So schreiben Sie eine Kündigungs-E-Mail

Abschied nehmen kann schwer sein, aber der Abschied von Ihrem Arbeitgeber kann noch viel schwerer sein. Manchmal tendieren Mitarbeiter dazu, sich schuldig zu fühlen, wenn Sie ein Unternehmen verlassen, bei dem sie lange Zeit gearbeitet haben.

Es ist jedoch nur fair und respektvoll für beide Seiten, wenn ein Teammitglied seinem Chef ein angemessenes Kündigungsschreiben zukommen lässt und alle Einzelheiten im Zusammenhang mit seiner Kündigung vor seinem letzten Tag im Unternehmen klärt.

In diesem Artikel finden Sie wertvolle Tipps und erhalten alle wichtigen Informationen, wie Sie eine solche E-Mail verfassen können. Außerdem geben wir Ihnen ein Beispiel für ein Kündigungsschreiben, damit Sie die Struktur und den Tonfall Ihres Schreibens beibehalten können.

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Was ist ein Kündigungsschreiben?

Es handelt sich um eine förmliche E-Mail, in der die Absicht eines Mitarbeiters angekündigt wird, die Stelle in seiner derzeitigen Firma zu verlassen. Sie wird in der Regel im Voraus verschickt, um die Formalitäten einzuhalten, dem Arbeitgeber bei der Suche nach einem Ersatz zu helfen und alle erforderlichen Arbeiten abzuschließen. Sie können aber auch aufgrund dringender Umstände mit sofortiger Wirkung kündigen.

Auf jeden Fall hilft Ihnen eine gut formulierte Kündigungs-E-Mail dabei, eine gute Beziehung zu Ihrem ehemaligen Arbeitgeber zu wahren und das Unternehmen im Guten zu verlassen.

Das sollte Ihre E-Mail-Nachricht enthalten

• Teilen Sie Ihrem Arbeitgeber mit, dass Sie einem neuen Mitarbeiter als Mentor zur Seite stehen können

Wenn Sie dieses Schreiben verfassen, achten Sie darauf, eine formelle und höfliche Sprache zu wählen. Sie sollten angeben, wie Sie einem neuen Mitarbeiter weiterhelfen können, um ein gutes professionelles Verhältnis aufrechtzuerhalten.

• Geben Sie das Datum Ihres letzten Arbeitstags an

Geben Sie am besten das Datum Ihres letzten Arbeitstages an, damit Ihr Arbeitgeber und Ihr Personalverantwortlicher möglichst früh davon wissen. Sie werden es zu schätzen wissen.

• Erwähnen Sie Ihre Position und empfehlen Sie einen Nachfolger

Erwähnen Sie im ersten Absatz der Kündigungs-E-Mail Ihre Position, Projekte, an denen Sie in letzter Zeit gearbeitet haben, vielleicht sogar eine Empfehlung für Ihren Nachfolger, oder schlagen Sie zumindest vor, dass Sie Ihrem Chef bei der Suche nach einem neuen Mitarbeiter helfen.

• Zeigen Sie Ihre Dankbarkeit

Drücken Sie Ihre Dankbarkeit aus, um sich mit einem guten Gefühl zu verabschieden und eine gute Beziehung zu Ihrem ehemaligen Arbeitgeber aufrechterhalten zu können. Teilen Sie Ihrem Chef mit, wie dankbar Sie für seinen Einsatz sind, während er Sie betreut hat.

Seien Sie in Ihrer E-Mail-Nachricht respektvoll, denn es könnte sein, dass Sie Ihre Verbindungen zum Unternehmen irgendwann als hilfreich empfinden, oder dass Sie einen Gefallen benötigen oder einfach nur eine Referenz. Letztendlich ist es einfach wichtig für Ihren professionellen Ruf.

• Unterschrift mit Ihren Kontaktdaten

Sie können Ihrer Kündigungs-E-Mail auch Ihre persönlichen Kontaktdaten hinzufügen, wenn Sie mit Ihrem früheren Arbeitgeber in Verbindung bleiben möchten.

Das sollten Sie nicht in Ihr Kündigungsschreiben packen

• Werden Sie nicht zu emotional

Ihr Kündigungsschreiben sollte eine formelle E-Mail sein. Versuchen Sie, emotionale Worte und den Ausdruck persönlicher Gefühle zu vermeiden — positive Gefühle zeigen Sie besser persönlich als in einer Kündigungs-E-Mail und wir raten Ihnen, negative Gefühle für sich zu behalten.

