Commencer un nouvel emploi peut être un défi, surtout lorsqu'il s'agit de rencontrer de nouveaux collègues et d'établir rapidement des relations. L'envoi d'un email de présentation est un moyen de faciliter cette transition. Dans cet article, vous découvrirez les éléments essentiels à la rédaction d'un courriel de présentation efficace et trouverez des conseils utiles pour respecter l'étiquette des courriels.
En outre, nous vous proposons des exemples gratuits d'emails de présentation pour vous aider à structurer facilement votre propre email. Sans plus attendre, commençons.
(Source: Modèle d'email Stripo)
Qu'est-ce qu'un email de présentation ?
Commencer un nouvel emploi est une opportunité passionnante, et se présenter à ses collègues est une excellente façon de démarrer. L'envoi d'un email de présentation vous permet de faire part de votre enthousiasme et de votre impatience à entrer en contact avec votre nouvelle équipe. Dans cet email, vous pouvez donner des détails sur votre parcours professionnel, expliquer votre rôle et proposer une rencontre autour d'un café ou d'un déjeuner pour faire plus ample connaissance. Ce simple geste peut vous aider à créer des liens précieux et à poser des bases solides pour votre séjour dans l'entreprise.
(Source: Modèle d'email Stripo)
Pourquoi écrire des emails de présentation ?
Plus les gens vieillissent, plus il leur est difficile de créer de nouveaux liens. Et vous n'êtes pas le seul à avoir peur de rencontrer de nouvelles personnes. Néanmoins, il est essentiel de se présenter officiellement et d'établir un contact mutuel avec votre équipe, car cela fait partie de la culture d'entreprise.
En outre, une présentation amicale et enthousiaste peut considérablement faciliter votre processus d'intégration. Lorsque votre nouvelle équipe constate votre attitude positive, il est probable qu'elle réagisse de la même manière, ce qui vous aidera à vous intégrer en douceur et à devenir plus rapidement productif. Voici quelques autres raisons pour lesquelles vous devriez créer des emails de présentation à envoyer à votre nouvelle équipe.
C'est l'occasion de vous présenter de manière professionnelle
Comme vous le savez, la première impression peut être mauvaise, surtout si vous ne pouvez pas rencontrer vos collègues en personne. C'est pourquoi vous devez profiter de l'occasion pour parler de vous et montrer votre désir sincère d'entrer en contact avec eux.
Vous informez vos nouveaux collègues de vos tâches.
Profitez de cette occasion pour donner quelques informations supplémentaires sur vous-même, mentionner votre poste, décrire brièvement vos responsabilités et communiquer vos coordonnées afin que vous puissiez vous rencontrer en personne.
(Source: Modèle d'email Stripo)
Il encourage et renforce la communication avec les membres de l'équipe.
La compréhension du parcours, du rôle et des responsabilités du nouveau membre de l'équipe peut améliorer considérablement la communication au sein de l'équipe. Un email de présentation fournit un contexte essentiel pour leurs interactions avec les membres existants de l'équipe, favorisant une meilleure collaboration et intégration.
Que faut-il inclure dans votre email de présentation ?
Voici quelques points à vérifier pour vous assurer que votre email d'introduction est attrayant pour tous les destinataires :
Conseil n° 1. Rédiger une ligne d'objet claire
Les objets sont l'une des parties les plus importantes de votre email, car 64% des destinataires décident d'ouvrir ou de supprimer des emails en fonction de l'objet de l'email. De nos jours, alors que nos boîtes de réception sont inondées de dizaines d'emails, personne ne voudra ouvrir un email dont l'objet n'est pas attrayant.
En fonction de la culture de l'entreprise, vous pouvez choisir le ton le plus approprié pour votre message. La ligne d'objet doit également correspondre à votre poste. Veillez à inclure l'intitulé de votre poste dans l'objet de votre courriel, car vos collègues peuvent considérer comme suspect un email provenant d'une adresse qu'ils ne reconnaissent pas.
