10 лучших инструментов управления задачами для email-маркетологов

Представьте себе типичный день email-маркетолога. Это может быть работа мечты, предполагающая креативные решения и командную работу с копирайтерами, дизайнерами, аналитиками и другими профессионалами. Но без правильной организации работы все может пойти как-то не так.

Вот основные проблемы, с которыми вы можете столкнуться в своей работе:

• рассредоточенность команды: все члены команды работают удаленно. Это может привести к разрыву коммуникации;
• разное программное обеспечение: каждый использует свой софт для электронной почты, аналитики, CRM и другие инструменты. Это может затруднить обмен информацией и координацию задач;
• перегрузка заданиями: задачи могут быстро накапливаться, а отслеживание их статуса и приоритетов отнимает много сил;
• неэффективная коммуникация: непрерывное общение по электронной почте, в нескольких типах мессенджеров, телефонные звонки могут привести к потере важной информации и затруднить взаимодействие с командой.

Чтобы помочь вам справиться с этими проблемами, мы начинаем серию статей о полезных инструментах для email-маркетологов. Наша первая тема — софт для управления проектами и задачами. Мы рассмотрим платформы, которые помогают организовывать задачи и проекты, упрощают тайм-менеджмент и оптимизируют общение с командой. Это поможет вам уделять больше времени стратегическому планированию и творческим процессам вместо постоянных согласований и переживаний, чтобы не потерять что-то важное.

Этот гайд будет полезен тем, кто все еще пытается понять, как структурировать задачи, кто хочет сменить инструменты, а также командам, стремящимся объединиться на одной платформе.

Для чего нужен таск-менеджер?

А теперь давайте представим ваш идеальный рабочий день.

1. Вы начинаете утро с чашечки ароматного кофе и готовитесь к продуктивному дню.
2. Проверка задач: используете приложение для таск-менеджмента, чтобы просмотреть список невыполненных задач, обновить их статусы и приоритеты. Отмечаете своих коллег прямо в карточках задач, в которых они участвуют.
3. Общение с командой: используете видеоконференции и единый мессенджер для общения с коллегами и обсуждения проектов.
4. Аналитика: используете удобный софт для анализа маркетинговых кампаний и подготовки отчетов.
5. В конце дня вы обновляете список заданий и отмечаете свой прогресс. Так приятно отмечать задачи как «Выполненные»! Вы довольны своей работой, выполняете все поручения, а вечером можете посвятить время себе и своим близким.

Звучит отлично. Давайте рассмотрим, как устроен процесс работы с таск-менеджером.

Рабочий процесс

Обычно рабочий процесс в инструменте управления задачами выглядит так:

1. Создание: на этом этапе генерируются новые задачи.
2. Распределение: здесь задачи делегируются ответственным членам команды.
3. Расстановка приоритетов: этот шаг позволяет вам расставить приоритеты задач в зависимости от их срочности и дедлайнов.
4. Планирование: необходимо в том случае, если какая-либо задача завершена или ее приоритет внезапно изменился.
5. Совместная работа: эта функция позволяет координировать работу разных специалистов над одним проектом, например, автора контента и дизайнера.
6. Коммуникация: общение внутри инструмента управления задачами, чтобы легко и продуктивно обмениваться информацией.

Эффективность всей компании

Какие преимущества дает вашей компании таск-менеджер при эффективном решении повседневных задач и распределении обязанностей?

1. Соблюдение сроков
   Использование инструментов управления задачами помогает организациям соблюдать сроки проекта благодаря постоянным напоминаниям и оповещениям. Это гарантирует, что руководитель и члены команды работают синхронно, что способствует пунктуальности и точности.
2. Повышение эффективности и производительности
   Инструменты управления задачами оптимизируют рабочие процессы команды, способствуя большей эффективности и производительности.
3. Управление нагрузкой и организация работы
   Эти инструменты помогают командам работать организованно, позволяя тимлидам проводить мониторинг в реальном времени и правильно распределять задачи, обеспечивая бесперебойный процесс.
4. Распределение ресурсов
   Инструменты управления задачами эффективно направляют таланты и ресурсы на нужные каналы или платформы.
5. Повышение производительности
   Используя инструменты управления задачами, вы можете легко организовать свои дела, следуя списку задач и выполняя их в нужной последовательности. Это помогает вам быть более продуктивным.
6. Мобильность и доступность
   Независимо от того, где вы находитесь, инструменты управления задачами гарантируют, что важные задачи всегда останутся на виду. Вы можете получать доступ к деталям проекта с разных устройств, включая ПК, ноутбуки, мобильные телефоны и планшеты.
7. Повышение качества работы
   Инструменты для управления задачами помогают наглядно отображать и анализировать задачи, что делает управление проектами более эффективным.

