17 советов по написанию первоклассных ознакомительных писем (с примерами)

Начало карьеры на новом месте может быть непростым, особенно когда речь идет о знакомстве с новыми коллегами и быстром налаживании контакта. Один из способов облегчить этот переход — отправить ознакомительное письмо. В этой статье вы узнаете об основных принципах написания эффективного вводного письма и найдете полезные советы по соблюдению email-этикета. 

Кроме того, мы приводим бесплатные примеры ознакомительных писем, которые помогут вам без труда составить собственное. Итак, приступим.

(Источник: шаблон письма Stripo)

Что такое ознакомительное письмо?

Выход на новую работу — это захватывающая возможность, и самопрезентация коллегам — отличный способ начать. Отправив ознакомительное письмо, вы сможете передать свой энтузиазм и желание наладить контакт с новой командой. В этом письме можно рассказать о своей профессиональной биографии, объяснить свою роль и предложить встретиться за кофе или обедом, чтобы лучше узнать друг друга. Этот простой жест поможет завязать ценные знакомства и заложить прочный фундамент для работы в компании.

(Источник: шаблон письма Stripo)

Зачем писать ознакомительные письма?

Чем старше становятся люди, тем сложнее им заводить новые знакомства. И вы не единственный, кто может бояться знакомиться с новыми людьми. Тем не менее, официально представляться и налаживать взаимопонимание с коллективом — это часть корпоративной культуры.

Более того, дружелюбное и вдохновенное представление может значительно облегчить процесс онбординга. Увидев ваш позитивный настрой, новые сотрудники, скорее всего, ответят взаимностью, что поможет вам плавно интегрироваться и быстрее стать продуктивными. Вот еще несколько причин, по которым необходимо создавать ознакомительные письма для отправки новым сотрудникам. 

Это ваш шанс профессионально представиться

Как известно, первое впечатление может быть ошибочным, особенно если у вас нет возможности познакомиться с коллегами лично. Именно поэтому нужно использовать такую возможность, чтобы рассказать о себе и показать свое искреннее желание познакомиться.

Сообщите новым коллегам, в чем будут заключаться ваши обязанности

Используйте эту возможность, чтобы предоставить дополнительную информацию о себе, назвать свою должность, кратко описать круг обязанностей и сообщить контактные данные для личной встречи.

(Источник: шаблон письма Stripo)

Это способствует развитию и укреплению дальнейшего общения с членами команды

Понимание биографии, роли и обязанностей нового члена команды может значительно улучшить коммуникацию в коллективе. Ознакомительное письмо обеспечивает важный контекст для взаимодействия с действующими членами команды, способствуя лучшему сотрудничеству и интеграции.

Что следует указывать в ознакомительном письме

Вот несколько пунктов, которые следует проверить и убедиться, что вступительное письмо выглядит хорошо для любого получателя:

Совет #1. Придумайте понятную тему письма

Темы писем — одна из самых важных частей сообщений, поскольку 64% получателей принимают решение об их открывании или удалении, основываясь на темах. Сегодня, когда наша почта переполнена десятками писем, никто не захочет открывать сообщение без привлекательной темы.

В зависимости от корпоративной культуры компании можно выбрать наиболее подходящий тон для своего сообщения. Тема письма также должна соответствовать занимаемой должности. Обязательно укажите в теме письма название своей должности, поскольку коллеги могут расценить письмо с незнакомого адреса как подозрительное.

Примеры темы письма

Возьмите эти варианты в качестве примера для своей темы ознакомительного письма:

1. «Привет» от нового аккаунт-менеджера.
2. Ознакомительное письмо от нового сотрудника Алана Брауна.
3. Давайте знакомиться — встречайте нового сотрудника.
4. Давайте начнем!
5. Знакомство с моей новой командой.
6. Немного о себе.
7. Привет вам от Джона Доу!
8. Я только что начал работать в [название компании], и мне бы хотелось представиться!
9. Приветствие от нового сотрудника [должность] в [название компании].
10. Привет, [имя получателя], я [ваше имя] — новый [должность].

