Як написати офіційний лист до професора

55% людей використовують електронну пошту для листування з робочих питань, і сфера освіти не є винятком. Порівняно з іншими галузями, тут найвища відкриваність і клікабельність листів. Оскільки електронна пошта активно використовується в університетах, дуже важливо навчитися правильної манери спілкування з її допомогою.

У цій статті ми розглянемо способи покращення оформлення листів до професорів, від створення привабливого заголовка до формального завершення. Крім того, ми покажемо можливості редактора Stripo, які допоможуть швидко та легко створювати й оформляти листи.

Які листи отримують професори?

46,8% вчителів перевіряють свою робочу пошту понад десять разів на день. Ось деякі з основних типів листів, які вони отримують:

• запитання стосовно матеріалів лекції, навчального плану тощо;
• зворотний зв'язок щодо завдань;
• повідомлення про відсутність або особисті проблеми;
• обговорення питань, пов'язаних із навчанням або майбутньою кар'єрою;
• прохання про рекомендації;
• участь у дослідженнях;
• співпраця або консультації з різними компаніями;
• призначення зустрічей.

Я також запитала експертів, як часто професори отримують листи і на які з них вони звертають найбільшу увагу.

Майже щодня я отримую листи від студентів. Більшість із них стосуються оцінок і пов'язаних із ними питань, але особливо серйозно я ставлюся до листів студентів, у яких вони розповідають, що нового дізналися від мене, та висловлюють подяку, а також до більш особистих повідомлень від студентів, які мають труднощі на заняттях та / або в житті. Я також відповідаю студентам, які просять у мене рекомендації щодо роботи, і майже завжди їх надаю.

В першу чергу це корпоративне спілкування зі студентами (мається на увазі у яких я є керівником дослідницьких робіт, практик тощо або ж викладачем дисципліни). Їх, як правило, найбільше. Левову частку листів складають пропозиції участі в різних науково-практичних заходах. Потім — інформація по матеріалах по підписках (якщо вказувалася для цього корпоративна пошта) та переписка з колегами з інших університетів та по проектах, в яких беру участь.

Як написати лист до професора?

Якщо ви студент, який хоче отримати зворотний зв'язок стосовно поточного завдання, колега-науковець або представник компанії, що проводить дослідження, важливо дотримуватися певного професійного тону, щоб листи були помічені й не викликали негативної реакції. Розгляньмо кожен аспект такого листа.

Тема листа

Почніть із чіткої та зрозумілої теми листа. Переконайтеся, що вона безпосередньо пов'язана з метою повідомлення і дозволяє викладачеві з першого погляду зрозуміти ваші потреби. Наприклад, «Прохання про продовження терміну здачі дослідницької роботи» або «Уточнення щодо навчального плану», залежно від ситуації.

Посада професора

Почніть свій лист із ввічливого привітання. Зупиніться на формальних привітаннях на кшталт «Шановний» або «Вітаю», супроводжуючи їх посадою викладача: «професор [прізвище]» або «доктор [прізвище]». 

У різних країнах підхід до звернення до вчителів відрізняється через культурні та освітні норми. Наприклад:

1. США: професора часто називають «Professor Smith» або «Dr. Smith», а «Mr.» чи «Ms.» — менш формальні варіанти.
2. Велика Британія: в офіційному контексті заведено використовувати академічні посади та прізвища, а іноді тільки прізвища.
3. Німеччина: дуже важливими є правильні академічні посади та формальні звернення, наприклад «Herr Professor Doktor Schmidt».
4. Франція: вчителів зазвичай називають «Monsieur» або «Madame», а академічні посади на початкових етапах навчання використовуються рідше.
5. Японія: до прізвищ додається суфікс «-sensei», який виражає повагу.
6. Індія: звернення менш формальні, часто використовуються «Sir» або «Ma'am» без зазначення імен.

Якщо ви читаєте нас з інших країн, будь ласка, напишіть у коментарях, як ви звертаєтеся до професорів там. Ми залюбки додамо це у статтю.

Самопрезентація

Представтеся, вказавши своє ім'я і курс, на якому ви навчаєтеся, наприклад, «Мене звуть Алекс, і я записався на ваш курс ___». Це допоможе ідентифікувати вас, оскільки викладачі часто ведуть кілька курсів і можуть не впізнати кожного студента. Якщо ви вже знайомі з викладачем, просто почніть із дружнього привітання, наприклад, «Сподіваюся, у вас гарний тиждень» або «Приємної п'ятниці!».

Чітко сформулюйте мету повідомлення

Під час підготовки цієї статті я натрапила на безліч порад про те, як зберегти лаконічність основного повідомлення. Самі викладачі також пишуть про це на Quora.

Після вступу необхідно безпосередньо вказати, з якого приводу ви звертаєтеся до професора, але при цьому спробуйте бути лаконічними, оскільки у них щільний графік. Дотримуйтесь балансу між формальністю і невимушеністю, уникаючи розмовної лексики та гумору. Вкажіть, що саме вам потрібно від викладача, наприклад, продовжити термін здачі роботи або попросити про зворотний зв'язок.

А ось кілька порад експертів, які підсумовують все вищесказане:

Бажано, якщо листи будуть коротенькими і конкретними, і утримайтеся від зайвої неформальності. Правильно використовуйте теми листів і не починайте їх із «Привіт» або прохання. Це відштовхує.