Таск-менеджер упрощает управление процессами, приоритизацию и распределение задач в команде. Он также помогает отслеживать статус задач, улучшает сотрудничество и обмен информацией в команде, даже при удаленной работе с разными программами. Более того, по данным CoSchedule, вероятность успеха у пользователей программного обеспечения для управления проектами выше на 426%.

Но как выбрать для себя идеальный инструмент?

Что следует учитывать при выборе инструмента

Вот некоторые факторы, которые следует учитывать при выборе инструмента управления задачами:

1. Тип задач, с которыми вы работаете.
2. Масштабы организации (вне зависимости от того, малый это бизнес или крупная организация).
3. Потребность в удаленном доступе.
4. Необходимость анализа данных и отчетности.
5. Возможность интеграции с другими системами или приложениями.
6. Адаптивность для настройки.
7. Удобный и понятный интерфейс.
8. Меры безопасности.
9. Возможности масштабирования.
10. Возможность создания отчетов в режиме реального времени.

Для более легкой навигации в огромном мире программного обеспечения, мы проанализировали наиболее популярные инструменты таск-менеджмента для email-маркетологов. Давайте рассмотрим их поближе.

10 лучших инструментов управления задачами

Мы провели опрос, какие таск-менеджеры популярны в сообществе Women of Email, и изучили дискуссии на эту тему в Email Geeks, Reddit и Quora. По этому вопросу сколько людей — столько и мнений, но все же мы можем выделить определенных фаворитов среди инструментов. А некоторые из них совпали с тем, что наша команда использует в повседневной работе.

Итак, вот список самых популярных инструментов email-маркетологов:

1. Asana
2. ClickUp
3. Monday
4. Jira
5. Wrike
6. Trello
7. Notion
8. Airtable
9. Smartsheet
10. Workfront

Наш отдел маркетинга использует множество приложений, но больше всего поклонников оказалось у Trello, Asana, Notion и Airtable.

Важно отметить, что популярность не всегда говорит об эффективности или практичности того или иного инструмента. Некоторые маркетологи предпочитают менее известные инструменты, потому что они лучше отвечают их потребностям, чем более популярные. Это действительно дело вкуса. Однако если вы планируете начать организацию своей работы или предложить коллегам общий инструмент, этот список может вдохновить на изучение различных вариантов.

Давайте поговорим о каждом инструменте отдельно.

Asana

Asana — идеальное программное обеспечение таск-менеджмента для малого бизнеса и крупных предприятий. Даже в бесплатной версии вы получаете безлимитное количество проектов, задач и объем хранилища, хотя размер отдельных файлов ограничен 100 МБ. Вы также можете подключить более 100 внешних приложений. Помимо полезных функций, нам очень понравился приятный минималистичный дизайн.

(Источник: Asana)

Преимущества:

• командная работа;
• создание проектов с нуля;
• готовые шаблоны для отдела маркетинга;
• варианты внешнего вида верстки (список / доска / временная шкала / календарь);
• перенос существующих проектов из другого сервиса (Google Таблицы, Trello и т. д.);
• аналитика выполнения задач и достижения целей;
• десктопное приложение;
• мобильное приложение.

Наш контент-менеджер Артем говорит, что ему нравится дизайн доски Asana и что каждая закрытая задача — просто бальзам на душу.

(Источник: Asana)

Стоимость:

• бесплатная версия: всегда доступна;
• триальная версия с премиум-опциями: на 30 дней;
• premium: $10,99 за пользователя в месяц.

Идеальный выбор для:

• малого бизнеса и крупных предприятий.

ClickUp

ClickUp позиционирует себя как воркспейс и сервис повышения производительности. Он имеет множество опций и расширенные возможности настройки ваших проектов. На первый взгляд интерфейс довольно сложен, но на помощь приходят интерактивные подсказки. Стоит отметить, что симпатичные элементы дизайна и всплывающие сообщения делают работу веселее.

