Wie man eine effektive Erinnerungs-E-Mail für Veranstaltungen schreibt

Etwa 89 % der Marketer verzeichneten einen Rückgang der Teilnehmerzahlen bei Veranstaltungen, während die Anzahl der Meetings um 112 % stieg. Fachleute müssen sich daher besonders anstrengen, um effektive Event-Erinnerungs-E-Mails zu erstellen und die Teilnahme in einem wettbewerbsintensiven Umfeld zu steigern. 

Aber was macht Erinnerungsnachrichten wirksam, und welche Branchentrends sollte man beachten? Finden wir es heraus.

Über Erinnerungs-E-Mails für Veranstaltungen

Eine Erinnerungs-E-Mail für Veranstaltungen ist ein Marketinginstrument, das dazu dient, Teilnehmende über bevorstehende Events zu informieren und ihre Vorfreude zu steigern. Sie ist eine kompakte Übersicht über die wichtigsten Veranstaltungsdetails, um die Teilnahme zu fördern. 

In diesem Artikel betrachten wir zwei Arten von Event-Erinnerungen:

• Online-Events: Webinare, interne Meetings, Produkt-Demos, Workshops und virtuelle Networking-Veranstaltungen sind Beispiele. Laut 90 % der Marketer ist der größte Vorteil von Online-Meetings ein positiver Einfluss auf die Teilnehmerzahl;
• Offline-Events: Dazu zählen unter anderem Konferenzen, Messen und Hackathons.

Herausforderungen im Event-Marketing

Falls Sie sich noch nicht sicher sind, ob Sie Erinnerungs-E-Mails versenden sollten, werfen wir einen Blick auf einige Studien, die die Folgen fehlender Erinnerungen zeigen:

• 34 % der Fachleute verzeichneten einen Rückgang von 10–25 % bei physischen Events, 44 % berichteten von 1–10 % Rückgang;
• 22 % der Marketer erwarteten einen weiteren Rückgang bei künftigen Events;
• 20,5 % der Fachleute empfinden die Einbindung des Publikums im Event-Marketing als Herausforderung;
• 22,2 % der angemeldeten Personen gaben mangelndes Engagement als Grund an;
• 19,3 % der Marketer messen den Erfolg anhand der Teilnehmerzahl.

Sowohl Marketingteams als auch Eventteilnehmer:innen kämpfen mit Engagement: Die einen empfinden es als Herausforderung, die anderen vermissen es. 

Detaillierte und visuell ansprechende Erinnerungen an Veranstaltungen können Teilnehmende begeistern und die Teilnahmequote erhöhen.

Trends im Event-Marketing

Die Strategie für den Aufbau einer perfekten Erinnerungs-E-Mail hängt von Branchentrends ab. Auch wenn die endgültige Version personalisiert und bewährten Praktiken folgen sollte, geben Trends wertvolle Impulse.

Hier sind die fünf wichtigsten Ansätze laut dem Eventex-Bericht:

• KI: Kreativprofis setzen weiterhin GenAI-Tools ein, um stärkere Verbindungen zu schaffen und Innovationen in der Branche zu fördern;
• Nachhaltigkeit: Umweltfreundliche Praktiken werden immer beliebter und gehen über das Vermeiden von Plastik hinaus. Lesefreundliche und minimalistische E-Mail-Vorlagen gelten als nachhaltige Marketingansätze;
• Content: Der Fokus verschiebt sich von Quantität auf qualitativ hochwertigen Inhalt mit humorvollen Elementen – ein Trend, der 2025 das Eventmarketing prägen soll;
• Herausforderungen: Sinkende Budgets und steigende Erwartungen der Teilnehmenden beeinflussen die Branche weiterhin maßgeblich;
• Personalisierung: Marketer müssen Besuchende durch personalisierte Erlebnisse, z. B. mit maßgeschneiderten Agenden oder Geschenken, motivieren, an Events teilzunehmen.

