Dare seguito a una richiesta via email può essere un compito impegnativo. Si vuole essere certi di non risultare eccessivamente insistenti o fastidiosi, aumentando al contempo le possibilità di ottenere la risposta desiderata.
In questo articolo scoprirete i consigli per scrivere un'email di follow-up cortese, quando è meglio inviarla e come evitare gli errori più comuni. Abbiamo anche preparato esempi di design di email e modelli di email di follow-up per accelerare il processo.
Come scrivere un'email di follow-up cortese e con un oggetto chiaro
Scrivere email di follow-up può essere stressante: non si conoscono le ragioni del basso tasso di risposta dell'email iniziale e non si sa se si debba inviare un solo messaggio di follow-up o un paio. Non volete essere troppo insistenti (le persone sono impegnate e tutti dimenticano le cose), ma dovete comunque raggiungere i vostri obiettivi.
In ogni caso, almeno un’email di follow-up aumenterà la possibilità di riavviare il dialogo e di ottenere le informazioni necessarie.
Ecco alcuni consigli su come scrivere un'email di follow-up con una richiesta e costruire una strategia di follow-up efficace.
1. Scegliete il momento giusto per le email di follow-up
Evitate di ritardare i follow-up per più di dieci giorni. Scrivete un promemoria di follow-up entro tre giorni dall’email iniziale di outreach. Un'attesa più lunga aumenta la probabilità che il destinatario si dimentichi della vostra prima email.
- supponiamo di aver inviato una richiesta iniziale e di non aver ricevuto risposta entro un periodo di tempo ragionevole (1-3 giorni). In questo caso, potrebbe essere opportuno inviare un'email di follow-up per ricordare al destinatario la richiesta e chiedere un aggiornamento o una telefonata diretta;
- se avete ricevuto una risposta alla vostra richiesta iniziale, ma il destinatario non ha intrapreso l'azione necessaria o non ha fornito le informazioni di cui avete bisogno, potete inviare un' email di follow-up per chiedere chiarimenti o un aggiornamento dello stato il giorno stesso;
- se richiedete una chiamata immediata, l'invio di un'email di follow-up 24 ore prima di un incontro può essere appropriato per confermare i dettagli dell'incontro concordati o per ricordare al destinatario la riunione stessa;
- supponiamo che stiate monitorando una candidatura o una proposta di lavoro. In tal caso, sarebbe meglio inviare un’email di follow-up dopo una o due settimane per chiedere informazioni sullo stato della candidatura o della proposta, dato che il processo di reclutamento richiede almeno una settimana.
2. Iniziate con un promemoria amichevole e breve
Le email cortesi di follow-up dovrebbero iniziare con un promemoria amichevole per il destinatario della vostra email precedente. Mantenete un tono cortese e professionale. Ricordate l'incontro o la chiacchierata fantastica che avete avuto per ricordare il momento.
3. Fornite il contesto per un’email cortese di follow-up
Se il destinatario non ha risposto alla vostra precedente email, illustrate il motivo per cui la vostra richiesta è importante e come si rapporta all'attività lavorativa, agli obiettivi o al prodotto.
Non fate copia-incolla dalla prima email! Il destinatario potrebbe averla letta ma aver dimenticato di rispondere. Vedere due volte lo stesso testo non lo aiuterà a decidere sulla vostra richiesta.
4. Chiedete di essere aggiornati
Chiedete al destinatario se ha avuto modo di prendere in considerazione la vostra richiesta e aggiornatelo sulla possibilità di soddisfarla o meno. Questo dimostra che rispettate il suo tempo e gli date la possibilità di rispondere.
5. Date un termine
Se la vostra richiesta ha un limite massimo di tempo, spiegate al destinatario entro quando avete bisogno di una risposta. Questo può aiutare a garantire che la vostra richiesta abbia la priorità e non vada persa nella casella di posta del destinatario.
6. Siate precisi
Nelle email di follow-up descrivete chiaramente al destinatario ciò che state chiedendo e ciò di cui avete bisogno. Questo può aiutare a evitare la confusione e a garantire che siate entrambi sulla stessa linea e che abbiate una conversazione produttiva. Aggiungete una call to action e una social proof se necessario e appropriato.
7. Siate concisi
Mantenete i vostri follow-up brevi e mirati. Evitate di divagare o di includere informazioni inutili che lo possano rendere difficile da leggere e da capire. Trasmettete il messaggio in modo rapido e diretto, senza essere invadenti.
