Как написать ознакомительное письмо

В первый день работы может быть трудно познакомиться с новыми коллегами и сразу найти с ними общий язык. Однако вы можете облегчить всем задачу, просто отправив письмо с самопрезентацией.

В этой статье вы узнаете больше об ознакомительном письме и получите несколько полезных советов по соблюдению email-этикета.

Мы также предоставим пример письма с самопрезентацией, чтобы помочь вам упорядочить свои мысли.

Что такое ознакомительное письмо?

Ознакомительное письмо — это письмо, которое новый сотрудник отправляет, чтобы выразить свою открытость и энтузиазм по поводу начала работы на новой должности и знакомства с новым коллективом. Такие письма могут помочь вам установить новые связи и построить фундамент для работы.

В таком ознакомительном письме вы можете предоставить некоторую справочную информацию о себе, описать свою роль в компании и даже пригласить новых членов команды выпить кофе или пообедать вместе.

(Источник: шаблон письма Stripo)

Почему нужно писать ознакомительное письмо?

Чем старше становятся люди, тем труднее им налаживать новые связи. И вы не единственный, кто может бояться знакомиться с новыми людьми. Но очень важно официально представиться и завязать взаимный контакт со своей командой.

1. Это ваш шанс представиться

Как известно, первое впечатление может быть ошибочным, особенно если у вас нет возможности встретиться с коллегами лично. Именно поэтому вы должны использовать свой шанс, чтобы рассказать больше о себе и показать свою искреннюю цель наладить отношения.

2. Сообщите своим коллегам о том, какими будут ваши обязанности

Используйте эту возможность, чтобы поделиться дополнительной информацией о себе, упомянуть свою должность, кратко описать свои обязанности и сообщить свой контакт для связи в реальной жизни.

(Источник: шаблон письма Stripo)

Что должно быть в ознакомительном письме

Вот несколько пунктов, которые следует проверить и убедиться, что ваше ознакомительное письмо понравится любому получателю:

1. Придумайте понятную тему письма

Темы писем — одна из самых важных частей вашей рассылки. Сегодня, когда десятки писем тонут в наших почтовых ящиках, никто не захочет открывать сообщение без привлекательной темы.

В зависимости от корпоративной культуры компании вы можете выбрать наиболее подходящий тон для своего сообщения. Тема письма также должна соответствовать вашей должности. Обязательно укажите в теме письма название вашей должности, так как ваши коллеги могут посчитать подозрительной рассылку с незнакомого адреса.

Примеры тем письма

В качестве примера для ознакомительного письма возьмите эти темы:

• «Привет» от нового аккаунт-менеджера.
• Письмо с представлением нового сотрудника от Алана Брауна.
• Давайте познакомимся — встречайте нового сотрудника.

2. Выберите подходящее приветствие

Формальное приветствие или дружеская приветливость?

Полагайтесь на собственный здравый смысл при выборе способа написания ознакомительного письма. Проверьте тон компании. Чтобы быть абсолютно уверенным, вы можете обсудить сообщение с HR-менеджером или своим руководителем.

В любом случае, необходимо придерживаться профессионального подхода, даже если вы пишете в дружеской манере.

3. Упомяните причину, по которой вы пишете

В идеале цель вашего ознакомительного письма должна быть понятна из его темы. Однако иногда нескольких слов в строке темы недостаточно.

Достаточно упомянуть, что вы недавно присоединились к команде и хотели бы представиться в первую очередь. Также можно добавить, что вы открыты для новых контактов и с нетерпением ждете встречи с коллегами.

(Источник: шаблон письма Stripo)

4. Опишите свой предыдущий опыт и новые обязанности

Лучший способ наладить новый контакт — дать людям понять, с чем они могут к вам обратиться. Расскажите немного о своем профессиональном опыте и объясните, почему он будет полезен в этой компании.

(Источник: шаблон письма Stripo)

Кроме того, расскажите о своей новой работе и основных обязанностях коллегам из других отделов. Если вы собираетесь руководить командой, сообщите им, что вы их новый супервайзер, в своем приветственном письме.

