Як агенція цифрового або email-маркетингу може вибудувати всі робочі процеси таким чином, щоб команда досягала поставлених цілей без втрати креативного підходу до вирішення маркетингових задач клієнта?
У цій статті ми розповімо вам про ключові особливості роботи команди email-маркетологів: як відбувається процес роботи над email-розсилками і які інструменти сприяють її ефективності.
У підготовці цієї статті Stripo допомагала Світлана Фурса, керівник відділу retention-маркетингу агенції performance-маркетингу Promodo. Вона поділилася з нами робочим процесом їхньої команди. Наразі команда обслуговує близько 40 наявних клієнтів у сфері email-маркетингу. З 2017 року в них було понад 250 клієнтів. Більшість клієнтів — з України, але є й іноземні.
Яким є робочий процес digital-агенції?
Аби створити ідеальний робочий процес для вашої агенції, необхідно розбити всі процеси в роботі команди на зрозумілі кроки й усвідомлювати, як виконується робота і які результати досягаються.
Такий послідовний план задач і взаємодій окремих членів команди, що виникають під час їхнього вирішення від самого початку і до досягнення бажаного результату, допомагає маркетинговій команді краще і швидше досягати цілей — він об'єднує всю команду навколо простої моделі, яку можна застосовувати повторно.
Хто працює в команді email-маркетологів?
Digital-агенція може мати одну або кілька команд email-маркетингу, які працюють над різними клієнтськими проєктами.
Зокрема, Promodo має таку структуру команд, які беруть участь у розробці та реалізації стратегій email-маркетингу для клієнтів:
- два юніти email-маркетологів, які розробляють стратегію, аналізують, що і як працює у клієнтів, пропонують нові рішення і впроваджують їх «під ключ»;
- окрема контент-команда — дизайнери та копірайтери, які допомагають готувати контент.
З чого починається робочий процес агенції з клієнтом?
Як поетапно відбувається робота з клієнтом після того, як він звернувся до агенції за послугами email-маркетингу? Ситуації, в яких агенція починає працювати з email-маркетингом клієнта, можуть бути різними. Існує два основних типи взаємодії з замовником.
Тип 1. Агенція починає з нуля
Якщо компанія запускає email-маркетинг з нуля, необхідно все починати з чистого аркуша. Тоді основними кроками будуть:
- підготовка email-стратегії — що необхідно зробити базово, які розсилки здійснювати та багато іншого;
- вибір ESP або налаштування сервісу, вибраного клієнтом самостійно;
- збір списку для розсилки;
- робота над автоматизацією email-маркетингу та розсилками листів.
Тип 2. Агенція бере наявний email-маркетинг під своє крило
Якщо клієнт уже займався email-маркетингом, то агенція, попервах, веде всі процеси паралельно:
- аналізує, що відбувається наразі та які моменти email-маркетингу можна посилити;
- підтримує роботу наявного каналу;
- одночасно допрацьовує те, що можна покращити.
Агенція не тисне на клієнтів у виборі ESP або системи автоматизації, надаючи їм повну свободу вибору. Однак для створення яскравих листів із сучасними маркетинговими можливостями потрібно більше, ніж просто функціональність редактора ESP, з яким працює клієнт, або просто працювати в редакторі з командою незручно. У таких випадках агенція може використовувати Stripo.
Основні переваги використання Stripo для команд email-маркетингу:
- просунута функціональність редактора з великою кількістю готових модулів;
- синхронізовані модулі, що дають змогу швидко вносити зміни в один блок, який уже використовується у великій кількості листів;
- простий і зручний експорт до понад 75 ESP, що не вимагає додаткових налаштувань, або можливість скачати листа у вигляді HTML-файлу;
- інструменти для спільної роботи — над кожним проєктом можуть працювати кілька людей.
«Коли синхронізовані модулі вперше з'явилися в Stripo і Yespo, ми працювали з кількома великими проєктами у сфері eCommerce, і для кожного з них потрібно було оновити безліч листів. Найскладнішим було переробити всі наявні листи за допомогою синхронізованих модулів. Але потім, коли ми змінили всі тригерні листи, які вже існували на той час, працювати з розсилками стало простіше і швидше.»
Світлана Фурса, керівник відділу retention-маркетингу в Promodo.