8. Siate cortesi e cordiali
Ringraziate il destinatario per il suo tempo. Questo dimostra che apprezzate il suo impegno e rispettate la sua decisione, qualunque essa sia. Un'email di follow-up cortese non può ovviamente essere esigente, aggressiva o irrispettosa.
Se non avete ancora ricevuto una risposta dopo l'email di follow-up, potete ricontattare garbatamente l'azienda entro 2-3 giorni.
Se le persone non rispondono per la terza volta, potete inviare un'ultima email o passare a un altro potenziale cliente. Nessuno vi assicura di non essere ignorato, quindi rimanete motivati e continuate a lavorare.
9. Scrivete un oggetto chiaro con i punti critici
Per quanto riguarda l'oggetto, le regole sono semplici: essere concisi e chiari, includere un termine di risposta, se c'è, usare un tono cortese, nessuna parola aggressiva e evitate centinaia di punti esclamativi.
Come fonte di ispirazione, abbiamo aggiunto alcuni esempi di oggetto per le email:
- Follow-up della/del [Richiesta] — [Termine].
- Richiesta per [Articolo/Informazioni] — Follow-up.
- Controllo su [Richiesta] — Qualche aggiornamento?
- Promemoria: [Richiesta] — [Termine] vicino.
- Follow-up sulla [Richiesta] — Spero molto nel suo sostegno.
- Follow-up sulla fattura scaduta — domani è l'ultimo giorno utile per pagare senza spese.
Utilizzate questi consigli per le vostre email di follow-up per convincere le persone a rispondervi. Se desiderate maggiori informazioni sui tassi di apertura delle email, sul momento migliore per l'invio e sulla personalizzazione, consultate il nostro whitepaper "Email marketing performance".
Modelli di email di follow-up cortesi e suggerimenti per il design
Vediamo alcuni suggerimenti su come progettare un'email di follow-up per una richiesta.
1. Utilizzate un modello di email professionale
Un modello di email di follow-up già pronto può aiutarvi a garantire un aspetto ordinato e accattivante. Stripo offre numerosi modelli di email di follow-up per diversi scenari, in modo che possiate personalizzarli secondo le vostre esigenze e inviarli. Potete scegliere il miglior modello di email di follow-up e personalizzarlo in base ai vostri obiettivi aziendali. Utilizzate un software di marketing automation per inviare i follow-up e risparmiare tempo e fatica.
2. Mantenete un design semplice per le email di follow-up
Troppi elementi grafici o immagini nelle email possono distrarre i destinatari dal messaggio principale. La scelta dello schema di colori del vostro marchio e l'inclusione del logo della vostra azienda vi aiuteranno a trasmettere il vostro messaggio e a mantenere la coerenza del marchio.
3. Utilizzate un carattere chiaro e leggibile
Utilizzate caratteri leggibili di dimensioni superiori a 12pt. Evitate di usare caratteri corsivi, perché possono essere più difficili da leggere. Con Stripo, è possibile verificare se il carattere scelto ha un aspetto gradevole su mobile e desktop e se il pulsante di call to action è visibile, per ricontrollare ed evitare errori.
4. Suddividete il testo per renderlo più strutturato
Scrivete un'email di follow-up utilizzando elenchi puntati, elenchi numerati o brevi paragrafi per spezzare il testo e renderlo più facile da leggere, poiché i lettori tendono a saltare le email con un testo non formattato.
10 esempi di email di follow-up cortesi con promemoria gentili
Se non siete sicuri di come formulare il vostro messaggio, un esempio di email di follow-up cortese per una richiesta può essere un utile punto di partenza. Abbiamo creato dieci esempi di email di follow-up e di oggetto che potrete modificare in base alle vostre esigenze.
1. Un'email di follow-up dopo un primo invio
Oggetto dell'email:
Follow-up sulla richiesta di [Articolo/Informazioni]
Corpo dell’email:
Gentile [Nome del destinatario],
Faccio seguito alla mia precedente email del [Data]. Le ho richiesto [Articolo/Informazioni] e mi chiedevo se ci fossero aggiornamenti a riguardo.
La prego di farmi sapere se ha bisogno di ulteriori informazioni da parte mia. La ringrazio per il suo tempo e la sua considerazione.
Cordiali saluti
[Il vostro nome]
2. Un'email di follow-up con un promemoria del termine
Oggetto dell'email:
Promemoria: Richiesta di [Articolo/Informazioni] - [Termine]
Corpo dell’email:
Gentile [Nome del destinatario],
Le ricordo la mia precedente richiesta di [Articolo/Informazioni] inviata il [Data]. Come per la mia precedente email, le sarei grato se potesse fornirmi queste informazioni entro [Termine].
