10 найкращих інструментів управління задачами для email-маркетологів

Уявіть типовий день email-маркетолога. Це може бути робота вашої мрії, що передбачає креативні рішення та командну роботу з копірайтерами, дизайнерами, аналітиками та іншими профі. Однак без правильної організації роботи усе може піти шкереберть.

Ось типові проблеми, які можуть вас спіткати у процесі роботи:

• розпорошення команди: усі члени команди працюють віддалено. Це може призвести до розриву комунікації;
• різне програмне забезпечення: кожен використовує свій софт для електронної пошти, аналітики, CRM та інші інструменти. Проблема здатна ускладнити обмін інформацією та координацію завдань;
• перевантаження завданнями: задачі можуть швидко накопичуватися, а відстеження їхнього статусу та пріоритетів займає багато сил;
• неефективна комунікація: безперервне спілкування електронною поштою, у різних типах месенджерів, телефонні дзвінки можуть спричинити втрату важливої інформації та ускладнити взаємодію з командою.

Щоби допомогти вам подолати ці проблеми, ми запускаємо серію статей, присвячену корисним інструментам для email-маркетологів. Наша перша тема — софт для управління проєктами та завданнями. Ми розглянемо платформи, які допомагають організовувати завдання та проєкти, спрощують тайм-менеджмент і оптимізують командне спілкування. Це допоможе вам приділяти більше часу стратегічному плануванню і творчим процесам замість постійних узгоджень та хвилювань, як би не втратити щось важливе.

Цей гайд буде корисним для тих, хто й досі намагається зрозуміти, як структурувати завдання, для бажаючих змінити інструменти, а також для команд, які прагнуть об'єднатися на єдиній платформі.

Для чого потрібен таск-менеджер?

А тепер уявімо ваш ідеальний робочий день.

1. Ви починаєте ранок з філіжанки ароматної кави і готуєтесь до продуктивного дня.
2. Перевірка задач: використовуєте застосунок для таск-менеджменту, щоби переглянути список невиконаних завдань, оновити їхні статуси й пріоритети. Позначаєте своїх колег безпосередньо у картках завдань, у яких вони беруть участь.
3. Спілкування з командою: використовуєте відеоконференції та єдиний месенджер для спілкування з колегами та обговорення проєктів.
4. Аналітика: застосовуєте зручний софт для аналізу маркетингових кампаній та підготовки звітів.
5. Наприкінці дня ви оновлюєте список завдань і позначаєте свій прогрес. Так приємно відзначати задачі як «Виконані»! Ви задоволені своєю роботою, виконуєте всі доручення, а ввечері можете присвятити час собі та своїм близьким.

Звучить чудово. Давайте поговоримо про те, як побудуваний процес роботи з таск-менеджером.

Робочий процес

Робочий процес в інструменті управління завданнями зазвичай має такий вигляд:

1. Створення: на цьому етапі генеруються нові завдання.
2. Розподіл: тут завдання делегуються відповідальним членам команди.
3. Визначення пріоритетів: цей крок дозволяє вам розставити пріоритети завдань залежно від їхньої терміновості та дедлайнів.
4. Планування: необхідне, якщо якесь завдання завершене або його пріоритет раптово змінився.
5. Співпраця: ця функція дозволяє координувати роботу різних спеціалістів над одним проєктом, наприклад, автора контенту і дизайнера.
6. Комунікація: цей етап спрощує внутрішній обмін повідомленнями в інструменті управління задачами для ефективного спілкування.

Ефективність компанії в цілому

Які переваги надає вашій компанії таск-менеджер за умов ефективного вирішення повсякденних завдань та розподілу обов'язків?

1. Дотримання термінів
   Використання інструментів управління задачами допомагає організаціям дотримуватися термінів проєкту завдяки постійним нагадуванням та оповіщенням. Це гарантує, що керівник та члени команди працюють синхронно, що сприяє пунктуальності й точності.
2. Підвищення ефективності та продуктивності
   Інструменти управління завданнями оптимізують робочі процеси команди, сприяючи кращій ефективності та продуктивності.
3. Управління та організація робочого навантаження
   Ці інструменти сприяють організованій командній роботі, надаючи тімлідам можливість здійснювати моніторинг у реальному часі та коректно розподіляти робоче навантаження, забезпечуючи безперервний процес.
4. Розподіл ресурсів
   Інструменти управління задачами ефективно спрямовують таланти й ресурси у відповідні канали або платформи.
5. Підвищення продуктивності
   Забезпечуючи неухильне дотримання списку завдань та їх виконання у хронологічному порядку, інструменти управління задачами сприяють підвищенню продуктивності.
6. Мобільність та доступність
   Незалежно від місцезнаходження членів команди інструменти управління задачами гарантують, що високопріоритетні завдання не залишаться поза увагою. Вони надають доступ до деталей проєкту з різних пристроїв, зокрема ПК, ноутбуків, мобільних телефонів та планшетів.
7. Покращення якості роботи
   Інструменти управління задачами забезпечують оптимізовану візуалізацію та аналіз завдань, що збільшує ефективність управління проєктами за рахунок підвищення якості роботи.