5. Выразите искренность и восторг

Не стесняйтесь проявить немного своих эмоций в профессиональном ознакомительном письме. Люди ценят открытость, и они наверняка разделят ваш энтузиазм, если вы будете искренними.

Также будет неплохо, если вы напишете, что с нетерпением ждете личной встречи (если это возможно) или, по крайней мере, надеетесь связаться с ними по видеосвязи.

6. Отвечайте на все входящие письма

Конечно, ваши коллеги могут ответить на письмо с представлением нового сотрудника. Не стесняйтесь отвечать на их сообщения, потому что это может помочь наладить и укрепить контакт.

Кроме того, у вас будет отправная точка для разговора с этим человеком позже. Зачем упускать такую возможность?

Что нужно учитывать при написании профессионального ознакомительного письма

Вы уже познакомились с основными элементами хорошего письма с самопрезентацией. Давайте подробнее рассмотрим детали, которые сделают ваш приход в компанию более примечательным.

1. Подготовьте шаблон ознакомительного письма

Иногда эмоции переполняют нас, и мы забываем обо всем. В случае профессионального email-знакомства это может быть некстати.

Мы рекомендуем вам написать шаблон письма с деловым знакомством заранее и на свежую голову. Вы также можете поделиться им с друзьями, чтобы получить советы о том, что следует добавить или убрать. Такие примеры писем могут быть универсальными для разных целей.

Однако это не относится к суеверным людям :).

2. Проверьте дважды

Вне всякого сомнения, это «обязательное условие» для всех писем. Очень важно избежать ошибок в письме с самопрезентацией, потому что оно создаст первое впечатление о вашей персоне. А первое впечатление — это главное, когда речь идет о новой работе.

Проверка орфографии необходима — обратите внимание, чтобы название компании и имя получателя были написаны правильно.

Грамматика также может стать проблемой, особенно для тех, кто не является носителем языка. К счастью, существует множество инструментов, которые помогут вам в написании профессиональных писем.

И последнее, но не менее важное: дважды проверьте вложения и ссылки, если они есть в вашем письме с самопрезентацией. Вы же не хотите, чтобы новые коллеги узнали ваши секреты в первый же день?

3. Помните, что все начинается с темы письма

Трудно переоценить важность темы в ознакомительном письме. Мы уже упоминали об этом в статье.

Несмотря на то, что она должна быть краткой и точной, необходимо проверить, помещается ли она в строку предварительного просмотра входящего письма. В противном случае получатель не заметит важную его часть.

Также не нужно дублировать свое имя в теме письма, если оно четко указано в вашей электронной почте — лучше указать должность или сделать веселое вступление.

4. Будьте лаконичны и соблюдайте структуру

Не пишите длинных повествований о том, как вы мечтали получить эту работу — оставьте эту тему для кофе-брейков или обеда с новыми коллегами.

Формальное приветствие, искреннее вступительное предложение, краткое описание вашей профессиональной биографии, выражение желания познакомиться с адресатом и ваш контакт — этого более чем достаточно для идеального письма с самопрезентацией.

5. Используйте организационную схему

В крупных и даже небольших компаниях обычно есть организационные схемы, которые могут помочь узнать имена, должности и контакты руководства основной команды. Вы можете найти эту информацию на сайте компании или HR-менеджеры могут прислать ее вам по электронной почте в первый рабочий день.

(Источник: шаблон письма Stripo) 

Вы можете использовать ее, чтобы убедиться, что отправили свое ознакомительное письмо всем, с кем собираетесь работать. Кроме того, в письме можно упомянуть, что вы готовы прийти к ним в офис для личной встречи, если для этого будет подходящее время.

Что не следует указывать в ознакомительном письме

1. Не будьте слишком откровенны

Лучше не давать ссылки на свои аккаунты в соцсетях и не прикреплять фото своей семьи — знакомство по электронной почте должно оставаться формальным.

Постарайтесь как можно больше рассказывать о работе. Однако не стесняйтесь делиться своими профессиональными достижениями или увлечениями, чтобы помочь людям лучше узнать вас.

