Modèles d'e-mails RH : Comment créer de beaux e-mails

Vous êtes un responsable RH et vous cherchez des modèles d'e-mails RH pour gagner du temps ? Vous les trouverez ici, ainsi que des conseils pratiques sur la conception et le contenu des e-mails RH...

Peu importe ce que vous faites : accueillir une nouvelle recrue ou communiquer avec les employés pour leur faire part de certaines nouvelles, vous passez beaucoup de temps à créer des courriels, voire à les créer de bout en bout.

Stripo propose un certain nombre de modèles d'e-mails RH prêts à l'emploi qui vous permettent de passer deux fois moins de temps que vous en avez l'habitude.

Communiquez avec les employés facilement et beaucoup plus rapidement. Modifiez le contenu des e-mails et envoyez-les directement aux nouveaux candidats.

Modèles d'e-mails pour les ressources humaines

Comme nous l'avons dit plus haut, Stripo propose des modèles de RH.

Alors, regardons-les de plus près, d'accord ?

1. Accueillir un nouvel employé pour son premier

En tant que responsable des RH, vous souhaitez certainement que tous les membres de votre équipe se sentent à l'aise.

Cet e-mail de bienvenue, envoyé quelques jours avant le premier jour de travail ou le jour même, aidera une nouvelle recrue à se familiariser avec les principaux employés de votre société ou ceux avec lesquels il communiquera assez souvent.

Cela sera vraiment utile si vous partagez également leurs coordonnées.

N'oubliez pas d'inclure des photos de ces personnes.

Les nouvelles recrues vous en seront reconnaissantes, car cela leur évitera de se retrouver dans des situations embarrassantes lorsqu'elles s'adresseront par erreur aux mauvaises personnes :).

Je me souviens du jour où j'ai rejoint mon équipe actuelle et où j'ai reçu un e-mail similaire de la part des ressources humaines. J'ai trouvé très utile de lire le " corporate wiki " avec des informations clés sur l'entreprise, comme les événements majeurs, les objectifs fondamentaux, les statistiques, qui sont les plus grands partenaires et les plus grands concurrents de notre équipe.

Envoyez ces informations aux nouvelles recrues avec votre e-mail "Bienvenue dans notre équipe".

Vous pouvez également ajouter des informations sur les cours qu'ils suivront une fois qu'ils auront passé la période d'essai.

2. Annoncer une nouvelle embauche

Quelle que soit la taille de votre bureau, informez tout le monde qu'une nouvelle recrue va rejoindre votre équipe et faites-leur savoir quand cela va se produire.

N'oubliez pas d'ajouter une photo de cette personne.

Dressez la liste de ses principales fonctions et indiquez ses coordonnées afin que tous les employés sachent quelles questions ils devront aborder avec la nouvelle personne.

Dans notre modèle d'e-mail "Annoncer une nouvelle embauche" destiné aux responsables RH, nous avons également ajouté une section où la nouvelle recrue se présente et salue l'équipe. Cette personne est peut-être trop timide ou trop occupée pour dire "bonjour" à chaque collègue. Laissez-la le faire par e-mail :)

3. Inviter les employés à prendre part à un événement/une fête

Si la phrase "Je n'étais pas au bureau lorsque vous avez annoncé la date et l'heure de la fête" vous semble familière, c'est probablement le bon moment pour commencer à adresser des invitations à vos employés.

Ce que j'adore dans ce modèle, c'est que les employés peuvent confirmer leur participation à la fête directement dans les emails.

De cette façon simple, vous vous assurez que tous les employés sont au courant de la date, de l'agenda de votre événement.

4. Rappelez gentiment à votre personnel les dates importantes

Les employés peuvent être parfaitement informés des événements importants de l'entreprise. Toutefois, ils pourraient être trop préoccupés pour les garder tous à l'esprit.

Vous leur rendrez service en leur rappelant les dates importantes.

Dans notre entreprise, nos responsables RH nous rappellent les anniversaires des autres membres de l'équipe, les réunions hebdomadaires et mensuelles, les vacances, etc. Nous n'oublions jamais d'appeler nos collègues pour leur fête. Cela influence l'atmosphère de notre équipe.

Quel que soit son caractère, qu'il s'agisse d'une fête d'anniversaire où vous vous réunissez tous pour dire quelques mots gentils aux personnes fêtant leur anniversaire ou d'une réunion avec des clients, assurez-vous d'ajouter le bouton "Ajouter au calendrier". Vous pouvez l'appeler comme vous le désirez. Notre bouton "Oui, je viendrai", que nous avons utilisé dans ce modèle d'e-mail RH pour les employés, correspondait le mieux à notre situation actuelle.