Таск-менеджер спрощує управління процесами, пріоритизацію та розподіл завдань у команді. Він також допомагає відстежувати статус завдань, покращує співпрацю та обмін інформацією у команді, навіть при віддаленій роботі з різними програмами. Більше того, за даними CoSchedule, ймовірність успіху у користувачів програмного забезпечення для управління проектами вища на 426%.

Але як вибрати ідеальний інструмент?

Що слід враховувати, вибираючи інструмент

Ось деякі фактори, які слід враховувати у процесі вибору інструменту управління задачами:

1. Тип задач, із якими ви працюєте.
2. Масштаби організації (незалежно від того, чи це малий бізнес або корпорація).
3. Потреба у віддаленому доступі.
4. Необхідність аналізу даних та звітності.
5. Можливість інтеграції з іншими системами та застосунками.
6. Адаптивність для налаштування.
7. Зручний та зрозумілий інтерфейс.
8. Заходи безпеки.
9. Можливості масштабування.
10. Можливість створення звітів у режимі реального часу.

Аби впевненіше орієнтуватися у безмежному океані наявного програмного забезпечення, ми проаналізували найпопулярніші інструменти таск-менеджменту для email-маркетологів. Давайте розглянемо їх детальніше.

10 найкращих інструментів управління задачами

Ми провели опитування, які таск-менеджери є популярними в спільноті Women of Email, і вивчили дискусії на цю тему в Email Geeks, Reddit та Quora. З цього питання скільки людей — стільки й думок, але все ж таки ми можемо виділити певних фаворитів серед інструментів. А деякі з них збіглися з тим, що наша команда використовує у повсякденній роботі.

Отже, ось перелік найпопулярніших інструментів email-маркетологів:

1. Asana
2. ClickUp
3. Monday
4. Jira
5. Wrike
6. Trello
7. Notion
8. Airtable
9. Smartsheet
10. Workfront

В арсеналі нашого відділу маркетингу є багато застосунків, але найбільша кількість шанувальників виявилася у Trello, Asana, Notion та Airtable.

Важливо зазначити, що популярність не обов'язково вказує на ефективність чи придатність інструменту. Деякі маркетологи віддають перевагу менш відомим інструментам, оскільки ті краще відповідають їхнім потребам, аніж більш популярні. Це дійсно справа смаку. Проте якщо ви плануєте розпочати організацію своєї роботи або запропонувати колегам спільний інструмент, цей список може надихнути на вивчення різних варіантів.

Давайте поговоримо про кожен інструмент окремо.

Asana

Asana — ідеальне програмне забезпечення таск-менеджменту для малого бізнесу та великих підприємств. Навіть у безплатній версії ви отримуєте безлімітну кількість проєктів, завдань та необмежений обсяг сховища, хоч розмір окремих файлів лімітований 100 МБ. Ви також можете підключити понад 100 зовнішніх застосунків. Окрім корисних функцій, нам дуже сподобався приємний мінімалістичний дизайн.

(Джерело: Asana)

Переваги:

• командна співпраця;
• створення проєктів з нуля;
• готові шаблони для відділу маркетингу;
• варіанти зовнішнього вигляду верстки (список / дошка / часова шкала / календар);
• перенесення поточних проєктів з іншого сервісу (Google Таблиці, Trello тощо);
• аналітика виконання завдань та досягнення цілей;
• десктопний застосунок;
• мобільний застосунок.

Наш контент-менеджер Артем каже, що йому подобається дизайн дошки Asana і що кожне закрите завдання — просто бальзам для душі.

(Джерело: Asana)

Вартість:

• безплатна версія: завжди доступна;
• тріальна версія з преміум-опціями: на 30 днів;
• premium: $10,99 за користувача на місяць.

Ідеальний вибір для:

• малого бізнесу та великих підприємств.

ClickUp

ClickUp позиціонує себе як воркспейс і сервіс підвищення продуктивності. Він має широкий вибір опцій та розширені можливості налаштування ваших проєктів. На перший погляд інтерфейс доволі складний, але на допомогу приходять інтерактивні підказки. Завдяки симпатичним елементам дизайну і попапам робота стає веселішою.