Exemples d'objets
Prenez ces lignes d'objet comme exemple pour l'objet de votre email d'introduction :
- "Bonjour" de la part d'un nouveau gestionnaire de compte.
- Email de présentation d'un nouveau salarié par Alan Brown.
- Faisons connaissance - rencontre d'un nouveau salarié.
- C'est parti !
- Rencontrer ma nouvelle équipe.
- Un peu de moi.
- Salutations de John Doe !
- Je viens de commencer à travailler pour [Nom de l'entreprise], et j'aimerais bien qu'on me présente !
- Présentation du nouveau [Poste] à [Nom de l'entreprise].
- Bonjour [Nom du destinataire], je suis [Votre nom] - le nouveau [Poste].
Conseil n°2. Choisissez une salutation amicale appropriée
Salutation formelle ou bonjour amical ?
Fiez-vous à votre bon sens pour choisir la manière de rédiger votre email d'introduction. Vérifiez le ton généralement utilisé dans les communications de l'entreprise. Pour vous en assurer, vous pouvez discuter du message avec un responsable des ressources humaines ou votre supérieur hiérarchique.
Quoi qu'il en soit, vous devez rester professionnel, même si vous écrivez de manière amicale.
Conseil n° 3. Mentionnez la raison pour laquelle vous écrivez votre email d'introduction
Idéalement, l'objectif de votre email d'introduction devrait être compris dès son objet. Cependant, il arrive que quelques mots dans l'objet ne suffisent pas.
Dans la première ligne de votre email, vous devriez simplement mentionner que vous avez récemment rejoint l'équipe et que vous souhaitez vous présenter. Vous pouvez éventuellement ajouter que vous êtes ouvert à de nouvelles relations et que vous avez hâte de rencontrer vos collègues.
(Source: Modèle d'email Stripo)
Conseil n°4. Décrivez votre expérience professionnelle antérieure et vos nouvelles responsabilités
La meilleure façon d'établir un nouveau contact est de faire savoir aux gens ce qu'ils peuvent faire pour vous approcher. Parlez de votre parcours professionnel et expliquez pourquoi il sera utile à cette entreprise.
(Source: Modèle d'email Stripo)
Donnez également un bref aperçu de votre nouveau poste et de vos principales responsabilités à vos collègues des autres services. Si vous allez gérer une équipe, faites-leur savoir que vous êtes leur nouveau superviseur dans votre email de présentation.
Conseil n° 5. Exprimez votre intérêt et votre enthousiasme
N'hésitez pas à montrer quelques-unes de vos émotions dans l'email de présentation professionnelle. Les gens apprécient la franchise et ils partageront probablement votre enthousiasme si vous êtes sincère.
Il convient également d'écrire que vous avez hâte de rencontrer vos collègues en personne (si c'est possible), ou au moins que vous espérez les contacter par appel vidéo.
Conseil n° 6. Répondez à tous les emails de nouveaux collègues que vous recevez.
Bien entendu, vos collègues peuvent répondre à votre email de présentation du nouveau salarié. N'hésitez pas à répondre à leur message, car cela peut vous aider à établir et à renforcer le contact.
En outre, vous disposerez d'un point de départ pour une conversation ultérieure avec cette personne. Pourquoi rater l'occasion ?
Éléments à prendre en compte lors de la rédaction d'une introduction professionnelle par email
On vous a déjà présenté les éléments essentiels d'un bon email d'auto-présentation. Examinons de plus près les détails qui rendront votre apparition dans l'entreprise plus remarquable.
Conseil n° 1. Préparez un modèle d'email de présentation de soi
Parfois, les émotions nous submergent et nous avons tendance à tout oublier. Cela peut être gênant lors de la rédaction d'un email professionnel de présentation.
