Навіть якщо це просто коротке листування, якість контакту з кандидатами може вплинути на процес найму як у позитивному, так і в негативному ключі. Однак у рекрутера немає часу на індивідуальний підбір кожного супровідного листа. Тому варто мати під рукою шаблони листів, хоча б для основних етапів, як-от перший контакт, лист із запрошенням на інтерв'ю, оффером чи відмовою. Розглянемо їх на прикладах, підготовлених фахівцями CleverStaff.
Первинний контактний лист потенційному кандидату
Перше враження можна справити лише раз. Тому дуже важливо, щоб ваш перший лист вирізнявся з-поміж інших.
Застосування маркетингової методології AIDA допоможе зробити його якомога більш клікабельним. Тобто спочатку потрібно привернути увагу кандидата (A — attention), викликати зацікавленість (I — interest), бажання відреагувати (D — desire) і, нарешті, заохотити до дії (A — action).
Тому, загалом, перший шаблон холодного листа може мати такий вигляд:
- вкажіть посаду та назву компанії в темі листа;
- почніть свій лист з імені одержувача;
- поясніть, хто ви і як ви знайшли кандидата;
- коротко викладіть ключову інформацію про вакансію та формат роботи;
- додайте трохи об'єктивних лестощів, але при цьому залишайтеся чесними — постарайтеся пояснити, чому саме вони;
- використовуйте заклик до дії — покажіть кандидату, що ви пропонуєте далі (телефонний дзвінок, відеодзвінок, дати / час на вибір);
- додайте в підпис своє ім'я, посаду, контакти та логотип компанії.
Рекрутери часто занадто ускладнюють свій перший лист потенційному кандидату, тоді як його реальна мета — зав'язати розмову. Короткі, точні та лаконічні листи з більшою ймовірністю будуть прочитані, ніж довгі листи від невідомого відправника.
Перед складанням листа прочитайте резюме кандидата з описом його кар'єри, ознайомтеся з його соцмережами, проведіть пошук на спеціалізованих платформах. Розуміння того, чим живе людина, допоможе вам додати в лист щось персональне. Наприклад, що саме спонукало вас написати цій людині? Надсилання листа, написаного спеціально для кандидата, може підвищити його зацікавленість вакансією.
Якщо через деякий час ви не отримали відповіді від кандидата, чемно нагадайте йому, що ви надіслали лист, і поцікавтеся, чи отримав він його і чи прочитав. Аби в цьому був сенс, необхідно надіслати його в тому самому ланцюжку, що й початковий лист, щоб кандидат не шукав ваше попереднє повідомлення у своїй пошті.
Лист для кандидата «за рекомендацією»
Коли кандидата рекомендує хтось інший, це дещо інша, більш «тепла» історія. По-перше, ви довіряєте людині, яка рекомендує кандидата, і це автоматично відбивається на тоні вашого листа — він буде більш персональним.
Але, як і у випадку з наведеним вище листом, текст має бути стислим і містити тільки основну інформацію:
- вкажіть у темі листа вакансію та ім'я людини, яка рекомендувала кандидата, — так у вас буде більше шансів одразу привернути до себе увагу;
- використовуйте персоналізоване привітання;
- додайте кілька слів про компанію та вакансію;
- згадайте, звідки ви знаєте людину, яка рекомендувала кандидата, — це викликає довіру;
- коротко розкажіть, що ви знаєте про кандидата і чому вважаєте, що він відповідає цій посаді;
- продумайте CTA (телефонна розмова, відеодзвінок, дати / час на вибір)
- додайте в підпис своє ім'я, посаду, контакти та логотип компанії.
Лист із підтвердженням відгуку на вакансію
Етика рекрутингу передбачає надсилання кандидату листа для підтвердження його відгуку на вакансію. Людина має розуміти хоча б технічний статус відгуку — «отримано чи не отримано».
У професійних ATS, як-от CleverStaff, цей процес можна автоматизувати за допомогою автодій. Тобто можна налаштувати надсилання листа з підтвердженням одразу після отримання рекрутером відгуку на вакансію. Однак зміст повідомлення (автоматичного чи ручного) ще потрібно підготувати. Адже, можливо, ініціювавши таке обговорення, ви вже перебуваєте на шляху до плідної бесіди з кваліфікованим кандидатом.
Тому шаблон такого листа має містити:
- тему листа з назвою компанії та короткою фразою «Ми отримали ваше резюме»;
- подяку за виражену зацікавленість до компанії;
- повідомлення про те, що попередній розгляд резюме буде продовжено, бажано з зазначенням дедлайну;
- підпис із логотипом компанії, контактними даними та посиланнями на соцмережі / сайт / блог компанії.
Лист після інтерв'ю
Після інтерв'ю з кандидатом, зокрема перспективним, необхідно надіслати йому лист із подякою та інформацією про подальші дії. Не зволікайте, оскільки в гідних кандидатів можуть бути інші співбесіди, тож важливо підтримувати з ними зв'язок.
Таким чином, шаблони листів для рекрутерів можуть мати такий вигляд:
- попрацюйте над темою листа, яка запам'ятовується і водночас є інформативною, наприклад «Враження від інтерв'ю в компанії X»;
- використайте персоналізоване привітання і висловіть подяку за те, що кандидат знайшов час пройти співбесіду на вакансію X;
- поділіться щирими враженнями від спілкування з кандидатом — своїми та / або колег;
- додайте інформацію про подальші кроки. Запитайте більш повне портфоліо або запропонуйте тестове завдання з чіткими інструкціями та дедлайнами, якщо вони необхідні. Поясніть, що саме буде оцінюватися. Переконайтеся, що в кандидатів достатньо часу;
- повідомте кандидата, коли буде ухвалено рішення;
- додайте в підпис своє ім'я, посаду, контакти та логотип компанії.
