Per quanto tu provi a fornire il miglior servizio possibile ai tuoi clienti, sfortunatamente le cose non sempre vanno come previsto. Potrebbero esserci molti ostacoli prima che gli ordini raggiungano effettivamente la loro destinazione. Per evitare che i tuoi clienti restino delusi e che la tua azienda diminuisca i ricavi, ti consigliamo di comunicare adeguatamente il processo di spedizione.
In questo articolo troverai informazioni su:
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i modi migliori per comunicare un ritardo della spedizione;
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suggerimenti su come scrivere e progettare un'email di ritardo della spedizione;
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esempi di email di ritardo della spedizione.
Come comunicare un ritardo della spedizione
Se gestisci un piccolo e-commerce, è fondamentale lavorare sulla comunicazione in caso di un ritardo della spedizione.
Sii proattivo
Fondamentalmente, questa è la chiave del successo. Non aspettare finché un cliente arrabbiato ti chiami chiedendo un rimborso: contattalo prima, scusati per il ritardo, spiega i motivi per cui si stanno verificando questi problemi nella fornitura ed esprimi gratitudine per la pazienza.
(Fonte: Email da Greetabl)
Per evitare di perdere clienti e mantenere il livello di soddisfazione elevato, qualunque cosa accada, è necessario fornire quante più informazioni dettagliate possibile e stabilire aspettative chiare. Assicurati che i clienti possano ottenere facilmente le risposte a qualsiasi domanda aggiuntiva che potrebbero avere durante questo periodo di attesa.
Aggiungi un link per monitorare lo stato di un ordine
A proposito di ritardo della spedizione, in realtà, hai molte opzioni da fornire. Sarebbe utile aggiornare lo stato dell'ordine e allegare un link alla rispettiva pagina in modo che i clienti possano controllarlo in qualsiasi momento e risparmiare tempo senza contattare il servizio clienti.
Se non puoi fornire tale link, dovresti almeno menzionare la data di consegna prevista. Ricorda che è sempre meglio stabilire aspettative realistiche piuttosto che positive per rallegrare la loro esperienza post-acquisto.
Fai uno sconto
Tuttavia, puoi comunque farti perdonare dai tuoi clienti e offrire loro uno sconto per il prossimo ordine o coprire le spese di spedizione. In questo modo, non solo aumenterai il livello di fidelizzazione al tuo marchio, ma invoglierai anche i tuoi clienti ad effettuare acquisti in futuro.
Inoltre, parla con il tuo team di assistenza clienti e assicurati che informino in anticipo i tuoi clienti sulle procedure di spedizione. Ad esempio, se siamo nel periodo natalizio e ci sono sempre dei ritardi a causa dell'elevata domanda, avvisa i tuoi clienti e consenti loro di prendere una decisione informata se acquistare o meno.
Suggerimenti su come progettare una buona email per il ritardo della spedizione
È più probabile che i clienti accettino la cattiva notizia e che aspettino la consegna se il messaggio e la comunicazione sono amichevoli e visivamente attraenti. In altre parole, un buon design a volte è uno dei modi migliori per comunicare diversi problemi, come i ritardi.
Dai un'occhiata ad alcuni suggerimenti per creare una buona email per il ritardo della spedizione:
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inizia con un semplice oggetto, rendilo accurato e chiaro;
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menziona in modo trasparente tutte le informazioni sulla spedizione, compresi i motivi del ritardo, i termini di consegna previsti e altri dettagli importanti;
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non dimenticare di menzionare come possono contattare il tuo team di assistenza clienti per avere dei chiarimenti su tutto ciò che riguarda l'ordine del cliente;
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potresti allegare GIF con simpatici gatti per rallegrare l'umore dei tuoi clienti o aggiungere un tocco personale aggiungendo foto del tuo team di supporto;
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mantieni il tuo modello di email il più semplice possibile. Idealmente, non dovrebbe contenere altro che le tue scuse, l'aggiornamento sullo stato dell'ordine e le modalità per contattare il team di assistenza clienti.
Nota: in quanto marchio di e-commerce, probabilmente sai quando dovresti aspettarti l'inizio dell'alta stagione e quando ci saranno sicuramente ritardi nelle spedizioni. Ti consigliamo di comunicare i ritardi creando uno speciale modello di email che potresti inviare prima delle festività natalizie per informare i tuoi clienti che potrebbero esserci dei potenziali ritardi, soprattutto per le spedizioni internazionali.
Quando inviare un'email relativa ad un ritardo della spedizione
Le aziende di e-commerce solitamente impostano messaggi automatizzati in caso di aggiornamenti riguardanti lo stato dell'ordine. È sempre una buona idea, soprattutto quando c'è tanto lavoro durante le festività e puoi semplicemente dimenticarti di inviare un'e-mail a qualcuno.
Ti consigliamo di inviare due email per comunicare l’eventuale ritardo della spedizione.
Email 1
La prima è utile per avvisare del ritardo nella consegna e indicare quando è previsto l'arrivo del pacco. Dovresti scusarti nella riga dell'oggetto e fornire le informazioni di contatto del tuo team di assistenza per poterlo contattare facilmente.
In questa email, puoi anche scrivere sulla possibilità di fornire un rimborso ad un cliente per assicurarti che la sua esperienza di comunicazione post-acquisto con il tuo marchio sia ad un livello adeguato.