(Джерело: ClickUp)

Переваги:

• командна співпраця + вбудована дошка типу Miro або Figma;
• необмежена кількість користувачів;
• створення проєктів з нуля;
• готові шаблони для відділу маркетингу;
• варіанти зовнішнього вигляду верстки (список / дошка / часова шкала / календар);
• інструмент обліку часу;
• вбудований чат;
• інтеграція з Jira та Trello;
• просунута кастомізація для ваших потреб;
• аналітика продуктивності;
• десктопний застосунок;
• мобільний застосунок.

(Джерело: ClickUp)

Вартість:

• безплатна версія: завжди доступна;
• unlimited: $7 на місяць протягом року; $10 за один місяць;
• business: $12 на місяць протягом року; $19 за один місяць;
• business plus: $19 на місяць за одного учасника протягом року; $29 за один місяць;
• enterprise: індивідуально.

Ідеальний вибір для:

• малого бізнесу та великих підприємств;
• співпраці з розробниками.

Monday

Monday.com — гравець вищого рівня у сфері управління задачами, який пропонує масштабовані та зручні автоматизовані робочі процеси. Інструмент чудово підходить для індивідуальних і командних завдань, має зрозумілий інтерфейс, яскравий дизайн та елементи анімації. Ми були вражені вбудованим штучним інтелектом, який здатний створити воркспейс із урахуванням ваших уподобань та надати рекомендації, як з ним працювати.

(Джерело: Monday)

Переваги:

• командна співпраця;
• створення проєктів з нуля;
• готові шаблони для відділу маркетингу + для email-маркетологів;
• створення потрібного саме вам воркспейсу за допомогою ШІ;
• варіанти зовнішнього вигляду верстки (таблиця / часова шкала / календар та ін.);
• інтеграція: понад 200 популярних сервісів та доступ до API;
• автоматизація без коду: оновлення статусу, email-повідомлення та інші опції;
• зручний дизайн;
• десктопний застосунок;
• мобільний застосунок.

(Джерело: Monday)

(Джерело: Monday)

Вартість:

• безплатна версія: завжди доступна;
• basic: €8 за користувача на місяць;
• standard: €10 за користувача на місяць;
• pro: €19 за користувача на місяць;
• enterprise: індивідуально.

Ідеальний вибір для:

• малого бізнесу та великих підприємств;
• співпраці з розробниками.

Jira

Незважаючи на те, що Jira насамперед асоціюється з розробкою програмного забезпечення, ви можете налаштувати її для різних типів проєктів, наприклад для маркетингових розсилок. Цей продукт є ідеальним для планування, призначення та перегляду всієї історії усіх ваших проєктів. Хоча Jira, можливо, не настільки зручна для нетехнічних користувачів, як інші сервіси, це чудовий варіант для команд, вже знайомих із нею, або для тих, хто шукає централізовану платформу управління проєктами. Насправді, коли ви звикнете до функцій Jira, вам навіть може бути важко перейти на інший софт.

(Джерело: Jira)

Переваги:

• командна співпраця;
• створення проєктів з нуля;
• готові шаблони для відділу маркетингу;
• контроль розсилок на кожному етапі;
• варіанти зовнішнього вигляду верстки (таймлайн / беклог / дошка / навігатор завдань);
• основні опції доступні для всіх тарифних планів;
• інтеграція: понад 1000 зовнішніх застосунків;
• просунута кастомізація для ваших потреб;
• глибока аналітика продуктивності;
• десктопний застосунок;
• мобільний застосунок.

(Джерело: Jira)

Вартість:

• безплатна версія: завжди доступна;
• standard: $7,75 за користувача на місяць;
• premium: $15,25 за користувача на місяць;
• enterprise: індивідуально; доступні лише варіанти річної оплати.

Ідеальний вибір для:

• великих підприємств та корпорацій;
• співпраці з розробниками.

Wrike

Wrike має зрозумілий дизайн, схожий на Jira, але яскравіший та більш інтерактивний. Щоби звикнути до навігації сайтом, потрібен деякий час, зате потім розумієш корисність опцій та віджетів. Платформа дозволяє створювати індивідуальні рішення з просунутими функціями і є чудовим інструментом таск-менеджменту для таких команд, як креативні, маркетингові, продуктові, а також для IT-спеціалістів. Ви можете вибирати шаблони, засоби автоматизації та комунікації, щоби створити воркспейс, який відповідатиме вашим потребам.

