Як написати ознайомлювального листа

У перший день роботи може бути важко познайомитися з новими колегами й одразу знайти з ними спільну мову. Однак ви можете полегшити всім завдання, просто надіславши листа з самопрезентацією.

У цій статті ви дізнаєтеся більше про ознайомлювальний лист і отримаєте кілька корисних порад щодо дотримання email-етикету.

Ми також надамо приклад листа з самопрезентацією, щоб допомогти вам привести до ладу свої думки.

Що таке ознайомлювальний лист?

Ознайомлювальний лист — це лист, якого новий співробітник надсилає, щоб висловити свою відкритість та ентузіазм з приводу початку роботи на новій посаді та знайомства з новим колективом. Такі листи можуть допомогти вам встановити нові зв'язки та побудувати фундамент для роботи.

У такому ознайомлювальному листі ви можете надати деяку довідкову інформацію про себе, окреслити свою роль у компанії та навіть запросити нових членів команди випити кави або пообідати разом.

(Джерело: шаблон листа Stripo)

Чому потрібно писати ознайомлювального листа?

Що старшими стають люди, то важче їм налагоджувати нові зв'язки. І ви не єдиний, хто може боятися знайомитися з новими людьми. Але дуже важливо офіційно представитися і зав'язати взаємний контакт зі своєю командою.

1. Це ваш шанс представитись

Як відомо, перше враження може бути помилковим, особливо якщо ви не маєте можливості зустрітися з колегами особисто. Саме тому ви маєте використати свій шанс, щоб розповісти більше про себе та показати свою щиру мету налагодити стосунки.

2. Повідомте своїх колег про те, якими будуть ваші обов'язки

Використовуйте цю можливість, щоб поділитися додатковою інформацією про себе, згадати свою посаду, коротко описати свої обов'язки та надати свій контакт для зв'язку в реальному житті.

(Джерело: шаблон листа Stripo)

Що повинно бути в ознайомлювальному листі

Ось кілька пунктів, які слід перевірити і переконатися, що ваш ознайомлювальний лист сподобається будь-якому одержувачу:

1. Вигадайте зрозумілу тему листа

Теми листів — одна з найважливіших частин вашої розсилки. Сьогодні, коли десятки листів тонуть у наших поштових скриньках, ніхто не захоче відкривати повідомлення без привабливої теми.

Відповідно до корпоративної культури компанії ви можете вибрати найбільш прийнятний тон для свого повідомлення. Тема листа також має відповідати вашій посаді. Обов'язково вкажіть у темі листа назву вашої посади, оскільки ваші колеги можуть вважати підозрілою розсилку з незнайомої адреси.

Приклади тем листа

В якості прикладу для ознайомчого листа візьміть ці теми:

• «Вітаю» від нового акаунт-менеджера.
• Лист із презентуванням нового співробітника від Алана Брауна.
• Давайте познайомимося — зустрічайте нового співробітника.

2. Виберіть відповідне привітання

Формальне привітання чи дружня доброзичливість?

Покладайтеся на власний здоровий глузд під час вибору способу написання ознайомлювального листа. Перевірте тон компанії. Щоб бути абсолютно впевненим, ви можете обговорити повідомлення з HR-менеджером або своїм керівником.

У будь-якому разі, необхідно дотримуватися професійного підходу, навіть якщо ви пишете в дружній манері.

3. Зазначте причину, через яку ви пишете

В ідеалі мета вашого ознайомлювального листа має бути зрозуміла з його теми. Однак іноді кількох слів у рядку теми недостатньо.

Достатньо згадати, що ви нещодавно приєдналися до команди і хотіли б представитися передусім. Також можна додати, що ви відкриті для нових контактів і з нетерпінням чекаєте на зустріч з колегами.

(Джерело: шаблон листа Stripo)

4. Опишіть свій попередній досвід і нові обов'язки

Найкращий спосіб налагодити новий контакт — дати людям зрозуміти, з чим вони можуть до вас звернутися. Розкажіть трохи про свій професійний досвід і поясніть, чому він буде корисним у цій компанії.

(Джерело: шаблон листа Stripo)

Крім того, розкажіть про свою нову роботу та основні обов'язки колегам з інших відділів. Якщо ви збираєтеся керувати командою, повідомте їм, що ви їхній новий супервайзер, у своєму привітальному листі.