Чого уникати? Основні три групи:

а) відсутності конкретики, алогічності, необґрунтованості — тобто, якщо щось пропонується, професор автоматично аналізує текст за ланцюжком: яка суть, мета, завдання і яка моя функція чи роль тут?

б) посилання на джерела, осіб тощо, які важко перевірити, піддати верифікації та підтвердити існування та походження. Такий собі чинник достовірності та правдивості інформації;

в) безграмотності та нечіткості висловлювань, бо в більшості випадків це веде до припинення листування, якщо ситуація це дозволяє, або до безкінечної кількості листів-уточнень щодо правильного сприйняття інформації обома сторонами;

г) неповаги — як мінімум, до звання, як максимум, до досвіду.

Обсяг тексту? Тут все залежить від ситуації. Якщо це вже сформована переписка по якійсь проблематиці, то можна читати й об'ємні листи. Для професорів кількість тексту — не проблема. Головне — чи варто читати? :) Особисто я до 800-1000 знаків усього листа сприймаю нормально. Якщо ж це перший лист-запит, то, звісно, краще узгодити подальший формат переписки: як у листі безпосередньо, так і у вкладених файлах.

Прискорення процесу створення листів за допомогою Stripo

Припустимо, ви надсилаєте запит на проведення дослідження багатьом експертам. Тут можна використовувати модулі контенту Stripo, щоб створювати листи швидше. Ці блоки дозволяють легко зберігати, об'єднувати і пересувати важливі деталі з одного повідомлення в інше, прискорюючи процес, коли потрібно надіслати багато листів. Наші шаблони листів структуровані таким чином, що автоматично діляться на ці керовані секції, і всі вони доступні у вашій особистій бібліотеці.

(Джерело: редактор Stripo)

До речі, якщо ви представляєте університет або компанію, зацікавлену у співпраці з професорами, зверніть увагу на цей шаблон від Stripo. Він слугує прикладом того, як подавати інформацію в захопливій і структурованій формі. Як завжди, всі елементи можна редагувати і налаштовувати під свої потреби.

Формальне завершення

Завершіть лист вдячною фразою, висловивши подяку такими словами, як «Дякую за розуміння і підтримку» або пряме «Дякую за приділений час». Завершіть лист ввічливою фразою, використовуючи своє ім'я. Рекомендується використовувати такі прості та шанобливі підписи, як «Усього найкращого», «Дякую», «Щиро» або «З повагою».

Етикет follow-up'ів

Чи потрібно звертатися до професора після отримання від нього відповіді? Дебора Дж. Кохан, Professor of Sociology в University of South Carolina-Beaufort, у своїй статті зазначила, що звертатися до професора, не відповідаючи або навіть не перевіряючи після цього електронну пошту, вважається дуже неввічливим.

На Reddit навіть розгорнулася ціла дискусія з цього приводу. Думки розділилися: одні вважали, що подякувати за відповідь — це основне правило етикету, інші непокоїлися, що знову відволічуть професора своїм новим повідомленням. Але один із користувачів у треді, який сам викладає в університеті, наголосив, що дякувати потрібно обов'язково. За його словами, у такий спосіб можна не лише виказати ввічливість, а й підтвердити, що ви все зрозуміли.

Правильна граматика

Незалежно від того, викладає професор гуманітарні чи природознавчі науки, надсилати йому листи з граматичними помилками — це те, чого слід уникати.

Вичитка є дуже важливою, і в редакторі Stripo можна без зусиль перевірити текст на наявність помилок за допомогою вбудованого інструменту GenAI. Він допоможе поліпшити лист, виправити граматику, скоротити або доповнити текст, перекласти і навіть змінити тон повідомлення.

(Джерело: редактор Stripo)

Також я запитала нашого експерта про цікавий приклад із практики.

Листування зі студентами — це кожного дня квест :). З цікавих і неординарних? Можливо, коли звернулися з проханням пройти анкетування щодо бачення майбутнього розвитку України в контексті пріоритетних галузей, напрямів та сфер-драйверів економіки. Чим запам'ятався лист? Окрім гарно сформованої анкети, був чітко й логічно побудований лист з раціональним обґрунтуванням того, чому саме "моя" думка цікавить та є важливою.

Приклад листа до професора

Дотримуючись усіх рекомендацій, я склала приклад листа до професора з проханням записатися на курс із фізики. Я була дуже ввічливою і висловила основну суть повідомлення, зазначивши, що на студентку справила враження робота професора, яку також радять експерти.

(Джерело: шаблон Stripo)

На завершення

Володіння email-етикетом має величезне значення для академічної кар'єри. У цій статті ми розповіли про важливість шанобливого і чіткого спілкування з викладачами, а також про те, як редактор Stripo спрощує процес створення листів і робить їх більш привабливими. 

Використовуючи інструменти Stripo, можна ефективно структурувати і налаштовувати листи, досягаючи потрібного ефекту для одержувачів. Ми готові підтримати вас, поки ви вдосконалюєте свої навички роботи з листами. Бажаємо вам великих успіхів у навчанні — Stripo радо стануть частиною вашого університетського інструментарію.