(Источник: ClickUp)

Преимущества:

• командная работа + встроенная доска типа Miro или Figma;
• неограниченное количество пользователей;
• создание проектов с нуля;
• готовые шаблоны для отдела маркетинга;
• варианты внешнего вида верстки (список / доска / временная шкала / календарь);
• инструмент учета времени;
• встроенный чат;
• интеграция с Jira и Trello;
• продвинутая кастомизация для ваших потребностей;
• аналитика эффективности;
• десктопное приложение;
• мобильное приложение.

(Источник: ClickUp)

Стоимость:

• бесплатная версия: всегда доступна;
• unlimited: $7 в месяц (годовая подписка); $10 за один месяц;
• business: $12 в месяц (годовая подписка); $19 за один месяц;
• business plus: $19 в месяц за одного участника (годовая подписка); $29 за один месяц;
• enterprise: индивидуально.

Идеальный выбор для:

• малого бизнеса и крупных предприятий;
• сотрудничества с разработчиками.

Monday

Monday.com — крупный игрок в сфере управления задачами, предлагающий масштабируемые и удобные автоматизированные рабочие процессы. Инструмент отлично подходит для индивидуальных и командных задач и имеет понятный интерфейс, яркий дизайн и элементы анимации. Мы были поражены встроенным искусственным интеллектом, который способен создать воркспейс с учетом ваших предпочтений и дать рекомендации, как с ним работать.

(Источник: Monday)

Преимущества:

• командная работа;
• создание проектов с нуля;
• готовые шаблоны для отдела маркетинга + для email-маркетологов;
• создание нужного вам воркспейса с помощью ИИ;
• варианты внешнего вида верстки (таблица / временная шкала / календарь и т. д.);
• интеграция: более 200 популярных сервисов и доступ к API;
• автоматизация без кода: обновления статуса, email-уведомления и другие опции;
• удобный дизайн;
• десктопное приложение;
• мобильное приложение.

(Источник: Monday)

(Источник: Monday)

Стоимость:

• бесплатная версия: всегда доступна;
• basic: €8 за пользователя в месяц;
• standard: €10 за пользователя в месяц;
• pro: €19 за пользователя в месяц;
• enterprise: индивидуально.

Идеальный выбор для:

• малого бизнеса и крупных предприятий;
• сотрудничества с разработчиками.

Jira

Несмотря на то, что Jira в первую очередь ассоциируется с разработкой программного обеспечения, вы можете настроить ее для различных типов проектов, например для маркетинговых рассылок. Этот продукт идеально подходит для планирования, назначения и просмотра всей истории всех ваших проектов. Хотя Jira, возможно, не так удобна для нетехнических пользователей, как другие сервисы, это отличный вариант для команд, уже знакомых с ней, или для тех, кто ищет централизованную платформу управления проектами. На самом деле, когда вы привыкнете к функциям Jira, может быть непросто переключиться на другой софт.

(Источник: Jira)

Преимущества:

• командная работа;
• создание проектов с нуля;
• готовые шаблоны для отдела маркетинга;
• контроль email-кампаний на каждом этапе;
• варианты внешнего вида верстки (таймлайн / бэклог / доска / навигатор задач);
• основные опции доступны для всех тарифных планов;
• интеграция: более 1000 внешних приложений;
• продвинутая кастомизация под ваши потребности;
• глубокая аналитика эффективности;
• десктопное приложение;
• мобильное приложение.

(Источник: Jira)

Стоимость:

• бесплатная версия: всегда доступна;
• standard: $7,75 за пользователя в месяц;
• premium: $15,25 за пользователя в месяц;
• enterprise: индивидуально; доступны только варианты годовой оплаты.

Идеальный выбор для:

• крупных предприятий и корпораций;
• сотрудничества с разработчиками.

Wrike

Дизайн Wrike напоминает Jira, однако он более красочный и интерактивный. Привыкание к навигации по сайту занимает некоторое время, но потом понимаешь всю полезность функций и виджетов. Платформа позволяет создавать индивидуальные решения с продвинутыми функциями и является отличным инструментом таск-менеджмента для таких команд, как креативные, маркетинговые, продуктовые, а также для IT-специалистов. Вы можете выбирать шаблоны, средства автоматизации и коммуникации, чтобы создать воркспейс, соответствующий вашим запросам.

