Die Beantwortung einer E-Mail-Anfrage kann eine schwierige Aufgabe sein. Sie wollen sicherstellen, dass Sie nicht zu hartnäckig oder lästig wirken, und gleichzeitig Ihre Chancen auf eine Antwort erhöhen.
In diesem Artikel finden Sie Tipps, wie Sie eine höfliche Follow-up-E-Mail schreiben, wann Sie sie am besten versenden und wie Sie häufige Fehler vermeiden. Außerdem haben wir Beispiele für E-Mail-Designs und Vorlagen für Follow-up-E-Mails vorbereitet, um den Prozess zu beschleunigen.
Eine höfliche Follow-up-E-Mail und eine klare Betreffzeile schreiben
Das Verfassen von Follow-up-E-Mails kann stressig sein: Sie kennen die Gründe für die niedrige Antwortquote der ersten E-Mail nicht und wissen nicht, ob Sie nur eine oder mehrere Follow-up-Nachrichten senden sollten. Sie wollen nicht zu hartnäckig sein (Menschen sind beschäftigt und wir alle vergessen Dinge), aber Sie müssen trotzdem Ihre Ziele erreichen.
In jedem Fall erhöht zumindest eine Follow-up-E-Mail die Chance, den Dialog neu zu beginnen und die erforderlichen Informationen zu erhalten.
Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie eine Follow-up-E-Mail mit einer Anfrage schreiben und eine effektive Follow-up-Strategie entwickeln können.
1. Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt für Follow-up-E-Mails
Vermeiden Sie es, die Follow-ups länger als zehn Tage hinauszuzögern. Schreiben Sie eine Follow-up-Erinnerung innerhalb von drei Tagen nach der ersten Outreach-E-Mail. Je länger Sie warten, desto wahrscheinlicher ist es, dass der Empfänger Ihre erste E-Mail vergisst.
- angenommen, Sie haben eine erste Anfrage gesendet und innerhalb eines angemessenen Zeitraums (1-3 Tage) keine Antwort erhalten. In diesem Fall kann es angebracht sein, eine Follow-up-E-Mail zu senden, um den Empfänger an die Anfrage zu erinnern und um ein Update oder einen unkomplizierten Anruf zu bitten;
- wenn Sie eine Antwort auf Ihre erste Anfrage erhalten haben, der Empfänger aber nicht die erforderlichen Maßnahmen ergriffen oder die von Ihnen benötigten Informationen bereitgestellt hat, können Sie noch am selben Tag eine Follow-up-E-Mail senden, um um eine Klärung oder ein Status-Update zu bitten;
- wenn Sie um einen schnellen Anruf bitten, kann es angebracht sein, 24 Stunden vor einem Treffen eine Follow-up-E-Mail zu senden, um die vereinbarten Details des Treffens zu bestätigen oder den Empfänger an das Treffen zu erinnern;
- angenommen, Sie verfolgen eine Bewerbung oder ein Angebot weiter. Dann wäre es besser, wenn Sie nach ein oder zwei Wochen eine Follow-up-E-Mail senden, um sich nach dem Status Ihrer Bewerbung oder Ihres Vorschlags zu erkundigen, da der Einstellungsprozess mindestens eine Woche dauert.
2. Beginnen Sie mit einer kurzen freundlichen Erinnerung
Höfliche Follow-up-E-Mails sollten mit freundlichen Erinnerungen an den Empfänger Ihrer vorherigen E-Mail beginnen. Halten Sie den Ton höflich und professionell. Erinnern Sie sie an ein tolles Treffen oder Gespräch, um den Moment in Erinnerung zu rufen.
3. Geben Sie den Kontext für eine höfliche Follow-up-E-Mail an
Wenn der Empfänger nicht auf Ihre vorherige E-Mail geantwortet hat, erklären Sie, warum Ihre Anfrage wichtig ist und wie sie sich auf seine Arbeit, seine Ziele oder sein Produkt bezieht.