Email 2
Una volta risolto il problema, dovresti inviare un messaggio di follow-up per informare il tuo cliente dei tempi di consegna previsti e ricordare i dettagli essenziali della spedizione. Qui puoi anche allegare una sorta di bonus, come uno sconto per il prossimo acquisto, per invogliare i clienti a fare un nuovo ordine, anche se si sono verificati dei problemi.
Nota: se sei disposto a fornire il miglior servizio possibile, prima della conferma dell'ordine potresti chiedere come i tuoi clienti vorrebbero ricevere aggiornamenti in caso di ritardo della spedizione: tramite e-mail, telefonata o messenger.
Esempi di email di ritardo della spedizione
Crediamo che il modo migliore per imparare a fare qualcosa sia guardare come lo fanno gli altri e poi farlo meglio. Ecco perché ti forniamo questi fantastici esempi di email di ritardo della spedizione.
1. Si è verificato un problema con la tua spedizione Thread
(Fonte: Email da Thread)
Puoi notare che questa email da Thread è estremamente semplice. C'è una riga dell'oggetto molto precisa che ti consente immediatamente di capire il problema.
Quindi, vedrai immediatamente la data di consegna stimata e avrai l'opportunità di tracciare la spedizione in tempo reale.
Nella parte inferiore di un modello di email, puoi trovare tutti i dettagli sul tuo ordine, come il codice di tracciamento, l'indirizzo di consegna e un modo per comunicare con il team di supporto nel caso in cui vorresti chiedere qualcosa. Questo modello è davvero l’esempio ideale.
2. reMarkable 2 in ritardo
(Fonte: Email da reMarkable)
In questo modello di email puoi vedere come un tocco di personalizzazione cambia tutto.
Innanzitutto, il testo è scritto in modo molto attento e gentile e ti fa sentire una persona importante e preziosa per il marchio (anche se capisci perfettamente che si tratta solo di una email).
Qui c'è anche un link per controllare lo stato di avanzamento della spedizione e ricevere gli ultimi aggiornamenti sui tempi di consegna. In fondo alla pagina, si può trovare un link alle Domande Frequenti per avere chiarimenti o per contattare il servizio di assistenza.
Inoltre, l’aggiunta della firma scritta a mano a nome del team che, ancora una volta, rende questa email in qualche modo speciale e unica.
3. La tua spedizione è in arrivo
(Fonte: Really Good Emails)
Questa email di Apple è super minimalista, ma contiene tutto ciò di cui potresti aver bisogno: assomiglia molto ad Apple, giusto?
È possibile utilizzare questi modelli per inviare un'email di follow-up dopo il messaggio che informa il cliente di un ritardo della spedizione. È molto utile per i tuoi clienti, che potranno trovare tutti i dettagli relativi al loro ordine. Non dimenticarti di aggiungere un link di tracciamento a queste email per evitare che i clienti si innervosiscano.
Un altro elemento utile in questo esempio è la sezione delle domande. Puoi raccogliere tutte le domande frequenti e indicare la risposta direttamente nel corpo del messaggio. In questo modo si risparmierà tempo ai clienti e si dimostrerà loro che ci tieni.
4. Scusarsi con uno sconto
(Fonte: Modello Stripo)
Anche se questo modello di email di scuse non è correlato ai ritardi della spedizione, ha comunque un design piuttosto accattivante e puoi utilizzare questa idea per offrire uno sconto in un modo insolito.
La cosa che preferiamo di questa email è che non c'è niente che non sia utile: un design laconico, un pulsante di invito all'azione con una frase accattivante "accetta le scuse" e link utili per il sito Web e i social media.
Crediamo molto nel potere delle email e abbiamo molti esempi da parte dei nostri utenti su come funziona. Ecco perché ti invitiamo a provare a comunicare i ritardi delle spedizioni in un modo che hai sempre desiderato ma che non hai mai fatto prima!
5. Codice regalo
(Fonte: Modello Stripo)
Questa email è piuttosto interessante da molti punti di vista. Per cominciare, arriva nella tua casella di posta elettronica con uno sconto del 50%, che è davvero enorme. Quindi, ti informa che hai solo una settimana per utilizzare il codice promozionale.
Proprio sotto il banner con il codice regalo, c'è un pulsante CTA per acquistare qualcosa immediatamente. Se desideri scoprire ulteriori dettagli, puoi seguire il link e trovare posizioni più pertinenti su una pagina speciale del sito web.
E la ciliegina sulla torta: descrive brevemente il processo dalla realizzazione dell'ordine alla consegna, in modo che tu possa avere una chiara panoramica di come dovresti pianificare il tuo tempo.
Conclusioni
Sebbene alcuni marchi pensino di dover solo inviare la conferma dell'ordine e poi pregare affinché il pacco arrivi in tempo, noi crediamo fortemente nella comunicazione e facciamo del nostro meglio per semplificarti l'email marketing.
Ora, sentiti libero di utilizzare la nostra libreria di modelli, scambiare idee con il tuo team e creare qualcosa di unico e prezioso per i tuoi clienti. Tieni presente che, nel caso in cui hai difficoltà con qualcosa, i membri del nostro team sono sempre lì per fornirti consigli e supporto.
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