Совет #2. Выберите подходящее дружеское приветствие

Официальное приветствие или дружеский привет?

При выборе способа написания ознакомительного письма опирайтесь на здравый смысл. Проверьте тон, который обычно используется в коммуникациях компании. Чтобы быть абсолютно уверенным, можно обсудить сообщение с HR-менеджером или руководителем.

В любом случае, необходимо придерживаться профессионального подхода, даже если письмо составлено в дружеской манере.

Совет #3. Укажите причину, по которой вы пишете ознакомительное письмо

В идеале цель ознакомительного письма должна быть понятна из его темы. Однако иногда нескольких слов в теме письма недостаточно.

В первой строке письма просто упомяните, что вы недавно присоединились к команде и хотели бы представиться. Можно добавить, что вы открыты для новых знакомств и с нетерпением ждете встречи с коллегами.

(Источник: шаблон письма Stripo)

Совет #4. Опишите свой предыдущий опыт работы и новые обязанности

Лучший способ наладить новый контакт — дать людям понять, с чем они могут к вам обратиться. Расскажите немного о своем профессиональном опыте и объясните, почему он будет полезен в этой компании.

(Источник: шаблон письма Stripo)

Кроме того, кратко расскажите о своей новой работе и основных обязанностях коллегам из других отделов. Если собираетесь руководить коллективом, сообщите им о том, что вы стали их новым менеджером, в своем ознакомительном письме.

Совет #5. Выразите искренний интерес и восхищение

Не стесняйтесь показать свои эмоции в ознакомительном письме. Люди ценят открытость, и они наверняка разделят ваш энтузиазм, если он будет искренним.

Также будет уместным написать, что вы с нетерпением ждете личной встречи с коллегами (если это возможно), или, по крайней мере, что вы надеетесь пообщаться с ними по видеосвязи.

Совет #6. Отвечайте на все получаемые письма от новых коллег

Конечно, коллеги могут ответить на ваше ознакомительное письмо от нового сотрудника. Не стесняйтесь отвечать на их сообщения, так как это может помочь в построении и укреплении отношений.

Кроме того, у вас будет отправная точка для дальнейшего общения с этим человеком. Зачем упускать такую возможность?

Что нужно учитывать при написании профессионального ознакомительного письма

Вы уже познакомились с основными принципами составления ознакомительного письма. Давайте подробнее рассмотрим детали, которые сделают появление вас в компании более примечательным.

Совет #1. Подготовьте шаблон ознакомительного письма

Иногда эмоции захлестывают нас, и мы забываем обо всем. Это может доставить неудобства при написании профессионального ознакомительного письма. 

Мы рекомендуем писать шаблон делового ознакомительного письма заранее, на ясную голову. Можно поделиться им с друзьями, чтобы они посоветовали, что добавить или убрать. Такие примеры писем могут быть универсальными и использоваться для разных целей.

Однако все вышесказанное не относится к суеверным людям :).

Совет #2. Вычитывайте свои ознакомительные письма

Вычитка, разумеется, является обязательным условием для всех писем. Очень важно избежать ошибок в ознакомительном письме, потому что от него зависит первое впечатление получателя о вашей личности. А первое впечатление играет важную роль при устройстве на новую работу.

Обязательно проверьте орфографию и убедитесь, что название компании и имя получателя написаны правильно.

Грамматика также может стать проблемой, особенно для тех, кто не является носителем языка. К счастью, существует множество инструментов, которые помогут писать профессиональные письма.

И последнее, но не менее важное: дважды проверьте все вложения и ссылки, которые содержатся в ознакомительном письме. Вы же не хотите, чтобы новые коллеги узнали о ваших секретах в первый же день?

Совет #3. Начните с привлекательной темы письма

Как уже говорилось ранее, трудно переоценить важность темы в ознакомительном письме.  

Тема письма должна быть не только краткой и точной, но и вписываться в строку превью почты. В противном случае важная часть может быть не видна получателю. 

Также не стоит дублировать свое имя в теме письма, если оно указано в вашем аккаунте — лучше упомянуть должность или использовать забавное вступление.

