Am ersten Arbeitstag kann es schwierig sein, neue Kollegen kennen zu lernen und sich sofort mit ihnen zu verstehen. Sie können es jedoch für alle einfacher machen, indem Sie einfach eine E-Mail versenden, in der Sie sich selbst vorstellen.
In diesem Artikel erfahren Sie mehr über eine Vorstellungs-E-Mail und erhalten einige nützliche Tipps zur Einhaltung der E-Mail-Etikette.
Wir stellen Ihnen auch ein Muster für eine E-Mail zur Selbstvorstellung zur Verfügung, mit der Sie Ihre Gedanken ordnen können.
Was ist eine Vorstellungs-E-Mail?
Eine Vorstellungs-E-Mail ist eine E-Mail, die ein neuer Mitarbeiter verschickt, um seine Bereitschaft und seinen Enthusiasmus für die neue Stelle und das Kennenlernen seines neuen Teams zum Ausdruck zu bringen. Diese E-Mails können Ihnen helfen, neue Kontakte zu knüpfen und eine gute Basis für Ihre Arbeit zu schaffen.
In einer solchen Vorstellungs-E-Mail können Sie einige Hintergrundinformationen über sich selbst geben, Ihre Rolle im Unternehmen beschreiben und sogar neue Teamkollegen zu einem Kaffee oder einem gemeinsamen Mittagessen einladen.
(Quelle: Stripo E-Mail-Vorlage)
Warum sollten Sie ein Vorstellungsschreiben verfassen?
Je älter man wird, desto schwieriger ist es, neue Kontakte zu knüpfen. Und Sie sind nicht der Einzige, der vielleicht Angst davor hat, neue Leute kennenzulernen. Aber es ist wichtig, sich förmlich vorzustellen und einen gegenseitigen Kontakt zu Ihrem Team herzustellen.
1. Das ist Ihre Chance, sich vorzustellen
Sie wissen, dass der erste Eindruck falsch sein kann, vor allem, wenn Sie Ihre Kollegen nicht persönlich treffen können. Deshalb sollten Sie Ihre Chance nutzen, mehr über sich selbst zu erzählen und zu zeigen, dass Sie wirklich eine Verbindung herstellen wollen.
2. Sie teilen Ihren Kollegen mit, wie Ihre Aufgaben aussehen werden
Nutzen Sie diese Gelegenheit, um einige zusätzliche Informationen über sich selbst zu geben, Ihre Position zu erwähnen, Ihre Aufgaben kurz zu beschreiben und Ihre Kontaktdaten für ein persönliches Gespräch anzugeben.
(Quelle: Stripo E-Mail-Vorlage)
Das sollte in Ihrer Vorstellungs-E-Mail stehen
Im Folgenden finden Sie einige Punkte, die Sie überprüfen sollten, um sicherzustellen, dass Ihre Vorstellungs-E-Mail bei jedem Empfänger gut ankommt:
1. Finden Sie eine klare Betreffzeile
Die Betreffzeile ist einer der wichtigsten Bestandteile Ihrer E-Mail. Heutzutage, wo täglich Dutzende von E-Mails in unseren Postfächern landen, will niemand mehr eine E-Mail ohne eine ansprechende Betreffzeile öffnen.
Wählen Sie je nach Unternehmenskultur den passenden Tonfall für Ihre Nachricht. Die Betreffzeile sollte auch zu Ihrer Position passen. Achten Sie darauf, dass Sie in der Betreffzeile Ihre Berufsbezeichnung angeben, da Ihre Mitarbeiter eine E-Mail von einer ihnen unbekannten Adresse für verdächtig halten könnten.
Beispiele für Betreffzeilen
Die folgenden Betreffzeilen dienen als Beispiele für Ihre Vorstellungs-E-Mail:
- „Hallo“ von einem neuen Kundenbetreuer.
- Vorstellungs-E-Mail von Alan Brown als neuem Mitarbeiter.
