui sono entrato a far parte del mio attuale team e ho ricevuto un'email simile dall’HR, ho trovato davvero utile leggere il "wiki aziendale" con le informazioni chiave sull'azienda, come eventi chiave, obiettivi e statistiche, chi sono i più grandi partner e i più grandi concorrenti del nostro team.
Invia queste informazioni ai nuovi assunti con la tua email di "Benvenuto nel nostro team".
Potresti anche voler aggiungere alcune informazioni sui corsi che seguiranno una volta superato il periodo di prova iniziale.
2. Annuncia nuove assunzioni
Non importa quanto sia grande il tuo ufficio — informa tutti che una nuova figura si unirà al tuo team e fagli sapere quando avverrà.
Assicurati di aggiungere una foto di questa persona.
Elenca i suoi compiti principali e includi le informazioni di contatto in modo che tutti i dipendenti sappiano di cosa dovranno discutere con il nuovo collega.
Nel nostro modello email "Annuncia nuove assunzioni" per gli HR, abbiamo anche aggiunto una sezione in cui il nuovo assunto si presenta e saluta il team. Questa persona potrebbe essere troppo timida o troppo impegnata per salutare tutti i colleghi. Facciamoglielo fare tramite email :)
3. Invita i dipendenti a partecipare ad un evento/festa
Se "Non ero in ufficio quando hai annunciato la data e l'ora della festa" è abbastanza comune, allora è probabilmente il momento giusto per iniziare a inviare gli inviti ai dipendenti.
Quello che mi piace di questo modello è che i dipendenti possono confermare la loro partecipazione alla festa direttamente nell’ email.
In questa maniera, ti assicuri che tutti i dipendenti siano a conoscenza della data del tuo evento.
4. Ricorda, gentilmente, ai dipendenti le date importanti
I dipendenti potrebbero essere ben consapevoli di eventi aziendali importanti. Ma potrebbero essere troppo occupati per tenerli tutti a mente.
Farai loro un favore ricordando loro le date importanti.
Nella nostra azienda, i nostri responsabili HR ci ricordano i compleanni degli altri colleghi, le riunioni settimanali e mensili, i giorni festivi, ecc. Non dimentichiamo mai di chiamare i nostri colleghi nei loro compleanni. Sicuramente influisce nel rapporto con il team.
Indipendentemente dal tipo di evento — una festa di compleanno in cui vi incontrate tutti per dire delle belle parole ai festeggiati o una riunione con i clienti — assicurati di aggiungere il pulsante "Aggiungi al calendario". Puoi chiamarlo come vuoi. Il nostro pulsante "Sì, ci sarò", che abbiamo utilizzato in questo modello email per HR per i dipendenti, poichè si adatta meglio alla nostra situazione attuale.
Assicurati di collegare questo pulsante con Google Calendar or iCalendar se vuoi che tutti i dipendenti si presentino ;)
5. Tenere aggiornati i dipendenti
Tutto il tuo team fa del suo meglio per far in modo che la tua azienda abbia successo. Quindi, è fondamentale per loro sapere che stanno lavorando bene, che tutti si stanno muovendo nella giusta direzione. E sarebbe gentile da parte tua informarli dei risultati di tutti i reparti, non solo di quelli per cui lavorano.
Se invii un aggiornamento Co-Fondatore/Investitore, puoi semplicemente rimuovere alcune informazioni private e inoltrarle ai tuoi dipendenti.
Per la maggior parte delle persone, è fondamentale sapere che sono utili per il progetto per cui stanno lavorando. Aiuta i tuoi dipendenti a sentirsi importanti.
Potresti anche voler realizzare un'email per HR partendo da zero e solo con le tue forze. Se questo è il tuo caso, considera le informazioni fornite di seguito.
Risparmia tempo nella realizzazione di modelli email per HR con Stripo
Coloro che preferiscono realizzare e-mail da soli possono anche risparmiare del tempo nella loro realizzazione. Come?
Perché Stripo, la cui priorità principale è aiutare gli esperti di marketing nella realizzazione di email più velocemente, offre:
Modelli di email HR per l'archiviazione dei moduli
Salva i moduli dei tuoi modelli email per HR più comunemente utilizzati nella tua libreria di contenuti personale — Moduli.
Quando lavori alla tua nuova campagna, estrai semplicemente un modulo necessario nel tuo modello.
Stripo non solo ti consente di archiviare i moduli utilizzati più di frequente, ma di aggiornarli contemporanamente.
Modelli di email HR sincronizzati per manager
Se hai bisogno di aggiornare le tue informazioni di contatto o qualsiasi altra cosa in questi Moduli di Contenuto, puoi modificarne solo uno e queste modifiche si applicheranno anche agli altri moduli.
