Modelli Email per HR: Come Creare Bellissime Email

Sei un manager HR alla ricerca di modelli email adatti agli HR che ti permettono di risparmiare tempo? Puoi trovarli qui insieme ad efficaci suggerimenti riguardanti il design delle email per HR e i contenuti...

Qualunque cosa tu stia facendo: accogliere un nuovo assunto o contattare i dipendenti per condividere alcune notizie con loro, impieghi molto tempo nella realizzazione delle email se parti da zero.

Stripo offre una serie di modelli di email per HR pronti all'uso che ti aiutano a risparmiare la metà del tempo rispetto a prima.

Comunica con i dipendenti in modo semplice e veloce. Modifica il contenuto delle email e inviale subito ai nuovi candidati.

Modelli email per HR

Come abbiamo detto sopra, Stripo offre alcuni modelli per HR.

Quindi, diamo un'occhiata più da vicino, che te ne pare?

1. Accogliere un nuovo assunto il primo giorno lavorativo

In qualità di responsabile HR, desideri che tutti i membri del tuo team si sentano a proprio agio.

Questa email di benvenuto inviata alcuni giorni prima del primo giorno lavorativo o il giorno stesso aiuterà un nuovo assunto a familiarizzare con le figure chiavi della tua azienda o con i colleghi con cui questa persona comunicherà abbastanza spesso.

Sarà davvero utile condividere anche le loro informazioni di contatto.

Ricorda di includere le foto di queste persone.

I nuovi assunti lo apprezzeranno davvero in quanto ciò li aiuterà ad evitare situazioni imbarazzanti quando parlano erroneamente con le persone sbagliate :)

Ricordo il giorno in cui sono entrato a far parte del mio attuale team e ho ricevuto un'email simile dall’HR, ho trovato davvero utile leggere il "wiki aziendale" con le informazioni chiave sull'azienda, come eventi chiave, obiettivi e statistiche, chi sono i più grandi partner e i più grandi concorrenti del nostro team.

Invia queste informazioni ai nuovi assunti con la tua email di "Benvenuto nel nostro team".

Potresti anche voler aggiungere alcune informazioni sui corsi che seguiranno una volta superato il periodo di prova iniziale.

2. Annuncia nuove assunzioni

Non importa quanto sia grande il tuo ufficio — informa tutti che una nuova figura si unirà al tuo team e fagli sapere quando avverrà.

Assicurati di aggiungere una foto di questa persona.

Elenca i suoi compiti principali e includi le informazioni di contatto in modo che tutti i dipendenti sappiano di cosa dovranno discutere con il nuovo collega.

Nel nostro modello email "Annuncia nuove assunzioni" per gli HR, abbiamo anche aggiunto una sezione in cui il nuovo assunto si presenta e saluta il team. Questa persona potrebbe essere troppo timida o troppo impegnata per salutare tutti i colleghi. Facciamoglielo fare tramite email :)

3. Invita i dipendenti a partecipare ad un evento/festa

Se "Non ero in ufficio quando hai annunciato la data e l'ora della festa" è abbastanza comune, allora è probabilmente il momento giusto per iniziare a inviare gli inviti ai dipendenti.

Quello che mi piace di questo modello è che i dipendenti possono confermare la loro partecipazione alla festa direttamente nell’ email.

In questa maniera, ti assicuri che tutti i dipendenti siano a conoscenza della data del tuo evento.

4. Ricorda, gentilmente, ai dipendenti le date importanti

I dipendenti potrebbero essere ben consapevoli di eventi aziendali importanti. Ma potrebbero essere troppo occupati per tenerli tutti a mente.

Farai loro un favore ricordando loro le date importanti.

Nella nostra azienda, i nostri responsabili HR ci ricordano i compleanni degli altri colleghi, le riunioni settimanali e mensili, i giorni festivi, ecc. Non dimentichiamo mai di chiamare i nostri colleghi nei loro compleanni. Sicuramente influisce nel rapporto con il team.