- Wir sollten uns kennenlernen – ein neuer Mitarbeiter stellt sich vor.
2. Wählen Sie eine angemessene Begrüßung
Förmliche Begrüßung oder eine freundschaftliche Ansprache?
Verlassen Sie sich beim Schreiben Ihrer Vorstellungs-E-Mail auf Ihren gesunden Menschenverstand. Beachten Sie den Tonfall des Unternehmens. Um ganz sicher zu gehen, können Sie die Nachricht mit einem Personalleiter oder Ihrem Vorgesetzten besprechen.
Auf jeden Fall sollten Sie sie professionell halten, auch wenn Sie in einem freundlichen Tonfall schreiben.
3. Nennen Sie den Grund, warum Sie schreiben
Im Idealfall sollte der Zweck Ihrer Vorstellungs-E-Mail schon aus der Betreffzeile hervorgehen. Manchmal reichen jedoch ein paar Worte in der Betreffzeile nicht aus.
Sie sollten einfach erwähnen, dass Sie seit kurzem im Team sind und sich in erster Linie vorstellen möchten. Sie können auch hinzufügen, dass Sie offen für neue Kontakte sind und sich darauf freuen, Ihre Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen.
(Quelle: Stripo E-Mail-Vorlage)
4. Beschreiben Sie Ihre bisherigen Erfahrungen und Ihre neuen Aufgaben
Neue Kontakte lassen sich am besten knüpfen, wenn Sie Ihren Kollegen mitteilen, womit sie Sie ansprechen können. Erzählen Sie ein wenig über Ihren beruflichen Hintergrund und erklären Sie, warum er für dieses Unternehmen nützlich sein kann.
(Quelle: Stripo E-Mail-Vorlage)
Geben Sie Ihren Kollegen aus anderen Abteilungen auch einen kleinen Überblick über Ihre neue Tätigkeit und Ihre Hauptaufgaben. Wenn Sie ein Team leiten werden, teilen Sie den Teammitgliedern in Ihrer Vorstellungs-E-Mail mit, dass Sie ihr neuer Vorgesetzter sind.
5. Drücken Sie Ihre Ernsthaftigkeit und Begeisterung aus
Zeigen Sie in Ihrer Vorstellungs-E-Mail ruhig ein paar Ihrer Emotionen. Die Kollegen schätzen Offenheit und werden Ihre Begeisterung wahrscheinlich teilen, wenn Sie aufrichtig sind.
Es ist auch angebracht, wenn Sie schreiben, dass Sie sich auf ein persönliches Treffen freuen (falls dies möglich ist) oder zumindest hoffen, dass Sie per Videokonferenz Kontakt aufnehmen können.
6. Beantworten Sie alle E-Mails, die Sie erhalten
Natürlich kann es sein, dass Ihre Kollegen auf Ihre Vorstellungs-E-Mail antworten. Reagieren Sie ruhig auf ihre Nachricht, denn sie kann Ihnen helfen, den Kontakt aufzubauen und zu festigen.
Außerdem haben Sie so einen Ansatzpunkt für einen späteren Smalltalk mit dieser Person. Warum sollte man sich diese Gelegenheit entgehen lassen?
Das sollten Sie beim Schreiben einer professionellen Vorstellungs-E-Mail beachten
Sie haben die wesentlichen Punkte einer guten E-Mail zur Selbstvorstellung bereits kennengelernt. Schauen wir uns nun die Details genauer an, die Ihren Eindruck beim Unternehmen noch bemerkenswerter machen werden.
1. Erstellen Sie eine Vorlage für eine Vorstellungs-E-Mail
Manchmal überwältigen uns die Gefühle und wir vergessen alles. Im Falle einer professionellen E-Mail-Vorstellung kann das unangenehm sein.
