Wie kann eine Digital- oder E-Mail-Marketing-Agentur ihre Arbeitsprozesse so strukturieren, dass das Team seine Ziele erreicht, ohne den kreativen Ansatz zur Lösung von Kundenproblemen zu verlieren?
In diesem Artikel beleuchten wir die wichtigsten Merkmale der Arbeit eines E-Mail-Marketing-Teams: wie der Prozess der Arbeit an E-Mail-Newslettern abläuft und welche Tools effektiv unterstützen.
Für diesen Artikel wurde Stripo von Svitlana Fursa, der Leiterin der Retention-Marketing-Abteilung der Performance-Marketing-Agentur Promodo, unterstützt. Sie erklärte uns den Workflow ihres Teams. Aktuell betreut das Team etwa 40 E-Mail-Marketing-Kunden. Seit 2017 haben sie über 250 Kunden betreut, darunter hauptsächlich ukrainische, aber auch internationale.
Wie sieht der Workflow einer Digitalagentur aus?
Um den idealen Workflow für Ihre Agentur zu erstellen, müssen Sie alle Prozesse der Teamarbeit in verständliche Schritte unterteilen und verstehen, wie die Arbeit abläuft und welche Ergebnisse erzielt werden.
Ein solcher konsistenter Aufgabenplan und die Interaktionen der Teammitglieder von Anfang bis zum gewünschten Ergebnis helfen dem Marketing-Team, Ziele effizienter und schneller zu erreichen. Er vereint das gesamte Team um ein einfaches Modell, das immer wieder verwendet werden kann.
Wer gehört zum E-Mail-Marketing-Team?
Eine Digitalagentur kann ein oder mehrere E-Mail-Marketing-Teams haben, die an verschiedenen Kundenprojekten arbeiten.
Beispielsweise hat Promodo folgende Teamstruktur, die an der Entwicklung und Umsetzung von E-Mail-Marketing-Strategien für Kunden beteiligt ist:
- zwei Teams von E-Mail-Marketing-Spezialisten, die Strategien entwickeln, analysieren, was für Kunden funktioniert, neue Lösungen anbieten und diese einsatzbereit umsetzen;
- ein separates Content-Team – bestehend aus Designern und Copywritern, die bei der Erstellung von Inhalten helfen.
Wie beginnt die Arbeit der Agentur mit einem Kunden?
Wie läuft die Zusammenarbeit mit einem Kunden Schritt für Schritt ab, nachdem er sich für einen E-Mail-Marketing-Service an die Agentur gewendet hat? Es gibt verschiedene Situationen, in denen eine Agentur mit dem E-Mail-Marketing eines Kunden beginnt. Es gibt zwei Haupttypen der Kundeninteraktion.
Typ 1: Die Agentur beginnt bei null
Wenn ein Unternehmen das E-Mail-Marketing neu startet, muss bei den Grundlagen begonnen werden. Die Hauptschritte sind:
- Erstellung einer E-Mail-Strategie – was bei den Grundlagen getan werden sollte, welche Newsletter versendet werden und vieles mehr;
- Auswahl eines ESP oder Einrichtung eines vom Kunden selbst gewählten Dienstes;
- Aufbau einer Mailingliste;
- Arbeit an automatisierten E-Mail-Marketing und Newslettern.
Typ 2: Die Agentur übernimmt bestehendes E-Mail-Marketing
Wenn der Kunde bereits mit E-Mail-Marketing gearbeitet hat, führt die Agentur zunächst alle Prozesse parallel durch:
- Analyse der aktuellen Situation und Identifizierung von Optimierungsmöglichkeiten;
- Aufrechterhaltung des bestehenden Kanals;
- gleichzeitige Optimierung der verbesserungsfähigen Bereiche.