5. Висловіть щирість і захоплення

Не соромтеся проявити трохи своїх емоцій у професійному ознайомлювальному листі. Люди цінують відкритість, і вони напевно підтримають ваш ентузіазм, якщо ви будете щирими.

Також буде непогано, якщо ви напишете, що з нетерпінням чекаєте на особисту зустріч (якщо це можливо) або, принаймні, сподіваєтеся зв'язатися з ними по відеозв'язку.

6. Відповідайте на всі вхідні листи

Звичайно, ваші колеги можуть відповісти на лист з презентацією нового співробітника. Не соромтеся відповідати на їхні повідомлення, тому що це може допомогти налагодити і зміцнити контакт.

Крім того, у вас буде відправна точка для розмови з цією людиною пізніше. Навіщо втрачати таку можливість?

Що потрібно враховувати під час написання професійного ознайомлювального листа

Ви вже познайомилися з основними елементами хорошого листа з самопрезентацією. Давайте детальніше розглянемо елементи, які зроблять ваш візит у компанію більш примітним.

1. Підготуйте шаблон ознайомлювального листа

Іноді емоції переповнюють нас, і ми забуваємо про все. У випадку з професійним email-знайомством це може бути недоречно.

Ми рекомендуємо вам написати шаблон листа з діловим знайомством заздалегідь і на свіжу голову. Ви також можете поділитися ним з друзями, щоб отримати поради стосовно того, що варто додати або прибрати. Такі приклади листів можуть бути універсальними для різних цілей.

Проте це не стосується забобонних людей :).

2. Перевірте двічі

Поза всяким сумнівом, це «обов'язкова умова» для всіх листів. Дуже важливо уникнути помилок у листі з самопрезентацією, бо він створить перше враження щодо вашої персони. А перше враження — це головне, коли йдеться про нову роботу.

Перевірка орфографії необхідна — зверніть увагу, щоб назва компанії та ім'я одержувача були написані вірно.

Граматика також може стати проблемою, особливо для тих, хто не є носієм мови. На щастя, існує безліч інструментів, які допоможуть вам у написанні професійних листів.

І останнє, але не менш важливе: двічі перевірте додатки та посилання, якщо вони є у вашому листі з самопрезентацією. Ви ж не хочете, щоб нові колеги дізналися про ваші секрети в перший же день?

3. Пам'ятайте, що все починається з теми листа

Важко переоцінити важливість теми в ознайомлювальному листі. Ми вже згадували про це в статті.

Незважаючи на те, що вона має бути стислою і чіткою, необхідно перевірити, чи потрапляє вона в рядок попереднього перегляду вхідного листа. Інакше одержувач не помітить важливу його частину.

Також не потрібно дублювати своє ім'я в темі листа, якщо воно чітко вказане у вашій електронній пошті — краще вказати посаду або зробити веселий вступ.

4. Будьте делікатними і дотримуйтесь структури

Не пишіть довгих оповідань про те, як ви мріяли отримати цю роботу — залиште цю тему для кава-брейків або обіду з новими колегами.

Формальне привітання, щире вступне слово, стислий опис вашої професійної біографії, висловлення бажання познайомитися з адресатом і ваш контакт — цього більш ніж достатньо для ідеального листа з самопрезентацією.

5. Використовуйте організаційну схему

У великих і навіть невеликих компаніях зазвичай є організаційні схеми, які можуть допомогти дізнатися імена, посади та контакти керівництва основної команди. Ви можете знайти цю інформацію на сайті компанії або HR-менеджери можуть надіслати її вам електронною поштою в перший робочий день.

(Джерело: шаблон листа Stripo) 

Ви можете використати її, щоб переконатися, що надіслали свій ознайомлювальний лист усім, з ким збираєтеся працювати. Крім того, в листі можна згадати, що ви готові прийти до них в офіс для особистої зустрічі, якщо для цього буде слушний час.

Що не слід зазначати в ознайомлювальному листі

1. Не будьте занадто відвертими

Краще не надавати посилання на свої акаунти в соцмережах і не додавати фото своєї сім'ї — знайомство електронною поштою має залишатися формальним.

Намагайтеся якомога більше розповідати про роботу. Однак не соромтеся ділитися своїми професійними досягненнями або захопленнями, щоб допомогти людям краще пізнати вас.