Kopieren Sie nicht aus der ersten E-Mail! Der Empfänger hat die E-Mail vielleicht gelesen, aber vergessen zu antworten. Wenn er denselben Text zweimal sieht, hilft ihm das nicht, sich für Ihre Anfrage zu entscheiden.
4. Bitten Sie um ein Update
Fragen Sie den Empfänger, ob er Gelegenheit hatte, Ihre Anfrage zu prüfen, und teilen Sie ihm mit, ob er sie erfüllen kann. Dies zeigt, dass Sie seine Zeit respektieren und ihm die Möglichkeit geben, zu antworten.
5. Geben Sie eine Frist an
Wenn Ihre Anfrage zeitkritisch ist, erklären Sie dem Empfänger, wann Sie eine Antwort auf Ihre E-Mail benötigen. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Anfrage vorrangig bearbeitet wird und nicht im Posteingang des Empfängers verloren geht.
6. Seien Sie spezifisch
Beschreiben Sie in den Follow-up-E-Mails klar und deutlich, worum Sie bitten und was Sie vom Empfänger erwarten. So können Sie Verwirrung vermeiden und sicherstellen, dass Sie beide auf der gleichen Seite stehen und ein produktives Gespräch führen. Fügen Sie, falls erforderlich und angemessen, eine Aufforderung zum Handeln und einen Social Proof hinzu.
7. Fassen Sie sich kurz
Halten Sie Ihre Follow-up-E-Mails kurz und prägnant. Vermeiden Sie Ausschweifungen oder unnötige Informationen, die das Lesen und Verstehen Ihrer Follow-up-E-Mail erschweren könnten. Vermitteln Sie Ihre Botschaft schnell und direkt, ohne aufdringlich zu sein.
8. Bleiben Sie höflich und freundlich
Danken Sie dem Empfänger für seine Zeit. Damit zeigen Sie, dass Sie seine Bemühungen zu schätzen wissen und seine Entscheidung respektieren, wie auch immer sie ausfallen mag. Eine höfliche Follow-up-E-Mail darf natürlich nicht fordernd, aggressiv oder in irgendeiner anderen Weise respektlos sein.
Wenn Sie nach Ihrer Follow-up-E-Mail immer noch keine Antwort erhalten haben, können Sie sich in 2-3 Tagen noch einmal höflich melden.
Wenn die Leute auch beim dritten Mal nicht antworten, können Sie entweder eine letzte E-Mail senden oder zu einem anderen Interessenten wechseln. Niemand ist davor gefeit, ignoriert zu werden, also bleiben Sie motiviert und arbeiten Sie weiter.
9. Erstellen Sie eine klare Betreffzeile mit Schmerzpunkten
Was die Betreffzeile angeht, so sind die Regeln einfach: Sie sollte kurz und klar sein, eine eventuelle Frist enthalten, einen höflichen Tonfall haben, keine aggressiven Wörter und jede Menge Ausrufezeichen enthalten.
Zu Ihrer Inspiration haben wir ein paar Beispiele für E-Mail-Betreffzeilen hinzugefügt:
- Follow-up zu [Antrag] - [Frist].
- Ersuchen um [Gegenstand/Information] - Weiterverfolgung.
- Überprüfung von [Anfrage] - Gibt es ein Update?
- Zur Erinnerung: [Anfrage] - [Frist] rückt näher.
- Follow-up zu [Antrag] - Ich bin voller Hoffnung auf Ihre Unterstützung.
- Follow-up zur überfälligen Rechnung - morgen ist der letzte Tag, an dem Sie ohne Gebühren zahlen können.
Nutzen Sie diese Ratschläge für Ihre Follow-up-E-Mails, um Menschen dazu zu bringen, Ihnen zu antworten. Wenn Sie weitere Informationen zu den Öffnungsraten von E-Mails, dem besten Versandzeitpunkt und der Personalisierung benötigen, lesen Sie unser Whitepaper „E-Mail-Marketing-Performance“.
Höfliche Vorlagen für Follow-up-E-Mails und Design-Tipps
Im Folgenden finden Sie einige Design-Tipps für die Gestaltung einer Follow-up-E-Mail für eine Anfrage.
1. Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Vorlage
Eine vorgefertigte Vorlage für eine Follow-up-E-Mail kann dazu beitragen, dass Ihre E-Mail ordentlich und ansprechend aussieht. Stripo bietet zahlreiche Vorlagen für Follow-up-E-Mails für verschiedene Szenarien, die Sie nach Bedarf anpassen und versenden können. Sie können die beste Vorlage für Follow-up-E-Mails auswählen und sie an Ihre Unternehmensziele anpassen. Verwenden Sie eine Marketing-Automatisierungssoftware für den Versand Ihrer Follow-up-E-Mails, um Zeit und Mühe zu sparen.
2. Halten Sie das Design der Follow-up-E-Mails einfach
Zu viele Grafiken oder Bilder in Ihrer E-Mail können die Empfänger von Ihrer Hauptbotschaft ablenken. Die Wahl des Farbschemas Ihrer Marke und die Einbeziehung des Logos Ihres Unternehmens helfen Ihnen, Ihre Botschaft zu vermitteln und die Markenkonsistenz zu wahren.
3. Verwenden Sie eine klare und gut lesbare Schrift
Verwenden Sie gut lesbare Schriftarten mit einer Größe von mehr als 12pt. Vermeiden Sie kursive Schriftarten, da diese schwieriger zu lesen sind. Mit Stripo können Sie überprüfen, ob die gewählte Schriftart auf dem Handy und auf dem Desktop gut aussieht und ob der Call-to-Action-Button sichtbar ist, um dies zu überprüfen und Fehler zu vermeiden.
4. Gliedern Sie den Text auf, damit er strukturierter aussieht
Schreiben Sie eine Follow-up-E-Mail mit Aufzählungspunkten, nummerierten Listen oder kurzen Absätzen, um den Text aufzulockern und leichter lesbar zu machen, da Leser dazu neigen, unformatierte Text-E-Mails zu überspringen.
10 Beispiele für höfliche Follow-up-E-Mails mit sanften Erinnerungen
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie Ihre Nachricht formulieren sollen, kann die Betrachtung eines Beispiels für eine höfliche Follow-up-E-Mail für eine Anfrage als hilfreicher Ausgangspunkt dienen. Wir haben zehn Beispiele für Follow-up-E-Mails und Betreffzeilen erstellt, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
1. Eine Follow-up-E-Mail nach der ersten Nachricht
E-Mail-Betreffzeile:
Follow-up zur Anfrage nach [Gegenstand/Information]
E-Mail-Text:
Sehr geehrter [Name des Empfängers],
Ich möchte auf meine vorherige E-Mail vom [Datum] zurückkommen. Ich habe [Gegenstand/Informationen] von Ihnen angefordert und wollte wissen, ob es einen aktuellen Stand zu dieser Anfrage gibt.
Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie weitere Informationen von mir benötigen. Ich weiß Ihre Zeit und Aufmerksamkeit zu schätzen.
Vielen Dank!
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
2. Eine Follow-up-E-Mail mit einer Frist-Erinnerung
E-Mail-Betreffzeile:
Erinnerung: Antrag auf [Gegenstand/Information] - [Frist]
E-Mail-Text:
Sehr geehrter [Name des Empfängers],
Ich erinnere Sie an meine frühere Anfrage nach [Gegenstand/Information] vom [Datum]. Wie schon in meiner vorherigen E-Mail wäre ich Ihnen dankbar, wenn Sie diese Informationen bis zum [Frist] bereitstellen könnten.
Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie weitere Informationen von mir benötigen. Ich danke Ihnen für Ihre Zeit und Aufmerksamkeit.
Vielen Dank!
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
3. Eine Follow-up-E-Mail, nachdem keine Antwort erfolgte
E-Mail-Betreffzeile:
Follow-up zu [Vorheriges Thema]: Sind Sie für ein kurzes Gespräch verfügbar?