Die Agentur empfiehlt den Kunden kein bestimmtes ESP oder Automatisierungssystem, sondern lässt ihnen völlige Wahlfreiheit. Sollte jedoch die Funktionalität des ESP-Editors des Kunden nicht ausreichen, um moderne E-Mails mit aktuellen Marketingfunktionen zu erstellen, oder die Arbeit im Editor unpraktisch sein, kann die Agentur Stripo einsetzen.
Wichtige Vorteile von Stripo für E-Mail-Marketing-Teams:
- Erweiterte Editor-Funktionalität mit zahlreichen vorgefertigten Modulen;
- Synchronisierte Module, die schnelle Änderungen an einem Block ermöglichen, der in mehreren E-Mails verwendet wird;
- einfache und bequeme Exportfunktion zu mehr als 75 ESPs oder Möglichkeit zum Herunterladen als HTML-Datei;
- Zusammenarbeitstools für Teamarbeit – mehrere Personen können an einem Projekt arbeiten.
„Als synchronisierte Module erstmals in Stripo und Yespo verfügbar wurden, arbeiteten wir mit mehreren großen E-Commerce-Projekten, für die viele E-Mails aktualisiert werden mussten. Die größte Herausforderung bestand darin, alle bestehenden E-Mails mithilfe synchronisierter Module neu zu gestalten. Doch nachdem wir die gesamten Trigger-E-Mails aktualisiert hatten, war die Arbeit mit Newslettern einfacher und schneller.“
Svitlana Fursa
Typ 3. Template-Entwicklung
Ein weiteres Modell des Verhaltens von Kunden digitaler Agenturen, das zwar nicht häufig vorkommt, aber dennoch passiert, ist die Erstellung von E-Mail-Vorlagen, die der Kunde später eigenständig verwendet.
Wir hatten einen Fall mit einem georgischen Unternehmen, das die Plattform Omnisend für E-Mails verwendet. Wir haben E-Mail-Vorlagen für sie in Stripo entworfen und zusammengebaut und dann in Omnisend exportiert. In diesem Fall bestand die Aufgabe der Agentur darin, eine Vorlage für den Kunden vorzubereiten, damit dieser anschließend eigenständig E-Mail-Kampagnen mit den vorgefertigten Vorlagen erstellen konnte.
Svitlana Fursa
Hier ist ein Beispiel für eine solche Vorlage von Promodo:
(Quelle: E-Mail-Vorlage erstellt vom Promodo-Team)
Wie das E-Mail-Marketing-Team an jeder Kampagne arbeitet
Wenn alle grundlegenden Arbeitspunkte vereinbart sind, geht die Zusammenarbeit in die regelmäßige Vorbereitung und den Versand von E-Mails über. In dieser Phase wird ein gut durchdachter Workflow noch wichtiger, da er dem Team hilft, alles rechtzeitig zu erledigen und alle Aufgaben zu erfüllen. Der Teamleiter kann zudem die Arbeitsbelastung gleichmäßig verteilen.
Wir arbeiten mit einer Aufgabenverwaltungssoftware. E-Mail-Marketer hinterlassen dort eine detaillierte technische Aufgabe für den Texter und den Designer. Zum Beispiel soll es eine Content-E-Mail mit vier Blöcken für verschiedene Kategorien geben, und wir benötigen Texte für ein Banner und einen Button.
Svitlana Fursa
Phasen der Arbeit an jeder E-Mail:
- Abstimmung einer Idee oder eines Events mit dem Kunden. Es gibt Kunden, mit denen man einen Content-Plan für einen Monat vereinbaren kann. Häufiger jedoch wird jede E-Mail näher am Versanddatum abgestimmt — beispielsweise kann es sich um einen Content-Newsletter oder eine bestehende Aktion auf der Website handeln.
- Der E-Mail-Marketer wählt Referenzen aus — wie er diese E-Mail sieht und gibt die Aufgabe zunächst an den Texter, dann an den Designer weiter.