2. Уникайте розмовної лексики та професійного сленгу

Навіть якщо корпоративна культура компанії дозволяє вам спілкуватися в дружній манері, не варто використовувати мову чату у своєму ознайомлювальному листі. Дотримуйтеся офіційного тону, поки не переконаєтеся, що доречно використовувати щось більш невимушене.

З іншого боку, професійний сленг може змусити вас виглядати нудним або навіть зухвалим. Насправді у професійному середовищі люди зазвичай не використовують багато «складних» термінів, бо їх все одно зрозуміють і простою мовою.

3. Скажіть «Ні» лонгрідам

Буде чудово, якщо ви опануєте мистецтво бути до певної міри інтригуючим під час написання повідомлення. Немає потреби переписувати все своє резюме в ознайомлювальному листі.

Згадайте кілька основних деталей про себе, але не розкривайте всіх карт і залиште місце для вільної бесіди в майбутньому.

Ваш лист із самопрезентацією має викликати інтерес у колег і бажання познайомитися з вами ближче!

Приклад листа з самопрезентацією

1. Шаблон для нових членів команди. Використовуйте цей приклад для систематизації своїх думок і переконайтеся, що дотримуєтеся структури

Тема листа: Привіт від Ніка Дайсона, нового акаунт-менеджера.

Привіт усім,

Сподіваюся, ваш тиждень проходить добре!

Мене звати Нік, я нещодавно приєднався до [назва компанії] і дуже радий стати частиною команди. Я пишу цей ознайомлювальний лист, щоб ви дізналися трохи більше про мене.

Як новий акаунт-менеджер я візьму на себе [проєкти та завдання]. Ви можете зв'язатися зі мною в разі необхідності обговорити деякі послуги, які ми можемо надати новим клієнтам.

Кілька слів про мене: я навчався в [назва університету], проходив стажування в [назва компанії] і працював на посаді [назва посади] в [назва компанії] протягом 2-х років до приходу сюди. Коли я подавав резюме на цю посаду, то помітив [ключові переваги бізнесу], що зацікавило мене в цій сфері. Я вважаю, що мій досвід стане в нагоді для того, щоб зробити [продукт] кращим.

Якщо у вас є будь-які питання, не соромтеся звертатися до мене безпосередньо. І повідомте, якщо я можу вам чимось допомогти.

Я з нетерпінням чекаю можливості зустрітися особисто і пізнати один одного краще.

З найкращими побажаннями,

Нік Дайсон

2. Приклад листа для надсилання керівнику. Він більш формальний (але не занадто)

Тема листа: Ознайомлювальний лист від [ім'я], нового PM

Доброго ранку, [ім'я одержувача],

Сподіваюся, у вас усе добре!

Мене звати [ім'я], і я новий керівник проєкту [назва проєкту]. Я пишу, щоб офіційно представитися і познайомитися.

Мій попередній досвід роботи пов'язаний із [завдання, процеси, клієнти], і я вважаю, що це допоможе мені добре влитися в компанію.

Я дуже хочу приєднатися до компанії і буду дуже вдячна, якщо ми зможемо зустрітися особисто. [Назва компанії] вражає своєю корпоративною культурою і навіть процесом найму.

Я починаю роботу [дата початку] і буду виконувати [завдання], тому не соромтеся зв'язатися зі мною, щоб обговорити будь-яке з цих питань.

Дякую за ваш час та увагу.

З повагою,

Елісон Нейт

3. Ознайомлювальний лист, що надсилається в разі, якщо ви новий менеджер

Тема листа: Коротке знайомство з новим [роль]

Шановна командо,

Мене звати Ніколас Дейтон, і я радий представити себе як вашого нового [керівника відділу]. Мій перший день розпочнеться [дата початку роботи], тоді ж ми проведемо загальні збори, тож ви матимете змогу познайомитися зі мною особисто досить скоро.

Я радий приєднатися до компанії, оскільки високо ціную її [продукт, соціальну активність, корпоративну культуру, позицію на ринку тощо].

Мій досвід включає в себе [проєкти, досягнення, результати управлінської діяльності], і це стало для мене чудовою відправною точкою. Моїй команді вдалося [поліпшити бізнес у той чи інший спосіб], що допомогло нам залучити багато потенційних клієнтів. Я відчуваю, що ми можемо впровадити безліч нововведень, щоб зробити роботу ефективнішою, а продукт — помітнішим на ринку.

Як [керівник відділу] я планую [провести деякі суттєві зміни].