Лист із відмовою
Це, мабуть, найскладніший тип листів! Нікому не подобається писати кандидату, коли той не влаштовує. Рекрутери часто навмисно уникають цього і зникають. Але навіть погані новини — це все одно конкретика і повага до кандидата.
Повідомивши письмово, що кандидат не пройшов відбір, менеджер з добору персоналу економить свій час і, незважаючи на очевидні недоліки такого листа, робить респектабельні аргументи на користь себе та організації. Якщо кандидат не підходить, одразу ж надішліть йому лист, у якому поясніть вибір компанії та причину відмови.
Ваш лист із відмовою може мати такий вигляд:
- додайте описову тему листа, наприклад «Відгук на заявку на вакансію X у компанії X»;
- скористайтеся персоналізованим привітанням і висловіть подяку за те, що людина знайшла час пройти інтерв'ю на вакансію X;
- використовуйте чітке формулювання відмови, щоб у людини не виникло зайвих очікувань або бажання «поборотися» за цю вакансію;
- обґрунтуйте своє рішення і дайте чесний, але ввічливий зворотний зв'язок;
- повідомте людині, що вона перебуває у вашій базі даних, і ви зв'яжетеся з нею, якщо відкриється більш відповідна вакансія. Зверніть увагу, що це саме так, а не навпаки. Не кандидат на вакансію, а вакансія на кандидата. Таким чином, ви спілкуєтеся не як рекрутер з кандидатом, а як людина з людиною;
- запропонуйте кандидату залишатися на зв'язку (зрештою, це і ваш нетворкінг), висловіть надію на зв'язок у майбутньому та побажайте йому кар'єрних успіхів;
- додайте в підпис своє ім'я, контакти та логотип компанії.
Лист з оффером
Кандидата схвалено роботодавцем? Повідомте про це претендента якомога швидше! Адже гарні фахівці швидко знаходять роботу. Навіть якщо ви все обговорили з кандидатом усно, резюме цих переговорів має бути зафіксоване в листі. І тут важливо нічого не забути — лист з оффером має містити всю ключову інформацію про майбутню співпрацю.
Тому:
- додайте інформативну тему листа, наприклад «Оффер у компанію X»;
- додайте персоналізоване привітання і переходьте безпосередньо до справи;
- чітко вкажіть назву посади, яку пропонує компанія;
- висловіть надію, що претендент погодиться приєднатися до команди, і попросіть його уважно ознайомитися з деталями оффера;
- вкажіть у тексті листа або в доданому до нього документі всі значущі деталі, що стосуються посади, графіка роботи, компенсації та інших фінансових питань, пільг тощо;
- вкажіть дату, коли кандидат має прийняти остаточне рішення;
- додайте в підпис своє ім'я, контакти та логотип компанії.
На завершення
Таким чином, оптимізація процесу найму за рахунок ефективної комунікації може суттєво вплинути на процес підбору персоналу. Використання правильних шаблонів листів не лише економить час, а й забезпечує послідовний і професійний підхід під час спілкування з кандидатами.
Використання шаблонів, призначених для різних етапів процесу найму, дає змогу зробити комунікацію ефективнішою та організованішою — від першого звернення до фінального оффера. Чи то відповідь на заявку, призначення інтерв'ю, чи то оффер — наявність таких шаблонів допоможе зберегти професіоналізм, а також залучити та проінформувати кандидатів.
Пам'ятайте, що, хоч шаблони й дуже корисні, ключовим моментом залишається персоналізація. Налаштуйте ці шаблони таким чином, щоб вони відображали стиль і цінності вашої компанії, а також специфічні потреби кожної посади. Завжди прагніть чіткої та лаконічної комунікації, щоб кандидати відчували, що їх цінують і поважають упродовж усього процесу.
Ми також хотіли б поділитися кількома лайфхаками в галузі копірайтингу, які допоможуть вам удосконалити процес найму:
- Найкраще, якщо тема листа складатиметься з 2-6 слів, наприклад «вакансія QA-інженера». Адже багато людей переглядають свої листи зі смартфона, де занадто довгі теми обрізаються.
- Щоб ваше повідомлення не було позначено як спам, не слід додавати в тему листа гучні фрази на кшталт «Виходьте на новий рівень заробітку разом з нами!», зайві знаки оклику тощо, бо це дратує і вводить в оману.
- Дотримуйтесь інтонації — уникайте зайвої формальності та, навпаки, надто доброзичливого стилю, як-от «Агов, брате! Ти нам ідеально підходиш!». Також слід уникати зайвої емоційності.
- Завжди залишайте в листах чіткий заклик до дії, що передбачає подальший діалог з кандидатом.
- Переконайтеся, що лист легко читається і розуміється, продумайте його оформлення, шрифт і використання відповідних емодзі.
- Перед надсиланням листа завжди перевіряйте його на наявність граматичних помилок, неправильного використання термінів, штампів тощо.
P.S. Мало не забули! У листах кандидату прийом «P.S.» вважається цілком припустимим: людина може швидко і неуважно пробігтись текстом, але з більшою ймовірністю вона прочитає постскриптум. Адже ви читаєте це зараз, вірно? :)
0 коментарів