• Kritisieren Sie niemals

Wenn Sie ein Kündigungsschreiben verfassen, kritisieren Sie nicht Ihren Chef oder das Unternehmen im Allgemeinen. Was auch immer die Situation sein mag, es wird eher unfair sein, denn man hat bereits viel Geld und andere Ressourcen in Ihre Entwicklung investiert und Ihnen in gewisser Weise geholfen, zu wachsen.

Beschweren Sie sich in Ihrem Kündigungsschreiben auch nie über das Gehalt oder andere Dinge. Wenn Sie möchten und es für angemessen halten, können Sie den Unternehmensbereich oder die Position nennen und sich in einer Kündigungs-E-Mail dafür bedanken, dass Ihr derzeitiges Unternehmen Ihnen dabei geholfen hat, Ihre Fähigkeiten und Qualitäten zu verbessern.

• Machen Sie es nicht zu lang

Sie müssen Ihren Arbeitgeber in Ihrer Kündigungs-E-Mail nicht über Ihre konkreten Zukunftspläne, die künftige Berufsbezeichnung oder Ihre Absichten informieren.

Sie sollten jedoch Kontaktinformationen wie eine persönliche E-Mail-Adresse angeben, damit jeder aus Ihrem Team (insbesondere ein neuer Mitarbeiter) Ihnen schreiben kann, wenn er Fragen zu Ihren Projekten, Ihrer Arbeitstätigkeit usw. Hat, um einem Neuling einen reibungslosen Übergang in Ihren Job zu ermöglichen.

• Seien Sie nicht unhöflich

Verwenden Sie in Ihrer Kündigungs-E-Mail keine unhöflichen Worte über Ihre Kollegen oder die Geschäftsleitung — in einigen Fällen könnte es so aussehen, als würden Sie anderen die Schuld für Ihre Misserfolge geben und das macht keinen guten Eindruck.

Tipps für das Verfassen einer Kündigungs-E-Mail

Wir sind ein bisschen altmodisch und glauben, dass es immer besser und effektiver ist, persönlich bei einem Vorgesetzten zu kündigen als per Kündigungs-E-Mail, vor allem wenn Sie mit sofortiger Wirkung kündigen. Dennoch haben wir einige nützliche Ideen für Sie vorbereitet, wie Sie eine Kündigungs-E-Mail schreiben können.

Wir hoffen, Sie finden Sie für Ihre Bedürfnisse nützlich.

1. Fügen Sie eine Betreffzeile hinzu

Gute E-Mails beginnen immer mit einer klaren Betreffzeile.

Wenn ein Kündigungsschreiben sensible und wichtige Daten enthält, dann möchten Sie nicht, dass ein Empfänger es übersieht oder versehentlich löscht. Halten Sie die Betreffzeile einfach — nennen Sie nur Ihren Namen und das Wort „Kündigung“ sowie das Datum, an dem Sie das Unternehmen verlassen werden. Eine solche E-Mail Betreffzeile wird Ihren Vorgesetzten dazu veranlassen, das Schreiben früher zu lesen.

2. Gehen Sie von einer zweiwöchigen Kündigungsfrist aus

Bitte scheuen Sie sich nicht, sich von Ihrem Arbeitgeber zu verabschieden. Warten Sie nicht bis zum letztenTag, das macht es für beide Parteien nur schwerer.

Wenn Sie einen Freund in der Personalabteilung haben, können Sie sich mit ihm über einige Details, auch rechtlicher Art, austauschen. Außerdem müssen Sie sich vorher über die Bedingungen Ihres Arbeitsvertrags informieren, denn in manchen Verträgen ist eine Kündigungsfrist von bis zu sechs Monaten vorgesehen.

3. Geben Sie Ihren letzten Arbeitstag an

Geben Sie in einer Kündigungs-E-Mail das Datum Ihres Ausscheidens an, um Ihrem Chef gegenüber Klarheit zu schaffen und Missverständnisse zu vermeiden. Zur Erinnerung: Das gilt auch für die E-Mail-Betreffzeile. Formulieren Sie diese klar und fügen Sie das Datum des letzten Arbeitstags hinzu, damit Ihr formelles Kündigungsschreiben zwischen anderen E-Mails sofort bemerkt wird.

4. Erfinden Sie keine Ausreden

Sie sind nicht verpflichtet, den Grund für Ihre Kündigung im Kündigungsschreiben zu erklären. Natürlich ist es nicht verboten, wenn Sie es tun. Allerdings sollten Sie nicht zu viel sagen. Sie könnten zum Beispiel sagen, dass Sie familiäre Umstände oder andere persönliche Gründe haben, sich beruflich verändern wollen oder umziehen werden.

