Самые популярные шаблоны писем для ускорения процесса найма

Даже если это просто короткая переписка, качество контакта с кандидатами может повлиять на процесс найма как в позитивном, так и в негативном ключе. Однако у рекрутера нет времени на индивидуальный подбор каждого сопроводительного письма. Поэтому стоит иметь под рукой шаблоны писем, хотя бы для основных этапов, таких как первый контакт, письмо с приглашением на интервью, оффером или отказом. Рассмотрим их на примерах, подготовленных специалистами CleverStaff.

Первичное контактное письмо потенциальному кандидату

Первое впечатление можно произвести лишь раз. Поэтому очень важно, чтобы ваше первое письмо выделялось среди других.

Применение маркетинговой методологии AIDA поможет сделать его как можно более кликабельным. То есть сначала нужно привлечь внимание кандидата (A — attention), вызвать интерес (I — interest), желание отреагировать (D — desire) и, наконец, побудить к действию (A — action).

Поэтому, в целом, первый шаблон холодного письма может выглядеть следующим образом:

• укажите должность и название компании в теме письма;
• начните свое письмо с имени получателя;
• объясните, кто вы и как вы нашли кандидата;
• кратко изложите ключевую информацию о вакансии и формате работы;
• добавьте немного объективной лести, но при этом оставайтесь честными — постарайтесь объяснить, почему именно они;
• используйте призыв к действию — покажите кандидату, что вы предлагаете дальше (телефонный звонок, видеозвонок, даты / время на выбор);
• добавьте в подпись свое имя, должность, контакты и логотип компании.

Вам также может понравиться

Как создать подпись письма с помощью Stripo

Рекрутеры часто слишком усложняют свое первое письмо потенциальному кандидату, в то время как его реальная цель — завязать разговор. Короткие, точные и лаконичные письма с большей вероятностью будут прочитаны, чем длинные письма от неизвестного отправителя. 

Перед написанием письма прочитайте резюме кандидата с описанием его карьеры, ознакомьтесь с его соцсетями, проведите поиск на специализированных платформах. Понимание того, чем живет человек, поможет вам добавить в письмо что-то персональное. Например, что именно побудило вас написать этому человеку? Отправка письма, написанного специально для кандидата, может повысить его интерес к вакансии.

Если по прошествии некоторого времени вы не получили ответа от кандидата, вежливо напомните ему, что вы отправили письмо, и поинтересуйтесь, получил ли он его и прочитал ли. Для того чтобы в этом был смысл, необходимо отправить его в той же цепочке, что и первоначальное письмо, чтобы кандидат не искал ваше предыдущее сообщение в своей почте.

Письмо для кандидата «по рекомендации»

Когда кандидата рекомендует кто-то другой, это несколько иная, более «теплая» история. Во-первых, вы доверяете человеку, который рекомендует кандидата, и это автоматически отражается на тоне вашего письма — оно будет более персональным. 

Но, как и в случае с приведенным выше письмом, текст должен быть кратким и содержать только основную информацию:

• укажите в теме письма вакансию и имя человека, рекомендовавшего кандидата, — так у вас будет больше шансов сразу привлечь к себе внимание;
• используйте персонализированное приветствие;
• добавьте несколько слов о компании и вакансии;
• упомяните, откуда вы знаете человека, рекомендовавшего кандидата, — это вызывает доверие;
• кратко расскажите, что вы знаете о кандидате и почему считаете, что он подходит на эту должность;
• продумайте CTA (телефонный разговор, видеозвонок, даты / время на выбор)
• добавьте в подпись свое имя, должность, контакты и логотип компании.

Письмо с подтверждением отклика на вакансию

Этика рекрутинга предполагает отправку кандидату письма для подтверждения его отклика на вакансию. Человек должен понимать хотя бы технический статус отклика — «получен или не получен». 

В профессиональных ATS, таких как CleverStaff, этот процесс можно автоматизировать с помощью автодействий. То есть можно настроить отправку письма с подтверждением сразу после получения рекрутером отклика на вакансию. Однако содержание сообщения (автоматического или ручного) еще нужно подготовить. Ведь, возможно, инициировав такое обсуждение, вы уже находитесь на пути к плодотворной беседе с квалифицированным кандидатом. 

Поэтому шаблон такого письма должен содержать:

• тему письма с названием компании и короткой фразой «Мы получили ваше резюме»;
• благодарность за проявленный интерес к компании;
• уведомление о том, что предварительное рассмотрение резюме будет продолжено, желательно с указанием дедлайна;
• подпись с логотипом компании, контактными данными и ссылками на соцсети / сайт / блог компании.

Использовать этот шаблон

Письмо после интервью

После интервью с кандидатом, особенно перспективным, необходимо отправить ему письмо с благодарностью и информацией о дальнейших действиях. Не затягивайте, поскольку у достойных кандидатов могут быть другие собеседования, так что важно поддерживать с ними связь.

Вам также может понравиться

Как написать письмо с благодарностью после интервью

Таким образом, шаблоны писем для рекрутеров могут выглядеть следующим образом:

• поработайте над запоминающейся и в то же время информативной темой письма, например «Впечатления от интервью в компании X»;
• используйте персонализированное приветствие и выразите благодарность за то, что кандидат нашел время пройти собеседование на вакансию X;
• поделитесь искренними впечатлениями от общения с кандидатом — своими и / или коллег;
• добавьте информацию о дальнейших шагах. Запросите более полное портфолио или предложите тестовое задание с четкими инструкциями и дедлайнами, если они необходимы. Объясните, что именно будет оцениваться. Убедитесь, что у кандидатов достаточно времени;
• сообщите кандидату, когда будет принято решение;
• добавьте в подпись свое имя, должность, контакты и логотип компании.

