Как написать официальное письмо к профессору

55% людей используют электронную почту для переписки по рабочим вопросам, и сфера образования не является исключением. По сравнению с другими отраслями, здесь самая высокая открываемость и кликабельность писем. Поскольку электронная почта широко используется в университетах, очень важно научиться правильной манере общения с ее помощью.

В этой статье мы рассмотрим способы улучшения оформления писем к профессорам, от создания привлекательного заголовка до формального завершения. Кроме того, мы покажем возможности редактора Stripo, которые помогут быстро и легко создавать и оформлять письма.

Какие письма получают профессора?

46,8% учителей проверяют свою рабочую почту более десяти раз в день. Вот некоторые из основных типов писем, которые они получают:

• вопросы по материалам лекции, учебному плану и т. д;
• обратная связь по заданиям;
• уведомление об отсутствии или личных проблемах;
• обсуждение вопросов, связанных с учебой или будущей карьерой;
• просьбы о рекомендациях;
• участие в исследованиях;
• сотрудничество или консультации с различными компаниями;
• назначение встреч.

Я также спросила экспертов, как часто профессора получают письма и на какие из них они обращают наибольшее внимание.

Почти каждый день я получаю письма от студентов. Большинство из них касаются оценок и связанных с ними вопросов, но особенно серьезно я отношусь к письмам студентов, в которых они рассказывают, что нового узнали от меня, и выражают благодарность, а также к более личным сообщениям от студентов, испытывающих трудности на занятиях и / или в жизни. Я также отвечаю студентам, которые просят у меня рекомендации по работе, и почти всегда их предоставляю.

В первую очередь это корпоративное общение со студентами (имеется в виду у которых я являюсь руководителем исследовательских работ, практик и т.д. или преподавателем дисциплины). Их, как правило, больше всего. Львиную долю писем составляют предложения участия в различных научно-практических мероприятиях. Затем - информация по материалам по подпискам (если указывалась для этого корпоративная почта) и переписка с коллегами из других университетов и по проектам, в которых участвую.

Как написать письмо к профессору?

Если вы студент, который хочет получить обратную связь по текущему заданию, коллега-ученый или представитель компании, проводящей исследования, важно придерживаться определенного профессионального тона, чтобы письма были замечены и не вызвали негативной реакции. Давайте рассмотрим каждый аспект такого письма.

Тема письма

Начните с четкой и понятной темы письма. Убедитесь, что она напрямую связана с целью сообщения и позволяет преподавателю с первого взгляда понять ваши потребности. Например, «Просьба о продлении срока сдачи исследовательской работы» или «Уточнение по учебному плану», в зависимости от ситуации.

Должность профессора

Начните свое письмо с вежливого приветствия. Остановитесь на формальных приветствиях вроде «Уважаемый» или «Здравствуйте», сопровождая их должностью преподавателя: «профессор [фамилия]» или «доктор [фамилия]». 

В разных странах подход к обращению к учителям отличается в силу культурных и образовательных норм. Например:

1. США: профессора часто называют «Professor Smith» или «Dr. Smith», а «Mr.» или «Ms.» — менее формальные варианты.
2. Великобритания: в официальном контексте принято использовать академические должности и фамилии, а иногда только фамилии.
3. Германия: очень важны правильные академические должности и формальные обращения, например «Herr Professor Doktor Schmidt».
4. Франция: учителей обычно называют «Monsieur» или «Madame», а академические должности на начальных этапах обучения используются реже.
5. Япония: к фамилиям добавляется суффикс «-sensei», выражающий уважение.
6. Индия: обращения менее формальны, часто используются «Sir» или «Ma'am» без указания имен.

Если вы читаете нас из других стран, пожалуйста, напишите в комментариях, как вы обращаетесь к профессорам там. Мы с удовольствием добавим это в статью.

Самопрезентация

Представьтесь, указав свое имя и курс, на котором вы учитесь, например, «Меня зовут Алекс, и я записался на ваш курс ___». Это поможет идентифицировать вас, поскольку преподаватели часто ведут несколько курсов и могут не узнать каждого студента. Если вы уже знакомы с преподавателем, просто начните с дружеского приветствия, например, «Надеюсь, у вас хорошая неделя» или «Приятной пятницы!».

Четко сформулируйте цель сообщения

При подготовке этой статьи я наткнулась на множество советов о том, как сохранить лаконичность основного сообщения. Сами преподаватели также пишут об этом на Quora.

После вступления необходимо прямо указать, по какому поводу вы обращаетесь к профессору, но при этом постарайтесь быть краткими, поскольку у них плотный график. Соблюдайте баланс между формальностью и непринужденностью, избегая разговорной лексики и юмора. Укажите, что именно вам нужно от преподавателя, например, продлить срок сдачи работы или попросить об обратной связи.

А вот советы экспертов, которые подытоживают все сказанное выше:

Лучше всего, если письма будут коротенькими и по делу, и воздержитесь от излишней неформальности. Правильно используйте темы писем и не начинайте их с «Привет» или просьбы. Это отталкивает.

