17 порад з написання першокласних ознайомлювальних листів (із прикладами)

Початок кар'єри на новому місці може бути непростим, особливо коли йдеться про знайомство з новими колегами та швидке налагодження контакту. Один зі способів полегшити цей перехід — надіслати ознайомлювальний лист. У цій статті ви дізнаєтеся про основні принципи написання ефективного вступного листа та знайдете корисні поради з дотримання email-етикету.

Крім того, ми наводимо безплатні приклади ознайомлювальних листів, які допоможуть вам без зусиль скласти власний. Отже, почнімо.

(Джерело: шаблон листа Stripo)

Що таке ознайомлювальний лист?

Вихід на нову роботу — це захоплива можливість, і самопрезентація колегам — чудовий спосіб почати. Надіславши ознайомлювальний лист, ви зможете передати свій ентузіазм і бажання налагодити контакт із новою командою. У цьому листі можна розповісти про свою професійну біографію, пояснити свою роль і запропонувати зустрітися за кавою або обідом, щоб краще пізнати один одного. Цей простий жест допоможе зав'язати цінні знайомства і закласти міцний фундамент для роботи в компанії.

(Джерело: шаблон листа Stripo)

Навіщо писати ознайомлювальні листи?

Що старшими стають люди, то складніше їм знайомитися. І ви не єдиний, хто може боятися знайомитися з новими людьми. Проте офіційно привітатися і налагоджувати взаєморозуміння з колективом — це частина корпоративної культури.

Ба більше, доброзичливе і натхненне привітання може значно полегшити процес онбордингу. Побачивши ваш позитивний настрій, нові співробітники, найімовірніше, відгукнуться на це у відповідь, що допоможе вам плавно інтегруватися і швидше стати продуктивними. Ось ще кілька причин, через які необхідно створювати ознайомлювальні листи для надсилання новим співробітникам.

Це ваш шанс професійно привітатися

Як відомо, перше враження може бути помилковим, особливо якщо ви не маєте можливості познайомитися з колегами особисто. Саме тому потрібно використовувати таку можливість, щоб розповісти про себе та показати своє щире бажання познайомитися.

Повідомте новим колегам, у чому полягатимуть ваші обов'язки

Використовуйте цю можливість, щоб надати додаткову інформацію про себе, назвати свою посаду, коротко описати коло обов'язків і повідомити контактні дані для особистої зустрічі.

(Джерело: шаблон листа Stripo)

Це сприяє розвитку і зміцненню подальшого спілкування з членами команди

Розуміння біографії, ролі та обов'язків нового члена команди може значно поліпшити комунікацію в колективі. Ознайомлювальний лист забезпечує важливий контекст для взаємодії з чинними членами команди, сприяючи кращій співпраці та інтеграції.

Що слід зазначати в ознайомлювальному листі

Ось кілька пунктів, які слід перевірити і переконатися, що вступний лист виглядає добре для будь-якого одержувача:

Порада #1. Сформулюйте зрозумілу тему листа

Теми листів — одна з найважливіших частин повідомлень, оскільки 64% отримувачів ухвалюють рішення про їхнє відкривання або видалення, ґрунтуючись на темах. Сьогодні, коли наша пошта переповнена десятками листів, ніхто не захоче відкривати повідомлення без привабливої теми.

Залежно від корпоративної культури компанії можна вибрати найбільш відповідний тон для свого повідомлення. Тема листа також має відповідати займаній посаді. Обов'язково вкажіть у темі листа назву своєї посади, оскільки колеги можуть розцінити лист із незнайомої адреси як підозрілий.

Приклади теми листа

Візьміть ці варіанти як приклад для своєї теми ознайомлювального листа:

1. «Привітання» від нового акаунт-менеджера.
2. Ознайомлювальний лист від нового співробітника Алана Брауна.
3. Давайте знайомитися — зустрічайте нового співробітника.
4. Почнімо!
5. Знайомство з моєю новою командою.
6. Трохи про себе.
7. Привітання вам від Джона Доу!
8. Я щойно почав працювати в [назва компанії], і мені б хотілося познайомитися!
9. Привітання від нового співробітника [посада] в [назва компанії].
10. Привіт, [ім'я одержувача], я [ваше ім'я] — новий [посада].

Порада #2. Виберіть слушне дружнє привітання

Офіційне привітання чи дружній привіт?