(Джерело: Wrike)

Переваги:

• командна співпраця;
• створення проєктів з нуля;
• готовий шаблон для маркетингових кампаній;
• варіанти зовнішнього вигляду верстки (таблиця / дошка / часова шкала / календар);
• додавання до проєкту додаткових віджетів;
• інтеграція: різноманітні інструменти й платформи, структуровані за категоріями;
• відкритий API;
• аналітика продуктивності;
• зрозумілий дизайн;
• десктопний застосунок;
• мобільний застосунок.

(Джерело: Wrike)

(Джерело: Wrike)

Вартість:

• безплатна версія: завжди доступна;
• тріальна версія: преміум-опції на 14 днів;
• professional: $9,80 за користувача на місяць (мінімум два користувачі);
• business: $24,80 за користувача на місяць;
• enterprise: індивідуально;
• pinnacle: індивідуально.

Ідеальний вибір для:

• великих підприємств та корпорацій.

Trello

Trello — ще один проєкт розробників Jira — компанії Atlassian, але при цьому він напрочуд простий. Інтуїтивно зрозумілі дошки у стилі канбан із картками, які можна перетягувати, роблять його доступним для всіх користувачів. Ви можете легко відстежувати етапи виконання проєкту за допомогою списків, які налаштовуються, наприклад «у процесі» або «виконано». Ви також можете додавати коментарі, файли та мітки, позначати колег і призначати для них завдання.

(Джерело: Trello)

Переваги:

• командна співпраця;
• створення проєктів з нуля;
• готові шаблони для відділу маркетингу;
• необмежена кількість користувачів;
• необмежені інтеграції найпопулярніших сервісів;
• простота користування;
• варіанти зовнішнього вигляду верстки в преміум версії (таблиця / календар / часова шкала);
• десктопний застосунок;
• мобільний застосунок.

(Джерело: Trello)

(Джерело: Trello)

Вартість:

• безплатна версія: завжди доступна;
• преміум-тріальна версія на 30 днів;
• standard: $5 за користувача на місяць при щорічній оплаті ($6 за один місяць);
• premium: $10 за користувача на місяць при щорічній оплаті ($12,50 за один місяць);
• enterprise: $17,50 за користувача на місяць — оплата здійснюється щорічно ($210 на рік за користувача).

Ідеальний вибір для:

• фрілансерів, невеликих команд та стартапів.

Notion

Notion — це універсальний кастомізований інструмент для воркспейсу, який допомагає командам та окремим користувачам керувати завданнями, документами, базами даних тощо. Хоча Notion не призначений спеціально для email-маркетингу, його гнучкість надає користувачам можливість адаптувати його до різних завдань, зокрема до планування і здійснення email-маркетингових кампаній. Але найважливішою перевагою є створення бібліотеки корисної інформації для вашої команди.

(Джерело: Notion)

Переваги:

• командна співпраця;
• створення проєктів з нуля;
• готові шаблони для відділу маркетингу;
• база знань: сховище цінних матеріалів для вашої команди;
• інтеграції: Google Диск, календар, Typeform, Trello та ін.;
• аналітика продуктивності;
• десктопний застосунок;
• мобільний застосунок.

(Джерело: Notion)

Вартість:

• безплатна версія: завжди доступна;
• plus: $8 за користувача на місяць;
• business: $15 за користувача на місяць.

Ідеальний вибір для:

• фрілансерів, невеликих команд та стартапів.

Airtable

Airtable поєднує зручність роботи з таблицями (таких як Google Sheets або Microsoft Excel) і гнучкість спеціального застосунка для проєктів. Його інтуїтивно зрозумілий drag-and-drop інтерфейс дозволяє візуально керувати завданнями та проєктами. Ви можете додавати зображення, графіки та діаграми, призначати їх членам команди та обговорювати у коментарях.

(Джерело: Airtable)

Переваги:

• командна співпраця;
• створення проєктів з нуля;
• готові шаблони для відділу маркетингу;
• перенесення поточного проєкту з іншого сервісу (Excel, Jira, Trello та ін.);
• десктопний застосунок;
• мобільний застосунок.

(Джерело: Airtable)

Вартість:

• безплатна версія: завжди доступна;
• team: $20 за користувача на місяць;
• business: $45 за користувача на місяць;
• enterprise scale plan: індивідуальний, виходячи з потреб організації.

Додатково:

• реферальна система: отримайте $10 кредиту за кожного знайомого, якого ви запросите скористатися послугою.

Ідеальний вибір для:

• малого бізнесу та великих підприємств.

Smartsheet

Smartsheet — це платформа для управління проєктами та командної роботи з широким вибором опцій. На перший погляд інтерфейс може здаватися застарілим та складним. Але натомість він пропонує величезний потенціал для тих, хто побажає заглибитися у його функціональність.