Использовать этот шаблон

Письмо с отказом

Это, пожалуй, самый сложный тип писем! Никому не нравится писать кандидату, когда тот не подходит. Рекрутеры часто намеренно избегают этого и исчезают. Но даже плохие новости — это все равно конкретика и уважение к кандидату. 

Сообщив в письменном виде, что кандидат не прошел отбор, менеджер по подбору персонала экономит свое время и, несмотря на очевидные недостатки такого письма, делает респектабельные аргументы в пользу себя и организации. Если кандидат не подходит, сразу же отправьте ему письмо, в котором объясните выбор компании и причину отказа. 

Ваше письмо с отказом может выглядеть следующим образом:

• добавьте описательную тему письма, например «Отклик на заявку на вакансию X в компании X»;
• используйте персонализированное приветствие и выразите благодарность за то, что человек нашел время пройти интервью на вакансию X;
• используйте четкую формулировку отказа, чтобы у человека не возникло лишних ожиданий или желания «побороться» за эту вакансию;
• обоснуйте свое решение и дайте честную, но вежливую обратную связь;
• сообщите человеку, что он находится в вашей базе данных, и вы свяжетесь с ним, если откроется более подходящая вакансия. Обратите внимание, что это именно так, а не наоборот. Не кандидат на вакансию, а вакансия на кандидата. Таким образом, вы общаетесь не как рекрутер с кандидатом, а как человек с человеком; 
• предложите кандидату оставаться на связи (в конце концов, это и ваш нетворкинг), выразите надежду на связь в будущем и пожелайте ему карьерных успехов;
• добавьте в подпись свое имя, контакты и логотип компании.

Письмо с оффером

Кандидат одобрен работодателем? Сообщите об этом соискателю как можно скорее! Ведь хорошие специалисты быстро находят работу. Даже если вы все обсудили с кандидатом устно, резюме этих переговоров должно быть зафиксировано в письме. И здесь важно ничего не упустить — письмо с оффером должно содержать всю ключевую информацию о будущем сотрудничестве. 

Поэтому:

• добавьте информативную тему письма, например «Оффер в компанию X»;
• добавьте персонализированное приветствие и переходите непосредственно к делу;
• четко укажите название должности, предлагаемой компанией;
• выразите надежду, что соискатель согласится присоединиться к команде, и попросите его внимательно ознакомиться с деталями оффера;
• укажите в тексте письма или в приложенном к нему документе все значимые детали, касающиеся должности, графика работы, компенсации и других финансовых вопросов, льгот и т. д.;
• укажите дату, когда кандидат должен принять окончательное решение;
• добавьте в подпись свое имя, контакты и логотип компании.

Использовать этот шаблон

В завершение 

Таким образом, оптимизация процесса найма за счет эффективной коммуникации может существенно повлиять на процесс подбора персонала. Использование правильных шаблонов писем не только экономит время, но и обеспечивает последовательный и профессиональный подход при общении с кандидатами. 

Использование шаблонов, предназначенных для различных этапов процесса найма, позволяет сделать коммуникацию более эффективной и организованной — от первого обращения до финального оффера. Будь то ответ на заявку, назначение интервью или оффер — наличие таких шаблонов поможет сохранить профессионализм, а также привлечь и проинформировать кандидатов. 

Помните, что, хоть шаблоны и очень полезны, ключевым моментом остается персонализация. Настройте эти шаблоны таким образом, чтобы они отражали стиль и ценности вашей компании, а также специфические потребности каждой должности. Всегда стремитесь к четкой и лаконичной коммуникации, чтобы кандидаты чувствовали, что их ценят и уважают на протяжении всего процесса.

Мы также хотели бы поделиться несколькими лайфхаками в области копирайтинга, которые помогут вам усовершенствовать процесс найма:

1. Лучше всего, если тема письма будет состоять из 2-6 слов, например «вакансия QA-инженера». Ведь многие люди просматривают свои письма со смартфона, где слишком длинные темы обрезаются.
2. Чтобы ваше сообщение не было помечено как спам, не следует добавлять в тему письма громкие фразы типа «Выходите на новый уровень заработка вместе с нами!», лишние восклицательные знаки и т. п., так как это раздражает и вводит в заблуждение.
3. Соблюдайте интонацию — избегайте излишней формальности и, наоборот, слишком дружелюбного стиля, например «Эй, брат! Ты нам идеально подходишь!». Также следует избегать излишней эмоциональности.
4. Всегда оставляйте в письмах четкий призыв к действию, предполагающий дальнейший диалог с кандидатом.
5. Убедитесь, что письмо легко читается и понимается, продумайте его оформление, шрифт и использование соответствующих эмодзи.
6. Перед отправкой письма всегда проверяйте его на наличие грамматических ошибок, неправильного использования терминов, штампов и т. д. 

P.S. Чуть не забыли! В письмах кандидату прием «P.S.» считается вполне допустимым: человек может быстро и рассеянно пролистать основной текст, но с большей вероятностью он прочтет постскриптум. Вы ведь читаете это сейчас, верно? :)