E-Mail-Text:
Sehr geehrter [Name des Empfängers],
Ich habe Sie am [Datum] per E-Mail um [Gegenstand/Informationen] gebeten. Leider habe ich noch keine Antwort von Ihnen erhalten.
Ich verstehe, dass Sie vielleicht beschäftigt sind, aber diese Information ist wichtig. Bitte lassen Sie mich wissen, ob es ein Update zu meiner Anfrage gibt. Ich wäre Ihnen sehr dankbar.
Vielen Dank!
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
4. Eine Follow-up-E-Mail nach der versprochenen Antwort
E-Mail-Betreffzeile:
Follow-up: Bitte um ein Update zu [Versprochene Antwort]
E-Mail-Text:
Sehr geehrter [Name des Empfängers],
Ich hatte Sie bereits am [Datum] um [Gegenstand/Informationen] gebeten, und Sie hatten mir versprochen, mir diese Informationen bis zum [Datum] zu übermitteln. Bisher habe ich jedoch noch keine Antwort von Ihnen erhalten.
Ich verstehe, dass sich Dinge ergeben können, aber diese Informationen sind wichtig. Bitte lassen Sie mich wissen, ob es einen neuen Stand zu meiner Anfrage gibt.
Vielen Dank!
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
5. Eine Follow-up-E-Mail mit einer alternativen Anfrage
E-Mail-Betreffzeile:
Follow-up-Anfrage: Alternative Optionen für das weitere Vorgehen
E-Mail-Text:
Sehr geehrter [Name des Empfängers],
Ich hatte Sie bereits am [Datum] um [Gegenstand/Information] gebeten, aber leider habe ich noch keine Antwort erhalten.
Wenn Sie mir diese Informationen nicht zur Verfügung stellen können, könnten Sie mir bitte mitteilen, ob es eine andere Möglichkeit gibt? Ich wäre Ihnen sehr dankbar für jede Hilfe, die Sie mir geben können.
Vielen Dank für Ihre Zeit und Aufmerksamkeit.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
6. Eine höfliche Follow-up-E-Mail nach einem Networking-Event
E-Mail-Betreffzeile:
Vielen Dank für Ihre Teilnahme an der [Name der Veranstaltung]!
E-Mail-Text:
Sehr geehrter [Name],
Ich wollte mich nach der [Name der Veranstaltung] Netzwerkveranstaltung, die wir am letzten [Tag/Datum] besucht haben, bei Ihnen melden. Es war großartig, Sie kennenzulernen und unsere gemeinsamen Interessen in [Thema] zu besprechen.
Ich möchte die Möglichkeit eines Treffens erörtern, um mögliche Kooperationen zu erkunden und mehr über Ihre Arbeit in diesem Bereich zu erfahren. Ich glaube, ein Treffen könnte für uns beide von Vorteil sein und uns die Möglichkeit geben, Ideen und Fachwissen auszutauschen.
Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie sich in den kommenden Wochen treffen können. Ich bin zeitlich flexibel und kann mich auf Ihren Zeitplan einstellen. Wenn Ihnen bestimmte Termine oder Zeitfenster am besten passen, können Sie mir diese gerne vorschlagen.
Ich danke Ihnen für Ihre Zeit und freue mich darauf, von Ihnen zu hören.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
7. Follow-up-E-Mails nach dem Versand eines Dokuments oder Vorschlags
E-Mail-Betreffzeile:
Im Anschluss an den von mir übermittelten Vorschlag
E-Mail-Text:
Sehr geehrter [Name],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich möchte auf den Vorschlag zurückkommen, den ich am [Datum] zu [Projekt oder Thema] geschickt habe. Ich würde gerne Ihre Meinung oder Ihr Feedback dazu hören.
Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie zusätzliche Informationen oder Klarstellungen benötigen. Ich werde Ihnen gerne weiterhelfen.