Veillez à connecter ce bouton au calendrier Google ou iCalendar si vous voulez que tout le personnel soit présent ;)

5. Tenir les employés informés

Toute votre équipe fait de son mieux pour assurer le succès de votre entreprise. Il est donc vital pour eux de savoir qu'ils font ce qu'il faut, que vous allez tous dans la bonne direction. Et il serait bon que vous les informiez des réalisations de tous les départements, et pas seulement de ceux pour lesquels ils travaillent tous.

Si vous envoyez une mise à jour aux cofondateurs/investisseurs, vous pouvez supprimer certaines informations très privées et la transmettre à vos employés.

Pour la plupart des gens, il est crucial de savoir qu'ils sont utiles au projet pour lequel ils travaillent. Aidez vos employés à se sentir utiles.

Vous pouvez aussi vouloir créer vous-même un e-mail RH à partir de la case départ. Si c'est votre cas, tenez compte des informations fournies ci-dessous.

Gagnez du temps sur la création de modèles d'e-mails RH grâce à Stripo

Ceux qui préfèrent créer des e-mails par eux-mêmes peuvent également gagner du temps sur la création d'e-mails. Comment ?

En raison de l'offre de Stripo, dont la principale priorité est d'aider les spécialistes du marketing à créer des e-mails plus rapidement :

Modèles d'e-mails RH pour le stockage des modules

Enregistrez les modules les plus couramment utilisés de vos modèles d'e-mails pour les modèles d'e-mails RH dans votre bibliothèque de contenu personnelle — Modules.

Lorsque vous travaillez sur votre nouveau projet, il vous suffit de tirer un module nécessaire dans votre modèle.

Stripo vous permet non seulement de stocker les modules les plus fréquemment utilisés, mais aussi de les mettre à jour en une seule fois.

Modèles d'e-mails RH synchronisés pour les managers

Si vous devez mettre à jour vos coordonnées ou tout autre élément de ces modules de contenu, vous pouvez modifier un seul d'entre eux et les autres modules prendront en compte ces modifications.

Copier et réutiliser les modèles d'e-mails RH : améliorer l'efficacité

Lorsque vous vous adressez à de nouveaux candidats ou que vous envoyez une nouvelle mise à jour mensuelle à vos employés actuels, vous n'aurez qu'à apporter de légères modifications à ce modèle d'e-mail sans avoir à travailler sur la structure de l'e-mail, sur un en-tête, un pied de page, des informations de contact, etc.

Formulaires AMP pour les professionnels du RH

Vous voulez faire un petit sondage auprès de vos utilisateurs afin de connaître leur état émotionnel ? Particulièrement vital pendant le confinement du COVID.

Intégrez des formulaires AMP dans votre modèle d'e-mail du personnel pour être bien au courant de ce que ressentent vos collègues.

5 exemples d'e-mails RH

Fondamentalement, tous les e-mails envoyés par les responsables RH peuvent être divisés en deux catégories :

1. Les e-mails internes - ceux qu'ils envoient aux employés.
2. Les e-mails externes - ceux qu'ils envoient aux candidats.

Cependant, les e-mails internes et externes doivent contenir les mêmes éléments. Nous allons vous donner quelques exemples ci-dessous.

Exemple 1. En-tête d'entreprise – Modèles d'e-mails RH

Il est évident que tous les e-mails d'entreprise à usage interne ou externe doivent toujours contenir le logo de l'entreprise.

Votre en-tête peut être un peu plus grand que le logo si vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez placer votre logo sur une image. Et dupliquer l'objet de l'e-mail RH sur cette image, juste en dessous du logo.

(Source : Freepik)

Lorsque vous vous adressez à de nouveaux candidats, utilisez toujours le même logo. Mais lorsque vous envoyez des e-mails internes à vos employés, vous pouvez diversifier vos en-têtes si vous le souhaitez.

Exemple 2. Photos de personnes dans les e-mails d'offres d'emploi — Modèles Stripo

Qu'il s'agisse d'une nouvelle recrue ou de la personne qui vient d'être promue, veillez à ajouter une photo de cette personne.