Copia e riutilizza i modelli di email HR: aumenta l'efficienza
Quando contatti nuovi candidati o invii un nuovo aggiornamento mensile ai dipendenti attuali, dovrai solo apportare lievi modifiche a questo modello email senza la necessità di lavorare sulla struttura dell'email, su un'intestazione, un piè di pagina, informazioni di contatto, ecc.
Moduli AMP per i professionisti del settore HR
Vuoi eseguire un breve sondaggio tra i tuoi utenti per conoscere la loro condizione emotiva? Particolarmente importante durante il periodo del COVID.
Incorpora i moduli AMP nel modello di email del tuo team per essere ben consapevole di come si sentono i tuoi colleghi.
5 esempi di email per HR
Fondamentalmente, tutte le email inviate dai responsabili HR possono essere suddivise in due categorie:
- Email interne: quelle che inviano ai dipendenti.
- Email esterne: quelle che inviano ai candidati.
Tuttavia, sia le email interne che quelle esterne devono contenere gli stessi elementi. Condividiamo alcuni esempi di seguito.
Esempio 1. Intestazione aziendale — modelli di email HR
Va da sé che tutte le email aziendali per uso interno o esterno devono sempre contenere un logo aziendale.
La tua intestazione può essere leggermente più grande del semplice logo, se lo desideri. Ad esempio, puoi posizionare il tuo logo su un'immagine. E duplicare l'oggetto dell'email HR su di esso, proprio sotto il logo.
Quando ti rivolgi a nuovi candidati, utilizza sempre lo stesso logo. Ma quando invii email interne ai tuoi dipendenti, puoi diversificare le tue intestazioni.
Esempio 2. Foto di persone nelle email di offerte di lavoro — Modelli Stripo
Che si tratti di un nuovo assunto o della persona appena promossa, assicurati di aggiungere una foto di questa persona.
Esempio 3. Firma email HR — Modello Stripo
Perché dovresti aggiungere una firma a tali email quando tutti i destinatari sanno bene con chi stanno parlando?
In primo luogo, questo è un gesto educato e un requisito per tutte le email aziendali che è la tua e-mail HR.
In secondo luogo, la firma nell’email consente ad un candidato o ai tuoi colleghi di contattarti facilmente ogni volta che ne hanno bisogno.
Cosa rende una firma email nelle email per HR efficace:
Il tuo nome: Informazioni del manager HR
Assicurati di includere il tuo nome. I candidati e i nuovi assunti dovranno sapere come chiamarti quando hai una conversazione faccia a faccia.
Tuttavia, come per le email interne ai dipendenti attuali, includere il tuo nome in tali email è una questione di educazione.
Informazioni di contatto HR per i dipendenti
Le persone potrebbero aver bisogno di contattarti facilmente per discutere di alcune questioni. Offri loro questa opportunità. E’ ancora più importante quando si passa ad una nuova pagina su LinkedIn o quando si inizia ad utilizzare un nuovo social network con più frequenza del precedente.
Tieni presente che puoi aggiungere informazioni di contatto/icone dei social network alle tue email con Stripo in pochi secondi:
Se disponi di un telefono aziendale che i dipendenti possono utilizzare per contattarti, assicurati di aggiungerlo alla firma dell’email per HR.
Foto professionale HR nelle email
Questo è un elemento opzionale. Ma è sempre bello "vedere" la persona con cui si parla.
Esempio 4. Email di conferma del colloquio — Stripo
Il candidato ha accettato il tuo invito e ha persino superato con successo il test?
Hai chiamato questa persona per parlare della data del colloquio. Ora devi inviargli un'e-mail di conferma del colloquio.
Qui, così come in tutte le email di conferma di appuntamento, è necessario evidenziare la data e l'ora, la durata, il luogo.
Se si tratta di un colloquio online, indica che fornirai al candidato il link alla un'ora prima del colloquio stesso. Se utilizzi lo stesso link per tutti i colloqui, potresti fornirlo subito nell'email di conferma del colloquio.
Se stai assumendo, potresti trovare utile la Guida per assumere in modo efficace.
Esempio 5. Raccolta dei feedback dei dipendenti — Ardas
Vuoi sapere come si sente il tuo staff a lavorare da casa? Si sentono produttivi come lo erano in ufficio?
Chiediglielo.
Aggiungi moduli AMP nei modelli email dei dipendenti.
Si prega di fare riferimento al nostro post sul blog del Modulo AMP per il manuale.
Se sai come farli sentire meglio e più sicuri in questi momenti, assicurati di condividere queste informazioni con coloro che ne hanno bisogno tramite email.
Oggetto delle email per HR ai dipendenti
Tutte le righe dell'oggetto devono essere chiare. Solo guardandolo, i destinatari devono avere un'idea di cosa tratterà l'email.
Esempi di oggetti efficaci:
- Incontra Andrea!
- Promemoria per il compleanno di Juliet.