Wir empfehlen Ihnen, die Vorlage für eine E-Mail zur Selbstvorstellung im Unternehmen vorher mit klarem Kopf zu erstellen. Sie können sie auch an ein paar Freunde schicken, um Tipps zu erhalten, was Sie hinzufügen oder entfernen sollten. Solche E-Mail-Beispiele können universell für verschiedene Zwecke eingesetzt werden.
Allerdings nicht, wenn Sie abergläubisch sind :).
2. Kontrollieren Sie doppelt
Das ist zweifellos ein „Muss“ für alle E-Mails. Es ist wichtig, Fehler in einer E-Mail zur Selbstvorstellung zu vermeiden, denn sie vermittelt einen ersten Eindruck von Ihrer Persönlichkeit. Und der erste Eindruck ist alles, wenn es um einen neuen Job geht.
Eine Rechtschreibprüfung ist unerlässlich - achten Sie darauf, dass der Unternehmensname und der Name des Empfängers richtig geschrieben sind.
Auch die Grammatik kann ein Problem darstellen, insbesondere für Nicht-Muttersprachler. Zum Glück gibt es eine Vielzahl von Tools, die Ihnen beim Schreiben professioneller E-Mails helfen.
Und nicht zuletzt sollten Sie die Anhänge und Links überprüfen, wenn sie welche in Ihrer E-Mail zur Selbstvorstellung haben. Sie möchten doch bestimmt nicht, dass Ihre neuen Kollegen am ersten Tag Ihre Geheimnisse entdecken, oder?
3. Denken Sie daran, dass alles mit einer Betreffzeile beginnt
Die Bedeutung einer Betreffzeile in einer Vorstellungs-E-Mail kann gar nicht wichtig genug genommen werden. Wir haben es bereits in diesem Artikel erwähnt.
Auch wenn sie kurz und präzise sein sollte, sollten Sie prüfen, ob sie in die Vorschaulinie des Posteingangs passt. Andernfalls wird der Empfänger den wichtigen Teil des Texts vielleicht nicht sehen.
Es ist auch nicht nötig, Ihren Namen in der Betreffzeile doppelt zu erwähnen, wenn er in Ihrem E-Mail-Konto klar angegeben ist – beziehen Sie sich lieber auf die Stelle oder schreiben Sie ein lustiges Intro.
4. Seien Sie prägnant und folgen Sie der Struktur
Schreiben Sie keine langen Texte darüber, wie Sie davon geträumt haben, diesen Job zu bekommen - lassen Sie dieses Thema für die Kaffeepause oder das Mittagessen mit neuen Kollegen.
Eine förmliche Begrüßung, ein ehrlicher Einleitungssatz, eine kurze Beschreibung Ihres beruflichen Hintergrunds, der Wunsch, den Empfänger kennenzulernen, und Ihre Kontaktadresse - das ist mehr als genug für Ihre perfekte E-Mail zur Selbstvorstellung.
5. Verwenden Sie ein Organigramm
Große und auch kleinere Unternehmen verfügen in der Regel über Organigramme, die Ihnen helfen können, die Namen, Positionen und Kontakte der wichtigsten Teamleiter kennen zu lernen. Sie können diese Informationen auf der Website finden oder die Personalleiter können sie Ihnen an Ihrem ersten Arbeitstag per E-Mail zusenden.
(Quelle: Stripo E-Mail-Vorlage)
Damit können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Vorstellungs-E-Mail an alle Personen senden, mit denen Sie zusammenarbeiten werden. Sie können in Ihrer Nachricht auch erwähnen, dass Sie zu einem persönlichen Treffen in das Büro des Unternehmens kommen können, wenn die Gelegenheit günstig ist.
Das sollten Sie nicht in Ihre E-Mail-Vorstellung schreiben
1. Seien Sie nicht zu persönlich
Geben Sie besser keine Links zu Ihren Konten in Social Media an oder hängen Fotos Ihrer Familie an - E-Mail-Vorstellungen sollten formell bleiben.