(Источник: Wrike)

Преимущества:

• командная работа;
• создание проектов с нуля;
• готовый шаблон для маркетинговых кампаний;
• варианты внешнего вида верстки (таблица / доска / временная шкала / календарь);
• добавление в проект дополнительных виджетов;
• интеграция: различные инструменты и платформы, структурированные по категориям;
• открытый API;
• аналитика эффективности;
• понятный дизайн;
• десктопное приложение;
• мобильное приложение.

(Источник: Wrike)

(Источник: Wrike)

Стоимость:

• бесплатная версия: всегда доступна;
• триальная версия: премиум-опции на 14 дней;
• professional: $9,80 за пользователя в месяц (минимум два пользователя);
• business: $24,80 за пользователя в месяц;
• enterprise: индивидуально;
• pinnacle: индивидуально.

Идеальный выбор для:

• крупных предприятий и корпораций.

Trello

Trello — еще один проект разработчиков Jira — компании Atlassian, но при этом он удивительно прост. Интуитивно понятные доски в стиле канбан с карточками, которые можно перетаскивать, делают его доступным для всех пользователей. Вы можете легко отслеживать этапы выполнения проекта с помощью настраиваемых списков, таких как «в процессе» или «выполнено». Вы также можете добавлять комментарии, файлы и метки, отмечать коллег и назначать им задачи.

(Источник: Trello)

Преимущества:

• командная работа;
• создание проектов с нуля;
• готовые шаблоны для отдела маркетинга;
• неограниченное количество пользователей;
• неограниченные интеграции популярных сервисов;
• простота использования;
• варианты внешнего вида верстки в премиум-версии (таблица / календарь / временная шкала);
• десктопное приложение;
• мобильное приложение.

(Источник: Trello)

(Источник: Trello)

Стоимость:

• бесплатная версия: всегда доступна;
• премиум-триальная версия на 30 дней;
• standard: $5 за пользователя в месяц при ежегодной оплате ($6 при ежемесячной оплате);
• premium: $10 за пользователя в месяц при ежегодной оплате ($12,50 при ежемесячной оплате);
• enterprise: $17,50 за пользователя в месяц — оплата производится ежегодно ($210 в год за пользователя).

Идеальный выбор для:

• фрилансеров, небольших команд и стартапов.

Notion

Notion — это универсальный кастомизируемый инструмент для воркспейса, который помогает командам и отдельным лицам управлять задачами, документами, базами данных и многим другим. Хотя Notion не предназначен специально для email-маркетинга, его гибкость дает пользователям возможность адаптировать его к различным задачам, включая планирование и проведение email-маркетинговых кампаний. Но самым важным преимуществом является создание библиотеки полезной информации для вашей команды.

(Источник: Notion)

Преимущества:

• командная работа;
• создание проектов с нуля;
• готовые шаблоны для отдела маркетинга;
• база знаний: хранилище ценных материалов для вашей команды;
• интеграции: Google Диск, календарь, Typeform, Trello и т. д.;
• аналитика эффективности;
• десктопное приложение;
• мобильное приложение.

(Источник: Notion)

Стоимость:

• бесплатная версия: всегда доступна;
• plus: $8 за пользователя в месяц;
• business: $15 за пользователя в месяц.

Идеальный выбор для:

• фрилансеров, небольших команд и стартапов.

Airtable

Airtable сочетает в себе удобство работы с таблицами (таких как Google Sheets или Microsoft Excel) и гибкость специального приложения для проектов. Его интуитивно понятный drag-and-drop интерфейс позволяет визуально управлять задачами и проектами. Вы можете добавлять изображения, графики и диаграммы, назначать их членам команды и обсуждать в комментариях.

(Источник: Airtable)

Преимущества:

• командная работа;
• создание проектов с нуля;
• готовые шаблоны для отдела маркетинга;
• перенос существующего проекта из другого сервиса (Excel, Jira, Trello и т. д.);
• десктопное приложение;
• мобильное приложение.

(Источник: Airtable)

Стоимость:

• бесплатная версия: всегда доступна;
• team: $20 за пользователя в месяц;
• business: $45 за пользователя в месяц;
• enterprise scale plan: индивидуальный, исходя из потребностей организации.

Дополнительно:

• реферальная система: получите $10 кредита за каждого знакомого, которого вы пригласите воспользоваться услугой.

Идеальный выбор для:

• малого бизнеса и крупных предприятий.

Smartsheet

Smartsheet — это платформа для управления проектами и командной работы со множеством опций. На первый взгляд интерфейс может показаться старомодным и сложным. Но он предлагает огромный потенциал для тех, кто захочет вникнуть в его функциональность.