2. Избегайте разговорной лексики и профессионального сленга

Даже если корпоративная культура компании позволяет вам общаться в дружеской манере, не стоит использовать язык чата в своем ознакомительном письме. Придерживайтесь официального тона, пока не убедитесь, что уместно использовать что-то более непринужденное.

С другой стороны, профессиональный сленг может заставить вас выглядеть скучным или даже вызывающим. На самом деле, в профессиональной среде люди обычно не используют много «сложных» терминов, потому что их все равно поймут и с помощью простых слов.

3. Скажите «Нет» лонгридам

Будет замечательно, если вы овладеете искусством быть в некотором роде интригующим при написании сообщения. Нет необходимости переписывать все свое резюме во ознакомительном письме.

Упомяните несколько основных деталей о себе, но не раскрывайте всех карт и оставьте место для легкой беседы в будущем.

Ваше письмо с самопрезентацией должно вызвать интерес у коллег и желание познакомиться с вами поближе!

Пример письма с самопрезентацией

1. Шаблон для новых членов команды. Используйте этот пример для систематизации своих мыслей и убедитесь, что соблюдаете структуру

Тема письма: Привет от Ника Дайсона, нового аккаунт-менеджера.

Привет всем,

Надеюсь, ваша неделя проходит хорошо!

Меня зовут Ник, я недавно присоединился к [название компании] и очень рад стать частью команды. Я пишу это ознакомительное письмо, чтобы вы узнали немного больше обо мне.

Как новый аккаунт-менеджер я возьму на себя [проекты и задачи]. Вы можете связаться со мной в случае необходимости обсудить некоторые услуги, которые мы можем предоставить новым клиентам.

Несколько слов обо мне: я учился в [название университета], проходил стажировку в [название компании] и работал в должности [название должности] в [название компании] в течение 2-х лет до прихода сюда. Когда я подавал резюме на эту должность, то заметил [ключевые преимущества бизнеса], что заинтересовало меня в данной сфере. Я считаю, что мой опыт пригодится для того, чтобы сделать [продукт] лучше.

Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне напрямую. И дайте знать, если я могу вам чем-то помочь.

Я с нетерпением жду возможности встретиться лично и узнать друг друга получше.

С наилучшими пожеланиями,

Ник Дайсон

2. Пример письма для отправки руководителю. Оно более формальное (но не слишком)

Тема письма: Ознакомительное письмо от [имя], нового PM

Доброе утро, [имя получателя],

Надеюсь, у вас все хорошо!

Меня зовут [имя], и я новый руководитель проекта [название проекта]. Я пишу, чтобы официально представиться и познакомиться.

Мой предыдущий опыт работы связан с [задачи, процессы, клиенты], и я считаю, что это поможет мне хорошо влиться в компанию.

Я очень хочу присоединиться к компании и буду очень признательна, если мы сможем встретиться лично. [Название компании] поражает своей корпоративной культурой и даже процессом найма.

Я начинаю работу [дата начала] и буду выполнять [задачи], поэтому не стесняйтесь связаться со мной, чтобы обсудить любой из этих вопросов.

Спасибо за ваше время и внимание.

С уважением,

Элисон Нейт

3. Ознакомительное письмо, отправляемое в случае, если вы новый менеджер

Тема письма: Краткое знакомство с новым [роль]

Уважаемая команда,

Меня зовут Николас Дейтон, и я рад представить себя в качестве вашего нового [руководителя отдела]. Мой первый день начнется [дата начала работы], тогда же мы проведем общее собрание, так что у вас будет возможность познакомиться со мной лично довольно скоро.

Я рад присоединиться к компании, поскольку высоко ценю ее [продукт, социальную активность, корпоративную культуру, положение на рынке и т. д.].

Мой опыт включает в себя [проекты, достижения, результаты управленческой деятельности], и это стало для меня отличной отправной точкой. Моей команде удалось [улучшить бизнес тем или иным способом], что помогло нам привлечь много потенциальных клиентов. Я чувствую, что мы можем внедрить множество новшеств, чтобы сделать работу более эффективной, а продукт — более заметным на рынке.

Как [руководитель отдела] я планирую [провести некоторые существенные изменения].