Nous vous recommandons de rédiger un modèle d'email d'introduction professionnelle à l'avance, l'esprit clair. Vous pourriez envisager de le partager avec certains de vos amis pour obtenir leur avis sur ce que vous devriez ajouter ou supprimer. De tels exemples d'email peuvent être universels et utilisés à des fins différentes.
Toutefois, ce qui précède ne s'applique pas aux personnes superstitieuses :).
Conseil n°2. Relisez vos emails d'introduction
La relecture est sans aucun doute un "must" pour tous les emails. Il est crucial d'éviter les erreurs dans un email d'auto-présentation, car il créera la première impression du destinataire sur votre personnalité. Et la première impression est primordiale lorsqu'il s'agit d'un nouvel emploi.
Un correcteur orthographique est essentiel - assurez-vous que le nom de l'entreprise et le nom du destinataire sont écrits correctement.
La grammaire peut également être un problème, en particulier pour les personnes dont ce n'est pas la langue maternelle. Heureusement, il existe de nombreux outils qui vous aident à rédiger des emails professionnels.
Enfin, vérifiez les pièces jointes et les liens qui apparaissent dans votre email de présentation. Vous ne voudriez pas que vos nouveaux collègues découvrent vos secrets dès le premier jour, n'est-ce pas ?
Conseil n°3. Commencez par un objet accrocheur
Comme nous l'avons déjà mentionné, il est difficile de surestimer l'importance de l'objet d'un email d'introduction.
Non seulement l'objet doit être bref et précis, mais vous devez également veiller à ce qu'il corresponde à la ligne de prévisualisation de la boîte de réception. Sinon, la partie importante risque de ne pas être visible pour le destinataire.
Par ailleurs, il n'est pas nécessaire de répéter votre nom dans la ligne d'objet s'il est clairement indiqué dans votre compte email - il serait préférable de mentionner le poste ou d'utiliser une introduction amusante.
Conseil n°4. Veillez à ce que votre email soit concis et structuré
Un email de présentation parfait doit comprendre une salutation polie, une déclaration d'ouverture sincère, un résumé concis de votre parcours professionnel, l'expression de votre intérêt à rencontrer vos nouveaux collègues et vos coordonnées. En suivant cette structure et en restant bref, vous ferez une première impression forte et positive.
Conseil n° 5. Utilisez un organigramme pour faire connaissance avec vos nouveaux collègues
La plupart des entreprises disposent d'un organigramme qui peut vous aider à connaître les noms, les fonctions et les contacts des principaux chefs d'équipe. Vous pouvez trouver ces informations sur le site de l'entreprise ou les responsables des ressources humaines peuvent vous les envoyer par email lors de votre premier jour de travail.
Vous pouvez utiliser l'organigramme pour vous assurer d'envoyer votre email de présentation à toutes les personnes avec lesquelles vous travaillerez. Vous pouvez également mentionner dans votre message que vous seriez ravi de vous rendre à leur bureau pour les rencontrer en personne.
(Source: Modèle d'email Stripo)
Conseil n°6. Mettez en place des phrases utiles dans vos modèles d'emails d'introduction.
Vous avez le syndrome de la page blanche ? Voici quelques phrases utiles pour rédiger un email de présentation chaleureux, succinct et efficace à votre nouvelle équipe.
"N'hésitez pas à me contacter si vous avez des questions sur mon rôle au sein de [l'entreprise]".
Cette phrase permet à vos collègues de comprendre que vous êtes prêt à clarifier vos responsabilités, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
"Merci d'avoir pris le temps de lire mon introduction."
En exprimant votre gratitude, vous montrez que vous accordez de l'importance au temps et à l'attention qu'ils vous accordent, ce qui donne un ton positif aux interactions futures.
"Je serais ravi de prendre rendez-vous pour discuter de la meilleure façon de collaborer."
Proposer un appel offre l'opportunité d'une connexion plus personnelle, vous permettant de discuter de votre travail à venir et de recueillir des informations précieuses sur l'entreprise.