- Jason sta lasciando il nostro team. Sbrigati a completare i compiti in comuni.
- Trasferimento in un nuovo ufficio.
- Vota la data per la Festa d’Ufficio.
- La festa di Natale in ufficio si terrà in DATA...
- Rapporti mensili_MENSILI
- La riunione settimanale inizia tra 20 minuti.
Email HR: esempi di modelli di testo
Modello 1: Email di benvenuto per un nuovo dipendente
Oggetto: Benvenuto a [Nome Nuovo Dipendente] in [Nome Azienda]!
Gentile [Nome Nuovo Dipendente],
Siamo entusiasti che sia entrato a far parte nostro team come [Posizione Lavorativa] presso [Nome Azienda] a partire dal [Data di Inizio]. Crediamo che le tue capacità, esperienza ed entusiasmo saranno una risorsa inestimabile per la nostra azienda. Benvenuto a bordo!
Nella tua prima settimana, verrai presentato al tuo team, avrai un incontro con il tuo manager per discutere i tuoi obiettivi e le tue responsabilità e sarai guidato attraverso i nostri vari sistemi e processi. Il nostro team delle risorse umane ti fornirà anche un pacchetto di onboarding completo per assicurarti di avere tutto ciò di cui hai bisogno per partire con il piede giusto.
Siamo entusiasti che faccia parte del nostro team e non vediamo l'ora di aiutarti a crescere nel tuo nuovo ruolo.
Distinti saluti,
[Il Tuo Nome]
[Posizione Lavorativa]
(Fonte: Modello Stripo)
Modello 2: Email per il programma di affiliazione dei dipendenti
Oggetto: Aiutaci a trovare il candidato perfetto — Programma di affiliazione dei dipendenti
Gentile [Nome Dipendente],
In [Nome Azienda], crediamo che i migliori candidati provengano spesso dall'interno della nostra rete di dipendenti. Siamo entusiasti di annunciare il nostro nuovo programma di affiliazione dei dipendenti, progettato per incoraggiare e premiare i candidati qualificati per le posizioni aperte all'interno della nostra azienda.
Se conosci qualcuno con le competenze tecniche e trasversali per eccellere in un particolare ruolo, invia le sue informazioni di contatto e CV a [Indirizzo Email HR]. Per ogni affiliato andato a buon fine, riceverai un bonus [Importo Bonus Affiliazione] come segno del nostro apprezzamento.
Insieme, continuiamo a costruire un team forte e vibrante in [Nome Azienda].
Distinti saluti,
[Il Tuo Nome]
[Posizione Lavorativa]
(Fonte: Modello Stripo)
Modello 3: Email interna per offerte di lavoro
Oggetto: Nuova opportunità di lavoro - [Nome Posizione]
Gentile [Nome Dipendente],
Siamo entusiasti di annunciare una nuova opportunità di lavoro all'interno della nostra azienda per la posizione di [Nome Posizione]. In qualità di prezioso membro del nostro team, vogliamo assicurarci che tu sia a conoscenza di questa posizione vacante e incoraggiarti a candidarti se ritieni che questo ruolo sia in linea con le tue competenze e i tuoi obiettivi di carriera.
Per candidarsi, inviare il proprio CV aggiornato e una breve lettera di presentazione a [Indirizzo Email HR] entro il [Scadenza Candidatura]. Se hai domande o hai bisogno di maggiori informazioni sul ruolo, non esitare a contattare il dipartimento HR.
Buona fortuna!
Distinti saluti,
[Il Tuo Nome]
[Posizione Lavorativa]
(Fonte: Modello Stripo)
Modello 4: Email di promemoria per la revisione delle prestazioni dei dipendenti
Oggetto: Prossima revisione delle prestazioni - [Nome Dipendente]
Gentile [Nome Dipendente],
Questo è un promemoria amichevole per ricordarti che la tua revisione annuale delle prestazioni è programmata per il [Data]. Durante questa revisione, discuteremo i tuoi risultati, le aree di miglioramento e gli obiettivi per il prossimo anno.
Per aiutarti a prepararti, ti invitiamo a rivedere i tuoi risultati e pensare a eventuali feedback che potresti avere per noi. Attendiamo con impazienza una conversazione produttiva e collaborativa.
Ci vediamo il [Data]!
Distinti saluti,
[Il Tuo Nome]
[Posizione Lavorativa]
Modello 5: Email di apprezzamento dei dipendenti
Oggetto: Grazie, [Nome Dipendente] - Apprezziamo il tuo duro lavoro!
Gentile [Nome Dipendente],
Volevamo prenderci un momento per ringraziare i tuoi eccezionali sforzi e la tua dedizione verso la [Nome Azienda]. Il tuo duro lavoro, impegno e atteggiamento positivo contribuiscono in modo significativo al nostro successo e ti rendono un membro inestimabile del nostro team.