La prego di farmi sapere se ha bisogno di ulteriori informazioni da parte mia. La ringrazio per il suo tempo e la sua considerazione.
Cordiali saluti
[Il vostro nome]
3. Un'email di follow-up in assenza di risposta
Oggetto dell'email:
Follow-up relativo a [Argomento precedente]: E' disponibile per una breve chiacchierata?
Corpo dell’email:
Gentile [Nome del destinatario],
Le ho inviato un'email il [Data] per richiedere [Articolo/Informazioni]. Purtroppo non ho ancora ricevuto una risposta.
Comprendo che possa essere occupato, ma questa informazione è importante. La prego di farmi sapere se ci sono aggiornamenti sulla mia richiesta. Gliene sarei grato.
La ringrazio per il suo tempo.
Cordiali saluti
[Il vostro nome]
4. Un'email di follow-up dopo la promessa di una risposta
Oggetto dell'email:
Follow-up: Richiesta di aggiornamento su [Risposta promessa]
Corpo dell’email body:
Gentile [Nome del destinatario],
In precedenza le avevo richiesto [Articolo/Informazioni] il [Data] e lei aveva promesso di fornirmi queste informazioni entro il [Data]. Tuttavia, non ho ancora ricevuto alcuna risposta da parte sua.
Mi rendo conto che le cose possono cambiare, ma queste informazioni sono fondamentali. La prego di farmi sapere se ci sono aggiornamenti sulla mia richiesta.
La ringrazio per il suo tempo.
Cordiali saluti
[Il vostro nome]
5. Un' email di follow-up con una richiesta alternativa
Oggetto dell'email:
Richiesta di follow-up: Opzioni alternative per procedere
Corpo dell’email:
Gentile [Nome del destinatario],
Le avevo già richiesto [Articolo/Informazioni] in data [Data], ma purtroppo non ho ancora ricevuto risposta.
Se non è in grado di fornirmi queste informazioni, potrebbe farmi sapere se esiste un'opzione alternativa? Le sarei grato per l'aiuto che potrà fornirmi.
La ringrazio per il suo tempo e la sua considerazione.
Cordiali saluti
[Il vostro nome]
6. Un'email di follow-up cortese dopo un evento di networking
Oggetto dell'email:
Grazie per aver partecipato al [Nome dell'evento]!
Corpo dell’email:
Gentile [Nome],
Volevo fare il punto con lei dopo l'evento di networking [nome dell'evento] al quale abbiamo partecipato lo scorso [Giorno/Data]. È stato bello incontrarla e discutere dei nostri interessi comuni in [Argomento discusso].
Vorrei valutare la possibilità di organizzare un incontro per esplorare potenziali collaborazioni e saperne di più sul suo lavoro in questo campo. Credo che un incontro potrebbe essere vantaggioso per entrambi e ci permetterebbe di scambiare idee e competenze.
Per favore, mi faccia sapere se può incontrarmi nelle prossime settimane. Sono flessibile per quanto riguarda i tempi e posso adattarmi ai suoi impegni. Se ci sono date o fasce orarie particolari che vanno meglio per lei, non esiti a suggerirmele.
La ringrazio per il suo tempo e attendo con ansia una sua risposta.
Cordiali saluti,
[Il vostro nome]
7. Email di follow-up dopo l'invio di un documento o di una proposta
Oggetto dell'email:
A seguito della proposta inviata.
Corpo dell’email:
Gentile [Nome],
Volevo dare seguito alla proposta che ho inviato il [Data] riguardo a [Progetto o Argomento]. Mi piacerebbe conoscere le sue opinioni o qualsiasi feedback che potrebbe fornirmi.
Mi faccia sapere se ha bisogno di ulteriori informazioni o chiarimenti. Sarò lieto di aiutarla ulteriormente.
Attendo con ansia la sua risposta.
Cordiali saluti
[Il vostro nome]
8. Email di follow-up con richiesta di feedback
Oggetto dell'email:
Breve promemoria - Feedback su [Argomento o Articolo]
Corpo dell’email:
Gentile [Nome],
Volevo cortesemente dare seguito alla mia precedente email riguardante il feedback su [argomento o voce specifica] che ho inviato il [data].
Il suo contributo sarebbe molto apprezzato ed è importante per [motivo, ad esempio per l'avanzamento del progetto, per prendere una decisione, ecc.].
La prego di farmi sapere se c'è un momento opportuno per condividere i suoi pensieri o se preferisce discuterne durante una breve telefonata.