Совет #4. Сохраняйте лаконичность и структурированность письма

Идеальное ознакомительное письмо должно состоять из вежливого приветствия, искреннего вступительного слова, краткого изложения вашей профессиональной биографии, выражения заинтересованности в знакомстве с новыми коллегами и контактной информации. Соблюдение этой структуры и лаконичный формат помогут произвести убедительное и положительное первое впечатление.

Совет #5. Используйте схему организационной структуры, чтобы познакомиться с новыми коллегами

В большинстве компаний есть схемы организационной структуры, которые помогут узнать имена, должности и контакты руководителей основных групп. Эту информацию можно найти на сайте компании, а HR-менеджеры могут прислать ее вам по электронной почте в первый рабочий день.

Воспользуйтесь организационной схемой, чтобы убедиться, что вы отправили ознакомительное письмо всем, с кем будете работать. Кроме того, в письме можно упомянуть, что вы с удовольствием придете к ним в офис для личной встречи.

(Источник: шаблон письма Stripo)

Совет #6. Используйте полезные фразы в шаблонах ознакомительных писем

Столкнулись с писательским ступором? Вот несколько полезных фраз для составления теплого, лаконичного и эффективного ознакомительного письма новой команде.

«Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас возникнут вопросы о моей роли в [компания]».

Эта фраза поможет коллегам понять, что вы готовы разъяснить свои обязанности, чтобы все были на одной волне.

«Спасибо, что нашли время прочесть мое ознакомительное письмо».

Выражение благодарности демонстрирует, что вы цените их время и внимание, тем самым формируя позитивный настрой на дальнейшее взаимодействие.

«Я с удовольствием назначу встречу, чтобы обсудить, как нам лучше всего взаимодействовать».

Предложение созвониться дает возможность наладить более личный контакт и обсудить предстоящую работу, а также получить ценные инсайты о компании.

Совет #7. Используйте подходящее завершение для ознакомительного письма

Завершая ознакомительное письмо, очень важно сохранить последовательность тона. Если письмо было теплым и дружелюбным, его завершение формальной подписью может показаться неуместным.

Выбор правильного завершения зависит от уровня формальности, который вы желаете передать. «Искренне» — надежный выбор для формального общения. «С наилучшими пожеланиями» — это нечто среднее, сочетающее профессионализм и дружелюбие. Для более непринужденного и доступного общения подойдет лаконичное и современное «Всего хорошего».

Такие фразы, как «с нетерпением жду встречи с вами» или «заранее благодарю», перед подписью могут добавить личный характер. «С нетерпением жду встречи с вами» выражает энтузиазм по поводу будущего взаимодействия, а «заранее благодарю» свидетельствует о признательности за любую предстоящую помощь или реакцию.

Что не следует упоминать в ознакомительных письмах

Совет #1. Не говорите слишком много личного в своем профессиональном ознакомительном письме

Лучше не указывать ссылки на свои аккаунты в соцсетях и не прикреплять фото своей семьи — знакомство по электронной почте должно оставаться формальным.

Постарайтесь как можно больше рассказывать о работе. Однако не стесняйтесь говорить о своих профессиональных достижениях или увлечениях, чтобы помочь людям лучше узнать вас.

Совет #2. Избегайте разговорной лексики или профессионального сленга для эффективной самопрезентации

Даже если корпоративная культура компании позволяет общаться в дружеской манере, не стоит использовать язык чата в ознакомительном письме. Сохраняйте официальный тон, пока не убедитесь, что уместно использовать что-то более обыденное.

С другой стороны, профессиональный сленг может показаться скучным или даже напускным. На самом деле, в профессиональной среде люди не используют много «сложных» терминов, потому что их с таким же успехом можно понять и с помощью простых слов.

Совет #3. Не превращайте самопрезентацию в лонгрид

Было бы здорово, если бы вы освоили мастерство быть немного интригующим при написании ознакомительного письма. Нет необходимости переписывать все свое резюме в ознакомительном письме.

Упомяните несколько важных деталей о себе, но не раскрывайте всех козырей: оставьте место для общения в будущем.