Чего избегать? Основные три группы:

а) отсутствия конкретики, алогичности, необоснованности — то есть, если что-то предлагается, профессор автоматически анализирует текст по цепочке: какова суть, цель, задача и какова моя функция или роль здесь?

б) ссылки на источники, лиц и т.д., которые трудно проверить, подвергнуть верификации и подтвердить существование и происхождение. Некий фактор достоверности и правдивости информации;

в) безграмотности и нечеткости высказываний, потому что в большинстве случаев это ведет к прекращению переписки, если ситуация это позволяет, или к бесконечному количеству писем-уточнений относительно правильного восприятия информации обеими сторонами;

г) неуважения — как минимум, к званию, как максимум, к опыту.

Объем текста? Здесь все зависит от ситуации. Если это уже сложившаяся переписка по какой-то проблематике, то можно читать и объемные письма. Для профессоров количество текста - не проблема. Главное - стоит ли читать? :) Лично я до 800-1000 знаков всего письма воспринимаю нормально. Если же это первое письмо-запрос, то, конечно, лучше согласовать дальнейший формат переписки: как в письме непосредственно, так и во вложенных файлах.

Ускорение процесса создания писем с помощью Stripo

Допустим, вы отправляете запрос на проведение исследования многим экспертам. Здесь можно использовать модули контента Stripo, чтобы создавать письма быстрее. Эти блоки позволяют легко сохранять, объединять и перемещать важные детали из одного сообщения в другое, ускоряя процесс, когда требуется разослать много писем. Наши шаблоны писем структурированы таким образом, что автоматически делятся на эти управляемые секции, и все они доступны в вашей личной библиотеке.

(Источник: редактор Stripo)

Кстати, если вы представляете университет или компанию, заинтересованную в сотрудничестве с профессорами, обратите внимание на этот шаблон от Stripo. Он служит примером того, как преподносить информацию в увлекательной и структурированной форме. Как обычно, все элементы можно редактировать и настраивать под свои нужды.

Формальное завершение

Завершите письмо благодарственной фразой, выразив признательность такими словами, как «Спасибо за понимание и поддержку» или прямое «Спасибо за уделенное время». Завершите письмо вежливой фразой, используя свое имя. Рекомендуется использовать такие простые и уважительные подписи, как «Всего наилучшего», «Спасибо», «Искренне» или «С уважением».

Этикет follow-up'ов

Нужно ли обращаться к профессору после получения от него ответа? Дебора Дж. Кохан, Professor of Sociology в University of South Carolina-Beaufort, в своей статье отметила, что обращение к профессору без ответа или даже без проверки электронной почты после этого считается очень невежливым.

На Reddit даже развернулась целая дискуссия по этому поводу. Мнения разделились: одни считали, что поблагодарить за ответ — это основное правило этикета, другие беспокоились, что снова отвлекут профессора своим новым сообщением. Но один из пользователей в треде, который сам преподает в университете, подчеркнул, что благодарить нужно обязательно. По его словам, таким образом можно не только проявить вежливость, но и подтвердить, что вы все поняли.

Правильная грамматика

Независимо от того, преподает ли профессор гуманитарные или естественные науки, отправлять ему письма с грамматическими ошибками — это то, чего следует избегать.

Вычитка очень важна, и в редакторе Stripo можно без усилий проверить текст на наличие ошибок с помощью встроенного инструмента GenAI. Он поможет улучшить письмо, исправить грамматику, сократить или дополнить текст, перевести и даже изменить тон сообщения.

(Источник: редактор Stripo)

Также я спросила нашего эксперта об интересном примере из практики.

Переписка со студентами — это каждый день квест :). Из интересных и неординарных? Возможно, когда обратились с просьбой пройти анкетирование относительно видения будущего развития Украины в контексте приоритетных отраслей, направлений и сфер-драйверов экономики. Чем запомнилось письмо? Кроме хорошо сформированной анкеты, было четко и логично построенное письмо с рациональным обоснованием того, почему именно "мое" мнение интересует и является важным.

Пример письма к профессору

Следуя всем рекомендациям, я составила пример письма к профессору с просьбой записаться на курс по физике. Я была очень вежлива и выразила основную суть сообщения, отметив, что на студентку произвела впечатление работа профессора, которую также советуют эксперты.

(Источник: шаблон Stripo)

В завершение

Владение email-этикетом имеет огромное значение для академической карьеры. В этой статье мы рассказали о важности уважительного и понятного общения с преподавателями, а также о том, как редактор Stripo упрощает процесс создания писем и делает их более привлекательными. 

Используя инструменты Stripo, можно эффективно структурировать и настраивать письма, добиваясь нужного эффекта для получателей. Мы готовы поддержать вас, пока вы совершенствуете свои навыки работы с письмами. Желаем вам больших успехов в учебе — Stripo будут рады стать частью вашего университетского инструментария.