Exemple 3. Signature d'e-mail HR – Modèle Stripo

Pourquoi ajouter une signature à de tels e-mails alors que tous les destinataires savent parfaitement à qui ils s'adressent ?

Tout d'abord, il s'agit d'un geste de politesse et d'une exigence pour tous les courriels professionnels, ce qui est le cas de votre courriel RH.

Deuxièmement, la signature d'un courriel permet à un candidat ou à vos coéquipiers de vous contacter facilement lorsqu'ils en ont besoin.

Qu'est-ce qu'une bonne signature d'email pour les emails RH :

Votre nom : Coordonnées du responsable RH

Veillez à inclure votre nom. Les candidats et les employés devront savoir comment vous nommer lors d'une conversation en face à face.

En revanche, pour les courriels internes adressés aux employés actuels, l'inclusion de votre nom dans ces courriels est plutôt une décision de politesse.

Coordonnées RH pour les employés

Les gens peuvent avoir besoin de vous contacter d'une manière qui leur convient pour discuter de certaines questions. Donnez-leur cette possibilité. Cela devient encore plus vital lorsque vous avez changé de page sur LinkedIn ou lorsque vous commencez à utiliser un nouveau canal de médias sociaux plus souvent que le précédent.

Sachez que vous pouvez ajouter des informations de contact/des icônes de médias sociaux à vos e-mails avec Stripo, littéralement en quelques secondes :

Si vous disposez d'un téléphone d'entreprise que les employés peuvent utiliser pour vous joindre, veillez à l'ajouter à la signature de votre courriel RH.

Photo professionnelle RH dans les e-mails

Cet élément est facultatif. Mais il est toujours agréable de "voir" la personne à laquelle vous vous adressez.

Exemple 4. Courriel de confirmation d'entretien – Stripo

Le candidat a accepté votre invitation et a même passé le test avec succès ?

Vous avez appelé cette personne pour discuter de la date de l'entretien. Vous devez à présent lui envoyer un e-mail de confirmation d'entretien.

Ici, comme dans tous les e-mails de confirmation de rendez-vous, vous devez mettre en évidence la date et l'heure, la durée, le lieu.

S'il s'agit d'une réunion en ligne, indiquez que vous fournirez au candidat le lien vers la réunion une heure avant la réunion elle-même. Si vous utilisez le même lien pour toutes les réunions, vous pouvez le fournir immédiatement dans votre e-mail de confirmation d'entretien.

Si vous êtes en train de recruter, le Guide du recrutement efficace pourrait vous être utile.

Exemple 5. Recueillir les commentaires des employés – Ardas

Vous voulez savoir comment vos employés se sentent en travaillant à domicile ? Ont-ils le sentiment d'être aussi productifs qu'au bureau ?

Demandez-leur ce qu'ils en pensent.

Ajoutez des formulaires AMP dans les modèles d'e-mails de vos employés.

Veuillez vous référer à notre article de blog sur les formulaires AMP pour le mode d'emploi.

Si vous savez comment faire pour qu'ils se sentent mieux et plus confiants dans ces moments, veillez à partager cette info avec ceux qui en ont besoin par e-mail. 

Lignes d'objet des e-mails des RH aux employés

Toutes les lignes d'objet doivent être claires. Juste en le regardant, les destinataires doivent avoir une idée de ce que de quel sujet il s'agit.

Exemples de bonnes lignes d'objet:

• Rencontrer Andrea!
• Rappel de l'anniversaire de Juliette.
• Jason quitte notre équipe. Dépêchez-vous de terminer vos tâches courantes.
• Déménagement dans un nouveau bureau.
• Votez pour la date de la fête des vacances au bureau.
• La fête de Noël du bureau aura lieu à la DATE…
• Rapports mensuels_MOIS.
• La réunion hebdomadaire commence dans 20 minutes.

E-mails RH : Exemples de modèles de texte

Modèle 1 : E-mail de bienvenue pour un nouvel employé

Ligne d'objet : Bienvenue [Nom du nouvel(le) employé(e)] à [Nom de l'entreprise] !

Cher/chère [Nom du nouvel(le) employé(e)],

Nous sommes ravis que vous rejoigniez notre équipe en tant que [titre du poste] à [nom de l'entreprise] à partir du [date d'entrée en fonction]. Nous sommes convaincus que vos compétences, votre expérience et votre enthousiasme seront un atout inestimable pour notre organisation. Bienvenue à bord !