(Источник: Smartsheet)

Преимущества:

• командная работа;
• создание проектов с нуля;
• готовые шаблоны для отдела маркетинга;
• варианты внешнего вида верстки (сетка / диаграмма Ганта / карточка);
• обмен информацией без необходимости переключения между разными платформами;
• автоматизация: установите напоминания о сроках создания контента, оценках А/Б-тестирования или follow-up письмах;
• интеграция: подключитесь к своей платформе email-маркетинга (Mailchimp, HubSpot и т. д.), используя доступные интеграции или API;
• отслеживание и отчетность: отслеживайте ключевые показатели email-маркетинга, такие как открываемость, кликабельность и конверсия;
• хранение и прикрепление документов;
• создавайте дашборды для наглядной визуализации эффективности email-кампаний;
• десктопное приложение;
• мобильное приложение.

(Источник: Smartsheet)

Стоимость:

• бесплатная версия: всегда доступна;
• бизнес-триал на 30 дней;
• pro: $7 за пользователя в месяц, оплата производится ежегодно;
• business: $25 за пользователя в месяц, оплата производится ежегодно;
• enterprise: цена по индивидуальной договоренности.

Идеальный выбор для:

• малого бизнеса и крупных предприятий.

Workfront

Workfront — это удобное решение для управления работой на предприятиях. Платформа отличается продуманностью и рассчитана на современные команды, хотя новичкам может понадобиться немного времени, чтобы освоиться. Есть полезные руководства и учебные материалы, которые помогут вам разобраться. Workfront сочетает в себе профессиональный дизайн и удобные функции, что делает выполнение задач эффективным и приятным.

(Источник: Workfront)

Преимущества:

• командная работа с расширенной постановкой задач;
• встроенные инструменты визуализации проекта;
• запуск проектов при помощи готовых шаблонов;
• несколько режимов просмотра проекта (список / доска / диаграмма Ганта / временная шкала);
• надежные функции управления временем и ресурсами;
• интегрированные средства связи для обсуждений в команде;
• интеграция с популярными инструментами, такими как Slack и Adobe Creative Cloud;
• возможности глубокой настройки для индивидуальных рабочих процессов;
• подробные отчеты и дашборды для отслеживания эффективности;
• десктопное приложение;
• мобильное приложение.

(Источник: Workfront)

Стоимость:

• необходимо связаться с торговым представителем для расчета стоимости исходя из ваших потребностей.

Идеальный выбор для:

• подходит как для небольших команд, так и для предприятий и корпораций.

В завершение

После того как мы изучили функции и возможности десяти популярных инструментов — Asana, ClickUp, Monday, Jira, Wrike, Trello, Notion, Airtable, Smartsheet и Workfront — стало понятно, что универсального решения, подходящего абсолютно всем, не существует. Выбор идеального инструмента для вашего email-маркетинга зависит от ваших конкретных запросов, размера команды и характера ваших проектов.

Trello и Notion могут стать отличным выбором для небольших команд или стартапов. Простота Trello и доски в стиле Kanban позволяют быстро начать работу, а гибкость Notion способствует адаптации к изменяющимся потребностям. Если вы ищете лучшее ПО для управления задачами для индивидуальных пользователей, обратите внимание на них.

Корпорации и крупные предприятия могут счесть Jira, Wrike или Workfront более подходящими. Расширенные возможности Jira по отслеживанию проектов и контролю проблем, надежное управление ресурсами Wrike и интеграция Workfront на уровне предприятия могут помочь масштабировать сложные email-маркетинговые кампании.

Такие инструменты, как Jira, ClickUp и Monday, могут оказаться особенно полезными, если вы тесно сотрудничаете с разработчиками. Удобные опции Jira для разработчиков, настраиваемые рабочие процессы ClickUp и гибкое управление проектами Monday делают их хорошим решением для преодоления барьера между командами маркетинга и девелоперами.

В конечном итоге, чтобы использовать свое рабочее время максимально эффективно, важно выбрать инструмент, который подходит вашему рабочему процессу, целям и командной динамике. Оцените свои потребности и выберите софт, который поможет повысить производительность, улучшить сотрудничество и позволит полностью раскрыть ваш потенциал. А какие инструменты вы используете? Что вы можете порекомендовать, а чего лучше избегать?

Все эти инструменты позволят максимально повысить эффективность работы, а Stripo поможет в работе с письмами.