Schlüsselelemente einer Erinnerungs-E-Mail für Veranstaltungen

Angesichts all dieser Herausforderungen und Trends werfen wir nun einen Blick auf die zentralen Bestandteile, aus denen ansprechende Vorlagen für Event-Erinnerungs-E-Mails bestehen.

Informationsreiche Betreffzeile

Die Betreffzeile einer Erinnerungs-E-Mail ist die Visitenkarte der Nachricht. Eine gut formulierte Betreffzeile liefert die wichtigsten Veranstaltungsdetails in nur wenigen Worten – ganz ohne die E-Mail öffnen zu müssen. 

Wie sieht eine effektive Betreffzeile aus? Vergleichen wir zwei Varianten:

• Variante A: Diese Betreffzeile wirkt übermäßig werblich. Gleichzeitig enthält sie keine konkreten Informationen und kann dadurch unklar oder vage erscheinen;

• Variante B: Diese Option nennt den Namen des Events und weist auf einen Countdown hin, wodurch ein Gefühl der Dringlichkeit entsteht.

(Quelle: E-Mail von TPGi)

Eine gute Betreffzeile muss nicht alle Details preisgeben, sollte aber klar machen, worum es in der Nachricht geht. Zu werbliche oder spammige Betreffzeilen verfehlen leicht ihren Zweck, da sie den Veranstaltungshinweis nicht eindeutig transportieren.

Wichtige Veranstaltungsdetails

Teilnehmende brauchen klare und leicht auffindbare Informationen, um sich auf eine Veranstaltung vorzubereiten. Fehlende oder verwirrende Angaben können zu Frustration oder Nichterscheinen führen. 

Welche Informationen sind entscheidend?

• Datum und Uhrzeit: Eine Erinnerung ohne Zeitangabe ist unvollständig. Da Terminkalender oft voll sind, sollten Veranstalter:innen die wichtigsten Eckdaten unbedingt angeben;
• Veranstaltungsort: Eine präzise Angabe zum Ort ist essenziell – ob vor Ort oder virtuell. Die genaue Adresse oder ein Link zur Plattform (Google Meet, Zoom, LinkedIn, YouTube) erleichtern die Orientierung;
• Art der Veranstaltung: Ein kurzer Hinweis, ob es sich um ein Webinar, einen Workshop, eine Konferenz oder ein Networking-Event handelt, hilft bei der Vorbereitung.

(Quelle: Stripo-Vorlage)

Agenda-Überblick

Eine strukturierte Agenda hilft Teilnehmenden, ihren Besuch zu planen. Sie können wichtige Sessions, eingeladene Speaker:innen oder Netzwerk-Slots hervorheben, ohne dabei die Spannung zu nehmen. 

Zusätzlich zu Zeitplan und Veranstaltungsüberblick können folgende Punkte hilfreich sein:

• Online-Events: Geben Sie an, ob es sich um Live-, aufgezeichnete oder interaktive Sessions handelt und ob Fragen eingereicht werden können;

(Quelle: Stripo-Vorlage)

• Offline-Events: Pausen, Speaker-Namen, Themen und Networking-Möglichkeiten sollten in Ihrer Erinnerung nicht fehlen.

Teilnahmevoraussetzungen

Haben Sie schon einmal an einer Veranstaltung teilgenommen und gemerkt, dass Ihnen wichtige Informationen fehlen? Das kann die Erfahrung bereits vor dem Start negativ beeinflussen. 

Eine Erinnerungs-E-Mail ist eine angenehme Möglichkeit, einen Hinweis zu geben und die Teilnehmenden vorzubereiten. Beispiele für sinnvolle Hinweise:

• Online-Events: Stabile Internetverbindung, funktionierendes Mikrofon, nötige Software, Laptop oder PC, eventuelle Vorab-Anmeldungen;

• Offline-Events: Personalausweis, Ticketbestätigung, Visitenkarten oder andere benötigte Materialien.