Was Sie auch sagen, denken Sie daran, Ihr Kündigungsschreiben positiv zu halten. Und wenn sich Ihre Berufsbezeichnung nicht geändert hat, sondern Sie nur zu einem Wettbewerber gewechselt haben, erwähnen Sie es besser nicht.

5. Bieten Sie Ihre Hilfe an

Wenn Sie zur Verfügung stehen und bereit sind, zu helfen, erwähnen Sie es in Ihrem Kündigungsschreiben. Zunächst einmal können Sie der Personalabteilung bei der Erstellung eines Bewerberporträts und einer Stellenbeschreibung helfen, damit schneller ein Nachfolger gefunden werden kann. Wenn das Unternehmen jemanden einstellt, können Sie ein neues Teammitglied einarbeiten oder sogar vorschlagen, nach Ihrem Ausscheiden für den weiteren Kontakt zur Verfügung zu stehen.

6. Stellen Sie Fragen, um Dinge zu klären

Nutzen Sie Ihre Chance und fragen Sie, wenn Sie die Kündigungs-E-Mail schreiben, nach Leistungen wie der Abgeltung ungenutzter Urlaubstage oder Ihrem letzten Gehalt. Wenn alle Einzelheiten in einem formellen Schreiben festgehalten sind, haben Sie einen Nachweis über die Vereinbarung mit Ihrem Arbeitgeber.

7. Überprüfen Sie Ihre E-Mail noch einmal

Es versteht sich von selbst, dass Sie Ihr Kündigungsschreiben überprüfen sollten, bevor Sie es abschicken, um sicherzustellen, dass es keine Fehler enthält und freundlich aussieht. Wenn Sie möchten, können Sie einige Ihrer Freunde oder Verwandten bitten, es Korrektur zu lesen und zu sehen, ob alles in Ordnung ist.

8. Schicken Sie eine Kopie Ihrer Kündigungs-E-Mail an die Personalabteilung

Die Personalabteilung kann Ihnen auch bei der Beantwortung von Fragen zu ungenutzten Urlaubstagen, Abfindungen usw. helfen.

9. Fassen Sie nach

Es kann vorkommen, dass ein Schreiben zwischen Millionen neuer E-Mails untergeht. Um sicherzustellen, dass ein Kündigungsschreiben empfangen und gelesen wurde, schicken Sie ein kurzes Nachfass-E-Mail.

Vorlage für ein Kündigungsschreiben

Es kann hilfreich sein, sich einige Muster anzusehen, bevor Sie Ihr Kündigungs-E-Mail schreiben. Deshalb haben wir beschlossen, Ihnen ein Beispiel für eine formelle Kündigungs-E-Mail zur Verfügung zu stellen.

Diese Vorlage hilft Ihnen, die Struktur und den Tonfall beizubehalten und kein wichtiges Detail beim Verfassen Ihrer Kündigung zu vergessen. Aber natürlich müssen Sie Ihre Kündigungs-E-Mail persönlich gestalten und sicherstellen, dass sie zu Ihren Umständen passt. Schauen wir uns das mal an.

E-Mail Betreffzeile: Vorname_Nachname — Kündigungsschreiben

[Datum]
Sehr geehrte(r) Frau / Herr Nachname,
ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass ich meine Stelle bei [Name des Unternehmens] als [Stellenbezeichnung] mit Wirkung vom [Kündigungsdatum] kündigen möchte.

Ich weiß die Zeit und die Mühe zu schätzen, die Sie in meine Entwicklung investiert haben, und ich bin Ihnen sehr dankbar für Ihren Rat und Ihre Hilfe. Sie waren in all den Jahren immer für mich da und ich kann Ihnen nicht genug danken.

Grund 1: Die Fähigkeiten und die Kenntnisse, die ich bei [Name des Unternehmens] erworben habe, haben mir sehr dabei geholfen, herauszufinden, was ich wirklich tun möchte. Ich habe mich entschlossen, mich weiterzuentwickeln und habe ein neues Stellenangebot als [Stellenbezeichnung] in [Name des Ortes] angenommen.

Grund 2: Es war mir eine große Freude, bei [Name des Unternehmens] mit Ihnen, liebe(r) Frau / Herr [Nachname] zusammenzuarbeiten, doch leider zwingen mich persönliche Umstände, in meine Heimatstadt zurückzuziehen und meiner Familie zu helfen.

Natürlich bin ich bereit, Ihnen in der Übergangszeit zu helfen und einen Nachfolger zu finden. Ich bin bereit, die Ausbildung zu übernehmen, und werde mich nach meinem Ausscheiden mit Ihnen in Verbindung setzen, falls Sie meine Beratung oder irgendeinen Rat benötigen.