Conseil n° 7. Utilisez une fin appropriée pour votre email d'introduction
Lorsque vous terminez un email de présentation, il est essentiel de maintenir un ton cohérent. Si votre email a été chaleureux et personnalisé, terminer par une signature formelle peut sembler déplacé.
Le choix de la bonne conclusion dépend du degré de formalité que vous souhaitez transmettre. La formule "Sincèrement" est un choix fiable pour une communication formelle. L'expression "Meilleures salutations" se situe à mi-chemin entre le professionnalisme et une touche d'amabilité. Pour une impression plus décontractée et plus accessible, "Best" est concis et moderne.
L'ajout de phrases telles que "dans l'attente de vous rencontrer" ou "merci d'avance" avant votre signature peut ajouter une touche personnelle. La mention "Au plaisir de vous rencontrer" exprime l'enthousiasme pour les interactions futures, tandis que la mention "Merci d'avance" témoigne de l'appréciation pour toute aide ou réponse à venir.
Ce que vous ne devez pas inclure dans vos emails d'introduction
Conseil n° 1. Ne soyez pas trop personnel dans votre email de présentation professionnelle
Il est préférable de ne pas fournir de liens vers vos comptes de réseaux sociaux ou de joindre des photos de votre famille - les présentations par email doivent rester formelles.
Essayez d'être le plus possible en rapport avec le travail. Toutefois, n'hésitez pas à faire part de vos réalisations professionnelles ou de vos loisirs pour aider les gens à mieux vous connaître.
Conseil n°2. Pour une introduction efficace, évitez le bavardage ou l'argot professionnel.
Même si la culture de l'entreprise vous permet de communiquer de manière amicale, vous ne devez pas utiliser un langage de chat pour votre email de présentation. Gardez un ton formel jusqu'à ce que vous soyez absolument sûr qu'il est approprié d'utiliser quelque chose de plus décontracté.
L'argot professionnel, quant à lui, pourrait vous faire paraître ennuyeux ou même frimeur. En fait, les gens ont tendance à ne pas utiliser beaucoup de termes "difficiles" dans leur environnement professionnel parce qu'ils seront tout aussi bien compris en utilisant des mots simples.
Conseil n°3. Ne transformez pas vos présentations en longs textes.
Il serait bon que vous maîtrisiez l'art d'être quelque peu intriguant lorsque vous rédigez un email de présentation. Il n'est pas nécessaire de réécrire tout votre CV dans la lettre de présentation.
Mentionnez quelques détails essentiels vous concernant, mais ne dévoilez pas toutes vos cartes ; laissez de l'espace pour un bref entretien à l'avenir.
Votre email de présentation doit susciter l'intérêt de vos collègues et leur donner envie de mieux vous connaître !
(Source: Modèle d'email Stripo)
Conseil n°4. Évitez de souligner que vous êtes nouveau dans vos présentations.
Dans votre email de présentation, évitez de mentionner que vous êtes nouveau pour le destinataire. Des phrases telles que "Nous ne nous sommes jamais rencontrés" ou "Vous ne me connaissez peut-être pas" peuvent créer un sentiment de distance et de prudence. Au contraire, abordez la conversation avec chaleur et confiance, comme si vous vous connaissiez déjà, afin de favoriser un sentiment de familiarité et d'instaurer un climat de confiance.
Exemples d'emails d'introduction
1. Modèle du nouveau membre de l'équipe.
Objet: Un petit bonjour de Nick Dyson, le nouveau gestionnaire de comptes
Bonjour à tous,
J'espère que votre semaine se passe bien !
Je m'appelle Nick - j'ai récemment rejoint l'entreprise [nom de l'entreprise] et je suis ravi de faire partie de l'équipe. J'écris cet email de présentation pour vous en dire un peu plus sur moi.
En tant que nouveau gestionnaire de compte, je prendrai en charge [projets et tâches]. Vous pouvez me contacter si vous avez besoin de discuter de certains des services que nous pourrions fournir aux nouveaux clients.