Indipendentemente dal tipo di evento — una festa di compleanno in cui vi incontrate tutti per dire delle belle parole ai festeggiati o una riunione con i clienti — assicurati di aggiungere il pulsante "Aggiungi al calendario". Puoi chiamarlo come vuoi. Il nostro pulsante "Sì, ci sarò", che abbiamo utilizzato in questo modello email per HR  per i dipendenti, poichè si adatta meglio alla nostra situazione attuale.

Assicurati di collegare questo pulsante con Google Calendar or iCalendar se vuoi che tutti i dipendenti si presentino ;)

5. Tenere aggiornati i dipendenti

Tutto il tuo team fa del suo meglio per far in modo che la tua azienda abbia successo. Quindi, è fondamentale per loro sapere che stanno lavorando bene, che tutti si stanno muovendo nella giusta direzione. E sarebbe gentile da parte tua informarli dei risultati di tutti i reparti, non solo di quelli per cui lavorano.

Se invii un aggiornamento Co-Fondatore/Investitore, puoi semplicemente rimuovere alcune informazioni private e inoltrarle ai tuoi dipendenti.

Per la maggior parte delle persone, è fondamentale sapere che sono utili per il progetto per cui stanno lavorando. Aiuta i tuoi dipendenti a sentirsi importanti.

Potresti anche voler realizzare un'email per HR partendo da zero e solo con le tue forze. Se questo è il tuo caso, considera le informazioni fornite di seguito.

Risparmia tempo nella realizzazione di modelli email per HR con Stripo

Coloro che preferiscono realizzare e-mail da soli possono anche risparmiare del tempo nella loro realizzazione. Come?

Perché Stripo, la cui priorità principale è aiutare gli esperti di marketing nella realizzazione di email più velocemente, offre:

Archiviazione di moduli

Salva i moduli dei tuoi modelli email per HR più comunemente utilizzati nella tua libreria di contenuti personale — Moduli.

Quando lavori alla tua nuova campagna, estrai semplicemente un modulo necessario nel tuo modello.

Stripo non solo ti consente di archiviare i moduli utilizzati più di frequente, ma di aggiornarli contemporanamente.

Moduli sincronizzati

Se hai bisogno di aggiornare le tue informazioni di contatto o qualsiasi altra cosa in questi Moduli di Contenuto, puoi modificarne solo uno e queste modifiche si applicheranno anche agli altri moduli.

Possibilità di copiare e riutilizzare i modelli

Quando contatti nuovi candidati o invii un nuovo aggiornamento mensile ai dipendenti attuali, dovrai solo apportare lievi modifiche a questo modello email senza la necessità di lavorare sulla struttura dell'email, su un'intestazione, un piè di pagina, informazioni di contatto, ecc.

Forme AMP

Vuoi eseguire un breve sondaggio tra i tuoi utenti per conoscere la loro condizione emotiva? Particolarmente importante durante il periodo del COVID.

Incorpora i moduli AMP nel modello di email del tuo team per essere ben consapevole di come si sentono i tuoi colleghi.

5 esempi di email per HR

Fondamentalmente, tutte le email inviate dai responsabili HR possono essere suddivise in due categorie:

1. Email interne: quelle che inviano ai dipendenti.
2. Email esterne: quelle che inviano ai candidati.

Tuttavia, sia le email interne che quelle esterne devono contenere gli stessi elementi. Condividiamo alcuni esempi di seguito.

Esempio 1. Intestazione aziendale — eSputnik

Inutile dire che tutte le email aziendali per uso interno o esterno devono sempre contenere un logo aziendale.

La tua intestazione può essere leggermente più grande del semplice logo, se lo desideri. Ad esempio, i nostri amici di eSputnik posizionano il loro logo su un'immagine. E duplicano l'oggetto dell'email su di esso, proprio sotto il logo.

Quando contatti i candidati, utilizza sempre lo stesso logo. Ma quando invii email interne ai tuoi dipendenti, puoi diversificare le tue intestazioni, se lo desideri.