Durant votre première semaine, vous serez présenté à votre équipe, vous rencontrerez votre supérieur pour discuter de vos objectifs et de vos responsabilités, et vous serez guidé à travers nos différents systèmes et processus. Notre équipe RH vous fournira aussi un dossier d'intégration complet pour vous assurer que vous avez tout ce qu'il vous faut pour démarrer immédiatement.

Nous sommes ravis que vous nous rejoigniez et sommes impatients de vous aider à évoluer dans vos nouvelles fonctions.

Cordialement,

[Votre nom]

[Votre fonction]

(Source : Modèle Stripo)

Modèle 2 : E-mail du programme de recommandation d'employés

Ligne d'objet : Aidez-nous à trouver le candidat parfait — Programme de recommandation d'employés

Cher/chère [Nom de l'employé(e)],

Chez [Nom de l'entreprise], nous sommes convaincus que les meilleurs candidats sont souvent issus de notre propre réseau d'employés. Nous sommes ravis d'annoncer notre nouveau programme de recommandation des employés, conçu pour vous encourager et vous récompenser lorsque vous nous recommandez des candidats qualifiés pour des postes vacants au sein de notre entreprise.

Si vous connaissez quelqu'un qui possède les compétences techniques et humaines nécessaires pour occuper un poste particulier, veuillez envoyer ses coordonnées et son CV à [adresse électronique des RH]. Pour chaque recommandation réussie, vous recevrez une prime de [montant de la prime de recommandation] pour vous remercier.

Ensemble, continuons à constituer une équipe forte et dynamique au sein de [Nom de l'entreprise].

Cordialement,

[Votre nom]

[Votre fonction]

(Source : Modèle Stripo)

Modèle 3 : E-mail de diffusion d'offres d'emploi en interne

Ligne d'objet : Nouvelle opportunité d'emploi — [Nom du poste]

Cher/chère [Nom de l'employé(e)],

Nous sommes ravis de vous annoncer une nouvelle opportunité d'emploi au sein de notre entreprise pour le poste de [Nom du poste]. En tant que membre apprécié de notre équipe, nous voulons nous assurer que vous êtes au courant de cette offre d'emploi et nous vous encourageons à postuler si vous pensez que ce poste correspond à vos compétences et à vos objectifs de carrière.

Pour postuler, veuillez envoyer votre CV actualisé et une brève lettre de motivation à [adresse électronique des RH] avant le [date limite de candidature]. Si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires sur le poste, n'hésitez pas à contacter le département des ressources humaines.

Bonne chance !

Cordialement,

[Votre nom]

[Votre fonction]

(Source : Modèle Stripo)

Modèle 4 : E-mail de rappel pour l'évaluation des performances de l'employé

Ligne d'objet : Évaluation des performances à venir — [Nom de l'employé(e)]

Cher/chère [Nom de l'employé(e)],

Je vous rappelle amicalement que votre évaluation annuelle est prévue pour le [date]. Au cours de celle-ci, nous discuterons de vos réalisations, des domaines à améliorer et des objectifs pour l'année à venir.

Pour vous aider à vous préparer, nous vous encourageons à revoir vos réalisations et à réfléchir aux remarques que vous pourriez avoir à nous faire. Nous espérons que cette conversation sera productive et qu'elle se déroulera dans un esprit de collaboration.

Rendez-vous le [Date] !

Cordialement,

[Votre nom]

[Votre fonction]

Modèle 5 : E-mail de remerciement à l'employé

Ligne d'objet : Merci, [Nom de l'employé(e)] — Nous apprécions votre travail !

Cher/chère [Nom de l'employé(e)],

Nous souhaitons prendre un moment pour reconnaître vos efforts exceptionnels et votre dévouement à [Nom de l'entreprise]. Votre travail considérable, votre engagement et votre attitude positive contribuent de manière significative à notre succès et font de vous un membre inestimable de notre équipe.

Veuillez accepter notre sincère gratitude pour tout ce que vous faites. Continuez à faire un travail fantastique !

Cordialement,

[Votre nom]

[Votre fonction]

(Source : Modèle Stripo)

Modèle 6 : E-mail d'annonce de formation pour l'employé

Ligne d'objet : Prochaine opportunité de formation — [Sujet de la formation]

Cher/chère [Nom de l'employé(e)],

Nous sommes heureux de vous annoncer une prochaine opportunité de formation pour tous les employés sur [Sujet de la formation]. Cette formation aura lieu le [Date] à [Lieu]. Elle est conçue pour renforcer vos compétences, améliorer votre productivité et vous aider à vous tenir à jour des dernières tendances de l'industrie.