Ich freue mich auf Ihre Antwort.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
8. Follow-up-E-Mail mit der Bitte um Feedback
E-Mail-Betreffzeile:
Freundliche Erinnerung - Feedback zu [Thema oder Gegenstand]
E-Mail-Text:
Sehr geehrter [Name],
Ich hoffe, diese Nachricht erreicht Sie gut. Ich möchte auf meine vorherige E-Mail vom [Datum] bezüglich des Feedbacks zu [bestimmtes Thema oder Gegenstand] zurückkommen.
Ich würde Ihre Meinung sehr schätzen und sie ist wichtig für [Grund, z. B. das Projekt voranzubringen, eine Entscheidung zu treffen, usw.].
Bitte lassen Sie mich wissen, ob es einen guten Zeitpunkt gibt, um Ihre Gedanken mitzuteilen, oder ob Sie es vorziehen, dies in einem kurzen Telefonat zu besprechen.
Ich danke Ihnen im Voraus für Ihre Zeit.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
9. Follow-up-E-Mail nach einer Sitzung oder einem Anruf
Betreffzeile:
Anknüpfend an unser jüngstes Gespräch
E-Mail-Text:
Sehr geehrter [Name],
Vielen Dank, dass Sie sich am [Datum] die Zeit für ein Gespräch mit mir genommen haben. Ich habe es sehr geschätzt, dass ich die Gelegenheit hatte, [Thema] mit Ihnen zu besprechen.
Ich wollte nur kurz nachfragen, ob Sie über den aktuellen Stand in Bezug auf [Nächste Schritte, Entscheidung oder Anfrage] informiert sind. Ich bin gerne bereit, weitere Einzelheiten zu erläutern oder Ihnen bei Bedarf weiterzuhelfen.
Bitte zögern Sie nicht, mich jederzeit zu kontaktieren.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
10. Follow-up-E-Mail mit der Bitte um einen aktuellen Statusbericht
Betreffzeile:
Überprüfung des Status von [Thema]
E-Mail-Text:
Sehr geehrter [Name],
Ich hoffe, dass alles in Ordnung ist. Ich möchte mich nach dem Status von [Anfrage, Projekt oder Anwendung] erkundigen, den wir zuvor besprochen haben.
Ich weiß, wie viel zu tun ist, aber ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie mich auf dem Laufenden halten könnten, sobald Sie einen Moment Zeit haben.
Wenn Sie irgendetwas von mir brauchen, um die Dinge voranzutreiben, zögern Sie bitte nicht zu fragen.
Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Häufig zu vermeidende Fehler
Selbst mit den besten Absichten können Follow-up-E-Mails verpuffen, wenn bestimmte Fehltritte nicht vermieden werden. Um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht effektiv und respektvoll ist und mit größerer Wahrscheinlichkeit eine Antwort erhält, ist es wichtig, die häufigsten Fehler zu kennen und zu wissen, wie man sie korrigiert.
1. Beginnend mit „Nur nachfassen“
Ein typischer Fehler bei Follow-up-E-Mails ist es, mit „Nur noch einmal zu meiner vorherigen Nachricht...“ zu beginnen, ohne einen sinnvollen Kontext oder eine Dringlichkeit hinzuzufügen. Diese Formulierung mag zwar höflich klingen, ist aber oft zu vage oder passiv und kann den Zweck Ihrer Nachricht untergraben.
In Verkaufs- oder Marketing-E-Mails ist diese Formulierung wenig aussagekräftig und führt oft nicht zu einer Antwort. Die Empfänger sind sehr beschäftigt, und wenn Ihr Follow-up nichts Neues oder Hilfreiches bietet, wird es vielleicht einfach ignoriert.