Versuchen Sie, so berufsbezogen wie möglich zu sein. Sie können jedoch gerne über Ihre beruflichen Erfolge oder Hobbys berichten, damit man Sie besser kennenlernen kann.
2. Vermeiden Sie Chat-Sprache oder Fachjargon
Selbst wenn die Unternehmenskultur es zulässt, dass Sie in einem freundschaftlichen Ton schreiben, sollten Sie in Ihrer Vorstellungs-E-Mail keine Chatsprache verwenden. Behalten Sie einen förmlichen Ton bei, bis Sie absolut sicher sind, dass es angemessen ist, etwas Zwangloseres zu verwenden.
Berufssprache hingegen könnte Sie langweilig oder sogar protzig wirken lassen. Tatsächlich verwendet man im beruflichen Umfeld meistens keine „schwierigen“ Begriffe, weil man auch mit einfachen Worten verstanden wird.
3. Sagen Sie „Nein“ zu langen Texten
Sie sollten die Kunst beherrschen, eine E-Mail so zu verfassen, dass sie spannend ist. Es ist nicht nötig, Ihren gesamten Lebenslauf nochmal in das Vorstellungsschreiben zu packen.
Erwähnen Sie ein paar wichtige Details über sich selbst, aber decken Sie nicht alle Karten auf und lassen Sie Raum für einen späteren Small Talk.
Ihre E-Mail zur Selbstvorstellung sollte das Interesse Ihrer Mitarbeiter und den Wunsch wecken, Sie besser kennen zu lernen!
Muster für eine E-Mail zur Selbstvorstellung
1. Vorlage für die neuen Teammitglieder. Verwenden Sie dieses Beispiel, um Ihre Überlegungen zu ordnen und stellen Sie sicher, dass Sie die Struktur einhalten
Betreffzeile der E-Mail: Ein kurzes Hallo von Nick Dyson, dem neuen Kundenbetreuer
Hallo zusammen,
Ich hoffe, Eure Woche verläuft reibungslos!
Mein Name ist Nick, ich habe vor kurzem bei [Name des Unternehmens] angefangen und freue mich, Teil des Teams zu sein. Ich schreibe diese Vorstellungs-E-Mail, um Euch ein wenig mehr über mich zu erzählen.
Als neuer Account Manager werde ich [Projekte und Aufgaben] übernehmen. Ihr könnt mich gerne ansprechen, wenn Ihr mehr über einige der Services, die wir neuen Kunden anbieten können, wissen möchtet.
Ein paar Dinge über mich: Ich habe an der [Name der Universität] studiert, war Praktikant bei [Name des Unternehmens] und habe 2 Jahre lang als [Berufsbezeichnung] für [Name des Unternehmens] gearbeitet, bevor ich hierher kam. Als ich mich für diese Stelle bewarb, bemerkte ich [wesentliche Vorteile des Unternehmens], was mein Interesse an der Branche weckte. Ich glaube, dass meine Erfahrung nützlich sein wird, um [Produkt] besser zu machen.
Wenn Ihr Fragen habt, könnt Ihr Euch gerne direkt an mich wenden. Und lasst mich wissen, wenn ich Euch bei etwas unterstützen kann.
Ich freue mich auf ein persönliches Treffen und darauf, Euch besser kennen zu lernen.
Beste Grüße,
Nick Dyson
2. Muster für eine E-Mail an den Manager. Dieses ist etwas formeller (aber nicht zu sehr)
Betreffzeile der E-Mail: Vorstellungs-E-Mail von [Name], dem neuen PM
Guten Morgen [Name des Empfängers],
Ich hoffe, Sie haben dieses E-Mail erhalten!
Mein Name ist [Name] und ich bin der neue Projektleiter für [Projektname]. Ich schreibe Ihnen, um mich förmlich vorzustellen und Sie kennenzulernen.
In meiner bisherigen Tätigkeit habe ich mit [Aufgaben, Prozessen, Kunden] gearbeitet und ich glaube, dass ich gut ins Unternehmen passen werde.