Ich danke Ihnen nochmals für all Ihre Führung, Unterstützung und die großartigen Möglichkeiten. Ich wünsche Ihnen alles Gute und hoffe, dass wir in Kontakt bleiben werden. Sie können mich unter E-Mail_Adresse oder Telefon_Nummer erreichen.

Hochachtungsvoll,
Vorname_Nachname

Wann sollten Sie ein Kündigungsschreiben vorbereiten?

Wir empfehlen Ihnen, mit der Vorbereitung einer Kündigungs-E-Mail zu beginnen, wenn Sie ein Angebot von einer anderen Firma haben oder zumindest erwarten. Wenn Sie jedoch gänzlich unzufrieden sind mit Ihrem Arbeitsplatz, können Sie die Kündigung schreiben, sobald Sie das Bedürfnis danach verspüren.

Vielleicht werden Sie dieses Schreiben auch nie abschicken, aber eine schriftliche Kündigungs-E-Mail kann Ihnen helfen, Ihr Selbstvertrauen in schwierigen Situationen zu stärken. Vermeiden Sie es jedoch, auf Ihrem Firmenlaptop zu googlen, wie man eine Kündigungs-E-Mail schreibt, um Missverständnisse zu vermeiden.

Achten Sie darauf, dass Sie eine Kündigungsfrist einkalkulieren — die Zeitspanne zwischen Ihrer Ankündigung, das Unternehmen zu verlassen, und dem tatsächlichen Ausscheiden. In der Regel beträgt die Kündigungsfrist zwei Wochen, sie kann aber je nach Arbeitsvertrag variieren.

Auf jeden Fall ist es am besten, nicht bis zum letzten Tag zu warten, um Ihrem Arbeitgeber Unannehmlichkeiten zu ersparen.

Und wann sollten Sie eine Kündigungs-E-Mail schicken?

Es mag zuerst komisch klingen, aber es ist tatsächlich besser, ein Kündigungsschreiben am Ende des Tages zu schicken. So haben Sie die Möglichkeit, sich bei Bedarf mit Ihrem Chef zu treffen, und Sie können das Büro verlassen, ohne sich unwohl zu fühlen. Sowohl Sie als auch Ihr Vorgesetzter haben Zeit, Ihre Gedanken über Nacht zu ordnen und der nächste Tag wird viel einfacher sein.

Was die Wochentage betrifft, so ist die beste Zeit am Anfang der Woche.

So kann die Geschäftsleitung klären, wie die Vorgänge im Zusammenhang mit Ihrer Kündigung gehandhabt werden sollen. Wenn Sie es am Freitag schicken, wird Ihr Vorgesetzter wahrscheinlich das Wochenende damit verbringen, über mögliche Probleme und Lösungen, Ihre Ablösung und andere Dinge nachzudenken. Es gibt keinen Grund, das Wochenende dafür zu opfern.

Schlussgedanken

Sie müssen wissen, wie man ein Kündigungsschreiben verfasst, und wir glauben, dass Sie das perfekt meistern werden. Fassen wir die Informationen kurz zusammen.

Denken Sie an alle wesentlichen Details, bevor Sie ein Kündigungsschreiben mit zweiwöchiger Kündigungsfrist verfassen. Verwenden Sie eine klare Betreffzeile. Folgen Sie der Struktur und achten Sie darauf, dass Ihr Kündigungs-E-Mail mehrere Absätze hat, damit man es gut lesen kann. Erwähnen Sie das Datum des Schreibens, die Position und den letzten Tag.

Bringen Sie zum Ausdruck, wie dankbar Sie sind und zeigen Sie Ihre Wertschätzung für die Unterstützung und die Führung durch Ihren Vorgesetzten. Informieren Sie den Empfänger über Ihr Vorhaben und schlagen Sie ihm einige Möglichkeiten vor, damit umzugehen.

Erklären Sie Ihre Bereitschaft, beim Übergang zu helfen und geben Sie am Ende des Kündigungs-E-Mails Ihre Kontaktinformationen an.

Halten Sie den Tonfall Ihrer Kündigungs-E-Mail höflich und sehr professionell. Achten Sie darauf, dass Sie alles richtig geschrieben haben und den Empfänger nicht irreführen. Vergessen Sie nicht, das Schreiben rechtzeitig im Voraus zu schicken und warten Sie nicht bis zum letzten Tag.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und Glück bei der Suche nach der besten Stelle für Sie. Hoffentlich sind Sie eines Tages so zufrieden mit Ihrem Berufsleben, dass Sie nie wieder eine Kündigungs-E-Mail schreiben müssen.