(Джерело: Smartsheet)

Переваги:

• командна співпраця;
• створення проєктів з нуля;
• готові шаблони для відділу маркетингу;
• варіанти зовнішнього вигляду верстки (сітка / діаграма Ганта / картка);
• обмін інформацією без потреби перемикатися між різними платформами;
• автоматизація: налаштуйте нагадування про терміни створення контенту, оцінки А/Б-тестування або follow-up листи;
• інтеграція: підключіться до своєї платформи email-маркетингу (Mailchimp, HubSpot та ін.), використовуючи доступні інтеграції або API;
• відстеження та звітність: відстежуйте ключові показники email-маркетингу, зокрема відкриваність, клікабельність та конверсію;
• зберігання та прикріплення документів;
• створюйте дашборди для наочної візуалізації ефективності розсилок;
• десктопний застосунок;
• мобільний застосунок.

(Джерело: Smartsheet)

Вартість:

• безплатна версія: завжди доступна;
• бізнес-тріал на 30 днів;
• pro: $7 за користувача на місяць, оплата здійснюється щорічно;
• business: $25 за користувача на місяць, оплата здійснюється щорічно;
• enterprise: вартість за індивідуальною домовленістю.

Ідеальний вибір для:

• малого бізнесу та великих підприємств.

Workfront

Workfront — це зручне рішення для керування роботою на підприємствах. Платформа відрізняється продуманістю та розрахована на сучасні команди, хоча новачкам може знадобитися певний час, щоби освоїтися. Є корисні посібники та навчальні матеріали, які допоможуть вам розібратися. Workfront поєднує у собі професійний дизайн та зручні функції, що робить виконання завдань ефективним та приємним.

(Джерело: Workfront)

Переваги:

• командна співпраця з розширеним розподілом завдань;
• вбудовані інструменти візуалізації проєкту;
• запуск проєктів за допомогою готових шаблонів;
• кілька варіантів представлення проєкту (список / дошка / діаграма Ганта / часова шкала);
• надійні функції управління часом та ресурсами;
• інтегровані засоби зв'язку для обговорень у команді;
• інтеграція з популярними інструментами, зокрема Slack та Adobe Creative Cloud;
• можливості глибокого налаштування для індивідуальних робочих процесів;
• детальні звіти й дашборди для відстеження продуктивності;
• десктопний застосунок;
• мобільний застосунок.

(Джерело: Workfront)

Вартість:

• необхідно зв'язатися з торговим представником для розрахунку вартості, виходячи з ваших потреб.

Ідеальний вибір для:

• підходить як для невеликих команд, так і для підприємств та корпорацій.

На завершення

Після того як ми вивчили функції та можливості десяти популярних інструментів — Asana, ClickUp, Monday, Jira, Wrike, Trello, Notion, Airtable, Smartsheet і Workfront — стало зрозуміло, що універсального рішення, яке підходить абсолютно всім, не існує. Вибір ідеального інструменту для вашого email-маркетингу залежить від ваших конкретних запитів, розміру команди та характеру ваших проєктів.

Trello та Notion можуть стати чудовим вибором для невеликих команд або стартапів. Простота Trello і дошки в стилі Kanban дозволяють швидко почати роботу, а гнучкість Notion сприяє адаптації до потреб, що змінюються. Якщо ви шукаєте найкраще програмне забезпечення для керування завданнями для індивідуальних користувачів, зверніть увагу на них.

Корпорації та великі підприємства можуть вважати Jira, Wrike або Workfront більш придатними. Розширені можливості Jira щодо відстеження проєктів та контролю проблем, надійне управління ресурсами Wrike, інтеграція Workfront на рівні підприємства можуть допомогти масштабувати складні email-маркетингові кампанії.

Такі інструменти, як Jira, ClickUp і Monday, можуть бути особливо корисними, якщо ви щільно співпрацюєте з розробниками. Зручні опції Jira для розробників, налаштовувані робочі процеси ClickUp і гнучке управління проєктами Monday роблять їх ефективним рішенням для подолання бар'єру між командами маркетингу та девелоперами.

У кінцевому підсумку вибір інструменту має відповідати вашому унікальному робочому процесу, завданням та динаміці команди. Аби максимально ефективно використовувати робочий час, знайдіть момент, щоб оцінити свої потреби та вибрати софт, який підвищить вашу продуктивність, сприятиме співпраці та забезпечить повну реалізацію вашого потенціалу. А які інструменти використовуєте ви? Що ви можете порекомендувати, а чого краще уникати?

Усі ці інструменти дадуть змогу максимально підвищити ефективність роботи, а Stripo допоможе в роботі з листами.