В первые две недели я хотел бы встретиться со всеми, чтобы больше узнать о команде и личном вкладе каждого ее члена. Я с нетерпением жду этого!

Не стесняйтесь обращаться ко мне, если захотите что-то обсудить или предложить для улучшения бизнес-процессов.

Давайте сделаем наше сотрудничество успешным и вместе добьемся лучших результатов!

С наилучшими пожеланиями,

Николас Дейтон

Важно отметить:

Обязательно оформите свое сообщение в привлекательный шаблон HTML-письма.

Подведем итоги

Как видите, ознакомительные письма играют важную роль в профессиональной коммуникации. И писать их, честно говоря, не так-то просто. Но если вы запомните самые важные советы о том, как написать ознакомительное письмо, все станет намного проще. Давайте быстро освежим их в памяти.

1. Убедитесь, что ваша тема письма краткая и информативная. Укажите свое имя и должность, чтобы она была более живой.
2. Обратите внимание на тон вашего сообщения. Не забывайте общаться во время процесса найма, а также проверяйте социальные сети компании или сайт, чтобы проверить себя.
3. Первая строка предназначена для объяснения причины, по которой вы обращаетесь к человеку. Люди не склонны тратить свое время на бесполезные письма, и вам необходимо прояснить цель вашего обращения, чтобы привлечь внимание.
4. Будьте искренними. Важно выражать свои эмоции, чтобы показать, что вы такой же человек и рады присоединиться к команде. Даже если чувствуете, что волнуетесь, совершенно нормально об этом упомянуть.
5. Будьте готовы к переписке. Это менее вероятно, но коллеги могут ответить на ваше ознакомительное письмо, чтобы подбодрить вас и поздравить с новой должностью. Не стесняйтесь отвечать им напрямую и, возможно, даже пригласить на чашечку кофе.
6. Отправьте разные письма команде и руководству. Будет приятно, если вы отправите отдельные письма разным людям. Вы можете персонализировать их и подобрать идеальный текст, чтобы достичь своей цели.
7. Не забывайте проверить дважды. Мы все делаем ошибки, особенно когда начинаем волноваться (а новая работа — это всегда эмоции). Проверьте орфографию, убедитесь, что вы правильно пишете имена, чтобы не попасть в неловкое положение, и попросите друга или коллегу вычитать письмо.
8. Будьте лаконичны в своем сообщении. Отложите длинные истории на будущее и упоминайте только ключевую информацию, которая поможет команде получить общее представление о вашей персоне.
9. Проявите энтузиазм. В своих письмах вы должны быть гостеприимны, чтобы пробудить желание встретиться с вами. Сохраняйте позитивный настрой, скажите несколько слов о том, как вы любите проводить свободное время, и обязательно найдется человек, который захочет познакомиться с вами поближе.
10. Подготовьте шаблоны сегодня, и уже завтра скажете себе «спасибо». Никто не любит подготавливать шаблоны, когда время от времени отправляешь такие письма. Но мы можем вас заверить, что шаблон ознакомительного письма так же полезен, как и заранее подготовленное резюме. Не торопитесь, подумайте, чем бы вы хотели поделиться, представляясь новым коллегам, или попросите друзей и хотя бы напишите аннотацию. Это также может быть полезно для вас перед написанием сопроводительного письма при подаче заявления о приеме на работу.

В завершение

Фух, это было тяжело. Но мы считаем, что оно того стоило! Спасибо за то, что вы заинтересованы в развитии себя как будущего коллеги и обратились к нам за некоторыми идеями. Всегда проще собраться с мыслями, прежде чем начать что-то писать, чем пытаться создать важное письмо с нуля, не так ли?

Мы знаем, что новая работа может быть сложной и заставлять вас переживать. К счастью, мы здесь, чтобы помочь вам, и мы надеемся, что все станет намного проще, поскольку вы знаете все советы и подготовились к письму с самопрезентацией. Не стесняйтесь использовать наши шаблоны, убедитесь, что вы учли все подсказки, придерживаетесь структуры и просто будьте открыты для новых знакомств.

Верьте в себя так же, как мы верим в вас, и вы обязательно сможете все начать с правильной ноты!