Вибираючи спосіб написання ознайомлювального листа, спирайтеся на здоровий глузд. Перевірте тон, який зазвичай використовується в комунікаціях компанії. Щоб бути абсолютно впевненим, можна обговорити повідомлення з HR-менеджером або керівником.

У будь-якому разі, необхідно дотримуватися професійного підходу, навіть якщо лист складено в дружній манері.

Порада #3. Вкажіть причину, з якої ви пишете ознайомлювальний лист

В ідеалі мета ознайомлювального листа має бути зрозуміла з його теми. Однак іноді кількох слів у темі листа недостатньо.

У першому рядку листа просто згадайте, що ви нещодавно приєдналися до команди і хотіли б познайомитися. Можна додати, що ви відкриті для нових знайомств і з нетерпінням чекаєте на зустріч із колегами.

(Джерело: шаблон листа Stripo)

Порада #4. Опишіть свій попередній досвід роботи та нові обов'язки

Найкращий спосіб налагодити новий контакт — дати людям зрозуміти, з чим вони можуть до вас звернутися. Розкажіть трохи про свій професійний досвід і поясніть, чому він буде корисний у цій компанії.

(Джерело: шаблон листа Stripo)

Крім того, коротко розкажіть про свою нову роботу та основні обов'язки колегам з інших відділів. Якщо збираєтеся керувати колективом, повідомте їм про те, що ви стали їхнім новим менеджером, у своєму ознайомлювальному листі.

Порада #5. Висловіть щиру зацікавленість і захоплення

Не соромтеся показати свої емоції в ознайомлювальному листі. Люди цінують відкритість, і вони напевно розділять ваш ентузіазм, якщо він буде щирим.

Також буде доречним написати, що ви з нетерпінням чекаєте на особисту зустріч із колегами (якщо це можливо), або, принаймні, що ви сподіваєтеся поспілкуватися з ними по відеозв'язку.

Порада #6. Відповідайте на всі отримані листи від нових колег

Звісно, колеги можуть відповісти на ваш ознайомлювальний лист від нового співробітника. Не соромтеся відповідати на їхні повідомлення, оскільки це може допомогти в побудові та зміцненні відносин.

Крім того, у вас буде початкова точка для подальшого спілкування з цією людиною. Навіщо втрачати таку можливість?

Що потрібно враховувати в процесі написання професійного ознайомлювального листа

Ви вже познайомилися з основними принципами складання ознайомлювального листа. Давайте розглянемо детальніше подробиці, які зроблять присутність вас у компанії більш характерною.

Порада #1. Підготуйте шаблон ознайомлювального листа

Іноді емоції переповнюють нас, і ми забуваємо про все. Це може завдати незручностей під час написання професійного ознайомлювального листа. 

Ми рекомендуємо писати шаблон ділового ознайомлювального листа заздалегідь, на свіжу голову. Можна поділитися ним з друзями, щоб вони порадили, що додати або прибрати. Такі приклади листів можуть бути універсальними і використовуватися для різних цілей.

Однак усе зазначене вище не стосується забобонних людей :).

Порада #2. Вичитуйте свої ознайомлювальні листи

Вичитування, звісно, є обов'язковою умовою для всіх листів. Дуже важливо уникнути помилок в ознайомлювальному листі, тому що від нього залежить перше враження одержувача про вашу особистість. А перше враження відіграє важливу роль при влаштуванні на нову роботу.

Обов'язково перевірте орфографію і переконайтеся, що назву компанії та ім'я одержувача написані правильно.

Граматика також може стати проблемою, особливо для тих, хто не є носієм мови. На щастя, існує чимало інструментів, які допоможуть писати професійні листи.

І останнє, але не менш важливе: двічі перевірте всі вкладення та посилання, які містяться в ознайомлювальному листі. Ви ж не хочете, щоб нові колеги дізналися про ваші секрети в перший же день?

Порада #3. Почніть із привабливої теми листа

Як уже зазначалося раніше, важко переоцінити важливість теми в ознайомлювальному листі.  

Тема листа має бути не тільки короткою і точною, а й вписуватися в рядок прев'ю пошти. Інакше важливу частину може бути не видно одержувачу. 

Також не варто дублювати своє ім'я в темі листа, якщо воно вказане у вашому акаунті — краще згадати посаду або використати дотепний вступ.