Ein kurzer Hinweis zu verbotenen Gegenständen entsprechend der Location-Richtlinien kann zur Sicherheit und einem besseren Erlebnis beitragen.

Kleiderordnung

Die Kommunikation zur Kleiderordnung bei Firmenevents beugt Unsicherheiten vor und sorgt dafür, dass sich Teilnehmende angemessen gekleidet fühlen. Je nach Land oder Region kann bestimmte Kleidung erforderlich sein.  

Fügen Sie gern Hinweise oder Beispiele für angemessene und bequeme Kleidung hinzu. 

Weitere organisatorische Hinweise

Was auf den ersten Blick trivial erscheint, kann das Sahnehäubchen eines gut geplanten Events sein. Da Online- und Offline-Veranstaltungen unterschiedliche Anforderungen haben, hier ein paar hilfreiche Hinweise:

• Online-Events: Geben Sie an, ob eine Aufzeichnung verfügbar sein wird, nennen Sie Tipps zur Fehlerbehebung und verlinken Sie auf eine FAQ-Seite;

(Quelle: Stripo-Vorlage)

• Offline-Events: Lageplan, Hinweise zu Parkmöglichkeiten, ÖPNV-Optionen und Barrierefreiheit helfen, die Teilnahme zu erleichtern und die Zahl der Besucher:innen zu erhöhen.

Kontakte für kurzfristige Unterstützung 

Selbst mit den detailliertesten Event-Erinnerungen tauchen oft in letzter Minute Fragen auf: Probleme mit Zugangslinks, Anfahrtsbeschreibungen oder technischen Schwierigkeiten. Auch wenn Veranstalter:innen alles tun, um ein reibungsloses Erlebnis zu schaffen, können Notfallkontakte im entscheidenden Moment helfen.

Hier einige Beispiele für beide Eventtypen:

• „Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an [Name der verantwortlichen Person] unter [Telefonnummer].“
• „Bei Fragen zum Veranstaltungsort kontaktieren Sie bitte die Eventkoordination unter [Telefonnummer].“
• „Im Notfall wenden Sie sich bitte an den Sicherheitsdienst des Veranstaltungsorts unter [Telefonnummer].“

(Quelle: Stripo-Vorlage)

Wie man Erinnerungs-E-Mails mit Stripo erstellt

Haben Sie sich schon einmal mit aufwendigem E-Mail-Design herumgeschlagen? Ich auch – genau deshalb ist Stripo so hilfreich!

Unser KI-Assistent optimiert die Erstellung von Event-Erinnerungen, indem er Prozesse automatisiert, sodass Sie sich auf Strategie und Engagement konzentrieren können. Wie funktioniert das – und warum sollten Sie Stripo wählen?

• Gliederungserstellung: Der Stripo-KI-Assistent erstellt auf Basis der Eventseite eine Struktur für Ihre Erinnerungsserie und generiert mehrere E-Mails mit klar definierten Zielen und Versandzeitpunkten;
• Sequenzdesign: Jede E-Mail besteht aus Blöcken, sodass einzelne Inhalte bei Bedarf neu generiert werden können, ohne die gesamte Sequenz zu ändern;
• E-Mail-Struktur: Neben der Serie lassen sich Layout-Elemente wie CTA-Button, Header, Footer oder Einführung mit dem KI-Assistenten optimieren;
• Design und Inhalt: Der Assistent wählt passende Module für jede Sektion aus – je nach Prompt und Datenquellen wie Landingpages, Namen von Speaker:innen oder anderen Event-Details.

Unsere internen Tests zeigen außerdem: Eine Betreffzeile, die mit dem KI-Assistenten optimiert wurde, erzielte eine um 5 % höhere Öffnungsrate als manuell erstellte Varianten. So sparen Sie Zeit und verbessern die Ergebnisse Ihrer E-Mail-Kampagne.

Best Practices für Event-Erinnerungs-E-Mails

Bei all den Tipps zu Aufbau und Optimierung: Welche bewährten Methoden sollten Sie bei Erinnerungs-E-Mails unbedingt beachten?