Esempio 2. Foto di persone di cui stai parlando — Stripo

Che si tratti di un nuovo assunto o della persona appena promossa, assicurati di aggiungere una foto di questa persona.

Esempio 3. Firma email — Modello Stripo

Perché dovresti aggiungere una firma a tali email quando tutti i destinatari sanno bene con chi stanno parlando?

In primo luogo, questo è un gesto educato e un requisito per tutte le email aziendali che è la tua e-mail HR.

In secondo luogo, la firma nell’email consente ad un candidato o ai tuoi colleghi di contattarti facilmente ogni volta che ne hanno bisogno.

Cosa rende una firma email nelle email per HR efficace:

Il tuo nome

Assicurati di includere il tuo nome. I candidati e i nuovi assunti dovranno sapere come chiamarti quando hai una conversazione faccia a faccia.

Tuttavia, come per le email interne ai dipendenti attuali, includere il tuo nome in tali email è una questione di educazione.

Informazioni di contatto

Le persone potrebbero aver bisogno di contattarti facilmente per discutere di alcune questioni. Offri loro questa opportunità. E’ ancora più importante quando si passa ad una nuova pagina su LinkedIn o quando si inizia ad utilizzare un nuovo social network con più frequenza del precedente.

Tieni presente che puoi aggiungere informazioni di contatto/icone dei social network alle tue email con Stripo in pochi secondi:

Se disponi di un telefono aziendale che i dipendenti possono utilizzare per contattarti, assicurati di aggiungerlo alla firma dell’email per HR.

Foto

Questo è un elemento opzionale. Ma è sempre bello "vedere" la persona con cui si parla.

Esempio 4. Email di conferma del colloquio — Stripo

Il candidato ha accettato il tuo invito e ha persino superato con successo il test?

Hai chiamato questa persona per parlare della data del colloquio. Ora devi inviargli un'e-mail di conferma del colloquio.

Qui, così come in tutte le email di conferma di appuntamento, è necessario evidenziare la data e l'ora, la durata, il luogo.

Se si tratta di un colloquio online, indica che fornirai al candidato il link alla un'ora prima del colloquio stesso. Se utilizzi lo stesso link per tutti i colloqui, potresti fornirlo subito nell'email di conferma del colloquio.

Se stai assumendo, potresti trovare utile la Guida per assumere in modo efficace.

Esempio 5. Raccolta dei feedback dei dipendenti — Ardas

Vuoi sapere come si sente il tuo staff a lavorare da casa? Si sentono produttivi come lo erano in ufficio?

Chiediglielo.

Aggiungi moduli AMP nei modelli email dei dipendenti.

Si prega di fare riferimento al nostro post sul blog del Modulo AMP per il manuale.

Se sai come farli sentire meglio e più sicuri in questi momenti, assicurati di condividere queste informazioni con coloro che ne hanno bisogno tramite email.

Oggetto delle email per HR ai dipendenti

Tutte le righe dell'oggetto devono essere chiare. Solo guardandolo, i destinatari devono avere un'idea di cosa tratterà l'email.

Esempi di oggetti efficaci:

• Incontra Andrea!
• Promemoria per il compleanno di Juliet.
• Jason sta lasciando il nostro team. Sbrigati a completare i compiti in comuni.
• Trasferimento in un nuovo ufficio.
• Vota la data per la Festa d’Ufficio.
• La festa di Natale in ufficio si terrà in DATA...
• Rapporti mensili_MENSILI
• La riunione settimanale inizia tra 20 minuti.

Conclusioni

Non importa se scegli il nostro Modello email per HR predefinito ai dipendenti o decidi di realizzarne uno partendo da zero, attieniti alle raccomandazioni fornite di seguito:

• specifica il nome del mittente;
• attieniti allo stile aziendale. Non solo per quanto riguarda il design, ma anche il modo di comunicare;
• invia regolarmente email interne;
• scrivi un’oggetto chiaro;
• includi la tua firma e le informazioni di contatto.