Порада #4. Зберігайте стислість і структурованість листа

Ідеальний ознайомлювальний лист має складатися з ввічливого привітання, щирого вступного слова, стислого викладу вашої професійної біографії, висловлення зацікавленості в знайомстві з новими колегами та контактної інформації. Дотримання цієї структури та лаконічний формат допоможуть справити переконливе та позитивне перше враження.

Порада #5. Використовуйте схему організаційної структури, щоб познайомитися з новими колегами

Більшість компаній мають схеми організаційної структури, які допоможуть дізнатися імена, посади та контакти керівників основних груп. Цю інформацію можна знайти на сайті компанії, а HR-менеджери можуть надіслати її вам електронною поштою в перший робочий день.

Скористайтеся організаційною схемою, щоб переконатися, що ви надіслали ознайомлювальний лист усім, з ким працюватимете. Крім того, у листі можна згадати, що ви з задоволенням завітаєте до їхнього офісу для особистої зустрічі.

(Джерело: шаблон листа Stripo)

Порада #6. Використовуйте корисні фрази в шаблонах ознайомлювальних листів

Стикнулися з письменницьким стопором? Ось кілька корисних фраз для складання теплого, лаконічного й ефективного ознайомлювального листа новій команді.

«Будь ласка, не соромтеся звертатися до мене, якщо у вас виникнуть запитання щодо моєї ролі в [компанія]».

Ця фраза допоможе колегам зрозуміти, що ви готові роз'яснити свої обов'язки, щоб усі були на одній хвилі.

«Дякую, що знайшли час прочитати мій ознайомлювальний лист».

Висловлення вдячності демонструє, що ви цінуєте їхній час і увагу, тим самим формуючи позитивний настрій на подальшу взаємодію.

«Я залюбки призначу зустріч, щоб обговорити, як нам найкраще взаємодіяти».

Пропозиція здійснити дзвінок дає можливість налагодити більш особистий контакт і обговорити майбутню роботу, а також отримати цінні інсайти про компанію.

Порада #7. Використовуйте належне завершення для ознайомлювального листа

Завершуючи ознайомлювальний лист, дуже важливо зберегти послідовність тону. Якщо лист був теплим і доброзичливим, його завершення формальним підписом може здатися недоречним.

Вибір правильного завершення залежить від рівня формальності, який ви бажаєте передати. «Щиро» — надійний вибір для формального спілкування. «З найкращими побажаннями» — це щось середнє, що поєднує професіоналізм і доброзичливість. Для більш невимушеного і доступного спілкування підійде лаконічне і сучасне «Всього найкращого».

Такі фрази, як «з нетерпінням чекаю на зустріч із вами» або «заздалегідь дякую», перед підписом можуть додати особистого характеру. «З нетерпінням чекаю на зустріч із вами» демонструє ентузіазм щодо майбутньої взаємодії, а «заздалегідь дякую» свідчить про вдячність за будь-яку майбутню допомогу або реакцію.

Чого не варто згадувати в ознайомлювальних листах

Порада #1. Не говоріть занадто багато особистого у своєму професійному ознайомлювальному листі

Краще не додавати посилання на свої акаунти в соцмережах і не прикріплювати фото своєї сім'ї — знайомство електронною поштою має залишатися формальним.

Спробуйте якомога більше розповідати про роботу. Однак не соромтеся говорити про свої професійні досягнення або захоплення, щоб допомогти людям краще пізнати вас.

Порада #2. Уникайте розмовної лексики або професійного сленгу для ефективної самопрезентації

Навіть якщо корпоративна культура компанії дозволяє спілкуватися в дружній манері, не варто використовувати мову чату в ознайомлювальному листі. Зберігайте офіційний тон, поки не переконаєтеся, що є доречним використовувати щось більш буденне.

З іншого боку, професійний сленг може здатися нудним або навіть удаваним. Насправді, у професійному середовищі люди не використовують багато «складних» термінів, бо їх з таким самим успіхом можна зрозуміти і за допомогою простих слів.

Порада #3. Не перетворюйте самопрезентацію на лонгрід

Було б чудово, якби ви опанували майстерність бути трохи таємничим під час написання ознайомлювального листа. Немає необхідності переписувати все своє резюме в ознайомлювальному листі.