Ich freue mich sehr darauf, bei diesem Unternehmen einzusteigen, und wäre sehr dankbar, wenn wir uns persönlich kennenlernen könnten. [Name des Unternehmens] beeindruckt mich mit seiner Unternehmenskultur und sogar mit dem Einarbeitungsprozess.
Ich fange am [Startdatum] an und werde [Aufgaben] übernehmen, also zögern Sie nicht, sich mit mir in Verbindung zu setzen, um diese zu besprechen.
Ich danke Ihnen für Ihre Zeit und Aufmerksamkeit.
Mit freundlichen Grüßen,
Allison Nate
3. Vorstellungs-E-Mail, die Sie senden können, wenn Sie ein neuer Manager sind
Betreffzeile der E-Mail: Kurze Vorstellung des neuen [Rolle]
Liebes Team,
Mein Name ist Nicolas Dayton und ich freue mich, mich Ihnen als Ihr neuer [Abteilungsleiter] vorstellen zu dürfen. Mein erster Tag wird am [Datum des Dienstantritts] sein. Wir werden dann ein Meeting abhalten, so dass Sie bald die Gelegenheit haben werden, mich persönlich kennenzulernen.
Ich freue mich, dem Unternehmen beizutreten, da ich sein [Produkt, soziale Initiative, Unternehmenskultur, Position auf dem Markt usw.] sehr schätze.
Meine Erfahrung umfasst [Projekte, Errungenschaften, Führungsergebnisse] und war ein guter Ausgangspunkt für mich. Meinem Team ist es gelungen, [das Geschäft auf diese und jene Weise zu verbessern], was uns geholfen hat, eine Menge potenzieller Kunden zu gewinnen. Ich habe das Gefühl, dass wir viele Neuerungen einführen können, um die Arbeit effizienter und das Produkt auf dem Markt herausragender zu machen.
Als [Abteilungsleiter] habe ich vor, [einige wesentliche Änderungen vorzunehmen].
In den ersten zwei Wochen möchte ich alle kennenlernen, um mehr über das Team und die persönlichen Beiträge der einzelnen Teammitglieder zu erfahren. Ich freue mich schon darauf!
Zögern Sie bitte nicht, sich mit mir in Verbindung zu setzen, wenn Sie etwas besprechen oder etwas vorschlagen möchten, das die Geschäftsprozesse verbessern könnte.
Lassen Sie uns unsere Zusammenarbeit erfolgreich gestalten und gemeinsam bessere Ergebnisse erzielen!
Mit freundlichen Grüßen,
Nicolas Dayton
Wichtig zu beachten:
Achten Sie darauf, Ihren Text in eine ansprechende HTML-E-Mail-Vorlage zu verpacken.
Zusammenfassung
Wie Sie sehen können, sind Vorstellungs-E-Mails in der beruflichen Kommunikation unerlässlich. Und sie sind, offen gesagt, nicht so einfach zu schreiben. Aber wenn Sie die wichtigsten Tipps für das Verfassen von Vorstellungs-E-Mails beachten, ist es definitiv leichter. Frischen wir diese kurz auf.
- Achten Sie darauf, dass Ihre Betreffzeile kurz und informativ ist. Fügen Sie Ihren Namen und Ihre Position ein, um sie lebendiger zu gestalten.
- Achten Sie auf den Tonfall Ihrer Nachricht. Erinnern Sie sich an die Kommunikation während des Einstellungsverfahrens und überprüfen Sie die Social Media Profile des Unternehmens oder eine Website, um Ihren Tonfall zu überprüfen.
- Die erste Zeile dient dazu, den Grund für Ihre Kontaktaufnahme zu erläutern. Niemand verschwendet gern seine Zeit mit unnötigen E-Mails, Sie sollten also den Grund Ihrer E-Mail klarstellen, um Aufmerksamkeit zu erregen.