Тип 3. Розробка шаблону
Ще одна модель поведінки клієнтів digital-агенцій, яка зустрічається нечасто, але все ж має місце, — це підготовка шаблонів листів, які клієнт згодом використовує самостійно.
«У нас був випадок з грузинською компанією, яка використовує платформу Omnisend для email-розсилок. Ми розробили і зібрали для них шаблони листів у Stripo і експортували їх до Omnisend. У цьому випадку завдання агенції полягало в тому, щоб підготувати шаблон для клієнта, а потім вони самостійно створювали email-кампанію, використовуючи готові шаблони.»
Світлана Фурса, керівник відділу retention-маркетингу в Promodo.
Ось приклад такого шаблону від Promodo:
(Джерело: шаблон, розроблений командою Promodo)
Як команда email-маркетологів працює над кожною email-кампанією
Коли всі основні робочі моменти узгоджені, співпраця переходить до регулярної підготовки та розсилки листів. На цьому етапі добре опрацьований робочий процес стає ще більш важливим, оскільки він допомагає команді робити все вчасно і виконувати всі задачі. А керівник команди може рівномірно розподілити робоче навантаження.
«Ми працюємо в ПЗ для управління задачами. Email-маркетологи залишають там детальне технічне завдання для копірайтера і дизайнера. Наприклад, буде контентний лист із чотирма блоками для різних категорій, і нам потрібні тексти для банера і кнопки.»
Світлана Фурса, керівник відділу retention-маркетингу в Promodo.
Етапи роботи над кожним листом:
- Затвердження ідеї або заходу з клієнтом. Є клієнти, з якими можна узгодити контент-план на місяць, але частіше за все кожного листа узгоджують ближче до дати надсилання — наприклад, це може бути тематична розсилка або наявна акція на сайті.
- Email-маркетолог підбирає рекомендації — як вони вбачають цього листа, і ставить задачу спочатку копірайтеру, потім дизайнеру.
- Дизайнер готує шаблон листа одразу в Stripo або в Figma (до речі, Stripo зараз готує інтеграцію редактора з Figma, після чого ви зможете експортувати проєкт листа з Figma до редактора одним кліком). Іноді листи збирають email-маркетологи, використовуючи базові блоки або готовий шаблон у Stripo, змінюють там тексти і ставлять потрібні посилання.
- Маркетолог допрацьовує листа в редакторі ESP або редакторі Stripo — перевіряє всі посилання, додає необхідні блоки зі збережених, підганяє зовнішній вигляд на мобільних пристроях, перевіряє доставленість і багато іншого.
- Затвердження розсилки клієнтом може відбуватися на стадії готового прототипу в Figma або редакторі Stripo.
- Експорт листа до ESP і перевірка в сервісі його відображення та роботи всіх посилань і кнопок.
«Ми скорочуємо час підготовки розсилки кожного клієнта, використовуючи персональні та синхронізовані модулі в Stripo. Спочатку дизайнер готує всі блоки відповідно до рекомендацій бренду, а потім email-маркетологи працюють з готовими блоками в Stripo.
Ми готуємо для клієнта гайдлайн email-розсилки, де промальовуємо всі необхідні блоки — картки товарів, блоки з рекламними позиціями, з рекомендаціями. Таким чином, email-маркетолог збирає повністю або по частинах листа без залучення дизайнера і запитує у нього тільки головний банер або кастомний хедер.»
Світлана Фурса, керівник відділу retention-маркетингу в Promodo.
Найкращі інструменти для керування робочим процесом в email-маркетингу
Отже, коли ви побачили, крізь скільки етапів розробки та затвердження проходить один лист, перш ніж потрапити до електронної скриньки підписника, і наскільки різними можуть бути ці процеси в інших клієнтів, поговорімо про інструменти керування робочим процесом, які допоможуть усе це організувати.
Світлана з Promodo розповіла нам про найкращі інструменти для оптимізації робочого процесу, які допоможуть вам спростити роботу. Ми пропонуємо вам спробувати їх у своїй команді.
1. ПЗ для керування задачами в команді
Найважливішим кроком у менеджменті команд є впровадження ПЗ для керування задачами, щоб планувати і розуміти навантаження команди не навмання, а в реальності.