Згадайте кілька важливих деталей про себе, але не розкривайте всіх козирів: залиште місце для спілкування в майбутньому.

Ознайомлювальний лист має викликати зацікавленість у колег і бажання пізнати вас краще!

(Джерело: шаблон листа Stripo)

Порада #4. Намагайтеся не акцентувати увагу на тому, що ви новачок, у самопрезентаціях

В ознайомлювальному листі намагайтеся не згадувати про те, що ви незнайомі з адресатом. Такі фрази, як «Ми ще не знайомі» або «Можливо, ви мене не знаєте», можуть викликати у співрозмовника відчуття дистанції та обережності. Натомість почніть розмову з теплотою й упевненістю, наче ви вже знайомі, щоб створити атмосферу наближеності та викликати довіру.

Приклади ознайомлювальних листів

1. Шаблон від нового члена команди. 

Тема листа: Привіт від Ніка Дайсона, нового аккаунт-менеджера

Усім привіт,

Сподіваюся, у вас цікавий тиждень!

Мене звати Нік, я нещодавно приєднався до [назва компанії] і дуже радий стати частиною команди. Пишу цього ознайомлювального листа, щоб розповісти вам трохи більше про себе.

Як новий акаунт-менеджер я візьму на себе [проєкти та задачі]. Ви можете зв'язатися зі мною, якщо знадобиться обговорити деякі види послуг, які ми можемо надати новим клієнтам.

Кілька слів про мене: навчався в [назва університету], проходив стажування в [назва компанії] та працював на [назва посади] в [назва компанії] протягом двох років до приходу сюди. Коли подавав заявку на цю роль, то помітив [ключові переваги бізнесу], що й зацікавило мене в цій сфері. Я вважаю, що мій досвід буде корисним у покращенні [продукт]. 

Якщо у вас виникнуть запитання, сміливо звертайтеся до мене особисто. Також, будь ласка, повідомте мені, якщо я можу вам чимось допомогти.

З нетерпінням чекаю можливості зустрітися особисто і пізнати одне одного краще.

Всього найкращого,

Нік Дайсон

2. Формальний ознайомлювальний лист для менеджера. 

Тема листа: Ознайомлювальний лист від [ім'я], нового PM

Доброго ранку, [ім'я отримувача],

Сподіваюся, у вас усе гаразд!

Мене звуть [ім'я], і я новий Project Manager у [назва проєкту]. Я пишу, щоб офіційно відрекомендуватися і познайомитися.

У мене є досвід роботи з [задачі, процеси, клієнти], який, як я вважаю, допоможе мені добре влитися в компанію.

Я радий приєднатися до компанії і буду дуже вдячний, якщо ми зможемо зустрітися особисто. [Назва компанії] вражає своєю корпоративною культурою, включно з процесом онбордингу.

Я починаю роботу [дата початку] і буду виконувати [задачі]. Будь ласка, зв'яжіться зі мною, щоб обговорити будь-яку з цих задач.

Дякую вам за увагу і час.

З повагою,

Елісон Нейт

3. Ознайомлювальний лист від вас як нового менеджера

Тема листа: Коротке знайомство від нового [роль].

Шановна командо,

Мене звати Ніколас Дейтон, і я радий повідомити, що став вашим новим [Head of a department]. Мій перший день розпочнеться [дата початку роботи]. Тоді ж ми проведемо загальні збори, тож ви матимете можливість познайомитися зі мною особисто незабаром.

Я радий приєднатися до компанії, оскільки високо ціную її [продукт, соціальну ініціативу, корпоративну культуру, позицію на ринку тощо].

Мій досвід охоплює [проєкти, досягнення, результати менеджменту], які були для мене чудовою початковою точкою. Моїй команді вдалося [поліпшити бізнес таким-то і таким-то чином], що допомогло нам отримати багато потенційних клієнтів. Я вважаю, що ми можемо впровадити чимало нововведень, щоб зробити нашу роботу ефективнішою, а продукт — привабливішим на ринку.

Як [Head of the department] я планую [провести деякі суттєві зміни].

У перші два тижні я хочу зустрітися з усіма, щоб дізнатися більше про команду і про особистий внесок кожного з її членів. З нетерпінням чекаю цього!

Зв'яжіться зі мною, якщо хочете щось обговорити або запропонувати, що може поліпшити наші бізнес-процеси.