Quelques informations sur moi : J'ai étudié à [nom de l'université], j'ai effectué un stage à [nom de l'entreprise] et j'ai travaillé comme [titre du poste] pour [nom de l'entreprise] pendant deux ans avant de venir ici. Lorsque j'ai postulé pour ce poste, j'ai remarqué [avantages clés de l'entreprise], ce qui m'a amené à m'intéresser à ce secteur. Je pense que mon expérience sera utile pour améliorer [produit].
Si vous avez des questions, n'hésitez pas à me contacter directement. N'hésitez pas non plus à me faire savoir si je peux vous aider.
Je suis impatient de vous rencontrer et de faire plus ample connaissance.
Cordialement,
Nick Dyson
2. Email de présentation formelle à envoyer au manager.
Objet: Email de présentation de [Nom], le nouveau Premier ministre
Bonjour [nom du destinataire],
J'espère que cet email vous trouvera en bonne santé !
Je m'appelle [Nom] et je suis le nouveau chef de projet de [nom du projet]. Je vous écris pour me présenter officiellement et faire connaissance.
J'ai déjà eu l'occasion de travailler avec [tâches, processus, clients], ce qui, je pense, me permettra de bien m'intégrer dans l'entreprise.
Je suis très enthousiaste à l'idée de rejoindre l'entreprise et j'apprécierais vraiment que nous puissions nous rencontrer en personne. La culture d'entreprise de [Nom de l'entreprise] est étonnante, notamment en ce qui concerne le processus d'intégration..
Je commence le [date de début] et je prendrai en charge [tâches]. N'hésitez pas à me contacter pour discuter de ces tâches.
Je vous remercie pour votre temps et votre attention.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
Allison Nate
3. Email de présentation à envoyer si vous êtes un nouveau manager
Objet: Brève présentation du nouveau [rôle]
Chère équipe,
Je m'appelle Nicolas Dayton et j'ai le plaisir de me présenter comme votre nouveau [chef de service]. Mon premier jour sera le [date d'entrée en fonction]. Nous tiendrons une réunion générale à ce moment-là, ce qui vous donnera l'occasion de me rencontrer en personne assez rapidement.
Je suis heureux de rejoindre l'entreprise, car j'apprécie son [produit, initiative sociale, culture d'entreprise, position sur le marché, etc.]
Mon expérience comprend [projets, réalisations, résultats managériaux], qui m'ont servi de point de départ. Mon équipe a réussi à [améliorer l'activité de telle ou telle manière], ce qui nous a permis d'obtenir de nombreux clients potentiels. Je pense que nous pouvons mettre en œuvre de nombreuses mises à jour pour rendre notre travail plus efficace et notre produit plus remarquable sur le marché.
En tant que [chef du département], j'ai l'intention de [procéder à des changements essentiels].
Au cours des deux premières semaines, j'aimerais rencontrer tout le monde pour mieux connaître l'équipe et les contributions personnelles de chacun de ses membres. J'attends cela avec impatience !
N'hésitez pas à me contacter si vous souhaitez discuter de quoi que ce soit ou suggérer quelque chose qui pourrait améliorer nos processus opérationnels.
Faisons en sorte que notre collaboration soit fructueuse et obtenons ensemble de meilleurs résultats !
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
Nicolas Dayton
4. Email de présentation au responsable d'un autre département
Objet: Salutations de la part de [Nom de l'entreprise], nouveau rédacteur en chef
Bonjour Alex,
J'espère que cet email vous conviendra. Je m'appelle Jill Harris et j'ai récemment rejoint Acme Marketing en tant que rédactrice en chef. Auparavant, j'ai occupé un poste similaire chez Example SaaS, et je suis ravie d'apporter mon expérience à l'équipe d'Acme.
