HR E-Mail-Vorlagen: Wie man schöne E-Mails erstellt

Sie sind Personalleiter und suchen nach HR-E-Mail-Vorlagen, die Ihnen Zeit sparen? Hier finden Sie sie, zusammen mit nützlichen Tipps für die Gestaltung und den Inhalt von HR-E-Mails...

Egal, was Sie tun, ob Sie eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter willkommen heißen oder Ihre Mitarbeiter über Neuigkeiten informieren, Sie verbringen viel Zeit mit der Erstellung von E-Mails, wenn Sie diese von Grund auf neu erstellen.

Stripo bietet eine Reihe von gebrauchsfertigen HR-E-Mail-Vorlagen, mit denen Sie nur noch halb so viel Zeit wie früher benötigen

Kommunizieren Sie einfach und viel schneller mit Ihren Mitarbeitern. Bearbeiten Sie E-Mail-Inhalte und senden Sie sie sofort an neue Bewerber.

E-Mail-Vorlagen für die Personalabteilung

Wie wir bereits erwähnt haben, bietet Stripo einige HR-Vorlagen.

Schauen wir uns diese doch einmal genauer an, oder?

1. Begrüßung eines neuen Mitarbeiters an seinem ersten Arbeitstag

Als Personalleiter möchten Sie natürlich, dass sich alle Mitglieder Ihres Teams wohl fühlen.

Diese Begrüßungs-E-Mail, die einige Tage vor dem ersten Arbeitstag oder gleich am ersten Tag verschickt wird, hilft dem neuen Mitarbeiter, sich mit den wichtigsten Mitarbeitern Ihres Unternehmens oder mit den Mitarbeitern, mit denen er häufig kommunizieren wird, vertraut zu machen.

Es ist sehr hilfreich, wenn Sie auch deren Kontaktinformationen mitteilen.

Vergessen Sie nicht, Fotos von diesen Personen beizufügen.

Die neuen Mitarbeiter werden das sehr zu schätzen wissen, denn so können sie unangenehme Situationen vermeiden, wenn sie versehentlich mit den falschen Personen sprechen :)

Ich erinnere mich an den Tag, als ich gerade in mein jetziges Team eingetreten war und eine ähnliche E-Mail der Personalabteilung erhielt. Ich fand es sehr hilfreich, das "Unternehmens-Wiki" mit Schlüsselinformationen über das Unternehmen zu lesen, wie z. B. wichtige Ereignisse, wichtige Ziele und Statistiken, wer die größten Partner und die größten Konkurrenten unseres Teams sind.

Schicken Sie diese Informationen an neue Mitarbeiter mit Ihrer "Willkommen in unserem Team"-E-Mail.

Vielleicht möchten Sie auch einige Informationen über die Kurse hinzufügen, die die neuen Mitarbeiter nach der Probezeit besuchen werden.

2. Ankündigung einer Neueinstellung

Egal, wie groß Ihr Büro ist - informieren Sie alle darüber, dass ein neuer Mitarbeiter zu Ihrem Team stoßen wird, und teilen Sie ihnen mit, wann dies der Fall sein wird.

Fügen Sie unbedingt ein Foto dieser Person hinzu.

Führen Sie die Hauptaufgaben des neuen Mitarbeiters oder der neuen Mitarbeiterin auf und geben Sie Kontaktinformationen an, damit alle Mitarbeiter wissen, welche Fragen sie mit dem neuen Mitarbeiter oder der neuen Mitarbeiterin besprechen müssen.

In unserer E-Mail-Vorlage "Ankündigung einer neuen Stelle" für Personalleiter haben wir auch einen Abschnitt eingefügt, in dem sich die neue Person vorstellt und das Team begrüßt. Diese Person ist vielleicht zu schüchtern oder zu beschäftigt, um jeden einzelnen Mitarbeiter zu begrüßen. Lassen Sie ihn/sie dies per E-Mail tun :)

3. Einladung von Mitarbeitern zu einer Veranstaltung/Party

Wenn "Ich war nicht im Büro, als Sie das Datum und die Uhrzeit der Party bekannt gegeben haben" ziemlich vertraut klingt, dann ist wahrscheinlich der richtige Zeitpunkt gekommen, um Einladungen an die Mitarbeiter zu versenden.