- Der Designer erstellt die E-Mail-Vorlage direkt in Stripo oder in Figma (übrigens bereitet Stripo derzeit die Integration des Editors mit Figma vor, nach der Sie ein E-Mail-Design mit einem Klick von Figma in den Editor exportieren können). Manchmal werden E-Mails von E-Mail-Marketern mithilfe von Grundblöcken oder einer vorgefertigten Vorlage in Stripo erstellt, wobei die Texte geändert und die erforderlichen Links eingefügt werden.
- Der E-Mail-Marketer finalisiert die E-Mail im ESP-Editor oder dem Stripo-Editor — prüft alle Links, fügt die erforderlichen Blöcke aus den gespeicherten ein, überprüft das Erscheinungsbild auf mobilen Geräten, testet die Zustellbarkeit und vieles mehr.
- Die Abstimmung des Newsletters durch den Kunden kann in der Phase des fertigen Prototyps in Figma oder im Stripo-Editor erfolgen.
- Export der E-Mail in ESP und Überprüfung im Dienst, wie sie dargestellt wird und wie alle Links und Buttons funktionieren.
Wir verkürzen die Zeit für die Erstellung jedes Newsletters durch den Einsatz von persönlichen und synchronisierten Modulen in Stripo. Zuerst erstellt der Designer alle Blöcke gemäß den Markenrichtlinien, und anschließend arbeiten die E-Mail-Marketer mit den vorgefertigten Blöcken in Stripo. Wir erstellen ein E-Mail-Leitfaden für den Kunden, in dem wir alle notwendigen Blöcke zeichnen — Produktkarten, Blöcke mit Werbeangeboten und Empfehlungen. So kann der E-Mail-Marketer die gesamte oder einen Teil der E-Mail ohne Designer zusammenstellen und fragt diesen nur nach dem Hauptbanner oder einem individuellen Header.
Svitlana Fursa
Top-Tools für das Management von E-Mail-Marketing-Workflows
Jetzt, wo Sie gesehen haben, wie viele Phasen der Entwicklung und Abstimmung eine E-Mail durchläuft, bevor sie im Posteingang des Abonnenten landet, und wie unterschiedlich diese Prozesse mit anderen Kunden sein können, sprechen wir über Workflow-Management-Tools, die dabei helfen, all das zu organisieren.
Svitlana von Promodo hat uns die besten Workflow-Tools vorgestellt, die Ihnen helfen, Ihre kreativen Prozesse zu vereinfachen. Wir empfehlen Ihnen, diese für Ihr Team auszuprobieren.
1. Aufgabenmanagement-Software zur Teamverwaltung
Ein wichtiger Schritt im Management von Teams ist die Implementierung einer Aufgabenmanagement-Software, um die Arbeitsbelastung des Teams nicht gefühlsmäßig, sondern realistisch zu planen und zu verstehen.
Zum Beispiel verwendet Promodo Teamwork, das hilft:
- Schätzungen für Aufgaben einzugeben — durchschnittlich und individuell für Projekte;
- für jeden Monat einen Benchmark für das Aufgabenvolumen jedes Projekts zu planen und alles ins System einzutragen;
- Aufgaben für alle Mitarbeiter festzulegen und zu kontrollieren;
- einen Gleitpfad zu verwenden, der die Auslastung jedes Mitarbeiters in Stunden anzeigt; zudem können die Details der Aufgaben eingesehen werden;
- Aufgaben zu priorisieren, realistisch einzuschätzen, wie viel dafür benötigt wird, und diese zu fixieren und zu berechnen.
(Quelle: Teamwork)
Die Mitarbeiter schauen in ihre Planer, und wenn sie sehen, dass bereits mehr als 6 Stunden am Tag belegt sind, verstehen sie, dass möglicherweise einige Aufgaben umgestellt werden müssen, da unvorhergesehene Aufgaben noch auftreten können. Die Planung umfasst nicht nur Projekte, sondern auch die Aufgaben des Unternehmens - Meetings, Telefonate und mehr. Der Wechsel zum Aufgabensystem war nicht schnell, aber es hat sich gelohnt.