Ознакомительное письмо должно вызвать интерес у коллег и желание узнать вас получше!

(Источник: шаблон письма Stripo)

Совет #4. Старайтесь не акцентировать внимание на том, что вы новичок, в самопрезентациях

В ознакомительном письме старайтесь не упоминать о том, что вы незнакомы с адресатом. Такие фразы, как «Мы еще не знакомы» или «Возможно, вы меня не знаете», могут внушить собеседнику чувство дистанции и настороженности. Вместо этого начните разговор с теплотой и уверенностью, как будто вы уже знакомы, чтобы создать атмосферу близости и вызвать доверие.

Примеры ознакомительных писем

1. Шаблон от нового члена команды. 

Тема письма: Привет от Ника Дайсона, нового аккаунт-менеджера

Всем привет,

Надеюсь, ваша неделя складывается удачно!

Меня зовут Ник, я недавно присоединился к [название компании] и очень рад стать частью команды. Пишу это ознакомительное письмо, чтобы рассказать вам немного больше о себе.

Как новый аккаунт-менеджер я возьму на себя [проекты и задачи]. Вы можете связаться со мной, если понадобится обсудить некоторые виды услуг, которые мы можем предоставить новым клиентам.

Несколько слов обо мне: учился в [название университета], проходил стажировку в [название компании] и работал [название должности] в [название компании] в течение двух лет до прихода сюда. Когда подавал заявку на эту роль, то заметил [ключевые преимущества бизнеса], что и заинтересовало меня в этой сфере. Я считаю, что мой опыт будет полезен при улучшении [продукт]. 

Если у вас возникнут вопросы, смело обращайтесь ко мне напрямую. Также, пожалуйста, сообщите мне, если я могу вам чем-то помочь.

С нетерпением жду возможности встретиться лично и узнать друг друга получше.

Всего хорошего,

Ник Дайсон

2. Формальное ознакомительное письмо для менеджера. 

Тема письма: Ознакомительное письмо от [имя], нового PM

Доброе утро, [имя получателя],

Надеюсь, у вас все хорошо!

Меня зовут [имя], и я новый Project Manager в [название проекта]. Я пишу, чтобы официально представиться и познакомиться.

У меня есть опыт работы с [задачи, процессы, клиенты], который, как я считаю, поможет мне хорошо влиться в компанию.

Я рад присоединиться к компании и буду очень признателен, если мы сможем встретиться лично. [Название компании] поражает своей корпоративной культурой, включая процесс онбординга.

Я приступаю к работе [дата начала] и буду выполнять [задачи]. Пожалуйста, свяжитесь со мной, чтобы обсудить любую из этих задач.

Благодарю вас за внимание и время.

С уважением,

Элисон Нейт

3. Ознакомительное письмо от вас в качестве нового менеджера

Тема письма: Краткое знакомство от нового [роль]

Дорогая команда,

Меня зовут Николас Дейтон, и я рад сообщить, что стал вашим новым [Head of a department]. Мой первый день начнется [дата начала работы]. Тогда же мы проведем общее собрание, так что у вас будет возможность познакомиться со мной лично довольно скоро.

Я рад присоединиться к компании, поскольку высоко ценю ее [продукт, социальную инициативу, корпоративную культуру, позицию на рынке и т. д.].

Мой опыт охватывает [проекты, достижения, результаты менеджмента], которые послужили для меня отличной отправной точкой. Моей команде удалось [улучшить бизнес таким-то и таким-то образом], что помогло нам получить много потенциальных клиентов. Я считаю, что мы можем внедрить множество нововведений, чтобы сделать нашу работу более эффективной, а продукт — более привлекательным на рынке.

Как [Head of the department] я планирую [провести некоторые существенные изменения].

В первые две недели я хочу встретиться со всеми, чтобы узнать больше о команде и о личном вкладе каждого из ее членов. С нетерпением жду этого!

Свяжитесь со мной, если хотите что-то обсудить или предложить, что может улучшить наши бизнес-процессы.

Давайте сделаем наше сотрудничество плодотворным и вместе добьемся лучших результатов!