❌ Schwaches Beispiel:
„Ich möchte nur auf meine vorherige E-Mail antworten. Lassen Sie mich wissen, ob Sie interessiert sind.“
✅ Bessere Version (bietet einen Mehrwert, ohne das Offensichtliche zu wiederholen):
„Ich wollte nur fragen, ob Sie das Angebot, das ich letzte Woche verschickt habe, schon gelesen haben. Wir bieten jetzt 3 Monate Onboarding-Support für neue Kunden an, was sehr gut zu Ihrem Team passen könnte. Wenn Sie daran interessiert sind, würde ich gerne einen kurzen Anruf vereinbaren, um die Details zu besprechen - lassen Sie mich einfach einen passenden Termin wissen.“
Wichtiger Tipp: Überspringen Sie den Füllstoff. Anstatt zu wiederholen, dass es sich um ein Follow-up handelt, konzentrieren Sie sich auf das, was neu, nützlich oder umsetzbar ist. Geben Sie dem Empfänger einen klaren Grund, zu antworten.
Bei persönlichen, akademischen oder administrativen E-Mails geht es eher um Klarheit, Zeitplan und Zweck. Einfach nur zu sagen: „Ich melde mich nur“, drückt nicht unbedingt die Dringlichkeit aus, vor allem wenn es um Fristen geht.
❌ Schwaches Beispiel:
„Ich wollte mich nur über meine vorherige E-Mail bezüglich meiner College-Bewerbung informieren.“
✅ Bessere Version (verdeutlicht und respektiert die Zeit):
„Ich habe mich gefragt, ob Sie vielleicht schon die Gelegenheit hatten, meine Fragen vom letzten Dienstag durchzusehen. Da die Bewerbungsfrist nächste Woche abläuft, wollte ich mich vergewissern, dass alles auf dem richtigen Weg ist.“
Wichtiger Tipp: Nehmen Sie Bezug auf die ursprüngliche Nachricht, erklären Sie eventuelle zeitliche Einschränkungen und zeigen Sie Verständnis für den Zeitplan des Empfängers.
2. Keine klare Aufforderung zum Handeln enthalten
Eine professionelle Follow-up-E-Mail sollte den Empfänger niemals im Unklaren lassen. Wenn Sie nicht klar sagen, was Sie brauchen - sei es eine Antwort, ein Dokument oder eine Entscheidung -, kann der Empfänger die Nachricht ignorieren oder die Antwort auf unbestimmte Zeit hinauszögern.
Dieser Fehler tritt häufig auf, wenn der Schreiber davon ausgeht, dass die ursprüngliche Anfrage immer noch klar ist, oder befürchtet, dass ein erneutes Nachfragen als zu hartnäckig erscheinen könnte. In Wirklichkeit hilft eine höfliche und konkrete Aufforderung zum Handeln, das Gespräch voranzubringen.
❌ Schwaches Beispiel:
„Lassen Sie mich wissen, was Sie denken.“
(Der Leser mag sich fragen: Worüber nachdenken? Reagiere wann? Wird jetzt etwas von mir erwartet?)
✅ Bessere Version (Verkauf):
„Wären Sie diesen Donnerstag oder Freitag für einen kurzen Anruf verfügbar, um die nächsten Schritte zu besprechen?“
✅ Bessere Version (Akademisch/Admin):
„Könnten Sie mir mitteilen, ob meine Bewerbung geprüft wurde oder ob ich vor Ablauf der Frist noch etwas einreichen muss?“
3. Zu früh oder zu oft nachfassen
Das Timing ist beim Versenden von Follow-up-E-Mails entscheidend. Wenn Sie sich nach Ihrer ersten Nachricht zu schnell melden, kann dies als ungeduldig oder übermäßig hartnäckig erscheinen, während zu häufiges Nachfassen den Empfänger verärgern und Ihrer Beziehung schaden kann.
Lassen Sie dem Empfänger eine angemessene Zeit, um zu antworten. Unserer Erfahrung nach sind 3 bis 7 Werktage in der Regel angemessen, je nach Dringlichkeit und Kontext Ihrer Anfrage. Wenn Sie nach einigen höflichen Follow-ups in angemessenen Abständen keine Antwort erhalten, ist es oft am besten, eine Pause einzulegen und über alternative Möglichkeiten der Kontaktaufnahme nachzudenken.