Versandzeitpunkte festlegen

Ein strukturierter Erinnerungsplan hält Teilnehmende bis zum Start auf dem Laufenden. Eine einzelne E-Mail kann in der Flut des Posteingangs untergehen – eine Serie steigert die Sichtbarkeit.

Als Branchenstandard gelten drei Erinnerungen pro Event, wobei die letzte etwa eine Stunde vor Beginn verschickt wird. Was machen Marketingteams tatsächlich? Ein aktueller Frequenzbericht liefert Antworten:

• 25 % der Event-Profis verschicken die empfohlenen drei Erinnerungen;
• 30 % bevorzugen bis zu fünf Erinnerungen;
• 22 % senden sechs oder mehr Erinnerungen pro Event.

Je näher die Veranstaltung rückt, desto höher die Frequenz – um die Aufmerksamkeit zu halten und keine Teilnehmenden zu verlieren.

Interaktivität und Gamification nutzen

Interaktive oder spielerische E-Mails sind mehr als nur Unterhaltung: Bereits der Begriff „Gamification“ in der Betreffzeile steigert die Öffnungsrate um 25 %. Gamifizierte Inhalte erhöhen nicht nur das Engagement, sondern liefern auch wertvolle Insights über Erwartungen und Interessen.

Wie lässt sich Gamification in Erinnerungen integrieren? Hier einige Ideen:

• Lernspiele: Quizze oder Wissensspiele verbinden Vorbereitung mit Spaß und steigern die Vorfreude;
• Entdeckungsspiele: Ideal, um Speaker:innen oder Programmpunkte vorzustellen;
• Interaktive Umfragen/Formulare: So erfassen Sie Interessen, Herausforderungen oder Feedback der Zielgruppe.

Engagement-Hook schaffen

Der Zweck jeder Erinnerungs-E-Mail ist es, das Publikum zu informieren und zu begeistern. Nach dem Einstieg in Gamification geht es nun darum, einen spannenden Einstieg zu schaffen.

Neugier mit Teasern wecken

Wer alles im Voraus verrät, nimmt den Reiz. Deuten Sie lieber exklusive Inhalte an und machen Sie die Leser:innen neugierig. Hier ein paar Textideen:

• „Welche Session interessiert dich am meisten? Stimme jetzt ab und beeinflusse das Event-Programm.“
• „Unsere Speaker:innen bereiten sich auf [Eventname] vor! Wer wird wohl überraschend auftreten?“
• „45 % der Vorbereitungen sind abgeschlossen. Hier ein kleiner Vorgeschmack auf das, was kommt.“

Zur Teilnahme motivieren

Menschen fühlen sich stärker eingebunden, wenn sie aktiv teilnehmen können – sowohl per E-Mail als auch im Event. Nutzen Sie Gamification oder interaktive Formulare, um sie einzubinden. Hier ein paar Formulierungsbeispiele:

• „Nimm an unserer Event-Challenge teil und gewinne eine Gratisberatung mit unserem Speaker.“
• „Unser Speaker beantwortet live Fragen. Reiche jetzt deine ein – vielleicht wird sie ausgewählt.“

Die besten Beispiele für bevorstehende Event-Erinnerungen

Mit Best Practices und Optimierungsstrategien im Gepäck sind Sie nun bereit für inspirierende Beispiele für Erinnerungs-E-Mails.

Erinnerung an eine Offline-Konferenz

Betreffzeile: Noch 3 Tage: [Konferenztitel]. Nicht verpassen!

Hallo [Name des Empfängers],

Der Countdown läuft! [Konferenztitel] beginnt in nur drei Tagen – wir freuen uns auf Ihre Teilnahme. Hier sind einige wichtige Details zur Auffrischung:

• Datum: [Veranstaltungsdatum]
• Uhrzeit: [Veranstaltungszeit]
• Ort: [Name und Adresse der Location]
• Bitte mitbringen: [Teilnahmebadge, Ausweis etc.]