Was ich an dieser Vorlage so toll finde, ist, dass die Mitarbeiter ihre Teilnahme an der Feier direkt in E-Mails bestätigen können.

Auf diese einfache Weise stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter über das Datum und die Tagesordnung Ihrer Veranstaltung informiert sind.

4. Freundliche Erinnerung an wichtige Termine

Die Mitarbeiter sind sich vielleicht über wichtige Unternehmensereignisse im Klaren. Aber sie sind vielleicht zu beschäftigt, um sie alle im Kopf zu behalten.

Sie werden ihnen einen Gefallen tun, wenn Sie sie an wichtige Termine erinnern.

In unserem Unternehmen erinnern uns unsere Personalleiter an die Geburtstage der anderen Teammitglieder, an wöchentliche und monatliche Sitzungen, an Feiertage usw. Wir vergessen nie, unsere Kollegen an ihren Geburtstagen anzurufen. Das wirkt sich wirklich auf die Atmosphäre in unserem Team aus.

Ganz gleich, um welche Art von Veranstaltung es sich handelt - eine Geburtstagsfeier, bei der Sie sich alle treffen, um dem Geburtstagskind ein paar nette Worte zu sagen, oder ein Treffen mit Kunden - fügen Sie auf jeden Fall die Schaltfläche "Zum Kalender hinzufügen" hinzu. Sie können es nennen, wie Sie wollen. Unsere Schaltfläche "Ja, ich komme", die wir in dieser HR-E-Mail-Vorlage für Mitarbeiter verwendet haben, passte am besten zu unserer aktuellen Situation.

Stellen Sie sicher, dass Sie diese Schaltfläche mit dem Google-Kalender oder iCalendar verbinden, wenn Sie möchten, dass alle Mitarbeiter den Termin wahrnehmen ;)

5. Mitarbeiter auf dem Laufenden halten

Ihr gesamtes Team tut sein Bestes, um Ihrem Unternehmen zum Erfolg zu verhelfen. Deshalb ist es wichtig, dass sie wissen, dass sie das Richtige tun, dass Sie sich alle in die richtige Richtung bewegen. Und es wäre schön, wenn Sie sie über die Erfolge aller Abteilungen informieren würden, nicht nur derjenigen, für die sie alle arbeiten.

Wenn Sie ein Update für Mitbegründer/Investoren versenden, können Sie einige sehr private Informationen herausnehmen und nur an Ihre Mitarbeiter weiterleiten.

Für die meisten Menschen ist es entscheidend zu wissen, dass sie für das Projekt, in dem sie arbeiten, nützlich sind. Geben Sie Ihren Mitarbeitern das Gefühl, gebraucht zu werden.

Vielleicht möchten Sie auch eine HR-E-Mail von Grund auf selbst erstellen. In diesem Fall sollten Sie die nachstehenden Informationen berücksichtigen.

Sparen Sie Zeit bei der Erstellung von HR-E-Mail-Vorlagen mit Stripo

Diejenigen, die es vorziehen, ihre E-Mails selbst zu erstellen, können ebenfalls Zeit bei der Erstellung von E-Mails sparen. Wie das geht?

Weil Stripo, dessen Hauptpriorität es ist, Vermarktern zu helfen, E-Mails schneller zu erstellen, bietet:

Lagerung von Modulen

Speichern Sie die am häufigsten verwendeten Module Ihrer E-Mail-Vorlagen für HR-E-Mail-Vorlagen in Ihrer persönlichen Inhaltsbibliothek — Module.

Wenn Sie an Ihrer neuen Kampagne arbeiten, ziehen Sie einfach ein notwendiges Modul in Ihre Vorlage.