Wie man eine erste Outreach-E-Mail mit einer Anfrage schreibt
Stellen Sie sicher, dass Ihre erste Outreach-E-Mail klar und zielgerichtet ist. Eine Follow-up-E-Mail kann nur dann effektiv sein, wenn die ursprüngliche Nachricht den richtigen Ton trifft.
Im Folgenden finden Sie einige Schritte und kurze Tipps, die Sie beim Verfassen einer E-Mail mit einer Anfrage beachten sollten:
1. Beginnen Sie mit einer klaren Betreffzeile
Eine gute Betreffzeile sollte kurz den Zweck Ihrer E-Mail angeben und den Empfänger dazu bewegen, Ihre Nachricht sofort zu öffnen..
2. Fügen Sie eine angemessene Begrüßung hinzu
Beginnen Sie mit einer höflichen Begrüßung, wie „Sehr geehrter [Name]" oder „Hallo [Name]".
3. Stellen Sie sich vor und nennen Sie den Zweck der E-Mail
Erklären Sie, wer Sie sind und warum Sie dem Empfänger schreiben. Halten Sie diesen Teil Ihrer E-Mail kurz, aber informativ.
4. Geben Sie einen Kontext an
Falls erforderlich, geben Sie einige Hintergrundinformationen oder einen Kontext an, der dem Empfänger hilft, den Zweck Ihrer höflichen Anfrage zu verstehen, oder verwenden Sie einen starken, spezifischen Schmerzpunkt, um sich in das Gedächtnis des Empfängers einzuprägen.
5. Stellen Sie eine klare Anfrage und fügen Sie eine Handlungsaufforderung hinzu
Geben Sie genau an, worum Sie bitten, und sagen Sie genau, was Sie brauchen. Fügen Sie gegebenenfalls eine Schaltfläche mit einer Handlungsaufforderung hinzu, um dem Empfänger die Suche nach den benötigten Details zu erleichtern.
6. Erläutern Sie, warum Ihre E-Mail wichtig ist
Erläutern Sie, warum Ihr Anfrage wichtig ist und wie es dem Empfänger oder anderen Beteiligten nützt. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wer für Ihre Anfrage zuständig ist, können Sie höflich fragen, ob der Empfänger die richtige Person ist oder ob er Sie an jemanden verweisen kann, der es ist.
7. Stellen Sie zusätzliche Informationen zur Verfügung
Falls erforderlich, geben Sie Details an, die dem Empfänger/potentiellen Kunden helfen, Ihre Anfrage zu verstehen oder eine Entscheidung zu treffen.
8. Beenden Sie die E-Mail höflich
Danken Sie dem Empfänger für seine Zeit und schließen Sie mit einer höflichen Abmeldung und einer E-Mail-Signatur wie "Mit freundlichen Grüßen."
9. Fügen Sie Ihre Kontaktinformationen hinzu
Fügen Sie eine E-Mail-Signatur mit Ihren Kontaktinformationen hinzu, z. B. eine Telefonnummer, Websites, oder Links zu Konten in sozialen Medien, für den Fall, dass der Empfänger Sie kontaktieren und das Gespräch fortsetzen möchte.
10. Korrekturlesen
Lesen Sie die E-Mail vor dem Versand Korrektur, um sicherzustellen, dass keine Fehler enthalten sind und der Ton professionell und höflich ist. Die meisten Vertriebsprofis nehmen die erste E-Mail sehr ernst.
Seien Sie Ihren Mitbewerbern einen Schritt voraus - bereiten Sie eine Strategie für Follow-up-E-Mails und für die erste Kontaktaufnahme per E-Mail vor.
Zusammenfassung
Die Vorbereitung einer Betreffzeile und eines Textes für eine Follow-up-E-Mail mit einer Anfrage erfordert ein Gleichgewicht zwischen Respekt und Durchsetzungsvermögen. Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie eine Follow-up-E-Mail effizienter verfassen und Ihre Chancen, Ihr Ziel zu erreichen, erhöhen.
Achten Sie auf den Tonfall, das Timing und die Klarheit Ihrer Follow-up-E-Mails, um eine rechtzeitige und positive Antwort zu erhalten.
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