Wenn Sie kurzfristige Fragen haben, erreichen Sie uns unter [Telefonnummer].

Bis bald vor Ort!

(Quelle: Stripo-Vorlage)

Erinnerung an ein Online-Training

Betreffzeile: Erinnerung: [Titel der Trainingseinheit] morgen um [Uhrzeit]!

Hallo [Name des Empfängers],

Bereit für die [Titel der Trainingseinheit], die morgen um [Uhrzeit] startet? Freuen Sie sich auf spannende Einblicke in [Thema].

Ein kleiner Vorgeschmack auf die Inhalte:

• [Lernziel 1]
• [Lernziel 2]
• [Lernziel 3]

Hier geht’s zum Zugang: [Link zum Webinar]. Bitte loggen Sie sich ein paar Minuten früher ein.

Wir sehen uns morgen!

(Quelle: Stripo-Vorlage)

Erinnerung an ein Online-Networking-Event

Betreffzeile: Noch 48 Stunden bis [Eventtitel]. Zeit fürs Networking!

Hallo [Name des Empfängers],

Nur noch 48 Stunden bis zum [Eventtitel]! Wir freuen uns darauf, Gleichgesinnte miteinander zu vernetzen.

Eventdetails:

• Datum: [Veranstaltungsdatum]
• Uhrzeit: [Veranstaltungszeit] ([Zeitzone])
• Teilnahmelink: [Link zur Networking-Plattform]

Freuen Sie sich auf neue Kontakte und inspirierenden Austausch. Die Teilnehmerliste finden Sie hier: [Link].

Bis bald!

(Quelle: Stripo-Vorlage)

Erinnerung an einen Online-Produktlaunch

Betreffzeile: Der Countdown läuft: [Produktlaunch] startet in 48 Stunden!

Hallo [Name des Empfängers],

Es ist bald so weit! In nur 48 Stunden präsentieren wir [Produktname] – und Sie sind eingeladen.

Das erwartet Sie:

• Datum & Uhrzeit: [Datum], [Uhrzeit]
• Programm: [Funktionen, Produktvorstellung etc.]
• Exklusives Angebot: [Link zum Frühbucherangebot oder Promo]

Hier erhalten Sie einen ersten Einblick & Erinnerung: [Link]

Wir freuen uns, diesen Moment mit Ihnen zu teilen!

(Quelle: Stripo-Vorlage)

Erinnerung an ein Offline-Community-Event

Betreffzeile: Noch 3 Tage bis [Eventname] – Zeit, sich zu vernetzen!

Hallo [Name des Empfängers],

In nur drei Tagen treffen wir uns zum [Eventname] – wir freuen uns auf Sie!

Eventdetails:

• Datum & Uhrzeit: [Datum], [Uhrzeit]
• Ort: [Locationname, Adresse]
• Agenda: [wichtige Programmpunkte]
• Kleiderordnung: [lässig, bequem, etc.]

Dieses Event ist eine großartige Gelegenheit, um Gleichgesinnte zu treffen, Ideen auszutauschen und etwas Neues zu lernen. Bringen Sie gerne Fragen oder Gedanken mit, die Sie einbringen möchten!

Falls sich Ihre Pläne ändern, lassen Sie es uns bitte frühzeitig wissen, damit wir reagieren können.

(Quelle: Stripo-Vorlage)

Fazit

Budgetkürzungen, steigende Eventkosten und wachsende Konkurrenz stellen das Eventmarketing vor neue Herausforderungen. Doch mit dem richtigen E-Mail-Design sparen Sie Zeit, vereinfachen Abläufe und stärken die Bindung zu Teilnehmenden. Eine gut getimte Erinnerung kann über volle Ränge oder leere Plätze entscheiden.

Wir hoffen, dieser Artikel dient Ihnen als Leitfaden für überzeugende Event-Erinnerungen – und dass unsere Beispiele Sie inspirieren. Viel Erfolg bei der Umsetzung!