Svitlana Fursa
2. CDP- und Marketing-Automatisierungssysteme
CDP- und Marketing-Automatisierungssysteme sind entscheidende Werkzeuge für die Arbeit digitaler Agenturen, da sie die Datenerfassung sowohl für den Verkauf der Agentur als auch für ihre Kunden ermöglichen.
Beispielsweise verwendet Promodo die CDP Yespo, eine Omnichannel-Kundendatenplattform für großen und mittleren E-Commerce.
Yespo unterstützt Agenturen bei:
- dem Sammeln und Aggregieren von Daten aus der Website, vom Mobilgerät, Offline- und Direktkanälen;
- der Segmentierung und Personalisierung von Kommunikation;
- dem Aufbau von E-Mail-Listen und der Umsetzung einer E-Mail-Marketing-Strategie;
- der Analyse der Ergebnisse von Werbekampagnen.
(Quelle: Yespo)
Als Agentur verwenden wir Yespo für den Versand von E-Mail-Newslettern und die Analyse der Kampagnenergebnisse. Wir bieten es Kunden an, die ohne eigenen Service und Datenbank zu uns kommen. Die beliebtesten ESPs, mit denen Kunden zu uns kommen (bei denen bereits eine Datenbank aufgebaut wurde und einige Arbeiten durchgeführt wurden), sind Mailchimp, Klaviyo, Omnisend, Selligent und Bloomreach.
Svitlana Fursa
3. Tools für Design und Erstellung verschiedener Elemente
Diese Gruppe umfasst eine Reihe von Tools, die von den E-Mail-Marketing- und Content-Teams genutzt werden:
- Stripo — für das Design von E-Mail-Vorlagen,
- Claspo — für die Erstellung von Pop-ups und anderen Formularen zur Lead-Erfassung,
- Figma — für die Erstellung von Design-Elementen für E-Mails.
(Quelle: Claspo)
Wir verwenden Stripo seit vielen Jahren. Zunächst haben wir es für die Erstellung von AMP-E-Mails genutzt, da Yespo diese Funktionalität nicht hatte. Nachdem alle Stripo-Plugin-Funktionen in Yespo integriert wurden, haben wir sie direkt dort genutzt. Für Kunden mit anderen ESPs bieten E-Mail-Marketer einen Link zur Webversion der E-Mail in Stripo an, da diese mehr Funktionen bietet und einfacher einzurichten ist.
Svitlana Fursa
Wie Sie einen teilbaren Link zur Webversion erhalten, um ihn unter Kollegen und Kunden zur Genehmigung zu verbreiten, lesen Sie hier.
4. Spezielle Entwicklungstools
Für einige Spezialprojekte (Roulettespiele, Flyer, Widgets), die Entwickler einbeziehen, waren bisher immer spezielle Tools erforderlich. Jetzt stehen immer mehr Gamification-Möglichkeiten in Stripo und Yespo zur Verfügung, sodass Spiele direkt dort erstellt werden können.
5. Analysetools
Die Analyse der Ergebnisse von E-Mail-Kampagnen ist ein wichtiger Bestandteil der Arbeit einer Agentur. Um Daten zu sammeln und zu verarbeiten, können mehrere Ansätze verwendet werden:
- Daten in der ESP oder CDP sammeln, zum Beispiel nutzt Promodo Yespo dafür;
- zusätzliche Services zur Datensammlung und Analyse im digitalen Marketing verwenden, wie z. B. Owox;
- Daten aus Google Analytics nutzen.
Fazit
Eingebaute Workflows helfen jedem Teammitglied, seine Rolle im Projekt zu bewerten und auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten. Gleichzeitig wird jeder Schritt der Interaktion mit dem Kunden effektiv und benötigt weniger Zeit und Aufwand.
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