Stripo ermöglicht es Ihnen nicht nur, die am häufigsten verwendeten Module zu speichern, sondern sie auch alle auf einmal zu aktualisieren.

Synchronisierte Module

Wenn Sie jemals Ihre Kontaktdaten oder etwas anderes in diesen Inhaltsmodulen aktualisieren müssen, können Sie nur eines davon ändern, und die anderen Module werden diese Änderungen übernehmen.

Möglichkeit zum Kopieren und Wiederverwenden von Vorlagen

Wenn Sie sich an neue Bewerber wenden oder ein neues monatliches Update an die derzeitigen Mitarbeiter senden, müssen Sie nur geringfügige Änderungen an dieser E-Mail-Vorlage vornehmen, ohne dass Sie an der E-Mail-Struktur, an Kopf- und Fußzeilen, Kontaktinformationen usw. arbeiten müssen.

AMP-Formulare

Möchten Sie eine kurze Umfrage unter Ihren Nutzern durchführen, um deren emotionalen Zustand zu erfahren? Besonders wichtig während des COVID-Lockdowns.

Binden Sie AMP-Formulare in Ihre E-Mail-Vorlage für Mitarbeiter ein, um zu wissen, wie es Ihren Kollegen geht.

5 Beispiele für HR-E-Mails

Grundsätzlich lassen sich alle E-Mails, die Personalleiter versenden, in zwei Kategorien einteilen:

1. Interne E-Mails - die E-Mails, die sie an ihre Mitarbeiter schicken.
2. Externe E-Mails - die, die sie an die Bewerber schicken.

Allerdings sollten sowohl interne als auch externe E-Mails die gleichen Elemente enthalten. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele.

Beispiel 1. Firmenkopfzeile - eSputnik

Es versteht sich von selbst, dass alle Firmen-E-Mails für den internen oder externen Gebrauch immer ein Firmenlogo enthalten sollten.

Ihre Kopfzeile kann etwas größer sein als nur das Logo, wenn Sie möchten. Unsere Freunde von eSputnik zum Beispiel platzieren ihr Logo über einem Bild. Und den Betreff der E-Mail direkt unter dem Logo.

Wenn Sie sich an Bewerber wenden, verwenden Sie bitte immer das gleiche Logo. Wenn Sie jedoch interne E-Mails an Ihre Mitarbeiter senden, können Sie Ihre Kopfzeilen variieren, wenn Sie möchten.

Beispiel 2. Fotos von Personen, über die Sie sprechen - Stripo

Ob es sich um einen neuen Mitarbeiter oder eine Person handelt, die gerade befördert wurde, fügen Sie unbedingt ein Foto dieser Person hinzu.

Beispiel 3. E-Mail-Signatur - Stripo-Vorlage

Warum sollten Sie eine Signatur in solche E-Mails einfügen, wenn alle Empfänger genau wissen, mit wem sie sprechen?

Erstens ist dies eine höfliche Geste und eine Voraussetzung für alle geschäftlichen E-Mails, was auch für Ihre HR-E-Mail gilt.

Zweitens macht es die E-Mail-Signatur einem Bewerber oder Ihren Mitarbeitern leicht, Sie zu kontaktieren, wann immer sie es brauchen.

Was macht eine gute E-Mail-Signatur für HR-E-Mails aus:

Ihr Name

Geben Sie unbedingt Ihren Namen an. Bewerber und neue Mitarbeiter müssen wissen, wie sie Sie ansprechen können, wenn Sie ein persönliches Gespräch führen.

Bei internen E-Mails an derzeitige Mitarbeiter ist die Angabe Ihres Namens jedoch eher eine Entscheidung aus Höflichkeit.

Kontaktinformationen

Es kann sein, dass die Menschen sich mit Ihnen in Verbindung setzen müssen, um Fragen zu besprechen, die ihnen am besten passen. Bitte geben Sie ihnen diese Möglichkeit. Dies ist umso wichtiger, wenn Sie eine neue Seite auf LinkedIn eingerichtet haben oder wenn Sie einen neuen Social-Media-Kanal häufiger nutzen als den vorherigen.