Pour vous inscrire à la formation, veuillez confirmer votre présence en répondant à cet e-mail ou en contactant le département des ressources humaines avant le [date limite de réponse]. Nous pensons que cette formation sera utile à votre développement professionnel et nous nous réjouissons de votre participation.

Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à nous contacter.

Cordialement,

[Votre nom]

[Votre fonction]

(Source : Modèle Stripo)

Modèle 7 : E-mail pour la célébration de l'anniversaire d'un employé

Ligne d'objet : 🎉 Joyeux anniversaire, [Nom de l'employé(e)] !

Cher/chère [Nom de l'employé(e)],

De la part de toute l'équipe de [Nom de l'entreprise], nous tenons à vous souhaiter un très joyeux anniversaire ! 🎂

Nous souhaitons que votre journée spéciale soit remplie de joie, de rires et de merveilleux souvenirs. Pensez à vous faire plaisir et à fêter l'événement avec vos proches.

Encore une fois, joyeux anniversaire, et que cette année vous apporte encore succès et bonheur.

Cordialement,

[Votre nom]

[Votre fonction]

(Source : Modèle Stripo)

Modèle 8 : E-mail d'annonce de démission d'un employé

Ligne d'objet : Adieu à [Nom de l'employé(e)] — Nous vous souhaitons le meilleur

Chère équipe,

C'est avec des sentiments contrastés que nous vous annonçons la démission de [Nom de l'employé(e)] de son poste de [Titre du poste] au sein de [Nom de l'entreprise], à partir du [Dernier jour ouvrable]. Bien que nous soyons tristes de les voir partir, nous soutenons leur décision et leur souhaitons le meilleur dans leurs projets futurs.

Veuillez nous rejoindre pour exprimer notre gratitude à [Nom de l'employé(e)] pour son travail acharné et son dévouement pendant la période où il/elle a travaillé pour nous. Nous organiserons un rassemblement d'adieu le [Date] à [Lieu] pour célébrer leurs contributions et leur souhaiter bonne chance.

Nous vous encourageons à y assister et à partager vos souvenirs ou vos vœux.

Cordialement,

[Votre nom]

[Votre fonction]

Modèle 9 : E-mail pour marquer l'anniversaire du travail d'un employé

Ligne d'objet : Félicitations pour votre [numéro] anniversaire, [nom de l'employé(e)] !

Cher/chère [Nom de l'employé(e)],

Aujourd'hui marque une étape importante dans votre parcours au sein de [Nom de l'entreprise] — votre [nombre] anniversaire de travail ! Nous tenons à profiter de cette occasion pour vous féliciter et vous exprimer notre reconnaissance pour votre dévouement, votre travail acharné et votre loyauté.

Vos contributions ont joué un rôle important dans notre succès et nous sommes reconnaissants de vous avoir comme membre précieux de notre équipe.

Nous vous souhaitons encore de nombreuses années de réussite ensemble !

Cordialement,

[Votre nom]

[Votre fonction]

(Source : Modèle Stripo)

Modèle 10 : E-mail d'annonce de promotion d'un employé

Ligne d'objet : Une nouvelle excitante — [Nom de l'employé(e)] promu(e) à [nouveau poste]

Chère équipe,

Nous sommes ravis d'annoncer la promotion de [Nom de l'employé(e)] au poste de [Nouveau poste]. [Nom de l'employé(e)] a démontré son engagement exceptionnel, ses compétences et sa passion dans son ancien poste de [Ancien poste], et nous sommes convaincus qu'il/elle continuera d'exceller dans ses nouvelles fonctions.

Veuillez nous rejoindre pour féliciter [Nom de l'employé(e)] pour sa promotion bien méritée et lui souhaiter beaucoup de succès dans ses nouvelles fonctions.

Cordialement,

[Votre nom]

[Votre fonction]

Brieffing

Que vous choisissiez nos modèles d'e-mails RH prêts à l'emploi pour les employés ou que vous décidiez de créer les vôtres en commencant depuis les bases, respectez les recommandations ci-dessous:

• spécifiez le nom de l'expéditeur;
• respectez le style de l'entreprise. Non seulement en ce qui concerne le design, mais aussi le mode de communication;
• envoyez régulièrement des e-mails internes;
• écrivez une ligne d'objet claire;
• incluez votre signature et vos coordonnées.