Наприклад, Promodo використовує систему Teamwork, яка допомагає:
- запроваджувати оцінки для задач — усереднені та індивідуальні для проєктів;
- планувати на кожен місяць показники обсягу задач за кожним проєктом і подавати все це до системи задач;
- ставити задачі та контролювати їх виконання для всіх співробітників;
- використовувати планер, який відображає обсяг роботи кожного в годинах; також можна подивитися деталізацію задач;
- розставляти задачі за пріоритетами, реально оцінювати, скільки часу потрібно на задачу, фіксувати і розраховувати.
(Джерело: Teamwork)
«Команда дивиться на свої планувальники, і якщо бачить, що понад 6 годин на день уже зайняті, то розуміє, що, можливо, якась задача має бути пересунута, оскільки позапланові задачі ще можуть з'явитися. Планування охоплює не тільки проєкти, а й задачі компанії — зустрічі, телефонні дзвінки та багато іншого. Перехід до системи задач був не швидким, але воно того варте.»
Світлана Фурса, керівник відділу retention-маркетингу в Promodo.
2. CDP та системи автоматизації маркетингу
CDP та системи автоматизації маркетингу є найважливішими інструментами в роботі digital-агенцій, оскільки дають змогу збирати дані як для своїх продажів, так і для своїх клієнтів.
Наприклад, Promodo використовує CDP Yespo, омніканальну платформу даних про клієнтів для великого і середнього бізнесу у сфері eCommerce.
Yespo допомагає агенціям:
- збирати та агрегувати дані з сайту, мобільного телефону, офлайн і прямих каналів;
- здійснювати сегментацію та персоналізацію комунікацій;
- збирати списки для розсилки та впроваджувати стратегію email-маркетингу;
- аналізувати результати промо-кампаній.
(Джерело: Yespo)
«Як агенція ми використовуємо Yespo для розсилки листів і аналізу результатів кампаній. Ми пропонуємо його клієнтам, які приходять до нас з нуля без свого сервісу і бази даних. Найпопулярніші ESP, з якими до нас приходять клієнти (у них уже є створена база даних, виконана певна робота), — Mailchimp, Klaviyo, Omnisend, Selligent і Bloomreach.»
Світлана Фурса, керівник відділу retention-маркетингу в Promodo.
3. Послуги з дизайну та створення різних елементів
До цієї групи входить цілий набір інструментів, які використовуються командами email-маркетингу та розробки контенту:
- Stripo — для розробки шаблонів листів;
- Claspo — для створення попапів та інших форм збору лідів;
- Figma — для створення елементів дизайну листів.
(Джерело: Claspo)
«Ми використовуємо Stripo протягом багатьох років. Спочатку ми користувалися ним для створення AMP-листів, оскільки в Yespo не було такої функціональності. Після того як усі можливості плагіну Stripo було перенесено до Yespo, ми зробили це безпосередньо там. Для клієнтів з іншими ESP email-маркетологи надають посилання на веб-версію листа в Stripo, оскільки вона має більшу функціональність і простіша в налаштуванні.»
Світлана Фурса, керівник відділу retention-маркетингу в Promodo.
Як отримати доступне посилання на веб-версію, щоб передати її на затвердження колегам і клієнтам, читайте тут.
4. Спеціалізовані інструменти розробки
Для деяких особливих проєктів (рулеток, флаєрів, віджетів) завжди були необхідні посадкові сторінки з залученням розробників, які використовують власні специфічні інструменти. Зараз у Stripo і Yespo з'являється дедалі більше можливостей для гейміфікації, тож ігри можна створювати просто там.
5. Інструменти аналітики
Аналіз результатів email-кампаній — одна з важливих складових роботи агенції. Щоб отримати дані та оперувати ними, можна використовувати кілька підходів:
- збирати дані в ESP або CDP, наприклад, Promodo використовує для цього Yespo;
- використовувати додаткові digital-маркетингові сервіси збору та аналізу даних, зокрема Owox;
- використовувати дані з Google Analytics.
На завершення
Інтегровані робочі процеси допомагають кожному члену команди оцінити свою роль у проєкті та працювати над досягненням спільної мети. Водночас кожен етап взаємодії з клієнтом стає ефективнішим і займає менше часу та зусиль.
0 коментарів