Étant donné votre rôle de chef du marketing, je tenais à me présenter puisque nous allons collaborer étroitement. J'ai suivi vos réalisations impressionnantes, en particulier les résultats remarquables que vous avez obtenus au cours du dernier trimestre. Votre utilisation stratégique du département du contenu pour générer des leads organiques a été une véritable source d'inspiration.
Alors que je m'installe dans mes nouvelles fonctions, j'aimerais organiser un appel vidéo pour faire connaissance et discuter de nos projets à venir. Si vous avez des questions ou si vous souhaitez discuter de ma vision de la stratégie de contenu d'Acme, n'hésitez pas à me contacter.
Au plaisir de travailler ensemble,
Avec mes meilleures salutations,
Jill Harris
Conclusion
Comme vous pouvez le constater, les emails de présentation sont essentiels dans la communication professionnelle. Et ils ne sont pas si faciles à rédiger, à vrai dire. Cependant, le processus sera beaucoup plus facile si vous gardez à l'esprit les conseils les plus importants que nous avons abordés ci-dessus. Récapitulons brièvement.
- Veillez à ce que votre objet soit bref et informatif. Indiquez votre nom et votre fonction pour que l'objet soit spécifique et d'actualité.
- Faites attention au ton de votre message. Rappelez-vous la communication pendant le processus d'embauche, et consultez les réseaux sociaux ou le site web de l'entreprise pour vérifier que vous êtes sur la bonne voie.
- La première ligne sert à expliquer la raison pour laquelle vous vous adressez à l'entreprise. Les gens ont tendance à ne pas perdre leur temps avec des emails inutiles, et vous devez clarifier l'objectif de votre email pour focaliser leur attention.
- Soyez sincère. Il est important d'exprimer vos émotions pour montrer que vous êtes aussi un être humain et que vous êtes heureux de rejoindre l'équipe. Même si vous vous sentez nerveux, il n'y a pas de mal à le mentionner.
- Préparez-vous à discuter. Bien que cela soit moins probable, vos collègues peuvent répondre à votre email de présentation pour établir le contact et vous féliciter pour votre nouvel emploi. N'hésitez pas à leur répondre directement et peut-être même à les inviter à prendre un café.
- Envoyez des emails différents à l'équipe et à la direction. Il est conseillé d'envoyer des emails distincts à différentes catégories de personnes. Vous pouvez personnaliser vos emails et trouver le langage parfait pour atteindre votre objectif.
- N'oubliez pas le double contrôle. Nous commettons tous des erreurs, surtout lorsqu'un élément émotionnel est présent (et un nouvel emploi est toujours une question d'émotions). Vérifiez votre orthographe, veillez à écrire les noms correctement pour éviter d'être embarrassé, et demandez à un ami ou à un collègue relire l'email à l'aide du vérificateur de grammaire.
- Gardez votre message laconique. Laissez les longues histoires pour plus tard et ne mentionnez que les informations clés qui aideront l'équipe à se faire une idée générale de votre personnalité.
- Exprimer son enthousiasme. Vous devez faire preuve d'enthousiasme dans vos emails, afin que vos collègues aient envie de vous rencontrer. Restez positif, dites quelques mots sur la manière dont vous aimez occuper votre temps libre, et il y aura certainement quelqu'un qui voudra faire plus ample connaissance avec vous.
- Préparez des modèles aujourd'hui et dites-vous "merci" demain. Personne n'aime préparer des modèles lorsque vous envoyez de tels emails de temps en temps. Cependant, nous pouvons vous assurer que l'utilisation d'un modèle pour un email de présentation peut être aussi utile qu'un CV préparé à l'avance. Prenez votre temps, réfléchissez à ce que vous aimeriez partager lorsque vous vous présentez à vos nouveaux collègues, ou demandez à des amis et écrivez au moins un résumé. Les suggestions ci-dessus peuvent également vous être utiles pour rédiger un email d'accompagnement pour une candidature à un emploi.
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