Давайте зробимо нашу співпрацю плідною і разом досягнемо кращих результатів!

З найкращими побажаннями,

Ніколас Дейтон

4. Ознайомлювальний лист керівнику іншого відділу

Тема листа: Привітання від нового Senior Editor [назва компанії]

Вітаю, Алекс,

Сподіваюся, у вас усе гаразд. Мене звати Джилл Гарріс, і я нещодавно приєдналася до Acme Marketing як новий Senior Editor. Раніше я обіймала аналогічну посаду в компанії Example SaaS, і тепер рада поділитися досвідом із командою Acme.

З огляду на вашу роль Head of Marketing, я хотіла б познайомитися, оскільки ми будемо тісно співпрацювати. Я стежу за вашими дивовижними досягненнями, особливо за видатними результатами, яких ви досягли минулого кварталу. Ваше стратегічне використання відділу контенту для отримання органічних посилань дійсно надихає.

Поки що я вживаюся у свою нову роль і з задоволенням би запланувала відеодзвінок, щоб познайомитися ближче й обговорити наші майбутні проєкти. Якщо у вас є запитання або ви хочете обговорити моє бачення контент-стратегії Acme, будь ласка, зв'яжіться зі мною.

З нетерпінням чекаю початку спільної роботи,

З найкращими побажаннями,

Джилл Гарріс

На завершення

Як бачите, ознайомлювальні листи відіграють важливу роль у професійній комунікації. І писати їх, чесно кажучи, не так-то просто. Однак процес значно полегшиться, якщо ви пам'ятатимете про найважливіші поради, про які ми говорили вище. Давайте коротко повторимо їх.

1. Переконайтеся, що тема листа коротка та інформативна. Вкажіть своє ім'я та посаду, щоб повідомлення було конкретним і відповідало темі. 
2. Зверніть увагу на тон повідомлення. Нагадуйте про себе під час процесу найму і перевіряйте соцмережі або сайт компанії, щоб переконатися, що ви на правильному шляху. 
3. Перший рядок призначений для пояснення причини, з якої ви звертаєтеся. Люди не хочуть витрачати свій час на непотрібні листи, і тому необхідно конкретизувати мету вашого листа, щоб привернути їхню увагу.
4. Будьте щирими. Тут важливо висловлювати свої емоції, щоб показати, що ви теж людина і раді приєднатися до команди. Навіть якщо ви нервуєте, не варто про це говорити.
5. Приготуйтеся побалакати. Хоча це і менш імовірно, ваші колеги можуть відповісти на ознайомлювальний лист, щоб зав'язати знайомство і привітати вас із новою роботою. Не соромтеся відповідати їм відверто і, можливо, навіть запросіть їх випити кави.
6. Надсилайте різні листи команді та менеджменту. Рекомендовано надсилати окремі листи різним групам людей. Ви можете персоналізувати листи і підібрати ідеальну мову для досягнення своєї мети.
7. Не забувайте перевіряти двічі. Усі ми припускаємося помилок, особливо коли присутня емоційна складова (а нова робота — це завжди емоції). Перевірте орфографію, переконайтеся в правильності написання імен, щоб не потрапити в незручну ситуацію, і попросіть друга або колегу вичитати лист за допомогою Grammar checker.
8. Будьте лаконічними у своєму повідомленні. Залиште довгі історії на майбутнє і зазначайте тільки ключову інформацію, яка допоможе команді скласти загальне уявлення про вашу особистість.
9. Будьте ентузіастом. У своїх листах ви повинні бути сповнені ентузіазму, щоб колеги захотіли з вами познайомитися. Зберігайте позитивний настрій, розкажіть кілька слів про те, як ви полюбляєте проводити вільний час, і обов'язково знайдеться людина, яка захоче познайомитися з вами ближче.
10. Підготуйте шаблони сьогодні, а завтра скажіть собі «дякую». Нікому не подобається готувати шаблони листів, коли надсилаєш їх час від часу. Однак ми можемо вас запевнити, що використання шаблону ознайомлювального листа може бути не менш корисним, ніж заздалегідь підготовлене резюме. Не поспішайте, подумайте, чим би ви хотіли поділитися, знайомлячись з новими колегами, або попросіть друзів і хоча б напишіть анотацію. Вищенаведені рекомендації можуть стати в нагоді вам і під час написання супровідного листа при влаштуванні на роботу.