У перші два тижні я хотів би зустрітися з усіма, щоб більше дізнатися про команду та особистий внесок кожного з її членів. Я з нетерпінням чекаю цього!

Не соромтеся звертатися до мене, якщо захочете щось обговорити або запропонувати для поліпшення бізнес-процесів.

Давайте зробимо нашу співпрацю успішною і разом досягнемо найкращих результатів!

З найкращими побажаннями,

Ніколас Дейтон

Важливо зазначити:

Обов'язково оформіть своє повідомлення в привабливий шаблон HTML-листа.

Підіб'ємо підсумки

Як бачите, ознайомлювальні листи відіграють важливу роль у професійній комунікації. І писати їх, чесно кажучи, не так-то просто. Але якщо ви запам'ятаєте найважливіші поради про те, як написати ознайомлювального листа, все стане набагато простіше. Давайте швидко освіжимо їх у пам'яті.

1. Переконайтеся, що ваша тема листа коротка та інформативна. Вкажіть своє ім'я та посаду, щоб вона була більш живою.
2. Зверніть увагу на тон вашого повідомлення. Не забувайте спілкуватися під час процесу найму, а також перевіряйте соціальні мережі компанії або сайт, щоб перевірити себе.
3. Перший рядок призначений для пояснення причини, з якої ви звертаєтеся до людини. Люди не схильні витрачати свій час на непотрібні листи, і вам необхідно висвітлити мету вашого звернення, щоб привернути увагу.
4. Будьте щирими. Важливо висловлювати свої емоції, щоб продемонструвати, що ви така сама людина і раді приєднатися до команди. Навіть якщо відчуваєте, що хвилюєтеся, цілком нормально про це згадати.
5. Будьте готові до листування. Це менш ймовірно, але колеги можуть відповісти на вашого ознайомлювального листа, щоб підбадьорити вас і привітати з новою посадою. Не соромтеся відповідати їм безпосередньо і, можливо, навіть запросити на філіжанку кави.
6. Надішліть різні листи команді та керівництву. Буде приємно, якщо ви надішлете окремі листи різним людям. Ви можете персоналізувати їх і підібрати ідеальний текст, щоб досягти своєї мети.
7. Не забувайте перевірити двічі. Ми всі робимо помилки, особливо коли починаємо хвилюватися (а нова робота — це завжди емоції). Перевірте орфографію, переконайтеся, що ви правильно пишете імена, щоб не опинитися в незручному становищі, і попрохайте друга чи колегу вичитати листа.
8. Будьте лаконічними у своєму повідомленні. Відкладіть довгі історії на майбутнє і згадуйте лише ключову інформацію, яка допоможе команді отримати загальне уявлення про вашу персону.
9. Проявіть ентузіазм. У своїх листах ви маєте бути гостинними, щоб викликати бажання зустрітися з вами. Зберігайте позитивний настрій, скажіть кілька слів про те, як ви любите проводити вільний час, і обов'язково знайдеться людина, яка захоче познайомитися з вами ближче.
10. Підготуйте шаблони сьогодні, і вже завтра скажете собі «дякую». Нікому не подобається готувати шаблони, коли час від часу надсилаєш такі листи. Але ми можемо вас запевнити, що шаблон ознайомлювального листа так само корисний, як і заздалегідь підготовлене резюме. Не поспішайте, подумайте, чим би ви хотіли поділитися, презентуючи себе новим колегам, або попросіть друзів і хоча б напишіть анотацію. Це також може бути корисним для вас перед написанням супровідного листа під час подання заяви про прийняття на роботу.

На завершення

Хух, це було важко. Але ми вважаємо, що воно того варте! Дякуємо за те, що ви зацікавлені в розвитку себе як майбутнього колеги і звернулися до нас за деякими ідеями. Завжди простіше зібратися з думками, перш ніж почати щось писати, ніж намагатися створити важливого листа з нуля, хіба ні?

Ми знаємо, що нова робота може бути складною і змушувати вас переживати. На щастя, ми тут, щоб допомогти вам, і ми сподіваємося, що все стане набагато простіше, оскільки ви знаєте всі поради та підготувалися до листа з самопрезентацією. Не соромтеся використовувати наші шаблони, переконайтеся, що ви врахували всі підказки, дотримуєтеся структури і просто будьте відкриті для нових знайомств.

Вірте в себе так само, як ми віримо в вас, і ви обов'язково зможете все почати з правильної ноти!