Bitte beachten Sie, dass Sie mit Stripo buchstäblich in Sekundenschnelle Kontaktinformationen/Social-Media-Symbole zu Ihren E-Mails hinzufügen können:

Wenn Sie ein Firmentelefon haben, über das Ihre Mitarbeiter Sie erreichen können, fügen Sie es unbedingt in Ihre E-Mail-Signatur für die Personalabteilung ein.

Foto

Dies ist ein optionales Element. Aber es ist immer schön, die Person, mit der man spricht, zu "sehen".

Beispiel 4. E-Mail zur Bestätigung des Vorstellungsgesprächs - Stripo

Der Bewerber hat Ihre Einladung angenommen und sogar den Test erfolgreich bestanden?

Sie haben diese Person angerufen, um den Termin für das Vorstellungsgespräch zu besprechen. Jetzt müssen Sie ihm/ihr eine E-Mail zur Bestätigung des Vorstellungsgesprächs schicken.

Hier müssen Sie, wie in allen Terminbestätigungs-E-Mails, das Datum und die Uhrzeit, die Dauer und den Ort hervorheben.

Wenn es sich um eine Online-Sitzung handelt, erwähnen Sie, dass Sie dem Bewerber den Link zur Sitzung eine Stunde vor der Sitzung selbst zur Verfügung stellen werden. Wenn Sie für alle Treffen denselben Link verwenden, sollten Sie ihn gleich in Ihrer E-Mail zur Bestätigung des Vorstellungsgesprächs angeben.

Wenn Sie gerade Personal einstellen, könnte der Leitfaden für eine effiziente Personalbeschaffung für Sie nützlich sein.

Beispiel 5. Einholen von Mitarbeiter-Feedback - Ardas

Sie möchten wissen, wie Ihre Mitarbeiter die Arbeit von zu Hause aus empfinden? Haben sie das Gefühl, dass sie genauso produktiv sind wie im Büro?

Fragen Sie sie danach.

Fügen Sie AMP-Formulare in Ihre E-Mail-Vorlagen für Mitarbeiter ein.

Die Anleitung dazu finden Sie in unserem Blogbeitrag zu AMP-Formularen.

Wenn Sie wissen, wie sie sich in diesen Momenten besser und selbstbewusster fühlen können, geben Sie diese Informationen bitte per E-Mail an diejenigen weiter, die sie benötigen. 

Betreffzeilen von HR-E-Mails an Mitarbeiter

Alle Betreffzeilen sollten klar sein. Die Empfänger müssen schon beim bloßen Hinsehen eine Ahnung davon bekommen, worum es in der E-Mail geht.

Beispiele für gute Betreffzeilen:

• Lernen Sie Andrea kennen!
• Zur Erinnerung an Julias Geburtstag.
• Jason verlässt unser Team. Beeilen Sie sich, Ihre gemeinsamen Aufgaben zu erledigen.
• Umzug in ein neues Büro.
• Abstimmung über das Datum für die Office Holiday Party.
• Die Büro-Weihnachtsfeier findet am DATUM statt...
• Monatliche Berichte_MONAT.
• Die wöchentliche Sitzung beginnt in 20 Minuten.

Letzte Worte

Unabhängig davon, ob Sie sich für unsere gebrauchsfertigen HR-E-Mail-Vorlagen für Mitarbeiter entscheiden oder ob Sie Ihre eigenen Vorlagen von Grund auf neu erstellen, halten Sie sich an die nachstehenden Empfehlungen:

• Absendernamen angeben;
• sich an den Unternehmensstil halten. Das gilt nicht nur für das Design, sondern auch für die Art der Kommunikation;
• Versenden Sie regelmäßig interne E-Mails;
• schreiben Sie eine klare Betreffzeile;
• fügen Sie Ihre Unterschrift und Kontaktinformationen ein.