La ringrazio in anticipo per il suo tempo.
Cordialmente
[Il vostro nome]
9. Email di follow-up dopo una riunione o una telefonata
Oggetto:
A seguito della nostra recente conversazione
Corpo dell’email:
Gentile [Nome],
Grazie ancora per aver trovato il tempo di incontrarmi il [Data]. Ho apprezzato molto l'opportunità di discutere con lei di [Argomento].
Per un rapido follow-up, volevo sapere se aveva qualche aggiornamento in merito a [Prossime fasi, decisione o richiesta]. Se necessario, sarò lieto di fornirle ulteriori dettagli o di assisterla ulteriormente.
La prego di sentirsi libero di contattarmi quando preferisce.
Cordialmente
[Il vostro nome]
10. Email di follow-up con richiesta di aggiornamento sullo stato di avanzamento
Oggetto:
Verifica dello stato di [Argomento]
Corpo dell’email:
Gentile [Nome],
Mi rivolgo a lei per verificare lo stato di [Richiesta, progetto o applicazione] di cui abbiamo discusso in precedenza.
Capisco quanto le cose possano essere impegnative, ma apprezzerei qualsiasi aggiornamento che possa condividere quando le è possibile.
Se ha bisogno di qualcosa da parte mia per far progredire le cose, non esiti a chiedere.
Attendo con ansia di sentirla.
Con i migliori saluti
[Il vostro nome]
Errori comuni da evitare
Anche con le migliori intenzioni, le email di follow-up possono cadere nel vuoto se non si evitano alcuni passi falsi. Per garantire che il vostro messaggio sia efficace, rispettoso e con maggiori probabilità di ottenere una risposta, è fondamentale essere consapevoli degli errori più comuni e di come correggerli.
1. Iniziare con "Faccio seguito al mio precedente messaggio"
Un errore tipico delle email di follow-up è iniziare con “Faccio seguito al mio precedente messaggio...” senza aggiungere alcun contesto significativo o urgenza. Anche se la frase può sembrare cortese, spesso è troppo vaga o passiva e può compromettere lo scopo del messaggio.
Nelle email di vendita o di marketing, Nelle email di vendita o di marketing, questa formulazione manca di sostanza e spesso non incoraggia una risposta. I destinatari sono impegnati e se il vostro follow-up non offre nulla di nuovo o di utile, potrebbe essere semplicemente ignorato.
❌ Esempio di formulazione debole:
“Faccio seguito alla mia precedente email. Mi faccia sapere se è interessato.”
✅ Versione migliore (aggiunge valore senza ripetere ciò che è ovvio):
“Volevo sapere se ha avuto modo di esaminare la proposta che le ho inviato la scorsa settimana. Ora includiamo 3 mesi di supporto per l'onboarding dei nuovi clienti, il che potrebbe essere un'ottima soluzione per il suo team. Se fosse interessato, sarei lieto di fissare una breve telefonata per esaminare i dettagli, basta che mi faccia sapere l'orario che preferisce.”
Suggerimento chiave: saltate i riempitivi. Invece di ripetere che si tratta di un follow-up, concentratevi su ciò che è nuovo, utile o fattibile. Date al destinatario un motivo chiaro per rispondervi.
Nelle email personali, scolastiche o amministrative, il problema è più che altro la chiarezza, la tempistica e lo scopo. Dire semplicemente “sto solo seguendo” potrebbe non comunicare la vostra urgenza, soprattutto se si tratta di precise scadenze.
❌ Esempio di formulazione debole:
“Faccio seguito alla mia precedente email relativa alla mia domanda di ammissione all'università.”
✅ Versione migliore (chiarisce e rispetta la tempistica):
“Mi chiedevo se avesse avuto modo di rivedere le mie domande di martedì scorso. La prossima settimana scadrà il termine per la presentazione della domanda di ammissione e volevo assicurarmi che tutto fosse in regola.”
Suggerimento chiave: fate riferimento al messaggio originale, spiegate eventuali vincoli di tempo e mostrate di comprendere gli impegni del destinatario.
2. Non includere una chiara call to action
Un'email di follow-up professionale non deve mai lasciare il destinatario in sospeso. Se non si indica chiaramente ciò di cui si ha bisogno - che si tratti di una risposta, di un documento o di una decisione - il destinatario potrebbe ignorare il messaggio o rimandare la risposta all'infinito.
Questo errore si verifica spesso quando chi scrive presume che la richiesta originale sia ancora chiara o teme che chiedere di nuovo possa sembrare troppo insistente. In realtà, un invito all'azione cortese e specifico aiuta a far progredire la conversazione.