С наилучшими пожеланиями,

Николас Дейтон

4. Ознакомительное письмо руководителю другого отдела

Тема письма: Приветствие от нового Senior Editor [название компании]

Привет, Алекс,

Надеюсь, у вас все в порядке. Меня зовут Джилл Харрис, и я недавно присоединилась к Acme Marketing в качестве нового Senior Editor. Ранее я занимала аналогичную должность в компании Example SaaS, и теперь рада поделиться опытом с командой Acme.

Учитывая вашу роль Head of Marketing, я хотела бы познакомиться, поскольку мы будем тесно сотрудничать. Я слежу за вашими впечатляющими достижениями, особенно за выдающимися результатами, которых вы добились в прошлом квартале. Ваше стратегическое использование отдела контента для получения органических ссылок действительно вдохновляет.

Пока я вживаюсь в свою новую роль и с удовольствием бы запланировала видеозвонок, чтобы познакомиться поближе и обсудить наши предстоящие проекты. Если у вас есть вопросы или вы хотите обсудить мое видение контент-стратегии Acme, пожалуйста, свяжитесь со мной.

С нетерпением жду начала совместной работы,

С наилучшими пожеланиями,

Джилл Харрис

В завершение

Как видите, ознакомительные письма играют важную роль в профессиональной коммуникации. И писать их, честно говоря, не так-то просто. Однако процесс значительно упростится, если вы будете помнить о самых важных советах, о которых мы говорили выше. Давайте вкратце повторим их.

1. Убедитесь, что тема письма краткая и информативная. Укажите свое имя и должность, чтобы сообщение было конкретным и отвечало теме. 
2. Обратите внимание на тон сообщения. Напоминайте о себе во время процесса найма и проверяйте соцсети или сайт компании, чтобы убедиться, что вы на правильном пути. 
3. Первая строка предназначена для объяснения причины, по которой вы обращаетесь. Люди не хотят тратить свое время на ненужные письма, и поэтому необходимо уточнить цель вашего письма, чтобы привлечь их внимание.
4. Будьте искренними. Важно выражать свои эмоции, чтобы показать, что вы тоже человек и рады присоединиться к команде. Даже если вы нервничаете, не стоит об этом говорить.
5. Приготовьтесь поболтать. Хотя это и менее вероятно, ваши коллеги могут ответить на ознакомительное письмо, чтобы завязать знакомство и поздравить вас с новой работой. Не стесняйтесь отвечать им напрямую и, возможно, даже пригласите их выпить кофе.
6. Отправляйте разные письма команде и менеджменту. Рекомендуется отправлять отдельные письма разным группам людей. Вы можете персонализировать письма и подобрать идеальный язык для достижения своей цели.
7. Не забывайте проверять дважды. Все мы допускаем ошибки, особенно когда присутствует эмоциональная составляющая (а новая работа — это всегда эмоции). Проверьте орфографию, убедитесь в правильности написания имен, чтобы не попасть в неловкую ситуацию, и попросите друга или коллегу вычитать письмо с помощью Grammar checker.
8. Будьте лаконичны в своем сообщении. Оставьте длинные истории на будущее и указывайте только ключевую информацию, которая поможет команде составить общее представление о вашей личности.
9. Проявите энтузиазм. В своих письмах вы должны быть полны энтузиазма, чтобы коллеги захотели с вами познакомиться. Сохраняйте позитивный настрой, расскажите несколько слов о том, как вы любите проводить свободное время, и обязательно найдется человек, который захочет познакомиться с вами поближе.
10. Подготовьте шаблоны сегодня, а завтра скажите себе «спасибо». Никому не нравится готовить шаблоны писем, когда отправляешь их от случая к случаю. Однако мы можем вас заверить, что использование шаблона ознакомительного письма может быть не менее полезным, чем заранее подготовленное резюме. Не торопитесь, подумайте, чем бы вы хотели поделиться, представляясь новым коллегам, или попросите друзей и хотя бы напишите аннотацию. Вышеприведенные рекомендации могут пригодиться вам и при написании сопроводительного письма при приеме на работу.