- Seien Sie ehrlich. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Gefühle zum Ausdruck bringen, um zu zeigen, dass Sie auch nur ein Mensch sind und sie sich wirklich freuen, dem Team beizutreten. Es ist auch ok, zu erwähnen, dass Sie nervös sind.
- Bereiten Sie sich auf ein Gespräch vor. Es ist zwar eher unwahrscheinlich, aber vielleicht antworten Ihre Kollegen auf Ihre Vorstellungs-E-Mail, um Sie zu ermutigen und Ihnen zu Ihrer neuen Stelle zu gratulieren. Sie können ihnen direkt antworten und sie vielleicht sogar zu einem Kaffee einladen.
- Senden Sie unterschiedliche E-Mails an das Team und die Geschäftsführung. Es ist zu empfehlen, verschiedene E-Mails an verschiedene Personen zu senden. So können Sie sie personalisieren und die perfekte Sprache finden, um Ihr Anliegen zu formulieren.
- Vergessen Sie die doppelte Überprüfung nicht. Wir alle machen Fehler, vor allem, wenn es emotional wird (und ein neuer Job ist immer mit Emotionen verbunden). Überprüfen Sie Ihre Rechtschreibung, stellen Sie sicher, dass Sie die Namen richtig schreiben, um Peinlichkeiten zu vermeiden, und bitten Sie einen Freund oder Kollegen, die E-Mail Korrektur zu lesen.
- Halten Sie Ihre Nachricht kurz. Sparen Sie sich lange Geschichten für die Zukunft und erwähnen Sie nur die wichtigsten Informationen, die dem Team helfen, sich einen Eindruck von Ihrer Persönlichkeit zu verschaffen.
- Drücken Sie Begeisterung aus. Sie sollten in Ihren E-Mails einladend sein, um den Wunsch zu wecken, Sie kennenzulernen. Bleiben Sie positiv, sagen Sie ein paar Worte darüber, wie Sie gerne Ihre Freizeit verbringen, und es wird sich bestimmt jemand finden, der Sie näher kennenlernen möchte.
- Bereiten Sie die Vorlagen gleich vor und danken Sie sich später dafür. Niemand bereitet gerne Vorlagen vor, wenn man manchmal solche E-Mails verschickt. Aber wir können Ihnen versichern, dass eine Vorlage für eine Vorstellungs-E-Mail genauso nützlich ist wie ein im Voraus erstellter Lebenslauf. Nehmen Sie sich Zeit, denken Sie darüber nach, was Sie den neuen Kollegen mitteilen möchten, oder fragen Sie ein paar Freunde und schreiben Sie zumindest eine Zusammenfassung. Diese Vorlage kann auch hilfreich sein, wenn Sie sich für eine Stelle bewerben und ein Anschreiben verfassen.
Schlussgedanken
Puh, das war eine Menge. Aber wir glauben, das war es wert! Vielen Dank, dass Sie daran interessiert sind, sich als künftiger Kollege weiterzuentwickeln, und dass Sie sich an uns gewandt haben, um sich Anregungen zu holen. Es ist immer besser, seine Gedanken zu strukturieren, bevor man anfängt, etwas zu schreiben, als zu versuchen, eine wichtige E-Mail von Grund auf neu zu erstellen, nicht wahr?
Wir wissen, dass der Antritt einer neuen Stelle schwierig sein kann und Sie nervös macht. Zum Glück sind wir hier, um Ihnen zu helfen, und wir hoffen, dass es jetzt etwas einfacher ist, da Sie alle Tipps kennen und auf Ihre E-Mail zur Selbstvorstellung vorbereitet sind. Nutzen Sie unsere Vorlagen, beachten Sie alle Hinweise, halten Sie sich an die Struktur und seien Sie einfach offen für neue Bekanntschaften.
Glauben Sie an sich selbst, so wie wir an Sie glauben, und Sie werden mit Sicherheit einen guten Start haben!
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