Модулі Stripo — магічна паличка для HR-менеджерів під час створення розсилок для персоналу

Привіт усім!

Листи, які надсилають HR-менеджери, становлять більшу частину всієї внутрішньої email-кореспонденції у будь-якій великій компанії. Їхня основна перевага полягає в тому, що завдяки цим розсилкам велика кількість співробітників завжди в курсі того, що відбувається в компанії. Однак створення подібних листів може забирати багато часу. І сьогодні ми разом із Іриною, менеджером з персоналу компанії Ardas, дізнаємось, як Stripo допомагає швидше створювати HR-розсилки.

З: Привіт, Ірино. Дякуємо за те, що приділила час.

Ми знаємо, що ти використовуєш електронну пошту для спілкування зі своєю командою. Чому саме цей канал? Адже ви усі регулярно зустрічаєтесь під час кофе-брейків. І можна було б ділитися новинами та апдейтами у вербальній формі. 

В: Привіт, завжди із задоволенням допоможу. Дійсно, частково так і є. Кофе-брейки — файний спосіб розповісти співробітникам про новини нашої компанії. Але водночас ми маємо результати досліджень, згідно з якими 67% офісних працівників віддають перевагу електронній пошті, а не персональним бесідам.

Крім цього, я надсилаю email-розсилки не лише штатним співробітникам, але й новачкам, які проходять адаптацію. Такі листи допомагають оперативно вводити нових колег у курс справи, ознайомити їх із внутрішніми правилами компанії, організаційними та фінансовими моментами і т. ін.

І ще один важливий нюанс: з таким підходом співробітники не забудуть важливу інформацію, адже вони завжди матимуть до неї швидкий доступ.

За результатами досліджень, 67% офісних працівників віддають перевагу електронній пошті, а не персональному спілкуванню.

З: Ми знаємо, що процес створення електронних листів був для тебе головним болем. Чому так? І які труднощі ти зустрічала під час створення розсилок? 

В: «Головний біль» — ну це, напевно, занадто потужно :). Але якщо без перебільшень, то робота з листами дійсно потребувала великих часових витрат. Лише уявіть, що до моїх обов'язків входять різнопланові розсилки для таких цілей:

• привітати нового співробітника у перший робочий день;

• познайомити його з усіма колегами;

• запросити працівників на захід/вечірку;

• нагадати команді про важливі дати і свята;

• і завжди тримати людей у курсі всіх подій, що відбуваються у компанії.

А тепер тільки не лякайтеся, але цей список ще й неповний. І кожен лист із кожного приводу доводилося створювати з нуля. До того ж багато часу витрачалося на формування єдиного брендового дизайну для всіх розсилок. Але тепер Stripo допомагає мені створювати листи на всі випадки життя набагато швидше.

З: Ти казала, що створення листів для тебе більше не становить ускладнень. Яке рішення запропонували тобі наші дизайнери?

В: Модулі реально допомогли мені заощадити час. Команда дизайнерів заздалегідь розробила для мене усі потрібні модулі в корпоративному стилі. Вони виглядають просто неймовірно, і в мене є можливість зберігати будь-які елементи листів для редагування і повторного використання у нових розсилках стільки разів, скільки завгодно, щоб усе відповідало корпоративному стилю. Я можу зберігати цілі рядки як модулі та додавати до них усе, що мені потрібно для тієї чи іншої розсилки (текст, зображення та багато іншого).

Якщо коротко, то модулі допомагають мені зменшити час, потрібний для створення листів, і дотримуватися єдності корпоративного стилю в усьому процесі email-дизайну.

Модулі допомагають мені заощадити цілі години часу при створенні розсилок і дотримуватися цілісного брендового стилю в усьому процесі email-дизайну.

З: Розкажи, будь ласка, про свій нинішній процес створення листів.

В: Сьогодні весь процес вкрай простий і не потребує великих часових витрат. Уявімо, що до нашої компанії приходить новий співробітник і мені треба сповістити про це його майбутніх колег.

Я розпочинаю створення листа з хедера та футера. Їхній дизайн уже заздалегідь підготовлений і збережений у моїх модулях. Тобто я просто переходжу до розділу «Модулі», потім до вкладки «Контент», вибираю модулі хедера та футера і перетягую їх до порожнього шаблона листа.

Потім я додаю основні інформаційні блоки і коротку інформацію про нову людину. Усе це теж робиться за допомогою підготовлених модулів. Кожен модуль має елементи з хештегами, тобто мені треба додати сюди нову інформацію (ім'я новачка, команду/відділ та інші дані). Далі я починаю редагувати інформацію власноруч.

Після цього я додаю фото нового співробітника і кілька слів про нього. Ця частина роботи виконується самостійно, однак вона не потребує багато часу.

І нарешті мені залишається тільки зробити кілька фінальних штрихів, налаштувати фон модулів, розміри фото і стилі шрифтів. Вуаля — у нас вийшов класний привітальний HR-лист, і кожен співробітник може знайти його у своїй робочій пошті.

З: Якщо нескладно, то розкажи про результати детальніше. Скільки часу ти заощаджуєш із готовими модулями?

Наприклад, як довго раніше тривало написання оголошення про нову вакансію або запрошення відвідати корпоративний захід/вечірку, і скільки часу це потребує сьогодні?

В: Насправді результати реально вражають. Раніше я могла працювати над дизайном одного листа 5-6 годин, але тепер на все витрачається максимум 20-30 хвилин. Причому, це якщо вести відлік часу від відкривання редактора і аж до фінального збереження готового листа, який можна надсилати колегам.

А про оновлення взагалі недостатньо жодних слів. Оновлення кожного листа власноруч тривало годину-дві, і це доводилося робити щоразу з будь-якого приводу. Але, як я вже казала, наскрізні модулі — це справжнє диво. Я просто закохалася в них.

Я редагую один наскрізний модуль, і всі зміни відображаються в усіх шаблонах із цим модулем. Наприклад, я нещодавно змінила посилання на Facebook. Я оновила його у модулі футера лише в одному листі, і зміни були застосовані до всіх 18 шаблонів. Це заощадило багато часу, адже інакше мені довелося б редагувати кожного листа в ручному режимі.

Тут варто зазначити, що наші HR-менеджери не займаються автоматизацією листів. Якщо ви робите масові розсилки за допомогою різних ESP (Mailchimp, eSputnik та інших), ви можете відредагувати свої шаблони і натиснути кнопку «Експорт». І потім при надсиланні нового шаблона просто виберіть опцію «Замінити наявний шаблон», і оновлену інформацію буде негайно додано до всіх ваших робочих процесів. Вам навіть не доведеться призупиняти і перезапускати розсилки. Усе здійснюється у зручній синергії Stripo і більше ніж 70 популярних ESP. 

З: Іринко, щиро дякуємо за те, що приділила час, поділилася інсайдерськими секретами процесу управління персоналом і розповіла про те, як Stripo спрощує і прискорює робочі процеси.

В: Було дуже приємно. Дякую за спілкування.