❌ Esempio di formulazione debole:
“Mi faccia sapere cosa ne pensa.”
(Il lettore potrebbe chiedersi: Pensare a cosa? Rispondere quando? Ci si aspetta qualcosa da me ora?)
✅ Versione migliore (Vendite):
“Sarebbe disponibile per una veloce telefonata questo giovedì o venerdì per discutere i prossimi passi da compiere?”
✅ Versione migliore (Scolastica/Amministrativa):
“Potrebbe farmi sapere se la mia domanda è stata esaminata o se c'è qualcos'altro che devo presentare prima della scadenza?”
3. Fare un follow-up troppo presto o troppo spesso
Il tempismo è fondamentale quando si inviano email di follow-up. Se ci si rivolge troppo rapidamente dopo il messaggio iniziale, si può sembrare impazienti o eccessivamente insistenti, mentre se ci si rivolge troppo frequentemente si rischia di infastidire il destinatario e di danneggiare il rapporto con lui.
Lasciate al destinatario un periodo di tempo ragionevole per rispondere. In base alla nostra esperienza, da 3 a 7 giorni lavorativi sono di solito appropriati, a seconda dell'urgenza e del contesto della richiesta. Se non ricevete risposta dopo un paio di follow-up cortesi e adeguatamente distanziati, spesso è meglio fare una pausa e considerare modi alternativi di coinvolgimento.
Come scrivere una prima email di outreach con una richiesta
Assicuratevi che la prima email di outreach sia chiara e mirata. Un follow-up può essere efficace solo se il messaggio iniziale ha il giusto tono.
Ecco alcuni passaggi e consigli rapidi da seguire quando si scrive un'email di richiesta:
1. Iniziare con un oggetto chiaro
Un buon oggetto deve indicare brevemente lo scopo dell'email e motivare il destinatario ad aprire immediatamente il messaggio.
2. Aggiungere un saluto appropriato
Iniziate con un saluto appropriato, come "Gentile [Nome]" o "Salve [Nome]."
3. Presentarsi e specificare lo scopo dell'email
Spiegate chi siete e perché state scrivendo al destinatario. Mantenete questa parte della vostra email breve ma esplicativa.
4. Fornire il contesto
Se necessario, fornite alcune informazioni di base o un contesto che aiutino il destinatario a comprendere lo scopo della vostra cortese richiesta, oppure utilizzate un punto dolente forte e specifico perché il destinatario si ricordi di voi.
5. Formulare una richiesta chiara e aggiungere una call to action
ndicate con precisione ciò che state chiedendo e siate specifici su ciò di cui avete bisogno. Se opportuno, aggiungete un pulsante di call to action per facilitare il processo di ricerca dei dettagli necessari al destinatario.
6. Spiegate perché la vostra email è importante
Spiegate perché la vostra richiesta è importante e in che modo andrà a beneficio del destinatario o di altre persone coinvolte. Se non siete certi di chi si occuperà della vostra richiesta, potete chiedere cortesemente se il destinatario è la persona appropriata o se può indirizzarvi a qualcuno che lo sia.
7. Fornire ulteriori informazioni
Se necessario, fornite dettagli che aiutino il destinatario/potenziale cliente a comprendere la vostra richiesta o a prendere una decisione.
8. Concludere l'email in modo cortese
Ringrazia il destinatario per il tempo che ti ha dedicato e concludi con una nota di saluto cortese e una firma email come "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti".
9. Includere i propri dati di contatto
Aggiungete una firma all’email con le vostre informazioni di contatto, come il numero di telefono, siti web, link agli account dei social media, nel caso in cui il destinatario abbia bisogno di contattarvi per continuare la conversazione.
10. Correggere
Prima di inviare l'email, correggetela per assicurarvi che non ci siano errori e che il tono sia professionale e cortese. La maggior parte dei professionisti delle vendite prende molto sul serio la prima email.
Siate un passo avanti rispetto ai vostri concorrenti — preparate una strategia per le email di follow-up e la prima email di outreach.
Concludendo
La preparazione di un oggetto e di un testo per un' email di follow-up con una richiesta richiede un equilibrio tra il rispetto e l'assertività. Seguendo questi suggerimenti, potrete scrivere un' email di follow-up in modo più efficace e aumentare le possibilità di raggiungere il vostro obiettivo.
Prestare attenzione al tono, ai tempi e alla chiarezza delle email di follow-up può fare la differenza per ottenere una risposta tempestiva e positiva.
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