Ti preghiamo di accettare la nostra sincera gratitudine per tutto ciò che fai. Continua così!
Distinti saluti,
[Il Tuo Nome]
[Posizione lavorativa]
(Fonte: Modello Stripo)
Modello 6: Email di annuncio di training per i dipendenti
Oggetto: Prossima opportunità di training - [Argomento Training]
Gentile [Nome Dipendente],
Siamo lieti di annunciare un'imminente opportunità di formazione per tutti i dipendenti su [Argomento Training]. Questa formazione si svolgerà il [Data] presso [Luogo]. È progettato per migliorare le tue capacità, migliorare la produttività e aiutarti a rimanere aggiornato con le ultime tendenze del settore.
Per registrarsi al training, si prega di confermare la propria partecipazione rispondendo a questa email o contattando il dipartimento HR entro il [Scadenza RSVP]. Riteniamo che questo training sarà vantaggioso per la tua crescita professionale e speriamo nella tua partecipazione.
Se hai domande o dubbi, non esitare a contattarci.
Distinti saluti,
[Il Tuo Nome]
[Posizione Lavorativa]
(Fonte: Modello Stripo)
Modello 7: Email per la celebrazione del compleanno dei dipendenti
Oggetto: 🎉 Buon compleanno, [Nome Dipendente]!
Gentile [Nome Dipendente],
A nome di tutto il team di [Nome Azienda], vorremmo augurarti un felice compleanno! 🎂
Speriamo che questo giorno speciale sia pieno di gioia, risate e ricordi meravigliosi. Sii felice e festeggia con i tuoi cari.
Ancora una volta, buon compleanno e che quest'anno ti porti successo e tanta felicità.
Distinti saluti,
[Il Tuo Nome]
[Posizione Lavorativa]
(Fonte: Modello Stripo)
Modello 8: Email di annuncio delle dimissioni del dipendente
Oggetto: Salutiamo [Nome Dipendente] - Ti auguriamo il meglio
Caro team,
È con emozioni contrastanti che annunciamo le dimissioni di [Nome Dipendente] dalla posizione di [Posizione Lavorativa] presso [Nome Azienda], a partire dal [Ultimo Giorno Lavorativo]. Anche se siamo tristi di vederlo andare via, sosteniamo la sua decisione e gli auguriamo il meglio per i suoi impegni futuri.
Unisciti a noi nell'esprimere la nostra gratitudine per il duro lavoro e la dedizione di [Nome Dipendente] durante il tempo trascorso con noi. Organizzeremo una festa il [Data] presso [Luogo] per celebrare il suo contributo e augurargli ogni bene.
Ti invitiamo a partecipare e condividere qualsiasi ricordo o augurio che potresti avere.
Distinti saluti,
[Il Tuo Nome]
[Posizione Lavorativa]
Modello 9: Email per l'anniversario del dipendente
Oggetto: Congratulazioni per il tuo [numero] anniversario, [Nome Dipendente]!
Gentile [Nome Dipendente],
Oggi segna una pietra miliare significativa nel tuo viaggio con [Nome Azienda] — il tuo [Numero] anniversario di lavoro! Vogliamo cogliere l'occasione per congratularci con te ed esprimere il nostro apprezzamento per la tua dedizione, duro lavoro e lealtà.
I tuoi contributi hanno svolto un ruolo significativo nel nostro successo e siamo grati di averti come prezioso membro del nostro team.
Brindiamo a molti altri anni di successi insieme!
Distinti saluti,
[Il Tuo Nome]
[Posizione Lavorativa]
(Fonte: Modello Stripo)
Modello 10: Email di annuncio di promozione dei dipendenti
Oggetto: News entusiasmante - [Nome Dipendente] Promosso a [Nuova Posizione Lavorativa]
Caro team,
Siamo entusiasti di annunciare la promozione di [Nome Posizione] alla posizione di [Nuova Posizione Lavorativa]. [Nome Dipendente] ha dimostrato un impegno, abilità e passione eccezionali nel suo precedente ruolo di [Precedente Posizione Lavorativa] e siamo fiduciosi che continuerà ad eccellere nel suo nuovo incarico.
Unisciti a noi nel congratularci con [Nome Dipendente] per la meritata promozione e augurargli un continuo successo nel su nuovo ruolo.
Distinti saluti,
[Il Tuo Nome]
[Posizione Lavorativa]
Conclusioni
Non importa se scegli il nostro Modello email per HR predefinito ai dipendenti o decidi di realizzarne uno partendo da zero, attieniti alle raccomandazioni fornite di seguito:
- specifica il nome del mittente;
- attieniti allo stile aziendale. Non solo per quanto riguarda il design, ma anche il modo di comunicare;
- invia regolarmente email interne;
- scrivi un’oggetto chiaro;
- includi la tua firma e le informazioni di contatto.
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